AGENZIA AGORA del Dr Luigi Nastasi

Transcript

1 AGENZIA AGORA del Dr Luigi Nastasi Respnsabile della Cnservazine Dtt. NASTASI LUIGI Partita IVA: Indirizz: PIAZZA D. SICULO CASTELVETRANO TP MANUALE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Redatt in base alle dispsizine della Delibera CNIPA 11/2004 Il presente dcument si cmpne di n. 22 pagine (inclusa la presente) Il Respnsabile della Cnservazine F.t Nastasi Dr Luigi (firma) ACO Pagina 1 di 22

2 CAPITOLO 1 MANUALE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA SCOPO E APPLICAZIONE RIFERIMENTI NORMATIVI TERMINOLOGIA... 4 CAPITOLO 2 COMPITI E DOVERI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E DEGLI INCARICATI CAPITOLO 3 - ASPETTI OPERATIVI E PROCEDURALI NOTE SULL ORGANIZZAZIONE DEL PERSONALE, DELEGATI E SOSTITUTI INCARICATI, DELEGATI E SOSTITUTI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Incaricati all inseriment Sstituti Delegati del respnsabile della cnservazine Amministratri di sistema ASPETTI OPERATIVI Regle sulla mdalità di frmazine e cnservazine dei dcumenti Archiviazine e cnservazine dei Dcumenti Cartacei Archiviazine e cnservazine dei Dcumenti infrmatici frmati da spl di stampa Archiviazine e cnservazine di Dcumenti infrmatici generici PROCESSO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Dettagli Generazine ltt Creazine supprti sstitutivi Catalg dischi 10 CAPITOLO 4 STRUTTURA E SICUREZZA DEI DATI CAPITOLO 5 - ANALISI DEI RISCHI SOFTWARE E HARDWARE ANALISI DEI RISCHI SOFTWARE ANALISI DEI RISCHI HARDWARE E SALVATAGGIO DEI DATI Analisi dei rischi hardware Salvataggi dei dati SISTEMA DI AUTENTICAZIONE INFORMATICA ACO Pagina 2 di 22

3 5.3.1 Mdalità di utilizz delle credenziali e caratteristiche della parla chiave Sistema di autrizzazine Altre misure di sicurezza CONTROMISURE VERSIONI DEL DOCUMENTO ALLEGATI ALLEGATO 1 DATI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ED EVENTUALI DELEGATI E SOSTITUTI ALLEGATO 2 DEFINIZIONE ED ELENCO CLASSI DOCUMENTALI ALLEGATO 3 - MANUALE DI FIRMA DIGITALE ALLEGATO 4 ENTI CERTIFICATORI ACO Pagina 3 di 22

4 Capitl 1 Manuale della cnservazine sstitutiva 1.1 Scp e Applicazine Il manuale del Respnsabile della cnservazine sstitutiva descrive le prcedure perative per la creazine e la gestine dell archivi ttic sstitutiv, che garantisce il valre legale dei dcumenti di interesse civilistic tributari cnservati digitalmente, cnsentend l eliminazine degli archivi cartacei. 1.2 Riferimenti nrmativi DPR n. 445 del 28/12/ Regle tecniche per la riprduzine e cnservazine di dcumenti su supprt ttic idne a garantire la cnfrmità dei dcumenti agli riginali. (G.U. 9 marz 2004, n. 57). Delibera CNIPA 11/ Test unic delle dispsizini legislative e reglamentari in materia di dcumentazine amministrativa. DPCM 13 gennai Regle tecniche per la frmazine, la trasmissine, la cnservazine, la duplicazine, la riprduzine e la validazine, anche temprale, dei dcumenti infrmatici DM 23/01/ Mdalità di asslviment degli bblighi fiscali relativi ai dcumenti infrmatici ed alla lr riprduzine in diversi tipi di supprt D.L. 52 del 19/02/2004 Circlare Ministeriale n. 36/E del 6 dicembre 2006 sulla cnservazine sstitutiva dei dcumenti infrmatici e analgici rilevanti fiscalmente. Circlare Ministeriale n. 45/E - dispsizini relative alle mdalità di emissine e cnservazine delle fatture emesse tramite strumenti elettrnici. 1.3 Terminlgia Elenc dei termini e relative definizini (tratti dall art.4 del Dls. n.196 del 30 giugn 2003): Vcabli Archiviazine elettrnica Cnservazine Sstitutiva Dcument Dcument analgic Dcument analgic riginale Dcument archiviat Dcument infrmatic Dcument cnservat Esibizine Evidenza Infrmatica Firma Digitale Descrizine prcess di memrizzazine, su un qualsiasi idne supprt, di dcumenti infrmatici, anche sttscritti, univcamente identificati mediante un cdice di riferiment, antecedente all'eventuale prcess di cnservazine. prcess effettuat cn le mdalità i cui agli articli 3 e 4 della Deliberazine CNIPA n. 11/2004 del 19 febbrai 2004 rappresentazine infrmatica in frmat analgic di atti, fatti e dati intelligibili direttamente attravers un prcess di elabrazine elettrnica. dcument frmat utilizzand una grandezza fisica che assume valri cntinui, cme le tracce su carta (esempi: dcumenti cartacei), cme le immagini su film (esempi: pellicle mediche, micrfiche, micrfilm), cme le magnetizzazini su nastr (esempi: cassette e nastri magnetici audi e vide). Si distingue in dcument riginale e cpia. dcument analgic che può essere unic ppure nn unic se, in quest secnd cas, sia pssibile risalire al su cntenut attravers altre scritture dcumenti i cui sia bbligatria la cnservazine, anche se in pssess di terzi. dcument infrmatic, anche sttscritt, sttpst al prcess di archiviazine elettrnica. la rappresentazine infrmatica di atti, fatti dati giuridicamente rilevanti. dcument sttpst al prcess di cnservazine sstitutiva perazine che cnsente di visualizzare un dcument cnservat e di ttenerne cpia. una sequenza di simbli binari (bit) che può essere elabrata da una prcedura infrmatica. Csì cme definita all'art. 1, cmma 1, lettera n), del decret del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n In sintesi la firma digitale è un particlare tip di firma elettrnica qualificata basata su un sistema di chiavi crittgrafiche, una pubblica e una privata, crrelate tra lr, che cnsente al titlare tramite la chiave privata e al destinatari tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la prvenienza e l'integrità di un dcument infrmatic di un insieme di dcumenti infrmatici ACO Pagina 4 di 22

5 Vcabli Descrizine Funzine di hash una funzine matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simbli binari (bit), una imprnta in md tale che risulti di fatt impssibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simbli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatt impssibile determinare una cppia di sequenze di simbli binari per le quali la funzine generi imprnte uguali. Imprnta la sequenza di simbli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazine alla prima di una pprtuna funzine di hash. Ltt di Cnservazine L insieme dei dcumenti mgenei cnservati nell archivi di Cnservazine Sstitutiva e prcessati in un unic insieme. Fa riferiment ad un perid temprale precis e cllcabile nel temp dalla relativa Marca Temprale. Marca Temprale Attestazine della data certa che può essere richiest a una TSA iscritta all appsit alb CNIPA. La richiesta di Marca Temprale avviene attravers cnnessine internet ad appsiti siti resi dispnibili dalle TSA. Memrizzazine prcess di traspsizine su un qualsiasi idne supprt, attravers un prcess di elabrazine, di dcumenti analgici infrmatici, anche sttscritti ai sensi dell'art. 10, cmmi 2 e 3, del decret del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, csì cme mdificat dall'art. 6 del decret legislativ 23 gennai 2002, n. 10 Pubblic Ufficiale Il ntai, salv quant previst dall'art. 5, cmma 4 della Deliberazine CNIPA n. 11/2004 del 19 febbrai 2004, e nei casi per i quali pssn essere chiamate in causa le altre figure previste dall'art. 18, cmma 2, del decret del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; Riferiment temprale Respnsabile di Archiviazine Riversament dirett Supprt di memrizzazine Riversament sstitutiv infrmazine, cntenente la data e l'ra, che viene assciata ad un più dcumenti infrmatici. Persna fisica, titlare di un dispsitiv di Firma Digitale (Smart Card) di Certificat per Firma Digitale cnservat in appsit dispsitiv HSM che effettua persnalmente il prcess di Cnservazine Sstitutiva prcess che trasferisce un più dcumenti cnservati da un supprt ttic di memrizzazine ad un altr, nn alterand la lr rappresentazine infrmatica. mezz fisic che cnsente la memrizzazine di dcumenti infrmatici mediante l'impieg della tecnlgia laser (quali, ad esempi, dischi ttici, magnetic-ttici, DVD). O cmunque supprt idne alla cnservazine. prcess che trasferisce un più dcumenti cnservati da un supprt ttic di memrizzazine ad un altr, mdificand la lr rappresentazine infrmatica. ACO Pagina 5 di 22

6 Capitl 2 Cmpiti e dveri del respnsabile della cnservazine sstitutiva e degli incaricati. Il Respnsabile della cnservazine sstitutiva, è la persna, designata dall azienda, che ha la respnsabilità della cnservazine digitale. Si può avvalere di cllabratri qualificati a cui delegare parte delle mansini che l riguardan. Ha la respnsabilità di tenere stt cntrll e predisprre tutti i mezzi e gli strumenti necessari per la salvaguardia dell archivi sstitutiv, di cui deve garantire la presentabilità ed accessibilità. Il Respnsabile della cnservazine sstitutiva dvrà: Definire le caratteristiche e del sistema di cnservazine in funzine della classe dcumentale di appartenenza dei dcumenti da cnservare. Identificare le fasi di cnservazine dei dcumenti, quindi deve: Individuare i dcumenti da cnservare in md sstitutiv. Individuare i dcumenti che necessitan dell autentica del pubblic ufficiale Definire le chiavi di ricerca e i campi da visualizzare per gni classe dcumentale Identificare gli Incaricati e delegati specificandne cmpiti ruli e respnsabilità. Organizzare le attività di inseriment, indicizzazine, visualizzazine, firma e masterizzazine per gni classe dcumentale. Organizzare il cntenut dei supprti ttici per gestire le prcedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscn la crretta cnservazine. Garantire l esibizine di ciascun dcument cnservat. Per gni supprt di memrizzazine devn essere rese dispnibili, relativamente ad gni supprt di memrizzazine utilizzat, le seguenti infrmazini: descrizine del cntenut dell'insieme dei dcumenti. estremi identificativi del respnsabile della cnservazine. estremi identificativi dell azienda. Nme vlume assegnat. Nme etichetta assegnat. Data di creazine del supprt. Definire le mdalità di estrazine dei dcumenti dall archivi. In particlare: I criteri di selezine. La frequenza di estrazine. La frequenza cn cui apprre le marche temprali. La mdalità di riempiment dei supprti. Individuare i criteri di cllaud da utilizzare durante la fase di generazine dell archivi sstitutiv. Mantenere e rendere accessibile un archivi del sftware dei prgrammi in gestine nelle eventuali diverse versini; Verificare la crretta funzinalità del sistema e dei prgrammi in gestine; Adttare le misure necessarie per la sicurezza fisica e lgica del sistema prepst al prcess di cnservazine sstitutiva e delle cpie di sicurezza dei supprti di memrizzazine; Richiedere la presenza di un pubblic ufficiale nei casi in cui sia previst il su intervent, assicurand all stess l assistenza e le risrse necessarie per l espletament delle attività al medesim attribuite; Definire e dcumentare le prcedure di sicurezza da rispettare per l'appsizine del riferiment temprale; Verificare peridicamente, cn cadenza nn superire a cinque anni, l effettiva leggibilità dei dcumenti cnservati prvvedend, se necessari, al riversament dirett sstitutiv del cntenut dei supprti. ACO Pagina 6 di 22

7 Capitl 3 - Aspetti perativi e prcedurali Il capitl tratta l insieme delle attività preliminari che il Respnsabile deve fare per predisprre: La struttura rganizzativa Aspetti perativi L Archivi di cnservazine L hardware, i sftware e la lgistica necessari per la realizzazine della cnservazine sstitutiva. 3.1 Nte sull rganizzazine del persnale, delegati e sstituti Il Respnsabile della cnservazine sstitutiva può delegare, in tutt in parte, l svlgiment delle prprie attività ad una più persne che, per cmpetenza ed esperienza garantiscan la crretta esecuzine delle perazini ad esse delegate ( delibera cnipa art. 5 cmma 3). Il prcediment di cnservazine sstitutiva può essere affidat, in tutt in parte, ad altri sggetti, pubblici privati, i quali sn tenuti ad sservare quant previst dalla Deliberazine Cnipa. Il rul del Respnsabile della cnservazine dei dcumenti dei Clienti è ricpert dal persnale dell azienda/studi che prvvede alla gestine di tutte le attività cnnesse al prcediment di cnservazine sstitutiva a nrma di legge. Il nminativ del Respnsabile della cnservazine e di eventuali ulteriri persne delegate ad perare sn indicati nell allegat Incaricati, Delegati e sstituti del Respnsabile della cnservazine Il respnsabile della cnservazine sstitutiva supervisina alla frmazine dei dcumenti e prvvede alle verifiche necessarie prima della creazine dei supprti sstitutivi. Se l archivi sddisfa i requisiti previsti, prvvede, laddve è richiest, alla firma dei dcumenti e alla creazine dei supprti cn le peridicità previste. La generazine dei supprti ttici può essere effettuata dal Respnsabile della cnservazine, dall Amministratre di sistema, da un incaricat delegat del respnsabile della cnservazine. La nmina degli incaricati, delegati e sstituti del Respnsabile della cnservazine deve essere effettuata per iscritt tramite appsita lettera di nmina, nella quale vengn indicati tutti i dveri e respnsabilità del sggett incaricat Incaricati all inseriment Gli incaricati all inseriment dei dcumenti hann il cmpit di: Inltrare i dcumenti infrmatici al sistema di cnservazine. Effettuare la scansine dei dcumenti cartacei. Effettuare l archiviazine ttica dei dcumenti assicurandsi di: Indicizzare i dcumenti imprtati Apprre l eventuale firma digitale Evidenziare i dcumenti riginali unici, per i quali è necessaria la firma di un pubblic ufficiale. Assicurarsi che i dcumenti inseriti rispettin le regle di rdinata e crretta tenuta della cntabilità, ssia: Appartengn al medesim perid di impsta Rispettin le regle di crnlgia Nn vi sia sluzine di cntinuità Sstituti Delegati del respnsabile della cnservazine I sstituti delegati del respnsabile della cnservazine hann gli stessi cmpiti e dveri del respnsabile della cnservazine. Quindi sarà lr cmpit avviare e cmpletare tutte le fasi di cnservazine sstitutiva dei dcumenti Amministratri di sistema Cllabran cn il respnsabile della cnservazine alla manutenzine del sistema, assegnan permessi cdifican utenti, crean archivi ma, in genere, nn sstituiscn i respnsabili nelle perazini di firma digitale, marcatura temprale e creazine dei supprti. Più dettagliatamente gli Amministratri di sistema devn: ACO Pagina 7 di 22

8 Attivare le credenziali di autenticazine agli Incaricati e sstituti delegati su indicazine del Respnsabile. Definire quali plitiche da adttare per la prtezine dei sistemi cntr i virus infrmatici e verificarne l'efficacia cn cadenza peridica. Prteggere gli elabratri dal rischi di intrusine. Infrmare il Respnsabile della cnservazine nella eventualità che si sian rilevati dei rischi relativamente alle misure di sicurezza riguardanti gli archivi cnservati sstitutivamente. Assicurarsi che l ra di sistema sia sempre allineata cn i server ufficiali. L Amministratre di sistema dvrà frnire le specifiche tecniche cn le quali viene assicurata la validità dell ra di sistema. Qualra all intern della struttura nn vi sia la figura di Amministratre di sistema, relativamente alla gestine della cnservazine sstitutiva, Il Respnsabile della cnservazine ne assumerà tutte le respnsabilità e funzini. 3.3 Aspetti perativi Regle sulla mdalità di frmazine e cnservazine dei dcumenti Pssiam classificare i dcumenti in 3 tiplgie Dcumenti cartacei Dcumenti infrmatici frmati da spl di stampa Dcumenti infrmatici cn frmati vari Archiviazine e cnservazine dei Dcumenti Cartacei I dcumenti cartacei debbn essere trasfrmati in dcumenti infrmatici tramite l acquisizine della immagine digitale a mezz di scanner dispsitivi multifunzine. Il frmat di acquisizine dei dcumenti deve essere Bianc e ner (1 bit) cn cmpressine tiff grupp 4. Il frmat di memrizzazine può essere il TIF il PDF. Ambedue ffrn le garanzie di staticità richieste dalle dispsizini di legge. Sn ammesse immagini in tni di grigi clre sl per esigenze di leggibilità e, in quel cas, dvrà essere utilizzat esclusivamente il frmat pdf. In fase di memrizzazine dvrann essere inseriti i dati identificativi richiesti dalla specifica tiplgia del dcument. Se quest è sggett a trattament autmatic, l peratre dvrà assicurarsi che i dati per l identificazine autmatica sian ben leggibili e reglarmente psizinati (etichette, fgli separatri, letture OCR). Su gni dcument acquisit in frmat immagine prima di essere passat in cnservazine deve essere appsta la firma digitale e il riferiment temprale Archiviazine e cnservazine dei Dcumenti infrmatici frmati da spl di stampa L peratre dal sistema gestinale, dvrà selezinare cme tip di stampa la creazine di file da archiviare. Il file generat dalla stampa del mdul gestinale verrà inserit in una appsita cartella. In fase di imprtazine dei file generati dai mduli gestinali, tramite le infrmazini cntenute nei file di indice, viene effettuata direttamente l archiviazine dei dcumenti, assegnand al file il tip di dcument e tutti gli altri dati necessari ad identificare in maniera univca il dcument imprtat. Da ACO sarà pssibile imprtare gli spl di stampa generati e i relativi file di indici. I file csì imprtati sn prnti per essere archiviati, firmati digitalmente, e passati al prcess di cnservazine Archiviazine e cnservazine di Dcumenti infrmatici generici E pssibile prcedere alla cnservazine anche di dcumenti infrmatici di frmat diversi dal PDF, cme ad esempi dcumenti Wrd, i file grafici utilizzati per le varie prcedure, i file zip cn cui si ricevn gli aggirnamenti e varie altre tiplgie. La cnservazine dei suddetti dcumenti, che nn sn rilevanti ai fini legali e tributari, viene gestita cn l stess prcess di cnservazine utilizzat per i dcumenti tributari. ACO Pagina 8 di 22

9 3.4 Prcess di cnservazine dei dcumenti La prcedura di cnservazine di gni ltt di dcumenti, identifica nel Respnsabile della cnservazine nei sui sstituti delegati, il respnsabile di tutt il prcess di cnservazine, che va dalla selezine dei dcumenti da cnservare alla creazine del supprt ttic. Ad gni prcess di cnservazine, il respnsabile della cnservazine l peratre che esegue il prcess, deve eseguire e attenersi alle seguenti perazini: 1. Selezinare l azienda, il perid e le classi dcumentali per le quali avviare il prcess di cnservazine. 2. Selezinare, tra i dcumenti estratti in autmatic da ACO, i dcumenti cnservare sstitutivamente. 3. Assicurarsi che i dcumenti selezinati rispettin i criteri di cntinuità e di crnlgia rispett agli altri dcumenti selezinati e rispett agli altri dcumenti precedentemente cnservati. 4. Prcedere cn la creazine dei ltti. ACO in quest cas, raggruppa autmaticamente i dcumenti selezinati per ann e per classe dcumentali. 5. Per gni ltt creat, viene assegnat un prgressiv ltt, che viene definit per gni ann e per gni classe dcumentale. 6. Nella fase successiva alla creazine del ltt, viene avviata la creazine del file delle evidenze di tutti i dcumenti del ltt. In gni file delle evidenze, denminat Evidenze.txt, verrann riprtati gli Hash di tutti i file del ltt. 7. Il pass successiv richiede le credenziali di firma digitale da parte del respnsabile della cnservazine. a. Vengn effettuate tutte le perazini di verifica della validità del certificat. b. Se il certificat è valid e le credenziali frnite sn crrette viene appsta la firma digitale al file delle evidenze. Verrà creat un file denminat Evidenze.txt.P7M 8. Se la firma viene appsta crrettamente, vengn richieste le credenziali per l appsizine della marca temprale. a. Verificare la validità delle credenziali di marcatura temprale in base alla certificatin authrity selezinata b. Verificare la dispnibilità delle marche temprali. c. Se le credenziali e la dispnibilità sn crrette viene appsta la marcatura temprale al file delle evidenze. Verrà creat un file denminat Evidenze.txt.p7m.tsr 9. Il ltt è stat cnservat. 10. L peratre deve scegliere se effettuare: a. La cpia su supprt ttic dei ltti generati b. La cpia su disc fiss dei ltti generati c. Abbandnare il prcess e rimandare la masterizzazine cpia in un secnd mment. Le regle tecniche e lgiche di firma e appsizine del riferiment temprale vengn trattate dettagliatamente nell allegat 3. La marca temprale viene applicata seguend le specifiche della Certificatin Authrity. (Vedi allegat 4) Dettagli Generazine ltt Il respnsabile della cnservazine prvvede alla generazine del ltt di dcumenti su un percrs di rete ben identificat secnd le seguenti regle: ACO prvvede a guidare l utente nella fase di selezine dei dcumenti da includere nel ltt e attiva i cntrlli necessari per validare men il ltt da cnservare. Eventuali dcumenti che nn sddisfin i requisiti verrann evidenziati ed esclusi dalla creazine del ltt. Se i cntrlli di cngruità sui dcumenti vann a bun fine, vengn creati i ltti raggruppand i dcumenti per Classe dcumentale e ann di impsta. Per gni ltt generat, viene predispst il file delle imprnte dei dcumenti e vengn richieste all peratre i dati necessari per identificare il sggett fiscale, per l applicazine della firma digitale e della marca temprale. ACO Pagina 9 di 22

10 I ltti crrettamente creati vengn salvati in un appsita cartella del server. La struttura delle cartelle di cnservazine sarà la seguente: \\ACO.Server\Cnservazine\cdiceente(azienda)\Ann\NmeClasseDcumentale\prgressivltt Esempi :\\ACO.Server\Cnservazine\9\2008\Fatture emesse\ Creazine supprti sstitutivi Scelta del supprt ttic finale Ogni ltt generat sarà prprzinat in base alla dimensine massima che il ltt può assumere. La dimensine massima del ltt viene definita nei parametri generali di ACO. La dimensine del supprt dipende invece dalla capacità del tip di supprt selezinat. Avvi e cnclusine della masterizzazine Se nn si sn verificate segnalazini nei cntrlli, il prgramma cnsente di prseguire nelle perazini ed effettua la cpia dei dcumenti, delle eventuale firme e marche temprali. Prvvede ad inserire nel supprt il data base dei ltti masterizzati in frmat csv e per gni ltt l elenc dei dcumenti. Il prgramma inserisce nella directry di masterizzazine i prgrammi di cnsultazine e verifica dei dcumenti. Al fine di rendere il supprt e il su cntenut sempre cnsultabile e autcnsistente. La visualizzazine dei dcumenti avviene tramite le applicazini presenti nell elabratre, e assciate autmaticamente ai dcumenti dal sistema perativ tramite il ricnsciment dell estensine dei file. Ogni supprt ttic va cllaudat e ripst nel lug indicat per la cnservazine. Cllaud supprti Il Respnsabile dell archivi ( l peratre), prima della chiusura del supprt di memrizzazine, è tenut a effettuare un perazine di cllaud finalizzata a riscntrare la crrettezza degli adempimenti eseguiti, quindi la cnfrmità tra quant presente sul supprt e quant ggett di acquisizine. Tramite il viewer cpiat in gni supprt generat, è pssibile eseguire tutte le fasi di cllaud. Il cllaud deve rispndere psitivamente alle richieste di visualizzazine, stampa e verifica dell integrità dei dcumenti Catalg dischi Cn la cnservazine del ltt, che si cnslida cn l applicazine della marca temprale, viene aggirnat il Catalg dischi che riprta le infrmazini identificative dei supprti creati, dei ltti di dcumenti inseriti in gni supprt, e dell elenc dei dcumenti di gni ltt. Dalla gestine Catalg dischi è pssibile: Ricercare i supprti per i seguenti dati: Data creazine Nme vlume Descrizine vlume Tip supprt Visualizzare l elenc dei ltti cntenuti in gni supprt. Visualizzare l elenc dei dcumenti cntenuti in gni ltt. Ogni dcument può essere visualizzat in anteprima. Masterizzare, cpiare sulla directry selezinata, l inter cntenut di un supprt creand un nuv supprt. Quindi verrà creat un nuv supprt cn nuva descrizine vlume ed etichetta. Masterizzare cpiare su directry sl i ltti selezinati. Anche in quest cas verrà creat un nuv supprt. ACO Pagina 10 di 22

11 Capitl 4 Struttura e sicurezza dei dati Organizzazine del database Il data base di sistema cntiene i dati identificativi dei dcumenti ed i riferimenti al file che li rappresenta. Per gni Tip dcument, all intern del data base viene creata una tabella identificata da un cdice univc La tabella definisce i campi (indici) che cmpngn Il tip dcument e per gni camp ne definisce le caratteristiche. Gli indici primari identifican i campi bbligatri, gli indici secndari identificat il dettagli dei dcumenti. Organizzazine dei dcumenti cnservati Per gni azienda, ann, classe dcumentale e ltti, il sistema crea una cartella fisica in cui riprre i file che rappresentan i dcumenti, le firme e le marche temprali. Cnservazine dei supprti sstitutivi In questa area cnfluiscn i pacchetti di dati che cmpngn i singli supprti sstitutivi. Per gnun di questi dvrà essere creata una appsita cartella secnd le impstazini delle regle di prduzine dei supprti ttici. A frnte di un percrs definit, dvrà essere prdtt un supprt ttic fisic e ripst in armadi di sicurezza. Manutenzine dell archivi sstitutiv La manutenzine dell archivi sstitutiv si realizza attravers ACO alle cui funzinalità e alla cui dcumentazine in linea rinviam per gni dettagli. Il Respnsabile della cnservazine verifica peridicamente, cn cadenza nn superire a cinque anni, l effettiva leggibilità dei dcumenti cnservati prvvedend, se necessari, al riversament dirett sstitutiv del cntenut dei supprti. Cllaud Peridic dell archivi sstitutiv In dipendenza dell esit del cllaud, cmprtarsi nel seguente md: CONDIZIONE ( ESITO COLLAUDO) AZIONE L archivi nn presenta alcun prblema Riprl nuvamente in lug sicur Un più supprti si rilevan nn più idnei d bsleti Per ciascun effettuare il riversament dirett Un più supprti cntengn dei dcumenti la cui Per ciascun effettuare il riversament sstitutiv. rappresentazine digitale è bsleta Riversament dirett I riversament dirett trasferisce il cntenut di un supprt divenut inadeguat su di un nuv supprt. Al termine dell perazine di cpia cllaudare il nuv supprt ttenut. Riversament sstitutiv Il riversament sstitutiv è il prcess che trasferisce un più dcumenti cnservati da un supprt ttic di memrizzazine a un altr, mdificand la lr rappresentazine infrmatica. Quest tip di riversament cnsente l aggirnament tecnlgic degli archivi quand nn sia pssibile cnveniente cnservare il frmat della rappresentazine digitale dei dcumenti. ACO Pagina 11 di 22

12 Capitl 5 - Analisi dei rischi sftware e hardware 5.1 Analisi dei rischi sftware Per definire i rischi legati agli errri del sftware e adttare le pprtune misure di cntrll, dbbiam distinguere i tipi di attività e per gnuna identificare le fasi critiche. Gestine della base dati La base dati cmprende una serie di tabelle etergenee che vengn aggirnate e relazinate da diversi utenti e prcedure in cntempranea. Quest determina un rischi di cnflitti tra chiavi e di access ai recrd. Il prgramma previene la generazine di chiavi duplicate rifiutand l aggirnament del recrd quand quest genera errri. Nei casi in cui la generazine di errre avviene da prcedure di elabrazine di spl di stampa, gli spl che hann generat errre vengn cnservati in appsite cartelle al fine di cnsentirne la ripresa. Cntrll allineament cmpattament base dati Esistn cmandi per il cntrll, l allineament ed il cmpattament della base dati. Se la base dati è disallineata cn l archivi fisic vengn dati gli pprtuni messaggi di attenzine. Acquisizine di immagini digitali di dcumenti cartacei In questa fase si pssn verificare sia errri sftware veri e prpri, sia errri sftware dvuti a difettsità di hardware. Qualità immagini La fase di acquisizine cnsente il preview della immagine acquisita al fine di un cntrll di qualità immediat da parte dell peratre Errri di acquisizine In fase di acquisizine da scanner, si pssn verificare errri di memrizzazine del file legati al cllegament in rete, quest viene segnalat all peratre che può riprendere i dcumenti nn memrizzati Rischi sftware dvuti alle cnnessini di rete 1. Le principali minacce alle risrse cnnesse in rete pssn prvenire dall'intern, dall'estern da una cmbinazine intern/estern e sn relative: 2. All'utilizz della LAN/Intranet (interne); 3. Ai punti di cntatt cn il mnd estern attravers Internet (esterne); 4. All scaricament di virus e/ trjan per mezz di psta elettrnica e/ alle perazini di dwnlad eseguite tramite il brwser (interne/esterne). 5.2 Analisi dei rischi hardware e salvataggi dei dati Analisi dei rischi hardware Di seguit un analisi dei maggiri rischi dvuti a malfunzinament degli elabratri elettrnici. 1. Malfunzinamenti dvuti a guasti; 2. Malfunzinamenti dvuti a eventi naturali quali terremti, allagamenti, incendi; 3. Malfunzinamenti dvuti a blackut ripetuti ed in genere a sbalzi eccessivi delle linee di alimentazine elettrica; 4. Errre di manutenzine; 5. Cmprtamenti dannsi vlntari; 6. Distruzine e/ alterazine a causa di eventi naturali; 7. Imperizia degli utilizzatri; 8. Sabtaggi; 9. Deterirament nel temp (invecchiament dei supprti); 10. Difetti di cstruzine del supprt di memrizzazine che ne riducn la vita media; 11. L'evluzine tecnlgica del mercat che rende in breve temp bsleti alcuni tipi di supprti Salvataggi dei dati Sn stati attivati una serie di accrgimenti tecnici per garantire il salvataggi dei dati, la cntinuità del lavr, la prtezine delle infrmazini. Dischi raid Le unità magnetiche dve vengn cnservati i dati sn dtate di raid 1 ciè di cpia speculare in temp reale di tutti i dati scritti. In cas di rttura di un dei dischi, viene inviata segnalazine all amministratre di sistema che può sstituire il disc difetts e ripristinare il sistema senza interruzine del servizi. Cpia differenziale ACO Pagina 12 di 22

13 Ogni girn il sistema effettua una cpia differenziale di tutti i dati utilizzati e cnserva fin a 30 versini dei file mdificati. La cpia è dispnibile su un strage di rete indipendente dal server dcumentale. Backup su nastr Cn peridicità settimanale viene effettuata la cpia su nastr di tutti gli archivi. Errre di scrittura dischi ttici L utente ha il cmpit di cntrllare il funzinament del disc ttic visualizzand a campine i dcumenti memrizzati. Se il campine da risultat psitiv, si può prcedere alla cancellazine dei dati dall archivi crrente e alla cnservazine dell immagine del cd rm sia su disc magnetic che su disc ttic. Se si intende cancellare la cpia magnetica ccrre fare almen 2 cpie aggiuntive del disc ttic e cllaudarle entrambe. E pprtun anche un cntrll sul numer di files cntenuti nel cd. 5.3 Sistema di autenticazine infrmatica L utilizz degli strumenti elettrnici è cnsentit slamente agli incaricati dtati di idnei mezzi di autenticazine che cnsentan il superament di una prcedura di autenticazine relativa a una specifica sessine di lavr. I sistemi di autenticazine adttati sn i seguenti: Le credenziali di autenticazine che cnsistn in un cdice per l'identificazine dell'incaricat assciat a una parla chiave riservata cnsciuta slamente dal medesim. Un dispsitiv di autenticazine in pssess e us esclusiv dell'incaricat, eventualmente assciat a un cdice identificativ a una parla chiave. Una caratteristica bimetrica dell'incaricat, eventualmente assciata a un cdice identificativ a una parla chiave. Ad gni incaricat pssn essere assegnate assciate individualmente una più credenziali per l'autenticazine. Ogni incaricat è tenut ad adttare le necessarie cautele per assicurare la segretezza della cmpnente riservata della credenziale e la diligente custdia dei dispsitivi di autenticazine in su pssess ed in us esclusiv. Il cdice per l'identificazine, laddve utilizzat, nn può essere assegnat ad altri incaricati, neppure in tempi diversi Mdalità di utilizz delle credenziali e caratteristiche della parla chiave La parla chiave, deve rispettare le seguenti caratteristiche: Deve essere cmpsta da almen tt caratteri ppure, nel cas in cui l strument elettrnic nn l permetta, da un numer di caratteri pari al massim cnsentit; Nn deve cntenere riferimenti agevlmente ricnducibili all'incaricat; Deve essere mdificata dall incaricat al prim utilizz e, successivamente, almen gni sei mesi. In cas di trattament di dati sensibili e di dati giudiziari la parla chiave è mdificata almen gni tre mesi. Nn deve essere uguale al cdice di identificazine. Le credenziali di autenticazine nn utilizzate da almen sei mesi devn essere disattivate, salv quelle preventivamente autrizzate per sli scpi di gestine tecnica. Le credenziali sn disattivate anche in cas di perdita della qualità che cnsente all'incaricat l'access ai dati persnali. Quand l'access ai dati e agli strumenti elettrnici è cnsentit esclusivamente mediante us della cmpnente riservata della credenziale per l'autenticazine, sn impartite idnee e preventive dispsizini scritte vlte a individuare chiaramente le mdalità cn le quali il titlare può assicurare la dispnibilità di dati strumenti elettrnici in cas di prlungata assenza impediment dell'incaricat che renda indispensabile e indifferibile intervenire per esclusive necessità di peratività e di sicurezza del sistema. In tal cas la custdia delle cpie delle credenziali è rganizzata garantend la relativa segretezza e individuand preventivamente per iscritt i sggetti incaricati della lr custdia, i quali devn infrmare tempestivamente l'incaricat dell'intervent effettuat Sistema di autrizzazine Il Respnsabile della cnservazine sstitutiva ha il cmpit di individuare eventuali prfili di autrizzazine. Peridicamente, e cmunque almen annualmente, è verificata la sussistenza delle cndizini per la cnservazine dei prfili di autrizzazine. Inltre ad gni incaricat, anche per l stess prfil, pssn essere assegnati diversi tipi di autrizzazini. I tipi di autrizzazine individuati sn i seguenti: Inseriment Lettura/Stampa Mdifica Cancellazine ACO Pagina 13 di 22

14 5.3.3 Altre misure di sicurezza E asslutamente vietat, a tutte le figure all intern dell rganizzazine, effettuare qualunque tip di perazine, se nn espressamente autrizzata dal Respnsabile della cnservazine sstitutiva, che pssa rendere dispnibili i dati trattati a sggetti nn autrizzati. Elenc perazini vietate se nn espressamente autrizzate dal Respnsabile: Effettuare cpie dei dati trattati su supprti di qualsiasi tip Effettuare trasmissini cn qualunque mezz di dati ggett del trattament. Sttrarre, cancellare, distruggere materiale riguardante i dati. Diffndere a persne nn autrizzate dati ggett del trattament. 5.4 Cntrmisure Le cntrmisure individuan le azini che si prpngn al fine di annullare di limitare le vulnerabilità e di cntrastare i rischi, esse sn classificabili nelle seguenti tre categrie: 1. Cntrmisure di carattere fisic; 2. Cntrmisure di carattere prcedurale; 3. Cntrmisure di carattere elettrnic/infrmatic. Cntrmisure di carattere fisic 1. Le apparecchiature infrmatiche critiche sn situati in lcali ad access cntrllat; 2. I lcali sn prvvisti di estintre Cntrmisure di carattere prcedurale 1. L'ingress nei lcali ad access cntrllat è cnsentit sl alle persne autrizzate; 2. Il respnsabile dell'area ad access cntrllat deve mantenere un effettiv cntrll sull'area di sua respnsabilità; 3. I visitatri ccasinali delle aree ad access cntrllat sn accmpagnati da un incaricat; 4. E cntrllata l attuazine del pian di verifica peridica sull'efficacia degli estintri; 5. L ingress in lcali ad access cntrllat da parte di dipendenti estranei per perazini di pulizia di manutenzine avviene sl se i cntenitri dei dati sn chiusi a chiave e i cmputer sn spenti ppure se le perazini si svlgn alla presenza dell Incaricat del trattament di tali dati; Cntrmisure di carattere elettrnic infrmatic Le misure di carattere elettrnic/infrmatic adttate sn: 1. Presenza di gruppi di cntinuità elettrica per il server; 2. Attivazine di un sistema di backup centralizzat e autmatizzat cn peridicità Girnaliera; 3. Installazine di un firewall per prteggere la rete dagli accessi indesiderati attravers internet; 4. Definizine delle regle per la gestine delle passwrd; 5. Installazine di un sistema antivirus su tutte le pstazini di lavr, cnfigurat per cntrllare la psta in ingress, la psta in uscita, per eseguire la prcedura di aggirnament in autmatic cn frequenza girnaliera e la scansine peridica dei supprti di memria; 6. Definizine delle regle per la gestine di strumenti elettrnic/infrmatic, di seguit riprtate; 7. Definizine delle regle di cmprtament per minimizzare i rischi da virus, di seguit riprtate Gestine di strumenti elettrnici Per gli elabratri sn adttate le seguenti misure: 1. Gli hard disk nn sn cndivisi in rete se nn tempraneamente per perazini di cpia; 2. Tutte le perazini di manutenzine che sn effettuate avvengn cn la supervisine dell'incaricat del trattament di un su delegat; 3. Diviet per gli utilizzatri di strumenti elettrnici di lasciare incustdit, accessibile, l strument elettrnic stess. 4. Diviet di installazine di sftware di qualsiasi tip sui persnal cmputer che cntengn archivi cn dati sensibili senza appsita autrizzazine scritta da parte del respnsabile del trattament dati; 5. Diviet di installazine sui persnal cmputer di accessi remti di qualsiasi tip mediante mdem e linee telefniche. 6. Il cntrll dei dcumenti stampati è respnsabilità degli incaricati al trattament. 7. La stampa di dcumenti cntenenti dati sensibili è effettuata su stampanti pste in lcali ad access cntrllat presidiate dall'incaricat. 8. La manutenzine degli elabratri, che può eventualmente prevedere il trasferiment fisic press un labratri riparazini, è autrizzata sl a cndizine che il frnitre del servizi dichiari per iscritt di avere redatt il dcument prgrammatic sulla sicurezza e di aver adttat le misure minime di sicurezza previste dal disciplinare. Misure per minimizzare i rischi da virus ACO Pagina 14 di 22

15 Per minimizzare il rischi da virus infrmatici, dvrann essere adttate le seguenti regle: 1. Limitare l scambi fra cmputer di supprti rimvibili (flppy, cd, zip) cntenenti file cn estensine EXE, COM, OVR, OVL, SYS, DOC, XLS; 2. Cntrllare (scansinare cn un antivirus aggirnat) qualsiasi supprt di prvenienza sspetta prima di perare su un qualsiasi dei file in ess cntenuti; 3. Evitare l'us di prgrammi shareware e di pubblic dmini se nn se ne cnsce la prvenienza, vver diviet di scaricare dalla rete internet gni srta di file, eseguibile. 4. Nn aprire gli allegati di psta se nn si è certi della lr prvenienza, e in gni cas analizzarli cn un sftware antivirus. Usare prudenza anche se un messaggi prviene da un indirizz cnsciut (alcuni virus prendn gli indirizzi dalle mailing list e della rubrica di un cmputer infettat per inviare nuvi messaggi "infetti"); 5. Nn cliccare mai un link presente in un messaggi di psta elettrnica da prvenienza scnsciuta, (in quant ptrebbe essere fals e prtare a un sit-truffa); 6. Nn utilizzare le chat; 7. Cnsultare cn peridicità settimanale la sezine sicurezza del frnitre del sistema perativ e applicare le patch di sicurezza cnsigliate; 8. Seguire scruplsamente le istruzini frnite dal sistema antivirus nel cas in cui tale sistema antivirus abbia scpert tempestivamente il virus (in alcuni casi ess è in grad di rislvere il prblema, in altri chiederà di eliminare cancellare il file infett); 9. Avvisare l'amministratre di sistema nel cas in cui il virus sia stat scpert sl dp aver subit svariati malfunzinamenti della rete di qualche PC, vver in ritard (in quest cas è pssibile che l'infezine abbia raggiunt parti vitali del sistema); 10. Cnservare i dischi di ripristin del prpri PC (creati cn l'installazine del sistema perativ, frniti direttamente dal cstruttre del PC); 11. Cnservare le cpie riginali di tutti i prgrammi applicativi utilizzati e la cpia di backup cnsentita per legge; 12. Cnservare la cpia riginale del sistema perativ e la cpia di backup cnsentita per legge; 13. Cnservare i driver delle periferiche (stampanti, schede di rete, mnitr ecc. frnite dal cstruttre). Nel cas di sistemi danneggiati seriamente da virus l'amministratre prcede a reinstallare il sistema perativ, i prgrammi applicativi ed i dati; seguend la prcedura indicata: 1 Frmattare l'hard Disk,definire le partizini e reinstallate il Sistema Operativ. (mlti prduttri di persnal cmputer frniscn un più cd di ripristin che facilitan l'perazine); 2 Installare il sftware antivirus, verificate e installare immediatamente gli eventuali ultimi aggirnamenti; 3 Reinstallare i prgrammi applicativi a partire dai supprti riginali; 4 Effettuare il RESTORE dei sli dati a partire da una cpia di backup recente. 5 Effettuare una scansine per rilevare la presenza di virus nelle cpie dei dati; 6 Ricrdare all'utente di prestate particlare attenzine al manifestarsi di nuvi malfunzinamenti nel riprendere il lavr di rutine. ACO Pagina 15 di 22

16 Versini del dcument Data Descrizine Redatt Verificat Apprvat Allegati 1. Dati del respnsabile della cnservazine ed eventuali delegati e sstituti 2. Elenc classi dcumentali gestite 3. Manuale di firma digitale 4. Marcatura temprale e Certificatin Authrity ACO Pagina 16 di 22

17 ALLEGATO 1 Dati del respnsabile della cnservazine sstitutiva ed eventuali delegati e sstituti PROVIDER E RESPONSABILE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Nme prvider AGENZIA AGORA' DR LUIGI NASTASI Descrizine prvider Cgnme ragine sciale Dtt. NASTASI Respnsabile Nme Respnsabile LUIGI Cdice fiscale NSTLGU71S26C286T Partita iva Indirizz PIAZZA D. SICULO CAP - Cmune Prvincia CASTELVETRANO TP ACO Pagina 17 di 22

18 ALLEGATO 2 Definizine ed Elenc classi dcumentali Definizine di classe dcumentale Le classi dcumentali sn un raggruppament lgic dei tipi di dcument gestiti dal sftware di archiviazine. Le classi dcumentali, vengn utilizzate per raggruppare i tipi di dcumenti mgenei. Per gni classe dcumentale sn definiti: i campi da utilizzare per la visualizzazine tabellare dei dcumenti cnservati. I campi da utilizzare per la ricerca dei dcumenti cnservati. I campi da utilizzare per effettuare i cntrlli sulla crnlgia e temp limite per la cnservazine. Elenc delle classi dcumentali Registri cntabili Registri iva Altri registri ai fini tributari Dichiarazini fiscali Mdelli Intrastat Mdelli inizi/variazine/cessazine attivitã Deleghe di versament Richiesta di rimbrs iva infrannuale Cmunicazini dichiarazini d'intent Cndni Fatture emesse Ordini emessi Ordini ricevuti Dcumenti di trasprt emessi Fatture ricevute Dcumenti di trasprt ricevuti Cedlini annuali parasubrdinati Cedlini mensili parasubrdinati CUD Dichiarazine detrazini dipendenti Cedlini annuali dipendenti Cedlini mensili dipendenti Registr presenze Mdelli e-mens Registr prtcll invi ricezine Psta - Parcelle emesse Libr unic lavr Ricevute telematiche Altri dcumenti lavr FattureEmesse ACO Pagina 18 di 22

19 ALLEGATO 3 - Manuale di firma digitale La firma digitale è il risultat di una prcedura infrmatica basata su un sistema di cdifica crittgrafica del dcument che garantisce la crrispndenza fra il sggett titlare della firma ed il dcument a cui è assciata. Sddisfa i requisiti di autenticità, integrità e nn ripudiabilità richiesti dalla legge affinchè una firma elettrnica sia cnsiderata legale. Le principali funzinalità della funzine di firma digitale frnita cn ACO Supprt Firma Digitale su Lettri SmartCart USB su Prta seriale, Tken Usb Selezine e salvataggi certificati in file.cer Verifica del PIN della smart-card Supprta l us sin a 99 certificati privati in linea Cifratura e decifratura di file utilizzand il certificat presente sulla smart-card Pssibilità di creare file firmati.p7m sia separati che uniti al dcument riginale Verifica dei file firmati.p7m sia cn file riginale separat che cn file riginale inclus Cifratura e decifratura nel frmat RSA cme richiest dal DM 27 Lugli 2005 del MEF Verifica data di scadenza nel certificat privat Verifica CRL revcatin list n line Verifica se il certificate è abilitat per la Firma Legale (firma Pesante) per la Firma Elettrnica (firma Leggera) C-Firma. Pssibilità di firmare cn diversi certificati privati l stess dcument Generazine file SHA-1 (Imprnta del file) Verifica validità imprnte (SHA-1) Verifica validità certificati presenti in un file su una smart-card. Genera Riferimenti Temprali (in alternativa alla Marca Temprale) cllegandsi ad un server web Genera imprnte multiple (cmpste dalle imprnte di più file) Verifica file cntenenti imprnte multiple Testata cn smart-card PsteCert, Infcamere, Actalis, sia smart-card classiche sia tken USB. Installazini dei CSP dispnibili per il Dnwlad SmartCard e CSP supprtati ACO supprta l'us della firma tramite smart-card, utilizzand i certificati privati in essa cntenuti. ACO però nn installa nessun CSP (Cntext Service Prvider) della smart-card, in quant quest dipende esclusivamente dal tip di smart-card utilizzata. Per quest se si desidera utilizzare le funzini di ACO per la firma cn smart-card, è necessari installare il CSP frnit cn la smart-card che si intende utilizzare. Sn state testate le seguenti smart-card: INFOCAMERE -md: 7420, 1601, USB CARD Key4, Tken Crypt Identity Usb POSTECERT - st32k ACATLIS ellips HC I CSP supprtati sn: Card OS API Siemens ACO Pagina 19 di 22

20 Firma e riferiment temprale sui dcumenti da cnservare I dcumenti generati dai sftware gestinali, vengn creati in frmat static (pdf). Per rendere il file nn mdificabile e prnt per la cnservazine sstitutiva, l utente dvrà prvvedere alla firma digitale del file e all appsizine del riferiment temprale. L perazine di firma e appsizine riferiment temprale può essere effettuata sui singli dcumenti ppure in maniera seriale su tutti i dcumenti selezinati dall appsita gestine Firma digitale Cmpletata l perazine di firma e appsizine del riferiment temprale, l utente dvrà assicurarsi, che i file sn stati firmati reglarmente e che i dati del firmatari e del rispettiv certificat di firma sian cnfrmi e validi alla data di effettuazine dell perazine. Per cnsentire all utente di eseguire le suddette funzini, sn messi a dispsizine gli strumenti necessari a verificare la validità della firma e del certificat del firmatari, nnché la pssibilità di visualizzare la data e ra della firma( riferiment temprale). Se i file dvesser riprtare anche al marcatura temprale, dalla gestine Firma digitale, ptrà essere verificata anche la validità della marca temprale. Criteri di assegnazine e sicurezza del riferiment temprale. Il riferiment temprale viene applicat sulla base dell ra di sistema. L ra di sistema viene sincrnizzata cn 3 server certificati di ergazine dell ra tramite servizi ntp. L ra nn è mdificabile dagli utenti e dai prgrammi essend cntrllata centralmente dalle grup plicy di sistema. Anche se un utente agisse all intern del su pc in qualità di amministratre di sistema, nel mment in cui quest si cllega al dmini, l ra viene reimpstata su l ra di dmini senza pssibilità per l utente di cambiarla Mdalità di appsizine della firma digitale su dcumenti interni archiviati Nella fase di appsizine della firma digitale, Il Respnsabile della cnservazine sstitutiva deve frnire le prprie generalità attravers il dispsitiv di firma persnale. In questa fase viene verificat che il certificat del respnsabile, presente sul dispsitiv di firma, sia valid e cnfrme ai requisiti di legge. Nella fase di appsizine di firma dei dcumenti è cmpit dell peratre, attravers la funzine di verifica firma, cntrllare il crrett funzinament dell perazine. Nella fase di verifica della firma dei dcumenti, vengn verificati i seguenti dati: Validità del certificat di firma Validità della CRL alla data di sistema E data la pssibilità apprre la firma digitale cn le seguenti mdalità: Firma attached Firma detached C firma Oltre alle su mensinate perazini l peratre incaricat di apprre la firma digitale sui dcumenti archiviati, ptrà anche effettuare le seguenti perazini: Verificare la firma digitale appsta sui dcumenti Visualizzare i file firmati Eliminare la firma digitale Mdalità di appsizine della firma digitale su dcumenti nel prcess di cnservazine Nella fase di appsizine di firma digitale nel prcess di cnservazine sstitutiva, la verifica della validità del certificat del Respnsabile della cnservazine e la verifica del crrett funzinament dell perazine di firma verrà eseguita in autmatic dal prgramma. Mdalità di appsizine della firma digitale su dcumenti esterni alla prcedura di cnservazine ( dcumenti presenti su cartelle del file system) L peratre autrizzat ad apprre Firme digitali, quindi dtat di un dispsitiv di firma valid, ptrà apprre firme digitali su un qualsiasi dcument del file system. ACO Pagina 20 di 22

21 Nella fase di appsizine della firma digitale, Il Respnsabile della cnservazine sstitutiva deve frnire le prprie generalità attravers il dispsitiv di firma persnale. In questa fase viene verificat che il certificat del respnsabile, presente sul dispsitiv di firma, sia valid e cnfrme ai requisiti di legge. Nella fase di appsizine di firma dei dcumenti è cmpit dell peratre, attravers la funzine di verifica firma, cntrllare il crrett funzinament dell perazine. Nella fase di verifica della firma dei dcumenti, vengn verificati i seguenti dati: Validità del certificat di firma Validità della CRL alla data di sistema Nella fase di appsizine di firma digitale nel prcess di cnservazine sstitutiva, la verifica della validità del certificat del Respnsabile della cnservazine e la verifica del crrett funzinament dell perazine di firma verrà eseguita in autmatic dal prgramma. ACO Pagina 21 di 22

22 ALLEGATO 4 Enti certificatri La marca temprale è l perazine che attribuisce ai dcumenti una data e un ra certi e ppnibili a terzi. L perazine di marcatura deve essere effettuata cn la cadenza prevista dalle specifiche dispsizini di legge e in funzine della tiplgia di dcumenti cnservati. Nel cas in cui si stian cnservand dcumenti rilevanti ai fini fiscali quali le fatture, allra la marca temprale dvrà essere appsta cn cadenza nn superire ai 15 girni dalla data di registrazine nei libri cntabili, in tutti gli altri casi la marca temprale deve essere appsta almen annualmente. La marcatura temprale ( perazine che per essere eseguita richiede il cllegament in Internet) avviene sttpnend all autrità di certificazine prescelta il i file cntenenti le imprnte dei dcumenti cnservati. Le principali funzinalità della funzine di marcatura temprale sn le seguenti: Genera Marche Temprali cllegandsi ad un server generic di TimeStamp che usa il prtcll http (salva nella lcazine specificata i file.tsr di rispsta cntenenti la Marca Temprale e file XML cn l imprnta del file firmat, la marca e tutti i dati del server e della data e ra) Verifica la validità delle marche temprali create cn un server generic Supprt cmplet al servizi di marcatura temprale di Infcamere cn le seguenti funzini: Marca temprale separata (file.tsr) Marca temprale cmpleta (file.m7m) Verifica esit e analisi esit sia su marche separate che cmplete Cnta marche dispnibili Marca imprnta di un file (sha-1) Verifica esit della marca dell'imprnta di un file Genera un file XML cntenente infrmazini dettagliate della marca temprale La marca temprale sul file di chiusura Il file di chiusura dei supprti sstitutivi, riprta l assciazine tra il dcument e la marca temprale appsta in chiusura del ltt dal respnsabile della cnservazine L assciazine è cstituita dal file Evidenze.txt che riprta le imprnte dei dcumenti che cstituiscn il ltt e dalla marca temprale ad ess assciata. La marca temprale è rilasciata dalla da una delle Certificatin authrity riprtate all allegat 4 Marcatura su dcumenti del file system E data la pssibilità di apprre la marca temprale anche a dcumenti esterni alla prcedura di cnservazine ( dcumenti del file System). Tramite l appsita funzine l peratre, previa selezine del dcument da marcare tempralmente, ptrà scegliere di effettuare le seguenti perazini: Applicare la marca temprale in mdalità attached Applicare la marca temprale in mdalità detached DATI ENTE CERTIFICATORE Descrizine Aruba Ente certificatre ARUBA SPA URL Marcatura temprale Riferiment per acquist marche temprali di riferiment Numer minim marche per ltt 0 Cst per singla carta 0,18 Cst ttale per ltt 0,00 ACO Pagina 22 di 22