AREA PARTNER SMARTBOOKING: PRENOTAZIONE COFANETTI SOGGIORNO

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1 AREA PARTNER SMARTBOOKING: PRENOTAZIONE COFANETTI SOGGIORNO Gentile Partner, Abbiamo il piacere di presentarti il Sistema di Prenotazione e Gestione Disponibilità per i cofanetti Soggiorno. In questo manuale ti illustreremo: COME ACCEDERE ALLA TUA AREA PARTNER COME GESTIRE LE TUE DISPONIBILITÀ COME GESTIRE UNA PRENOTAZIONE MODALITA DI FATTURAZIONE E RIMBORSO Ci auguriamo che questo strumento ti sia utile per gestire al meglio la nostra collaborazione. Restiamo a tua disposizione per ogni richiesta o chiarimento. Per ulteriori informazioni contattaci al numero Oppure manda una mail a smartbooking-it@smartbox.com Dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle

2 COME ACCEDERE ALLA TUA AREA PARTNER Accedi al sito Inserisci login e password Clicca su Conferma COME GESTIRE LE TUE DISPONIBILITÀ 1. Clicca su Prodotti > Stock e Tariffe 2. Scegli il mese e la tipologia di camera selezionandola dal menu a tendina Pubblica Troverai il planning delle tue disponibilità: STOCK: numero di camere a conferma immediata che puoi aumentare o diminuire in base alle tue disponibilità. ALLOTMENT: numero di camere a conferma immediata con un rilascio massimo di 14 giorni. Quantità non modificabile. VENDITE: numero di prenotazioni previste. DISPONIBILITÀ: numero di camere a conferma immediata ancora disponibili. STOP: il simbolo «stop» indica che la data è chiusa alle vendite. N.B. le prenotazioni entrate su richiesta, sono indicate tra parentesi (per maggiori dettagli consulta l Appendice alla fine del manuale). 2

3 GESTIONE DELLE CAMERE IN STOCK PER AGGIUNGERE O DIMINUIRE CAMERE DISPONIBILI A CONFERMA IMMEDIATA: 1. Vai nelle sezione Modificare lo stock 2. Seleziona 3. Inserisci il numero di camere nella sezione 4. Per aumentare o diminuire il numero di camere a conferma immediata, con il puntatore del mouse, clicca sulla casella del planning in corrispondenza della riga STOCK e della data che desideri modificare. Visualizzerai la data in verde se lo stock è maggiore di zero. Visualizzerai la data in arancione se lo stock è pari a zero e per questa data potrai ricevere Richieste di Prenotazione da accettare o rifiutare in 48 ore. 5. Clicca su per salvare le modifiche o su per annullare. PUOI GESTIRE LO STOCK PER UN LUNGO PERIODO GRAZIE ALLA SEZIONE MODIFICARE LO STOCK PER UN PERIODO 1. Seleziona il periodo da modificare dal menu a tendina Applicare a, scegliendo tra le opzioni presenti. 2. Scegli la tipologia di camera dal menu a tendina Camera. 3. Inserisci il numero di camere 4. Clicca su 5. Clicca sempre su per salvare le modifiche o su per annullare. 3

4 STOP ALLE VENDITE Se hai terminato le disponibilità inserisci uno stop alle vendite per la data interessata attraverso tre semplici passaggi 1. Clicca su Stop alle Vendite nella sezione Modificare lo stock per effettuare l inserimento/rimozione di uno stop 2. Clicca con il puntatore del mouse sull ultima casella in corrispondenza della riga Stop e della data da dover chiudere alle vendite. Per togliere lo stop alle vendite, basterà seguire la procedura inversa: cliccando sul simbolo dello stop, verrà riaperta la data alle vendite. 3. Clicca sempre su per salvare le modifiche o su per annullare. COME GESTIRE UNA PRENOTAZIONE REGISTRARE UNA PRENOTAZIONE 1. Clicca su Prenotazione 2. Inserisci il numero dell assegno regalo di 9 cifre e clicca su Conferma 4

5 3. Seleziona la data di check-in e poi clicca su Prenota 4. Nella pagina successiva clicca nuovamente su Prenota 5. Registra la scheda "Dati Personali" del cliente, compilando tutti i campi. 6. Inserisci il codice di conferma di 3 cifre per finalizzare la prenotazione, ricordandoti di accettare le condizioni generali di prenotazione La prenotazione è ora registrata! Sia tu che il cliente riceverete la notifica di conferma via con il dettaglio della prenotazione. 5

6 GESTIRE UNA RICHIESTA DI PRENOTAZIONE Quando il cliente inserisce una Richiesta di Prenotazione attraverso il Sito Smartbox tu riceverai una notifica automatica via . Per gestire la Richiesta di Prenotazione dovrai accedere alla sezione Gestione delle Vendite -Ricerca Vendite della tua Area Partner dove troverai la richiesta di colore giallo. Per accettare o rifiutare una richiesta, utilizza i simboli presenti in basso a destra ACCETTARE UNA RICHIESTA Per accettare la richiesta di disponibilità clicca sul primo simbolo: Se vuoi, puoi aggiungere camere a conferma immediata inserendo la Quantità nel campo corrispondente Clicca infine sul tasto Lever le request (Accetta la richiesta) 6

7 RIFIUTARE UNA RICHIESTA Per rifiutare una richiesta clicca sul secondo simbolo Potrai chiudere la data alle vendite selezionando Si dalla sezione Fermer lo stock? (Chiudere la disponibilità?) Clicca, infine, su Refuser le request (Rifiuta la richiesta) per finalizzare il rifiuto. 7

8 CONSULTARE LE PRENOTAZIONI Potrai consultare le tue prenotazioni cliccando su Gestione delle Vendite - Ricerca Vendite Ricerca le prenotazioni utilizzando i criteri a disposizione N.B. il sistema inserisce un periodo di default in corrispondenza della sezione Date de creation (File Creati). Potrai visionare le prenotazioni anche per data di soggiorno inserendo le date desiderate nel campo Date de sejour (Soggiorni). CANCELLA le date nel campo Date de creation e clicca su Afficher (Vedi). Prenotazione confermata Richiesta di prenotazione (da gestire) Richiesta cancellata Potrai effettuare l estrazione delle prenotazioni in un file Excel cliccando sul simbolo in alto a destra. 8

9 MODALITA DI FATTURAZIONE E RIMBORSO La fatturazione avviene in automatico dopo il giorno del check in. CRITERI DI FATTURAZIONE: Tutte le prestazioni effettuate dal 1 al 15 del mese, saranno presenti nella fattura del 15 dello stesso mese e rimborsate 30 giorni dopo. Tutte le prestazioni effettuate dal 16 al 30/31 del mese saranno presenti nella fattura del 30/31 dello stesso mese e rimborsate 30 giorni dopo. I bonifici Smartbox sono bonifici internazionali, pertanto le tempistiche per l accredito possono variare a seconda del tuo istituto bancario (5 giorni lavorativi). Puoi visualizzare le tue Fatture sull area partner alla sezione «Fatturazione». Qualche giorno dopo l emissione riceverai una mail che ne notificherà l avvenuta pubblicazione. SEZIONE FATTURAZIONE Puoi consultare le tue fatture accedendo al link all interno della sezione Fatturazione potrai in tutta autonomia: 1. richiedere la modifica dell indirizzo di fatturazione e delle coordinate bancarie 2. avere un quadro completo dello stato dei tuoi pagamenti attraverso la pubblicazione dell estratto conto 3. scaricare la Fattura nella sezione «Fatture» Nella prima schermata denominata «coordinate bancarie» avrai subito la possibilità di richiedere la modifica dell indirizzo di fatturazione e la modifica delle coordinate bancarie (allegando un documento ufficiale della banca). clicca qui per richiedere la modifica dell indirizzo di fatturazione clicca qui per richiedere la modifica delle tue coordinate Bancarie 9

10 VISUALIZZARE FATTURE E RIMBORSI Cliccando nella sezione Estratto Conto potrai visualizzare i movimenti relativi ai bonifici emessi da Smartbox. In basso potrai consultare la legenda per la lettura dell estratto conto e cliccando su Export potrai estrarre il dato in formato Excel. Nell ultima sezione denominata Fatture potrai visualizzare le fatture ed eventuali note di credito emesse nell ultimo anno solare con la possibilità di scaricarle in formato PDF direttamente sul tuo computer. Per qualsiasi dubbio o richiesta di informazioni di tipo amministrativo/contabile non esitare a contattare la nostra amministrazione all indirizzo amministrazione.partner@smartbox.com 10

11 BOOKING MODE ALLOTMENT La struttura partner mette a disposizione per i clienti Smartbox un numero definito di camere. La struttura ha la possibilità di aggiungere camere a conferma immediata direttamente dalla Sua Area Partner, ma non può diminuire il numero di camere in allotment. La retrocessione: se le camere in allotment non saranno vendute nei 14 giorni che precedono la data richiesta, le camere rimanenti verranno restituite/rilasciate alla struttura. Il partner ha la possibilità di scegliere il numero dei giorni di retrocessione da 1 a un massimo di 14. Una volta terminata la disponibilità in allotment, o dopo il rilascio delle camere restanti, le prenotazioni entreranno «su richiesta». STOCK Verrà caricato nella sua Area Partner uno stock iniziale al giorno. Si tratta del numero di camere a conferma immediata deciso dal partner al momento della sottoscrizione del contratto e stabilito in funzione della capacità ricettiva della struttura. Il partner può modificare lo stock (diminuirlo o aumentarlo) direttamente dalla Sua Area Partner Smartbooking. Una volta terminata la disponibilità in stock, le prenotazioni entreranno «su richiesta». ON REQUEST/ RQ Il cliente, durante la procedura di prenotazione on-line, viene informato che la Sua richiesta di prenotazione è soggetta a conferma da parte del partner. La struttura partner riceve per le notifiche di richiesta prenotazione. l partner si impegna a gestire la richiesta il prima possibile e, al più tardi, entro un massimo di 48h. 11