PROCEDURA GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ

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1 Pag. 1 di 6 PROCEDURA GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ E ADOZIONE AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDICE 1. Scopo 2. Campo di Applicazione 3. Acronimi e Definizioni 4. Descrizione dell attività 5. Responsabilità 6. Indicatori di Efficacia 7. Documentazione a sostegno LISTA DI DISTRIBUZIONE DS RQ RP FS 0 14/12/2005 Prima stesura RQ DS Revisione Data Causale Redazione e verifica Approvazione

2 Pag. 2 di 6 1. Scopo Codesta Procedura si propone di descrivere le modalità di rilevazione e raccolta delle Non Conformità, rilevate nelle diverse attività dell Istituto rispetto al suo SGQ, nonché di indicare le responsabilità e individuare le opportune Azioni Correttive e preventive. La presente Procedura, pertanto, contiene i criteri di gestione di tutte le Non Conformità e le azioni da intraprendere per eliminarle (Azioni Correttive) o prevenirle (Azioni Preventive). 2. Campo di applicazione La procedura viene applicata nella gestione delle NC che possono emergere dai monitoraggi esterni o interni, dai reclami, da condizioni di criticità avvertite dal personale e/o nelle fasi di pianificazione, progettazione, erogazione e controllo dell offerta formativa e dei processi di supporto. Indica inoltre le modalità per l individuazione delle AC da applicare alle NC riscontrate e delle AP per l eliminazione di eventuali cause di NC. 3. Acronimi e definizioni Sono in uso i termini e le definizioni riportate nella norma UNI EN ISO 9000:2000 e nello specifico: AC AP DS NC RQ SGQ VII Azioni Correttive Azioni Preventive Dirigente Scolastico Non Conformità Responsabile Qualità Sistema Gestione Qualità Verifica Ispettiva Interna

3 Pag. 3 di 6 4. Descrizione dell attività Individuazione e raccolta delle Non Conformità Tutte le componenti dell Istituto possono segnalare al responsabile delle attività in cui sono state rilevate e quindi al RQ eventuali NC del SGQ. Le NC possono essere rilevate dall interno e dall esterno, possono derivare dagli esiti delle VII ed esterne (visite di Certificazione/Sorveglianza), da reclami, monitoraggi e controlli Il RQ gestisce la raccolta, la registrazione e l archiviazione di tutta la documentazione relativa alle NC, AC, AP. Quest ultimo, dopo avere effettuato la verifica preliminare di accertamento, compila il modulo MOD-04 Rapporto di Non Conformità. Copia del Rapporto di Non Conformità viene inoltre conservata dai responsabili delle aree interessate. Tutte le NC sono archiviate dal RQ nell apposito modulo MOD-11 Registro delle Non Conformità, attribuendo a ciascuna NC un numero progressivo secondo la procedura PRO-01 Gestione dei documenti e delle registrazioni Gestione delle Non Conformità: Azioni Correttive Una volta raccolta la segnalazione di NC, il RQ con la collaborazione delle funzioni coinvolte registra l iter di trattamento delle NC nel MOD-04 Rapporto di Non Conformità seguendo i seguenti punti: RQ individua le cause effettive delle NC rilevate e le analizza per indicare le opportune AC. Valuta, inoltre, le proposte in merito alla correzione delle NC RQ individua eventuali azioni immediate e le AC più adeguate da intraprendere, il responsabile e i tempi di attuazione, coinvolgendo tutte le componenti interessate alla fase di attuazione delle AC (MOD-05 Azioni Preventive Azioni Correttive ). I parametri da valutare sono l urgenza del problema rilevato e l impatto sul servizio erogato o in corso di erogazione. Se il RQ ritiene una NC particolarmente grave e urgente può informare il DS e convocare una riunione informativa con tutto il personale coinvolto RQ verifica l efficacia delle azioni intraprese nei tempi previsti. Le informazioni registrate riguardanti le NC e le AC vengono utilizzate in fase di Riesame della Direzione.

4 Pag. 4 di Eliminazione delle potenziali cause di Non Conformità: Azioni Preventive e di Miglioramento Nell ottica del continuo miglioramento, il personale dell Istituto informa costantemente il RQ sull andamento dell erogazione del servizio, al fine di prevenire le eventuali NC e avviare Azioni di Miglioramento. In particolare, il RQ raccoglie: Le fonti informative interne inerenti fatti e attività dell Istituto che determinino la qualità del servizio. Le fonti informative esterne che diano indicazioni sulla soddisfazione degli utenti. I risultati delle VII ed esterne. Le registrazioni del SGQ Le Osservazioni raccolte dal RQ nel MOD-12 Registrazione Osservazioni vengono esaminate e danno origine a eventuali AP (MOD-05 Azioni Preventive Azioni Correttive ) che vengono trattate in modo analogo alle AC fino alle verifiche finali di attuazione ed efficacia. Anche le AP vengono registrate dal RQ nell apposito modulo MOD-13 Registro delle Azioni Preventive, attribuendo a ciascuna AP un numero progressivo secondo la procedura PRO-01 Gestione dei documenti e delle registrazioni Le informazioni ricavate dall analisi e dall attuazione delle AP vengono utilizzate in sede di Riesame della Direzione.

5 Pag. 5 di 6 5. Responsabilità DS RQ Funzioni interessate 4.1 R 4.2 C R 4.3 C R Legenda: R = Responsabile C = Collabora 6. Indicatori di efficacia La procedura è efficace se l AC è attuata entro un limite massimo di 30 giorni, salvo urgenze. 7. Documentazione a sostegno - Norma UNI EN ISO 9001: Norma UNI EN ISO 19011: MQ Sez. 8 - MOD-04 Rapporto di Non Conformità - MOD-05 Azioni Preventive Azioni Correttive - MOD-11 Registrazione Non Conformità - MOD-12 Registrazione Osservazioni - MOD-13 Registrazione Azioni Preventive

6 Pag. 6 di Individuazione potenziali cause NC Individuazione NC Pianificazione AP e individuazione Responsabile Compilazione Rapporto NC no Realizzazione AP Individuazione e analisi cause NC Azione efficace? Individuazione AC e responsabili no Attuazione AC sì A zione efficace? sì Miglioramento servizio