Il sistema di gestione informatica dei documenti e il manuale di gestione. Mauro Livraga

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1 Il sistema di gestione informatica dei documenti e il manuale di gestione Mauro Livraga

2 Sistema di gestione dei documenti Linee generali: Il sistema comporta la totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione e utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti e atti, art. 51, comma 2, dpr 445/00. 01/01/2004. È ultimamente normato anche dal CAD a cura di Mauro Livraga 2

3 Il sistema di gestione dei flussi documentali 1 Prevede: Gestione automatizzate dei procedimenti amministrativi; Progressiva riorganizzazione delle procedure amministrative. Consente: rapida acquisizione delle informazioni relative a: fascicolo, procedimento, responsabile, gestione fasi procedimento, informazioni singolo procedimento, informazioni statistiche, ecc a cura di Mauro Livraga 3

4 Il protocollo informatico 1 Il sistema di protocollo informatico non è la riproduzione informatizzata del registro cartaceo, ma un insieme integrato e coordinato di azioni relative alla produzione, gestione e conservazione dei documenti cartacei e informatici di un ente pubblico a cura di Mauro Livraga 4

5 Il protocollo informatico 2 Il sistema deve essere unico e interoperativo. Deve prevedere un unico piano di sviluppo e aggiornamento. Continuità operativa. Conservazione a cura di Mauro Livraga 5

6 Continuità operativa 1 Articolo 50 bis 1 In relazione ai nuovi scenari di rischio, alla crescente complessità dell attività istituzionale caratterizzata da un intenso utilizzo della tecnologia dell informazione, le PP. AA. Predispongono piani di emergenza in grado di assicurare la continuità delle operazioni indispensabili per il servizio e il ritorno alla normale operatività. A tali fini le PP. AA definiscono: il piano di continuità operativa e il piano di disaster recovery. a cura di Mauro Livraga 2012 a cura Livraga 6

7 Continuità operativa 2 Un efficace e efficiente piano di continuità operativa deve essere messo in relazione con la conoscenza che l organizzazione ha di se stessa e con la sua missione. Consente di ri-strutturare il proprio funzionamento. No approccio standard. a cura di Mauro Livraga 2012 a cura Livraga 7

8 Dematerializzazione 1 Con dematerializzazione si intende non produzione di documenti cartacei, attraverso la sostituzione dei supporti scrittori, di quelli di conservazione e la riprogettazione dei sistemi documentari classici verso quelli informatici a cura di Mauro Livraga 8

9 Dematerializzazione 2 Le organizzazioni e gli enti pubblici investono ingenti risorse nell automazione dei propri processi al fine di essere conformi alle diverse normative, di eliminare inefficienze operative e per dematerializzare i propri sistemi documentali a cura di Mauro Livraga 9

10 Dematerializzazione 3 Dematerializzare è possibile attraverso due distinti approcci: 1) informatizzare/eliminare la carta; 2) evitare di produrre carta a cura di Mauro Livraga 10

11 Dematerializzazione 4 Informatizzare/eliminare la carta: - acquisizione via scanner; - conservazione sostitutiva. Dove si conservano gli originali cartacei e le copie digitali? 2012 a cura di Mauro Livraga 11

12 Scansione/sostitutiva Trasformazione attraverso tecnologia digitale di un documento cartaceo in immagine dello stesso su supporto digitale, che corrisponde a una riproduzione con valore legale, perché c è la dichiarazione di conformità all originale tramite l apposizione della firma digitale al file di riproduzione. È sostitutiva dell originale a cura di Mauro Livraga 12

13 Scansione sostitutiva a cura di Mauro Livraga 13

14 2012 a cura di Mauro Livraga 14

15 Dematerializzazione 5 Evitare di produrre carta: - evitare di produrre carta; - gestione documentale e workflow per la gestione automatica - posta elettronica; - form intelligenti su web; - archiviazione e conservazione a norma dei documenti digitali a cura di Mauro Livraga 15

16 Dematerializzazione 6 Evitare di produrre carta: - formazione e gestione documenti nativi informatici (firma e valore legale, elettronica e digitale, pec, servizi web che gestiscano in sicurezza i processi di validazione e approvazione dei documenti) a cura di Mauro Livraga 16

17 Dematerializzazione 7 Per non produrre carta non necessaria e documenti cartacei è indispensabile dotarsi di tecnologie e servizi usabili, semplici e intuitivi, per consentire una gestione agile dei documenti digitali, per facilitare il passaggio dai fascicoli cartacei a quelli digitali, che incentivino comunicazione e trasmissione dei dati e documenti fra persone/uffici, secondo processi/sistemi definiti workflow. (Gianni Sandrucci) 2012 a cura di Mauro Livraga 17

18 Il sistema di gestione dei flussi documentali 2 Obbligo garantire sicurezza e integrità del sistema: Manuale di gestione. Piano di conservazione. Piano per la sicurezza informatica:dps, continuità operativa e disaster recovery a cura di Mauro Livraga 18

19 Il Manuale di gestione previsto dal dpcm 31/10/00 Il manuale descrive il sistema di organizzazione e di conservazione dei documenti e fornisce istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la gestione documentale. Nell ambito di ogni Amministrazione pubblica deve essere adottato un modello generale, da specificare sulla base delle particolarità dell ente a cura di Mauro Livraga 19

20 Il Manuale di gestione previsto dal dpcm 31/10/00 Importanza dei modelli di manuale per tipologia di ente: Comune, comunità montana ecc a cura di Mauro Livraga 20

21 Manuale 1 Il manuale è una componente necessaria di un sistema archivistico, anche il più piccolo e meno strutturato. Descrive in modo dettagliato, non tecnico, l intero sistema di gestione documentario (Allegati). Il manuale è per tutti a cura di Mauro Livraga 21

22 Manuale 2 Tutta la documentazione 2012 a cura di Mauro Livraga 22

23 Manuale 3 Il vantaggio maggiore deriva dalla standardizzazione delle prassi e procedure. Elimina duplicazioni e interferenze (Procedimenti amministrativi). Revisione periodica del Manuale. Deve essere flessibile e facilmente aggiornabile (Allegati) a cura di Mauro Livraga 23

24 Manuale 4 Autorizzazione ufficiale dei massimi livelli direttivi (Giunta, ecc.). Gli utenti del manuale devono avere una comprensione adeguata del sistema di gestione documentale. Formazione del personale a cura di Mauro Livraga 24

25 Manuale 5 Prima di effettuare l introduzione del manuale è necessario verificare le modalità gestionali dei documenti nel vostro ente, per fare questo si suggerisce di consultare it/word/obblighi-legge-ente-pubblico.doc. Il manuale è il risultato di un progetto di messa a norma del sistema documentale dell ente. La redazione del manuale deve essere condivisa con tutti i settori/servizi/uffici dell ente a cura di Mauro Livraga 25

26 Manuale 6 Responsabile del Servizio archivistico (dpcm 31/10/2000, dpr 445/2000 Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi): - predispone lo schema del manuale, - predispone il piano della sicurezza informatica d intesa con il responsabile dei sistemi informativi a cura di Mauro Livraga 26

27 Manuale 7 Ci sono vari metodi per la raccolta delle informazioni che servono al Responsabile del servizio archivistico per redigere il manuale: - questionario, - intervista, - esame diretto a cura di Mauro Livraga 27

28 Manuale 8 Questionario: invio di un modulo a tutte le unità organizzative (rapidità, impersonale, non condivisione, risposte non standardizzate, disturbo routine quotidiana) Intervista (rapidità, condivisione, standardizzazione risposte, disturbo routine quotidiana). Esame diretto: metodo più accurato (notevole dispendio di tempo, specializzazione). Approccio migliore: combinazione vari metodi a cura di Mauro Livraga 28

29 Manuale 9 Il manuale deve dire ciò che fate, non quello che vorreste fare; pertanto il modello che adottate è uno strumento di lavoro e deve essere adeguato alla vostra realtà, non deve essere copiato tout court. Prima di introdurre il manuale nel vostro ente dovete ottenere l approvazione della Soprintendenza archivistica a cura di Mauro Livraga 29

30 Manuale 10 Gli enti che non adottano il protocollo informatico, ma utilizzano un protocollo informatizzato, dovranno eliminare dal manuale gli articoli e i commi che si riferiscono esplicitamente alla gestione del protocollo e del documento informatico a firma elettronico/digitale. Altre informazioni, e modelli di manuale, si possono trovare nel sito a cura di Mauro Livraga 30

31 Conclusioni Il manuale non va mai considerato come un opera definitiva e completa, ma costituisce parte sostanziale dell attività di creazione e messa in opera del sistema documentario, gestione, mantenimento, aggiornamento e sviluppo dello stesso a cura di Mauro Livraga 31

32 Bibliografia (alla voce manuale per enti) (ricerca sulla gestione informatica dei documenti) (quadro completo sulla normativa) Inged.it, numeri Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Carocci editore, 2002 Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell archivio da parte dell ente produttore, in Pubblicazioni degli archivi di Stato. Quaderni della rassegna degli archivi di Stato, Gregorio Arena, Marco Bombardelli, Maria Paola Guerra, Alfonso Ma succi, La documentazione amministrativa, Maggioli Editore, (progetto InterPARES) (Erpanet) a cura di Mauro Livraga 32