ISTRUZIONI PER L UTILIZZO DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA SENZA PROTOCOLLO INFORMATICO HALLEY

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1 ISTRUZIONI PER L UTILIZZO DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA SENZA PROTOCOLLO INFORMATICO HALLEY Aggiornato al 23/03/2015 Indice Introduzione.2 Impostazioni 4 Acquisizione documenti di acquisto 6 Emissione documenti di vendita da Fatturazione..16 Controllo situazione trasmissioni 25 1

2 Introduzione La legge Finanziaria per il 2008 ha istituito l obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, il decreto attuativo è il n. 55/2013. Il Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66 ha fissato al 31 marzo 2015 l obbligo di emettere fatture in formato elettronico (denominato FatturaPA) verso la Pubblica Amministrazione che non può più accettare fatture trasmesse in formato cartaceo ne può procedere ad alcun pagamento neppure parziale sino all invio della fattura in formato elettronico (documento digitale in formato XML che dovrà essere firmato digitalmente). Persino le Pubbliche amministrazioni se dovranno emettere fatture nei confronti di altri Enti pubblici dovranno inviarle in formato elettronico. La trasmissione delle fatture elettroniche avverrà attraverso il Sistema di Interscambio istituito dal Ministero dell Economia e delle Finanze. Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture, pertanto le Pubbliche amministrazioni saranno tenute a conservare le fatture in formato digitale. Per i fornitori - con sede in Italia - il processo di fatturazione elettronica verso le PA prevede: 1. predisposizione della fattura in formato XML; 2. firma della fattura con firma elettronica qualificata o digitale da parte del fornitore o di un terzo soggetto delegato; invio della fattura al Sistema di interscambio (SDI), mediante uno dei canali previsti (PEC, FTP, cooperazione applicativa), che provvede alla consegna della fattura all ufficio destinatario della PA; 3. ricezione delle notifiche e dei riscontri inviati dallo SDI a fronte dell esito della trasmissione della fattura; conservazione secondo le modalità previste dalla normativa vigente. Di fondamentale importanza, in fase di compilazione, è l inserimento obbligatorio del codice ufficio della PA destinatario di fattura elettronica. Tale codice è comunicato al fornitore dalla PA o può essere reperito consultando l Indice della PA (IPA). Oltre ai dati fiscali obbligatori devono essere altresì inseriti i codici CIG e CUP secondo quanto previsto dall art. 25 del DL n. 66/2014 Le amministrazioni destinatarie di fattura elettronica devono: attivare il servizio di fatturazione elettronica per tutti gli uffici destinatari di fattura nell l Indice della PA (IPA) definendo il canale mediante il quale comunicare con il Sistema di interscambio; comunicare ai fornitori i codici identificativi degli uffici destinatari di fatturazione elettronica; ricevere le fatture elettroniche provenienti dallo SDI ed effettuare le verifiche amministrative interne; inviare allo SDI la notifica di accettazione o rifiuto della fattura entro 15 giorni dalla data di ricezione; monitorare i file FatturaPA; conservazione secondo le modalità previste dal Decreto del 17/06/2014 vigente. La Halley ha adempiuto alla normativa apportando delle modifiche sia nella procedura Finanziaria che Fatturazione, per ciò che concerne l emissione e l acquisizione di fatture elettroniche, sia nella procedura Protocollo, per la protocollazione automatica e archiviazione delle fatture elettroniche. Avere tutte e tre queste procedure Halley permette di beneficiare di automatismi e funzionalità che consentono una gestione veloce dei flussi di invio e ricezione dei documenti e delle notifiche, con la garanzia che tutto venga protocollato in automatico. Gli Enti che non posseggono la licenza del protocollo Informatico Halley potranno emettere la fattura di vendita e generare l xml in Finanziaria, ma NON sarà possibile apporre la firma digitale e protocollare in automatico il documento. Per i documenti di acquisto, l Ente potrà acquisire il file xml nella Finanziaria (quindi importare il documento) e potrà generare i messaggi di notifica (rifiuto o accettazione) in xml da inviare al Sistema di interscambio. 2

3 Ora il menù è così strutturato Operazioni in uscita / Documenti di acquisto 3

4 Impostazioni Per poter utilizzare la Fatturazione Elettronica (FE) l ente deve prima di tutto impostare gli uffici autorizzati al ricevimento/emissione dei documenti xm APPROFONDIMENTO CODIFICA UFFICI L'Ente può individuare più Uffici destinatari di fattura elettronica, attivando per esso il servizio di Fatturazione elettronica, secondo la propria struttura ed esigenze. Nella procedura Finanziaria è possibile assegnare il Codice univoco ufficio a più uffici diversi. L IPA è l anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica ed è l indice cui il Sistema di Interscambio (SdI) fa riferimento per le funzioni di indirizzamento delle fatture elettroniche agli uffici centrali e periferici delle pubbliche amministrazioni deputati al ricevimento delle fatture elettroniche. Per ciascuna Amministrazione presente sull IPA, il sistema genera in automatico l Ufficio di fatturazione elettronica centrale e il relativo servizio di fatturazione elettronica, ma l'amministrazione può modificare l Ufficio di fatturazione elettronica Centrale e il relativo servizio di fatturazione elettronica, modificando le informazioni presenti sull'ipa. Una volta che l'amministrazione ha individuato gli uffici deputati alla ricezione della fattura elettronica, deve attivare per ciascuno di esso il servizio di Fatturazione elettronica nel sito dell'ipa inserendo una serie di informazioni grazie alle quali il sistema IPA assegnerà automaticamente un codice ufficio univoco all interno dell intera struttura dell IPA valorizzando il campo Codice Univoco Ufficio. Tale codice è una stringa alfanumerica di lunghezza pari a 6 caratteri. Senza il Protocollo Halley, le fatture arrivate dal Sistema di Interscambio e protocollate, dovranno essere salvate in una cartella locale da dove l ufficio ragioneria potrà prelevare i file. L Ufficio Ragioneria deve aprire le fatture e capire quale sia l ufficio di competenza della spesa (lo si può capire dal CIG o dal numero dell impegno) e deve informare tali uffici. Questa fase di smistamento, ad oggi, senza la procedura PI Halley non è possibile farla in automatico. Una volta che l ufficio competente ha comunicato all ufficio Ragioneria se la fattura va pagata o rifiutata, il ragioniera può procedere con la contabilizzazione o l invio della notifica di Rifiuto con relativa motivazione. OPPURE può essere abilitato alla funzione specifica di ricevimento fatture, presente nella procedura Finanziaria, per poter procedere direttamente con l invio della notifica di Rifiuto i della notifica di accettazione. Poi la fase di contabilizzazione sarà eseguita dal ragioniere che ha la possibilità di controllare sempre lo STATO delle fatture: se rifiutate, accettate o non controllate affatto. Nel rispetto dei termini di legge che prevedono delle scadenze ben precise di registrazione dei documenti nel Registro Unico Fatture (entro 10 giorni da ricevimento al protocollo), è bene che gli uffici controllino giornalmente l arrivo delle fatture e che l ufficio competente emetta l eventuale Provvedimento di liquidazione il prima possibile (si suggerisce entro 7 giorni) di modo che la contabilizzazione del documento avvenga entro i 10 giorni previsti. L ordinamento delle fatture nel Registro Unico Fatture è importante per dare la giusta priorità agli ordini di pagamento. Nel caso si decida di identificare più uffici riceventi senza avere la procedura PI Halley? Anche in questo caso uno smistamento automatico delle fatture a ciascun ufficio competente non è possibile. Se il proprio software di protocollazione è in grado di informare i vari operatori delle fatture da convalidare, una volta stabilito quali sono le fatture da contabilizzare, l ufficio compente può comunicarlo all ufficio ragioneria che contabilizzerà quelle da accettare e rifiuterà quelle da non pagare. 4

5 andare nella funzione Manutenzione / Codici della procedura / Uffici fatturazione elettronica: se presente già un rigo, verificare e completare se necessario le informazioni mancanti, altrimenti aggiungere l ufficio o gli uffici riceventi le fatture elettroniche. cliccare su Aggiunta e compilare tutti i campi richiesti (le informazioni sono le stesse che l ente ha inserito nel sito dell'ipa per l'inserimento del servizio "Fatturazione elettronica"). Denominazione: Codice univoco: Codice paese: Codice fiscale (servizio): PEC ufficio: PEC SdI: Denominazione dell ufficio di fatturazione elettronica descrizione libera o è il nome del servizio valorizzato dal sistema IPA in fase di registrazione ufficio? E il codice univoco attribuito in fase di registrazione nel Indice PA che identifica l'ufficio nell Ente al quale è destinata la fattura IT Rappresenta l identificativo fiscale del trasmittente e corrisponde al codice fiscale di persona giuridica (Ente) assegnato all'ufficio Indirizzo di posta elettronica certificata utilizzata dal servizio di fatturazione elettronica. Il campo è obbligatorio e modificabile. E l indirizzo di PEC dell Amministrazione al quale il Sistema di Interscambio invia la fatture elettronica. Se l ufficio si avvale di un intermediario l indirizzo di PEC sarà quello del soggetto intermediario che, per conto dell ufficio, gestisce le fatture elettroniche. E l indirizzo di posta elettronica certificata del Sistema di Interscambio al quale l ufficio dell Ente invia le fatture elettroniche nel caso di canale trasmissivo PEC; 5

6 Acquisizione documenti di acquisto Accedere alla funzione Operazioni in uscita / Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche - messaggi Cliccare su Importa fatture e selezionare la cartella nella quale prelevare i documenti elettronici.xml Selezionare dall elenco i file che si intendono controllare e importare e cliccare su Il programma segnala quanti documenti sono stati prelevati correttamente dalla cartella. Cliccare su OK: si ritorna alla gestione fatture elettroniche Cliccare su del rigo relativo all ufficio interessato Nella maschera Trasmissioni dal sistema di interscambio viene visualizzata la lista di tutte le trasmissioni relative all ufficio selezionato ancora non elaborate (cioè non ancora acquisite in Finanziaria) e per ciascuna trasmissione consente di visualizzare il dettaglio del file. Data / Ora: sono la data e l'ora di importazione in Finanziaria Tipo: arrivo - partenza Tipo file: fattura - notifica Pos.: per identificare la fattura in caso di un file contenente un lotto di più fatture con la stessa intestazione. Che il file sia lo stesso lo si evince dal campo Nome file che sarà lo stesso su più righe. N. Prot. / Data Prot.: vengono visualizzati il numero e la data in cui il file è stato protocollato nel Protocollo Halley. Stato: consente all operatore di verificare se la fattura è stata accettata o rifiutata dall ufficio di competenza oppure se non è stata ancora verificata. 6

7 NOTA BENE I documenti devono essere controllati e registrati entro 15 giorni. Il messaggio di notifica accettazione non è obbligatorio inviarlo. In mancanza di un rifiuto o di una accettazione esplicita, il Sistema di Interscambio considera la fattura come accettata. Facendo doppio clic su ciascun elemento della lista Trasmissioni, viene visualizzato il contenuto della fattura, in altre parole vengono resi leggibili i dati contenuti nei tags del file FatturaPA.xml ; inoltre nella parte alta della maschera ci sono i riferimenti sia del Mittente (codice fiscale) che del Destinatario (codice ufficio destinatario). Dopo aver verificato la fattura, cliccare su Accettazione o Notifica rifiuto. Di seguito si spiega l iter da seguire per accettarla, successivamente si spiega come procedere per rifiutarla. ACQUISIZIONE FATTURA Se si intende acquisire la fattura cliccare su Accettazione: si ricorda che l invio della notifica di accettazione NON E OBBLIGATORIO. SI PUO CONTABILIZZARE LA FATTURA ANCHE SENZA L INVIO DI UNA ACCETTAZIONE ESPLICITA. 7

8 Notifica l accettazione: Si apre la maschera contenente la Notifica Esito Committente: i messaggi di questo tipo, indicante l accettazione della fattura, verrà generato nel formato xml secondo le regole della FatturaPA, il nome attribuito verrà valorizzato sul campo Nome file fattura e il contenuto del messaggio verrà visualizzato nella parte sottostante. Cliccare su Invia: il programma apre la pagina Salva con nome per consentire di salvare il messaggio di notifica in xml in una cartella in locale. A questo punto si può facoltativamente firmare digitalmente tale messaggio ed inviarlo al SDI come allegato di una PEC. Accetta senza notificare: l invio della notifica di accettazione NON e obbligatorio, per cui se non si invia la notifica, il SDI considererà la fattura come accettata allo scadere del termine dei 15 giorni. Il programma cambia lo STATO del documento da nessuno in FATTURA ACCETTATA e questo consente al ragioniere di procedere con la contabilizzazione del documento nella Contabilità finanziaria. 8

9 Per la contabilizzazione procedere cliccando su Acquisizione fattura: viene visualizzata la maschera Elaborazione fattura dove viene proposto il beneficiario da associare al documento. Attraverso la partita IVA (che è un dato obbligatorio nel file) il programma va alla ricerca del beneficiario del documento al interno dell archivio dei Creditori/Debitori presenti in Finanziaria e propone nella sezione Beneficiario assegnato quello trovato. Nel caso in cui il beneficiario del documento non esistesse in archivio lo si può inserire cliccando su Inserisci beneficiario; oppure se il beneficiario proposto non è corretto, per modificarlo si clicchi su Assegna un beneficiario esistente. Cliccare su Acquisisci fattura: nella maschera Righe fattura da importare viene visualizzato il Dettaglio Linee, contenute nel file xml, per consentire di fare gli opportuni controlli. A questo punto si può: 9

10 1. acquisire la fattura così com è, inserendo in un secondo momento gli ulteriori riferimenti contabili finanziari e IVA (numero impegno, capitolo/art, tipologia di spesa/incasso, centro di costo/sub, servizio IVA, sezionale, Conto/sottoconto) 2. acquisire la fattura inserendo immediatamente i dati contabili evitando così di dover richiamare la fattura successivamente. 1. ACQUISIZIONE DIRETTA DELLA FATTURA cliccare su Conferma acquisizione: la fattura viene memorizzata nell archivio documenti della Finanziaria. Cliccare su OK, poi su 10

11 2. ACQUISIZIONE DELLA FATTURA CON DATI CONTABILI AGGIUNTIVI Si ricorda che per dati contabili di intende: tipologia di spesa/incasso, centro di costo/sub, servizio IVA, sezionale, Conto/sottoconto. SI RICORDA CHE QUESTA GESTIONE E FACOLTATIVA E CONSENTE DI COMPLETARE IN QUESTA FASE LE INFORMAZIONI INERENTI IL DOCUMENTO ELETTRONICO CON INFORMAZIONI AGGIUNTIVE NON CONTENUTE NEL FILE XML, EVITANDO I DOLVERLE DIGITARE IN UN SECONDO MOMENTO. Per importare i documenti con i dati contabili è necessario inserire i Parametri IVA e/o i Parametri Finanziaria: la compilazione è facoltativa. Cliccare su Assegna parametri finanziaria: inserire le informazioni che interessano e cliccare su Conferma. Cliccare su Conferma acquisizione: la fattura viene memorizzata nell archivio documenti della Finanziaria. NOTA BENE E necessaria un precisazione. Il programma di acquisizione fatture, con un prossimo aggiornamento, sarà in grado di importare automaticamente nel documento oltre alle informazioni previste dalla norma e per cui esistono dei tags specifici (come ad esempio Cig e Cup), anche informazioni come il numero del capitolo e il numero dell impegno, qualora queste informazioni siano presenti nel file xml. Più specificatamente, l ente può richiedere al fornitore di inserire nel documento e nei seguenti tags>: : numero del capitolo impegnato con l accortezza che se il capitolo è articolato va scritto nel seguente modo: 150/ : numero dell impegno : data assunzione dell impegno 11

12 Nel caso in cui tra i parametri è presente il capitolo / impegno ed in questo non vi è disponibilità, il programma visualizzerà la seguente maschera Si può confermare e proseguire ma il documento non verrà associato al capitolo/impegno per mancanza di disponibilità, a meno che nei Dati generali procedura non ci sia la flag su Inserimento operazioni con sfondamenti. Se la fattura va registrata in IVA allora è necessario definire il tipo di Esigibilità selezionando quella corretta nell apposito campo. Se nel file xml l esigibilità è Split il programma proporrà questo tipo di esigibilità per default. Diversamente il programma proporrà l ultima esigibilità scelta per quel fornitore nell importazione precedente. Cliccando su Assegna parametri IVA si ha la possibilità di indicare i dati necessari per consentire al programma di scrivere automaticamente la registrazione IVA in base ai parametri assegnati. Sono obbligatori tutti i dati. 12

13 Cliccando su si entra nel dettaglio dell aliquota IVA o del codice esenzione: in questa scheda vanno inserite tutte le aliquote IVA che generalmente sono previste per quel beneficiario. Di seguito le spiegazioni per ciascun campo: CODICE ESENZIONE è il codice esenzione previsto per le esenzioni IVA dal tracciato FatturaPA. Può assumere valore: N1 escluse ex art. 15 N2 non soggette N3 non imponibili N4 esenti N5 regime del margine N6 inversione contabile Esempio di codifica codice esente art. 10 ALIQUOTA IVA è l aliquota che può essere presente nelle righe del documento elettronico e che bisogna collegare ai codici iva della procedura CODICI IVA DELLA PROCEDURA CORRISPONDENTI inserire il codice IVA Halley corrispondente per le fatture immediate o differite all aliquota IVA. Ad esempio un fornitore invia fatture in Split payment e nella fattura si ha l aliquota IVA 22%, allora si dovrà inserire i seguenti dati: 13

14 I codici inseriti possono differire da Ente a Ente. Una volta terminata la codifica cliccare su OK, poi su e infine su Conferma. NOTA BENE NON E NECESSARIO REINSERIRE QUESTI PARAMETRI FINANZIARI ED IVA AD OGNI ACQUISIZIONE PERCHE UNA VOLTA INSERITI IL PROGRAMMA PROPORRA QUELLI PRECEDENTEMENTE MEMORIZZATI. OVVIAMENTE SI POSSONO SEMPRE MODIFICARE. LE ALIQUOTE IVA SONO GENERICHE e non per beneficiario, modificandole nei Parametri IVA si modificano anche nei Parametri Finanziaria perché la tabella è la stessa. Le aliquote iva nei parametri di finanziaria servono per le fatture split per determinare il codice ritenuta da applicare. Se l esigibilità è Split il programma controlla la presenza del codice ritenuta solo sul codice IVA interessato. Invece, le aliquote iva nei Parametri iva servono per codificare i codici iva. in questa fase vengono fatti i controlli sul codice Iva 14

15 RIFIUTO FATTURA Se si intende rifiutare la fattura perché non si ritiene corretta, si deve cliccare su Notifica rifiuto, il software pone lo Stato di elaborazione della trasmissione in Fattura rifiutata. Compilare facoltativamente la maschera Rifiuto fattura per specificare il motivo del rifiuto affinché il fornitore provveda alla correzione e al rinvio all ente. Cliccare su OK, il programma ritorna alla maschera precedente visualizzando la Notifica Esito Committente. Infine cliccare su Invia: il programma apre la pagina Salva con nome per consentire di salvare il messaggio di notifica in xml in una cartella in locale. Al termine del salvataggio il programma valorizza il campo Stato in Fattura rifiutata. A questo punto si può facoltativamente firmare digitalmente tale messaggio ed inviarlo al SDI come allegato di una PEC. 15

16 Emissione documenti di vendita da Fatturazione Se l Ente deve emettere una fattura di vendita ad un altro Ente pubblico destinatario di FatturaPA, è necessario essere in possesso della nuova procedura Fatturazione. Le istruzioni relative al passaggio dalla vecchia alla nuova Fatturazione sono illustrate in un manuale a parte scaricabile da: Accedere alla procedura Ragioneria Ultime della Produzione (in altro a sinistra) Note pratiche Selezionare la procedura 2_Contabilità Iva Selezionare Fatturazione In questo paragrafo viene illustrato solo l iter per registrare un documento di vendita e generare il relativo file.xml da inviare al Sistema di Interscambio. Per tutte le altre informazioni relative alla fatturazione si consulti il manuale specifico di cui sopra. Dalla procedura Fatturazione è possibile inserire la fattura/nota di vendita, generare l xml, effettuare il controllo di Validazione del file xml per escludere errori che porterebbe il SDI a bloccare il documento, ed, infine, salvare il file in una cartella affinché il software di protocollo possa inviarlo come allegato ad una pec. L apposizione della firma digitale dei documenti in uscita dovrà essere eseguita nel software di protocollo o comunque esternamente al software Finanziaria Halley. Accedere alla procedura Finanziaria, verificare che nella funzione Manutenzione / Dati generali procedura / Altre procedure, campo Fatturazione, ci sia la scelta Nuova fatturazione. Si premette che una delle novità della nuova procedura Fatturazione, oltre alla nuova grafica e all essere stata integrata nella Contabilità IVA, è quella di consentire la contabilizzazione del documento di vendita in Finanziaria e IVA contestualmente all emissione del documento stesso in fatturazione. Si tratta di un opzione, per cui chi preferisce distinguere la fase dell emissione (inserimento del documento nella procedura Fatturazione) dalla fase della contabilizzazione (registrazione automatica della fattura in Finanziaria e Iva) potrà continuare ad usare la funzione Registr.autom. da fatturazione / Registrazioni automatiche. Entrare nella funzione Operazioni in entrata / Documenti di vendita-corrispettivi / Gestione documenti di vendita e cliccare su Aggiunta Selezionare Da Fatturazione 16

17 Selezionare la tipologia di documento da emettere, Fattura Inserire: - il SERVIZIO - il SEZIONALE - l ESIGIBILITA - verificare il NUMERO e la DATA proposta, che vengono letti dai Dati generali del servizio IVA/ Dati sezionali - inserire il codice Cliente Cliccare su OK in basso a destra per salvare i dati. Il programma assegna una numerazione diversa rispetto alla Fatturazione precedente: il numero del documento è composto da numero/servizio/sezionale. In questo modo non si possono più presentare casi di stessa numerazione (ad esempio nota n. 1 e fattura n. 1; oppure fattura n. 1 per il servizio 1 e n. 1 per il servizio 2) ed inoltre si evince subito a quel servizio e sezionale appartiene. Si attiva la sezione RIGHE DEL DOCUMENTO, cliccare su Aggiunta Se si hanno degli Articoli codificati nell archivio Anagrafica articoli, si può inserire il codice dell articolo interessato oppure ricercarlo tramite. Quando si apre la maschera di ricerca Anagrafica articoli è possibile aggiungere direttamente da qui un nuovo articolo, se si desidera, oppure si può entrare nel dettaglio dell articolo selezionato per la consultazione della scheda. Se, invece, l archivio delle anagrafiche articoli non viene gestito o non si vuole utilizzare un codice per una fattura, si può scrivere direttamente un testo libero nel campo DESCRIZIONE. Inserire obbligatoriamente la QUANTITA, l UNITA DI MISURA (obbligatorio solo se il bene/servizio è oggettivamente quantificabile), il PREZZO, il CODICE IVA e la CONTROPARTITA (cioè il conto e sottoconto). Cliccare su OK. Se necessario proseguire con l aggiunta di altre righe. 17

18 Inserire obbligatoriamente CIG e CUP se previsti. Se queste informazioni sono uguali per l intero documento basta inserirli sulla testata, altrimenti devono essere inseriti in ciascuna riga Se nella Gestione riga documento vengono movimentati i campi della sezione Riferimenti cliente PA (capitolo, impegno, CIG, CUP. Sono i riferimenti comunicati dal Cessionario/Committente, cioè l ente che ha acquistato il bene/servizio), il programma per farli visualizzare e stampare nel corpo della fattura, crea delle righe : una per la visualizzazione del CIG e CUP ed una per il capitolo ed impegno. NON SONO RIGHE VERE E PROPIRE DEL DOCUMENTO, MA SOLO RIGHE DELLO STESSO BLOCCO. Nel nostro esempio infatti si hanno 2 righe di fattura, ma nella seconda riga ci sono più righe di visualizzazione. CASI DI ESCLUSIONE DELL INDICAZIONE DEL CIG - Acquisti e locazioni di immobili - Servizi di arbitrato e conciliazione - Servizi finanziari forniti dalla Banca di Italia - Contratti di lavoro - Appalti amministrazioni aggiudicatrici - Acquisto di acqua ed energia all ingrosso - Contratti di pura sponsorizzazione - Prestazioni socio sanitarie in regime di accreditamento senza gara - Scelta socio privato società miste Cliccare su TOTALI E PAGAMENTO. 18

19 Digitare il CODICE DI PAGAMENTO e la BANCA D APPOGGIO. La banca si può inserire cliccando su Vostra banca: è la banca del fornitore presente nella scheda anagrafica del Cliente come illustrato nel riquadro sotto Nostra banca: si tratta della banca dell ente che emette la fattura e codificabile direttamente in fase di inserimento della fattura cliccando su Aggiunta oppure dalla Contabilità IVA, accedere alla funzione Fatturazione / Gestione codici / Conti correnti 19

20 NOTA BENE Alcune informazioni (come il codice pagamento, la banca del fornitore, il codice ufficio destinatario ) possono essere inserite nella scheda anagrafica del cliente affinché il programma le proponga in automatico in fase di inserimento del documento. Più precisamente si tratta delle informazioni presenti nella sezione Fatturazione presenti nella Gestione beneficiari raggiungibile anche cliccando su Anagrafica cliente, Fatturazione Nella sezione IMPORTI AGGIUNTIVI è possibile inserire delle spese aggiuntive per: Spese incasso Spese bolli Spese trasporto Spese imballo Sconto a valore Sconto % Arrotondamento 20

21 Nella sezione SCADENZE si deve selezionare il Tipo di pagamento. Le modalità di pagamento proposte sono definite per legge Successivamente cliccare su ALTRI DATI. Vengono visualizzati tutti i dati del destinatario. Nel caso in cui si abbia la necessità di modificare alcune informazioni relative al Cliente, lo si può fare direttamente nella fattura oppure entrando nella scheda anagrafica cliccando su Anagrafica cliente (apportare le modifiche e cliccare su OK) e successivamente su Aggiorna dati intestatario da anagrafica in moda tale da riportare in fatture le informazioni aggiornate. 21

22 Inserire la CAUSALE [tag ]. Il campo è obbligatorio e si può compilare in diversi modi: - inserendo una descrizione libera - ricercandola nell elenco delle Descrizioni standard, archivio raggiungibile dalla Finanziaria, Manutenzione/Codici della procedura / Descrizioni standard - cliccando su Aggiorna da righe per riportare come descrizione il testo presente nelle righe degli articoli. Se necessario aggiungere le NOTE Infine cliccare su OK A questo punto si può: - stampare cliccando su - uscire cliccando su per ritornare nel documento successivamente - CONTABILIZZARE immediatamente il documento in contabilità finanziaria ed IVA senza passare per la funzione della Registraz. Automatica da fatturazione, cliccando semplicemente su Finanziaria: il programma visualizza i dati principali del documento e richiede la data di registrazione ai fini IVA. Inserirla e cliccare su Contabilizza. Il programma visualizza la registrazione IVA per il controllo ed eventuale modifica dei dati e la loro Conferma. Dati aggiuntivi: questa funzione, presente anche nella vecchia fatturazione consente di aggiungere delle informazioni che il programma riporterà in automatico nella registrazione finanziaria Collega documento: serve per casi particolari, cioè per sistemare situazioni anomale derivanti soprattutto da recupero, per cui si hanno dei documenti in Fatturazione registrati in contabilità ma non collegati tra loro. Cliccando su questo bottone si possono ricollegare correttamente. Una volta che il documento viene contabilizzato, si potrà agevolmente consultare la registrazione IVA e Finanziaria e Fatturazione indipendentemente da dove si consulta il documento. Ad esempio dalla Finanziaria basta cliccare su Fatturaz. SOLO DOPO CHE IL DOCUMENTO E STATO CONTABILIZZATO E POSSIBILE CREARE IL FILE XML ED INVIARLO AL DESTINATARIO Cliccare su Invia XML ed inserire i dati richiesti. Sono tutti obbligatori. Nel campo UFFICIO DESTINATARIO si deve digitare il codice univoco IPA dell ufficio a cui è destinato il documento. Anche il regime fiscale [tag ] è da specificare: lo si può impostare nei Dati generali del servizio oppure direttamente qui, poi il programma lo memorizza nei dati generali. 22

23 Cliccare su Conferma: viene visualizzato il contenuto del file xml Cliccare su Validazione per sottoporre il file ai controlli che vengono effettuati dal Sistema di Interscambio. Il risultato viene mostrato in messaggi come questi Per correggere i campi segnalati nel messaggio basta cliccare su Nel nostro esempio viene segnalato che il campo Unità di misura non è stato compilato. 23

24 Non è stato compilato il campo Data scadenza pagamento Ripetere la validazione fino a quando non termina correttamente Una volta che il file viene validato allora è possibile procedere con Invia: il file xml può essere salvato in una cartella locale per essere poi gestito dal proprio software di Protocollo. 24

25 Controllo situazione trasmissioni Il controllo delle trasmissioni inerenti un documento specifico va eseguito nel seguente modo: accedere alla funzione Operazioni in uscita/ Documenti di acquisto/ Gestione documenti di acquisto Ricercare il documento e cliccare su Elenco trasmissioni: viene visualizzata su una lista tutte le trasmissioni relative alla fattura. Cliccando su una delle trasmissioni presenti sulla lista verrà visualizzata una maschera di dettaglio della trasmissione specifica secondo il tipo di file trasmesso (fattura o messaggio) nella quale potranno essere consultate le informazioni in maniera più analitica. Per il controllo della situazione delle trasmissioni di uno o più uffici e relativi ai documenti/messaggi inviati/ricevuti in un certo intervallo di tempo: Accedere alla funzione Operazioni in uscita / Documenti di acquisto / Controllo situazione trasmissioni Si può selezionare l ufficio ricevente specifico qualora se ne abbia più di uno, oppure lasciare quanto proposto per default <tutti> Selezionare l intervallo temporale di trasmissione e cliccare su 25

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