Perché Globo? KosmoSol - Strada delle Castelline, 42/D - Soragna (Parma) - Tel./Fax Web -

Transcript

1 Globo è un programma pensato per offrire a piccole/medie aziende una serie di utili strumenti ideati sia per la propria organizzazione interna sia per la gestione dei contatti e l invio di newsletter. Perché Globo? È un programma Web-based, utilizzabile tramite un qualsiasi personal computer dotato di un collegamento ad una rete Intranet o Internet e di un browser Web (Internet Explorer, Mozilla Firefox, ecc.). Possiamo pensare a Globo come un efficiente Intranet aziendale sempre raggiungibile via Internet. Ha un interfaccia utente semplice ed intuitiva: tutte le funzionalità sono ben organizzate per categorie e semplicemente raggiungibili ed utilizzabili con pochi clic, anche grazie alla utile barra degli strumenti presente in ogni schermata che permette di raggiungere agilmente tutte le funzionalità del programma. È completamente modulare, di conseguenza personalizzabile sulle specifiche esigenze del Cliente. È stato interamente progettato e realizzato da KosmoSol, inizialmente per uso esclusivamente interno: le sue funzionalità, oltre ad essere ormai ampiamente testate ed ottimizzate, sono in continua evoluzione. Consente un accesso multiutente: Globo rende possibile l accesso (anche contemporaneo) a diversi utenti, ad ogni utente viene assegnato un nome utente ed una password (modificabile in qualsiasi momento) per l accesso. Consente un accesso multilivello: ad ogni utente può essere assegnato un livello base od un livello amministratore. Sulla base del proprio livello l utente avrà accesso a determinate funzioni del programma e contenuti (il tutto è modificabile in relazione alle specifiche esigenze del Cliente). Integra funzioni di notifica via e via messaggistica interna: Globo integra utili funzionalità di notifica di impegni o scadenze (personali o di progetto) basate sull invio automatico di messaggi giornalieri. Consente l esportazione dei dati: Globo mette a disposizione utili funzionalità di esportazione dei dati in diversi formati (es. esportazione degli impegni in formato VCS, esportazione dei contatti in formato Microsoft Excel, ecc.).

2 Modulo Calendario Il modulo Calendario consente un agevole gestione di impegni e scadenze. L interfaccia è assolutamente immediata ed intuitiva, mostrando all utente, per ogni giorno, il numero di impegni e le scadenze presenti. In questo modo ogni utente può essere a conoscenza dei propri impegni, degli impegni degli altri utenti e delle scadenze attualmente impostate. L accesso multilivello garantisce che utenti di livello base non possano visualizzare impegni e scadenze di livello amministratore. Figura 1 - Modulo Calendario Cliccando sul giorno di interesse l utente accede alla lista dettagliata degli impegni e delle scadenze di tutti gli utenti o del singolo utente e può procedere, in modo rapido ed intuitivo, all eliminazione di un impegno/scadenza, all inserimento di un nuovo impegno/scadenza (anche con ricorrenza settimanale, mensile o annuale), ecc. Ad ogni impegno o scadenza è associato un responsabile (uno degli utenti di Globo definito come tale al momento dell inserimento dell impegno o della scadenza). Ogni utente ha la possibilità di inserire un impegno o una scadenza ed associarlo a se stesso o ad un altro utente del sistema: questo rende lo strumento molto funzionale e flessibile.

3 Giornalmente ed in modo automatico Globo si occupa dell invio via e via messaggistica interna delle scadenze (sia scadenze del giorno stesso sia scadenze passate non ancora eliminate) e degli impegni del giorno stesso e del giorno successivo. In questo modo ogni utente di Globo, accedendo la mattina alla propria casella di posta elettronica, è costantemente aggiornato sulle scadenze e sugli impegni. Questo meccanismo si rivela molto utile se relazionato ad altri moduli di Globo come Bilancio e Progetti: Globo consente la notifica di scadenze di pagamento ed il monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti aziendali. Per una consultazione dei propri impegni e delle proprie scadenze anche in modalità offline, Globo consente l esportazione dei propri impegni del mese in corso sia formato VCS (compatibile con Microsoft Outlook), sia in formato testo (inviato automaticamente al proprio indirizzo ).

4 Modulo Contatti Il modulo Contatti, prevede un anagrafica completa per la gestione ottimale dei propri clienti. Il modulo integra un efficiente funzione di ricerca su tutti i campi disponibili (azienda, cognome, nome, indirizzo, recapiti telefonici, ecc.). Figura 2 - Modulo Contatti Per una consultazione anche in modalità offline, il modulo integra una comoda funzione di esportazione dei contatti (sulla base dei criteri di ricerca impostati) in formato XLS (Microsoft Excel). L interfaccia di inserimento o modifica dei contatti consente anche di associare i contatti ad una o più liste di distribuzione per gestire al meglio l invio di comunicazioni (v. modulo Newsletter).

5 Figura 3 - Modulo Contatti

6 Modulo Progetti Il modulo Progetti consente all Azienda di monitorare lo stato di avanzamento dei propri progetti. Ad ogni progetto, identificato da un campo descrittivo e dal Cliente associato, possono essere associate infinite note testuali tramite le quali i vari utenti di Globo coinvolti possono descrivere l avanzamento dei lavori. Ad ogni nota può essere associata una scadenza od un impegno, in modo che gli utenti vengano notificati via mail al momento opportuno. Ai progetti (ma anche alle singole note) è associato un livello di visibilità direttamente correlato con il ruolo degli utenti. Il modulo progetti integra anche un efficace sistema di gestione documenti: è possibile associare ad un progetto e quindi condividere con gli altri utenti di Globo uno o più documenti di vari formati (pdf, doc, xls, ppt, ecc.). Figura 4 - Modulo Progetti

7 Modulo Bilancio Il modulo Bilancio integra una semplice gestione di entrate ed uscite. Il modulo consente di registrare fatture (in ingresso o in uscita) e di associare ad ogni fattura una scadenza di pagamento od una data di rinnovo. Alle date indicate Globo in modo automatico avvisa via gli utenti amministratori. Anche il modulo Bilancio integra una funzione di esportazione in formato XLS che permette la generazione di un report economico con entrate, uscite ed utile aziendale.

8 Modulo Newsletter La newsletter è un notiziario scritto o per immagini diffuso periodicamente per posta elettronica. Oggi è prevalentemente in formato HTML, soluzione che dà più libertà nella creazione (modifica del colore, delle dimensioni e dell aspetto del testo, inserimento di immagini, ecc.) e maggiore impatto sull utente finale. Gestire una newsletter senza adeguati strumenti online è abbastanza complicato, perché questa richiede una continua manutenzione : vanno cancellati gli indirizzi non più validi, quelli di chi ne fa esplicitamente richiesta e vanno gestite le iscrizioni. Operazioni che, in una lista copiosa, se fatte manualmente (ossia tramite il proprio programma di posta elettronica), diventano davvero dispersive. Per non parlare del fatto che i provider tendono a limitare gli invii di massa, rendendoli spesso impossibili: ciò per contrastare i messaggi pubblicitari non sollecitati, per esempio, a database con migliaia di indirizzi venduti abusivamente per due soldi in rete (il classico SPAM). La gestione di newsletter HTML richiede: un modulo di iscrizione integrato nel sito Web, tramite il quale l utente, inserendo il proprio indirizzo di posta elettronica, può iscriversi alla lista; un sistema di backend per la gestione della lista degli utenti iscritti e per la preparazione e l invio delle newsletter direttamente dal Web. Il modulo Newsletter di Globo rappresenta il sistema di backend e permette al Cliente, in modo molto semplice ed intuitivo, di effettuare tutte le operazioni necessarie per gestire le liste di distribuzione della newsletter e per preparare i messaggi. Per la creazione e l invio delle mail KosmoSol si occupa direttamente di creare un template (un modello di ) già contenente il logo ed i riferimenti del Cliente. Il compito del Cliente è solo quello di inserire i contenuti della newsletter (testo ed immagini), selezionare la data di invio e le liste di distribuzione a cui inviarla. La newsletter viene inviata automaticamente da Globo alla data prescelta. In fase di creazione della newsletter l utente è supportato da un comodo editor What You See Is What You Get che presenta un interfaccia simile a quella di un qualsiasi programma di videoscrittura.

9 Figura 5 - Modulo Newsletter Ad avvio avvenuto, il modulo Newsletter di Globo offre utili strumenti di reportistica che permettono all utente di sapere l ora esatta e l esito di invio di ogni singolo messaggio .

10 Modulo GloboMail - Messaggistica interna Globo integra un servizio di messaggistica interna semplice ed intuitivo tramite il quale ogni utente può inviare messaggi istantanei ad uno o più utenti. I messaggi istantanei possono essere recapitati ai destinatari anche tramite posta elettronica. Figura 6 - Modulo GloboMail

11 Sviluppo di Moduli Personalizzati Le caratteristiche di modularità di Globo rendono questo software completamente aperto alla creazione di nuovi moduli, sviluppati ad hoc sulle specifiche esigenze del Cliente. Supportando un integrazione completa con il sito Web del Cliente, Globo permette già la gestione di parti dinamiche del sito stesso. Un modulo già implementato in questo senso consente la gestione di un area riservata del sito ad accesso protetto da nome utente e password. Tramite questo modulo di Globo il Cliente ha la possibilità di creare nuove credenziali di accesso per nuovi utenti, modificare i contenuti visibili dagli utenti registrati, ecc. Anche in questo caso, offrendo una vasta gamma di opportunità per aumentare le potenzialità del proprio sito Internet, Globo dimostra tutta la propria flessibilità e scalabilità.