Una storia di successo

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1 Ci pensa Postel. Vicino a te, per gestire quello che ti distrae dal tuo business.

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3 Gestione Documentale E-procurement Servizi web Una storia di successo Postel S.p.A. è la società del Gruppo Poste Italiane che offre servizi di comunicazione, di Gestione Documentale e di E-procurement per le imprese e la Pubblica Amministrazione. La sua storia comincia nel 1987 grazie alla creazione del servizio di Posta Elettronica Ibrida, gestito da Poste Italiane in collaborazione con Elsag. Un assoluta novità per l epoca che permetteva di integrare documenti elettronici e cartacei. Il servizio ha ottenuto un riscontro immediato e, insieme a tante altre idee innovative, ha consentito una crescita continua fino alla costituzione nel maggio 1999 di Postel S.p.A., di cui Poste Italiane è azionista al 100%. Postel oggi è un azienda Global Service, creata per soddisfare le esigenze di ogni impresa o ente pubblico con soluzioni personalizzate, ottimizzando i processi e riducendo i costi. Direct Marketing Grazie all innovazione continua di prodotti e servizi Postel è un partner concreto per il business e l efficienza di imprese ed enti. I nostri numeri dipendenti 1,5 miliardi di buste all anno 1 miliardo di documenti archiviati elettronicamente clienti, tra cui le maggiori imprese italiane

4 Vantaggi Postel Innovazione e specializzazione Competenze specialistiche nelle principali aree di business e capacità di essere sempre all avanguardia nelle tecnologie sono le linee guida che orientano ogni nostro progetto. Qualità Lavorare con qualità significa offrire sempre il miglior servizio facendo percepire all utente un attenzione costante. Le diverse certificazioni Postel, tra le quali la ISO 9001:2000, confermano l impegno dell azienda a operare con i più alti standard di eccellenza. Capacità produttiva Postel opera attraverso: 4 stabilimenti produttivi Genova, Verona, Pomezia e Melzo che è il più grande d Europa. Nei centri di Melzo e Pomezia, in particolare, sono presenti due Data Center interni che garantiscono la business continuity. 2 centri di stampa di società partecipate e controllate (Parma e Siena).

5 Gestione Documentale

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7 Gestione Documentale Postel. Affidatevi a noi, dedicatevi a voi. Gestione Documentale Affidando a Postel la Gestione Documentale della vostra impresa sarete in grado di liberare risorse ed energie per dedicarvi con più efficacia al vostro business. La Gestione Documentale Postel permette l elaborazione, la digitalizzazione e la gestione dell intera documentazione aziendale garantendo la multicanalità (in modalità cartacea, tramite il servizio di recapito di Poste Italiane, o digitale) dei flussi in uscita.

8 Le soluzioni Postel per la Gestione Documentale si basano su un infrastruttura tecnologica caratterizzata da elevati livelli di sicurezza, alte prestazioni e grande affidabilità, con una completa aderenza alla normativa in tema di minor utilizzo di carta e rispetto per l ambiente. Tutti i servizi Postel si integrano con qualsiasi formato documentale e possono essere introdotti gradualmente armonizzandosi con l organizzazione aziendale e influendo positivamente sulla produttività. Vantaggi Postel Ottimizzazione delle attività di ricerca e di archiviazione dei documenti Eliminazione della carta, nel rispetto delle leggi vigenti, come previsto dalla normativa CNIPA Risparmio sui costi di stampa, imbustamento, spedizione e archiviazione delle fatture Trasmissione veloce dei documenti, in maniera sicura e riservata Utilizzo del portale web come veicolo di comunicazione

9 Tanti servizi, un solo consulente. Acquisizione Postel è in grado di gestire documenti in ogni formato: elettronico (PDF, AFP, tracciato record, , via fax e via web) e cartaceo (tramite acquisizione ottica). Postel offre servizi flessibili creati per soddisfare qualsiasi esigenza di gestione, di digitalizzazione e di diffusione dei documenti, sempre con l affidabilità e la sicurezza del leader di mercato. Elaborazione I documenti acquisiti nei vari formati previsti possono essere convertiti, se necessario, in PDF e indicizzati tramite le chiavi di ricerca indicate dal cliente. Archiviazione Tutti i documenti sono registrati e organizzati nel Data Center Postel. L archiviazione può essere anche di tipo sostitutivo, senza produzione cartacea, con delega a Postel della responsabilità della conservazione. Gestione La piattaforma multicanale Postel consente di seguire i documenti durante tutto il loro ciclo di vita. Distribuzione multicanale I documenti possono essere inviati al destinatario sia in formato elettronico ( , Posta Elettronica Certificata - PEC, fax, Internet Presentment sul portale del cliente) sia cartaceo (stampa e invio tramite posta tradizionale)

10 Soluzioni di successo. Abbiamo scelto di illustrare in dettaglio alcune soluzioni che incontrano maggiormente il favore dei nostri clienti e che, se conosciute, semplificano immensamente la gestione delle pratiche. Fascicolo digitale Il fascicolo raccoglie tutta la documentazione relativa al singolo dipendente, cliente, fornitore o paziente permettendo di creare un vero supporto all attività di gestione. Tutta la documentazione, pregressa e giornaliera, viene caricata nel sistema di gestione del fascicolo elettronico, classificata, indicizzata, validata e archiviata presso il Data Center Postel e resa disponibile attraverso una semplice interfaccia web. Fattura elettronica Si compone di diversi moduli integrati: acquisizione dei flussi di fatturazione dal gestionale apposizione della firma digitale da remoto e della marca temporale processo di conservazione sostitutiva presso il Data Center Postel e relativi adempimenti normativi reperimento e consultazione immediata dei documenti via web distribuzione ai destinatari in modalità multicanale (carta, , fax, web)

11 Gestione integrata della corrispondenza Garantisce la gestione digitale di tutte le comunicazioni in entrata, interne e in uscita grazie anche all integrazione con il protocollo informatico. La multicanalità, caratteristica specifica di Postel, risolve tutte le problematiche di dialogo con gli interlocutori esterni e semplifica la circolazione interna dei documenti. Conservazione sostitutiva dei libri contabili Il servizio prevede, nel pieno rispetto della legislazione vigente, la conservazione sostitutiva per 10 anni di documenti quali libro giornale, libro degli inventari, libro dei cespiti, registro dei corrispettivi, mastri, libro di magazzino, registri IVA (delle vendite, degli acquisti, riepilogativo). Postel, in qualità di Responsabile della conservazione sostitutiva, assolve tutti gli obblighi previsti dalla normativa, assicurandone il rispetto nel corso del tempo. Dematerializzazione archivi L ideale per archiviare i documenti cartacei in modalità digitale: vengono acquisiti e trasformati in PDF, indicizzati e archiviati nel Data Center Postel. Ciclo passivo È la soluzione ideale per la dematerializzazione dell intero ciclo passivo di fatturazione, dall invio dell ordine al fornitore al ricevimento della fattura. La soluzione è in grado di integrarsi con qualsiasi ERP, per una gestione completa dell intero ciclo di vita della fattura (riconciliazione, approvazione, evasione). Tutti i documenti sono conservati sostitutivamente da Postel, nel rispetto della normativa di riferimento.

12 Data Certa Digitale Il servizio certifica data e ora su documenti digitali con l apposizione della Marca Postale Elettronica di Poste Italiane (EPCM) o della marca temporale rilasciata da una Certification Autority. Protocollo informatico È il sistema di gestione, catalogazione, distribuzione e archiviazione di tutta la documentazione aziendale, in entrata e in uscita, in modalità automatica e in formato elettronico. Libro Unico del Lavoro Il servizio Postel prevede: acquisizione, elaborazione, archiviazione elettronica, conservazione sostituiva per 5 anni, consegna mensile al cliente del Libro Unico del Lavoro su DVD e invio dei cedolini in modalità digitale o cartacea. Soluzioni di Stampa personalizzata Postel offre soluzioni di stampa, imbustamento e invio di fatture, estratti conto, lettere, cartoline, etc. con diverse tariffe postali: Prioritaria, Raccomandata, Posta Target e, naturalmente, la Posta Massiva.

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15 Servizi di Comunicazione Postel. Il bello di centrare il bersaglio. Direct Marketing

16 Vantaggi Postel La consulenza degli specialisti Postel affianca l impresa a partire dalla definizione della strategia di comunicazione, sino alla scelta e all implementazione delle diverse azioni di marketing diretto e alla misurazione della loro efficacia. Pianificazione della campagna: selezione dei migliori target e offerta di liste dal database Postel, definizione dei costi e del Break Even Point, valutazione dei risultati Normativa privacy: liste, nominativi e contatti multicanale nel rispetto dei vincoli di legge Normativa Postale: consulenza per il corretto utilizzo dei servizi e delle tariffe postali

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18 Scegli Postel: un solo partner tante soluzioni!

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20 Sassello Cairo Montenotte Pontinvrea Stella Varazze Arenzano Cogoleto Carcare Altare Albisola Superiore Celle Ligure Savona Albissola Marina Calice Ligure Quiliano Vado Ligure Vezzi Portio Spotorno Noli Bergeggi La cartina rappresenta l isocrona a 30 minuti in auto dal punto vendita evidenziato in rosso Canale portalettere pz Canale agenzie pz Finale Ligure

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22 Postel dispone di centri di produzione certificati e all avanguardia.

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25 E-procurement Postel. Il grande partner del tuo ufficio acquisti. E-procurement L E-procurement Postel è una soluzione pensata per l approvvigionamento online di modulistica, cancelleria, materiale informatico e di consumo. Garantisce la massima economicità ed efficienza e si avvale di piattaforme tecnologiche di ultima generazione per effettuare transazioni di acquisto online in totale sicurezza. L E-procurement Postel è un servizio ideale per imprese ed enti pubblici che intendono contenere la spesa, particolarmente indicato per realtà con strutture territoriali articolate. Attraverso l utilizzo dell e-catalog, per la scelta di beni e servizi, Postel offre un servizio completo per la gestione online degli approvvigionamenti e per l efficiente organizzazione del ciclo logistico. Vantaggi Postel Semplificazione, standardizzazione e monitoraggio dell intero processo di approvvigionamento/consumo Razionalizzazione e controllo degli acquisti Programmazione del fabbisogno Efficienza nella gestione logistica, contabile e amministrativa

26 E-catalog. La più grande scelta di beni e servizi. All interno dell impresa, ciascun ufficio centrale o territoriale, preventivamente autorizzato in base ad uno specifico profilo, può acquistare materiale di proprietà Postel e di proprietà del cliente. Con un semplice click è in grado di: accedere automaticamente al portale E-procurement dalla intranet aziendale (Single Sign On) visualizzare il portale con grafica personalizzata (es. logo, layout ed immagini) avere a disposizione un catalogo dedicato con visualizzazione di immagini, descrizioni e proprietà definite dal cliente (dettagli tecnici del prodotto, confezionamento, prezzo) disporre di una ricerca prodotti semplice e avanzata gestire il carrello virtuale della spesa, inserendo articoli d interesse ed inviando l ordine una volta terminato l acquisto recuperare e modificare, se necessario, ordini già trasmessi (es. riordino) In ogni momento è inoltre possibile: modificare i criteri di inserimento ordine basati su importo, quantità e relativi controlli associati (gestione del budget, gestione livelli min/max su quantità ordinabili e sul valore dell ordine) gestire il processo di approvazione dell ordine, personalizzabile per cliente monitorare lo stato avanzamento dell inserimento ordine tramite order tracking

27 E-supply chain. La fornitura perfetta. È in questa fase che avviene la gestione vera e propria degli ordini: ricezione, svolgimento consegna e monitoraggio. Emesso l ordine, i prodotti vengono allestiti e spediti al punto di utilizzo (ufficio, punto vendita, franchisee, agenzia, ecc.). Il cliente mantiene sempre il pieno controllo in ogni fase del flusso operativo. Vantaggi Postel Servizi di trasporto in tutta Italia Gestione logistica completa di qualunque articolo Call center Postel dedicato al supporto clienti Reporting avanzato Rendicontazione online Statistiche e analisi dei consumi Verifica continua dei livelli di servizio Possibilità di gestione della prefattura

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29 PostelOffice. Offerte e soluzioni per le piccole e medie imprese. PostelOffice è la nuova offerta di servizi e di prodotti dedicata a piccole e medie imprese e professionisti, realizzata in partnership con Poste Italiane. Servizi PostelOffice Ampia offerta di servizi per la gestione delle attività aziendali e professionali: stampa personalizzata e archiviazione di lettere commerciali e di materiale tipografico (brochure, biglietti da visita, buste e carta intestata), servizi di Direct Marketing e di vendita liste indirizzi, soluzioni di gestione documentale. Prodotti PostelOffice Un vasto catalogo per l approvvigionamento di prodotti per l ufficio: oltre articoli, dalla cancelleria all informatica, dall arredo all audio-video, dai servizi generali ai materiali di consumo.

30 È possibile acquistare i servizi e i prodotti PostelOffice direttamente su oppure nei Posteimpresa (gli uffici di Poste Italiane dedicati alle imprese), con il supporto di operatori qualificati. PostelOffice. Soluzioni per vivere bene l ufficio. Vantaggi Postel Risparmio di tempo grazie a un portale intuitivo e funzionale Affidabilità e trasparenza dell offerta e sicurezza degli acquisti online Unico punto di accesso per soddisfare le esigenze di piccole e medie imprese e professionisti Certezza della fornitura: ampia gamma di servizi offerti e vasto assortimento di articoli di informatica e per l ufficio Molteplici modalità di pagamento: carta di credito, bancomat, postamat, bollettino postale, contrassegno, addebito su conto Bancoposta1 Risparmio economico grazie alla convenienza dei prezzi, alle offerte speciali e alle convenzioni attivabili con categorie di clienti Consegna gratuita dei prodotti in 48 ore su tutto il territorio nazionale (in 72 per le isole) e possibilità di restituire la merce senza penali 1 Bollettino postale, bancomat e postamat solo negli uffici Posteimpresa. Addebito su conto Bancoposta solo con accesso online. Contrassegno per i soli prodotti, con esclusione dei servizi.

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33 Servizi Web Postel. La comunicazione d impresa si fa semplice. Con gli strumenti online di Postel puoi gestire e archiviare elettronicamente ogni tipo di documento, selezionare i destinatari dei tuoi messaggi, creare l immagine coordinata aziendale, realizzare campagne di Marketing dalla A alla Z. Tutto ciò contenendo i costi e senza rinunciare alla qualità.

34 I servizi online per le medie e grandi imprese Postel mette a disposizione un portale personalizzabile, sulla base delle esigenze del singolo cliente, grazie al quale è possibile svolgere le seguenti attività: creazione, stampa, archiviazione elettronica e invio di tutta la posta aziendale (lettere, messaggi promozionali, cartoline, fatture ecc.) personalizzazione e creazione dell immagine coordinata aziendale (carta intestata, brochure, biglietti da visita ecc.) invio delle comunicazioni sia in modalità cartacea (posta tradizionale) sia elettronica ( , fax, Posta Elettronica Certificata - PEC) selezione e gestione di liste target Vantaggi Postel Utilizzo di un sistema rapido e personalizzato sulle esigenze del cliente che consente di spedire velocemente e con efficacia qualsiasi comunicazione Processo di creazione, modifica e stampa di documenti semplice e sicuro, grazie alla piattaforma innovativa e di facile utilizzo Controllo in tempo reale di tutto il processo: dalla stampa del documento fino all invio tramite Poste Italiane Razionalizzazione delle stampe ed eliminazione delle eccedenze di magazzino e relativi costi

35 Postel S.p.A. Roma Via Carlo Spinola, 11 (Sede Legale) Roma Tel Fax Viale Europa, Roma Tel Fax Genova Via L. Manara, Genova Tel Fax Milano Viale Cassala, Milano Tel Fax

36 Numero verde