GestioneDotazione Cespiti Asset - Welcome Kit. Copyright AlfaSystem

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1 GestioneDotazione Cespiti Asset - Welcome Kit Copyright AlfaSystem

2 DEFINIZIONE DI DOTAZIONE PER RHD La dotazione rappresenta l insieme dei mezzi e dei materiali necessari al funzionamento dell azienda. RHD gestisce tutte le dotazioni aziendali, che si classificano secondo gli insiemi rappresentati da «Dotazioni materiali e Immateriali» Dotazioni Materiali Dotazioni immateriali Dotazioni Aziendali Share su File Account Active Directory Text Diritti di Copyright AlfaSystem 2013 posta Credenziali vpn 2

3 COSA FA PER VOI RHD Gestisce il ciclo di vita e la dislocazione dei beni o o o Ogni oggetto dotazione è tracciato a partire dall entrata della merce sino alla dismissione. Ogni oggetto può essere matricolato, cespitato, assegnato e classificato. Ogni oggetto può essere smarrito, rubato, rottamato, permutato, riparato, venduto,.. Permette di avere la situazione in tempo reale o o Si gestisce un anagrafica con le sue classificazioni. Le gestione è più efficiente poiché si evolve lo schema tradizionale legato alla movimentazione di magazzino attraverso un censimento in tempo reale. Si aggancia alle classificazioni amministrative aziendali o o L applicativo è multi ditta ed è possibile segmentare le viste per Ditta, centro di costo, Business Unit, Tipologia. E possibile, in qualunque momento aggiungere una tipologia di dotazione con una Maschera dei dettagli specifica. Permette il controllo dei Costi o In qualunque momento è possibile sapere la situazione delle dotazioni. Copyright AlfaSystem

4 GESTIONE DOTAZIONE dal magazzino alle proprietà del bene Rispetto ad una gestione tradizionale basata sulla movimentazione di magazzini, In RHD, le dotazione non si muovono: cambiano le proprietà di classificazione e assegnazione, semplificando l attività di amministrazione durante tutto il ciclo di vita aziendale. Company Company Assegnatario Dotazioni Aziendali Locazione Status Status Share su File Account Active Directory Unità Organizzativa Centro di Costo Copyright AlfaSystem

5 GESTIONE DOTAZIONI - subdotazioni Gestione subdotazione relativa all esercizio degli apparati telefonici Anagrafiche Base TLC MANAGER è dotato di un sistema anagrafico completo che permette di registrare i dati relativi a utenti, utenze, apparati, sim. A questo si affiancano una serie di liste dedicate alla registrazione del modello aziendale: elenco società, unità di business, centri di costo Gestione Assegnazioni Attraverso un sistema di process management integrato nella soluzione è possibile modellare: la gestione dell assegnazione utenze, apparati e sim la gestione degli apparati in assistenza e la sostituzione per obsolescenza o variazione di esigenze operative del personale Analisi Bollette TLC MANAGER, è dotato di un sistema di calcolo per la simulazione del rendiconto fatturato in base alle regole tariffare legate al contratto con il gestore. Ha la possibilità di simulare: Tipo di contratto Policy(Estero, roaming, internet) Bundle(telefonate intercompany, convergenza ) Rendicontazione TLC MANAGER è dotato di una struttura di report in grado di fornire un completo ausilio nella gestione della rendicontazione interna sino al dettaglio del centro di costo/utente Copyright AlfaSystem

6 GESTIONE DOTAZIONI - subdotazioni Gestione subdotazione relativa all esercizio delle automobili Esempio: nel caso delle Auto è possibile aggiungere e amministrare i seguenti appartati e documenti. Telepass Carta Carburante multe Permessi di circolazione Revisioni Assicurazioni sinistri Ecc. Copyright AlfaSystem

7 GESTIONE DOTAZIONI proprietà dei beni Gli oggetti non si muovono: cambiano le proprietà Company : defniscela proprietà contabile nel caso di organizzazioni multi company. Spostamenti di proprietà, cessione di beni, vendite interne, possono essere risolte velocemente e in maniera massiva. Questa funzionalità si presta anche a situazioni particolari come beni dati in comodato, ecc. Assegnatario: definisce la persona a cui viene consegnato il bene. L elenco delle persone può essere sincronizzato automaticamente con Active Directory oppure con Sap HR o altri repository di Nominativi. L Assegnatario può essere indipendente dalla company o dallo status o dalla Locazione dando il massimo di libertà a chi gestisce le dotazioni Copyright AlfaSystem

8 GESTIONE DOTAZIONI proprietà dei beni Gli oggetti non si muovono: cambiano le proprietà Status : definisce lo stato in cui si trova il bene. Spesso lo stato corrisponde al posizionamento presso un magazzino fisico o Virtuale. Ad esempio: In entrata, disponibile, in riparazione, in rottamazione. Dismesso In questo modo lo stato del bene può essere indipendente dalla locazione fisica. Ad esempio: un computer può essere in riparazione ma ancora allocato presso la stanza dell assegnatario. Locazione: definisce a dislocazione fisica del bene abbinando il bene a un nodo di una mappa, tabellata dentro il software. La mappa è di tipo gerarchico (ad esempio: palazzo, piano stanza) e può arrivare fino a sei livelli. La locazione può essere indipendente dalla company o dallo status o dall assegnatario dando il massimo di libertà a chi gestisce le dotazioni Copyright AlfaSystem

9 GESTIONE DOTAZIONI proprietà dei beni Gli oggetti non si muovono: cambiano le proprietà CdC : definisce il centro di costo in cui si trova il bene. Ad esempio: Ufficio Tecnico, Marketing, Direzione, Presidenza. Report appositi permettono di visualizzare immediatamente i beni in un determinato CdC Unità Organizzativa : definisce l unità organizzativa in cui si trova il bene. Ad esempio: IT, Uffici, Roma,Milano Report appositi permettono di visualizzare immediatamente i beni in una determinato UO Copyright AlfaSystem

10 GESTIONE DOTAZIONI Collegamenti a banche dati Nel modulo standard sono disponibili i seguenti collegamenti Sincronia con Active Directory Active Directory Interazione con vari Sistemi di gestione dati e ERP, tra cui : Sincro con Discovery Ldap Copyright AlfaSystem

11 GESTIONE DOTAZIONI Collegamenti a banche dati Nel modulo standard sono disponibili i seguenti collegamenti Interazione con Excel Interazione con Exchange Copyright AlfaSystem

12 GESTIONE DOTAZIONI gli attori del processo Entrata Merce Amministrazione Resp. HR Office Manager Controlla l entrata merce Segna e matricola i beni Fa un primo smistamento Gestisce il Cespite Autorizza la Dismissione? Autorizza le Dotazioni Controlla le Dotazioni Autorizza le Dismissioni Gestisce le Assegnazioni Gestisce le sostituzioni Gestisce le dismissioni Copyright AlfaSystem

13 GESTIONE DOTAZIONI I PROCESSI TIPICI Entrata Merce Movimentazione dotazioni Dismissione dotazioni Gestione anomalie Rappresenta tutto il processo che permette di classificare il bene in fase di accettazione in azienda. Si può procedere alla verifica di congruenza con l ordine e alle comunicazioni con il reparto amministrativo. I beni che sono stati sottoposti alla verifica e classificazioni sono movimentati all interno dell organizzazione attraverso un sistema di assegnazione che è in grado di tracciare la storia aziendale della dotazione. Alla fine del ciclo di vita, la dotazione subisce il processo di dismissione che permette di controllare il corretto ritiro dei beni materiali e la corretta disattivazione dei beni immateriali (es. eliminazione dell utente dall active directory) Il processo permette di tracciare tutte le anomalie di gestione come furti, riparazioni, garanzie ecc.. Tutto questo concorre alla gestione del ciclo di vita del prodotto e della storia degli utenti rispetto all utilizzo dei beni assegnati. Copyright AlfaSystem

14 WORKFLOW ENTRATA MERCE E possibile tracciare il caricamento singolo Si può utilizzare un comando di caricamento massivo E possibile abbinare i dati amministrativi (fatture, bolle, ecc) ad ogni oggetto E possibile stampare (anche in modo massivo) le etichette con le matricole Il flusso si chiude quando viene assegnato un cespite in contabilità. Lo scambio informazioni tra Gestione Entrata Merci e Contabilità può essere automatizzato Completamento Dati Cespite Caricamento Dotazioni Start Al WF Movimenti Fine Al WF Movimenti B WF Movimenti Copyright AlfaSystem

15 WORKFLOW MOVIMENTAZIONE DOTAZIONI E possibile spostare il singolo oggetto E possibile spostare gli oggetti in maniera massiva; ad esempio: Tutti gli oggetti da una stanza ad un altra Tutta la dotazione di un Assegnatario che va via Tutta la dotazione da un azienda a un altra In qualunque momento è possibile sapere, per ogni oggetto: Locazione Assegnatario (se esiste) Status Company - CdC - BU E possibile stampare i moduli di consegna e di ritiro dotazione per un assegnatario Scegli Dotazioni da Movimentare Movimenta Conferma Start B WF Movimenti End Copyright AlfaSystem

16 WORKFLOW DISMISSIONI L uscita di un oggetto deve passare sempre per un autorizzazione Gli oggetti usciti non sono più disponibili E possibile coordinarsi, sincronizzarsi con al contabilità Viene gestita anche la dismissione per Smarrimento Furto Cessione Copyright AlfaSystem

17 WORKFLOW GESTIONE ANOMALIE Nel modulo standard è possibile inserire i seguenti sistemi di rilevazione anomalie: Differenze con la gestione Cespiti Assegnatari dismessi con dotazione ancora in carico Differenze tra Login dei PC e assegnatari ufficiali Differenze con date di scadenza produttore e fornitore Differenze di locazione Copyright AlfaSystem

18 ESEMPIO APPLICATIVO Copyright AlfaSystem

19 ESEMPIO DI MENU PRINCIPALE DEI COMANDI Esempio di menù di comandi Possibilità di modificare la Nomenclatura Possibilità di riconfigurare i comandi Possibilità di segregare i diritti sui comandi Modulo Sezione Livello Copyright AlfaSystem

20 ESEMPIO DI PAGINA PER L INSERIMENTO DEI DATI Possibilità di caricare più articoli anche con codici diversi Dati comuni per gli articoli inseriti Inserimento di più articoli con codici differenti Possibilità di stampare etichette dagli articoli selezionati Copyright AlfaSystem

21 ESEMPIO DI PAGINA PER LA MODIFICA DEI DATI Possibilità di aggiungere Informazioni per ogni specifica tipologia Stato dell utenza: attiva, cessata, dismessa Inserimento dati Sim1, Sim2 Inserimento numero utenza Copyright AlfaSystem

22 ESEMPIO DI PAGINA PER L ASSEGNAZIONE Possibilità di Modificare contemporaneamente Status Locazione Assegnatario Storico delle azioni effettuate Inserimento dell assegnatario Inserimento dello status Inserimento della locazione Copyright AlfaSystem

23 ESEMPIO DI PAGINA PER LA GESTIONE DEGLI UTENTI ASSEGNATARI esempio di pagina per la modifica dei dati di assegnazione- Possibilità di Modificare Assegnatario Status CdC Gestore Form per i dati anagrafici generali Form per modificare il nominativo associato alla dotazione Copyright AlfaSystem

24 REPORT Nel modulo standard sono disponibili i seguenti report personalizzabili: Lista Cespiti Modulo Assegnazione Scheda Dotazioni Scheda Restituzione Lista da Sostituire Report Obsoleti Lista Dotazioni Copyright AlfaSystem

25 REPORT Scheda Dotazione Nominativo Nel modulo è possibile estrarre con un report il dettaglio delle dotazioni del nominativo Copyright AlfaSystem

26 REPORT ESEMPIO DI RIASSUNTO GESTIONE TELEFONIA Copyright AlfaSystem

27 IL VALORE AGGIUNTO PROPOSTO DA RHD Gestione Dotazione Controllo completo delle dotazioni Possibilità di incrociare i dati con altre Banche Dati o Active Directory o Gestionali o Discovery Possibilità di ampliare il processo di gestione con delle fasi autorizzative, ove necessario, con gradualità. Controllo e manutenzione degli apparati Contenimento dei costi controllando le anomalie di utilizzo e di cambio dotazione Reportistica di Anomalie incrociando i dati. Scalabilità del modulo con estensione graduale delle dotazioni controllate. Copyright AlfaSystem

28 RHD Gestione Dotazioni Alfa System Spa Via fiume giallo Roma Tel www. Alfasystem.it Copyright AlfaSystem

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