Supplier Information Performance Management. Manuale On-boarding Fornitori

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1 Supplier Information Performance Management Manuale On-boarding Fornitori manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 1 of 17

2 Contenuti Introduzione... 3 Il processo di On-boarding... 4 Fase 1: Creazione dell account... 4 Fase 2: Profilo Pubblico... 8 Fase 3: Profilo Pirelli... 9 Fornitori Raw Material manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 2 of 17

3 Introduzione Questo documento ha lo scopo di fornire le linee guida per un corretto processo di on-boarding. manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 3 of 17

4 Il processo di On-boarding Fase 1: Creazione dell account Il fornitore riceverà una mail di invito spedita dal sistema di registrazione Ariba (Amministratore Ariba Per dare avvio alla registrazione il fornitore dovrà cliccare sul link evidenziato nella mail Fare clic qui oppure copiare il link evidenziato nel proprio browser. (PS: Per i fornitori Raw Material prendere visione anche del paragrafo Raw Material) manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 4 of 17

5 Comparirà la seguente schermata : Nella videata sono presenti le informazioni con note introduttive alla piattaforma Ariba Commerce Cloud. Se il fornitore è già in possesso di un account Ariba è necessario selezionare Fare clic qui. In caso contrario selezionare Continua. In seguito, comparirà il messaggio di registrazione come nuovo fornitore: Selezionare nuovamente Continua. manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 5 of 17

6 La pagina successiva indica le informazioni che devono essere inserite in fase di registrazione su Ariba Commerce Cloud. Premere Invia per iniziare la compilazione delle diverse sezioni. Sezione 1: dati generali riguardanti la società Sezione 2: account dell utente Solo dopo avere letto e accettato le condizioni di utilizzo selezionare Invia. manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 6 of 17

7 A questo punto il sistema invia una mail che indica il completamento della registrazione e comunica l ID account dell organizzazione ed il Nome Utente che dovranno essere utilizzati per i futuri accessi. manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 7 of 17

8 Fase 2: Profilo Pubblico Dopo avere sottomesso le informazioni di base, viene richiesta la compilazione dei campi del profilo pubblico raggiungibile selezionando la voce Vai al profilo della società : Comparirà la seguente videata : Una volta inserito l anno di fondazione (che è un dato obbligatorio), sarà a cura del fornitore valutare quali altri informazioni compilare nel profilo pubblico, ricordando che queste informazioni saranno poi visibili a tutti i clienti dell Ariba Network. Terminata questa operazione per procedere alla fase successiva selezionare Salva. Comparirà dunque il messaggio Il profilo è stato aggiornato. A questo punto si dovrà passare alla compilazione del profilo Pirelli. manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 8 of 17

9 Fase 3: Profilo Pirelli Per procedere alla compilazione del questionario Pirelli : 1. Selezionare la sezione Richiesto dal cliente 2. Selezionare Pirelli Tyre S.p.A. In questo modo si viene reindirizzati al questionario Pirelli. manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 9 of 17

10 Il questionario sarà precompilato per quanto riguarda la domanda 1.1 (vedi esempio sottostante) che indica la macrocategoria per cui il fornitore è stato invitato al processo di on-boarding. La categoria non deve essere cambiata manualmente dal fornitore, in caso ci dovesse essere tale esigenza è necessario inviare una mail al supporto manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 10 of 17

11 Il questionario si compone delle seguenti sezioni : Tutte le sezioni devono essere correttamente compilate, particolare attenzione va posta all area dedicata ai certificati e documenti dove si richiede di allegare tutti i documenti previsti per la macrocategoria per cui si sta facendo l assessment. Per allegare un file, cliccare su Allega un file, e successivamente selezionare OK. Comparirà questa videata: Cliccare OK per confermare il caricamento del file. Per ogni documento è inoltre necessario specificare la Data di inizio validità e la Data di scadenza. Il Fornitore alla scadenza dei documenti riceverà una mail dove viene avvisato in modo generico che il profilo necessita di essere aggiornato. Qualora il fornitore desiderasse aggiungere una nota è possibile selezionando l icona accanto alla voce Allega un file. manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 11 of 17

12 Prima di inviare il profilo è possibile salvarlo come bozza, tale operazione è consigliata anche durante la fase di compilazione del profilo per evitare di perdere i dati inseriti in caso di malfunzionamento del sistema. Selezionare Salva Bozza per salvare il profilo come una bozza. Qualora il fornitore desideri invece inviarlo, cliccare su Invia. Al momento dell invio, il sistema segnalerà se alcuni campi non sono stati compilati. Nella figura seguente è mostrato un esempio del messaggio di errore. manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 12 of 17

13 Il fornitore deve quindi procedere alla compilazione dei campi mancanti e ri-sottomettere il questionario selezionando nuovamente Invia. Dopo avere inviato il questionario selezionare Salva. A questo punto lo stato del profilo Pirelli risulterà completo. A questo punto avrà inizio il processo approvativo interno di Pirelli, di cui saranno incaricate le funzioni competenti. Al termine del processo il fornitore riceverà un riscontro positivo o negativo. manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 13 of 17

14 Fornitori Raw Material I fornitori di tipologia Raw Material sono caratterizzati dall avere il prodoto principale/categoria di servizio già precompilata con la dicitura Raw material : La mail di invito diferisce dalla mail descritta nel paragrafo Fase1: creazione dell Account, come mostrato nella figura seguente: manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 14 of 17

15 Questo avviene poichè in questo caso i fornitori sono invitati ad un diverso processo di on-boarding che è composto da 2 self-assessment invece di uno solo. Va ricordato inoltre che entrambi sono obbligatori per potersi consideare caricati nel sistema Ariba. Dopo aver cliccato su fare click qui si viene reindirizzati al primo self-assessment (la registrazione su Ariba) che va completato con le stesse modalità illustrate nel paragrafo 2.1 Fase 1: Creazione dell Account. Il profilo Pirelli che il fornitore raw materials deve completare è composto dalle stesse prime quattro sezioni comuni a tutte le tipologie di fornitori. È presente però un ulteriore sezione che è mostrata nella seguente figura: Per ogni plant omologato del fornitore è richiesto il caricamento di un documento. Le descrizioni del plant, che nell esempio sono indicate con Nome Plant1 e Nome Plant2 sono impostate da Pirelli e non devono essere modificate dal fornitore. In caso fossero necessari chiarimenti su tale punto inviare una mail al supporto (Supplier.Support@pirelli.com). Dopo avere compilato il questionario di profilo selezionare Invia manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 15 of 17

16 Selezionare Salva e successivamente Chiudi : Ora è possibile accedere al secondo self-assessment, che è un questionario sul rischio. Procedere selezionando l assessment a cui si è stati invitati a partecipare come mostrato in figura: manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 16 of 17

17 A questo punto comparirà la survey corrispondente, come mostrato nella figura in basso. Non deve essere modificata la descrizione del plant, poichè è stata preimpostata da Pirelli. In alto a destra è indicato il tempo disponibile alla compilazione del questionario. Dopo avere compilato completamente la survey selezionare Invia. Selezionando Crea messaggio è inoltre possibile inviare una richiesta di chiarimento sul questionario. Dopo avere composto il messaggio selezionare Invia. Anche il secondo self-assessment è ora completo. A questo punto avrà inizio il processo approvativo interno di Pirelli, di cui saranno incaricate le funzioni competenti. Al termine del processo il fornitore riceverà un riscontro positivo o negativo. manuale+on-boarding+fornitori_v3 Page 17 of 17