1 GESTIONE DEL CREDITO

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2 SOMMARIO 1 INTRODUZIONE 3 3 CREDIT TERMS 5 4 SERVICES TERMS 11 5 AR DOCUMENTS 13 6 GESTIONE DEL CREDIT E DEL DEBIT MEMO 14 7 APPLICAZIONE PRATICA: ASSEGNAZIONE DI UN CREDIT MEMO AD UN CUSTOMER 19 8 APPLICAZIONE PRATICA: ASSOCIAZIONE PAGAMENTO AD UN ORDINE 23 2

3 1 INTRODUZIONE L offerta Wholesale Cloud rappresenta una famiglia di servizi IT che National Wholesale fornirà ai propri clienti secondo il modello di Cloud computing nella duplice proposizione Iaas (Infrastructure as a Services) e SaaS (Software as a Services), sia in un ottica a scaffale che in un ottica a progetto (quest ultima ulteriormente da definire). L offerta prevede l adozione di tecnologia di Parallels che permette di erogare servizi mediante l impiego di un modulo di automazione consentendo una gestione gerarchica dei servizi e dei modelli di commercializzazione, fornendo anche degli strumenti di Business Automation. Questa tecnologia permette di abilitare i clienti Wholesale ad acquisire e rivendere servizi IT, di comporre e integrare i servizi acquisiti con servizi propri o acquisiti da terze parti. Tutte le funzionalità offerte dalla piattaforma sono fruibili attraverso un control panel e viene messo a disposizione un negozio virtuale, accessibile da Internet, tramite il quale vendere i servizi all utilizzatore finale. 3

4 2 SCOPO/APPLICABILITA In questo manuale vengono sintetizzati gli aspetti più importanti della piattaforma nei confronti della gestione del credito. E fondamentale per un reseller poter gestire il credito per i suoi customer soprattutto nel momento in cui si introducono i prezzi nel Plan Prices e nel Resources Prices sia per la Recurring Fee per le VPS o per la Overuse Fee per le VM La gestione del credito diventa fondamentale per evitare il blocco di uno dei customer e l indisponibilità dei servizi. Verificheremo inizialmente i concetti di credit terms e di services terms, poi definiremo quali sono i documenti finanziari interni alla piattaforma, e verificheremo come poter gestire il credito tramite il credit/debit memo introducendo il concetto di Balance. Per finire applicheremo questi concetti su due casi reali che possono capitare nell attività quotidiana. 4

5 3 CREDIT TERMS I Credit Terms definiscono la strategia di vendita in accordo con i documenti finanziari. I credit terms sono assegnati alla customer class, il customer eredita i credit terms definiti nella customer class di cui fa parte. I credit terms entrano in gioco quando il cliente viene fatturato e non paga per un certo periodo di tempo e non ha credito sufficente. Cambiare i credit terms per una customer class significa cambiare i credit terms per tutti i customer della classe. Per accedere ai credit terms accediamo alla piattaforma come in figura introducendo user e password 5

6 Ci spostiamo nell area di BILLING Dal menù a sx clicchiamo su System 6

7 Poi clicchiamo su Settings E poi clicchiamo su terms 7

8 Otteniamo la lista dei credit terms disponibile. Per analizzarne la composizione scegliamo quello disponibile e clicchiamo su Default Otteniamo i parametri che compongono il credit terms Default 8

9 Analizziamo le voci che compongono il credit terms: Due Period: è un periodo di tempo, espresso in giorni, durante il quale la fattura dovrebbe essere pagata. Inizia dalla data di creazione della fattura Grace Period: è un periodo di tempo, espresso in giorni, durante il quale la fattura deve essere pagata. Inizia al termine del due period Hold Period: è un periodo di tempo, espresso in giorni, che inizia se il balance è minore di zero Put Account on Credit Hold: Un account viene messo in credit Hold (automaticamente o manualmente) in due casi: Se ci sono fatture non pagate dopo che è trascorso il Grace Period o il balance account è negativo e l hold period è trascorso. Credit Limit: rappresenta l importo massimo che un cliente è autorizzato a spendere. Il credit limit viene ereditato dai credit terms quando i credit terms sono assegnati alla customer class Se il reseller vuole assegnare dei propri credit terms può cliccare sul tab Add New Credit Terms Introducendo nei campi i propri credit terms ed al termine cliccare sul pulsante Save 9

10 Il Credit Limit è ereditato dal credit terms quando i credit terms sono assegnati tramite la customer class. Il credit limit può essere regolato per singolo account solo se il credit Limit Source è impostato a Customized for account come mostrato nella figure successiva. Nel General Setting del customer Nella sezione Balance Information 10

11 4 SERVICES TERMS I services Terms è un set di parametri che definiscono come una subscription viene gestita. I services Terms sono assegnati ad ogni services plan. Il cliente acquista il service plan con i relativi services Terms ad esso assegnati. I services Terms hanno effetto solo se il customer non rinnova le sue subscription in un certo periodo di tempo senza preoccuparsi del customer balance e della presenza di fatture non pagate. Procedendo come visto nel paragrafo precedente Home System Settings Terms accedendo al tab Service Terms Otteniamo la lista dei Service Terms disponibili. Per analizzare i service Terms scegliamo quello di Default che è poi è quello che viene applicato ai nostri service Plan 11

12 Otteniamo i parametri che compongono il Service terms Default Analizziamo le voci che compongono il Service Terms: Subscription Grace Period: è un periodo di tempo, espresso in giorni; inizia quando il subscription period termina, i servizi non sono sospesi e il cliente può rinnovare la propria sottoscrizione. Subscription Hold Period: è un periodo di tempo, espresso in giorni; inizia quando il subscription grace period è terminato in questo periodo non è possibile rinnovare la sottoscrizione. I servizi vengono sospesi Destroy Services After Hold Period: terminato l Hold Period se il campo è abilitato la subscription passa nello stato terminated e tutti i dati vengono distrutti, se disabilitato la subscription passa nello stato Cancelled. Sarà poi possibile, manualmente, distruggere la sottoscrizione o rinnovarla. Nella form compare anche il tab per le policy di Trial che sono campi obbligatori nel momento in cui si va a creare un nuov Service Terms, ma hanno lo stesso significato 12

13 5 AR DOCUMENTS Tutte le attività finanziarie dei reseller e dei customer risultano negli AR documents (Accounts Receivable Documents). Questi documenti servono per vari scopi: fare bilanci, regolare il customer balance ecc. Esistono vari tipi di documenti: Invoice: E il documento principale della fatturazione; viene sempre creato al termine del processo di un ordine Payment: Questo è il solo documento che rappresenta il denaro ricevuto da un customer. Attualmente l unico metodo disponibile per il pagamento è cash. Quando l ordine è completo il pagamento va assegnato all Invoice mantenendo il suo legame con esso. Il pagamento diminuisce il customer balance. Credit Memo: Questo documento è usato per dare credito al customer o al reseller; l account balance è mostrato con differenti segni: dal reseller control panel il balance è decrementato tramite una certa quantità di credito, mentre nel customer control panel il balance è incrementato tramite un credito Debit Memo: Questo documento è usato per assegnare un debito al customer o al reseller; è analogo al precedente ma con segno invertito cioè dal reseller control panel il balance è incrementato tramite una certa quantità di debito, mentre nel customer control panel il balance è decrementato tramite un debito (Può essere utile in caso di rettifiche ad esempio una fattura errata o per compensare un pagamento errato o un credit memo errato..) Void Check e Refund sono documenti legati a procedure di pagamento con carta di credito non ancora implementate 13

14 6 GESTIONE DEL CREDIT E DEL DEBIT MEMO La maggior parte delle entrate proviene dalla vendita delle subscription, ossia dall emissioni di ordini interni alla piattaforma. Tuttavia può esserci la necessità, di tanto in tanto, di regolare il customer balance ad esempio per promozioni o incentivi, adeguamento di prezzi già fatturati ecc ecc. La regolazione viene fatta tramite l emissioni di documenti di credit e debit memo. L emissione di una debit memo diminuisce il credito a disposizione del cliente ( è del tutto simile all emissione di una fattura) mentre l emissione di un credit memo aumenta la sua capacità di acquisto. Sulla piattaforma il balance apparirà con due segni differenti: Sul panel del reseller: un balance negativo significa che il customer ha credito da poter spendere, mentre un balance positivo significa che il customer ha terminato il suo credito Sul panel del customer: un balance positivo significa che il customer ha credito da poter spendere, mentre un balance negativo significa che il customer ha terminato il suo credito Nelle schermate successive vediamo un esempio: la prima schermata è il panel del reseller NWS e un suo customer (aziendauno) ha un balance negativo di -268,78 con il significato che NWS ha un debito nei confronti del customer aziendauno 14

15 Lo stesso importo di 268,78 compare con il segno positivo nel panel del customer ma con segno positivo con il significato che il customer aziendauno ha credito nei confronti di NWS Abbiamo detto che il documento più importante per gestire la quantita di credito disponibile al customer è il credit memo; Per creare un nuovo credit memo: Dalla modalità billing, cliccare su Documents e poi cliccare sul tab credit memos come in figura 15

16 Nella schermata successiva, cliccare sul pulsante Add New Credit Memo Si crea quindi il credit memo compilando la form: si sceglie il customer/reseller dalla lente (dove compariranno l elenco dei customer e dei reseller) oggetto del credito, si inserisce l importo e una breve descrizione; al termine si clicca sul pulsante Add 16

17 Ognio qual volta si crea un nuovo credit memo esso compare nello status Hold, per poter essere utilizzato, cioè applicato alle fatture in sospeso, è necessaria la release; Per poter rendere disponibile il credito sarà necessario selezionare il credit memo tramite il check box corrispondente e cliccare sul pulsante Release 17

18 A questo punto il credito è operativo, può essere applicato a fatture non pagate o essere utilizzato per nuovi acquisti Il balance del customer sarà aumentato dell importo del credit memo Esiste la seguente formula per gestire il balance disponibile <current_balance> + <credit_limit> - <open_orders_total> 18

19 7 APPLICZIONE PRATICA: ASSEGNAZIONE DI UN CREDIT MEMO AD UN CUSTOMER In questa sezione andiamo ad applicare un credit memo ad un cliente che ha fatture non pagate per il quale, inizialmente, non era stato previsto nessun credito. Un nostro customer fittizio ha la seguente situazione che possiamo verificare dalla figura seguente: In data 8/1 ha emesso un ordine relativo ad una VPS (id ) che è stata pagata immediatamente (id ) ed l impostazione del balance = 0; Trascorso un mese (billing period) la piattaforma emette una nuova invoice (id ) come recurring fee ed inoltre il 1/3 il customer emette un nuovo ordine per una VM (id ) Il suo balance è ancora nullo, quindi le ultime due invoice risultano non pagate. Se lasciassimo la situazione in questo modo, trascorsi i credit terms (30 giorni di Due period + 3 giorni di Grace period) essendoci un balance insufficiente per pagare il debito di 46,35 il cliente verrà bloccato 19

20 Per evitare che questo succeda possiamo associare del credito al cliente tramite del credit memo, cliccando sul pulsante Add New Credit Memo come nella figura successiva Associamo un credito di 100 compilando la form successiva, cliccando sul pulsante Add 20

21 A questo punto il credito è stato creato Andando a verificare tra gli AR Documents del customer possiamo notare che il credit memo è in stato Hold Per poter utilizzare questo credito è necessario fare la release: clicchiamo il credit memo di cui sopra, si ottiene la schermata successiva, da cui clicchiamo sul tasto release 21

22 A questo punto tornando nel tab AR Documents possiamo osservare che il Balance è stato incrementato di un importo pari al credit memo In realtà il Balance disponibile al customer è di importo inferiore = in accordo con la formula di pagina 18; Questa somma può essere usata per nuovi acquisti 22

23 8 APPLICZIONE PRATICA: ASSOCIAZIONE PAGAMENTO AD UN ORDINE In questa sezione andiamo ad applicare dei pagamenti a seguito di emissioni di ordini da parte di un cliente che ha fatture non pagate per il quale è stato previsto un certo credito iniziale. Un nostro customer fittizio ha la seguente situazione che possiamo verificare dalla figura seguente: In data 8/1 ha emesso un ordine relativo ad una VPS (id ) che è stata pagata immediatamente (id ) ed aveva un balance = 0; Trascorso un mese (billing period) la piattaforma emette una nuova invoice (id ) come recurring fee ed inoltre il 1/3 il customer emette un nuovo ordine per una VM (id ). In data 4/3 è stata assegnata al customer una credit memo (id ). Il suo Balance è di Alla scadenza le due fatture (id e id ) possono essere pagate o con il credito disponibile o possono essere pagate separatamente; Infatti se il customer paga le sue fatture ci dobbiamo aspettare che il suo balance aumenterà. Verifichiamo questa ultima situazione e immaginiamo che il customer abbia pagato le fatture nell unico modo disponibile, ossia cash 23

24 Clicchiamo sul tab Add New Payment come in figura Si apre la form di seguito in cui selezioniamo, tramite la lente, il metodo di pagamento (al momento è disponibile solo il Check/Cash) 24

25 Al termine clicchiamo sul pulsante Next A questo punto si selezionano le invoice, dalla relativa check box, per cui si vuole applicare il pagamento e si clicca sul pulsante Next 25

26 Compare una schermata di riepilogo, se i dati sono corretti si clicca su finish Tornando alla schermata delle AR documents si può verificare che il pagamento appena creato(id ) è nello stato di Hold 26

27 Dobbiamo procedere con la release ; cliccando su di esso si apre la schermata in figura in cui, in basso, c è il pulsante release, cliccandolo abbiamo effettuato la release del pagamento 27

28 Anche in questo caso compare una schermata riepilogativa del pagamento da dove è possibile verificare anche l ip pubblico del client da cui è stata eseguita l operazione Tornando negli AR documents possiamo verificare che le due fatture (id e la id ) sono nello stato di closed, ad esse è stato associato il pagamento creato in questo paragrafo (id ) e il Balance disponibile è aumentato 28