Cambiare il Sistema Informativo

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1 Cambiare il Sistema Informativo avvertenze e consigli per la partenza ex-novo o per la sostituzione di quello esistente Febbraio

2 Contenuti Premessa Caratteristiche di un buon Sistema Informativo Due situazioni: Start Up o Sostituzione Percorso suggerito Cosa non fare Parliamone 2

3 Premessa Realizzare o cambiare Sistema Informativo è un fatto raro nella vita di un azienda, o almeno dovrebbe esserlo. Di solito capita quando si pianifica la partenza di una nuova realtà (società, divisione, filiale, area, fusione, scorporo, ) oppure quando ci accorge che il Sistema in funzione non è più adeguato alle esigenze. Indipendentemente dal motivo che ha portato a questa importante decisione, è un occasione da non perdere per conseguire ben più dei risultati che ci si potrebbe aspettare. La ricetta per non sbagliare (o comunque per ridurre di molto il rischio di rovinosi insuccessi) è semplice: Idee chiare sul business di oggi e su come potrà evolvere + Un metodo di lavoro collaudato, + il coinvolgimento di chi può decidere veramente in azienda e, per finire, I consigli di chi ha già portato a termine con successo altri progetti di tale complessità. Nelle pagine che seguono vi sono alcune considerazioni che potrebbero rivelarsi utili 3

4 Caratteristiche di un buon Sistema Informativo Un Sistema Informativo valido lo si riconosce da alcuni tratti somatici : Coerenza con Strategie, Struttura e Modello di funzionamento del business (aiuto all operatività, non intralcio) Aderenza alla realtà da gestire (specchio fedele dei fenomeni in divenire) Elevata integrazione: dati inseriti una volta sola e controllati alla fonte. Univocità di concetti e significati: per evitare equivoci devastanti Semplicità di utilizzo e, magari, interfaccia gradevole che riduce errori e stress. Flessibilità nell evoluzione seguendo gli sviluppi del business (= solidità del disegno di architettura dei dati) Affidabilità dei risultati forniti. 4

5 2 situazioni: Start Up o sostituzione del Sistema esistente Se si parte da zero o quasi (carta, Excel, PC mono-utente, ridisegno, ) il compito di scegliere ed avviare il nuovo sistema è relativamente più semplice, nel senso che non vi sono eredità di dati da traslocare e che di solito tutta la complessità da progettare e da realizzare può essere gestita senza grossi vincoli interni dovuti a scelte del passato. Si è più liberi, insomma. Se invece si sostituisce un Sistema funzionante, oltre al trasloco dei dati (che si modificano ogni giorno!) vi sono numerosi altri aspetti da affrontare. Ad esempio: - la scelta del periodo e la durata del fermo macchina per il passaggio dal vecchio al nuovo, - l adeguamento della realtà (oggetti fisici a magazzino o nei negozi) a nuovi codici, tabelle, significati, strutture, etichette, standard e norme, - il collegamento con sistemi di altri soggetti esterni (clienti, fornitori, negozi, agenti, banche, filiali, consociate, ) o interni (linee produttive, ) 5

6 Start Up o sostituzione (seguito) In entrambe le situazioni la tentazione più forte è quella di acquistare un pacchetto applicativo già presente sul mercato in funzione della sua notorietà o del suo basso costo oppure di accettare la proposta del fornitore del pacchetto attuale. È invece il momento più propizio per rivedere il modo di funzionare dell organismo per il quale si vuole realizzare il nuovo Sistema, per ridurre costi di struttura, abbreviare i Lead Time, eliminare gli sprechi. Occorre decidere prima di tutto cosa si vuole gestire col sistema e come lo si vuole fare (con quale grado di integrazione, di controllo, di automazione, di responsabilizzazione delle persone coinvolte), insomma prima occorre disegnare, almeno a grandi linee, quello che i consulenti chiamano Modello di Funzionamento, cioè l insieme dei processi da gestire per raggiungere gli obiettivi aziendali (chi fa cosa, in quale sito geografico, in che sequenza, con quali oggetti, codici, dati, controlli, ecc.) e il legame agli eventi che li innescano. Così facendo è poi possibile ricavare numerose informazioni, tra cui: - funzioni del nuovo sistema e loro classificazione per importanza, - dati da gestire nelle varie fasi di lavoro e validità delle codifiche in uso, - ruoli e responsabilità da assegnare alle persone e, disponendo dei volumi di lavoro (n. clienti, n. ordini, ) - stima dei giorni / persona necessari per ogni attività (tempi e costi utili per dimensionare l organico) 6

7 Percorso suggerito 1. Non partire assolutamente pensando al futuro Sistema, o almeno ai suoi aspetti tecnologici, ma pensare invece al Business da supportare e con quale approccio farlo (enfasi su Vicinanza al Cliente, su Eccellenza Operativa o su Leadership di Prodotto? È una scelta che guida poi tutto il resto. 2. Identificare gli Eventi di business a cui l azienda deve rispondere, siano essi eventi reali (arrivo di un ordine, arrivo merce a magazzino) oppure eventi di calendario (fine mese, epoca di consegna merce a cliente). 3. Per ciascun evento importante individuare un insieme di passi elementari da compiere per gestirlo in modo adeguato, secondo le policy definite, descrivendo chi fa cosa, in che sequenza e usando quali dati su quali mezzi (carta, PC, sistema centrale). Si costruiscono così le procedure e si elencano tutte le situazioni, i dati, i controlli e le esigenze che il futuro sistema dovrà gestire. In questa fase è opportuno prevedere anche le esigenze del Controllo di Gestione e disegnare o abbozzare almeno, i principali report per la Direzione. 4. Se bisogna sostituire un sistema in funzione occorre poi elencare tutte le particolarità che assolutamente non si vogliono perdere (simili a gemme da disincastonare e trasferire poi sul nuovo). 5. A questo punto si compila la lista di esigenze da coprire e si è pronti per cercare un sistema già esistente sul mercato (valutando Fornitore e livello di copertura delle esigenze e quindi le modifiche da fare) o, in casi estremi, per decidere di realizzare un sistema su misura. 7

8 Cosa NON fare Dopo anni di esperienze sul campo e numerosi interventi di pronto soccorso a progetti in pericolo ecco alcune raccomandazioni su cosa NON fare: 1 acquistare / realizzare un software applicativo senza prima: - aver capito le esigenze vere, attuali e future (con gli operativi), - aver disegnato almeno i processi principali (in genere meno di 10), - aver valutato vincoli e rischi di varia natura (specie quelli tecnologici e di integrazione tra sistemi in ambienti diversi),, - aver esaminato con attenzione il pacchetto (referenze, ma anche e soprattutto solidità e affidabilità del fornitore), - aver capito e descritto le eventuali personalizzazioni da fare, - aver definito tempi e costi (anche unitari) di tutte le attività per tipologia (incluso il trasloco dei dati, l addestramento, ecc.), - aver conosciuto il fornitore e le sue persone chiave (esperti di pacchetto), - aver preparato un contratto chiaro, completo, dettagliato e con scadenze realistiche ma irrobustite magari da penali o sconti. 2 partire senza aver definito e comunicato ufficialmente a tutta l azienda: perimetro del progetto, gruppo di lavoro e responsabilità di ciascuno, timing e frequenza / modalità di controllo avanzamento, rilasci intermedi. 3 abbandonare a sé stesso il gruppo di lavoro. La presenza dello sponsor (che decide con rapidità e autorevolezza) è essenziale per avere sufficienti probabilità di successo. 8

9 Parliamone saremo lieti di confrontarci con Voi su questi temi, mettendo una metodologia collaudata con successo e tutta la nostra esperienza a Vostra disposizione. Fabio Zanzotera Partner KLEIS Consulting Srl - MILANO Viale N. Sauro, Tel: Fax:

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