OGGETTO: aggiornamento della procedura Gestione delle Presenze dalla versione o superiore alla versione

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1 Gestione delle Presenze OGGETTO: aggiornamento della procedura Gestione delle Presenze dalla versione o superiore alla versione Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Assistenza); i video_corsi e i report; la normativa ed altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 21/12/2016 Halley Informatica Area Personale Pagina 1 di 12

2 SOMMARIO OPERAZIONI PRELIMINARI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO... 3 MIGLIORIE... 4 ERRORI RISOLTI... 5 ERRORI RISOLTI NELLE VERSIONI PRECEDENTI (DALLA VERSIONE ALLA VERSIONE )... 6 ERRORI RISOLTI NELLE VERSIONI PRECEDENTI (DALLA VERSIONE ALLA VERSIONE )... 7 ALLEGATO 1: CHIUSURA 2016 E APERTURA APPENDICE: ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO COME ESEGUIRE GLI AGGIORNAMENTI MANUALMENTE DAL CLIENT COME SCARICARE GLI AGGIORNAMENTI DA INTERNET Pagina 2 di 12

3 Operazioni preliminari per eseguire l aggiornamento Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte); accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento; verificare che le versioni delle procedure interessate siano alle versioni richieste come indicato di seguito: Dal server: entrare nella procedura AMBIENTE HALLEY; selezionare la funzione Gestione del Sistema, quindi la funzione Gestione Procedure (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) Dal client: all interno della procedura, cliccare col tasto destro del mouse; cliccare su Utilità/Versioni procedure. Verificare che le seguenti procedure siano aggiornate alle versioni indicate: Versione minima per Procedura poter eseguire l aggiornamento Gestione delle Presenze in caso contrario sarà necessario aggiornare le suddette procedure alla versione minima richiesta; per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio: Norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..). Gli aggiornamenti devono essere eseguiti per ogni ente installato (solo la procedura Ambiente Halley va aggiornata sull ente principale). Per le istruzioni dettagliate su come si esegue l aggiornamento si rimanda alla specifica appendice. Sia se gli aggiornamenti vengono eseguiti dal server, sia se gli aggiornamenti vengono effettuati in automatico dal client, attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Gestione delle Presenze verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è possibile ripeterlo. Pagina 3 di 12

4 Migliorie Richiesta pratiche da portale (RP 1754) Nel portale del dipendente è ora possibile fare la richiesta delle seguenti assenze gestite in procedura come pratiche: allattamento legge 104 (3gg o 18hh mensili) legge 104 riduzione oraria. Per l attivazione operare come segue: selezionare la funzione Strumenti/Gestione Portale Dipendente/Parametri Richieste e nella sezione Giustificazioni per richieste di assenza caricare i giustificativi associati alle 3 pratiche. Per conoscere quali giustificativi inserire consultarli dalla funzione Elaborazioni Mensili/Gestione delle Pratiche/Codifica Pratiche selezionando le pratiche 4 e 5 per l allattamento. 9 per la legge 104 (3 gg o 18 ore mensili) e 10 per la 104 con riduzione oraria. In fase di inserimento richiesta da portale dipendente, nell indicare lo specifico giustificativo della pratica oggetto della richiesta, viene eseguito un controllo da parte del programma sulla spettanza della pratica stessa in base all esistenza di un eventuale figlio sotto l anno di età oppure se lo stesso dipendente è disabile oppure se ha un figlio disabile o un altro familiare disabile. In assenza di questi presupposti verrà bloccato l inserimento della richiesta. Una volta caricata la richiesta questa viene vagliata dal proprio responsabile che in fase di consultazione delle richieste di assenza da portale può vedere che è una pratica e per chi ne beneficia. Una volta accettata la richiesta, questa viene caricata nella gestione delle assenze come una normale pratica: invece di riportare il giustificativo, viene scritto il codice della pratica. Chiusure 2016 e aperture 2017 (RP 1871) Per la gestione dettagliata delle funzioni occorre seguire le istruzioni riportate nell Allegato 1. Pagina 4 di 12

5 Errori risolti Bottone Salva richieste da portale (RP 1874) Nelle funzioni Richieste da Portale (assenze, mancata timbratura e straordinario) è stato attivato il bottone Salva a prescindere. Sia in fase di aggiunta di una nuova richiesta che in fase di modifica, il bottone Salva è sempre attivo. Generazione cartellini PDF con errore (RP 1872) Nelle funzioni Richieste da Portale (assenze, mancata timbratura e straordinario) è stato attivato il bottone Salva a prescindere: sia in fase di aggiunta di una richiesta, sia in fase di modifica di una richiesta, il bottone salva è sempre attivo. Pagina 5 di 12

6 Errori risolti nelle versioni precedenti (dalla versione alla versione ) Pratiche e età del figlio (RP 1842 e 1868) Il calcolo del cartellino è stato adeguato affinché le pratiche legate all età del figlio (congedi parentali) siano usufruite in modo corretto. Richieste da Portale: selezione del dipendente (RP 1847) Le funzioni per le richieste da portale sono state migliorate per consentire la giusta selezione del dipendente che carica la richiesta. Trasferimento reperibilità: errore #11 (RP 1848) La funzione per il trasferimento dei dati relativi della Reperibilità nella procedura Gestione Personale, è stata corretta. Raggruppamenti: limite a giorni (RP 1849) Nella funzione in oggetto è stato corretto il programma affinché impostando il limite a giorni di un qualsiasi raggruppamento, questo sia riportato in modo corretto. Richieste da Portale: elimina richiesta (RP 1852) Nelle funzioni per le richieste da portale, è stata corretta l opzione Elimina in quanto ora se viene risposto NO il programma non cancella la richiesta selezionata. Dati Generali - Config. (RP 1860) Nella funzione Impostazioni Generali / Dati Generali ed opzione Config. , è stato corretto l inserimento dei campi e soprattutto il bottone Salva ora funziona correttamente. Richieste da Portale: funzionamento bottone Salva (RP 1863) Nelle funzioni per le richieste da portale, il bottone Salva è stato adeguato per tutte e tre le funzioni: a fine compilazione dei vari campi delle varie funzioni, viene attivato il bottone Salva. Autorizzazione Banca Ore (RP 1864) Nella funzione Elaborazioni Mensili / Banca delle Ore / Autorizzazione Banca Ore è stata corretta l esposizione dei vari importi orari in fase di inserimento autorizzazioni. Consultazione Cartellino: inserimento assenza (RP 1866) Nella funzione Elaborazioni Mensili / Cartellino / Consultazione Cartellino è stato corretto l inserimento dell assenza: dopo aver giustificato un periodo di assenza nel cartellino, questa viene automaticamente inserita nella funzione Inserimento Assenze. Stampa del Cartellino a febbraio (RP 1870) Le funzioni in cui vengono stampati i cartellini mensili sono state corrette per consentire la stampa corretta per il mese di febbraio 2016 (bisestile). Pagina 6 di 12

7 Errori risolti nelle versioni precedenti (dalla versione alla versione ) Gestione Assenze (RP 1839) È stata corretta la funzione Elaborazioni Mensili / Cartellino / Inserimento Assenze in quanto non permetteva di caricare le assenze dall aggiunta senza caricare il dipendente. Invio comunicazioni dal Portale e dai controlli richieste (RP 1843) Sia le funzioni del Portale Dipendente (funzioni Consultazione Presenze / Richieste da Portale / Gestione Assenze - Straordinari - Timbrature) sia le funzioni della procedura Presenze per il controllo delle richieste da Portale (funzioni Strumenti / Gestione Portale Dipendente / Controllo Richieste Assenze - Timbrature - Straordinari) sono state ripristinate per l invio delle comunicazioni. Invio dai controlli richieste (RP 1844) Le funzioni per il controllo delle richieste da Portale (funzioni Strumenti / Gestione Portale Dipendente / Controllo Richieste Assenze - Timbrature - Straordinari) sono state ripristinate per l invio delle . Estrazione ex Legge 104/92 (RP 1845) È stato corretto il programma affinché la stampa, anche se ordinata alfabeticamente, esca corretta: ossia che ogni dipendente abbia evidenziato i giorni usufruiti. Le note gestite da Text - Control (RP 1846) Sono state corrette le funzioni per la modifica delle Note : Impostazioni Generali / Dipendenti / Anagrafica Dipendente e Elaborazioni Mensili / Cartellino / Consultazione Cartellini. Pagina 7 di 12

8 Allegato 1: Chiusura 2016 e apertura 2017 Chiusura 2016 e apertura 2017 La GENERAZIONE DELL ANNO 2017 crea gli archivi del nuovo anno. Si può fare prima della chiusura del vecchio e consente di poter lavorare con data Per generare il nuovo anno non è necessario attendere il 31/12/2016. GENERAZIONE DELL'ANNO 2017 Operazioni per la generazione del nuovo anno Impostare la data di lavoro al ; Selezionare la funzione STRUMENTI/Generazione Nuovo Anno; Cliccare sul bottone "Inizio generazione"; Attendere il messaggio "La generazione degli archivi per l'anno 2017 è terminata correttamente". Operazioni da effettuare nel nuovo anno DOPO la generazione 1 - Gestione delle festività nel calendario della procedura La generazione crea in automatico il calendario dell anno 2017 nel quale l operatore deve inserire la festività per il Lunedì di Pasqua e per il Santo Patrono, operando come segue: Impostare la data di lavoro nell anno 2017; Selezionare la funzione Strumenti/Calendario Annuale; Posizionarsi sul mese che interessa, spostandosi con le frecce oppure utilizzando la maschera di ricerca; Spuntare come Festivo il giorno del Lunedì di Pasqua e quello della ricorrenza del Santo Patrono. 2 - Caricamento del calendario orari dei dipendenti Il caricamento del calendario con gli orari di lavoro svolti dai dipendenti deve essere effettuato dall operatore utilizzando una delle seguenti modalità. a) Caricamento del calendario utilizzando i TURNI TIPO Selezionare la funzione Impostazioni Generali / Parametri di Calcolo / Calendario Utilità; Cliccare su Turni tipo su GRUPPO oppure Turni tipo su DIPENDENTE ; Selezionare il gruppo o dipendente interessato al caricamento (è possibile caricare un gruppo o dipendente alla volta); Selezionare il turno tipo da utilizzare per il caricamento; Impostare la DATA INIZIO al 02/01/2017 (primo lunedì di gennaio 2017); NUM. RIPETIZIONE = indicare il numero delle volte che si vuole ripetere il turno tipo nel caricamento. Per caricare tutto l anno indicare 0 ; SPUNTA FESTIVI: se si spunta questo campo l orario viene caricato anche nei giorni festivi; Cliccare su CONFERMA CARICAMENTO; Ripetere gli stessi passaggi per gli altri gruppi o dipendenti. Dato che il primo lunedì dell anno è il 2 gennaio ricordarsi di caricare il calendario a ritroso fino al giorno uno attraverso la funzione Impostazioni Generali / Parametri di calcolo / Calendario orario gruppi o dipendenti. b) Caricamento del calendario utilizzando una SETTIMANA TIPO lavorata nell anno 2016 Per utilizzare questo tipo di caricamento è necessario soltanto verificare quale settimana dell anno 2016 si vuole replicare nell anno 2017 per ciascun gruppo di dipendenti o per ciascun dipendente Individuale ossia con orario di lavoro diverso dagli altri dipendenti. Selezionare la funzione Impostazioni Generali /Parametri di Calcolo / Calendario Utilità; Cliccare su "Settimana tipo di massa"; Pagina 8 di 12

9 Selezionare i dipendenti per i quali eseguire il caricamento; La data inizio della Settimana dal corrispondente alla settimana tipo dell'anno precedente da riportare per tutto l anno nuovo (la data inizio coincide sempre con un lunedì); Attivare la forzatura nel caricamento: questa opzione consente al programma di effettuare un ulteriore controllo sul turno tipo caricato nell anagrafica del dipendente e se il turno caricato è di ciclicità diversa da 7 giorni, il programma ricalcola il turno tipo in modo che tale ciclicità risulti corretta anche a partire dal primo di gennaio 2017; Al termine della selezione, sarà visualizzata la lista dei dipendenti interessati dove per ciascun dipendente viene riportata la data inizio e la data fine della settimana tipo scelta. Nella colonna note viene riportata la dicitura ciclicità diversa da 7 giorni nel caso in cui la settimana tipo indicata per il caricamento a uno o più giorni con orario diverso rispetto alla precedente. Ciò può accadere se il dipendente in una delle due settimane confrontate ha svolto un orario diverso per necessità di servizio, o perché effettivamente la ciclicità del turno è diversa da 7 giorni. Nel primo caso con il bottone di modifica è sufficiente indicare un'altra settimana tipo da caricare, nel secondo caso non occorre modificare nulla ed il dipendente sarà escluso dal caricamento del turno effettuato con tale utilità. Sarà necessario per lui procedere al caricamento tramite il turno tipo come indicato nel precedente punto (a). Per procedere al caricamento cliccare INIZIO CARICAMENTO; Attenzione: se nel calendario del nuovo anno è già stato inserito un orario (ed un tipo calcolo), procedendo con questa funzione l'orario verrà sostituito. c) Caricamento del calendario utilizzando la gestione della "TURNAZIONE" dell'anagrafica dipendente ("Turno Tipo" e "Giorno di Chiusura" dell'anagrafica dipendente). Questo tipo di caricamento è consigliato quando: si ha necessità di caricare il calendario un mese alla volta il dipendente lavora in base a turni con ciclicità diversa da 7 giorni l orario di lavoro ed il tipo calcolo da caricare nel calendario sono stati inseriti in un TURNO TIPO Esempio: "Turno con 25 giorni di ciclicità e inizio caricamento a partire da gennaio". Caricando il turno per il mese di gennaio, il giorno di chiusura dell anagrafica dipendente verrà valorizzato con 6. Tale giorno identifica l'ultimo giorno di turno, caricato nel calendario del dipendente, (dal 01/01 al 25/01 sono 25 giorni, dal 26/01 al 31/01 sono sei giorni); caricando il turno per il mese di febbraio, il giorno di chiusura dell anagrafica dipendente verrà valorizzato con 9 (dal 01/02 al 19/02 sono 19 gg. che sommati ai sei precedenti completano il turno di 25 giorni; dal 20/02 al 28/02 sono 9 gg. per cui il giorno di chiusura di febbraio sarà 9 cioè il nono giorno del turno) e così via. Selezionare la funzione Impostazioni Generali / Parametri di Calcolo/ Calendario utilità.; Cliccare su Turni tipo da anagrafica ; Selezionare il mese che si vuole caricare (GENNAIO); Indicare se si vuole caricare o meno l orario nei giorni festivi; Selezionare i dipendenti; Confermare l inizio del trasferimento dei turni indicati in anagrafica dipendente; CHIUSURA DELL'ANNO 2016 Controlli da effettuare prima di procedere alla chiusura dell'anno 2016 aver elaborato i cartellini fino al mese di dicembre compreso; aver sistemato le anomalie dei cartellini; aver verificato la corretta gestione dei totalizzatori e dei relativi residui al 31/12/2016 perché con la chiusura dell'archivio i residui verranno trasferiti nei totalizzatori dell'anno Con la chiusura dell'anno 2016 vengono generati i totalizzatori dell'anno 2017 con caricamento automatico dei "Limiti" (cioè ore/giorni spettanti nell'anno ad esempio per ferie, permessi ecc ) e dei "Riporti" (cioè i residui al 31/12/2016. Esempio: il residuo di ore/giorni di ferie non godute al 31/12/2016 viene trasferito nell'anno 2016 come "riporto"). N.B. - In situazioni particolari, dove non è possibile procedere alla gestione corretta dei cartellini e dei totalizzatori, è comunque possibile chiudere l'archivio purché si siano calcolati i cartellini di tutti i Pagina 9 di 12

10 dipendenti sino al 31/12/ Operando in questo modo però si deve tener conto che i "Riporti" che il programma trasferirà nei totalizzatori nel nuovo anno, saranno errati, dunque da correggere manualmente. - Se necessario la chiusura dell'anno può essere ripetuta (es.: per sistemare situazioni non completate o errate come chiusura dell'anno fatta con cartellini con anomalie oppure totalizzatori con residuo al 31/12 errato), ma in tal caso eventuali modifiche manuali fatte nella gestione dei totalizzatori nell anno 2016 saranno annullate. - Si consiglia di procedere alla chiusura dell anno 2016 prima di completare l elaborazione del cartellino di gennaio altrimenti i residui dei totalizzatori con il riporto non saranno corretti e sarà necessario procedere all aggiornamento manuale dei totalizzatori interessati. Iter per la chiusura dell anno ) completamento elaborazione cartellini 2016 Impostare la data di lavoro al ; completare l'elaborazione dei cartellini fino al mese di dicembre 2016; sistemare le eventuali anomalie; con la funzione Elaborazioni Mensili / Totalizzatori / Situazione Totalizzatori, verificare la situazione dei totalizzatori, in particolare di quelli il cui residuo dovrà essere riportato nell'anno successivo e, se necessario, apportare le dovute modifiche; procedere al blocco dei cartellini tramite la funzione Elaborazioni Mensili / Cartellino / Situazione Mesi Bloccati; procedere se necessario al calcolo delle liquidazioni (straordinari, turnazioni ecc...) con la funzione Elaborazioni Mensili / Liquidazioni; eseguire le stampe riepilogative annuali, utili sia per il controllo della situazione del dipendente, che per l'archiviazione. Le funzioni da utilizzare sono: Elaborazioni Annuali/ Riepilogo Generale Dipendente; Elaborazioni Annuali / Riepilogo Annuale Riassuntivo; Elaborazioni Annuali / Riepilogo Annuale Assenze; Elaborazioni Annuali / Riepilogo Assenze in Percentuale. 2) chiusura dell anno impostare la data di lavoro al ; utilizzare la funzione Strumenti / Chiusura-Riapertura Anno; impostare i dipendenti da includere nella chiusura (tutti, singola matricola, settore, servizio, gruppo); impostare la scelta per il caricamento del LIMITE. Per il caricamento del limite il programma è preimpostato con la scelta: "COME ANNO PRECEDENTE. Con tale opzione, su ogni totalizzatore verrà caricato il limite presente in ciascun totalizzatore, nel mese di gennaio 2016 (verificabile tramite la funzione Elaborazioni Mensili / Totalizzatori / Gestione). Se in tale mese il limite non c è, verrà prelevato (sempre se inserito) dal relativo raggruppamento (funzione Impostazioni Generali / Gestione Giustificativi / Raggruppamento Giustificazioni). Con la scelta COME RAGGRUPPAMENTO, su ogni totalizzatore verrà caricato il limite presente attualmente nel raggruppamento delle giustificazioni (funzione Impostazioni Generali / Gestione Giustificativi / Raggruppamento Giustificazioni). 3) verifica del nuovo archivio dell'anno 2017 Selezionare la data di lavoro al Con la funzione Elaborazioni Mensili / Totalizzatori / Situazione Totalizzatori, stampare i totalizzatori generati per l'anno 2017 Con il tabulato ottenuto controllare i dati riportati (Limiti e Riporti) e se necessario apportare eventuali modifiche con la funzione Elaborazioni Mensili / Totalizzatori / Gestione Pagina 10 di 12

11 Appendice: istruzioni per eseguire l aggiornamento Come eseguire gli aggiornamenti automatici dal client Per poter eseguire l aggiornamento automatico da client è necessario che l utente sia abilitato dal responsabile del sistema. L ambiente è naturalmente configurato per ricevere tutti, ed in alcuni casi eseguire, gli aggiornamenti che di volta in volta la Halley pubblica sul sito. È possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad eseguire gli aggiornamenti. Sul menu di una qualsiasi procedura: cliccare sui banner in alto a sinistra sulla voce Aggiornamenti procedura: se esistono degli aggiornamenti da eseguire, sarà indicato il loro numero tra le parentesi (Esempio: Aggiornamenti procedura (5)); una volta entrati nel dettaglio, sono elencati gli aggiornamenti da eseguire suddivisi tra: - gli aggiornamenti della procedura (Procedura); - gli aggiornamenti di altre procedure Halley (Altre procedure) - gli aggiornamenti del software non Halley, ma che Halley distribuisce (Terze parti). Le istruzioni sugli aggiornamenti automatici da client sono in linea (cliccare in alto a destra sulla voce ). Pagina 11 di 12

12 Come eseguire gli aggiornamenti manualmente dal client Se si ha la necessità di effettuare degli aggiornamenti di versioni test o scaglionati, è possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad accedere alla procedura Ambiente, in particolare alla funzione Procedure / Installazione-Aggiornamento. Nella maschera che si apre, selezionare il pacchetto.zip precedentemente scaricato dal sito sul proprio pc, quindi cliccare su Ok: Come scaricare gli aggiornamenti da Internet Laddove l automatismo dello scarico degli aggiornamenti venga disattivato, è possibile operare manualmente decidendo quale aggiornamento scaricare e quando eseguirlo. L'accesso al sito degli aggiornamenti è consentito: - dai banner delle procedure, cliccando sulla voce Aggiornamenti procedura, e di seguito sul link Sito aggiornamenti; - accedendo al sito e cliccando su Scarica Aggiornamenti: Pagina 12 di 12