Nuova Piattaforma Intercent-ER: manuali per gli Operatori economici

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1 TMintercent-TMintercent-TMintercent-TMintercent Nuova Piattaforma Intercent-ER: manuali per gli Operatori economici Mercato elettronico: Risposta a Richieste di Offerta (RdO) Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 1

2 Sommario 1. INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA Miei Inviti Inviti... 4 Chiarimenti... 7 Offerta... 9 Testata Offerta Compilazione Busta Documentazione Compilazione Prodotti Compilazione Busta Tecnica Compilazione Busta Economica Compilazione Caricamento Lotti Compilazione Elenco Lotti Verifica Dettaglio Singola Busta Controlli Standard su file firmati digitalmente Invia Offerta Presentazione di più Offerte contemporaneamente Gestione dell Offerta tra più Utenti dello stesso O.E Comunicazione di Aggiudicazione Definitiva Contratto INDICE DELLE FIGURE Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 2

3 1. INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA Il presente Manuale illustra le attività che un operatore economico abilitato al Mercato elettronico di Intercent-ER deve effettuare per consultare le Richieste di Offerta a cui è stato invitato e per sottomettere le proprie offerte in risposta alle RdO pervenute dalle Pubbliche Amministrazioni. Per poter ricevere Richieste di Offerta, un operatore economico deve essere registrato alla Piattaforma di Intercent-ER e deve aver completato con successo la procedura di abilitazione al Mercato elettronico. Per svolgere le operazioni di seguito descritte, è necessario innanzitutto accedere alla schermata di login della piattaforma di e-procurement di Intercent-ER, che può essere raggiunta dalla homepage del sito web dell Agenzia (http://intercenter.regione.emiliaromagna.it), cliccando sul link Accedi presente nel box grigio Area riservata in alto a destra, o direttamente dall indirizzo https://piattaformaintercenter.regione.emiliaromagna.it. 1.1 Miei Inviti Il gruppo funzionale Miei Inviti, presente nel menu verticale di sinistra all interno dell area riservata, consente all Operatore Economico di gestire le procedure di gara a cui è stato invitato, tra cui le Richieste di Offerta sul Mercato elettronico, oggetto del presente manuale. Nella cartella Miei inviti confluiscono tutti gli inviti generati non solo nell ambito del Mercato elettronico, ma eventualmente anche nell ambito dei Sistemi Dinamici di Acquisizione e di altre procedure negoziate. Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 3

4 Da quest area, gli Operatori Economici potranno visualizzare gli inviti che hanno ricevuto, richiedere chiarimenti, visualizzare eventuali risposte a quesiti già evasi dalle Stazioni Appaltanti e sottoporre le proprie offerte Inviti Possono utilizzare la funzione Inviti, collocata all interno del gruppo funzionale Miei inviti, tutti gli Utenti abilitati dell Operatore Economico. Accedendo alla funzione, verrà mostrata la seguente schermata: Figura 1: Inviti La funzione consente di visualizzare l elenco di tutte le RdO e degli altri Inviti ricevuti dall operatore economico attraverso un riepilogo in forma tabellare, ordinato per data scadenza, che riporta una serie di informazioni: Appalto con elementi di sostenibilità ambientale o sociale, contrassegnati rispettivamente con l icona e l icona Descrizione Breve dove viene descritto l oggetto della Richiesta di Offerta e viene data evidenza di eventuali variazioni in corso: RdO In Rettifica vuol dire che la Richiesta di Offerta sta subendo variazioni pertanto all Operatore Economico verrà momentaneamente inibito l accesso al documento di presentazione dell Offerta. (Il comando Partecipa non sarà visibile ). Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 4

5 RdO Rettificata vuol dire che la Richiesta di Offerta è stata modificata ed è tornata disponibile per la presentazione delle Offerte. Sul dettaglio della Richiesta di Offerta Rettificata, verranno rese note le motivazioni in un apposita sezione. RdO Revocata vuol dire che la Richiesta di Offerta è stata annullata e l Operatore Economico non potrà più lavorare su di essa. Tutte le offerte già inviate non avranno alcun seguito. Sul dettaglio della Richiesta di Offerta Revocata, verranno rese note le motivazioni nell apposita sezione. Caratteristica ovvero la tipologia di gara. Per le Richieste di Offerta sul Mercato elettronico tale campo recherà la dicitura RdO Tipo di Appalto ovvero Forniture, Servizi o Altro Doc. Collegati per accedere a tutti i documenti collegati alla Richiesta di Offerta corrispondente (Offerte inviate e/o salvate, comunicazioni, chiarimenti, Contratti ricevuti nel caso di RDO, etc.) Risultati di Gara Dove verrà attivato il comando per la consultazione dei risultati di gara, se pubblicati dalla Stazione Appaltante, Stato Offerta per visualizzare lo stato dell ultima Offerta elaborata dall Utente dell operatore economico Sopra la tabella appena descritta, è presente una toolbar con alcuni comandi gestionali: Apre/Chiude l area di ricerca per accedere ai filtri messi a disposizione dell Utente per ricercare gli inviti in base ad uno o più criteri, Figura 2: Area Ricerca Stampa per stampare la lista degli inviti visualizzati, Esporta in xls per esportare la lista degli inviti in formato Excel, Inviti Scaduti per visualizzare la lista degli inviti scaduti. Per accedere al dettaglio di una specifica RdO, fare click sul comando Vedi nella colonna Dettaglio. Verrà mostrata una schermata come la seguente, che consente di visualizzare tutte le informazioni e i documenti relativi alla RdO selezionata: Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 5

6 Figura 3: Dettaglio Invito Sul dettaglio dell Invito saranno presenti tutti i dati e gli elementi necessari all Operatore Economico per presentare correttamente la sua Offerta: Termini di presentazione Quesiti ed Offerta, Documentazione (es: disciplinare, capitolato d oneri, modelli per le dichiarazioni amministrative, ecc), l elenco dei beni e servizi richiesti, Risposte a eventuali quesiti Dal dettaglio dell Invito/RdO l Operatore Economico può: Sottoporre Quesiti se la data Termine richiesta Quesiti non è stata superata, Creare e compilare la propria Offerta se la data Presentare le Offerte entro il non è stata superata. Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 6

7 Chiarimenti Nel dettaglio dell invito alla RdO è presente una sezione Chiarimenti nella quale l Operatore Economico può richiedere informazioni e rivolgere quesiti alla Stazione Appaltante. Fare click sul comando Per inviare un quesito sulla procedura clicca qui per accedere all area: Figura 4: Formulazione del quesito Dopo aver inserito le informazioni obbligatorie (testo del Quesito da porre, Recapito Telefonico e Fax ), fare click sul comando Invia Quesito. Il Sistema confermerà l azione intrapresa e genererà un protocollo di riferimento, come mostrato di seguito: Figura 5: Conferma Invio Quesito Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 7

8 All atto dell invio del quesito, il Sistema provvederà quindi a inviare alcune di notifica: All Utente che ha posto il quesito, con il riepilogo del Chiarimento inviato, Al back-office dell Ente, Ai riferimenti indicati per la gestione dei Quesiti, All Utente che ha pubblicato la Richiesta di Offerta. Nella parte inferiore della tabella Chiarimenti verranno pubblicate le risposte ai quesiti inoltrati sia dell Operatore Economico collegato, sia dagli altri operatori economici, qualora l Ente le abbia rese pubbliche perché ritenute di utilità collettiva. Figura 6: Chiarimento Pubblicato Prima di formulare un quesito, quindi, si suggerisce di verificare se esiste già un chiarimento pubblicato per la domanda che si sta per porre. Il quesito appena inviato, verrà storicizzato nei Documenti Collegati, come di seguito dimostrato: Figura 7: Documenti Collegati - Miei Quesiti Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 8

9 Dall area Documenti collegati, è possibile consultare il dettaglio del quesito, facendo click sulla Ragione Sociale evidenziata nella colonna Nome. Figura 8: Documenti Collegati Dettaglio Quesito Inviato Nel momento in cui un quesito viene evaso dall Ente appaltante, l Operatore Economico che ha posto la domanda riceverà un di notifica che lo invita a collegarsi al Portale per prendere visione della risposta. È possibile consultare la riposta dalla sezione Documenti Collegati della Richiesta di Offerta indicata sull , come descritto precedentemente. Offerta Per sottoporre la propria Offerta in risposta a una RdO, fare click sul comando Partecipa, posizionato nella parte superiore della schermata di dettaglio della Richiesta di Offerta d interesse. Verrà quindi mostrata la seguente videata: Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 9

10 Figura 9: Offerta In alto è presente una toolbar per la gestione della propria Offerta: Il comando Salva permette di salvare in bozza l Offerta, consentendo all Operatore Economico di compilare il documento in più fasi. L Offerta salvata potrà poi essere ripresa dalla lista degli inviti (vedi pag. 4), facendo click sulla voce Salvato nella colonna Stato Offerta dell invito d interesse, come mostrato di seguito: Figura 10: Inviti Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 10

11 In alternativa, è possibile raggiungere un documento d Offerta direttamente facendo click sul comando Apri nella colonna Doc. Collegati, selezionando la scheda Offerte e facendo click sul Nome evidenziato in rosso: Figura 11: Documenti Collegati Invio per inoltrare la propria Offerta all Ente Appaltante. Il comando verrà attivato solo dopo che la compilazione dell Offerta è stata ultimata. Assegna a per assegnare il documento ad un altro utente abilitato dello stesso operatore economico, Documenti Collegati Per accedere ai documenti collegati all Offerta (RdO, Chiarimenti, Comunicazioni ecc.), Chiudi per chiudere il documento di Offerta e tornare alla schermata precedente. Al di sotto della toolbar con i comandi appena descritti. l Intestazione del documento di Offerta riporta le informazioni relative all Operatore che ha creato l Offerta, l Utente in Carico ovvero chi sta la sta compilando, e lo Stato del Documento che, in questa fase, risulterà In Lavorazione. Il Registro di Sistema, la Data, il Protocollo e la Data Protocollo sono informazioni che verranno compilate automaticamente dal Sistema nel momento in cui verrà inviato il documento. L unica informazione editabile dell Intestazione è il Titolo, ovvero il nome indicativo che l Operatore Economico dovrà assegnare alla propria Offerta. Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 11

12 Figura 12: Intestazione Offerta Sotto l intestazione, sono riportate le schede che compongono l Offerta. Le schede possono variare a seconda della tipologia di Richiesta di Offerta e sono contrassegnate con le seguenti etichette: Testata, Busta Documentazione, Prodotti, Busta Tecnica, Busta Economica, Caricamento Lotti (nel caso di gare/rdo multi-lotto), Elenco Lotti (nel caso di gare/rdo multi-lotto). Testata Offerta Sulla scheda Testata vengono mostrate le informazioni non editabili relative alla Stazione Appaltante, all Oggetto e gli Estremi della RdO. Figura 13: Testata Offerta Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 12

13 Compilazione Busta Documentazione Sulla scheda Busta Documentazione l Operatore Economico dovrà inserire tutta la documentazione prevista dalla Stazione Appaltante negli Atti di Gara. Figura 14: Busta Documentazione Qualora la Lista Allegati sia stata già predisposta dalla Stazione Appaltante, l operatore economico avrà l evidenza, per ciascun documento richiesto, se si tratta di un documento obbligatorio (colonna Obbligatorietà ) e se deve essere firmato digitalmente (colonna Richiesta Firma ). Su ciascuna riga di allegato andrà inserita una Descrizione, qualora non fosse già presente, e il file Allegato. Facendo click sull apposito comando, apparirà la seguente schermata: Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 13

14 Figura 15: Selezione dell Allegato Fare click sul comando Sfoglia e selezionare il file dal proprio pc. Controllare che il formato del file che si sta per caricare sia coerente con il Tipo file specificato nella relativa colonna (in caso contrario il Sistema bloccherà il caricamento e mostrerà un messaggio a video Tipo Allegato non consentito ). Nel caso in cui per la documentazione da allegare sia richiesta la firma digitale, il Sistema, all atto del caricamento, controllerà che il file sia effettivamente firmato e non corrotto. È possibile Eliminare una riga relativa ad un allegato Non Obbligatorio facendo click sull icona del cestino. Non è consentita l eliminazione dei documenti sui quali è impostata l obbligatorietà. L Operatore Economico potrà aggiungere tutta la documentazione che riterrà utile: facendo click sull apposito comando Aggiungi Allegato, il Sistema inserirà la nuova informazione in basso nella lista dei documenti. Figura 16: Nuovo Allegato Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 14

15 Inserire tante righe per quanti sono i documenti da allegare. Sulle righe aggiunte non vi è il controllo di Obbligatorietà o di Richiesta Firma, né viene specificato il formato del file: ogni estensione è pertanto ammessa, salvo diversa indicazione fornita negli Atti di Gara. In ogni caso l Applicazione non effettuerà nessun controllo aggiuntivo rispetto alla presenza della Descrizione e del file Allegato. Non è consentito inviare un Offerta se risultano righe di Allegato predisposte ma non compilate. Nel caso in cui un particolare documento non sia fornibile (e non sia contrassegnato con l obbligatorietà), occorrerà procedere all eliminazione della relativa riga, utilizzando l icona con il cestino, come descritto in precedenza. Oltre alla Documentazione, l Operatore Economico potrà indicare se l Offerta è presentata in RTI (Raggruppamento Temporaneo di Imprese): in questo caso, dovrà essere indicato il codice fiscale di ogni componente. Figura 17: RTI In caso di RTI, selezionare SI sulla voce Partecipa in forma di RTI : Il sistema popolerà in automatico il campo Denominazione RTI con la ragione sociale dell operatore economico (tale campo è comunque editabile e la denominazione può essere modificata). Sulla prima riga della tabella RTI verranno automaticamente caricate le informazioni relative alla Mandataria (l operatore economico che sottopone l Offerta) e verrà attivato il comando Inserisci mandante Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 15

16 Figura 18: Predisposizione griglie per RTI Per inserire un Mandante, fare click sul comando Inserisci Mandante, verrà creata una nuova riga come mostrato di seguito: Figura 19: Mandante Inserendo il Codice Fiscale della Ditta Mandante, il Sistema compilerà in automatico le informazioni anagrafiche. Si precisa che ogni partecipante al Raggruppamento temporaneo di Impresa dovrà essere registrata alla Piattaforma Intercent-ER. In particolare, nel caso di RdO tutte le Mandanti dovranno essere anche abilitate al Mercato Elettronico, indipendentemente dalla categoria merceologica. In caso contrario, il Sistema inibirà l inserimento avvisando l Utente con un messaggio a video. Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 16

17 Sempre in questa sezione l Operatore Economico potrà dichiarare se ricorrerà all istituto dell Avvalimento, in questo caso dovrà indicare il codice fiscale dell Ausiliaria. Si precisa che in questo caso la ditta Ausiliaria non deve essere necessariamente registrata alla Piattaforma Intercent-ER. Per inserire una o più ditte Ausiliarie, fare click sul comando Aggiungi Ausiliaria tante volte per quante sono le Ditte da segnalare: Figura 20: Ausiliaria Digitare quindi il codice fiscale nel campo predisposto, il Sistema avvalorerà in automatico tutte le altre informazioni nel caso in cui quella Ditta sia presente nel Sistema. La compilazione dell Offerta resta comunque a cura della Mandataria/Capo Gruppo. Nel caso in cui sia stato chiesto l attestato di partecipazione sui Lotti, bisognerà generare il pdf della Busta Documentazione dopo aver caricato i lotti Offerti nella relativa scheda Caricamento Lotti, facendo click sull apposito comando Genera PDF. Figura 21: Firma della Busta Salvare il file generato sul proprio pc, firmarlo digitalmente e caricarlo attraverso l apposito comando Allega pdf firmato. Un messaggio a video confermerà l operazione e il nome del file verrà mostrato sulla riga File Firmato. Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 17

18 È possibile modificare successivamente la busta Documentazione, facendo click sul comando Modifica Offerta. In questo caso, dopo aver effettuato le modifiche, occorrerà ripetere le operazioni descritte per la firma della busta. Compilazione Prodotti La scheda Prodotti, presente nel caso di RdO monolotto, consente all Operatore Economico di inserire la propria Offerta. Nella fase di creazione dell Offerta, la sezione conterrà una tabella con tutti i Prodotti richiesti dalla Stazione Appaltante. L Operatore Economico potrà procedere alla compilazione in due modi: a) Direttamente sulla scheda Prodotti, compilando tutte le informazioni richieste sulle righe d interesse. Per eliminare un prodotto non fornibile, fare click sull icona del cestino nella colonna Elimina. Figura 22: Prodotti Una volta terminata la compilazione dei campi richiesti, fare click sul comando Verifica Informazioni, posizionato sopra la tabella. Il Sistema controllerà la presenza di eventuali anomalie (es. valori mancanti, valori non ammissibili) e lo segnalerà all Utente con un messaggio riportato nella colonna Esito Riga per ciascun articolo coinvolto. Figura 23: Esito Riga Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 18

19 Correggere quindi le eventuali anomalie segnalate e verificare nuovamente la corretta imputazione dei dati. b) È possibile compilare le righe di prodotto anche attraverso l upload di un file CSV, il cui template viene messo a disposizione dalla Stazione Appaltante nella stessa sezione. Figura 24: Prodotti Per scaricare il template dei prodotti, fare click sull icona della lente di ingrandimento accanto alla voce Template Prodotti da Compilare. Il Sistema chiederà di salvare il file.csv sul proprio pc. Occorre quindi compilare le righe di prodotti per i quali s intende presentare l Offerta ed eliminare quelle non presentabili. Dopo aver l inserimento dei dati sul file CSV, procedere al caricamento dei prodotti sull Offerta, facendo click sull icona accanto alla voce Carica file Offerte e selezionando il file dal proprio PC. Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 19

20 È necessario compilare le informazioni richieste senza applicare formattazioni alle celle ne aggiungere informazioni extra come titoli o colonne aggiuntive. In caso contrario l applicazione riporterà l errore: Il Foglio Excel importato non coincide con il modello selezionato. Figura 25: Errore Caricamento file csv modificato A questo punto, riscaricare il modello e ricompilarlo in modo corretto. Un messaggio a video segnalerà all Utente se il caricamento è avvenuto in modo corretto oppure sono state riscontrate eventuali anomalie. Le segnalazioni verranno riportate nella colonna Esito Riga e per ciascuna riga coinvolta. Figura 26: Esito Riga Correggere quindi quanto segnalato e verificare nuovamente la corretta imputazione dei dati, facendo click sul comando Verifica Informazioni. Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 20

21 Una volta compilati la sezione dei Prodotti Offerti, il Sistema costruirà la/e Busta/e Tecnica/he (nel caso di gare economicamente più vantaggiose), e le Busta/e Economica, sulla base del modello usato dalla Stazione Appaltane nella compilazione della gara. Compilazione Busta Tecnica La sezione Busta Tecnica è sempre presente nel caso di Criterio di Aggiudicazione Offerte Economicamente più Vantaggiose. Nel caso di Criterio di Aggiudicazione al prezzo più Basso, la Busta Tecnica si ha nel caso in cui la stazione appaltante abbia richiesto la verifica di conformità Ex-ante. In tutti gli altri casi, la Documentazione Tecnica andrà eventualmente gestita come Allegato. Figura 27: Busta Tecnica In particolare, la sezione Busta tecnica, compilata automaticamente dal sistema sulla base delle informazioni e dei dati inseriti dall operatore economico nei passaggi precedenti, consente all O.E. di verificare la composizione della Busta Tecnica della sua Offerta. Se i dati rappresentati sono corretti occorrerà firmare digitalmente la Busta, generando il pdf del documento nella sezione Firma della Busta e seguendo le stesse indicazioni descritte nel paragrafo relativo alla Documentazione (vedi pag. 17). Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 21

22 Compilazione Busta Economica La sezione Busta Economica consente all Operatore Economico di verificare la composizione della Busta Economica della sua offerta. Anche in questo caso, la sezione viene compilata automaticamente dal Sistema sulla base delle informazioni e dei dati inseriti dall operatore economico nei passaggi precedenti. Non è consentito agire direttamente sulle Buste Tecniche e/o Economiche. Ogni eventuale modifica potrà essere eseguita solo nella scheda Prodotti. Figura 28: Busta Economica Nella sezione Firma della Busta occorre generare il pdf e seguire le stesse indicazioni descritte sul paragrafo relativo alla Documentazione (vedi pag. 17). Compilazione Caricamento Lotti Nella scheda Caricamento Lotti (presente nel caso di RdO multi-lotto), dovranno essere compilati tutti i lotti per i quali s intende presentare l Offerta. I Lotti possono essere presentati secondo la tipologia Lotti Singola Voce, in cui ogni riga rappresenta un lotto. L operatore economico può eliminare le singole righe relative ai lotti ai quali non intende partecipare cliccando sull icona del cestino (In alternativa le righe possono essere eliminate direttamente sul file csv). Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 22

23 Figura 29: Lotti Singola Voce I lotti possono essere compilati direttamente online, inserendo le informazioni richieste per i Lotti/Voci desiderate e facendo click sul comando Verifica Informazioni sopra la tabella dei prodotti. Nel caso ci fossero anomalie, il Sistema avviserà l Utente con un messaggio a video e riporterà il tipo di errore nella colonna Esito su ciascuna riga coinvolta. In alternativa è possibile scaricare il file csv dei lotti e compilarli come descritto precedentemente nella scheda prodotti (Compilazione file csv). Figura 30: Errori su Righe Lotto Correggere quindi quanto segnalato e verificare nuovamente la corretta imputazione dei dati facendo click sul comando Verifica Informazioni. Compilazione Elenco Lotti Nella scheda Elenco Lotti (presente nel caso di Rdo multi-lotto) verranno riepilogate le Buste Tecniche ed Economiche relative ai lotti offerti, costruite sulla base dei dati e delle informazioni inserite dall operatore economico negli step precedenti. Verrà inoltre data evidenza degli esiti del caricamento per ciascun lotto e, per tutti i lotti caricati correttamente, verrà abilitato il comando Crea PDF per la firma digitale nelle colonne Busta tecnica e Busta economica (es. si veda il lotto 2 nella prossima schermata). Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 23

24 Figura 31: Errori su Righe Lotto Nell esempio sopra riportato si evidenza nella colonna Informazioni di caricamento il corretto caricamento del lotto 2 con i comandi attivi Crea.Pdf nelle relative colonne Busta Tecnica e/o Busta Economica. In particolare, l icona indica che il pdf della relativa busta non è stato ancora generato e ricaricato firmato digitalmente. Sulla riga relativa al lotto 1, invece, vengono segnalati errori di caricamento e non è pertanto possibile generare i pdf delle due buste. In questo caso, l Operatore Economico dovrà tornare sulla scheda Caricamento Lotti e correggere gli errori segnalati sulle righe. (Dopo ogni intervento effettuato sui lotti bisogna cliccare sul comando Verifica Informazioni per aggiornare gli esiti precedenti.) Figura 32: Corretto caricamento dei lotti Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 24

25 Una volta ultimata la compilazione dell offerta in tutte le sue parti, l Operatore dovrà procedere alla generazione delle buste tecniche ed economiche. L operazione può essere effettuata nei due modi descritti di seguito: a) Generare il file Pdf di ogni singola busta, accedendo alla funzione tramite il comando Crea PDF presente nelle colonne Busta Tecnica e Busta Economica in corrispondenza di ogni lotto. Si avrà quindi accesso al dettaglio della busta selezionata: Figura 33: Generazione pdf Busta Nella parte superiore della schermata è presente una toolbar per la gestione della Busta selezionata sul lotto indicato. Esporta in xls per esportare il documento visualizzato in Excel, Torna All Offerta per chiudere la Busta selezionata e tornare sul documento d Offerta, Documenti Collegati per visualizzare tutti i documenti collegati all Offerta, Chiudi per chiudere la busta visualizzata e tornare sulla pagina precedente. Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 25

26 Sotto la toolbar sono riportate tutte le informazioni identificative del lotto selezionato. Se tutti i dati sono corretti, generare il pdf della singola Busta facendo click sull apposito comando Genera PDF. Salvare quindi il file sul proprio pc, firmarlo ed allegare il file con estensione.p7m al documento. b) Generare il pdf di tutte le buste, di tutti i lotti, in un'unica azione facendo click sul comando Genera pdf buste, collocato nella parte superiore della scheda Elenco Lotti. Figura 34: Generazione zip pdf Ad elaborazione ultimata, il Sistema mostrerà all Utente la seguente schermata. Figura 35: Elaborazione Generazione zip pdf Scegliere di salvare il file.zip generato dal Sistema. Estrarre quindi i file contenuti nella cartella Offerta.zip. All interno verranno visualizzate le cartelle relative alle Buste Tecniche e Buste Economiche. Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 26

27 Figura 36: Buste generate All interno di ciascuna cartella verranno elencati i file pdf per i lotti compilati. Figura 37: File pdf da firmare Tutti i file generati per la busta Tecnica ed Economica devono essere firmati digitalmente e salvati nelle rispettive cartelle senza rinominare il documento. Eliminare quindi i file con estensione pdf in modo da lasciare i soli file firmati. Figura 38: File pdf firmati Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 27

28 Creare lo zip della cartella Offerta contenete i file firmati e fare click sul comando Importa Pdf Buste come mostrato di seguito: Figura 39: Importa Pdf Buste Fare click sul comando Sfoglia, selezionare la cartella zippata di cui sopra dal proprio PC e fare click su OK. Apparirà quindi una finestra con l esito dell importazione. Figura 40: Importazione buste firmate Terminata Le Buste firmate verranno caricate sui Lotti nelle rispettive celle come mostrato di seguito. Figura 41: Elenco Lotti Caricato Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 28

29 Verifica Dettaglio Singola Busta È possibile accedere alle singole buste per verificarne il contenuto cliccando sulla voce Firmato nella cella d interesse, in corrispondenza delle colonne Busta Tecnica e Busta Economica. Verrà mostrata la seguente schermata: Figura 42: Dettaglio Busta Economica È possibile apportare eventuali modifiche al singolo documento, facendo click sul comando Modifica Offerta, posizionato in fondo alla schermata. Il Sistema chiederà all Utente se intende quindi rimuovere la firma della Busta. Un messaggio a video confermerà l operazione. (Per poter modificare le informazioni su un singolo lotto è necessario rimuovere la firma su entrambe le buste ed apportare le modifiche nella scheda elenco lotti). Effettuare quindi tutte le modifiche che si desidera apportare e generare il nuovo pdf della singola Busta, facendo click sull apposito comando Genera PDF. Salvare quindi il nuovo file sul proprio pc, firmarlo ed allegarlo al documento. Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 29

30 Controlli Standard su file firmati digitalmente Il Sistema effettua automaticamente alcuni controlli standard sui documenti firmati digitalmente. In particolare, vengono effettuate le seguenti verifiche: Coerenza che il codice fiscale del firmatario coincida con il codice fiscale del certificato di firma digitale, Verifica che il certificato digitale associato alla firma sia incorso di validità e non sia stato revocato, Verifica che il pdf firmato sia quello generato dalla piattaforma, Invia Offerta Una volta completata l Offerta e caricati tutti i file firmati, verrà abilitato il comando Invio in alto sulla toolbar. Fare click su Invio per inoltrare quindi l Offerta alla Stazione Appaltante. Il Sistema confermerà il corretto invio con un messaggio a video e nella sezione Documenti Collegati sarà visibile il Registro assegnato dal Sistema e lo stato dell Offerta. Il Sistema rifiuterà le Offerte pervenute oltre i termini previsti, informando l Operatore Economico con un messaggio di notifica ed attraverso l indicazione dello stato Rifiutata. Presentazione di più Offerte contemporaneamente In ogni momento, fino al raggiungimento della data Presentare le offerte entro il, l Operatore Economico può sottoporre più Offerte contemporaneamente sulla stessa RdO/Invito, purché la partecipazione avvenga in forme giuridiche differenti e per diversi Lotti della stessa RdO. Si possono quindi presentare i seguenti casi: Assenza di Offerte legate all Utente collegato Viene inserita una nuova Offerta sulla quale l Utente può lavorare fino all invio della stessa. Se un altro Utente dello stesso operatore economico ha già prodotto ovvero sta producendo un Offerta per la stessa RdO, l inserimento procede in parallelo e nessun Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 30

31 controllo verrà effettuato per l eventuale sovrapposizione nelle Offerte per uno o più lotti. In ogni caso il Sistema emetterà un Avviso per informare l Utente che c è già un Offerta in corso di redazione ovvero già inviata, prodotta da un altro Utente dello stesso Operatore Economico. Presenza di Offerte legate all Utente collegato Nel caso in cui l Utente collegato abbia già creato un Offerta, cliccando sul comando Partecipa sul dettaglio della Richiesta di Offerta d interesse, verrà presentata una schermata intermedia nella quale verranno elencate tutte le Offerte valide in capo all Utente con il relativo stato (in lavorazione, inviato). Figura 43: Lista Offerte elaborate A questo punto l Utente può procedere nei quattro modi di seguito elencati: Creare un ulteriore Offerta facendo click sul comando Nuovo. Questa funzione dà la possibilità agli operatori economici di partecipare, ad esempio, in RTI per alcuni lotti e da soli per altri lotti, come nell esempio di seguito riportato. Figura 44: Lista Offerte salvate Le Offerte create ex-novo seguiranno il loro iter in parallelo a tutte le altre. Continuare la compilazione di un Offerta presente nella lista (possibilità presente solo per le Offerte con stato in Lavorazione ). Cliccando sul Nome evidenziato in rosso dell Offerta Salvata verrà riaperto il Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 31

32 documento, consentendo all Utente che l ha generato di procedere alla compilazione fino al suo completamento ed al relativo invio Modificare un Offerta già inviata, selezionando il check sulla riga dell Offerta d interesse e cliccando sul comando Modifica Documento. Il Sistema creerà una nuova Offerta che, solamente all atto dell Invio, invaliderà la precedente. Cancellare un Offerta alla quale non s intende dare seguito alla compilazione (solo per le offerte in Lavorazione). Per eliminare l Offerta salvata, selezionare il check sulla riga d interesse e fare click sul comando Elimina. Gestione dell Offerta tra più Utenti dello stesso O.E. È possibile gestire la compilazione di un Offerta tra più utenti dello stesso Operatore Economico. La gestione varia a seconda che la Richiesta di Offerta si presenti a Lotti o Meno. Richiesta di Offerta senza Lotti. Nel caso in cui un altro Utente dello stesso O.E. tentasse di creare una nuova Offerta per lo stessa Richiesta di Offerta facendo click sul comando Partecipa, il Sistema inibirà l azione se per quella Richiesta di Offerta esiste già un Offerta in fase di compilazione da altro Utente. Verrà mostrato un messaggio come il seguente: Figura 45: Avviso Creazione Offerta Inibito Richiesta di Offerta Multi-lotto segue la procedura descritta al paragrafo Presentazione di più Offerte Contemporaneamente. L Utente che ha in carico l Offerta, può trasferire il documento ad un collega utilizzando il comando Assegna a, posto in alto sulla toolbar dell Offerta stessa. Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 32

33 Il Sistema mostrerà la seguente schermata: Figura 46:Assegna a Selezionare quindi l Utente che dovrà completare l Offerta tra quelli proposti nel menu a tendina, e fare click sul comando Conferma. Un messaggio a video confermerà l operazione. Il Documento di Offerta resterà tra i Documenti Collegati della Richiesta di Offerta ma in modalità Sola lettura. Il nuovo Utente, a cui è stato assegnato il documento, troverà l Offerta nei Documenti Collegati alla Richiesta di Offerta in oggetto. Comunicazione di Aggiudicazione Definitiva Al termine della Procedura di Aggiudicazione, la Stazione Appaltante invierà la comunicazione di Aggiudicazione Definitiva per informare i partecipanti/invitati sull esito definitivo della gara. L O.E. riceverà un di notifica con il riepilogo della gara in oggetto e l invito a collegarsi alla propria area privata per prendere visione della Comunicazione ricevuta. L Utente dovrà pertanto collegarsi in area privata ed accedere al dettaglio del bando d interesse, fare click sul comando Doc. Collegati e selezionare la riga Comunicazioni come mostrato di seguito. Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 33

34 Figura 47:Documenti Collegati Esito Definitivo Per accedere al dettaglio della Comunicazione, fare click sul Nome evidenziato in rosso. Apparirà la seguente schermata: Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 34

35 Figura 48: Esito Definitivo Dettaglio Comunicazione Il documento è in sola lettura, in alto vengono esposte le informazioni identificative della comunicazione e del bando a cui fa riferimento. In basso, nel Testo della Comunicazione, viene riportato in dettaglio l aggiudicazione di ogni singolo lotto in un riepilogo in forma Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 35

36 tabellare che riporta il numero del lotto, il CIG, la Descrizione, la ditta Aggiudicataria, l importo Aggiudicato e la Ragione Sociale del secondo classificato. Una volta presa visione del documento, è possibile: Stampare la comunicazione facendo click sul comando Stampa in alto sulla toolbar; Esportare in Excel la comunicazione facendo click sul comando Esporta in xls ; tornare sui Documenti Collegati o Chiudere il documento visualizzato. Contratto In seguito alla comunicazione di aggiudicazione, la Stazione Appaltante genererà il documento Contratto, che invierà all Operatore Economico attraverso il Sistema. Anche in questo caso, l Operatore Economico riceverà un di notifica che lo informa della ricezione del Contratto. L Utente dovrà quindi collegarsi in area privata. All accesso al Sistema, verrà mostrata la Lista Attività che di norma riporta tutte le attività alle quali bisogna prestare attenzione prima di entrare nell'applicazione. In questo caso, la Lista Attività darà evidenza del Contratto ricevuto. È possibile accedere al dettaglio del Contratto, cliccando sul nome evidenziato in rosso. In alternativa, è possibile accedere al Contratto attraverso i Documenti Collegati del Bando cliccando sul nome evidenziato in rosso: Figura 49: Documenti Collegati Contratto Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 36

37 Verrà mostrata la seguente schermata: Figura 50: Dettaglio Contratto Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 37

38 Il Documento mostra una serie di informazioni riepilogative, il Totale e il Testo del Contratto in sola lettura. L Operatore Economico non può rifiutarsi di dare seguito al Contratto ricevuto e non è necessaria la sua firma affinché il contratto sia da considerarsi valido. Il Sistema, tuttavia, dal punto di vista tecnico consente all aggiudicatario di rifiutare il documento, qualora vi riscontrasse refusi o anomalie, per consentire alla stazione appaltante di inviarne la versione corretta. Rifiuto del Contratto L Operatore Economico può rifiutare il documento facendo clic sul comando Rifiuta posto in alto sulla toolbar. Conferma del Contratto Per confermare il Contratto e chiudere il processo, l utente deve innanzitutto prendere in carico il documento cliccando sul comando Prendi in Carico ; un messaggio a video confermerà l operazione e compilerà il campo Utente in carico sul dettaglio del Contratto. Scaricare poi l allegato da firmare cliccando sul nome in rosso, firmarlo digitalmente e ricaricarlo facendo clic sul comando Allega pdf Firmato. Figura 51: Scrittura Privata Ricaricato a Sistema il file, l utente potrà confermare il Contratto cliccando sul comando Conferma posto in alto sulla toolbar. Il Sistema confermerà l operazione con un messaggio a video. Intercent-ER INVITI A RICHIESTE DI OFFERTA 38

39 2. INDICE DELLE FIGURE Le immagini sono puramente indicative e possono subire variazioni Figura 1: Inviti... 4 Figura 2: Area Ricerca... 5 Figura 3: Dettaglio Invito... 6 Figura 4: Formulazione del quesito... 7 Figura 5: Conferma Invio Quesito... 7 Figura 6: Chiarimento Pubblicato... 8 Figura 7: Documenti Collegati - Miei Quesiti... 8 Figura 8: Documenti Collegati Dettaglio Quesito Inviato... 9 Figura 9: Offerta Figura 10: Inviti Figura 11: Documenti Collegati Figura 12: Intestazione Offerta Figura 13: Testata Offerta Figura 14: Busta Documentazione Figura 15: Selezione dell Allegato Figura 16: Nuovo Allegato Figura 17: RTI Figura 18: Predisposizione griglie per RTI Figura 19: Mandante Figura 20: Ausiliaria Figura 21: Firma della Busta Figura 22: Prodotti Figura 23: Esito Riga Figura 24: Prodotti Figura 114: Errore Caricamento file csv modificato Figura 26: Esito Riga Figura 27: Busta Tecnica Figura 28: Busta Economica Figura 29: Lotti Singola Voce Figura 30: Errori su Righe Lotto Figura 31: Errori su Righe Lotto Figura 32: Corretto caricamento dei lotti Figura 33: Generazione pdf Busta Figura 34: Generazione zip pdf Intercent-ER INDICE DELLE FIGURE 39

40 Figura 35: Elaborazione Generazione zip pdf Figura 36: Buste generate Figura 37: File pdf da firmare Figura 38: File pdf firmati Figura 39: Importa Pdf Buste Figura 40: Importazione buste firmate Terminata Figura 41: Elenco Lotti Caricato Figura 42: Dettaglio Busta Economica Figura 43: Lista Offerte elaborate Figura 44: Lista Offerte salvate Figura 45: Avviso Creazione Offerta Inibito Figura 46:Assegna a Figura 47:Documenti Collegati Esito Definitivo Figura 48: Esito Definitivo Dettaglio Comunicazione Figura 49: Documenti Collegati Contratto Figura 50: Dettaglio Contratto Figura 51: Scrittura Privata Intercent-ER INDICE DELLE FIGURE 40

41 Intercent-ER Agenzia per lo sviluppo dei mercati telematici Via dei Mille, Bologna Tel.: / Fax: CCall Center: numero verde Intercent-ER INDICE DELLE FIGURE 41

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