Biblioteca di Ateneo. Università degli Studi di Milano - Bicocca Piazza dell'ateneo Nuovo, Milano Tel Fax

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1 Verbale della riunione del Consiglio della Biblioteca del 3 novembre 2003 In data 3 novembre 2003 alle ore presso la Sala Riunioni della Biblioteca si è riunito il Consiglio di Biblioteca come da art. 10 del Regolamento della Biblioteca. Sono presenti: prof. Alberto Maffi (scienze giuridiche), prof. Giovanni De Vito (scienze mediche), prof. Gianfranco Pacchioni (scienze chimiche), prof. Leonardo Colzani (scienze matematiche), prof. Gianpiero Cattaneo (scienze informatiche), prof. Mirella Enriotti (scienze fisiche), prof. Gian Luigi Trezzi (scienze economiche), prof. Maurizio Pisati (scienze sociologiche), Prof. Giovanna Lucchini (scienze biologiche, biotecnologiche e ambientali), dott.ssa Maria Bagassi (scienze psicologiche), prof.ssa Sonia Migliorati (scienze statistiche), prof. Haim Burstin (scienze pedagogiche), prof. Nicola Tosi (scienze geologiche), dott.ssa Simona Cirani (rappresentante del personale), dott. Maurizio di Girolamo (Direttore della biblioteca), dott.ssa Giovanna Geppert, dott.ssa Roberta Bassetti, dott.ssa Federica De Toffol, dott.ssa Maria Grazia Pistelli (su invito del direttore); assenti giustificati: sig. Simone Scomparin (rappresentante studenti), sig. Vera Bondi (rappresentante studenti). ORDINE DEL GIORNO 1) Comunicazioni del Presidente 2) Comunicazioni del Direttore 3) Approvazione verbale CdB precedente 4) Approvazione previsione di spesa ) Gara d appalto per la fornitura dei periodici 6) Situazione fondi 2003 e politica degli acquisti 7) Proposte nuove risorse elettroniche per il ) Notizie dalle sedi 9) Varie ed eventuali 1) Comunicazioni del Presidente Il Presidente informa che la Convenzione per la reciprocità dei servizi bibliotecari tra l Università degli Studi di Milano e l Università degli Studi di Milano Bicocca è stata firmata dai due Rettori ed è disponibile in rete sul sito Web della. Ricorda che la validità della Convenzione è biennale e invita i membri del CdB a segnalare eventuali inadempienze nell erogazione dei servizi così come garantiti dalla Convenzione da parte delle biblioteche dell uno e dell altro Ateneo, al fine di eventuali verifiche con le biblioteche interessate. 2) Comunicazioni del Direttore

2 Il Direttore comunica che con D.R. n del 13 ottobre u.s., il Rettore ha provveduto a trasferire dal fondo di potenziamento didattica alla ,00, di cui ,00 per spese di rilegatura e ,00 per spese riferite al recupero catalografico arretrato, come da richiesta del Direttore della Biblioteca del 20 ottobre 2002 e del 6 febbraio In considerazione dello stanziamento straordinario di cui al punto 2 del presente verbale, il Direttore propone di impiegare la quota di tale fondo prevista per il recupero catalografico ( ,00) per la stipula di contratti a tempo determinato per figure professionali di esperto catalogatore categoria C1 (costo annuo complessivo ,23), da assumersi mediante concorso pubblico. Tale soluzione, a giudizio del Direttore, garantisce una maggiore continuità e una migliore qualità nell attività di catalogazione, permettendo alla Biblioteca di contare su personale qualificato e maggiormente integrato nella propria struttura a differenza di quanto avviene con il ricorso a società esterne. Nel corso di ampia discussione, con interventi dei proff. Burstin, Enriotti, De Vito, Cattaneo, Trezzi, Tosi, e della dott.ssa Cirani, e dopo alcuni chiarimenti su richieste specifiche forniti dal Direttore e della dott.ssa Geppert, sono stati evidenziati i benefici e le criticità del ricorso ad assunzione di personale a contratto a tempo determinato piuttosto che a società esterne. Al termine della discussione il CdB propone di impiegare la quota di ,00 per la stipula di 2 contratti a tempo determinato (12 mesi), per bibliotecario categoria C1. Il CdB dà mandato al Direttore di avviare le procedure necessarie all istituzione dei due posti in organico e all espletamento del relativo concorso pubblico. Il Direttore evidenzia come sia a questo punto necessario che il CdB esprima le sue valutazioni in merito alla priorità di intervento nel recupero dei numerosi fondi librari disponibili. A tale fine, e in particolare per il recupero del Fondo Montedison, viene nominata una commissione istruttoria composta dai prof. Enriotti, Maffi, Trezzi che, con il supporto tecnico della Biblioteca, operi una selezione del materiale librario da catalogare e ne determini la priorità. In considerazione della vastità del fondo Montedison e della sua connotazione di fondo di interesse storico, la prof.ssa Enriotti propone che sia presentata una richiesta di finanziamento alla Fondazione Cariplo per tale recupero. Condizione necessaria all effettivo avvio dei lavori di recupero è data dalla disponibilità degli spazi in Manifattura Tabacchi, a partire dalla possibilità di accesso alla stessa fin da ora. Su invito del Direttore, la dott.ssa Pistelli riferisce circa le attuali condizioni degli spazi in Manifattura e le difficoltà di accesso ai medesimi riscontrate durante recente il trasferimento del Fondo CESI. A questo proposito la prof.ssa Enriotti invita il Presidente Maffi a interessare della questione il Rettore affinché si giunga ad una rapida soluzione del problema.

3 Il Direttore rende noto che a causa del persistente blocco delle assunzioni e della impossibilità da parte dell Amministrazione di superare i limiti di spesa imposti dalla Finanziaria, nel corso del 2003 si sono verificati ritardi nelle sostituzioni di alcune unità di personale a tempo determinato e in alcuni casi non si è ancora potuto procedere alla sostituzione. In particolare il back office della Sede Centrale risulta diminuito di 1 unità di personale da settembre 2003 a causa delle dimissioni della dott.ssa Sonia Cremonese, il front office della Sede Centrale risulta diminuito di 1 unità di personale da inizio ottobre 2003 a causa delle dimissioni di Mariagrazia La Spada e subirà 1 ulteriore diminuzione dal 1 dicembre p.v. a causa della scadenza del contratto di Sara Adamo. La situazione è inoltre aggravata dalla mancata sostituzione del personale in maternità (3 unità nelle tre sedi della biblioteca). Il Direttore riferisce circa la visita alla Sede Centrale della Biblioteca dei professori del CNVSU inviati del Ministero avvenuta il 31 ottobre u.s. nell ambito delle visite alle strutture del nostro Ateneo previste dal CNVSU. I proff. Luigi Biggeri e Alessandro Figà Talamanca, accompagnati dal Rettore, dal Pro Rettore e dalla prof.ssa Nice Terzi hanno visitato la nostra biblioteca ponendo alcune domande al Direttore e manifestando apprezzamento per la nostra struttura e i nostri servizi. Il Direttore rende noto che grazie al trasferimento, seppure in questa prima fase a tempo parziale, della dott.ssa Ilaria Moroni presso la, è stato avviato un progetto di ricerca-azione per la valorizzazione delle risorse umane della Biblioteca, che ha nella fase iniziale come obiettivo gli studenti a 150 ore che collaborano ai servizi della biblioteca. I risultati di questa prima fase del lavoro saranno resi noti entro la fine dell anno corrente. Il Direttore informa che nell ambito del Convegno Bibliocom 2003 tenutosi a Roma dal 29 al 31 ottobre u.s., il prof. Walter Maffenini ha presentato un intervento dal titolo: Indagine sull'utilizzo delle risorse elettroniche remote della biblioteca dell'università di Milano Bicocca che sarà prossimamente reso disponibile on line. Il Direttore da lettura di una lettera del prof. Federico Menegazzo, coordinatore del progetto GIM: Sono lieto di annunciarvi la conclusione della fase di raccolta dati per la ricerca Misurazione e valutazione dell offerta bibliotecaria degli Atenei italiani affidata dal Comitato Nazionale per la Valutazione del Sistema Universitario del MIUR al Gruppo Interuniversitario per il Monitoraggio (GIM) dei sistemi bibliotecari di Ateneo. Questa prima fase della ricerca, articolata sui due livelli riguardanti l uno le singole biblioteche e l altro i sistemi di Ateneo che le coordinano, comportava la richiesta di compilare un questionario in rete cui hanno risposto pressoché tutti i sistemi bibliotecari e circa l 85% delle 1345 biblioteche di università italiane. Stiamo iniziando ora l analisi e l elaborazione dei dati raccolti. A lavoro terminato contiamo di presentare una significativa panoramica della situazione nazionale, ma anche di fornire a ciascun Ateneo una sintesi dei dati che lo riguardano. Ringrazio a nome di GIM tutti coloro che nelle diverse Università hanno contribuito al buon esito della rilevazione per la collaborazione e per la professionalità dimostrata.

4 3) Approvazione verbale CdB precedente Il verbale del CdB del 30 giugno 2003 è approvato. 4) Approvazione previsione di spesa 2004 Il Direttore sottopone al CdB la proposta di previsione di spesa 2004 così come inviata al Direttore Amministrativo con lettera del 20 ottobre u.s., come da richiesta in tal senso a firma del Direttore Amministrativo datata 8 ottobre u.s. La previsione si articola in voci analitiche relative alla tipologia di servizi [funzionamento] e beni [investimento] di pertinenza della biblioteca ed è stata effettuata a partire dalla stima del consuntivo 2003 aggiornata ad ottobre, e non si discosta in maniera significativa dalla previsione per il La previsione complessiva di spesa ordinaria della biblioteca si quantifica in ,00. Gli importi preventivati per le singole aree eventualmente eccedenti lo stanziamento da parte dell'amministrazione centrale si intenderanno a carico della c.d. 3. quota proveniente da facoltà e dipartimenti. Ai fini della programmazione delle spese dell Ateneo per il 2004 si riporta in calce all allegato anche la previsione di spesa per le collaborazioni studentesche per le tre sedi della, per un totale di ,00. Tale previsione tiene conto del consuntivo 2003 ed è ridotta di circa il 33% rispetto alla previsione fatta nel 2002 per la stessa voce. Il CdB approva la previsione di spesa così come presentata dal Direttore. Tale documento costituisce parte integrante al presente verbale. 5) Gara d appalto per la fornitura dei periodici Il Direttore comunica che la Commissione tecnico-giudicatrice per l apertura delle offerte della gara in oggetto, di cui è stato nominato Presidente, si è riunita in data 29 ottobre u.s. e che a causa della parità di due offerte relative a uno dei due lotti sarà necessario procedere ad ulteriore richiesta di ribasso alle due società che hanno formulato l offerta migliore. Pertanto i risultati della Commissione potranno essere resi noti solo dopo l ulteriore convocazione della stessa prevista per il prossimo 11 novembre. In ogni caso le percentuali di commissione offerte risultano vantaggiose per la Biblioteca rispetto alle attuali, permettendo un buon risparmio economico. Dal momento che sicuramente le società vincitrici della gara per i singoli lotti non sono risultate le stesse che hanno in gestione l attuale fornitura, sarà necessario procedere a un complesso lavoro da parte della biblioteca per il trasferimento delle singole sottoscrizioni dai vecchi ai nuovi fornitori, al fine di ridurre quanto più possibile i disagi e i ritardi nell attivazione

5 delle nuove sottoscrizioni. Tale attività è legata alla necessità di non interrompere il regolare invio dei fascicoli a stampa e di evitare la sospensione degli accessi online. 6) Situazione fondi 2003 e politica degli acquisti Su invito del Direttore, la dott.ssa Geppert, responsabile del back office della Sede Centrale, illustra la situazione aggiornata ad oggi, a circa un mese dalla chiusura dell ufficio ragioneria, per le varie aree del centro di costo, tenuto conto delle somme che saranno impegnate dopo la firma del contratto per la fornitura dei periodici a copertura degli abbonamenti di ciascuna area. 7) Proposte nuove risorse elettroniche per il 2004 Su invito del Direttore, la dott.ssa Bassetti, responsabile della gestione delle risorse elettroniche della Biblioteca, sottopone al CdB i preventivi relativi alle risorse elettroniche individuate come di interesse nello scorso CdB: PsycArticles su piattaforma CSA/IDS: 7.467,00 Protome Bioknowledge Library: $ ,00 JStor Art and Science 2: $ 5.500,00 Per quanto riguarda PsycArticles, la risorsa verrà resa disponibile all interno delle altre banche dati CSA, con indubbio vantaggio per gli utenti finali che potranno sfruttare l interfaccia conosciuta e le possibilità di ricerca del sistema in maniera integrata. In considerazione dell attuale disponibilità di fondi sul capitolo sul bilancio 2003, si richiede al CdB di esprimere un parere sull attivazione delle prime due RER. Per quanto riguarda JStor il costo potrà ricadere sulla Convenzione Cilea 2004, per la quale è già stata fatta previsione di spesa da parte della Biblioteca. Dopo breve discussione, il CdB approva la sottoscrizione alle risorse elettroniche sopra elencate. Si comunica che è in corso la trattativa per il rinnovo del contratto Elsevier SDOS da parte del Consorzio di acquisto CILEA, e che le proposte fin qui formulate dall Editore appaiono irragionevoli poiché comportano un incremento generalizzato dei costi per gli enti, penalizzando soprattutto gli enti medio-piccoli. A titolo di esempio si rende noto che il costo che dovrebbe essere sostenuto dalla nostra Università risulterebbe essere aumentato di circa il 400% rispetto a quello sostenuto lo scorso anno. Il CdB manifesta preoccupazione per gli aumenti indiscriminati proposti dall editore, in considerazione della irrinunciabilità delle riviste elettroniche del pacchetto da parte della nostra utenza. A tale proposito la prof.ssa Enriotti invita il Direttore a sondare fra i membri del consorzio di acquisto Cilea il possibile interesse per l acquisizione degli arretrati dei periodici elettronici di Elsevier (back files a partire dal primo numero di ogni testata), al fine di quantificarne i costi.

6 8) Notizie dalle sedi Il Direttore comunica che è in fase di test il servizio di proxy-server con autenticazione, gestito in collaborazione con l Area Sistemi informativi dell Ateneo. Tale servizio permetterà agli utenti istituzionali in possesso di account di posta elettronica sul mailserver di ateneo, di accedere alle risorse elettroniche a pagamento anche da postazioni esterne al dominio unimib.it. Su invito del Direttore, la dott.ssa Pistelli comunica che è stato portato a termine il trasloco del fondo CESI presso la Manifattura Tabacchi. In particolare, il catalogo del CESI riportava come consistenza monografie e titoli di periodici; 2 anni fa sono state prelevati monografie 350 titoli di periodici; nel periodo dal 6/10/03 al 16/10/03 sono stati trasferiti monografie e 800 titoli di periodici. Si tratta comunque di cifre indicative che potranno trovare un riscontro solo nel momento di apertura delle scatole, dal momento che a prima vista al momento del trasloco molti scaffali risultavano lacunosi. Per completare le collezioni, alcune annate di periodici sono state inviate in U2 e U6. A questo proposito la prof.ssa Enriotti chiede che siano verificati la fattibilità tecnica e i relativi costi di importazione dei record CESI nel catalogo della Biblioteca (OPAC). Su invito del Direttore, la dott.ssa De Toffol, responsabile del front office della Sede Centrale, comunica che il Fondo Mainardi è stato collocato nel nuovo deposito libri al piano interrato dell edificio U6, così che possa essere messo a disposizione dei ricercatori dell are di scienze sociologiche in tempi rapidi, come da esplicita richiesta pervenuta nei mesi scorsi. La dott.ssa De Toffol informa inoltre che nel mese di novembre sarà completata l indagine sulla soddisfazione degli utenti della biblioteca, attraverso la somministrazione contemporanea nelle tre sedi della stessa, di questionari predisposti in collaborazione con il Dipartimento di metodi quantitativi della Facoltà di Economia. 9) Varie ed eventuali Su richiesta del CdB, il prof. Trezzi riferisce circa la situazione di stallo relativa al servizio di fotocopiatura. Al momento l affidamento del servizio è sospeso a seguito degli opposti pronunciamenti del TAR e del Consiglio di Stato. La seduta si conclude alle ore IL DIRETTORE (dott. Maurizio di Girolamo) IL PRESIDENTE (Prof. Alberto Maffi) Milano, 5 novembre 2003