Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi
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- Taddeo Guidi
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1 COMUNE DI COMO Servizio Archivio e Protocollo Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi (Artt. 3 e 5 DPCM 31 ottobre 2000) Allegato n. 6 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti
2 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti ABILITAZIONI ALLA PROCEDURA Sono individuati come soggetti titolari di specifiche funzioni: il Responsabile dell Unità Organizzativa di Protocollo ed Archivio (RUOPA) - ha l abilitazione a protocollare sia in partenza che in arrivo tutta la corrispondenza di tutti i Settori comunali; può effettuare ricerche, modifiche, statistiche e produzione di stampe e report; rilascia le autorizzazioni per l annullamento dei protocolli e le abilitazioni per l attribuzione di nuovi accessi al sistema; svolge le funzioni previste dall art. 61, comma 1, del DPR 445/2000; il Responsabile della procedura: (responsabile del Settore Sistemi informativi) è responsabile della gestione informatica della procedura; cura gli aggiornamenti ed il back up del sistema; esegue le indicazioni del Responsabile del Servizio archivistico; l Unità Organizzativa competente alla tenuta del Protocollo e dell Archivio (UOPA) - riceve la corrispondenza in arrivo al Comune, attraverso l Ufficio postale, lo sportello aperto al pubblico, il fax e la casella di posta elettronica istituzionale e la corrispondenza che gli uffici ricevono direttamente e poi trasmettono all Ufficio protocollo per la registrazione; ha l abilitazione a protocollare sia in partenza che in arrivo tutta la corrispondenza di tutti i Settori comunali; può effettuare ricerche, modifiche, statistiche e produzione di stampe e report; procede all annullamento dei protocolli su autorizzazione del RUOPA; l Unità Organizzativa di Consultazione e Protocollo () - ha l abilitazione a protocollare esclusivamente la corrispondenza in partenza di competenza del Settore a cui è assegnato e a consultare la documentazione protocollata in arrivo ed in partenza dello stesso Settore. l Unità organizzativa di consultazione (UOC) - ha l abilitazione a consultare la documentazione protocollata in arrivo ed in partenza del Settore a cui è assegnato; sono inoltre abilitati i responsabili di Servizio titolari di Posizione organizzativa, i Dirigenti, il Segretario Comunale, il Sindaco e gli Assessori con riferimento alla documentazione loro assegnata.
3 AREA Settore/Servizio/Ufficio Livello di abilitazione AFFARI GENERALI SETTORE GABINETTO SETTORE RAPPORTI CON PARTECIPATE UFFICIO STAMPA E COMUNICAZIONE U.R.P. SERVIZIO POLITICHE GIOVANILI SETTORE POLIZIA LOCALE E SICUREZZA SETTORE SISTEMI INFORMATIVI SERVIZIO PROGRAMMAZIONE, CONTROLLO DI GESTIONE E PIANIFICAZIONE STRATEGICA SETTORE RISORSE UMANE ED ORGANIZZAZIONE FINANZIAMENTI PUBBLICI E COMUNITARI (Staff d Area) presso la sede di viale Innocenzo XI) AFFARI GENERALI SETTORE SEGRETERIA AFFARI GENERALI UFFICIO NOTIFICHE AFFARI GENERALI SETTORE PATRIMONIO AFFARI GENERALI SERVIZIO ESPROPRI AFFARI GENERALI SERVIZI DEMOGRAFICI AFFARI GENERALI SERVIZIO STATISTICA AFFARI GENERALI SERVIZIO DECENTRAMENTO AFFARI GENERALI SERVIZIO ARCHIVIO E PROTOCOLLO SETTORE SERVIZI FINANZIARI SETTORE ENTRATE TRIBUTARIE SETTORE PROVVEDITORATO UOPA ( per gli atti in uscita tipici del Settore) presso il front - office)
4 AREA Settore/Servizio/Ufficio Livello di abilitazione SERVIZI CIMITERIALI LEGALE SERVIZIO CONTENZIOSO LEGALE UFFICIO SINISTRI LEGALE CONTRATTI E UFFICIO GARE TECNICA SETTORE RETI, IMPIANTI TECNOLOGICI E PROTEZIONE CIVILE entrata le segnalazioni di guasti alle reti tecnologiche e/o le richieste di intervento urgente) TECNICA SETTORE MOBILITA OPERE PUBBLICHE SETTORE EDILIZIA PUBBLICA, LOGISTICO E TECNICO ESTIMATIVO entrata le segnalazioni di guasti agli edifici comunali o richieste di intervento urgente) OPERE PUBBLICHE SETTORE PARCHI E GIARDINI OPERE PUBBLICHE SETTORE GRANDI OPERE SOCIALI SETTORE PIANIFICAZIONE URBANISTICA SETTORE EDILIZIA PRIVATA UFFICIO CONDONO UFFICIO RILASCIO COPIE SETTORE GIURIDICO - AMMINISTRATIVO SERVIZIO ABUSI ED INFRAZIONI UFFICIO EDILIZIA RESIDENZIALE CONVENZIONATA SETTORE AMBIENTE SETTORE S.U.A.P. SETTORE PRODUTTIVE SETTORE SERVIZI SOCIALI presso il front - office - stanza 15) presso il front office di via Odescalchi) presso la sede di Via Italia Libera)
5 SOCIALI SOCIALI TUTTI I SETTORI SERVIZIO C.D.D. SETTORE POLITICHE EDUCATIVE, TEMPI DELLA CITTA, FAMIGLIA E PARI OPPORTUNITA SETTORE CULTURA SETTORE MUSEI SETTORE BIBLIOTECA SETTORE SPORT, MANIFESTAZIONI E TURISMO presso la sede di via Del Doss) presso la sede di via Italia Libera) presso la Sede Museale) presso la sede di via Raimondi) FLUSSI DOCUMENTALI INTERNI (movimentazione delle pratiche da un Settore/Ufficio all altro)
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