MANUALE DELLA CONSERVAZIONE SERVIZIO FNP

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1 MANUALE DELLA CONSERVAZIONE SERVIZIO FNP

2 Tipo di documento: Manuale 2/27 INDICE 1 SCOPO DEL DOCUMENTO RIFERIMENTI CONTRATTUALI RIFERIMENTI NORMATIVI DEFINIZIONI LA CONSERVAZIONE A NORMA REGOLE GENERALI I documenti analogici con valore tributario I documenti informatici con valore tributario IL PROCESSO FNP Ciclo attivo Ciclo Passivo LA CHIUSURA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE: IL DISCO LOGICO FORMATI AMMESSI LA RICERCA E L ESIBIZIONE A NORMA GENERAZIONE DELL IMPRONTA DELL ARCHIVIO IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE DATI IDENTIFICATIVI COMPITI DEL RESPONSABILE DATI IDENTIFICATIVI DELLA CA E TSA CONTESTO ARCHITETTURALE ARCHITETTURA FISICA ARCHITETTURA APPLICATIVA Livello Presentation Livello Business Livello Dati GESTIONE DELLA SICUREZZA Sicurezza degli accessi Tracciabilità delle operazioni Reperimento dei documenti e corretta esibizione... 27

3 Tipo di documento: Manuale 3/27 1 SCOPO DEL DOCUMENTO Il presente manuale descrive il sistema di conservazione a norma Agenzia per l Italia Digitale (AGID) messo a disposizione dei Clienti del servizio Fattura No Problem (FNP) di BancoPosta. Esso, in generale, ha lo scopo di: Descrivere come è stato implementato il processo di conservazione e gli aspetti operativi per arrivare alla produzione dei lotti contenenti la documentazione digitale conservata a norma, Descrivere le competenze, il ruolo e le responsabilità del Responsabile della Conservazione Sostitutiva incaricato, Descrivere le funzionalità accessorie dell esibizione a norma, Descrivere le procedure di sicurezza adottate per tale processo, Descrivere l architettura fisica, applicativa e funzionale del sistema di Conservazione a norma. Eventuali difformità rispetto al flusso e, in generale, a quanto indicato all interno del presente manuale, sono imputabili direttamente a specifiche scelte del Cliente e rimangono sotto la sua completa responsabilità.

4 Tipo di documento: Manuale 4/27 2 RIFERIMENTI CONTRATTUALI Le tematiche trattate sono regolate secondo quanto contenuto nei documenti contrattuali sottoscritti, i quali sono parte integrante del presente Manuale.

5 Tipo di documento: Manuale 5/27 3 RIFERIMENTI NORMATIVI Il documento recepisce le indicazioni fornite da AGID ed in particolare le Regole Tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali (Deliberazione n.11/2004 del 19 Febbraio 2004) e le successive Note Esplicative delle Regole Tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico. Di seguito i riferimenti alle norme principali che regolano il processo di conservazione e di esibizione dei documenti, recepiti dal servizio di conservazione a norma descritto dal presente Manuale: [1] Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n.82 (G.U. n.112 del 16 maggio 2005) Codice dell'amministrazione digitale e successive modifiche, che fornisce gli elementi per definire e garantire la validità dei documenti informatici e pone obblighi precisi per la loro accettazione; [2] Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 Febbraio 2004 e relative note esplicative, he regola la conservazione dei documenti in formato elettronico; [3] Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n.52, Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalita' di fatturazione in materia di IVA. [4] Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004, Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. [5] Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze 23 gennaio, che definisce le modalità di gestione di tutti i documenti elettronici con valenza tributaria, e successive Risoluzioni e Circolari Agenzia delle Entrate [6] Legge n 2 del 28 gennaio 2009, che converte in legge il Decreto-legge anti-crisi del 29 novembre 2008 n 185, recante misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa [7]Decreto 7 marzo 2008, individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze (G.U. n.103 del 3 maggio 2008). [8]Decreto 3 aprile 2013, regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 (G.U. n. 118 del 22 maggio 2013). [9] Circolare DigitPA n 59, 29 Dicembre 2011, Modalità per presentare la domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. [10] DPCM 3 Dicembre 2013, Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis, 23 -ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

6 Tipo di documento: Manuale 6/27 4 DEFINIZIONI Secondo la Deliberazione CNIPA n. 11 del 2004 si distinguono due macro categorie di documenti: Documento analogico: documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Il documento analogico può essere a sua volta: Originale unico oppure non unico se, in questo ultimo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche a carico di terzi. Copia di un documento analogico originale. Di seguito si riportano le definizione di alcuni termini utilizzati: Firma digitale: il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore (tramite la chiave privata) e al destinatario (tramite la chiave pubblica) di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita, generata mediante l'applicazione, alla prima, di una opportuna funzione di hash. Funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali. Riferimento Temporale: informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici da una procedura informatica. Marca Temporale: è una evidenza informatica risultato di una procedura informatica, con cui si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile ai terzi. Firma elettronica qualificata (o sottoscrizione elettronica) è definita come la firma elettronica basata su una procedura che permetta di identificare in modo univoco il titolare, attraverso mezzi di cui il firmatario deve detenere il controllo esclusivo (smart card, token, HSM), e la cui titolarità è certificata da un soggetto terzo (Certification Authority) attraverso un certificato qualificato. È inoltre richiesto l'uso del dispositivo di firma sicuro, capace cioè di proteggere efficacemente la segretezza della chiave privata. Certificato digitale: è un documento elettronico che attesta, con una firma digitale, l'associazione tra una chiave pubblica e l'identità di un soggetto.

7 Tipo di documento: Manuale 7/27 Certificato digitale qualificatoè l'attestato elettronico, rilasciato da una Certification Authority, che consente di verificare l'identità del titolare e collega al titolare stesso i dati utilizzati per verificare la firma. Esso contiene: - i dati identificativi di colui che rilascia il certificato; - i dati identificativi del titolare della chiave; - la chiave pubblica del titolare; - l'indicazione dei termini di validità del certificato TSA: Time Stamp Authority, ente terzo che emette i certificati di marcatura temporale. TSS: Time Stamp Service, servizio di marcatura temporale che emette marche temporali utilizzando il certificato emesso da TSA. Questo servizio deve rispettare i requisiti del RFC 3161 e il titolo IV del DPCM 13 gennaio 2004 HSM: Hardware SecurityModule, dispositivo per la custodia sicura di chiavi di firma digitale che permettono di firmare in remoto e in modalità automatica più documenti contemporaneamente, garantendo di fatto migliori prestazioni rispetto alle semplici smartcard o ai token USB. FNP: acronimo di Fattura No Problem, soluzione di Poste Italiane dedicata ai correntisti BancoPostaImpresa online, che consente di gestire in modo integrato tutte le attività del processo di fatturazione elettronica (ciclo attivo e ciclo passivo) attraverso lo scambio e la conservazione delle fatture, con la sicurezza della firma digitale. CBI: serviziobancario che consente alle imprese di poter gestire la propria tesoreria in modalità telematica. In particolare, attraverso un unico collegamento l'impresa può ottimizzare tutti i rapporti di conto che intrattiene presso più banche. FEPA: acronimo del servizio di Fatturazione Elettronica verso la PA.

8 Tipo di documento: Manuale 8/27 5 LA CONSERVAZIONE A NORMA 5.1 Regole generali I documenti analogici con valore tributario Nel caso di conservazione a norma di documenti analogici a valore tributario, si precisa quanto segue: 1. i documentidovranno essere stampati e archiviati su carta fino alla fine del processo di conservazione a norma 2. l acquisizione dell immagine dei documenti analogicipuò avvenire direttamente dal gestionale aziendale incaricato della loro produzione, secondo quanto reso possibile dalla Risoluzione n 158/ 2009 dell Agenzia delle Entrate e quindi senza passare necessariamente dalla scansione del documento cartaceo I documenti informatici con valore tributario Ai sensi del Decreto del Ministero dell'economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 [5], i documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno i seguenti requisiti di formazione: 1. sono documenti statici non modificabili; 2. sono emessi con apposizione del riferimento temporale e della firma digitale; 3. sono memorizzati in ordine cronologico e senza soluzione di continuità per ciascun periodo di imposta; 4. sono ricercabili in base a chiavi ben definite. Si precisa che per documenti informatici rilevanti ai fini tributari, si intende documenti che nascono in formato digitale e che non vengono mai materializzati (se non per l eventuale postalizzazione cartacea verso il ricevente in mancanza di un accordo esplicito tra le parti). In tale scenario, pertanto, si deve tenere presente che: il processo di conservazione dovrà concludersi entro 15 giorni dalla data di emissione; l ordine cronologico e l assenza di soluzione di continuità (secondo quanto stabilito dall art del Codice Civile per l ordinata contabilità) è garantita dal Cliente e dal servizio FNP ed è posto solo la completa responsabilità del Cliente. Il servizio di conservazione a norma non effettuerà alcun tipo di controllo in tal senso; il Cliente potrà conservare parte delle fatture in modalità sostitutiva e parte in modalità tradizionale a condizione che le prime siano annotate in uno specifico registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica; si specifica che la responsabilità di una gestione contabile conforme alle norme applicabili in materia è sotto la piena responsabilità del Cliente.

9 Tipo di documento: Manuale 9/ Il processo FNP Ciclo attivo Il servizio di conservazione a norma descritto nel presente Manuale si propone come obiettivo quello di consentire la conservazione del ciclo attivo dei Clienti Banco Posta tramite il servizio FNP. Il flusso di gestione del Ciclo attivo può essere rappresentato come di seguito: Figura 1 Ciclo Attivo Le fatture del Ciclo attivo gestite sulla piattaforma FNP possono essere di tre tipi differenti: 1. Fatture caricate su FNP dal Cliente al solo scopo di garantirne la conservazione a norma (fatture analogiche o elettroniche) In questo scenario, il sistema di conservazione prende in carico la memorizzazione dei documenti e il loro mantenimento nel tempo, ma non effettua alcuna verifica sulla

10 Tipo di documento: Manuale 10/27 sequenzialità dei documenti conservati o sull ordine cronologico dei documenti ricevuti (art. 3 DM del 23 gennaio 2004). I file, che vengono trasmessi tramite FNP al sistema di conservazione a norma, sono del tipo CBI (XML standard per il circuito interbancario) e possono contenere uno o più file codificati in base64. La natura della fattura veicolata (analogica/digitale) viene valorizzata dal Cliente ed inoltrata al servizio di conservazione a norma, per il tramite del servizio FNP che valorizzerà il parametro definito. Le attività eseguite per la conservazione di una fattura in formato CBI dipendono dai seguenti scenari: CBI non firmato contenente una o più fatture in allegato nei formati ammessi, firmate digitalmente. In questo caso, il processo di conservazione prevede la memorizzazione dei soli allegati e utilizza il file CBI contenitore per l estrazione dei metadati. CBI non firmato contenente allegati non firmati digitalmente; In questo caso, il processo di conservazione prevede la memorizzazione dei soli allegati e utilizza il file CBI contenitore per l estrazione dei metadati. CBI firmato contenente uno o più allegati, firmati oppure no. In questo caso, il processo di conservazione prevede la memorizzazione dell intero file CBI(che presenta le caratteristiche proprie del documento informatico a valore tributario) e l estrazione, dallo stesso, dei metadati necessari alla chiusura del processo di conservazione. Si precisa che il sistema di conservazione elabora il CBI per estrapolare le informazioni necessarie alla conservazione ed in base al valore assegnato allo specifico parametro, discrimina la fattura come elettronica o come analogica. In questo scenario, le fatture conservate all interno del sistema di conservazione potranno avere, in base alle specifiche di processo utilizzate dal Cliente, i seguenti possibili formati: Documento PDF -PDF/A con firma PADES Documento in uno dei formati ammessi con l aggiunta dell estensionep7m (e.g. PDF.P7M) Documento in formato XML con firma XADES Documento in uno dei formati ammessi dal sistema di conservazione (e.g. PDF, XML) Il file CBI deve contenere tutte le informazioni necessarie per una corretta conservazione a norma (es. presenza del parametro su fatture emesse e fatture trasmesse ). Più precisamente, l informazione sulla natura del documento fattura (analogica/ elettronica) verrà passata come parametro all interno del file CBI; la corretta valorizzazione del campo sarà responsabilità del Cliente.

11 Tipo di documento: Manuale 11/27 Si specifica che la piattaforma di fatturazione elettronica verso la PA di PostelPrint provvederà alla chiusura del processo di conservazione in un tempo J+5 dal momento del ricevimento del file. Il Cliente si impegna inoltre ad inviare documenti sottoscritti digitalmente nei modi previsti dalla normativa di riferimento. L invio di eventuali documenti non sottoscritti digitalmente (quindi privi dei requisiti attribuiti al documento informatico dall art. 3 del DM del 23 gennaio 2004) è sotto la completa responsabilità del Cliente e non sarà oggetto di verifica da parte di PostelPrint. 2. Fatture elettroniche indirizzate ai privati, caricate su FNP allo scopo di garantirne l emissione come documenti informatici e la conservazione a norma(fatture elettroniche); Tutte le fatture emesse elettronicamente da Poste Italiane in nome e per conto del Cliente e destinate alle Imprese o PA non vincolate a SDI, vengono conservate a norma secondo le regole previste dalla normativa di riferimento. La fase di conservazione è attivata dal cliente. E pertanto sua responsabilità avviare il processo affinché sia mantenuta la tempistica normativa di riferimento (es. conservazione entro 15 gg dalla data di emissione). I file relativi a questo scenario sono del tipo CBI non firmato e contengono un solo allegato fattura codificato in base64, firmatodigitalmente attraverso un certificato di firma digitale di Poste Italiane abilitato alla firma automatica e custodito sul dispositivo HSM presso la struttura del Certificatore Accreditato Postecom S.p.A. Il file CBI (inteso come file xml) nonfirmato verrà utilizzato per l estrazione dei metadati relativi alla fattura, da utilizzare per la memorizzazione del documento all interno del sistema di conservazione. Si specifica che la piattaforma di fatturazione elettronica verso la PA di PostelPrint provvederà alla chiusura del processo di conservazione in un tempo J+5 dal momento del ricevimento del file. Il Cliente si impegna inoltre ad inviare documenti sottoscritti digitalmente nei modi previsti dalla normativa di riferimento. L invio di eventuali documenti non sottoscritti digitalmente (quindi privi dei requisiti attribuiti al documento informatico dall art. 3 del DM del 23 gennaio 2004) è sotto la completa responsabilità del Cliente e non sarà oggetto di verifica da parte di PostelPrint. 3. Fatture caricate da FNP per l indirizzamento verso PA, l emissione come documenti informatici, la trasmissione tramite Sistema di Interscambio e la successiva conservazione a norma (fatture elettroniche su circuito XMLPA). Tutte le fatture verso la PA emesse tramite FNP, vengono trasferite verso il sistema di conservazione a norma in formato XLMPA. Ciascun file trasmesso viene sottoscritto con firma digitale attraverso un certificato di Poste Italiane abilitato alla firma automatica e custodito sul dispositivo HSM presso la struttura del Certificatore Accreditato Postecom S.p.A.

12 Tipo di documento: Manuale 12/27 In tutti i casi, il flusso di conservazione prevede la conservazione di tutte le fatture transitate per il Sistema di Interscambio e delle ricevute/notifiche scambiate con lo stesso. Ogni tracciato XMLPA caricato sul sistema e trasferito in conservazione dovrà contenere una sola fattura emessa e il codice ufficio della Pubblica Amministrazione destinataria corretto, così come depositato presso l Indice della Pubblica Amministrazione (IPA). Le fatture memorizzare all interno del sistema di conservazione saranno in formato XML.P7M. Si specifica che la piattaforma di fatturazione elettronica verso la PA di PostelPrint provvederà alla chiusura del processo di conservazione in un tempo J+5 dal momento del ricevimento del file. Il Cliente si impegna inoltre ad inviare documenti sottoscritti digitalmente nei modi previsti dalla normativa di riferimento. L invio di eventuali documenti non sottoscritti digitalmente (quindi privi dei requisiti attribuiti al documento informatico dall art. 3 del DM del 23 gennaio 2004) è sotto la completa responsabilità del Cliente e non sarà oggetto di verifica da parte di PostelPrint Ciclo Passivo Il servizio di conservazione a norma descritto nel presente Manuale si propone come obiettivo quello di consentire la conservazione del ciclo passivo dei Clienti Banco Posta tramite il servizio FNP. Il flusso di gestione del Ciclo passivo può essere rappresentato come di seguito:

13 Tipo di documento: Manuale 13/27 Figura 2 Ciclo passivo Il processo del ciclo passivo delle fatture può essere distinto in base alle 2 tipologie di lavorazioni: 1. Ciclo Passivo per Correntista PA (fatture elettroniche su circuito XMLPA). In questo scenario, il sistema di conservazione a norma riceverà, tramite il servizio FNP, le fatture ricevute dall Amministrazione in formato XMLPA e un file di accompagnamento con i dati minimi per la conservazione a norma comprensivo dei campi obbligatori protocollo e data di registrazione. Più precisamente, il sistema di conservazione riceverà, per ogni singola fattura, le seguenti informazioni: Intero file Fattura XML firmato (così come pervenuto da SDI) File di accompagnamento integrato con i dati minimi previsti per la conservazione a norma. Si specifica che la piattaforma di fatturazione elettronica verso la PA di PostelPrint provvederà alla chiusura del processo di conservazione in un tempo J+5 dal momento del

14 Tipo di documento: Manuale 14/27 ricevimento del file. Il Cliente si impegna inoltre ad inviare documenti sottoscritti digitalmente nei modi previsti dalla normativa di riferimento. L invio di eventuali documenti non sottoscritti digitalmente (quindi privi dei requisiti attribuiti al documento informatico dall art. 3 del DM del 23 gennaio 2004) è sotto la completa responsabilità del Cliente e non sarà oggetto di verifica da parte di PostelPrint. 2. Ciclo Passivo per Correntista Privato (fatture analogiche o elettroniche). Nel caso di ciclo passivo per Correntista Privato 1, il sistema di conservazione a norma riceve dal sistema FNP la fattura in formato CBI e un file di accompagnamento contenente i dati minimi per la conservazione a norma (comprensivi delle informazioni obbligatorie su protocollo e data di registrazione). Le attività eseguite per la conservazione di una fattura in formato CBI dipendono dai seguenti scenari: CBI non firmato senza allegati In questo caso, il processo di conservazione prevede la memorizzazione dell intero file CBI(da intendersi in questo caso come fattura analogica) e l utilizzo del file di accompagnamento per le informazioni integrative necessarie alla conservazione a norma. CBI non firmato e contenente uno o più fatture in allegato nei formati ammessi, firmate digitalmente. In questo caso, il processo di conservazione prevede la memorizzazione delle sole fatture allegate (secondo le regole stabilite per la conservazione delle fatture elettroniche) e l utilizzo del file di accompagnamento per le informazioni necessarie alla conservazione a norma. CBI non firmato e contenente uno o più fatture in allegato non firmate digitalmente In questo caso, il processo di conservazione prevede la memorizzazione delle sole fatture allegate (secondo le regole stabilite per la conservazione sostitutiva dei documenti analogici) e l utilizzo del file di accompagnamento per le informazioni necessarie alla conservazione a norma. CBI firmato contenente uno o più allegati, firmati oppure no. In questo caso, il processo di conservazione prevede la memorizzazione dell intero file CBI(che presenta le caratteristiche proprie del documento informatico a valore tributario) e l utilizzo del file di accompagnamento per le informazioni integrative necessarie alla conservazione a norma. 1 Si specifica che all interno di questa categoria rientreranno anche le PA non soggette all obbligo di fatturazione elettronica secondo quanto disposto

15 Tipo di documento: Manuale 15/27 Si specifica che la piattaforma di fatturazione elettronica verso la PA di PostelPrint provvederà alla chiusura del processo di conservazione in un tempo J+5 dal momento del ricevimento del file. Il Cliente si impegna inoltre ad inviare documenti sottoscritti digitalmente nei modi previsti dalla normativa di riferimento. L invio di eventuali documenti non sottoscritti digitalmente (quindi privi dei requisiti attribuiti al documento informatico dall art. 3 del DM del 23 gennaio 2004) è sotto la completa responsabilità del Cliente e non sarà oggetto di verifica da parte di PostelPrint. In tutti e tre i casi sopra elencati, la natura della fattura e del relativo allegato è passata come parametro all interno del flusso trasmesso verso il sistema di conservazione dal portale FNP non svolgendo il sistema di conservazione, nel caso specifico, alcun tipo di controllo. Tale parametro è imputato all interno delle interfacce messe a disposizione da FNP direttamente dal Cliente finale. 5.3 La chiusura del processo di conservazione: il disco logico Il completamento del processo di conservazione determina la chiusura del c.d. disco logico. Il disco logico corrisponde ad un insieme ordinato cronologicamente di documenti, con capacità complessiva configurabile. In altre parole, i documenti processati vengono memorizzati su uno stesso disco fino a raggiungimento della sua capacità fisica o fino allo scadere di un tempo prefissato (es. 15 gg. dalla data di emissione); i documenti inviati al sistema successivamente alla chiusura del lotto, vengono memorizzati in altri dischi logici, con lo stesso principio. Il processo di chiusura si sostanzia nella creazione di un file in formato xml contenente le impronte dei documenti conservati all interno di uno stesso disco, firmato e marcato temporalmente dal Responsabile della Conservazione. Nel disco logico chiuso sono presenti i seguenti file: una o più directory contenenti i documenti Il file xml con le impronte dei documenti contenuti nel lotto (impronte.xml) Il file xml con le impronte firmato dal Responsabile della conservazione impronte.xml.p7m (c.d. file di chiusura firmato) Il file con le impronte firmato e marcato dal Responsabile della conservazione impronte.xml.p7m.tsr (c.d. file di chiusura marcato) Il file con la definizione della classe documentale e degli indici esportati. La soluzione proposta da PostelPrint è compliant con lo standard UNI [UNI 11386: Supporto all'interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SinCRO)]. All'interno della sottocommissione DIAM/SC11 (Gestione dei documenti archivistici) dell Ente nazionale italiano di unificazione (UNI), un apposito gruppo di lavoro denominato SInCRO, composto da rappresentanti di DigitPA e dell'amministrazione archivistica, ha specificato e integrato la Deliberazione CNIPA n 11/ 2004, definendo la struttura dell'insieme dei dati a supporto del processo di conservazione sostitutiva e individuando gli elementi informativi necessari alla

16 Tipo di documento: Manuale 16/27 creazione di un Indice di Conservazione ( file di chiusura ). L implementazione di tale indice, del quale SInCRO ha descritto sia la semantica sia l'articolazione, consente al Responsabile della Conservazione di Poste Italiane di utilizzare una struttura-dati condivisa e raggiungere un soddisfacente grado d'interoperabilità nei processi di migrazione, mediante l'adozione di uno Schema XML appositamente elaborato. 5.4 Formati ammessi I requisiti desiderabili per i formati elettronici sono stati oggetto di numerosi studi da parte di enti ed organizzazioni di ricerca. Tra questi risultano di particolare interesse quelli condotti presso: The Library of Congress (USA) The National Archives of England, Wales and the United Kingdom Il progetto InterPARES (Italia) The Royal Library (Danimarca) The National Library of the Netherlands Istituto di studi per la tutela dei beni archivistici e librari ISTBAL nell ambito del progetto DELOS (Italia).

17 Tipo di documento: Manuale 17/27 Anche AGID ha fornito le proprie indicazioni all interno dell Allegato 2 del DPCM 3 Febbraio 2013 sui formati identificando formati ammessi e criteri di scelta. Alla luce di quanto sopra riportato, PostelPrint in qualità di Responsabile della Conservazione accetta come formati ammessi all interno del proprio sistema, quelli indicati nel presente elenco: PDF (ISO ). Si specifica che, nel caso di utilizzo di questo formato, il Cliente si impegna a non spedire verso il sistema di conservazione documenti contenenti al proprio interno codice javascript, compressione, cifratura, funzionalità aggiuntive e plug-in. PDF/A TIFF JPG (ISO/IEC 10918:1) OOXML (ISO/IEC DIS 29500:2008) ODF (ISO/IEC 26300:2006) XML TXT

18 Tipo di documento: Manuale 18/ La ricerca e l esibizione a norma Per quanto riguarda l attività di ricerca e l esibizione a norma dei documenti conservati (anche a fronte di una verifica ispettiva da parte delle Autorità competenti) lo strumento di accesso all archivio documentale a norma del Cliente è rappresentato dal servizio FNP. Il Cliente, tramite le interfacce di FNP, può pertanto richiedere la visualizzazione di tutti i documenti conservati dal Responsabile della Conservazione per: Visionare e scaricare il documento direttamente Verificare l eventuale firma digitale apposta dall emittente sul documento originale Visionare e scaricare il documento conservato all interno dell archivio a norma 5.6 Generazione dell impronta dell archivio Il Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministro dell Economia e delle Finanze prevede all art. 5 l invio all Agenzia delle Entrate dell impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione, comprensivo della sottoscrizione digitale e della marca temporale da parte del Responsabile della Conservazione. Poste Italiane, alla luce del Provvedimento attuativo emanato dall Agenzia delle Entrate il 27 ottobre 2010, si fa carico della generazione di suddetta impronta e della relativa comunicazione, della verifica di conformità della stessa con gli strumenti messi a disposizione dall Autorità Finanziare e della consegna dell impronta e della comunicazione al Cliente per la trasmissione verso l Agenzia delle Entrate. L impronta è composta a partire dai file di chiusura del processo di conservazione (detti anche indici di conservazione) e quindi sarà costituita da un evidenza informatica contenente, a sua volta, le impronte di dei documenti conservati a norma. PostelPrint procede alla generazione di un impronta per ciascuna classe documentale e, qualora siano presenti, per ciascun sezionale all interno della classe. Ciascuna comunicazione invece contiene: i dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione e del soggetto eventualmente delegato dal responsabile della conservazione l elenco dei documenti cui l impronta si riferisce l indicazione del luogo in cui è conservata l evidenza informatica da cui è stata generata l impronta dell archivio la marca temporale apposta all archivio. La trasmissione deve essere effettuata entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, utilizzando esclusivamente i canali Entratel o Fisconline. Poste Italiane consegna pertanto l impronta e la comunicazione al Cliente 15 giorni prima della scadenza del tempo massimo previsto dal Provvedimento. Nel caso in cui si dovesse procedere a riversamenti sostitutivi dei documenti dopo la spedizione della relativa impronta all Agenzia delle Entrate, entro quattro mesi dal completamento del

19 Tipo di documento: Manuale 19/27 procedimento di riversamento PostelPrint procederà a rigenerare sia l impronta sia la comunicazione relativa, come espressamente richiesto dal Provvedimento dell Agenzia e a consegnarla al Cliente per la trasmissione alle Autorità competenti. 5.7 Restituzione dell archivio Nel caso di restituzione dell archivio al Produttore (Cliente) o di versamento dell archivio conservato in altro sistema di conservazione a norma e comunque in tutti i casi di interruzione dei rapporti contrattuali con il Cliente, PostelPrint restituirà i documenti conservati e i relativi pacchetti di archiviazione su supporto ottico (CD/DVD). La conformità del file di indice del Pacchetto di archiviazione allo standard UNI 11386:2010 ne garantisce l interoperabilità con tutti gli altri sistemi di conservazione aderenti alle disposizioni DPCM 3 dicembre 2013.

20 Tipo di documento: Manuale 20/27 6 IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE 6.1 Dati identificativi Ai fini dell esecuzione del Servizio, PostelPrint è Responsabile della Conservazione così come definito dall art. 5 della Deliberazione CNIPA. All interno del sistema verrà chiaramente definito un particolare utente con il ruolo di Responsabile della Conservazione i cui estremi identificativi (organizzazione, cognome, nome e ruolo) saranno riportati anche nelle informazioni associate ai documenti conservati (file delle impronte firmato). A sua volta tale utente, in base a quanto previsto all art. 5 comma 2 della deliberazione CNIPA [2], si potrà avvalere, per la parte operativa delle attività, di personale appartenente alla struttura di Gestione Applicativa della Service Centers Unit di PostelPrint. PostelPrint si riserva, a proprio insindacabile giudizio, di poter sostituire l utente Responsabile della conservazione in qualsiasi momento. 6.2 Compiti del Responsabile Il Responsabile della conservazione è colui che presiede e controlla l'attività stessa. Secondo la Deliberazione Cnipa n.11/2004 al Responsabile viene affidato il compito di realizzare l'archivio di conservazione con procedure autonomamente realizzate, personalizzate tramite il proprio sistema operativo, con l'unico vincolo che queste ultime siano documentate e che si garantisca la tracciabilità, l'integrità dei contenuti nel tempo e l'accesso e l'esibizione di ogni singolo documento. Nello specifico deve: attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione; gestire il sistema nel suo complesso e garantire l'accesso alle informazioni; verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati; predisporre le misure di sicurezza del sistema, al fine di garantire la sua continua integrità; richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento; definire e documentare le procedure di conservazione; verificare, con periodicità non superiore ai cinque anni, che i documenti conservati siano leggibili provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo. Il Responsabile della conservazione non è responsabile del contenuto dei singoli documenti né degli indici (attributi) associati a ciascun documento. La conformità dei documenti trasmessi ai corrispondenti originali rimane sotto la piena responsabilità del Cliente.

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