Il Metodo GOPP: Goal Oriented Project Planning 1

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1 Il Metodo GOPP: Goal Oriented Project Planning 1 La progettazione partecipata nel PROCESSO CASCINA PARTECIPA! Che cosa si intende per progettazione? Quando progettiamo, tentiamo di modificare in meglio una situazione già esistente: il nostro sforzo si concentra sul tentare di concretizzare un idea perché, attraverso attività materiali, possa produrre effetti benefici reali su un certo gruppo di persone e su un territorio. Progettare significa dare corpo ad un programma che a sua volta nasce da un idea, da una visione. Questa operazione è molto complessa ed è dunque opportuno porsi con attenzione la questione del COME? LE MOTIVAZIONI DI UN PROGETTO Con il percorso dialogico-deliberativo di Cascina Partecipa si arriverà alla selezione di una lista di progetti che andranno al voto finale dei cittadini. Tali progetti saranno selezionati ed ordinati dal gruppo partecipante sulla base di criteri con cui si verificherà se i progetti presentati rispondono ai problemi del Comune e riescono a valorizzarne le opportunità. Ciò significa rispondere alla domanda cruciale della fase dialogica deliberativa: PERCHE? Perché fare un determinato progetto piuttosto che un altro? Prima di rispondere alla questione del COME?, ovvero riflettere sulla struttura del progetto, su quali sono le attività che saranno realizzate per raggiungere gli obiettivi prefissati, è necessario chiedersi: perché fare questo progetto? quali sono i bisogni e le opportunità del territorio comunale? Questa idea progettuale risponde in modo rilevante ai bisogni o alle opportunità oppure è necessario pensare ad altro? 1 GOPP è l acronimo di Goal Oriented Project Planning, che in inglese significa Progettazione orientata agli obiettivi

2 Perché il modello della Progettazione orientata agli obiettivi (Modello GOPP)? Esistono diversi sistemi di progettazione e differenti approcci, ma il GOPP è il più noto che pone al centro dell attività di progettazione la questione della partecipazione. Nel GOPP infatti la creazione di progetti attraverso la consultazione dei beneficiari e della popolazione in generale è centrale. Il metodo GOPP inoltre adotta, per schematizzare le proposte progettuali la cosiddetta Matrice del Quadro logico un sistema semplice, ma che consente grande leggibilità e grande organizzazione delle attività. Il Ciclo del Progetto La progettazione non deve essere intesa come un attività con un inizio ed una fine ben definite, ma come un processo continuo: la fine di un progetto infatti rappresenta l inizio della successiva fase progettuale e l esperienza dei progetti appena conclusi è determinante per la creazione dei successivi. In questo senso la progettazione ricorda molto l idea della fase dialogico-deliberativa di Cascina partecipa! : il lavoro sul bilancio partecipativo odierno, infatti, costituisce la base per i lavori del prossimo anno. Quanto funzionerà quest anno verrà riproposto, quanto non funzionerà verrà sostituito con altri metodi ed azioni emersi durante l anno. Nella progettazione è uguale. Vediamo meglio uno schema del ciclo del progetto: PROGRAMMAZIONE MONITORAGGIO ESTERNO E VALUTAZIONE IDENTIFICAZIONE La fase di presentazione dei progetti e la fase dialogico deliberativa servono proprio ad identificare le idee progettuali! REALIZZAZIONE PROGETTAZIONE FINANZIAMENTO (In Cascina partecipa! sappiamo che saranno finanziati i progetti votati dalla popolazione, fino al raggiungimento del milione di euro).

3 Nella fase di PROGRAMMAZIONE si analizza il contesto nazionale di riferimento, la situazione generale e ci si interroga sui bisogni generali del territorio. Nel nostro caso è un attività che viene svolta dal Comune, visto che Cascina partecipa! è un progetto inserito nel bilancio comunale. Nella fase di IDENTIFICAZIONE si analizza il contesto in cui vogliamo agire: il quartiere di Cascina o la frazione in cui viviamo. Si cercano bisogni ed opportunità. Nella fase dialogico-deliberativa svolgeremo questa funzione attraverso il lavoro sulle mappe mentali (12 maggio), sulle mappe fisiche del territorio (9 e 21 giugno), attraverso le camminate di quartiere (26 maggio e 9 giugno) ecc. Nella fase di PROGETTAZIONE si scelgono dei bisogni emersi e si cerca di dare loro una risposta. Si progettano interventi specifici per rispondere a bisogni, cercando di entrare nel dettaglio dei costi, delle singole attività da realizzare ecc (19 luglio). Nella fase di FINANZIAMENTO si sottopone il progetto al finanziatore, per sapere se ci verranno dati i fondi per realizzare quanto abbiamo progettato. In Cascina partecipa! sappiamo che il Comune ha messo a disposizione per il titolo II del Bilancio. Saranno i cittadini, con la votazione finale a decidere quali progetti saranno finanziati. Nella fase di REALIZZAZIONE si passa dalla progettazione alla realizzazione pratica, ossia si inizia a fare ciò che abbiamo progettato. Nella fase di MONITORAGGIO si valuta come il progetto viene realizzato, se i tempi previsti e i costi vengono rispettatati ecc. E la fase in cui possiamo capire se il progetto ha funzionato davvero. Sulla base dei dati raccolti in questa fase potremo imparare molto per progettare meglio la prossima volta. E proprio grazie alla fase di monitoraggio che potremo avviare una programmazione migliore. Per questo è un processo: quando finisce un progetto è già iniziata la successiva fase di programmazione. Il monitoraggio è generalmente a carico del committente ossia di chi mette a disposizione i fondi: nel nostro caso sarà il Comune a monitorare la realizzazione dei progetti.

4 Lo studio dei problemi Quello che normalmente un progettista fa per schematizzare i bisogni di un territorio è consultare la popolazione, per costruire poi gli alberi dei problemi: ALBERO DEI PROBLEMI RETE STRADALE IN DEGRADO Qualità dei materiali usati sotto la norma Rete strade secondarie in degrado Norme poco chiare Scarsa conoscenza delle norme Pochi investimenti Scarso monitoraggio delle imprese Piogge abbondanti Poca manutenzione In questo esempio immaginiamo di scoprire che per la popolazione il problema più critico sia la viabilità in una certa zona di Cascina: immaginiamo anche che si possa ricostruire che le cause principali di questa viabilità infernale siano la scarsa qualità dei materiali usati per costruire le strade e lo stato pietoso delle vie adiacenti, che potrebbero, se in buono stato, assorbire parte del traffico. Per ognuna delle due cause principali, possiamo scoprire anche delle sotto cause, ossia i motivi per cui si è arrivati a quei problemi (nelle caselle tratteggiate).

5 Il progettista a questo punto potrà costruire, con l aiuto della popolazione, un nuovo albero, quello delle soluzioni. Basterà ricopiare il precedente e mettere al posto dei problemi, le possibili soluzioni: ALBERO DELLE SOLUZIONI RETE STRADALE FUNZIONANTE Qualità dei materiali usati prevista dalla legge rispettata Rete strade secondarie migliorata Norme chiare Buona conoscenza delle norme Investimenti aumentati Attento monitoraggio delle imprese Buona manutenzione Adesso che il progettista conosce il problema e che ha identificato le possibili soluzioni, potrà decidere su cosa progettare, tenuto conto dei vincoli, dei fondi disponibili e delle priorità. In pratica dovrà scegliere quale dei due rami dell albero seguire e quali interventi concreti realizzare con i fondi che gli verranno dati. Vedremo tra un attimo perché scegliere un unico ramo. Nel processo di bilancio partecipativo di Cascina partecipa! abbiamo un grandissimo vantaggio: i progetti vengono proposti direttamente dalla popolazione e anche chi non ha direttamente progettato è chiamato ad esprimere il proprio sostegno alle varie proposte progettuali. La fase di analisi del problema attraverso la costruzione degli alberi non è quindi necessaria e sarà sostituita dal lavoro dei partecipanti alla fase dialogico-deliberativa, in cui il gruppo di lavoro analizzerà le scelte operate dai cittadini/progettisti per fornire un fondamentale parere ai cittadini/votanti, che alla fine decideranno cosa realizzare e cosa rimandare. A nostro avviso è comunque molto importante che il gruppo di lavoro conosca questi sistemi di analisi dei problemi, perché da questo primo bilancio partecipativo possano uscire buoni potenziali progettisti, che magari si cimenteranno nella progettazione nei prossimi processi partecipativi organizzati dal Comune.

6 Progettare con l idea di un obiettivo superiore Trovati i problemi e le potenziali soluzioni, non rimane altro da fare che costruire un progetto, ossia costruire uno schema logico di eventi che sia in grado, consumando le risorse assegnate al progetto, di portarci dal problema alla soluzione. Lo strumento che useremo per costruire questo schema dettagliato si chiama matrice del Quadro Logico ed altro non è che una grande tabella in cui ordinare le cose che vogliamo realizzare, secondo vari criteri logici e rispettando alcuni vincoli pensati per rendere trasparente il nostro progetto. Osserviamo una prima matrice esemplificativa: Obiettivi generali ai quali il progetto contribuisce Impatto Terzo livello di risultati intera collettività, a lungo termine Obiettivo specifico. Scopo unico del progetto Effetti (esiti) Secondo livello di risultati vantaggi (previsti e non previsti) per i gruppi destinatari, al termine del progetto Risultati Prodotti delle attività Primo livello di risultati servizi realizzati, prodotti consegnati a singole categorie di beneficiari diretti, intermedi e di gruppi destinatari Attività Mezzi Azioni concrete che devono essere svolte, utilizzando i mezzi, in vista del perseguimento dei risultati Risorse umane, organizzative, finanziarie GOPP significa Progettazione orientata all obiettivo (specifico) : che significa? Nella tabella vedete che si parla delle attività, ossia delle azioni concrete che verranno realizzate nel progetto. Una volta si progettava con lo scopo unico di fare delle cose. Quelle sembravano importanti e quindi si cercavano finanziamenti per cercare di realizzare semplicemente interventi concreti. Con il tempo e a partire dagli anni 90, invece, ci si è resi conto che questo modo di progettare serviva spesso solo per realizzare cattedrali nel deserto ossia opere completamente slegate dal contesto in cui venivano realizzate. Per correggere questo modo di procedere, si è creato il sistema di progettazione chiamato PCM Project Cycle Management (Gestione del ciclo del progetto), che vi stiamo proponendo. Quando si è capito che discutere con la popolazione dei bisogni e delle opportunità per realizzare progetti era essenziale, e si è iniziato a farlo usando il PCM, è nato il GOPP.

7 Ma torniamo a noi: abbiamo detto che è sbagliato concentrarsi sulle attività pratiche in fase di progettazione, ma allora cosa bisogna fare? 1. Porsi nell ottica di un obiettivo generale di lungo respiro: è un qualcosa di più lontano a cui possiamo avvicinarci grazie alla realizzazione del nostro progetto (es. il benessere ambientale a Cascina, l integrazione interculturale nelle scuole). 2. Scegliere un obiettivo specifico: in concreto è il risultato del nostro progetto (il contributo che il nostro progetto dà agli obiettivi generali che ci interessano e che magari raggiungeremo tra 10 anni). 3. Ottenere una serie di risultati intermedi che svolti uno ad uno ci permetteranno di raggiungere il nostro obiettivo specifico. 4. Dettagliare le attività pratiche che dovremo realizzare per raggiungere i nostri risultati. RETE STRADALE FUNZIONANTE Obiettivo generale Rete strade secondarie migliorata Obiettivo specifico Investimenti aumentati Buona manutenzione Risultati attesi Fare una gara per scegliere la ditta adeguata Stipulare il contratto con la ditta Attività pratiche Perché si è sentito il bisogno di creare questa gerarchia? Perché si è pensato che fosse essenziale inserire ogni attività in un quadro più grande, in una serie di interventi tra loro compatibili e organizzati, per evitare quelle che poche righe sopra chiamavamo cattedrali nel deserto. Le attività devono essere realizzate, ma solo dopo averne valutato la capacità di integrarsi in politiche più larghe altrimenti si rischia di intervenire sul territorio con attività frammentarie che mettono una toppa momentanea senza seguire un disegno più generale e di lungo percorso.

8 La matrice del Quadro logico Ecco dunque una vera matrice di QL: Logica d intervento Indicatori oggettivamente verificabili Fonti di verifica Condizioni Obiettivi generali Obiettivo specifico Risultati Attività Pre-condizioni

9 LOGICA DELL INTERVENTO Osserviamo la seconda colonna: la logica dell intervento rappresenta la scala gerarchica di cui abbiamo parlato: in questa colonna inseriremo i nostri obiettivi generali, i nostri risultati di medio termine e le nostre attività. Una parola in più sull obiettivo specifico: il prof. Massimo Rossi, docente presso l Università di Pisa e tecnico esperto di progettazione, sostiene che la progettazione deve necessariamente essere un atto di mitezza, di umiltà. Mai un atto di presunzione! Sarebbe presuntuoso ritenere con il proprio progetto di poter risolvere infiniti problemi. Molti hanno creduto di poterlo fare ed i loro progetti sono sempre finiti con l insuccesso. Per rappresentare questa umiltà quindi, si richiede di scegliere SEMPRE E COMUNQUE un unico obiettivo specifico nel nostro progetto: possiamo risolvere un unico problema e per riuscirci dovremo dedicargli tutta la nostra attenzione! Nell esempio dell albero dei problemi, un progetto può occuparsi di un solo ramo dell albero, sarebbe presuntuoso credere di poter trovare una soluzione ad entrambi contemporaneamente Nel nostro progetto ci occuperemo solo di un ramo: dell altro ci occuperemo in futuro, a progetto concluso; oppure se ne occuperanno altri. Scegliere chiaramente un unico ramo, ci impone di dedicargli tutta la nostra attenzione e di sceglierlo attentamente: se ne possiamo scegliere solo uno, infatti, dovremo valutare attentamente quale è il più importante per noi e per la popolazione coinvolta! Per quanto riguarda i risultati, si cerca in genere di fissarne da 3 a 5. Se sono più di 5 allora probabilmente stiamo cercando di fare troppe cose, se sono meno di 3 forse abbiamo mal definito l obiettivo specifico, scegliendo un qualcosa che forse risolve questioni troppo marginali sul territorio. Le attività necessarie per il raggiungimento di un singolo risultato non dovrebbero essere più di 10: se sono di più possiamo pensare di spezzare il risultato in due parti per renderlo più facilmente gestibile. INDICATORI Per garantire qualità al nostro progetto dovremmo cercare di immaginare degli indicatori che possano farci rendere conto se l obiettivo specifico e i risultati sono effettivamente stati raggiunti. In questa colonna dovremmo quindi inserire la previsione di misure quantitative di un certo fattore che a nostro avviso può essere utilizzato per valutare meglio il raggiungimento o meno di quanto vogliamo fare. Ad esempio, il numero delle strade secondarie nuovamente percorribili da auto e il numero di auto che percorrono ogni ora le strade secondarie. L uso degli indicatori è un mezzo per dare trasparenza al nostro progetto: gli indicatori non solo serviranno a noi per capire quanto abbiamo avuto successo, ma chiunque prenderà in mano il nostro progetto potrà facilmente usare quei dati per capirlo. Senza ricorrere a farraginose relazioni che potrebbero non essere sincere. FONTI DI VERIFICA In questa colonna dovremo indicare dove sarà possibile andare a recuperare i dati che abbiamo scelto come indicatori: magari in un ufficio comunale, o presso l assessorato che sovrintende alla viabilità. CONDIZIONI E PRECONDIZIONI

10 In questa ultima colonna potremo indicare delle condizioni di cui siamo a conoscenza che potrebbero rallentare i nostri lavori o che potrebbero rendere impossibile il raggiungimento di uno specifico risultato o addirittura dell obiettivo. Se ad esempio uno dei nostri risultati sarà legato all individuazione di una ditta di manutenzione, tra le condizioni potremo prevedere che il risultato non verrà raggiunto se nessuna ditta si presenta alla gara. Le precondizioni funzionano allo stesso modo, ma riguardano l avvio del progetto: una precondizione classica potrebbe essere che il progetto non si avvierà finché il Comune non erogherà parte del finanziamento. STABILIRE IL BUDGET e il CRONOGRAMMA Costruire un progetto dentro la matrice è un modo valido per fare ordine tra le nostre idee e per inserire al posto giusto ogni tessera del nostro mosaico. Connettere direttamente obiettivo, risultati ed attività, inoltre, renderà più semplice fare i conti per chiedere il finanziamento: so quale obiettivo voglio raggiungere, so quali risultati mi occorrono per raggiungerlo, conosco tutte le attività necessarie per ogni risultato e a questo punto faccio i conti di quanto mi costano le singole attività. Sommando il tutto in modo ordinato, otterrò quanto mi serve per arrivare al mio obiettivo specifico. Una volta che avrò le attività divise per risultati potrò anche costruire facilmente lo schema che mi dirà quali attività devo svolgere per prima cosa, poi le successive ecc. Lo schema della scansione delle attività nel tempo si chiama Cronogramma. Un progetto che sia costituito da una matrice di Quadro logico, da un budget (conto del costo di tutte le attività, del personale necessario, dei materiali ecc.) e da un cronogramma, è un progetto completo, che potrà essere valutato in modo trasparente nella fase dialogicodeliberativa prima e dai cittadini al momento del voto, poi. Senza quella chiarezza, senza un conteggio dei fondi necessari e senza una scansione temporale, un progetto non può essere giudicato, perché è solo un idea senza connessione con la realtà pratica. Naturalmente per la valutazione della fase dialogico-deliberativa, basterà costruire un budget e un cronogramma indicativi: siamo agli inizi di questo lavoro e non possiamo pretendere la perfezione da noi stessi!

11 ESEMPIO 1: MATRICE DEL QL del Progetto CASCINA BELLA Logica d intervento Indicatori oggettivamente verificabili Fonti di verifica Condizioni Obiettivi generali Il miglioramento dell estetica dei luoghi in cui viviamo, del benessere e l incremento dei flussi turistici Obiettivo specifico Migliorare l aspetto di 2 strade secondarie di Cascina e 3 delle frazioni N facciate restaurate a Cascina N facciate restaurate nelle frazioni Contratti di appalto dei lavori di restaurazione Le condizioni meteo devono permettere una corretta restaurazione. Risultati 1. Migliorato l aspetto della facciata di via X 2. Migliorato l aspetto della facciata di via Y 3. Migliorato l aspetto della Villa A a San Casciano 4. Migliorato l aspetto di Villa B a San Frediano 5. Migliorato l aspetto di villa Z a Santo Stefano a Macerata Attività 1.1 Avviare la procedura di bando; 1.2 Assegnare l appalto alla ditta 1.3 Monitorare lo stato dei lavori 1.4 Deviare il traffico per permettere i lavori 2.1 Avviare la procedura di bando; 2.2 Assegnare l appalto alla ditta 2.3 Monitorare lo stato dei lavori [ ] Pre-condizioni E necessario l accordo di tutte le parti coinvolte nell individuazione degli edifici da restaurare. Necessario il nulla osta della Soprintendenza dei Beni Culturali

12 ESEMPIO 2: MATRICE DEL QL del Progetto PARCHI GIOCO Logica d intervento Indicatori oggettivamente verificabili Fonti di verifica Condizioni Obiettivi generali Trasformare molte delle aree verdi del comune in parchi con giochi educativi, panchine comode e soprattutto aree recintate per animali, anche a pagamento, magari con scheda prepagata da inserire per avere accesso al parco, al fine di poter garantire pulizia e manutenzione dell'area stessa Obiettivo specifico Avviare la sperimentazione della Tessera verde nel parco di via YY, prototipo del nuovo tipo di parchi di Cascina N di tessere richieste Totale entrate dalle tessere confrontato con il totale uscite per la gestione del parco. Analisi questionari somministrati ai cittadini della zona Registro tessere; Documenti contabili; Questionari prodotti Risultati 1. Creato un sistema di tessere per l accesso ai servizi per i cittadini; 2. Attrezzato il campo per ricevere la nuova utenza; 3. Pubblicizzato il nuovo servizio alla popolazione 4. Realizzato studio di impatto sociale del progetto; 5. Organizzata assemblea pubblica per discutere dei risultati dei primi 6 mesi di attività Attività 1.1 Acquistare le macchine per la lettura delle tessere; 1.2 Stampare 250 tessere; 1.3 Creare sistema informatico per la gestione delle tessere; 1.4 Individuare una unità di personale che si occupi della gestione del servizio; 2.1 Ripristinare lo spazio verde; 2.2 Smaltire i vecchi arredi; 2.3 Acquistare 15 nuove panchine da esterno e 5 tavoli; 2.4 Costruito lo sgambatoio per i cani; 2.5 Messo a bando il servizio di manutenzione e pulizia

13 dello spazio verde; 3.1 Create pagine del sito che pubblicizzano l iniziativa; 3.2 Realizzati cartelloni a Cascina e frazioni; 3.3 Realizzato cartellone localizzato nel parco per istruzioni; 4.1 Assegnato l incarico ai ricercatori della azienda XX (attività delegate). 5.1 Assegnare l incarico di coordinatore dell evento ad un professionista del settore che lavorerà per 20 ore; 5.3 Produrre brochure e locandine; 5.4 Organizzare il catering; 5.5 Trovare il luogo; 5.6 Contratto a ditta di pulizie per ripristinare la stanza del convegno; 5.7 Verificare la documentazione prodotta nella ricerca e la disponibilità dei ricercatori ad essere relatori. Verificati i vincoli di legge per le aree verdi comunali Pre-condizioni

14 IN SINTESI: GOPP PCM E CASCINA PARTECIPA! Il Comune ha messo a disposizione delle idee progettuali dei cittadini 1 milione di euro sulla sezione del bilancio preventivo 2013 che riguarda gli investimenti. Alcuni cittadini hanno già presentato idee progettuali, ma il campione dei cittadini, partecipanti alla fase dialogico-deliberativa, è chiamato a lavorare su queste idee, a diverso titolo. Le idee devono essere vagliate, accorpate (qualora se ne senta il bisogno), strutturate, selezionate e giudicate C è anche piena libertà di aggiungerne di nuove Tutto questo per poter presentare alla cittadinanza, a settembre 2012, una lista che sia frutto di lavoro e riflessione. Sogni o speranze concrete? Strumenti come il GOPP e il PCM ci aiuteranno a dare una struttura ai progetti, indispensabile per passare dal mondo delle idee e dei sogni al mondo del possibile e del realizzabile. Strumenti come il GOPP e il PCM danno il meglio di sé quando emergono chiaramente dalla popolazione i bisogni reali di una comunità: per questo nelle prossime fasi di Cascina Partecipa avvieremo i lavori sulle mappe mentali, sulla localizzazione dei progetti e sulle camminate di quartiere. In pratica: impareremo come dare una struttura solida ai progetti, come riconoscere i bisogni reali del territorio, perché solo a quel punto potremo giudicare se un idea, un sogno progettuale, può trasformarsi in un intervento reale sul territorio capace di generare benefici reali sulla popolazione. Solo le idee progettuali che sapranno trasformarsi in veri progetti, potranno accedere alla votazione della cittadinanza. Questo è il compito ultimo della fase dialogicodeliberativa: il gruppo di lavoro ha l arduo compito di separare i sogni dalle speranze concrete. Buon lavoro a tutti!