Sommario. Build del Modulo fiscale... 4

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1 Novità Sommario Build del Modulo fiscale... 4 LIBRO INVENTARI... 4 Anagrafica azienda... 5 Piano dei conti... 6 Aggiornamento dati Stampa Libro inventari BILANCIO XBRL Codici di riclassifica Riclassifica piano dei conti Export dati Import dati in software di bilancio Documenti e Contabilità NUMERAZIONE UNIVOCA DELLE FATTURE Contatori Stampa documenti Stampa Giornale e registri IVA Scadenzario CONTABILIZZAZIONE IN BANCA DI EFFETTI CON IVA PER CASSA Emissione fatture clienti Registrazione fatture fornitori Generazione scadenze Contabilizzazione fatture Emissione e contabilizzazione effetti Stampa liquidazione IVA Documenti GESTIONE AZIENDE COLLEGATE Configurazione aziende Configurazione documenti Input e salvataggio documenti pagina 1 di 106

2 Evasione documenti Giacenze articoli di magazzino DOCUMENTI SOSPESI Configurazione documenti Anagrafiche clienti Input documenti - testata Input nuovo documento Raggruppo manuale sospesi Evasione documenti sospesi CONTROLLO INCASSATO Configurazione documenti Anagrafiche clienti Input documenti DOCUMENTI PREDEFINITI PER CLIENTE Anagrafiche clienti Input documenti PREZZI E SCONTI PER SCAGLIONI DI QUANTITÀ Tabella Prezzi per quantità Anagrafiche articoli Anagrafiche clienti e fornitori Configurazione documenti Input documenti RICALCOLO SCONTO AUTOMATICO & SCONTO IN VALORE VISUALIZZA PREZZO NETTO IMPORT DOCUMENTI AUTOMATICO Anagrafica utenti Impostazioni generali Configurazione accesso per utente IMPORT Magazzino NAVIGAZIONE IN ANAGRAFICHE ARTICOLI Documenti digitali IMPOSTAZIONI GENERALI Percorso salvataggio Copia automaticamente Cancella file allegati & Cancella file Scansionati NUOVO PROGRAMMA VISION IMAGING Migliorie modulo Sintesi CONFIGURAZIONE FILTRI IN CONFIGURAZIONE pagina 2 di 106

3 STAMPE DI CONTROLLO FILTRO PER DATA CAMPI EDITABILI Assistance CHIAMATE SENZA MATRICOLA CREAZIONE VELOCE MATRICOLA Novità anni precedenti Novita2012.pdf Novita2011.pdf Novita2010.pdf Novita2009.pdf Novita2008.pdf pagina 3 di 106

4 Build del Modulo fiscale Libro inventari All interno del modulo fiscale è stata aggiunta la stampa denominata Libro Inventari che, come noto, con riferimento ad un determinato periodo deve dare evidenza della situazione economica e patrimoniale dell impresa, fornendo un'informazione dettagliata (quantitativamente e qualitativamente) delle attività e delle passività dell impresa. L inventario deve quindi riportare: L indicazione e la valutazione analitica degli elementi patrimoniali attivi e passivi; La consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo; Copia del bilancio e il conto dei profitti e delle perdite. Per arrivare a questo risultato sono state introdotte alcune novità in più parti di Vision. Il presente capitolo illustra quali codifiche e configurazione siano necessarie per una corretta produzione della stampa Libro inventari pagina 4 di 106

5 Anagrafica azienda Nella form dell anagrafica azienda, alla pagina Dati fiscali, è stata inserita la sezione denominata Libro inventari in cui potranno essere indicati una serie di parametri che poi saranno usati nella stampa : Interamente versato La selezione di questo check box aggiungerà la dicitura INTERAMENTE VERSATO a fianco dell importo del capitale sociale nella intestazione della stampa del Libro inventari. Sede registro imprese e Sede Camera di Commercio La descrizione della provincia verrà riportata nella intestazione della stampa del Libro inventari. Numero REA e Fascicolo Numero di Repertorio Economico Amministrativo e Fascicolo che verranno stampati nella intestazione del Libro inventari. Descrizione in calce Indicare qui il testo che verrà stampato al termine della stampa del Libro inventari. pagina 5 di 106

6 Piano dei conti Per ogni voce del Piano dei Conti è possibile indicare il tipo di dettaglio desiderato nella stampa del Libro inventari : Solo le voci di 5 livello accettano un valore diverso da vuoto, e la colonna è modificabile solo con la funzione Modifica veloce selezionata. La selezione della scelta Partitario farà si che in stampa venga riportato il dettaglio dei movimenti relativi al conto per l esercizio selezionato La selezione della scelta Giacenza, invece, produrrà il dettaglio delle giacenze degli articoli appartenenti alle classificazioni che saranno associate alla voce del Piano dei Conti. pagina 6 di 106

7 Da quanto già esposto si intuisce che una gestione completa dei parametri specifici per la gestione del Libro inventari è disponibile all interno della scheda del Piano dei Conti : Il pulsante Importa dati per Libro inventari andrà a selezionare i dati corrispondenti all esercizio, alla tipologia, ed ai filtri impostati, popolando la griglia che occupa la maggior parte della pagina. Il pulsante Aggiungi riga permette poi l inserimento manuale di ulteriori righe. La combo box Dettaglio Libro inventari che era visibile nella form di elenco è qui sostituita da un radio button tramite cui si possono scegliere gli stessi valori. pagina 7 di 106

8 Nel caso in cui si scelga l opzione Importa da Giacenze allora saranno resi visibili i filtri tramite cui indicare quali tipologie di articoli riportare nel dettaglio. In funzione di tali filtri verranno aggiornate le colonne Quantità e Avere con i dati ricavati dalle giacenze di magazzino con la valorizzazione al costo medio ponderato, ossia tramite le seguenti formule : Quantità Avere Dove : = Giacenza = Giacenza * Costo medio ponderato Giacenza = Quantità Iniziale + (qta Carichi qta Carichi per trasferimento) ( qta Scarichi qta Scarichi per trasferimento) Costo medio ponderato = ( Valore Iniziale + (val Carichi val Carichi per trasf) ) / ( Quantità Iniziale + (qta Carichi qta Carichi per trasf) ) La scheda del piano dei conti illustrata alla pagina precedente trova quindi riscontro nella stampa dell inventario fiscale di magazzino, valorizzata al costo medio ponderato : L opzione Importa da Partitario non necessita, invece, di nessun filtro. Essa legge i movimenti del conto per l esercizio selezionato e li riporta in griglia costruendo la descrizione con <data movimento> + <descrizione contropartita> pagina 8 di 106

9 Tutti i dati della griglia saranno modificabili dall utente per ottenere nella stampa del Libro inventari esattamente ciò che si desidera. Per esempio la descrizione di una materia prima potrebbe risultare troppo tecnica per questo tipo di stampa, oppure potrebbe essere preferibile accorpare più righe in una sola. Il doppio click sulla colona Note apre una form di edit in cui è possibile dettagliare a piacere la descrizione qualora essa fosse ritenuta troppo breve. Per agevolare la ricerca dei conti configurati come sopra descritto nella form di filtro da elenco sono disponibili due check box specifici : Grazie ai tre valori selezionabili per ogni check box diventa semplice visualizzare solo i conti su cui si è impostato un dettaglio per il Libro inventari. pagina 9 di 106

10 Aggiornamento dati Come si è visto nei capitoli precedenti, e come si vedrà nel successivo, la procedura di stampa del Libro inventari si basa in sostanza su un bilancio con dettaglio per alcuni conti dei movimenti contabili e di magazzino. Per produrre queste due forme di dettaglio si è visto come i conti vadano opportunamente configurati e come sia possibile, dalla loro anagrafica, eseguire un import dei dati dai movimenti contabili o dal magazzino. La procedura Aggiorna dati Libro inventari, presente nel menù Modulo fiscale \ Libro inventari, ha lo scopo di rielaborare tutti i dati da associare a ciascun conto, in base alla sua configurazione. In sostanza la procedura è la stessa che viene richiamata dal pulsante Importa dati per Libro inventari descritto al capitolo precedente, con la differenza che richiamata da questo nodo della tree view esegue l elaborazione per tutte le voci del piano dei conti. Il buon esito del ricalcolo sarà garantito dal messaggio finale : pagina 10 di 106

11 Stampa Libro inventari Tutta la gestione del Libro inventari trova in questa procedura di stampa il suo fine ultimo. A fronte della codifica delle voci di piano dei conti su cui è richiesto il dettaglio, e con l aggiornamento dati, l emissione della stampa avviene tramite una semplicissima form in cui l unico parametro richiesto è l esercizio da analizzare. Si ricorda che la norma prevede che le pagine da utilizzare per la stampa vadano numerate progressivamente per anno. Si suggerisce quindi di usare la procedura Intestazione registri presente all interno del menù Contabilità generale \ Stampe \ Stampe ufficiali. pagina 11 di 106

12 Il layout della stampa si rifà a quello del bilancio di verifica denominato attività e passività (codice report BLATTPASS). A titolo di esempio si immagini di avere la seguente situazione di bilancio : pagina 12 di 106

13 Con una simile situazione di bilancio la stampa del Libro inventari sarà quindi : Come è possibile vedere le stesse voci riportate in bilancio sono presenti nella stampa del Libro inventari dove, però, si aggiungono i dettagli per le voci configurate con importa da partitario e importa da giacenze Inoltre la stampa riporta in automatico il dettaglio di clienti e fornitori. pagina 13 di 106

14 Per agevolare lo scambio dati con altre applicazioni la form prevede anche la modalità di export su file XLS : Selezionando questa modalità Vision richede il nome del file da generare, proponendolo già ugale al nome della stampa. Cliccando sul pulsante sfoglia sarà possibile selezionare qualsiasi percorso e nome file : pagina 14 di 106

15 Bilancio XBRL In Vision sono presenti diverse soluzioni in materia di bilanci : bilanci contabili consentono di ottenere stampe basate sulla direttamente struttura del Piano dei Conti bilanci riclassificati tramite una gestione di molteplici riclassifiche si possono ottenere stampe di bilanci in formato RTF bilanci XBRL tramite opportune riclassifiche si possono generare istanze di bilanci conformi allo standard XBRL La produzione di bilanci in formato XBRL avviene tramite l integrazione con il programma KalyXBRL, specificatamente realizzato per tutta la gestione del bilancio. pagina 15 di 106

16 Codici di riclassifica Dal programma KalyXBRL è possibile esportare i codici che dovranno essere associati alle voci del Piano dei conti. Dal menù Tabelle è sufficiente selezionare la voce Codici conti per aprire il file Piano_dei_conti.xls Una copia del file Piano_dei_conti.xls è già fornita nella cartella Config di Vision. Tali codici sono quindi importabili in Vision tramite la procedura Import da file Excel presente nella form di elenco dei codici di riclassifica. Per le nuove installazioni questa tabella è comunque fornita già popolata con i codici di riclassifica della versione 2013 del software di bilancio. pagina 16 di 106

17 Come è possibile vedere anche nella figura sopra riportata le voci di riclassifica non sono inseribili, modificabili o cancellabili da Vision. In caso di necessità i codici possono essere reimportati da file XLS utilizzando il pulsante sopra citato. pagina 17 di 106

18 Riclassifica piano dei conti In modo analogo a quanto è già possibile fare per gli altri tipi di bilancio, sono disponibili più soluzioni per eseguire l associazione delle voci del piano dei conti di Vision ai codici di riclassifica. Dal nodo Modulo fiscale \ Bilanci \ Bilancio XBRL esterno sono disponibili le voci : Riclassificazione bilancio Abbreviato Riclassificazione bilancio Ordinario Entrambe le procedure usano una interfaccia simile, tramite la quale è possibile associare ad ogni voce del Piano dei Conti di Vision un Codice di Riclassifica. Le colonne Voce Positiva e Voce negativa sono collegate alle Voci di Riclassifica viste al capitolo precedente. pagina 18 di 106

19 L associazione di un Codice di Riclassifica ad un conto di 4 livello o superiore permette due opzioni : Riclassifica solo i conti di 5 livello il Codice di Riclassifica viene riportato su tutti i conti di 5 livello figli del conto selezionato Riclassifica conto selezionato automaticamente i livelli inferiori perderanno eventuali riclassifiche ed erediteranno il Codice di Riclassifica selezionato ; i conti di livello inferiore diventeranno disattivati per evitare doppie riclassifiche Una riclassifica positiva si intende quella che verrà utilizzata in fase di stampa qualora il conto, per il periodo di stampa prescelto, abbia un saldo positivo. Analogamente una riclassifica negativa si intende quella che verrà utilizzata in fase di stampa qualora il conto, per il periodo di stampa prescelto, abbia un saldo negativo. pagina 19 di 106

20 Export dati Una volta eseguita la riclassifica è possibile esportare i dati verso il software di bilancio. Come per le altre forme di bilancio Vision usa una stampa in cui per ogni Codice di Riclassifica è calcolato un saldo dato dalla somma delle voci del Piano dei Conti ad esso associate. Una volta selezionato il tipo di riclassifica (Abbreviata o Semplificata), sarà sufficiente selezionare l esercizio da esportare, oltre che tre semplici opzioni : Non riclassificati visualizza elenco degli eventuali conti movimentati ma non riclassificati Dettaglio conti stampa il dettaglio dei vari conti (e relativo saldo) associati ad ogni Codice di Riclassifica Movimenti provvisori definisce se includere o meno i movimenti provvisori nel calcolo dei saldi La stampa, come avviene anche per altre forme di riclassifica, serve in realtà a produrre un file XLS che possa essere importato nel software. pagina 20 di 106

21 Al termine della stampa viene infatti generato il seguente messaggio : Al quale, rispondendo affermativamente, segue la generazione di un file in formato XLS nella cartella che potrà essere stata precedentemente definita in Impostazioni generali pagina 21 di 106

22 Il nome del file da generare può essere liberamente definito dall utente. Come si potrà verificare nel file XLS saranno esportati solo i saldi dell esercizio selezionato. Per esportare anche i saldi dell anno precedente sarà sufficiente ripetere l operazione di stampa/export selezionando l esercizio desiderato e generando un file XLS con nome diverso. Il file generato avrà comunque una struttura del tipo seguente : Dove le colonne e celle rilevanti sono : Colonna A codice conto Colonna B descrizione conto Colonna C saldo Cella D2 data fine esercizio pagina 22 di 106

23 Import dati in software di bilancio Il programma KalyXBRL è predisposto per l import dei dati da un file XLS il cui formato può anche essere variabile; durante la procedura di import è infatti richiesto di indicare le colonne contenenti i dati significativi. Il primo passaggio da compiere è la creazione dell esercizio. Dal menù Apri selezionare tramite la combo box l azienda precedentemente codificata (è sufficiente digitare il codice fiscale e premere INVIO nel campo Selezione società ). Da qui cliccare sul pulsante Nuovo esercizio e compilare i dati richiesti nella apposita form. pagina 23 di 106

24 Una volta creato l esercizio sarà necessario selezionarlo e quindi cliccare sul pulsante Importa esercizio da cui selezionare la voce Importa da XLS La form di import dati ha il seguente formato : Per l import dei dati da Vision i campi devono essere valorizzati come segue : Colonna Codice (dato obbligatorio) inserire valore A o il nome colonna del file XLS in cui è inserito il Codice di Riclassifica Cella Data (dato obbligatorio) inserire valore D2 o il nome cella del file XLS in cui è inserita la Data di Fine Esercizio Colonna Descrizione (dato facoltativo) inserire valore B o il nome colonna del file XLS in cui è inserita la descrizione del Codice di Riclassifica Colonna Saldo (dato obbligatorio) inserire valore C o il nome colonna del file XLS in cui è inserito il Saldo del conto Nome File (dato obbligatorio) selezionare il percorso e il nome file XLS generato da Vision pagina 24 di 106

25 Una volta impostati i valori richiesti sarà possibile cliccare sul pulsante Importa : Il buon esito dell operazione sarà certificato dal seguente messaggio : Alla conferma del quale verrà aperto l elenco dei conti non importati (se mai ce ne fossero) per poi ritornare alla form di selezione esercizi. Da qui riprende il normale utilizzo della procedura, per il quel si rimanda alla lettura dei manuali Help e Novità pagina 25 di 106

26 pagina 26 di 106 Novità

27 Documenti e Contabilità Numerazione univoca delle fatture Il recepimento della normativa comunitaria 2010/45/Ue ha prodotto recentemente la legge 228/2012 in cui, al comma 325 dell art.1, si richiede che la numerazione delle fatture sia univoca. In merito alle possibili interpretazioni Vision ha già divulgato una propria nota informativa, nella quale si anticipava che la miglior soluzione da adottare fosse quella di aggiungere quale suffisso al numero progressivo annuale anche l anno di emissione del documento. Successivamente alla realizzazione di quanto fosse necessario, in data 10 gennaio 2013, l Agenzia delle Entrate ha divulgato la risoluzione 1/E in cui, contravvenendo a tutte le interpretazioni che erano state divulgate, determina che il vecchio criterio di numerazione resta valido. Di conseguenza, anche se è fortemente probabile che le modifiche di seguito illustrate restino inutilizzate, riteniamo utile rilasciare tale aggiornamento che provvede a riportare l anno in estensione al numero fattura non solo nelle stampe dei documenti, ma anche nelle stampe contabili di giornale e registri IVA. Le modifiche interessano quindi : Anagrafica contatori, con aggiunta del check box Stampa anno dopo numero documento Stampa documenti (tutti quelli collegati ai contatori con check attivato riporteranno automaticamente <numero>/<anno>, sia i moduli standard che quelli personalizzati) Stampa giornale contabile e registri IVA (sempre e solo per i documenti associati a contatori con check attivato) Tale aggiornamento consente quindi, senza intervenire su nessuna stampa, di soddisfare appieno le nuove specifiche permettendo anche di definire per quali documenti attivare la nuova modalità (su preventivi, ordini, d.d.t. si potrà scegliere di tenere il vecchio sistema). Va evidenziato che nei database di Vision la numerazione delle fatture riporterà sempre e solo il numero documento; il suffisso /<anno> sarà aggiunto solo nelle stampe sopra menzionate. Nessuna modifica è stata apportata a scadenzario, contabilità analitica, beni ammortizzabili, o altre procedure. D altro canto è noto che in Vision la ricerca delle fatture è sempre possibile per data oltre che per numero, e dunque nessuna limitazione è imposta agli utenti. pagina 27 di 106

28 Contatori Per poter offrire massima flessibilità si è preferito lasciare ad ogni azienda la facoltà di scegliere su quali documenti stampare il numero nel nuovo formato <numero>/<anno>. Per fare ciò si è utilizzato un semplice parametro all anagrafica dei contatori. Per modificare tale parametro si suggerisce di operare come segue: Da Tabelle \ Documenti \ Configurazione documenti selezionare uno alla volta tutti i documenti di tipo fattura e nota di accredito. Rilevare il codice del contatore associato al documento. pagina 28 di 106

29 Da Tabelle \ Generali \ Contatori selezionare uno alla volta i contatori associati ai diversi documenti (in linea di massima tutti i documenti fattura dovrebbe condividere un unico contatore) Attivare il check box Stampa anno dopo numero documento Come sarà facile capire questa operazione può essere eseguita solo per le fatture del ciclo attivo; non è necessaria per le fatture di fornitori né per i documenti quali preventivi, ordini, d.d.t. etc. pagina 29 di 106

30 Stampa documenti Per i documenti associati ai contatori configurati come descritto nel capitolo precedente la stampa riporterà automaticamente il formato <numero>/<anno>, senza alcuna modifica al modulo di stampa. Nell esempio seguente si vede la fattura numero 3, con relativa stampa : pagina 30 di 106

31 Come è possibile vedere dagli esempi sopra riportati, grazie al nuovo parametro attivato nel contatore la stampa della fattura riporta il numero 3/2013, anche se nulla è cambiato nelle procedure di input documenti, elenchi, stampe, etc. Utilizzando le vecchie versioni dei moduli di stampa si potrà facilmente notare, però, come in questa modalità lo spazio dedicato al numero documento sia di fatto quasi del tutto utilizzato per un numero anche di sole due cifra. Ovviamente questo problema nasce dal fatto che l aggiunta di /<anno> non poteva essere prevista al tempo in cui i moduli di stampa furono creati. È facile immaginare che numeri a tre o quattro cifre possano diventare illeggibili. Per ovviare a questo problema Vision ha modificato TUTTI i moduli di stampa aumentando le dimensioni della cella del numero documento. Il risultato sarà : In questo modo anche in presenza di documenti con numeri contenenti suffissi alfabetici, tutto sarà stampato correttamente. Per l utilizzo dei nuovi moduli di stampa non è necessaria nessuna modifica se erano in uso moduli standard di Vision; installando l aggiornamento le nuove versioni sostituiscono automaticamente le precedenti. Se, invece, si utilizzano dei moduli di stampa personalizzati, allora sarà opportuno valutare se la eventuale adozione del nuovo sistema di numerazione richiede la modifica dei moduli. pagina 31 di 106

32 Stampa Giornale e registri IVA Anche le modifiche alle stampe contabili si basano, come i moduli dei documenti, sulla configurazione dei contatori. In questo caso gli utenti non avranno nessuna configurazione da modificare, dato che di norma le stampe ufficiali non presentano personalizzazioni La stampa del giornale di contabilità si presenterà come segue : Analogamente la stampa del registro IVA si presenterà come segue : pagina 32 di 106

33 Scadenzario Contabilizzazione in banca di effetti con IVA per cassa Il DL 83/2012 ha apportato significative variazioni alla gestione della cosiddetta IVA per cassa ; già nel 2008 con il DL 185/2008 si era avviato un processo di ampliamento dei campi di applicazione della vecchia IVA SOSPESA. Purtroppo tale norma ha trovato scarsa applicazione, principalmente per i seguenti motivi : 1. La soglia di volume d affari di /anno, troppo bassa per la quasi totalità delle imprese 2. Obbligo di gestione dell IVA per cassa ai soggetti che avessero ricevuto fatture soggette a tale regime (spesso i clienti con dimensioni maggiori dei propri fornitori li hanno obbligati a NON emettere fatture con tale regime per non dover aggiornare il proprio software gestionale) Con il nuovo DL sono state introdotte importanti modifiche, volte a superare i suddetti limiti: 1. Nuova soglia di di /anno 2. Nessun obbligo per chi riceva una fattura con IVA sospesa Dati questi presupposti è facile immaginare che un più ampio numero di imprese potrà scegliere di adottare questa modalità, anche se va ricordato che la gestione dell IVA per cassa sul ciclo attivo ne comporta la immediata applicazione anche sul ciclo passivo. In generale, come sarà noto a tutti, il meccanismo dell IVA per cassa si basa sul principio secondo cui l importa diventa esigibile al momento dell incasso/pagamento, e non più all emissione della fattura. Con questo aggiornamento di Vision viene automatizzata la contabilizzazione in conto corrente degli effetti, in modo tale che produca una scrittura contabile che sia poi elaborata nella stampa della liquidazione IVA, come già avviene per le rimesse dirette. pagina 33 di 106

34 Emissione fatture clienti Nulla cambia nella gestione documenti : Le fatture con IVA per cassa possono essere gestite con un registro separato o con la modalità registro unico È possibile usare codici iva dedicati, oppure un unico codice IVA per ogni aliquota A puro titolo di esempio nelle immagini seguenti sono rappresentate cinque fatture, una per ogni modalità di gestione IVA supportata da Vision, ma tutte con pagamento di tipo Ricevuta Bancaria. Tipo Num Descrizione FTVE 5 fattura normale con IVA immediata ; accetta tutti i codici IVA FTVES 6 fattura normale con registro IVA sospesa ; accetta tutti i codici IVA FTVIS 7 fattura IVA sospesa con registro IVA sospesa ; richiede codici IVA sospesa FTVSR 8 fattura normale con registro IVA unico ; accetta tutti i codici IVA FTVSU 9 fattura IVA sospesa con registro IVA unico ; richiede codici IVA sospesa Si ricorda che per facilitare la gestione dell IVA le fatture di tipo IVA sospesa accettano solo codici IVA codificati come da esempio : pagina 34 di 106

35 Per maggiore chiarezza si riporta di seguito il dettaglio delle causali contabili associate ai tipi di documento sopra citati : Di norma un azianda adotterà uno tra questi possibili modelli Questa la codifica della normale IVA immediata : pagina 35 di 106

36 Nelle immagini seguenti sono riportati i dettagli delle quattro causali con IVA sospesa : pagina 36 di 106

37 Registrazione fatture fornitori Per le fatture del ciclo passivo nulla cambia nella registrazione delle fatture, né nell area documenti, né in input movimenti contabili, rispetto a quelle del ciclo attivo. Generazione scadenze Anche in questo ambito non si segnala nessuna variazione. Le fatture indicate nell esempio precedente produrranno le seguenti scadenze : Contabilizzazione fatture Nessuna variazione anche in questa procedura. pagina 37 di 106

38 Emissione e contabilizzazione effetti L aggiornamento di Vision interessa sostanzialmente questa procedura: tutte le contabilizzazioni a banca sono state riviste per produrre i movimenti contabili necessari ad aggiornare la liquidazione IVA. Perché la contabilizzazione effetti produca il giro tra il conto IVA sospesa e il conto IVA immediata serve che la causale contabile abbia attivo il check Iva in sospensione oppure il check Registro unico La procedura di emissione effetti non genera registrazioni contabili ma piuttosto genera la stampa e/o il file rappresentati la distinta da trasmettere alla banca. Dunque si tratta di un aggiornamento dell archivio scadenze, che non interessa i movimenti contabili. Anche le procedure di Contabilizzazione effetti in portafoglio, così come la Contabilizzazione in S.B.F. non interessano la gestione dell IVA sospesa che, come noto, deve attivarsi nel momento dell effettivo incasso o pagamento. pagina 38 di 106

39 Saranno quindi le tre versioni di Contabilizzazione a banca a far riportare le fatture nella liquidazione IVA del mese relativo all incasso o pagamento. Nella seconda pagina della form è previsto il filtro IVA sospesa per agevolare la eventuale selezione delle sole scadenze realtive a fatture con IVA sospesa pagina 39 di 106

40 Alla selezione della causale contabile nella terza pagina apparirà il messaggio seguente se : nella prima pagina è stata selezionata una contabilizzazione a banca la causale contabile selezionata non ha un registro IVA impostato Di conseguenza se la causale contabile non avrà un registro IVA associato, nella pagina successiva non verranno visualizzate le scadenze relative a fatture con IVA sospesa. Diversamente la selezione di una causale contabile con registro IVA associato può essere utilizzata senza controindicazioni anche su scadenze con IVA immediata; il giro tra il conto IVA sospesa ed il conto Iva a debito/credito verrà comunque eseguito solo per le scadenze relative a fatture con IVA sospesa. pagina 40 di 106

41 La contabilizzazione a banca delle scadenze riportate negli esempi precedenti darà luogo alla seguente registrazione contabile : Come sarà possibile notare il movimento è strutturalmente identico agli incassi di scadenze con IVA sospesa registrati direttamente in prima nota. Nell esempio illustrato si vede anche come la prima riga di incasso, corrispondente alla fattura con IVA immediata, non abbia prodotto il giroconto tra IVA in sospensione e IVA a debito. NB : Per semplicità di verifica dei dati la registrazione di incasso è stata volutamente generata nello stesso mese di emissione delle fatture, anche se nella pratica ciò non avviene (soprattutto in presenza di ricevute bancarie). pagina 41 di 106

42 Stampa liquidazione IVA Anche in questo ambito non si è resa necessaria alcuna modifica. Grazie alle registrazioni contabili prodotte come illustrato le stampe IVA saranno aggiornate riportando nel mese dei movimenti di incasso/pagamento anche le fatture con IVA sospesa. Esempio di stampa prima della contabilizzazione effetti a banca : Come si potrà notare nella liquidazione IVA è riportata la sola fattura con IVA immediata Esempio di stampa dopo la contabilizzazione effetti a banca : Come si potrà notare nella liquidazione IVA sono presenti tutte le fatture, anche quelle con IVA sospesa pagina 42 di 106

43 Documenti Gestione aziende collegate Questa novità, assolutamente inedita per Vision, è stata realizzata allo scopo di agevolare la gestione di più aziende tra di loro collegate nelle quali si vogliano condividere i documenti. Configurazione aziende Per la configurazione di questa procedura è necessario predisporre la codifica di una o più aziende da collegare all azienda principale; per farlo è sufficiente seguire la procedura standard di creazione azienda. Ciò fatto si potranno collegare le aziende satellite all azienda principale. Dall anagrafica dell azienda principale portarsi alla pagina Aziende collegate e cliccare sul pulsante Inserimento : Dalla lista a tendina denominata Azienda sarà sufficiente selezionare il codice dell azienda satellite da collegare alla principale. I restanti campi saranno popolati automaticamente. pagina 43 di 106

44 In particolare la corretta configurazione del parametro Percorso per personalizzazioni e files è fondamentale per la procedura di salvataggio documenti tra le aziende collegate. Si suggerisce sempre di creare nel server di Vision una cartella per ogni azienda, e di configurarla nell anagrafica della stessa. In questo modo collegando le aziende satellite anche questo parametro verrà automaticamente riportato. Il percorso di salvataggio files è fondamentale nella procedura di salvataggio documenti su aziende collegate, soprattutto qualora non sia usata l opzione import diretto (vedere i capitoli successivi per ulteriori dettagli). Come accennato è possibile collegare più aziende satellite ad una definita principale. Tra le aziende satellite potrà succedere che in determinate condizioni il database non sia accessibile (per esempio perché azienda dismessa, oppure installata su unità remote temporaneamente non in linea, ) ; in tal caso verrà visualizzato un semaforo ad indicare lo stato di disponibilità dell azienda satellite : Come vedremo nei capitoli successivi non sarà possibile salvare documenti sulle aziende che non siano OnLine, se non salvandoli comunque dall azienda principale e demandando l import nell azienda satellite quando questa tornerà OnLine. pagina 44 di 106

45 Nel caso in cui a distanza di tempo si optasse per rimuovere dall elenco una azienda collegata potrà generarsi un messaggio simile a : Come è facile intuire si tratta di un controllo molto utile che provede a riconfigurare automaticamente quei documenti in cui si fosse scelto di eseguire il salvataggio su tale azienda. Per i dettagli sulla configurazione documenti vedere il capitolo successivo. pagina 45 di 106

46 Dall elenco aziende sarà facile poter mettere OffLine o OnLine una delle aziende collegate I due pulsanti Scollega azienda e Collega azienda saranno attivi solo per le aziende collegate a quella corrente, e rispettivamente solo per quelle OnLine e OffLine Il pulsante Aggiorna stato aziende ha la funzione di controllare la effettiva disponibilità dei database relativi alle diverse aziende, ed aggiornane lo status. In questo mood le aziende Off Line vengono visualizzate in rosso. Infine, per semplificare la disconnessione di aziende satellite, è stata predisposta la voce di menù Scollega aziende pagina 46 di 106

47 Configurazione documenti Per rendere più veloce e meno soggetta ad errori la procedura di salvataggio documenti su aziende collegate è necessaria la codifica di appositi documenti, di norma derivati da quelli utilizzati nell azienda principale. È fondamentale ricordare che gli stessi documenti utilizzati nell azienda principale per il salvataggio nelle aziende satellite dovranno essere codificati anche in queste ultime, pena il mancato salvataggio del documento. Negli esempi riportati in queste pagine si sono creati i documenti DDTAC (ddt su azienda collegata) e DDTAS (ddt su azienda scollegata), entrambi ottenuti con duplicazione da DDTVE. Nella pagina Testata della procedura di configurazione documenti è presente la combo box Salva in azienda : Sarà possibile selezionare una delle aziende precedente collegate in anagrafica azienda principale, lasciare vuoto il controllo per eseguire il salvataggio sull azienda corrente. pagina 47 di 106

48 L opzione Import diretto fa si che al salvataggio documento questi sia immediatamente memorizzato sull azienda collegata. Nel caso in cui l azienda non fosse OnLine sarà la procedura di Vision a commutarsi automaticamente nella 2 modalità, più sotto descritta. Non selezionando tale opzione Vision salverà i dati di testa e righe del documento su degli archivi temporanei che saranno creati nella cartella dedicata al salvataggio files e specificata in anagrafica azienda (rivedere il capitolo relativo). Con questa configurazione il salvataggio documento sarà demandato alla procedura manuale di import documenti da sempre presente in Vision, oppure potrà essere configurata la procedura di import automatico (per la quale si rimanda al capitolo dedicato). La modalità Import diretto è sicuramente preferibile dato che il salvataggio del documento avviene in tempo reale sull azienda satellite; per contro è chiaro che il salvataggio in due tempi risulterà più veloce e quindi sarà preferibile là dove possano esserci grandi carichi di lavoro non supportati da una infrastruttura sistemistica con ottime prestazioni. pagina 48 di 106

49 Input e salvataggio documenti Nulla di particolare risulterà all operatore nelle fasi di input e salvataggio di documenti configurati per essere memorizzati nelle aziende collegate, se non che NON saranno presenti nell elenco documenti dell azienda corrente (come è logico che sia). Sia che si sia optato per l import diretto che per quello differito, la procedura di salvataggio documenti risulterà invariata all utente. Si sottolinea che per le aziende collegate e dichiarate OnLine potrebbero verificarsi delle condizioni per cui al momento del salvataggio documento il database non sia accessibile (vedi connettività di rete mancante, disconnessione imprevista dell unità disco, ). In queste condizioni l azienda viene gestita come fosse in modalità OffLine, e dunque vengono creati dei files temporanei contenenti tutti i dati del documento, che potranno essere importati successivamente con la procedura standard di import documenti. Tali files temporanei verranno creati nella cartella Percorso per personalizzazioni e files che sarà stata specificata in anagrafica azienda. Si suggerisce, quindi, di utilizzare un percorso che sia sempre accessibile; preferibilmente utilizzare una cartella appartenente alla stessa unità in cui è installato Vision. Chiaramente al documento potrà essere abbinato un modulo di stampa, e in tal caso sarà necessario configurare il layout di stampa per riportare i dati anagrafici che si riterranno opportuni. Va considerato, infatti, che operando nell azienda principale non sono disponibili i dati anagrafici dell azienda satellite e che è probabile che ragione sociale ed altri dati anagrafici non siano uguali. Anche in questo caso la scelta di configurare documenti specifici per il salvataggio su aziende collegate aiuta a predisporre moduli di stampa specifici. Una particolare attenzione va posta anche alla gestione dei contatori. Noto che i documenti inseriti nell azienda principale saranno salvati però nell azienda collegata e non in quella corrente, è importante rilevare che nell azienda principale il contatore verrà comunque incrementato. In questo modo la ulteriore registrazione di documenti dello stesso tipo garantirà una numerazione progressiva. Come è nello standard di Vision, nell azienda principale potranno anche essere configurati più documenti che condividano lo stesso contatore. pagina 49 di 106

50 Evasione documenti La gestione dei documenti su aziende collegate interessa anche la procedura di evasione documenti, sia essa manuale che automatica. Nell azienda principale sarà sufficiente configurare nel documento prelevante i documenti che sia necessario evadere. Nella figura seguente si vede come il normale documento fattura FTVE sia stato configurato per prelevare anche i documenti DDTAC (d.d.t. memorizzati su azienda collegata) e DDTAS (d.d.t. memorizzati su azienda scollegata), oltre che il solito DDTVE : Il risultato atteso sarà che in fase di evasione vengano prelevati anche i documenti presenti nelle aziende satellite, oltre che quelli presenti nell azienda corrente. Ovviamente non sarà possibile prelevare i documenti delle aziende che al momento dell evasione risultassero OffLine; la codifica dell azienda AZSCOLL e del documento DDTAS anche in questo caso sono usati per illustrare la differenza di funzionamento tra una azienda OnLine ed una OffLine. pagina 50 di 106

51 Nella immagine seguente si vede come normalmente l evasione documenti elabori solo i documenti dell azienda corrente ; infatti il check box Aziende collegate non è selezionato di default : Selezionando il check Aziende collegate ecco che invece, pur operando nell azienda Esempio, in fase di evasione verrà proposto il prelievo del documento DDTAC, memorizzato sull azienda collegata : pagina 51 di 106

52 Al contempo va ricordato come non possano essere proposti i documenti presenti in aziende con database OffLine. Il frutto dell operazione illustrata come esempio produrrà : Export con cancellazione del documento prelevato dall azienda collegata Import del documento prelevato nell azienda corrente Generazione righe in documento prelevante dell azienda corrente pagina 52 di 106

53 Giacenze articoli di magazzino Come abbiamo visto nei capitoli precedenti la gestione delle aziende collegate, previe opportune codifiche, permette di salvare qualsiasi tipo di documento su aziende diverse da quella corrente. Ma anche in ambito di magazzino è presente una funzione semplice ma particolarmente utile. Per le aziende che siano configurate come principali, e quindi abbiamo delle aziende collegate, nell elenco degli articoli di magazzino sarà presente la colonna Giacenze collegate In tale colonna verranno riportate le giacenze di tutte le aziende collegate e OnLine. Nel caso in cui l azienda abbia delle aziende collegate, ma queste siano tutte OffLine, la colonna non sarà visualizzata. Per non rallentare inutilmente l apertura dell elenco articoli si è scelto di demandare ad una procedura manuale il calcolo delle giacenze su aziende collegate. Il pulsante evidenziato in figura, quindi, esegue una scansione di tutte le giacenze delle aziende collegate e ne aggiorna il valore su una tabella dedicata dell azienda principale. Il valore della colonna, quindi, sarà aggiornato sempre e solo ogni qualvolta un utente prema l apposito pulsante. Tale funzionamento è analogo al ricalcolo di saldo e fatturato in elenco clienti e fornitori, con la differenza che il valore delle giacenze collegate resterà memorizzato fino al successivo aggiornamento. Tramite opportune personalizzazioni sarà possibile creare degli automatismi per l aggiornato dati automatico all apertura della form di elenco o ad intervalli di tempo predefiniti. pagina 53 di 106

54 In anagrafica articolo, poi, è possibile avere un dettaglio di informazioni ancora maggiore. Nella pagina Magazzino \ Giacenze, infatti, vengono riportate le giacenze per ogni azienda collegata. Come è possibile vedere dall immagine di esempio in questo caso è disponibile un dettaglio di giacenze per singolo magazzino, anche relativamente alle aziende collegate. Da quanto illustrato è facile capire che in questo modo si avrà immediata visibilità delle giacenze di tutte le aziende collegate. Per snellire la struttura data all archivio che tiene memorizzati questi dati si è scelto di non abilitare il pulsante dettaglio (con simbolo di matita) che normalmente è attivo per le giacenze dell azienda corrente. Altresì si evidenzia come il totale giacenza riportato a piè di pagina sia comprensivo di tutte le giacenze visualizzate in griglia. Anche in questa form è disponibile il pulsante per il ricalcolo delle giacenze collegate, che in questo caso aggiornerà solo l articolo corrente. pagina 54 di 106

55 Documenti sospesi Tutta questa procedura consente di gestire dei documenti definiti sospesi, ossia quei tipi di documento che l azienda voglia tenere in evidenza per una chiusura (con evasione, fatturazione, o altro) da demandare in un secondo tempo. In fase di emissione di un nuovo documento tali sospesi verranno evidenziati dal sistema dando la possibilità all utente di riportarli nel documento corrente tramite un processo simile all evasione, che però elimina il sospeso di origine. Tutta la gestione dei documenti sospesi interessa più parti di programma : Configurazione documenti Anagrafiche clienti Input documenti È importante ricordare che l intera gestione dei documenti sospesi può integrarsi, volendo, con la gestione delle aziende collegate. Tutti i dettagli sono riportati nelle pagina seguenti. pagina 55 di 106

56 Configurazione documenti Nella pagina Testa è presente il check box Genera documento sospeso che indicherà al sistema come poi trattare i documenti di questo tipo. Nell esempio illustrato è stato creato un documento con codice SOSP, duplicandolo dal documento DDTVE. Oltre alla valorizzazione del parametro indicato in figura si è anche assegnato al documento una causale di magazzino propria (denominata anch essa SOSP) derivata dalla casuale associata a DDTVE. In questo modo la merce consegnata con i documenti sospesi viene facilmente tracciata. La gestione delle causali di magazzino e di altri parametri resta comunque del tutto soggettiva. pagina 56 di 106

57 Anagrafiche clienti Nella pagina Documenti è disponibile il check box NO documenti sospesi per indicare al sistema che per determinati clienti non si vogliono gestire i sospesi. pagina 57 di 106

58 Input documenti - testata Nel piede della pagina di testa è presente il check box Sospeso, che sarà automaticamente valorizzato in base alla combinazione tra configurazione documenti ed anagrafica cliente. Esempio di documento emesso a cliente senza gestione sospesi : Il check box è comunque editabile a mano dall utente, indipendentemente da qualsiasi configurazione. pagina 58 di 106

59 Input nuovo documento Alla conferma del cliente viene visualizzato l elenco dei documenti sospesi (se presenti), dando all utente la possibilità di selezionarne uno o più per riportarli nel documento corrente. La form di selezione dei documenti sospesi è composta principalmente da una griglia contenente le teste e le righe dei documenti ancora sospesi. Cliccando sull icona posta in ogni riga di tipo testa è possibile visualizzare il dettaglio delle righe. In alternativa è possibile selezionare il check box Espandi \ Comprimi tutto. Tramite il check box posto all inizio di ogni riga è possibile selezionare sia una testata ( e di riflesso tutte le righe associate), sia una singola riga. In alternativa è possibile selezionare il check box Seleziona \ Deseleziona tutto. Le righe selezionate sono totalizzate al piede della form, sia come numero che come valore. pagina 59 di 106

60 Per avere maggiore chiarezza dei documenti sospesi che si stanno prelevando nella toolbar della form sono disponibili i pulsanti Visualizza e Anteprima Il pulsante Visualizza in sola lettura apre il documento selezionato in modalità bloccato ossia inibendo il pulsante Salva. In questo modo l utente ha accesso a tute le informazioni che erano contenute nel documento sospeso. Il pulsante Anteprima visualizza a video l anteprima del modulo di stampa associato al documento. In questo modo l utente ha una visione d insieme più rapida del documento sospeso. La conferma delle righe selezionate, tramite il pulsante creando una rihga di riferimento per ogni documento sospeso., le riporta nel documento corrente Le righe così selezionate verranno dunque trasformate in righe documento. Qui l utente potrà ancora modificare la quantità o eliminare righe prelevate dai documenti sospesi; al salvataggio documento queste variazioni saranno riportate nei documenti sospesi che quindi potranno essere evasi parzialmente. pagina 60 di 106

61 Al salvataggio del documento prelevante le righe totalmente evase dei documenti sospesi verranno eliminate, mentre quelle parzialmente prelevate saranno aggiornate. Il tutto sarà visualizzato con una progress bar del tipo : Secondo gli esempi riportati nelle pagine precedenti il salvataggio del documento SOSP 11, che aveva prelevato totalmente SOSP 9 e parzialmente SOSP 10, darà il seguente risultato : Il documento SOSP 9, totalmente evaso, non sarà più presente. Nel documento SOSP 10 invece : la riga TASTIT, non prelevata, sarà ancora presente la riga MOUSEO, parzialmente prelevata, sarà presente solo per la parte residua la riga HD500, totalmente prelevata, non sarà più presente pagina 61 di 106

62 Nel caso di aziende collegate ricordiamo che dall azienda principale è possibile emettere dei documenti che verranno salvati sull azienda definita in configurazione. Anche per tali documenti è attivo il check Sospeso sia in configurazione che in input. È così possibile emettere dei documenti sospesi e parcheggiali in una azienda collegata per non vederli in elenco teste o nelle stampe dell azienda corrente. Allo stesso tempo in fase di emissione di un altro documento per lo stesso cliente (o fornitore) verrà visualizzata la form di dettaglio dei documenti sospesi descritta nelle pagine precedenti, nella quale saranno ripostati anche i documenti delle aziende collegate : Anche con le aziende collegate resta funzionante il meccanismo dell evasione parziale dei documenti sospesi, descritta nelle pagine precedenti. In sostanza è possibile selezionare una o più righe di un documento sospeso residente in una azienda collegata e poi, in input documento dell azienda corrente, rettificare le quantità. La differenza tra le quantità del documento sospeso e del documento corrente andrà a sostituire la quantità nel documento sospeso. Le righe con quantità uguale a zero saranno eliminate dal documento sospeso. Se tutte le righe saranno eliminate anche l intero documento verrà cancellato nell azienda collegata. pagina 62 di 106

63 Raggruppo manuale sospesi La funzione raggruppo sospesi è accessibile nella form di input documenti tramite un apposito pulsante inserito nella toolbar. Analoga alla funzione automatica che interviene all input del codice cliente, questa procedura attiva la medesima form di selezione dei documenti sospesi, dando così all utente la possibilità di prelevare i sospesi non solo in fase di creazione documento, ma anche in modifica. pagina 63 di 106

64 Evasione documenti sospesi La procedura di evasione NON elabora mai i documenti sospesi. Tutte le varie forme di evasione (automatica, manuale, documento corrente) sono state progettate per non considerare i documenti sospesi. Come si è potuto vedere nei due capitoli precedenti la trasformazione di un documento sospeso in definitivo passa attraverso una procedura simile ma comunque diversa dall evasione. Per sua natura un documento sospeso verrà sempre evidenziato all utente alla creazione di ogni documento per l anagrafica cliente (o fornitore) interessata e dovrà solo tramite la procedura raggruppo sospesi che questi un documento sospeso verrà trasformato in definitivo. pagina 64 di 106

65 Controllo incassato Questa funzionalità interessa in particolar modo le aziende che gestiscono le cosiddette vendite al banco in cui è abitudine incassare contestualmente alla vendita. La procedura aiuta gli utenti verificando che il totale incassato corrisponda al totale documento al netto degli abbuoni; in caso contrario viene emesso un avviso bloccante. L intera procedura interessa più parti di programma : Configurazione documenti Anagrafiche clienti Input documenti Tutti i dettagli sono riportati nelle pagina seguenti. pagina 65 di 106

66 Configurazione documenti Nella pagina Testa è previsto il check box Attiva controllo sull incassato, che indicherà al sistema come intervenire durante il salvataggio dei documenti di questo tipo. Nell esempio illustrato per il documento SCON, usato nell azienda Esempio per le vendite al banco, è stata attivata la funzione in oggetto. La gestione di tutti gli altri parametri resta del tutto soggettiva e scollegata da questa procedura. pagina 66 di 106

67 Anagrafiche clienti Nella pagina Documenti è presente il check box Attiva controllo sull incassato per esplicitare al sistema su quali clienti si voglia attivare il controllo (bloccante) sull incassato. Rifacendosi alla tematica delle vendite al banco, è classico che i corrispettivi emessi a clienti non presenti in anagrafica richiedano un incasso immediato pari al valore della merce ceduta. Solo per i clienti codificati in anagrafica potrà essere consentito emettere scontrini ( o altro documento ) a credito. pagina 67 di 106

68 Input documenti Per i documenti ed i clienti configurati come descritto nei capitoli precedenti, al salvataggio documento potrà essere generato il messaggio riportato in figura se il valore incassato non corrisponde al totale documento detratto dell eventuale eventuale abbuono. Ricordiamo che il controllo così attivato sarà sempre e solo di tipo bloccante; per i clienti configurati come descritto non sarà mai possibile memorizzare un documento con squadratura. L unico modo per chiudere il documento sarà quindi imputare ad abbuono la differenza tra totale documento e valore incassato. pagina 68 di 106

69 Documenti predefiniti per cliente Questa funzionalità supporta gli addetti all emissione dei documenti di vendita là dove sia necessario emettere per alcuni clienti d.d.t. e per altri fattura immediata. In questo scenario la gestione del documento predefinito aiuta gli utenti ad emettere sempre il tipo di documento corretto. La gestione dei documenti predefiniti interessa le seguenti parti di programma : Anagrafiche clienti Input documenti Tutti i dettagli sono riportati nelle pagina successive. pagina 69 di 106

70 Anagrafiche clienti Nella pagina Documenti è stato presente il controllo Documento predefinito per indicare quale sia il tipo di documento preferenziale da emettere per il cliente. Nel caso in cui il controllo Documento predefinito sia valorizzato, allora nella toolbar il pulsante Nuovo sarà attivo consentendo la creazione veloce di un documento direttamente dalla scheda cliente. pagina 70 di 106

71 Input documenti Nel caso in cui si emetta per un cliente un documento diverso da quello impostato nella sua anagrafica, verrà emesso il seguente messaggio : Nel caso in cui il campo Documento predefinito della scheda cleinte sia vuoto non sarà eseguito alcun controllo. pagina 71 di 106

72 Prezzi e sconti per scaglioni di quantità La gestione di prezzi e sconti per scaglioni di quantità rappresenta una novità molto interessante per numerose realtà. Questa nuova soluzione si affianca alle molteplici gestioni dei listini presenti in Vision, che ricordiamo essere : Listini base in numero di 9, permettono di suddividere clienti e fornitori in macro gruppi Listini dinamici collegati ai precedenti, permettono di aggiornare automaticamente un listino al variare di un suo padre Listini estesi memorizzati su archivio dedicato, permettono di superare il limite di 9 e quindi di creare infiniti listini per gruppi di clienti/fornitori e/o prodotti e per date Prezzi speciali gestibili per cliente/articolo o per le varianti categoria clienti / categoria articoli, permettono di gestire tutte le eccezioni possibili rispetto ai listini standard Le tipologie di listini sopra indicate sono esposte in ordine di priorità con cui essi sono ricercati ed applicati nella gestione documenti; i listini base rappresentano la priorità più bassa e i prezzi speciali costituiscono la priorità massima. In questa scala delle priorità la gestione denominata prezzi a scaglione si inserisce ad un livello intermedio tra i listini estesi ed i prezzi speciali. Va quindi considerato che in presenza di un prezzo speciale, sia esso per singola anagrafica cliente/articolo che per categoria, Vision non applicherà alcuna variazione di prezzo o sconto al variare delle quantità. Di fatto questo è solo un limite apparente, sarà facile verificare nella pratica che quasi sempre una gestione esclude l altra. pagina 72 di 106

73 Tabella Prezzi per quantità Nel menù Tabelle \ Magazzino della TreeView è presente il nodo Prezzi per quantità dal quale è possibile accedere alla consueta gestione dell archivio. Come è possibile vedere dalle immagini di esempio la tabella dei prezzi per quantità permette di impostare, per un determinato articolo, più scaglioni di quantità a fronte dei quali potranno essere definiti prezzi, sconti, e provvigioni variabili. La gestione dei prezzi per quantità è applicabile ad un singolo cliente o ad una specifica categoria di clienti. Nella creazione di un listino per quantità è possibile anche non indicare nessun cliente e nessuna categoria; in tal caso il listino sarà valido per tutti i clienti che non abbiano già un proprio listino per quantità. Infine va rilevato che tutta la gestione dei prezzi per quantità è impostabile con dei limiti temporali di inizio e fine validità. Come già avviene in altre procedure di Vision è anche possibile lasciare vuote le date di inizio e/o fine. pagina 73 di 106

74 Anagrafiche articoli Così come avviene per i Prezzi speciali ed i Listini estesi, anche per i Prezzi per quantità nella form delle anagrafiche articoli di magazzino è prevista una completa gestione dei listini attinenti uno specifico articolo. Tramite i classici pulsanti Inserimento, Modifica, Cancellazione, Duplicazione presenti nella toolbar è possibile accedere alla medesima form di dettaglio illustrata al capitolo precedente. Ovviamente la creazione di nuovi listini propone già l anagrafica dell articolo corrente. pagina 74 di 106

75 Anagrafiche clienti e fornitori Allo stesso modo di quanto visto per le anagrafiche articoli, anche nella form delle anagrafiche clienti e fornitori è disponibile analoga gestione dei prezzi per quantità. Anche in questo caso con i pulsanti Inserimento, Modifica, Cancellazione, Duplicazione presenti nella toolbar è possibile sui prezzi per quantità dell anagrafica corrente. Dato che i prezzi per quantità sono gestiti per singolo cliente/fornitore oppure per categoria, tutti i listini creati o modificati dalle anagrafiche clienti/fornitori avranno ovviamente il campo categoria bloccato. pagina 75 di 106

76 Configurazione documenti Chiaramente tutta la gestione dei prezzi per quantità trova applicazione nella procedura di input documenti, ma per arrivare a questo sarà necessaria una opportuna codifica in sede di configurazione documenti. Nella pagina Righe \ Varie della configurazione documenti sono presenti da sempre le formule con cui definire la composizione di sconti e provvigioni. Per la corretta gestioen dei prezzi per quantità tra i possibili valori che compongono le formule è stato aggiunto il carattere Q Particolare attenzione va posta su questo parametro anche in merito alla sola gestione dei prezzi. Per attivare la gestione dei prezzi per quantità è sempre richeisto di specificare il parametro Q nella formula degli sconti, anche la dove si vogliano gestire solo i prezzi e non sconti o provvigioni. Ricordiamo dunque che la componente Q nella formula degli sconti serve ad attivare la gestione dei prezzi per quantità anche nel caso in cui non sia necessario gestire sconti per quantità. pagina 76 di 106

77 Va evidenziato infine che nelle formule le varie componenti di sconti e provvigioni possono essere concatenate dai caretteri +, -, #. Mentre + e - servono a concatenare tra loro i vari componenti facendo si che questi vengano sommati (o sottratti ) tra di loro, il carattere # serve ad indicare una sostituzione tra i componenti. Grazie a questo meccanismo ogni azienda potrà quindi definire se scontio e provvigioni per quantità debbano sommarsi ad un eventuale sconto presente in anagrafica cliente o articolo, piuttosto che sostituirlo. pagina 77 di 106

78 Input documenti Con le codifiche e configurazioni precedentemente illustrate sarà dunque possibile avere prezzo, sconto, e provvigioni, variabili in funzione della quantità. In questo capitolo vengono in illustrate dettaglio le funzionalità inerenti i prezzi per quantità durante la fase di registrazione di un documento. La prima novità, rilevabile già da una veloce visione dell immagine di esempio, è che il campo Quantità viene visualizzato con un bordo verde nel caso in cui l articolo selezionato abbia almeno uno scaglione valido per il cliente o la categoria correnti e con date di validità compatibili con la data documento. Digitando il taso funzione F2, come indicato dal tool tip text, verrà visualizzata la form di elenco dei prezzi per quantità filtrata per la combinazione articolo / cliente / categoria correnti : Questa funzione è chiaramente stata ideata per offrire una rapida visualizzazione delle condizioni riservate al cliente corrente, ma al tempo stesso offre tutte le modalità di inseriemnto, modifica, duplicazione, ricerca classiche in Vision. pagina 78 di 106

79 Inserendo la quantità verrà quindi ricercato nella tabella dei prezzi per quantità lo scaglione opportuno e, nel caso venga trovata la giusta combinazione, verranno aggiornati prezzo e/o sconto. Per evidenziare la condizione particolare di prezzo, sconto e provvigioni variabili in funzione della quantità, verranno evidenziati in colore blu gli elementi ricavati dalla tabella in esame. Si ricorda che i prezzi per quantità vengono applicati in funzione della data documento. Seguendo gli esempi precedentemente illustrati, secondo cui i prezzi per quantità sono validi dal 01/01/2013 al 28/02/2013, l emissione di un documento con data 01/03/2013 a parità di articolo e quantità non applicherà più i prezzi per quantità, che di fatto risultano scaduti. pagina 79 di 106

80 Notare, inoltre, come Vision possa gestire anche condizioni miste in cui la gestione dei prezzi per quantità interviene solo sul prezzo, sullo sconto o sulle provvigioni. Nell esempio di seguito illustrato si vede come siano presenti degli sconti per quantità e dunque come in riga documento venga applicato il prezzo di listino base a cui si affiancano gli sconti per quantità. Come è stato illustrato nelle pagine precedenti la gestione dei prezzi per quantità è possibile per singolo anagrafica cliente oppure per categoria clienti. Nel caso in cui per un determinato articolo siano presenti degli scaglioni validi nello stesso intervallo di date sia per un cliente che per la categoria cui egli appartiene, in tale condizione gli scaglioni per cliente hanno priorità su quelli per categoria. Ciò significa che gli scaglioni per categoria non verranno mai applicati se ne esiste anche uno solo per la singola anagrafica. La tabella seguente potrà meglio chiarire il funzionamento in questa condizione : Articolo Cliente Categoria Inizio Fine Scaglione Sconto MON21 C /01/ /03/ MON21 C /01/ /03/ MON /01/ /03/ MON /01/ /03/ MON /01/ /03/ In tali condizioni il cliente C0001, appartenente alla categoria 00005, anche acquistando 10 pezzi dell articolo MON21 non avrà applicato lo sconto del 10% (previsto per la categoria cui pure appartiene) perché gli scaglioni a lui riservati (cha hanno priorità sulla categoria) non lo prevedono. pagina 80 di 106

81 Infine si ricorda che la presenza di prezzi speciali ha priorità sui prezzi per quantità. Nell immagine qui sotto riportata si vede come pur essendo in presenza di prezzi per quantità validi, il prezzo riportato in riga sia di colore rosso, ossia sia un prezzo speciale. pagina 81 di 106

82 NB : Come si è visto tutta la gestione dei prezzi per quantità è attiva nella fase di input documenti. Le operazioni di evasione documenti NON sono interessate da questa procedura, come non lo sono per tutte quelle analoghe di ricalcolo dei prezzi, dato che secondo le regole generali di Vision le condizioni fissate nel documento di partenza vanno sempre riportate invariate nel documento di destinazione. Questo ha ovviamente una implicazione nel caso dei prezzi per quantità dato che una evasione parziale potrebbe sovvertire le regole secondo cui si erano applicate condizioni speciali in funzione della quantità. Per scelta Vision ha preferito rispettare la regola generale secondo cui l evasione documenti non vada a modificare prezzi, sconti, o provvigioni. Secondo la stessa logica un altro punto in cui NON vengono applicate le logiche dei prezzi per quantità è la procedura di import documenti. Anche in questo caso le condizioni fissate in origine nel documento verranno importate senza ricalcoli di prezzi, sconti o provvigioni in funzione della quantità. pagina 82 di 106

83 Ricalcolo sconto automatico & Sconto in valore Nella procedura di configurazione documenti, alla pagina Righe \ Opzioni, è utilizzabile il parametro Ricalcolo sconto automatico : Come è facile intuire dalla descrizione estesa che è già visualizzata nella form, grazie a questa opzione lo sconto % di riga sarà automaticamente ricalcolato al variare del totale di riga. In più, però, attivando questo parametro nell input righe documenti sarà visualizzato anche il nuovo controllo Sconto in valore pagina 83 di 106

84 L inserimento di uno sconto in valore pordurrà come effetto diretto quello di diminuire il valore totale di riga. Come si può notare nelle due figure di esempio precedenti, l inserimento di un importo nel campo Sconto valore ricalcola il totale di riga, ma non viene memorizzato nell archivio. Per contro lo sconto in % viene ricalcolato per far sì che sia sempre applicata la formula : valore = quantità * (prezzo sconto) Questa funzione va quindi interpretata come una facilitazione rispetto alla modifica manuale del totale di riga. Un altra considerazione importante è che pur trattandosi di uno sconto l importo viene scritto direttamente in valore positivo per velocizzarne l utilizzo. Resta possibile gestire lo stesso campo come una maggiorazione, a condizione di inserire importi con valore negativo, come di fatto già avviene per lo sconto in %. pagina 84 di 106

85 Visualizza prezzo netto Nella pagina Righe \ Opzioni della procedura di configurazione documenti è presente il parametro Visualizza prezzo unitario netto : Grazie a questa opzione in input righe documenti verrà visualizzato un nuovo controllo riportante, appunto, il prezzo unitario al netto degli sconti di riga : Rispetto alla configurazione standard il nuovo controllo sarà visualizzato a scapito del campo Giacenza, la cui colonna resterà comunque visibile nella griglia con tutte le righe documento : pagina 85 di 106

86 Import documenti automatico Allo scopo di semplificare le attività di import documenti, da procedure esterne o da altre installazioni di Vision, sono previste alcune opzioni specifiche nella gestione utenti e nella procedura di import documenti. In questo modo sarà possibile costruire delle procedure di import totalmente automatico, che possano anche essere schedulate grazie alla funzione Utilità di pianificazione di Windows, o simili. Anagrafica utenti Innanzi tutto si suggerisce di codificare un utente dedicato (per esempio con codice IMPORT) e per questa anagrafica andrà attivato il check box Import documenti automatico L utilizzo di questo parametro nell anagrafica utente attiva i seguenti automatismi : La sessione di Vision avviata da questo utente non viene conteggiata tra quelle attive, e quindi non limita l uso del programma ad altri operatori All esecuzione di Vision viene avviata automaticamente la procedura di import documenti Una volta completato l import documenti la sessione di Vision viene chiusa automaticamente pagina 86 di 106

87 Impostazioni generali Perché Vision possa importare automaticamente i documenti è comunque necessario specificargli la cartella da cui saranno residenti i file da importare. Tale parametro viene definito in Impostazioni generali \ Documenti : Come è visibile in figura il file da importare deve obbligatoriamente chiamarsi secondo una sintassi ben precisa : EXPDT contiene i dati di testa e piede documento EXPDR contiene i dati delle righe documento EXPCF contiene le anagrafiche dei clienti/fornitori intestatari dei documenti EXPDD contiene i dati delle destinazioni diverse di tali clienti/fornitori EXPAR contiene le anagrafiche articoli presenti nelle righe dei documenti EXPTR contiene le scadenze generate dalle fatture da importare Di tutti questi archivi si ricorda che solo EXPDT e EXPDR sono obbligatori, e che Vision supporta un formato standard ma anche un tracciato minimo grazie al quale è possibile importare dei file con un set ristretto di informazioni Si invita alla lettura del manuale ImportExport documenti.pdf per ulteriori dettagli. pagina 87 di 106

88 Configurazione accesso per utente IMPORT Automatizzare l import automatico dei documenti significa eseguire una chiamata a Vision che, senza nessuna iterazione con l utente, esegua la procedura desiderata e termini la sessione. Nei capitoli precedenti si è visto come sia possibile creare un utente dedicato all import documenti, e quali automatismi esso possa offrire. In questo capitolo viene illustrato come poter eseguire una chiamata a Vision bypassando la form di login e quindi raggiungere l obbiettivo di eliminare totalmente ogni intervento manuale. Come la maggior parte delle applicazioni, anche Vision può ricevere dei parametri in ingresso. Nello specifico questo significa che può essere eseguita una chiamata a Vision specificando i dati richiesti dalla form di login, ossia utente e password La sintassi sarà quindi : <percorso di installazione>\bin\vision.exe <codiceutente> <password> Una simile sintassi potrà essere usata da un applicazione esterna, che abbia generato dei file contenenti i dati dei documenti da importare in Vision, e alla quale si voglia far eseguire immediatamente l import documenti. Oppure può essere creato un file batch (solitamente con estensione.bat) che contenga una sola riga con la chiamata a Vision. Di norma tali procedure batch sono poi schedulate con le utility di Windows o con software di terze parti. Infine è possibile creare un icona sul desktop per avviare manualmente Vision ma automatizzando comunque login ed import documenti. In tal caso con tasto destro del mouse sul desktop di Windows, e seguendo il wizard, basta selezionare la cartella di installazione di Vision per poi aggiungere dopo il nome del programma il codice utente e la password. pagina 88 di 106

89 Magazzino Navigazione in anagrafiche articoli La funzione di Navigazione, tanto usata in Vision, è stata migliorata nelle pagina Acquisti e Vendite delle anagrafiche articoli. Nella toolbar, infatti, sono stati attivati i pulsanti Modifica, Anteprima, Stampa che permettono di visualizzare il documento relativo alla riga selezionata. Il funzionamento di tali pulsanti è talmente intuitivo che non si ritiene necessario doverlo spiegare. Grazie a questa ulteriore miglioria sarà ancora più agevole ricavare informazioni dalla consultazione delle anagrafiche. Ricordiamo che analoga funzione è disponibile nella pagina Disponibilità che riporta, in ordine di data prevista consegna, tutti gli ordini a clienti e fornitori ancora aperti. pagina 89 di 106

90 Documenti digitali Il modulo dei Documenti Digitali è sempre stato apprezzato per la possibilità di collegare alle anagrafiche e ai movimenti di Vision qualsiasi tipo di file. Anche la possibilità di protocollare automaticamente i Documenti Digitali è stato uno dei fattori di successo di questa procedura. Con questa versione vengono apportate ulteriori migliorie che semplificano le attività degli utilizzatori. A tale scopo è stato creato un nuovo programma denominato Vision Imaging che sostituisce il vecchio software Imaging di Kodak. Per un regolare utilizzo del modulo Documenti Digitali è quindi procedere all installazione del nuovo programma, descritta al paragrafo successivo. Impostazioni Generali Tramite pochi semplici parametri sono state introdotte nuove interessanti funzionalità descritte in dettaglio nei paragrafi successivi. pagina 90 di 106

91 Percorso salvataggio Di base il programma salva le immagini acquisite da scanner nella cartella Allegati contenuta all interno dell azienda (per esempio.\visionsql\data\esempio\allegati). Tramite questo parametro è possibile indicare un percorso diverso in cui salvare i files. Questa opzione è comoda soprattutto nel caso in cui la cartella con gli archivi dell azienda non sia accessibile da tutti i pc e dunque alcuni utilizzatori non abbiano la possibilità di consultare detereminati documenti. Potendo definire liberamente un percorso di rete è data la possibilità di impostare una cartella che sia accessibile anche a chi non utilizza Vision. Grazie a questo parametro le immagini acquisite da scanner saranno automaticamente salvate nella posizione predefinita. Ma, come si leggerà al paragrafo successivo, questo parametro può essere utilizzato anche per il collegamento di file esterni. pagina 91 di 106

92 Un altro elemento senz altro utile è il check box Immagina acquisita da scanner : Questo parametro viene valorizzato automaticamente da Vision quando viene eseguita una acquisizione da Vision Imaging. Qualora si utilizzi un unica cartella in cui vengano archiviati tutti i documenti digitali,acquisiti da scanner e non, questo parametro sarà particoarmente utile per riconoscere gli uni dagli altri. pagina 92 di 106

93 Copia automaticamente Questa opzione è attiva solo se è valorizzato il campo Percorso salvataggio Documenti Digitali e sarà utilizzata solo con la funzione Allega file esistente (quindi NON per le immagini acquisite da scanner). Grazie a questo parametro al salvataggio della form viene chiesto se copiare il file nella cartella dedicata all archiviazione dei Documenti Digitali. In questo modo è possibile collegare nei Documenti Digitali non il file originale ma piuttosto un suo duplicato, il che consente di concentrare in un unica cartella tutti i documenti rilevanti, provenienti spesso da fonti diverse, e facilitando così la conservazione dei dati. pagina 93 di 106

94 Cancella file allegati & Cancella file Scansionati Tramite i due check box omonimi presenti in Impostazioni generali, all atto della cancellazione di un record dall archivio dei Documenti Digitali, Vision potrà richiedere se cancellare anche il file associato (immagine, documento Word, foglio di calcolo, disegno, ). Volutamente si sono tenuti separati i controlli distinguendo tra files acquisiti da scanner e files collegati. Infatti per i file NON acquisiti da scanner, e nel caso in cui non sia attiva l opzione Copia automaticamente, può essere controproducente cancellare l originale del file allegato. Nel caso in cui tali check box NON siano stati attivati la cancellazioen di un documento digitale produrrà un messaggio simile a : pagina 94 di 106

95 Invece nel caso fossero stati attivati i chehk Cancella file il risultao sarà : A cui, rispondendo SI, seguirà l ulteriore richiesta : pagina 95 di 106

96 Nuovo programma Vision Imaging Nella cartella Varie del CD di installazione è presente la sottocartella VisionImaging che contiene il pacchetto di installazione del nuovo programma gratuito realizzato da Vision per l acquisizione di immagini da scanner. La sua installazione è estremamente semplice e richiede come unico parametro la sola selezione della cartella di installazione, che peraltro è già proposta automaticamente. L installazione del programma va eseguita su tutti i pc che dovranno usare il modulo Documenti Digitali, ma dato che questo software è gratuito se ne consiglia l installazione su tutti gli elaboratori dell azienda. pagina 96 di 106

97 Tra le funzionalità di Vision Imaging, infatti, non sono da trascurare le possibilità di editing delle immagini. NB : Per un uso corretto del nuovo Vision Imaging richiamato dal moduloi Documenti Digitali di Vision è importante ricordare che dopo la scansione è obbligatorio uscire da Vision Imaging con il pulsante Salva e non con Esci pagina 97 di 106

98 Migliorie modulo Sintesi Configurazione In una sola form sono state raggruppate tutte le funzioni necessarie a definire la riclassifica per la sintesi. Nella parte di testa è possibile indicare codice, descrizione e tipo di sintesi Nella prima pagina sarà possibile definire le voci di sintesi che saranno poi associate ai conti Nella seconda pagina sarà possibile associare le voci di sintesi al piano dei conti pagina 98 di 106

99 Filtri in configurazione Allo scopo di agevolare l attività di configurazione sono stati aggiunti : radio button per visualizzare tutto oppure solo i conti utilizzati negli ultimi 2 o 5 anni check box per visualizzare solo i conti riclassificati pagina 99 di 106

100 Stampe di controllo Migliorate le stampe di controllo in modo che riportino tutti i dati della configurazione pagina 100 di 106

101 Filtro per data Nella procedura di elaborazione Sintesi è disponibile un filtro che consente di selezionare il periodo da analizzare. Le date di inizio e fine che vengono proposte corrispondo con quelle dell esercizio corrente. Dalle date che verranno impostate il programma ricava i movimenti contabili da analizzare, ed anche per l anno precedente viene usato lo stesso intervallo. pagina 101 di 106

102 Campi editabili Oltre ai dati di budget, anche i dati consuntivi sono resi editabili. In questo modo sarà possibile integrare i valori ricavati dalla contabilità con altri valori extracontabili Lo scostamento è sempre calcolato come differenza tra dati consuntivi e di budget. pagina 102 di 106

103 Assistance Relativamente al modulo Assistance numerose e importanti sono le novità introdotte con la build Chiamate senza matricola Come noto Vision Assistance permette di registrare velocemente una richiesta di assistenza da parte di un cliente che sia relativa ad una specifica matricola; in più punti è infatti presente il pulsante Crea documento chiamata. Per semplificare la registrazione di chiamate generiche, ossia NON riconducibili ad una specifica matricola, è stato affiancato al pulsante preesistente un nuovo tasto denominato Crea documento chiamata senza matricola Il nuovo pulsante è presente ovunque fosse già presente il precedente. Mentre, però il pulsante Crea documento chiamata è attivo solo dove siano selezionabili una matricola ed un cliente, il nuovo pulsante Crea documento chiamata senza matricola è sempre attivo. pagina 103 di 106

104 A titolo di chiarimento riportiamo di seguito l elenco dei punti in cui sono presenti i due pulsanti, specificando il loro funzionamento : form Chiamata con matricola Chiamata senza matricola Elenco clienti, Non presente Apre chiamata per il cliente corrente, senza assegnare automaticamente destinazione, articolo Anagrafica Attivo solo in pagina Dotazioni, apre Attivo in tutte le pagine, apre chiamata cliente chiamata per la combinazione per il cliente corrente, senza assegnare cliente\destinazione\articolo\matricola automaticamente destinazione e articolo selezionati in griglia Anagrafica Attivo solo in pagina Dotazioni, apre Attivo in tutte le pagine, apre chiamata destinazione chiamata per la combinazione per la combinazione cliente e destinazione diversa cliente\destinazione\articolo\matricola selezionati in griglia corrente, senza assegnare automaticamente articolo Elenco articoli Non presente Apre chiamata per l articolo corrente, lasciando all utente l impostazione manuale di cliente e\o destinazione Anagrafica Attivo solo in pagina Matricole, apre Attivo in tutte le pagine, apre chiamata articolo chiamata per la combinazione per l articolo corrente, lasciando all utente cliente\destinazione\articolo\matricola selezionati in griglia l impostazione manuale di cliente e\o destinazione Elenco Attivo solo per matricole associate ad Apre chiamata lasciando all utente matricole un cliente apre chiamata per la combinazione cliente\destinazione \ l impostazione manuale di cliente e\o destinazione ed articolo articolo\matricola selezionati in griglia Anagrafica matricola Attivo in tutte le pagine, ma solo per matricole con cliente assegnato, apre Non presente chiamata per la combinazione cliente\destinazione\articolo\matricola presenti nella matricola pagina 104 di 106

105 Creazione veloce matricola I documenti configurati per la gestione chiamate hanno, come noto, tre pagine dedicate all inserimento guidato dei dati relativi alle fasi di Apertura, Chiusura e Input letture. Nella pagina Apertura, a fianco del codice matricola, è presente un pulsante grazie al quale sarà possibile creare velocemente un codice matricola. Ovviamente questa funzione risulterà utile nel momento in cui, all apertura della chiamata o durante la sua chiusura, si siano stabiliti il modello (corrispondente all articolo di magazzino) e i necessari dati anagrafici della matricola. Il codice così generato andrà ad aggiornare anche la 1 riga del documento che, come noto, nei documenti di tipo chiamata è sempre riservata all indicazione del modello per il quale si registra l attività. pagina 105 di 106