J-Autoparco è il sistema per la gestione completa della flotta veicoli aziendale che

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1 J-Autoparco è il sistema per la gestione completa della flotta veicoli aziendale che permette di tenere sotto controllo le assegnazioni dei mezzi, i contratti, i pagamenti, le scadenze, le manutenzioni, le uscite e di monitorare tutti i costi tramite report di valutazione. Utilizzabile in rete locale e da browser internet, J-Autoparco è disponibile in due distinte configurazioni scalabili. Modulo Base: Controllo flotta aziendale (applicazione Client/Server) Il modulo principale consente di gestire le schede identificative e descrittive, i dati amministrativi, tecnici e fiscali, i costi e le scadenze della flotta mezzi aziendale: Dati identificativi del veicolo: tipo veicolo, targa, assegnazioni, status, etc. Dati amministrativi: acquisto e ammortamenti; noleggio e canoni, immatricolazioni, etc. Dati descrittivi e tecnici: libretto di circolazione, allestimenti, etc. Scadenze amministrative e operative con i relativi importi: assicurazioni, tassa di proprietà, revisioni, permessi, etc. Schede riepilogative sullo storico dei veicoli: costi sostenuti ripartiti per tipologia, storico degli eventi gestiti, etc. Modulo Prenotazioni, movimenti e addebiti mezzi (applicazione web) Applicazione web accessibile via browser internet, costantemente interfacciata con il modulo Base J-Autoparco, che permette di amministrare i veicoli non assegnati a disposizione del personale per particolari necessità, con le seguenti funzionalità: Controllo delle disponibilità. Prenotazione: nominativo, date e durata, tipologia di veicolo richiesto, ecc. Assegnazione e registrazione del viaggio: date, ore, chilometri, motivo, etc. Addebito sul centro di costo: costi veicolo, costi personale, costi connessi, etc. J-Autoparco si può inoltre interfacciare con sistemi esterni e attrezzature per il rilevamento di transiti e posizioni (es.: varchi attrezzati con TAG, sistemi GPS, etc.) e con apparecchiature di bordo dalle quali può acquisire automaticamente informazioni di viaggio (l'attività di collegamento ad eventuali dispositivi esterni non è inclusa nella fornitura del software).

2 J-Autoparco gestisce gli autoveicoli, ma anche i mezzi speciali e i mezzi di movimento terra, monitorando in modo completo l attività di controllo fiscale, burocratico ed economico dell intero settore. La procedura permette di eseguire tutte le fasi del lavoro: dal caricamento dei dati, alla produzione dei referti, fino all'elaborazione di report statistici personalizzabili sulle esigenze del Cliente, attraverso le seguenti gestioni di riferimento: Archivi di base Anagrafiche Tasse di circolazione Assicurazioni Manutenzione ordinaria Manutenzione straordinaria Missioni Statistiche Come funziona Una volta effettuata l'installazione sul server aziendale, per iniziare a lavorare sarà sufficiente configurare sui client i profili di accesso stabiliti dalla dirigenza. L applicazione è composta da una sezione pubblica attraverso la quale tutti gli utenti abilitati possono visualizzare i documenti e da una sezione riservata abilitata all inserimento e all elaborazione dei dati stessi. Un apposita area consente di consultare anche l Autoparco Storico, dove andranno a confluire tutti i documenti scaduti, così da rendere sempre più semplice la consultazione dei dati. Il Responsabile dell inserimento dati, dopo aver digitato la propria Login e Password nella sezione riservata potrà caricare tutti i documenti. Attività Halley Informatica Halley Informatica offre ai propri clienti un servizio di formazione che prevede l affiancamento di uno o più tecnici applicativi al personale delle varie aree gestionali, per assisterlo nella configurazione ed utilizzo del software durante l'operatività quotidiana: 1. Predisposizione di tutte le gestioni di riferimento 2. Raccolta e integrazione tra i dati presenti in ogni uff. Dell ente/azienda (personale,economato,legale, ) 3. Formazione del personale sulla gestione degli archivi 4. Formazione dei dirigenti di settore, sulla gestione delle statistiche

3 Il sistema online di prenotazione dei veicoli All'interno dell'area web J-Cloud Autoparco, ciascun utente autorizzato può verificare in tempo reale lo stato di assegnazione dei mezzi della flotta aziendale, inserire la propria richiesta di prenotazione e compilare il diario di viaggio relativo alla missione svolta. Fig. 1 - Procedura di autenticazione Effettuata l'autenticazione all'interno del sistema, attraverso la funzione "inserisci Prenotazione", l'utente può consultare immediatamente l'elenco dei mezzi a disposizione e quelli già impegnati per altre missioni. Fig. 2 - Ricerca del mezzo

4 Individuato il mezzo desiderato, l'utente inserisce la propria prenotazione, compilando gli appositi campi di inserimento dati. E' possibile gestire prenotazioni anche in modalità "Car Sharing" (condivisione veicoli). Fig. 3 - Inserimento della prenotazione Al rientro dalla missione, l'utente è tenuto registrare all'interno del sistema i dati relativi al viaggio svolto (data e orario di rientro, kilometraggio, etc). Solo in questo modo è possibile chiudere la prenotazione effettuata e storicizzare i dati all'interno del sistema installato in sede. Fig. 3 - Chiusura Missione

5 ALLEGATO 1 - Sottomenù delle Gestioni di riferimento Si illustra di seguito l'elenco dettagliato delle funzionalità disponibili per ciascuna delle singole gestioni di riferimento del programma Archivi di base Tipologie dei veicoli Caratteristiche del veicoli Carburanti Unità funzionali Dipartimenti Settori Anagrafiche Dati specifici singolo veicolo Assegnazione alle unità funzionali Storico delle assegnazioni Anagrafiche fornitori servizi Anagrafiche dipendenti Etc. Tasse di circolazione Date di scadenza Importi Scostamenti annuali Assicurazioni Date di scadenza Importi Scostamenti annuali Multi assicurazioni sullo stesso veicolo Manutenzione ordinaria Aggiornamento km percorsi Scadenze tagliandi Scadenze olio Scadenze gomme Scadenze collaudo Manutenzione straordinaria Lavaggio Carrozziere Meccanico Associazione di più interventi con dettaglio del materiale utilizzato Missioni Fogli di viaggio Km percorsi Campi liberi per note Statistiche: Personalizzabili in base alle esigenze di controllo del Cliente

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