ARTSANA Group. Progetto di. Dematerializzazione Documentale INTRODUZIONE

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1 ARTSANA Group Progetto di Dematerializzazione Documentale Ageas Group Logisticadue INTRODUZIONE Page 1 - Settembre 2014

2 Il progetto, proposto dalla collaborazione tra Ageas e Logisticadue, è un sistema innovativo per lo scambio digitale del DDT che consente di dematerializzare la documentazione commerciale di consegna e contestazione, nel massimo rispetto delle normative civilistiche e tributarie. Tali sistemi sono già disponibili sul mercato, sviluppati da importanti società di servizio per operatori logistici e società multinazionali. Normalmente, la spedizione di una merce richiede la produzione in tre copie del documento di trasporto. La digitalizzazione dello stesso permetterà di eliminare la versione cartacea e tracciare l intero percorso effettuato dalla consegna dell ordine del cliente in qualsiasi momento, con la possibilità di integrare rapidamente i dati relativi a ogni trasporto. Attraverso una piattaforma di condivisione della documentazione, agli attori del processo logistico potranno seguire il processo di ciascun ordine cliente in modo semplice e diretto, dialogando facilmente con protocolli elettronici. Inoltre, la piattaforma permette non solo l acquisizione delle informazioni relative alla merce in trasporto, ma anche la pubblicazione, la conservazione e lo smistamento di tutti i documenti e le informazioni a essa riferiti, dal momento in cui viene presa in carico fino alla consegna, garantendo la tracciabilità completa di ogni movimento. Infine, la possibilità di segnalare subito eventuali prodotti danneggiati o non conformi a quanto richiesto rappresenta un importante punto di forza, consentendo di evitare i passaggi imposti dalla versione cartacea del documento. In questo modo attività amministrative e tecniche verranno velocizzate attraverso all utilizzo del nuovo sistema proposto, fattore che permetterebbe di affrancare risorse umane per renderle disponibili in altri settori dell azienda, con conseguente crescita per la stessa. Page 2 - Settembre 2014

3 Per concludere il progetto consentirà tre importanti benefici : - Eliminazione del cartaceo - Semplificazione delle attività di deposito - Tracciabilità immediata via web Il progetto prevede 3 fasi di progetto : - Interfacciamento con SAP sia come scarico dei dati delle consegne da effettuare che come carico degli esiti delle consegne e relative informazioni - Implementazione del sistema di gestione ed archiviazione delle bolle di consegna opportunamente contrassegnate da Bar Code Page 3 - Settembre 2014

4 - Implementazione del sistema di gestione dematerializzato e tracciabilità ordini Page 4 - Settembre 2014

5 Il progetto prevede l implementazione dei seguenti moduli : MODULO TRAFFICO Ricezione dell ordine Conferma d ordine e/o contratto scritto di trasporto (D.Lgs. 133, Art. 83bis). Descrizioni dei punti di carico con mittenti e destinatari diversi. Modelli precaricati per viaggi navetta Programmazione viaggi Disponibilità e locazione delle risorse da impegnare per l esecuzione del trasporto. Aiuti sulla scelta delle risorse. Planning [ECCEZIONALE SEMPLIFICAZIONE DELL OPERATIVITÀ] Giornaliero e settimanale. Visualizzazione ordini ed impegni Selezioni personalizzate per utente. Informazioni sullo stato dell ordine Situazione di stampe o inviate. Groupage Abbinamento di carichi effettuati con lo stesso mezzo. Informazioni immediate sulle quantità in carico. Visione geografica preventiva del percorso da effettuare. Controlli su autisti e mezzi Posizionamenti Di tutti i mezzi, autisti e vettori si può conoscere: se liberi con la posizione, in partenza, impegnati, e per chi. Rilevamento per controlli Ultimo arrivo-prossima partenza (rilevazione di tempi e kilometri). Scheda di trasporto (D.Lgs. 133, Art. 83bis) Stampa automatica della scheda di trasporto conforme al decreto legislativo. Fermi Gestione dei fermi di mezzi e autisti con le motivazioni. Stampe riepilogative. Rientri Spostamenti e rientri a vuoto di mezzi e autisti. Stampe e statistiche Interessanti documentazioni del lavoro svolto. MODULO TRANSPEED Archivi Anagrafiche clienti, corrispondenti, autisti e vettori. Anagrafiche mittenti e destinatari. Archivi già presenti Code-name per tutte le località italiane e autogestione per le località estere località disagiate. Tutte le province italiane divise per regione. Autogestione per zone e dipartimenti esteri. Abbinamenti Collegamento automatico di località, province a linee, tariffe, corrispondenti. Lettere di vettura Page 5 - Settembre 2014

6 Acquisizione telematica di files per la compilazione automatica. Inserimenti manuali con calcolo immediato di ricavi e costi. Barcode personalizzato. Bordereau Compilazione automatica da Barcode manuale. Visione del percorso da effettuare. Stampa del documento. Consultazione di costi e ricavi. Tracking spedizione Check-in merce in entrata/uscita. Verifica bordereau. Gestione multi filiale, tracciatura del collo tramite barcode. Zone e giri di competenza. Giacenze Segnalazione protocollata della giacenza. (lettera) di fine giacenza con calcolo automatico delle competenze. Danni Segnalazione, foto e conciliazione, tutto con documentazione già esistente. Tracciabilità su Web Per i nostri clienti monitoraggio della spedizione su Web. Codice a barre Gestione, lettura e archiviazione automatizzata. Il documento di trasporti visibile dalla lettera di vettura per consultazione ed invii. Fatturazione Per singola lettera di vettura o periodica di tutte le spedizioni. Contrassegni, anticipate, porti assegnati Gestione dei titoli e contanti per corrispondente e per mittente. Riepiloghi, consultazioni, stampe Ampie ricerche e stampe parametrizzate con infiniti indici. Statistiche per zone, regioni, province con riepiloghi dei valori movimentati. MODULO TRACKING and WEB and APP L'applicazione permette ad un determinato corriere di gestire all interno di un dispositivo mobile Android tutti i bordereau a lui assegnati. Avrà la possibilità di: o esitare le spedizioni o fotografare ed allegare l eventuale documento di trasporto o documentare l avvenuto incasso del contrassegno con la specifica della modalità o far firmare digitalmente la spedizione al cliente o aprire una pratica danni o gestire lo scambio dei bancali o gestire gli utenti da console Web Page 6 - Settembre 2014

7 Attraverso l'utilizzo di un tasto aggiorna l'applicazione si collegherà al sistema host e scaricherà tutte le spedizioni esitate, complete di: o firma digitale, o data-ora-luogo di consegna, o foto documenti, o sparatura barcode, o descrizione e foto di eventuali danni. Ulteriore aiuto: navigazione tramite Google Maps, dettagli della spedizione, cellulare e telefono del destinatario/ritiro Sulla base dei dati sopra elencati, sia l operatore logistico che il cliente potranno on-line e via web visualizzare lo stato dell ordine e comunicare direttamente le informazioni richieste. Page 7 - Settembre 2014

8 Pianificazione giri con visualizzazione su cartina e Videata di pianificazione giro attraverso google maps : Ricerca dalla pagina WEB tracking della spedizione con visualizzazione immediata dell'ultimo stato tracking "Consegnata" : Dettaglio completo del tracking della spedizione : Page 8 - Settembre 2014

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