Il ruolo del Dottore Commercialista nell ambito dei processi di conservazione. Adempimenti connessi all avvio la Conservazione Sostitutiva

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1 La Conservazione Sostitutiva dei Documenti, Libri e Registri Il ruolo del Dottore Commercialista nell ambito dei processi di conservazione Adempimenti connessi all avvio la Conservazione Sostitutiva Dott. Salvatore De Benedictis

2 Adempimenti connessi all avvio la Conservazione Sostitutiva DUE DOMANDE 1) Dobbiamo aspettare che siano i nostri clienti a chiederci se e, eventualmente perché, non abbiamo adottato il sistema di conservazione sostitutiva? NO Dottori Commercialisti -> Agenti del Cambiamento Dalla CULTURA dell Obbligo alla CULTURA della Opportunità Dovere «quasi deontologico»

3 Adempimenti connessi all avvio la Conservazione Sostitutiva 2) Possiamo avviare il processo di conservazione sostitutiva per un nostro cliente su nostra iniziativa o dobbiamo comunque avere il suo consenso scritto? SI, a condizione che. Mandato in forma scritta Nomina del responsabile della conservazione (Noi, nostri collaboratori o altro soggetto designato dal cliente)

4 Conservazione libri, registri e documenti Articolo 2215 Codice Civile I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta é obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.

5 FORMALITÀ ED LA EFFICACIA PROBATORIA DELLE SCRITTURE CONTABILI.

6 Conservazione libri, registri e documenti Fattura elettronica B2B Tutti i libri, registri e documenti possono essere tenuti e conservati in maniera digitale. Decreto M.E.F. del 17 giugno 2014, intestato Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto Le regole tecniche sono state stabilite con DPCM 3/12/2013, a cui l art.2, c.2, del DM 17/6/2014 rinvia La fattura può essere emessa elettronicamente a norma dell articolo 21 DPR 633/1972 dall anno 2004

7 Fattura elettronica PA Al quadro normativo sopra delineato si aggiunge anche la produzione normativa in tema di fatturazione elettronica obbligatoria verso la P.A.. In materia, le regole di emissione e trasmissione sono dettate da norme speciali, mentre in tema di conservazione si applicano le norme generali cui si è fatto cenno prima.

8 Fattura elettronica PA Si ricorda che a decorrenza dell obbligo è differenziata in funzione della P.A. destinataria delle FE. Dal 6 giugno 2014 l obbligo è scattato per i fornitori di ministeri, agenzie fiscali e degli enti nazionali di previdenza e assistenza (inpdap, inail, inps, etc.) indicati nell apposito elenco ISTAT ed inseriti nel conto economico consolidato dello Stato). Dal 31 marzo 2015 l obbligo decorrerà per i fornitori di tutte le altre amministrazioni pubbliche (Comuni, Provincie, ASP, etc.).

9 Gestione documentale Sistema di conservazione Documenti nativamente informatici Libro giornale Libro inventari Registri IVA Verbali (Ass., CDA, CS) Fatture elettroniche L.U.L. Cedolini Documenti nativmente analogici - digitalizzati Fatture acquisto Fatture emesse Contratti Documentazione Bancaria Titoli di spesa Non Unici Unici Pubblico Ufficiale

10 Il sistema di produzione / conservazione Vita del documento informatico GENERAZIONE a formazione progressiva a formazione istantanea CONSERVAZIONE

11 Il sistema di produzione / conservazione Definizione caratteristiche del documento informatico (articolo 2 del D.M. 17 giugno 2014) REQUISITI Immodificabilità Integrità Autenticità REALIZZATI CON Marca temporale Firma digitale Leggibilità Nell immediato con utilizzo di formati standard Nel tempo deve essere assicurata dal R.C.

12 Art.4 DPCM 3/12/2013 OGGETTI della Conservazione Pacchetti di versamento Pacchetti di archiviazione Pacchetti di distribuzione pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato, descritto nel manuale di conservazione pacchetto informativo ottenuto dalla trasformazione dei pacchetti di versamento in conformità alle specifiche tecniche e al manuale di conservazione pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all utente in risposta ad una sua richiesta

13 Art.6 DPCM 3/12/2013 SOGGETTI Ruoli e responsabilità Produttore Responsabile della conservazione Utente E la persona fisica o giuridica che produce il pacchetto informativo, ossia i dati informatici da sottoporre a conservazione E chi riceve il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione E chi interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica documentale per la loro conservazione, al fine di fruire delle informazioni di interesse

14 Adempimenti connessi all avvio la Conservazione Sostitutiva Derivanti dal CAD e dai relativi provvedimenti attuativi Nomina del responsabile nella conservazione che a) Individua i documenti che devono formare oggetto di conservazione b) Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione c) Predispone il manuale di conservazione d) Gestisce il processo di conservazione, assicurando il rispetto delle norme di legge e) Adotta ogni misura necessaria ad assicura la funzionalità del sistema e la leggibilità dei documenti, e aggiorna il manuale di conservazione, Fiscali a) Assolvimento imposta di bollo, in maniera telematica, entro 120 giorni dalla data di chiusura dell esercizio (libro giornale, inventari, sociali). L imposta è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. Per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalla righe di dettaglio b) comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento

15 Adempimenti connessi all avvio la Conservazione Sostitutiva Bollato contabilità su carta pagine bollato N.ro marche da bollo Bollo n.ro registrazioni N.ro marche da bollo Bollo Differenza , ,00 16, , ,00 48, , ,00 128, , ,00 288, , , , , , ,00 Righe per pagina 25 Righe per registrazione 3,5 Registrazioni per pagina Conservazione sostitutiva

16 Adempimenti connessi all avvio la Conservazione Sostitutiva IN DEFINITIVA Gli adempimenti preliminari non presentano particolari criticità. A ciò si aggiunga che eventuali irregolarità / omissioni non incidono sulla correttezza del procedimento di conservazione. La procedura per la conservazione è affidata al Software, che deve trasformare i Pacchetti di Versamento in Pacchetti di Archiviazione. Il Responsabile della Conservazione garantisce la correttezza del procedimento e la sua stabilità fisica/giuridica temporale.

17 Innovazioni di cui dovremmo farci promotori Superamento della definizione di scritture contabili Ricorso generalizzato alla FE, con possibilità per i contribuenti «minimi» di compilazione on line e esonero dagli adempimenti formali Obbligo tracciabilità nelle transazioni finanziarie nell ambito dei soggetti IVA Identificazione del soggetto e dell oggetto di ciascun pagamento tracciato con indicazione della fattura o, per gli altri casi, del codice fiscale e della causale Conservazione sostitutiva

18 Innovazioni di cui dovremmo farci promotori Richieste-obiettivo: Eliminazione adempimenti (elenchi, intra, dichiarazioni di intento, black list, etc. etc.) Caduta delle presunzioni. Le scritture contabili tenute e conservate in maniera sostitutiva non possono essere considerate inattendibili se non in maniera documentale e non su base presuntiva (abolizione tra l altro studi settore, parametri). Reverse charge generalizzato

19 Conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica IL DOTTORE COMMERCIALISTA VUOLE ESSERE OPPURE???????????????????

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