Il ciclo di vita dei documenti

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1 03 Il ciclo di vita dei documenti Mercoled o ore ArchvoCetrale dellostato PazzaledelArchv,7- RomaEUR di Augusto Cherchi

2 ARCHIVIO: una definizione e una prassi DEFINIZIONE REALTÀ PRASSI complesso di documenti prodotti o acquisiti durante lo svolgimento delle attività di un ente è sempre frutto del lavoro di persone deve soddisfare esigenze pratiche è il prodotto di un percorso che si snoda attraverso PRODUZIONE, USO, CONSERVAZIONE Variabili diverse possono produrre risultati diversi

3 ARCHIVIO: una definizione e una prassi L'ARCHIVIO Complesso organico di documenti. Un eccezionale patrimonio informativo che assolve a 3 obiettivi principali Tutela giuridica Provare diritti Efficienza amministrativa e operativa Conoscere situazioni e precedenti Misuratore di efficienza Verificare risultati Fonte storica Conservare la memoria Va inteso perciò come un SERVIZIO che deve assicurare l'ordinamento della documentazione prodotta e la reperibilità. La BUONA ORGANIZZAZIONE dell'archivio inizia nel momento della produzione del documento e si basa su una condivisione di criteri e di metodo.

4 IL VINCOLO ARCHIVISTICO É il nesso che collega logicamente la documentazione prodotta dal soggetto produttore: è ciò che distingue una semplice raccolta di carte da un archivio. NECESSARIO domanda/risposta sequenza di attività concatenate VINCOLO ARCHIVISTICO INVOLONTARIO la collocazione del doc è determinata dal flusso Ogni documento ha significato in quanto parte di un contesto più ampio costituito da ciò che precede e da ciò che segue. Rompere il vincolo significa depauperare il potere informativo, giuridico e culturale che il documento assume in relazione al contesto dell'affare cui si riferisce.

5 UNICITÀ DELL'ARCHIVIO Fasi differenti di un ciclo di vita unitario, frutto della convivenza di differenti finalità: OPERATIVE GIURIDICHE STORICHE/CULTURALI CARATTERISTICHE DEL DOCUMENTO Caratteristiche, sempre presenti nel documento, si manifestano in misura diversa a secondo delle sue diverse fasi di vita: ATTIVA SEMIATTIVA INATTIVA

6 PRINCIPIO DI PROVENIENZA L'ufficio produttore è responsabile della conservazione in tutte le fasi di vita del documento. All'ufficio produttore è affidata la custodia e l'integrità della documentazione. Dopo il trasferimento in archivio di deposito, l'ufficio produttore mantiene la responsabilità sulla conservazione delle distinte di versamento e la tracciabilità delle operazioni di trasferimento dei materiali.

7 IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE 1 La gestione documentale è lo strumento metodologico che governa la pratica di chi crea o usa documenti nel corso della sua attività: analizza e definisce le modalità di produzione, organizzazione, conservazione e scarto della documentazione; governa i flussi nelle varie fasi.

8 IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE 2 L'esistenza di un sistema di gestione documentale comporta la definizione di: entità coinvolte finalità del sistema regole di funzionamento compiti e responsabilità strumenti (procedure, linee guida, standard, policy condivise)

9 IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE 3 Benefici della gestione documentale: condurre attività in modo ordinato ed efficiente assicurare continuità ai flussi di informazioni (anche in occasione di riorganizzazioni, trasferimento e "disastri") coordinare norme e regolamenti fornire protezione e supporto durante le cause, inclusa la gestione dei rischi fornendo le prove dell'attività dell'organizzazione supportare e documentare le attività di sviluppo e decisionali contribuire alla definizione di un'identità dell'azienda mantenere la memoria

10 IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE TUTTI COLORO CHE LAVORANO ALL'INTERNO DELL'AZIENDA SONO COINVOLTI L'ARCHIVIO È DI TUTTI E SERVE A TUTTI

11 Persegue 2 FINALITÀ UTILIZZO della documentazione a fini operativi e amministrativi CONSERVAZIONE degli atti In questa fase avviene la creazione e registrazione del documento. È il momento in cui il documento diviene parte integrante dell'archivio. Il DOCUMENTO è ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti utilizzati ai fini dell'operatività dell'ufficio produttore: qualunque contenuto prodotto in forma cartacea o elettronica, banche dati, immagini, filmati, disegni, registrazioni audio ecc.

12 IL FASCICOLO La fascicolazione è una forma di aggregazione organizzata di documenti, nelle aziende private non sempre è codificata. Il documento è inserito nel FASCICOLO, l'unità archivistica indivisibile di base di un archivio. Raccolta ordinata della documentazione che si è prodotta durante la trattazione di un affare contiene quindi: atti ricevuti, atti spediti, atti di corredo.

13 IL FASCICOLO La fascicolazione è una forma di aggregazione organizzata di documenti, nelle aziende private non sempre è codificata. I fascicoli possono essere formati in base: all'oggetto secondo il principio di pertinenza alla forma e provenienza in sequenza cronologica Possono basarsi sul principio di aggregazione per: affare persona attività: documenti prodotti nello svolgimento di attività semplici, non discrezionali e ripetitive (meri adempimenti o risposte obbligate)

14 IL FASCICOLO La fascicolazione, nelle aziende private, più che una operazione codificata, è una pratica in uso. Nel dettaglio: il fascicolo è costituito dai documenti relativi a una determinata pratica, collocati, all'interno di un raccoglitore in ordine cronologico gli allegati devono rimanere uniti al documento a cui si riferiscono sulla camicia del fascicolo devono essere riportati gli estremi identificativi Un insieme di fascicoli omogenei costituisce una SERIE archivistica. Per governare la sequenza dei fascicoli: un REPERTORIO = elenco dei fascicoli via via formati.

15 Custodisce la documentazione che, pur avendo terminato la sua fase attiva, è ancora utile dal punto di vista operativo e non può ancora essere destinata a un uso prevalentemente culturale In questa fase si avviano le azioni per il passaggio nell'archivio storico e gli scarti, cioè la selezione e eliminazione del materiale ritenuto superfluo a fini legali e storici. Lo SCARTO è un'operazione necessaria e imprescindibile per poter conservare con la necessaria attenzione i documenti - essenziali per la tutela dei diritti - utili per la comprensione "storica" dell'azienda. Alla base dello scarto principi di - economicità: distruggo per poter conservare; - praticabilità: distruggo per poter consultare.

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