OTTIMIZZAZIONE DELLA LOGISTICA SANITARIA ATTRAVERSO L UTILIZZO DI SISTEMI RFID

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1 Università degli Studi di Cagliari DIMCM - Dipartimento di Ingegneria Meccanica Chimica e dei Materiali SSD Impianti Industriali Meccanici OTTIMIZZAZIONE DELLA LOGISTICA SANITARIA ATTRAVERSO L UTILIZZO DI SISTEMI RFID Ing. F. Zedda 1

2 Logistica Ospedaliera Processi core Servizi di supporto LOGISTICA: processo di pianificazione, organizzazione e controllo di tutte le attività di movimentazione e stoccaggio, e dei connessi flussi informativi, che agevolano il flusso dei beni dai punti di acquisizione delle materie prime e parti componenti, attraverso il processo di trasformazione dell azienda, sino al cliente finale sotto forma di prodotti/servizi finiti. 2

3 Obiettivi Logistica Ospedaliera Gestione dei FLUSSI: - FLUSSO FISICO DEI MATERIALI: Asset, Pazienti. - FLUSSO DELLE INFORMAZIONI: Necessarie per programmare e gestire il flusso fisico Obiettivi: - massimizzare la redditività aziendale - fornire un adeguato livello di servizio al paziente nel luogo e nel momento giusto al minor costo globale di gestione. Contesto di Limitatezza delle Risorse 3

4 Aumento Qualità del Servizio = Minimizzazione Rischio Clinico Medicina Trasfusionale è uno dei settori a maggiore potenzialità di intervento Rischi principali associati alle trasfusioni di sangue: 1. Trasmissione di infezioni di tipo virale 2. Trasfusione ABO incompatibile Risk Management 4

5 Partners: Il progetto 1. Process Analysis 2. Process Reengineering 3. RF Optimization 4. Engineering HW and SW 5. Laboratory Tests 6. Ward Tests Finanziato da: 5

6 Obiettivi dello studio Riduzione del rischio clinico in medicina trasfusionale Aumento della produttività dei centri trasfusionali Reingegnerizzazione processi e introduzione della tecnologia RFID 6

7 Analisi AS IS Centri e Reparti coinvolti Centro Trasfusionale AOB 2 Unità Operative campione dell'ospedale Brotzu FOCUS: Settore Cooley del Centro Trasfusionale Reparto Thalassemia dell Adulto. Ospedale Microcitemico 7

8 Reverse Engineering Strumenti di analisi utilizzati: Flow Charts 8

9 Reverse Engineering ACTIVITY FORM Strumenti di analisi utilizzati: Flow Charts Schede di attività Activity name Activity Code Activity path Input Output Actors HW Resources SW Resources DESCRIPTION Efficiency Criticalities Effectiveness Criticalities Suggested Improvements Notes 9

10 Process FMECA Evidenziare: Criticità Fonti di errore Modi di errore potenziali Cause di errore Valutazione delle potenziali conseguenze RPI = R x S x F RPI 0 10

11 RPI % cumulative 1.3.1a 1.3.2a Università degli Studi di Cagliari (Italy) a a b b 1.2.3b 1.4.2a a b 1.3.1c a 1.4.2b 1.3.2b c c b Data Elaboration A B C

12 RPI % cumulative 1.3.1a 1.3.2a Università degli Studi di Cagliari (Italy) a a b b 1.2.3b 1.4.2a a b 1.3.1c a 1.4.2b 1.3.2b c c b Data Elaboration A B C

13 Criticità relative alla sicurezza delle procedure. - Riconoscimento paziente in reparto (AB0 test Somministrazione) - Produzione non automatizzata della documentazione per la traccaibilità Criticità relative alla corretta gestione delle scorte Criticità relative alla corretta consevazione degli item ematici (sacche e provette) Criticità relative all ottimizzazione dei tempi ciclo dei processi. - Check in, Check out - Inventario giornaliero Mancanza di una interfaccia tra i gestionali del CT e del reparto. RISK ASSESSMENT Principali Criticità Rilevate 13

14 Probability Density Function AS IS 2013 Reparto Talassemia dell adulto e settore Cooley Le Unità Operative dell'ospedale Brotzu sono caratterizzate da un livello di sicurezza superiore rispetto all Unità pilota dell Ospedale Microcitemico, nonostante le richieste dei pazienti talassemici vengano elaborate ad hoc nel settore Cooley. Caratteristiche dei processi: - 90 unità/giorno trasfuse - Assenza di richieste urgenti. Le trasfusioni sono tutte programmate 0,0105 0,009 0,0075 0,006 0,0045 AS IS 2013 NS AS IS 2013 TH Per queste ragioni, la fase di RFID-enabled processes re-engineering, ha coinvolto i processi relative al soddisfacimento delle richieste di sangue dei pazienti Talassemici. 0,003 0, Risk Priority Index 14

15 I sistemi RFId Tracciabilità degli asset in vari settori TAG: - Transponder a RF - Memoria - Antenna READER - Ricetrasmettitore - Processore - Interroga e riceve info Sistema di Gestione (Host System)

16 I Tag Distinzione per la gestione delle fonti energetiche: Passivi. Ricavano l energia per il funzionamento dal segnale proveniente dal Reader; non possiedono un vero e proprio trasmettitore, ma reirradiano, modulandolo, il segnale trasmesso dal Reader e riflesso dalla propria antenna. Low Cost, integrabili. Semi-passivi. Dotati di batteria utilizzata solo per alimentare il microchip o apparati ausiliari (sensori), ma non per alimentare un trasmettitore in quanto in trasmissione si comportano come TAG passivi. Memoria più ampia. Low energy supply Attivi. Sono alimentati da batterie ed incorporano ricevitore e trasmettitore come i Reader.

17 I Reader Reader Fissi - Antenna singola - Portale - Tunnel o Box Reader Mobili - PDA - Integrati o come periferica su Tablet, smartphone ecc.

18 Le frequenze - (LF) khz - HF 13,56 MHz - UHF MHz Europe MHz USA 950 MHz Asia - High UHF 2,4 GHz Frequenze più basse: TAG passivi. Distanze max 1.5m. Frequenze più elevate: TAG passivi e TAG attivi. Range > 1.5m. Alta velocità di trasferimento dati e piccola dimensione delle antenne.

19 Process Re-engineering Identificazione univoca pazienti mediante Tag (Bracciali o Badge) Ottimizzazione tempi ciclo: Automatizzazione fasi Check-in e Check-Out delle unità ematiche e delle provette Controllo della temperatura su vari asset e a vari livelli del processo (Tag semiattivi lettori con temporizzatore) Gestione delle scorte: - Ricerca automatica delle unità da assegnare (interfaccia tra DB scorte e PDA) - Inventario effettuato tramite PDA reader 19

20 Return on Safety FMECA Post re-engineering Key Performance Indicators Average RPI Activity amount Peak RPI Analisi statistica: Variabile casuale: RPI FMECAderived Curve di distribuzione normale 20

21 Return on Safety 21

22 Conclusioni Abbattimento dell incidenza degli errori di Identificazione Completa tracciabilità degli asset e il controllo dell intera filiera Trasfusionale (Documentazione Clinica) Miglioramento comunicazioni interdipartimentali Riduzione dei tempi ciclo dei processi Base di dati con cui valutare le performance dei processi Sistema non invasivo per i pazienti Nessuna nuova competenza specifica per gli operatori 22