Procedura autorizzativa online formazione fuori sede

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1 Procedura autorizzativa online formazione fuori sede 1

2 FASI DEL PROCESSO Di seguito vengono riportate le fasi del processo gestite tramite il sistema: inserimento richiesta del Professionista; gestione autorizzazione del Referente alla partecipazione al corso; gestione autorizzazione del Direttore di Dipartimento/di Struttura all eventuale rimborso spese richiesto; gestione conferma partecipazione del Professionista in caso di modifica i rimborsi richiesti; verifica riepilogo richieste dai profili Professionista, Referente, Direttore di Dipartimento, Ufficio Formazione; gestione della pratica dall Ufficio Formazione. 2

3 Profilo professionista 3

4 Selezionando il menù Fuori sede - Richiesta partecipazione, il Professionista può effettuare la ricerca del corso tramite il titolo e selezionare il corso di interesse. 4

5 Nel caso in cui il corso non sia presente a sistema deve essere selezionato il tasto NUOVO CORSO per inserire i dati del corso. 5

6 Dopo aver inserito il corso, il Professionista seleziona il tasto vedi date ed inserisce l edizione tramite il tasto nuova edizione. Il Professionista inserisce il dettaglio dell edizione (date e orari di svolgimento). 6

7 Nel caso in cui l edizione sia già presente, il professionista può selezionare il tasto SCEGLI. Dopo aver selezionato l edizione si seleziona inserisci richiesta di partecipazione. 7 Una guida indicherà l azione successiva da effettuare

8 Nella maschera dei dati cui si accede, il sistema riepiloga i dati del corso e del dipendente che sta effettuando la richiesta. 8

9 E consente la compilazione della informazioni relative alla partecipazione (ruolo, istituto contrattuale, eventuale rimborso spese, ecc ) 9

10 Dopo l inserimento e il salvataggio della richiesta, tramite il simbolo è possibile inviare la richiesta al livello superiore per l autorizzazione. Il sistema consente anche di eliminare la pratica o di modificarla prima dell invio. Il sistema notificherà in fase di accesso a sistema se vi sono delle pratiche inserite ma non ancora inviate. 10

11 Dopo l invio il sistema genererà una stampa in pdf della richiesta inserita e consentirà di visualizzare lo stato di avanzamento della richiesta e delle relative autorizzazioni dal link FUORI SEDE- RIEPILOGO RICHIESTE. 11

12 Autorizzazione alla partecipazione da parte del referente 12 Autorizzazione di rimborsi da parte del Referente Direttore di Dipartimento/di Struttura

13 Se il rimborso richiesto dal Professionista non viene autorizzato dal Direttore di Dipartimento/di Struttura o viene autorizzato ma con modifica degli importi richiesti dal Professionista, il sistema chiede conferma al dipendente per l invio della richiesta di partecipazione. Selezionando il tasto conferma la pratica viene gestita dall ufficio formazione. Selezionando il tasto non conferma la pratica non verrà gestita. 13

14 Profilo referente 14

15 In fase di accesso a sistema, nel caso in cui il referente abbia delle richieste di partecipazione alla formazione esterna da gestire, viene visualizzata la seguente notifica: 15

16 Selezionando il menù Fuori sede Riepilogo richieste il sistema consente di verificare le richieste di partecipazione che devono essere ancora gestite dal referente, le richieste autorizzate e le richieste non autorizzate. 16

17 Per gestire le autorizzazioni delle richieste di partecipazione si seleziona il tasto verde per autorizzare ed il tasto rosso per non autorizzare nel simbolo 17

18 L inserimento della richiesta di partecipazione al corso fuori sede avviene dal menù Fuori sede Richiesta partecipazione con le medesime modalità indicate per il profilo professionista. 18

19 Profilo Direttore Dipartimento 19

20 Dal menù Fuori sede Riepilogo richieste, il Direttore di Dipartimento/di Struttura gestisce le richieste di rimborso spese delle richieste di partecipazione alla formazione esterna autorizzate dai referenti. La gestione della richiesta di rimborso spese avviene selezionando il simbolo dell euro nella griglia del riepilogo richieste 20

21 Selezionando l icona della gestione costi il sistema permette al Direttore di Dipartimento/di Struttura di verificare i rimborsi richiesti dal dipendente e di autorizzare o meno il rimborso spese. Il Direttore di Dipartimento può confermare gli importi selezionando il tasto o modificare gli importi dopo aver selezionato il tasto In caso di modifica degli importi o di non autorizzazione del rimborso, il professionista dovrà confermare o meno la richiesta di partecipazione 21

22 Dopo la conferma o la modifica dei rimborsi spesa richiesti dal dipendente, è necessario procedere con l autorizzazione tramite selezione del simbolo Il Direttore di Dipartimento può monitorare le richieste inviate dai professionisti e lo stato di avanzamento delle relative autorizzazioni. 22

23 Dal Menù Gestione Budget il Direttore di Dipartimento/di Struttura può verificare l andamento dei Fondi associati al Suo Dipartimento. Selezionando gli importi può visualizzare il dettaglio delle pratiche che hanno generato determinati costi per la formazione in sede e fuori sede. 23

24 Profilo ufficio formazione 24

25 Dal menù Fuori sede Gestione richieste, l ufficio formazione verifica lo stato di avanzamento di tutte le richieste, dall invio del professionista allo stato autorizzativo del Referente e del Direttore di dipartimento, alla conferma della richiesta del dipendente. Dal menù Fuori sede Gestione Pratiche, l ufficio formazione gestisce tutte le richieste di partecipazione alla formazione esterna autorizzate dai Referenti e dai Direttori di Dipartimento (se con richiesta di rimborso spese). 25