L UNIVERSITÀ DI BOLOGNA ALMA MATER STUDIORUM

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1 Spett.le CELDES S.r.l. Via Tanaro, ROMA OGGETTO: Negozio di Fornitura per i Periodici stranieri anche su supporto non cartaceo e servizi gestionali connessi, per l Aggregazione di Atenei composta da Università di Modena e Reggio Emilia, Università di Bologna, Università di Padova, Università di Genova, Università di Firenze, Università di Genova, Università di Sassari (LOTTI 3 e 4). L Università di Bologna Alma Mater Studiorum intende dare avvio alla fornitura in oggetto per i Lotti n. 3 e n. 4 secondo le condizioni previste nel Capitolato Tecnico e nell Accordo stipulato tra gli atenei in oggetto, nonché nell offerta presentata in sede di gara da CELDES s.r.l. Le Unità Ordinanti (in seguito UU.OO.) per l Università di Bologna sono indicate nell Allegato 1 - Tabella anagrafica delle Biblioteche. L UNIVERSITÀ DI BOLOGNA ALMA MATER STUDIORUM, rappresentata legalmente dal Dirigente del Sistema Bibliotecario d Ateneo (SBA), Dott.ssa Laura Bertazzoni, nata a a San Lazzaro di Savena (BO) il , domiciliata per la carica in Bologna, Viale Filopanti n. 7 CELDES s.r.l., (cod. fisc ), con sede legale in Roma, Via Tanaro 24, rappresentata legalmente dal Sig. Andrea Mauti nato a Roma il 29/12/1949 e Premesso che: CELDES s.r.l.. è risultata definitivamente aggiudicataria della gara - pubblico incanto per la fornitura di periodici stranieri anche su supporto non cartaceo e servizi gestionali connessi per l Aggregazione di atenei composta da Università di Modena e Reggio Emilia, Università di Bologna, Università di Padova, Università di Genova, Università di Firenze, Università di Genova, Università di Sassari (LOTTI 1 e 2); l Università di Modena e Reggio Emilia secondo quanto previsto dall Accordo per l aggregazione di atenei, finalizzato alla gestione associata della procedura di gara per la fornitura di riviste edite da case editrici italiane e straniere e servizi gestionali connessi, (autorizzato dal C. d. A. dell Università di Bologna in data 16/5/2006), è riconosciuto come Ente Mandatario, cui viene conferito mandato generale a contrarre. Tale Accordo contiene le disposizioni generali e comuni relative alla fornitura e rimanda (art. 5), le disposizioni di dettaglio alle singole università partecipanti, attraverso la stipulazione di singoli Negozi di Fornitura; si intendono pienamente accettate e richiamate tutte le clausole del Capitolato Tecnico ed il presente Negozio di fornitura ha valore di specificazione in

2 relazione alle modalità di espletamento della prestazione, come previsto all art. 1 del Capitolato Tecnico e all art. 5 dell Accordo sopra richiamati; CELDES s.r.l. al fine di garantire le prescrizioni contenute nel suddetto Accordo e nel Capitolato Tecnico indica per la sua organizzazione come Responsabile della fornitura il Sig. Demuro Pizzolato Mario Si conviene e stipula quanto segue: Art. 1 - ESTREMI UNITÀ ORDINANTI DELL UNIVERSITÀ DI BOLOGNA Le UU.OO. per il Negozio di Fornitura dell Università di Bologna sono le Biblioteche del Sistema Bibliotecario dell Ateneo (SBA) contenute nell Allegato 1. L Università di Bologna, nel corso della vigenza contrattuale, si riserva la possibilità di inserire nella fornitura ulteriori UU.OO. informando la CELDES s.r.l. nei tempi e nei modi utili a garantire alle stesse una fornitura efficace e regolare. Per l entrata di nuove biblioteche si rimanda all art. 10 del Capitolato tecnico. Art. 2 - AMMONTARE DELLA FORNITURA Per il Lotto n. 3 l ammontare complessivo annuo stimato delle prestazioni per le UU.OO. dell Ateneo di Bologna è di (pari a per la durata complessiva della fornitura di cui al successivo art. 3). Per il Lotto n. 4 l ammontare complessivo annuale stimato delle prestazioni per le UU.OO. dell Ateneo di Bologna è di (pari a per la durata complessiva della fornitura di cui al successivo art. 3). Si ricorda quanto previsto agli artt. 5 e 10 del Capitolato Tecnico, ovvero resta inteso che tali importi sono puramente indicativi, e che le variazioni sono da intendersi per Lotto fino ad un massimo del 70% in aumento o del 50% in diminuzione dell importo annuale per Ateneo. Art. 3 - DURATA La durata della fornitura è di anni 3. Art. 4 - OGGETTO DELLA FORNITURA, PRESTAZIONI MINIME E SERVIZI AGGIUNTIVI Oggetto della fornitura sono i periodici italiani e stranieri in abbonamento su qualsiasi supporto e relativi servizi accessori, per le Biblioteche e le Strutture dell Ateneo di Bologna (altrimenti denominate Unità Ordinanti UU.OO.) e suddivise nei seguenti Lotti: a) Lotto 3: Periodici pubblicati da editori esteri per le U.O. di area umanistica. b) Lotto 4: Periodici pubblicati da editori italiani Le prestazioni dei servizi dovranno essere conformi, salva espressa deroga per iscritto da parte delle UU.OO., alle caratteristiche tecniche ed alle specifiche indicate nel Capitolato Tecnico e dichiarate da CELDES s.r.l. nell offerta tecnica. I servizi e le prestazioni minime richieste per il Lotto n. 3 e per il Lotto n. 4 sono tutti quelli previsti all art. 3 del Capitolato Tecnico. Le singole UU.OO., all inizio di ogni anno di fornitura avranno facoltà di scegliere se avvalersi o meno dei servizi aggiuntivi indicati all art. 4 del Capitolato Tecnico. Per il primo anno di fornitura, al fine di agevolare l avvio della stessa, tale attivazione è riportata in forma sintetica e aggregata nell Allegato 1; si rimanda al momento dell invio degli elenchi dei titoli da ordinare da parte delle UU.OO. alla CELDES s.r.l. la descrizione dettagliata delle modalità di attivazione (Servizio Intrastat e dettaglio dei titoli da sottoporre a Servizio di Consolidamento, etc.).

3 L Università di Bologna, così come previsto nel Capitolato Tecnico, si riserva altresì di attivare in un secondo momento con successive comunicazioni anche da parte di singole UU.OO. i servizi non richiesti con il presente Negozio di Fornitura. Eventuali ulteriori esigenze di singole UU.OO. verranno comunicate a CELDES s.r.l. a cura delle stesse. In merito alla disponibilità da parte della CELDES s.r.l., espressamente dichiarata in sede di offerta tecnica, di organizzare il proprio Servizio di Assistenza Clienti sulla base delle indicazioni degli atenei o delle singole UU.OO (vedi p. 4 dell off. tecnica CELDES) si richiede quanto segue: a) Individuazione nella propria organizzazione interna di un referente unico e stabile per tutta la durata della fornitura. b) Individuazione nella propria organizzazione interna di un referente unico e stabile per la gestione dei titoli e dei servizi on line. Tale referente si rapporterà in maniera particolare con il Referente unico che l Ateneo di Bologna destinerà per parte sua ai medesimi aspetti della fornitura. L Università di Bologna si riserva la facoltà di richiedere in ogni momento a CELDES s.r.l. la sostituzione dei referenti con altre unità di personale. Art. 5 TEMPI E MODALITÀ DI CONSEGNA Per la parte generale, si rimanda agli artt. 7 e 8 del Capitolato Tecnico. In particolare, si precisa che l Ateneo di Bologna per la sua strutturazione multicampus è naturalmente articolato su più sedi, con UU.OO. dipendenti da Centri di Spesa anch essi variamente articolati. Pertanto si richiede alla CELDES s.r.l. di erogare una fornitura in grado di rispondere adeguatamente alle specifiche esigenze organizzative delle UU.OO., soprattutto in termini di differenziazione degli indirizzi di consegna e di fatturazione. Nell Allegato 1, al fine di agevolare l avvio della fornitura per il primo anno, vengono riportati in forma sintetica e aggregata, per ogni UU.OO., eventuali differenze tra indirizzi di consegna e indirizzi di fatturazione, e/o indirizzi di consegna multipli. La CELDES s.r.l. si impegna a recepire tempestivamente eventuali comunicazioni da parte delle UU.OO. in merito alle variazioni di indirizzo che nel corso della fornitura dovessero verificarsi, adeguando le proprie modalità di spedizione (servizio consolidato) e/o dandone comunicazione agli Editori (in caso di spedizione diretta). Si rammenta che nel caso di consegna di fascicoli all indirizzo errato, la CELDES s.r.l. ha l obbligo di ritirarli e di effettuare la consegna corretta a sue spese entro e non oltre 15 giorni dalla comunicazione dell errore da parte delle UU.OO (art. 10 capit. Tecn.) ART. 6 - ABBONAMENTI A RIVISTE ON LINE Vedi art 3. comma h del Capitolato tecnico Inoltre la Commissionaria deve: 1) fornire all editore tutte le informazioni utili per mantenere o attivare l abbonamento on line, contattando se necessario, il referente di Ateneo per i periodici elettronici in gara e la Biblioteca sottoscrittrice dell abbonamento. 2) Fornire tempestivamente al referente di Ateneo per i periodici elettronici in gara e alla Biblioteca tutte le informazioni che comportino un intervento da parte loro: sottoscrizione e invio di un licence agreement, creazione di un account specifico per accesso con username e password etc. 3) Assicurarsi che l editore: a) non interrompa il servizio di accesso, in caso di titolo già attivato negli anni precedenti, su account d'ateneo;

4 b) attivi l accesso alle riviste non ancora accessibili ma per le quali vi sia diritto all'on line dal 2007; c) invii al referente di Ateneo per i periodici elettronici in gara e alla Biblioteca sottoscrittrice dell abbonamento il Codice Cliente di attivazione del titolo, se previsto; d) dia comunicazione al referente di Ateneo per i periodici elettronici in gara dell avvenuta attivazione del servizio. 4) Nella piattaforma della Commissionaria devono essere disponibili e attivi, per l'intero Ateneo, tutti i titoli di cui le biblioteche in gara hanno, a qualunque titolo, diritto d'accesso (a pagamento, free per possesso cartaceo, modello print+on line, e-only etc.). Tale accesso non può essere considerato sostitutivo di quello prioritario sul sito o su piattaforma preferita dell'editore, che deve in ogni caso essere garantito. ART. 7 PASSWORD GERARCHICHE Si richiede sia per la Banca dati amministrativa che per quella dei periodici elettronici l attivazione di Userid e Password sia per Amministratore (unica per Ateneo e complessiva) che per singoli centri di costo. ART. 8- DICHIARAZIONE INTRASTAT La CELDES s.r.l. ha dichiarato in sede di offerta economica di poter ottemperare alla dichiarazione Intrastat per conto delle UU.OO., senza alcun costo aggiuntivo per le UU.OO. medesime. L Università di Bologna di Bologna si riserva comunque la facoltà di richiedere a CELDES s.r.l. copia della documentazione relativa alle dichiarazioni espletate. ART. 9 - SDOGANAMENTO PER I TITOLI EXTRA-UE Per ogni anno di fornitura la CELDES s.r.l. ha l obbligo di far pervenire alle UU.OO. la documentazione relativa all avvenuto sdoganamento dei propri titoli provenienti dai paesi extra-ue. Art. 10 MODALITÀ DI FATTURAZIONE Per la parte generale si rimanda all art. 12 del Capitolato Tecnico. In merito ai termini di pagamento fissati in 60 giorni, l Università di Bologna precisa che tale termine decorre dal ricevimento della fattura da parte degli uffici preposti al pagamento e dopo l accertamento di massima della regolarità della fornitura e della fattura stessa. Potrà essere richiesta da parte delle UU.OO. fatturazione separata con suddivisione dell importo complessivo per acquisti condivisi tra più UU.OO. ART. 11 RESPONSABILE UNICO DEL PROCEDIMENTO, COMITATO DI GESTIONE INTER-ATENEO, GRUPPO DI COORDINAMENTO INTERNO ALL ATENEO Il Responsabile Unico del Procedimento (RUP) per il contratto stipulato tra CELDES S.p.a. e l Università di Modena e Reggio Emilia, in qualità di Ente Mandatario, incaricato dall Accordo di aggregazione degli atenei, è la dott.ssa Mirella Mazzucchi; il sig. Federico Barbino, membro del Comitato di Gestione Inter-Ateneo, affiancherà

5 il RUP nel monitoraggio complessivo della fornitura e nella manutenzione del contratto per l Università di Bologna (art. 4 comma 10 dell Accordo). Per coordinare la fornitura tra le diverse UU.OO e monitorare l andamento della stessa l Università di Bologna si è dotata di un Gruppo di Coordinamento Interno composto da un Coordinatore di Progetto, uno o più Coordinatori per ciascun Lotto ed un Coordinatore per la parte della fornitura che riguarda gli abbonamenti e i servizi on line. ART MODALITÀ A REGIME E MODALITÀ TRANSITORIE Per il primo anno di fornitura il Gruppo di Coordinamento Interno invierà alla Commissionaria una tabella anagrafica (Allegato 1) contenente i dati (referente, indirizzo di consegna, indirizzo di fatturazione, ecc.) delle UU.OO. dell Università di Bologna partecipanti alla fornitura. Tale tabella conterrà anche un indicazione sintetica dei servizi aggiuntivi che le UU.OO. intendono attivare e che meglio saranno specificati in sede di singola ordinazione da parte delle UU.OO. medesime. L attivazione e le modalità di espletamento di tali servizi, nei termini previsti dal Capitolato Tecnico, possono subire variazioni all inizio di ogni anno di fornitura dalle UU.OO. medesime, così come previsto al precedente art. 4. Nel corso della fornitura le variazioni inerenti i dati delle UU.OO. saranno comunicati alla Commissionaria dalle UU.OO. medesime. La Commissionaria è tenuta al tempestivo aggiornamento delle procedure per le quali tali variazioni risultano significative (per es. il servizio di invio consolidato dei fascicoli) al fine di garantire comunque una fornitura corretta e regolare. Nel caso di un invio diretto dei fascicoli da parte degli editori, la Commissionaria dovrà comunicare tempestivamente anche a questi ultimi le variazioni sopravvenute ed accertarsi che siano state effettivamente recepite. In caso di errori di indirizzamento le UU.OO. si avvarranno di quanto previsto all art. 8 del Capitolato Tecnico. Per gli anni successivi al primo, e con ragionevole margine d anticipo, il Gruppo di Coordinamento Interno comunicherà alla Commissionaria l anagrafica esclusivamente delle nuove UU.OO. che entreranno a far parte della fornitura. In tutti i casi, si rammenta che al fine di un miglior espletamento della fornitura le UU.OO. intratterranno un rapporto diretto con la Commissionaria in termini di ordinazioni, comunicazioni, personalizzazione dei servizi e della fatturazione, ecc., nelle forme previste dal Capitolato Tecnico e dal presente Negozio di Fornitura. Solo per il primo anno, a seguito dell invio da parte delle UU.OO. degli elenchi dei titoli da attivare, la Commissionaria è tenuta ad inviare tempestivamente alle UU.OO. medesime delle liste di conferma d ordine (a richiesta anche in formato elettronico leggibile dai principali fogli di calcolo) contenenti tutti gli abbonamenti attivati per ciascuna UU.OO. Per ogni abbonamento dovranno essere riportati i seguenti dati: titolo, ISSN, editore, formato (print, print+online, ecc.), prezzo in euro e nella valuta originale, decorrenza (n. del fascic., n. del volume, anno), periodicità e numero dei fascicoli previsti, i tempi di sollecito dei fascicoli fissati dall editore. Le UU.OO. avranno a disposizione 7 giorni per segnalare alla Commissionaria eventuali errori, correzioni o variazioni. Al termine dei 7 giorni, anche in assenza di segnalazioni da parte delle UU.OO., per il principio del silenzio assenso, la commissionaria procederà ad effettuare gli ordini agli editori. A fronte della ristrettezza dei tempi e al fine di avviare una fornitura corretta e regolare la Commissionaria si impegna a procedere con la massima precisione e diligenza per quanto riguarda la produzione e l invio delle suddette conferme d ordine alle UU.OO..

6 Per gli anni successivi al primo, in relazione al rinnovo degli abbonamenti la Commissionaria farà pervenire alle UU.OO. un preventivo di spesa secondo quanto previsto all art. 12 del Capitolato Tecnico. Tali preventivi dovranno riportare per ogni abbonamento i seguenti dati: titolo, ISSN, editore, formato (print, print+online, ecc.), prezzo in euro e nella valuta originale, decorrenza (n. del fascic., n. del volume, anno), periodicità e numero dei fascicoli previsti, i tempi di sollecito dei fascicoli fissati dall editore. Le UU.OO. faranno pervenire alla Commissionaria entro il 10 novembre di ogni anno successivo al primo l elenco dei titoli da rinnovare per la fornitura dell anno successivo. ART PENALITÀ Per la parte generale si rimanda all art. 13 del Capitolato Tecnico. In virtù dell importanza della fornitura di cui in oggetto si richiamano i doveri di diligenza, correttezza, efficienza ed efficacia a cui la Commissionaria è tenuta nei confronti dell Università di Bologna. Il Gruppo di Coordinamento di cui al precedente art. 11, insieme alle singole UU.OO. ha il compito di monitorare e vigilare sul corretto andamento della fornitura e di interagire con la Commissionaria al fine di prevenire e/o individuare in modo cooperativo le soluzioni agli eventuali disservizi che dovessero verificarsi. Nel caso situazioni di disservizio dovessero prolungarsi o ripetersi a danno delle UU.OO. per responsabilità imputabile alla Commissionaria, il Gruppo di Coordinamento Interno contesterà per iscritto alla Commissionaria il disservizio (la Commissionaria è tenuta comunque a rispondere per iscritto alla contestazione entro 7 giorni consecutivi e naturali), fissando altresì un termine perentorio entro il quale quest ultima dovrà provvedere alla soluzione del problema e/o al reintegro del danno cagionato e comunque al ripristino del regolare e corretto andamento della fornitura. Qualora le giustificazioni addotte dalla Commissionaria non fossero ritenute soddisfacenti, o il disservizio non fosse risolto entro il termine fissato nella contestazione scritta del Gruppo di Coordinamento Interno, quest ultimo si attiverà presso il Responsabile Unico del Procedimento che informerà il Comitato di gestione della gara e il Dirigente dell Ufficio appalti e gare di Modena affinché venga dato corso all applicazione delle penali, secondo quanto previsto all art. 13 del Capitolato Tecnico. ART. 14 STANDING ORDER Le Biblioteche forniranno a parte la lista delle riviste che reputano appartenere alla tipologia degli standing orders (irregolari, in ritardo, testate particolari) fornendo il numero del volume dal quale si fara partire la fornitura. ART. 15 MIGLIORAMENTI La Ditta CELDES ha fornito come servizi migliorativi gratuiti: reperimento 24 ore su 24 Risposte di norma entro 24 ore Ordini evasi nelle 24 dall inoltro Preventivi entro 24 ore dalla richiesta ART.16- MONITORAGGIO DEL SERVIZIO.

7 Si precisa che ai fini di un corretto monitoraggio del servizio CELDES s.r.l.. dovrà fornire al Coordinatore di Progetto previsto al precedente art. 11, in formato elettronico e/o cartaceo i seguenti report e/o rendiconti 1) Spesa per lotto - spesa (fatturato) per lotto per l Università di Bologna; - spesa (fatturato) per lotto per tutte le unità ordinanti indicate - spesa (fatturato) per lotto per i singoli fondi/biblioteche delle unità ordinanti Da trasmettere trimestralmente in formato excel; è auspicabile che tali dati siano al più presto disponibili ed estraibili dal sito CELDES. 2) Tempo di evasione ordini e ordini in corso - tempo medio di evasione ordini per lotto sul totale degli ordini pervenuti dall'inizio della fornitura per l Università di Bologna; - tempo medio di evasione ordini per lotto sul totale degli ordini pervenuti dall'inizio della fornitura per unità ordinanti; - tempo medio di evasione ordini per singoli fondi/biblioteche delle unità ordinanti - Ordini in corso Da trasmettere trimestralmente. 3) Solleciti evasi - listato dei solleciti evasi consultabile on-line e ordinabile secondo vari criteri (data, alfabetico titolo, struttura 5) Report sulla fatturazione - listato fatture (consultabile online e ordinabile/ricercabile secondo vari criteri quali per es. intervallo data, numeri di riferimento ordini contenuti dati dalle strutture ordinanti) - dettaglio di singole fatture (con la funzione di stampa e/o scarico on-line attiva) - dettaglio contabile ordinabile secondo vari criteri delle fatture pagate (totale per fondo, totale per unità ordinante) e delle fatture da pagare (totale per fondo, totale per unità ordinante). ART. 17 NORME DI RINVIO Per quanto non espressamente richiamato nel presente negozio di fornitura si rinvia al Capitolato Tecnico e all Accordo tra Atenei che disciplinano i rapporti tra CELDES s.r.l. e l Aggregazione tra Atenei citate in premessa e sono riconosciute ed accettate da CELDES s.r.l.

8 PER ACCETTAZIONE DATA ALL. 1 ANAGRAFE