Le tecnologie RFId per la Pubblica Amministrazione

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1 Osservatorio Permanente sul RFId del Politecnico di Milano Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione Progetto di Collaborazione Le tecnologie RFId per la Pubblica Amministrazione Deliverable Fase 2 (conclusione della ricerca) Roma, 21 Febbraio

2 Agenda Ripresa: gli ambiti applicativi più promettenti La metodologia di valutazione Le analisi di dettaglio La gestione delle biblioteche: : Biblioteca Centrale di Economia Università degli Studi di Torino La gestione dei reperti archeologici: MiBAC Santuario d Ercole d Vincitore La gestione dei beni mobili nella PA: : Consegnatario PoliMI L identificazione dei container: : Agenzia delle Dogane Porto di Venezia Conclusioni Allegati 2

3 Gli ambiti applicativi più promettenti Analisi degli ambiti applicativi dell RFId nella PA: Italia: Osservatorio RFId ed : : evidenze casi nella PA Estero: Ricerca su fonti indirette Visione d assieme d documentata nel 1 1 deliverable, Presentazione intermedia CNIPA v1.6 Valutazione qualitativa (e dove possibile quantitativa) dei benefici attesi e dei costi negli ambiti applicativi giudicati di d Esecutiva maggiore interesse: Processo Processo La gestione degli asset Il supporto operations Pilota Primi approcci alla tecnologia Sanità Sanità Gestione Gestione ambiente ambiente infrastrutture infrastrutture e e beni beni culturali culturali Supporto Supporto Operations Operations Logistica Logistica di di magazzino magazzino Trasporti Trasporti Asset managem. Asset managem. Supporto alle Attività a supporto delle attività attività logistiche (es. ospedaliere 4 depositi di dispositivi 1 (es.preparazione medici o di reperti farmaci) archeologici) Difesa e Forze Difesa e Forze Armate Armate Giustizia Giustizia 1 1 Gestione di oggetti di valore (es. libri, documenti, beni aziendali, ) 1 Istruzione Istruzione Attività Attività amministrative amministrative di di diretta interazione diretta interazione col col cittadino cittadino Attività Attività amministrative amministrative interne interne Supporto alle attività dell organizzazione. Es: Tariffazione puntuale Localizzazione veicoli Gestione manutenzione Ricerca documenti Gestione biblioteche

4 Esecutiva Pilota Primi approcci alla tecnologia Le applicazioni sugli oggetti nella PA italiana: il supporto operations e l asset l management Sanità Sanità Gestione ambiente Gestione ambiente infrastrutture e beni infrastrutture e beni culturali culturali Supporto Supporto Operations Operations Logistica di Logistica di magazzino magazzino Processo Processo Trasporti Trasporti Asset Asset managem. managem. Supporto alle Attività a supporto delle attività attività logistiche (es. 4 ospedaliere depositi di dispositivi 1 (es.preparazione medici o di reperti farmaci) archeologici) Difesa Difesa e e Forze Forze Armate Armate 1 Gestione di oggetti di valore (es. libri, documenti, beni aziendali, ) Giustizia Giustizia 1 1 Istruzione Istruzione Attività Attività amministrative amministrative di di diretta diretta interazione interazione col col cittadino cittadino Attività Attività amministrative amministrative interne interne Supporto alle attività dell organizzazione. Es: Tariffazione puntuale Localizzazione veicoli Gestione manutenzione Ricerca documenti Gestione biblioteche

5 Esecutiva Pilota Primi approcci alla tecnologia Il supporto operations e l asset l management: le realtà oggetto di studio Sanità Sanità Gestione ambiente Gestione ambiente infrastrutture e beni infrastrutture e beni culturali culturali Difesa Difesa e e Forze Forze Armate Armate Supporto Supporto Operations Operations Logistica di Logistica di magazzino magazzino Processo Processo Identificazione dei container Agenzia delle Dogane Trasporti Trasporti Controllo dei reperti archeologici - MiBAC Asset Asset managem. managem Giustizia Giustizia Istruzione Istruzione Gestione delle biblioteche Biblioteca di Economia Univ.degli Studi di Torino Attività Attività amministrative amministrative di di diretta diretta interazione interazione col col cittadino cittadino Attività Attività amministrative amministrative interne interne Gestione dei beni mobili Ufficio del Consegnatario PoliMI

7 La metodologia d analisid Mappatura dei processi Scenario tecnologico attuale (AS IS) Nuovi scenari tecnologici con impiego di RFId o di un altra tecnologia di identificazione automatica (TO BE) Costruzione del modello di valutazione dei costi e dei benefici secondo un approccio del tipo Activity Based Costing (ABC) Per ogni attività si individuano le risorse coinvolte (es. materiali, manodopera) Per ogni risorsa si valuta il consumo nella specifica attività mediante l individuazione l di opportuni driver (es. tempo per eseguire un attivit attività) Sulla base del consumo si alloca il costo delle risorse alle attività ed al processo complessivo Acquisizione dei dati necessari per parametrizzare il modello alla specifica realtà considerata Utilizzo del modello: analisi dei risultati Analisi di sensitività su alcuni parametri rilevanti per l analisi l (es. dati di struttura e di flusso) I modelli costruiti in excel sono: Generali: è possibile cambiare i dati in input e applicarli a nuove realtà oggetto di studio, purché condividano la struttura dei processi di base; Completi: : sono stati considerati tutti i principali costi e benefici associati a ciascun nuovo scenario tecnologico 7

8 I benefici ed i costi analizzati Sono stati analizzati in modo completo i benefici associati alle applicazioni RFId Benefici Tangibili Intangibili Efficienza Efficacia Immagine Informazioni Soddisfazione utenti Conformità a leggi Produttività Costi (stessi volumi) Qualità interna Ricavi (+ volumi a pari risorse) Qualità esterna Ricavi ( volumi) Tempestività Margini ( prezzo) Capacità di pianificazione e controllo Flessibilità (gestione dei cambiamenti) Analisi del Workload necessario per eseguire le attività oggetto di studio. Si traduce nella valutazione economica del ritorno dell investimento mediante opportuni indicatori (NPV, Tempo di pay back) Mediante opportuni KPI (Key Performance Indicators) si è provveduto, ove possibile, ad un analisi quantitativa dei benefici di efficacia (es. livello di servizio, tempo dedicabile allo studio del reperto) Benefici per loro natura difficilmente quantificabili: si è effettuata una valutazione qualitativa mediante opportuni KPI (es. migliore controllo) Sono stati considerati i costi: Di investimento nella nuova infrastruttura tecnologica (es. HW, SW, manodopera per taggatura del pregresso, etc.); Di esercizio (materiali di consumo, manodopera). 8

10 La presentazione del lavoro eseguito Si riassumono i risultati relativi all analisi analisi della Biblioteca Centrale di Economia Univ degli Studi di Torino. Il dettaglio nell allegato Biblio Economia definitivo.zip Si introduce il lavoro eseguito per i restanti tre ambiti di analisi: Gestione dei reperti archeologici (Caso MiBAC Santuario Ercole Vincitore) Gestione dei beni mobili nella PA (Caso Ufficio del Consegnatario PoliMI) Identificazione dei container (Caso Agenzia delle Dogane Porto di Venezia) Il dettaglio del lavoro eseguito per queste tre realtà è presentato nell allegato Tesi Francesco Adamo.doc,, che illustra la costruzione del modello e discute i risultati ottenuti; Si rimanda altresì ai modelli excel costruiti, e circolati in allegato: Modello MiBAC - Santuario.zip Modello Consegnatario PoliMI.zip Modello dogane Porto Venezia.zip 10

12 Il modello per la gestione delle biblioteche Il modello PoliMI per COSTO OPERATIVO TOTALE DELLA BIBLIOTECA la valutazione dell investimento RFId nel comparto bibliotecario è stato Costi dei materiali applicato alla Costo del reference Biblioteca Centrale di Economia dell Universit Università degli - Aperto Bar-code RFId Studi di Torino Fissato il reference al valore dello scenario aperto I maggiori benefici di efficienza si ottengono: Durante la revisione inventariale Nelle attività di front-office office (soprattutto durante il prestito e il riordino) Per quanto riguarda i benefici di efficacia: Diminuiscono i tempi di attesa per l utentel Si incrementa il livello di servizio (es. reference) ) offerto dal personale bibliotecario Si incrementa il controllo del patrimonio (revisione inventariale e più frequente) /anno Costo attività di back-office Costo attività di front-office Costo revisione inventariale Si rimanda all allegato allegato Biblio Economia definitivo.zip per un analisi di dettaglio del lavoro eseguito 12

14 Il modello per la gestione dei reperti archeologici (1/7) Il modello di valutazione sviluppato è stato applicato al Santuario d Ercole d Vincitore presso Tivoli (Roma) che ospita, al suo interno, uno dei più importanti magazzini per la raccolta dei reperti archeologici tutelati telati dalla Soprintendenza per i Beni Archeologici del Lazio Sulla base delle soluzioni RFId proposte, i risultati si riferiscono a due scenari tecnologici che sono stati analizzati: Scenario RFId su cassette: prevede l apposizione l di tag RFId per identificare i contenitori di plastica che conservano i reperti Scenario RFId su cassette e su reperti: prevede l apposizione l di tag RFId per identificare sia i contenitori di plastica sia i singoli reperti archeologici Per la costruzione dello strumento di valutazione sono valse le seguenti considerazioni: L analisi avviene sulle sole attività differenziali Valgono le seguenti ipotesi di struttura: Il personale interno è riallocabile ad altre mansioni L accesso a ciascun magazzino avviene attraverso un unico varco. Non N è possibile, cioè, entrare, uscire o prelevare un reperto dalla struttura passando per un ingresso non controllato 14

15 Il modello per la gestione dei reperti archeologici (2/7) Il modello analizza dettagliatamente le seguenti attività: Attività per la gestione del reperto Attività Prelievo di un Visita al preliminari alla reperto dal deposito per lo catalogazione magazzino studio di un reperto Ricognizione inventariale Catalogazione Conservazione del reperto Analisi dei processi per l amministrazione ordinaria dei reperti archeologici. Include le attività preliminari di studio e restauro degli oggetti fino alla loro inventariazione e conservazione nei depositi Restituzione del reperto Analisi delle attività legate al prelievo e alla successiva restituzione di un reperto archeologico ceduto in prestito ad altre amministrazioni pubbliche o ad enti privati Analisi delle attività legate alla presenza di visitatori interessati allo studio di alcuni reperti conservati presso la struttura Analisi delle attività elementari costituenti il processo di revisione e aggiornamento dell inventario che si ipotizza avvenga con cadenza annuale e sulla totalità del patrimonio iscritto nell inventario Si rimanda all allegato allegato Modello MiBAC definitivo.zip per il dettaglio della mappatura dei processi 15

16 Il modello per la gestione dei reperti archeologici (3/7) Il modello di valutazione è alimentato da una serie di dati in input suddivisi nelle seguenti categorie: Dati di flusso e di patrimonio Dati relativi alla struttura Tempi elementari delle principali attività modellizzate Altri dati operativi Parametri ricavati I più significativi dati di flusso e di patrimonio sono: Numero totale reperti in inventario: : numero di reperti opportunamente classificati e presenti nell inventario della struttura [reperti] Numero totale cassette presenti in inventario: : numero complessivo di contenitori adibiti alla conservazione dei reperti inventariati attualmente utilizzati [cassette] Numero medio reperti inventariati: : rappresenta il numero medio degli oggetti che annualmente vengono aggiunti annualmente al magazzino [reperti/anno] Numero medio reperti in prestito: : quantità media dei beni archeologici concessi in prestito ad altri enti per studio, eventi, [reperti/anno] 16

17 Il modello per la gestione dei reperti archeologici (4/7) Agli scenari RFId sono associati benefici legati all efficienza, in particolare per le attività di ricognizione inventariale Se rapportati all investimento per la realizzazione dell infrastruttura tecnologica, tali benefici non sono sufficienti a generare ritorni economici positivi /anno Costo operativo totale del magazzino Attuale RFId su cassette RFId su cassette e su reperti Costo dei materiali Ricognizione inventariale Attività per la gestione del reperto In entrambi gli scenari RFId si ottengono NPV negativi, e valori del tempo di pay-back attualizzato (*) incompatibili con qualsiasi pratica gestionale (*) Nel foglio Excel il PBT è calcolato nelle due versioni attualizzato e non attualizzato 17

18 Il modello per la gestione dei reperti archeologici (5/7) La valutazione economica fornisce i seguenti risultati: Scenario NPV [ ][ PBT [anni] RFId su cassette L investimento non è ripagato se non in tempi molto lunghi RFId su cassette e reperti L investimento non è ripagato se non in tempi molto lunghi E stata eseguita analisi di sensitività lungo le seguenti direzioni: Tempi della ricognizione inventariale: : incremento dei tempi nello scenario attuale Patrimonio dei beni inventariati e flussi annui (inventariazione,, prestiti, ): incremento di tali dati Costo del tag RFId: riduzione del 40% Anche negli scenari RFId creati per sensitività si ottengono NPV negativi e tempi di payback molto elevati 18 (*) Pay Back Time

19 Risoluzione tracking utente Il modello per la gestione dei reperti archeologici (6/7) È stato definito un indicatore denominato grado di conoscenza delle responsabilità rappresentato nel seguente schema di analisi: Il numero di operazioni per reperto registrate: Alta Alta Media Media Attuale Basso Quantità di informazioni a disposizione per bene archeologico riguardo alle operazioni che lo stesso ha subito durante il suo ciclo di vita all interno della struttura Medio RFId su cassette RFId su cassette e su reperti Alto Numero di operazioni per reperto registrate Grado di controllo che viene effettuato sugli accessi degli utenti autorizzati (personale interno, personale esterno, visitatori) ai depositi Nello scenario RFId su cassette aumenta rispetto alla situazione attuale perché è registrato qualsiasi movimento che la cassetta contenente il reperto ha subito Nello scenario RFId su cassette e su reperti aumenta rispetto ad entrambi gli scenari grazie alla possibilità di seguire tutti gli spostamenti che un bene ha subito durante il periodo di permanenza nella struttura La risoluzione del tracking utente: In entrambi gli scenari RFId il controllo accessi è migliorato dalla presenza di un sistema costituito da badge in dotazione agli utenti e varchi di rilevamento istallati presso 19 gli ingressi

20 Il modello per la gestione dei reperti archeologici (7/7) Le tecnologie RFId comportano una riduzione dei costi operativi annui del Santuario d Ercole d Vincitore. L impatto L assume, però, un ruolo marginale a causa delle dimensioni piuttosto ridotte dei flussi (oggetti inventariati ogni anno e numero visitatori che hanno accesso alla struttura). Tali benefici non sono, dunque, sufficienti a giustificare l investimento l come dimostrato dai valori assunti dall NPV e dal tempo di pay-back È fondamentale rilevare l importanza l assunta dai benefici che la radiofrequenza apporta ad altri parametri di valutazione come la conoscenza aggiornata del proprio inventario oppure il controllo delle responsabilit onsabilità che rappresentano elementi critici in un contesto dove la priorità è la tutela del patrimonio archeologico. Ad entrambi gli scenari RFId è,, infatti, associato un aumento delle informazioni memorizzate per reperto e la possibilit ità di associare una determinata azione su un oggetto ad un utente 20

22 Il modello per la gestione dei beni mobili (1/7) Il modello di valutazione sviluppato è stato applicato all Ufficio del Patrimonio del Politecnico di Milano La definizione degli scenari tecnologici è finalizzata al confronto tra due differenti tecnologie di identificazione automatica: Scenario codice a barre: prevede l associazione l di etichette barcode ai beni che rientrano nel patrimonio dell ente ente pubblico Scenario RFId: prevede che ciascun oggetto venga univocamente identificato da un transponder RFId riscrivibile Lo strumento di valutazione è stato costruito tenendo conto delle seguenti considerazioni: L analisi avviene sulle sole attività differenziali Valgono le seguenti ipotesi di struttura: Il personale dell ufficio del consegnatario è riallocabile ad altre mansioni Vengono considerati esclusivamente i beni che hanno valore contabile superiore ai 500 euro, iscritti dunque nel registro dei beni mobili dell ente ente pubblico 22

23 Attività per la gestione ordinaria dei beni mobili Il modello per la gestione dei beni mobili (2/7) Il modello analizza dettagliatamente le seguenti attività: Inventariazione Ricognizione inventariale Gestione della manutenzione Modifiche all inventario Dismissione di un bene Analisi delle attività per la revisione inventariale e il rinnovo del registro contabile che, per legge, deve essere svolta con cadenza almeno quinquennale Analisi dei processi per l amministrazione ordinaria dei beni mobili. Comprende l insieme delle attività che spazia dall iscrizione del bene nel registro inventariale fino alla sua dismissione attraverso l emissione di un buono di scarico Esame delle attività legate alla gestione della manutenzione ordinaria e straordinaria di strumenti tecnici, di dispositivi che necessitano di un controllo o di un aggiornamento periodico (PC, condizionatori,.) e dei beni regolati dal decreto 626 Si rimanda all allegato allegato Modello Consegnatario definitivo.zip per il dettaglio della mappatura dei processi 23

24 Il modello per la gestione dei beni mobili (3/7) Il modello di valutazione è alimentato da una serie di dati in input suddivisi nelle seguenti categorie: Dati di flusso e di patrimonio Dati relativi alla struttura Tempi elementari delle principali attività modellizzate Altri dati operativi Parametri ricavati I più significativi dati di flusso e di patrimonio sono : Patrimonio totale di beni mobili: : numero oggetti gestiti dalla struttura iscritti nell inventario dei beni mobili (aventi valore superiore ai 500 euro) [beni] Numero medio nuovi carichi nell inventario inventario: : numero medio di nuovi beni che annualmente sono iscritti nel registro dei beni mobili gestito dal d consegnatario [beni/anno] % beni mancanti dal processo di ricognizione: : valore percentuale dei beni iscritti nel registro risultati in media mancanti a seguito di un processo o di ricognizione inventariale Valore medio di un bene del patrimonio: : valore economico medio, espresso in euro, di un bene facente parte del patrimonio della struttura [ /bene][ 24

25 Il modello per la gestione dei beni mobili (4/7) Il contributo apportato da entrambe le tecnologie di identificazione automatica alle attività di gestione ordinaria e di gestione della manutenzione risulta marginale visti i valori ridotti che caratterizzano il flusso dei beni annuo I maggiori benefici di efficienza si ottengono sulla ricognizione inventariale. Anche rapportato alla tecnologica con codice a barre, l RFId l permette una maggiore riduzione dei tempi e proporzionalmente dei costi necessari alla realizzazione del processo Se rapportati all investimento, i benefici ottenibili non sono, in entrambi gli scenari tecnologici, sufficienti a generare valore economico. Si ottengono NPV negativi e tempi di pay-back attualizzato molto elevati /revisione /anno Costi correnti annui per l'ufficio del consegnatario Attuale Barcode RFId Costi per la ricognizione inventariale Attuale Barcode RFId Costi materiali Gestione manutenzione Gestione ordinaria Materiale per il rinnovo Rinnovo inventario Ricognizione 25

26 Il modello per la gestione dei beni mobili (4/7) La valutazione economica fornisce i seguenti risultati: Scenario NPV [ ][ PBT [anni] Bar code RFId E stata eseguita analisi di sensitività lungo le seguenti direzioni: Patrimonio dei beni Caso dimensione inventariati e flussi patrimonio media Caso annui (nventariazione, modifiche Scenario NPV [ ][ PBT [anni] NPV [ ][ all inventario, inventario, ): incremento di tali dati Costo del tag RFId: : riduzione del 40% Scenario RFId Caso Ufficio patrimonio PoliMI NPV [ ][ Caso Dimensione patrimonio alta PBT [anni] Bar code RFId PBT [anni] 12 Caso dimensione patrimonio media NPV [ ][ PBT [anni] NPV [ ][ PBT [anni] Gli scenari RFId non presentano indicatori economici positivi, a meno di forti decrementi del costo del tag e di patrimoni di grandi dimensioni ( beni) 8 Caso Dimensione patrimonio alta (*) Pay Back Time

27 Il modello per la gestione dei beni mobili (6/7) Il modello di valutazione, sulla base di alcune considerazioni qualitative, q include il calcolo dei seguenti due indicatori di performance: Numero ricognizioni a parità di workload: : valuta quante volte è possibile effettuare la revisione inventariale nel rispetto dei vincoli di risorse (tempo o per la realizzazione dell intero processo) che la struttura in esame è disposta a dedicare Soglia max (ore/uomo) accettabilità Totale per la ricognizione inventariale (ore/uomo) Numero di ricognizioni a parità di workload Attuale Codice a barre 1920:00:00 RFId 1483:48:20 925:41:40 707:05:00 1 (1,3) 2 (2,07) 2 (2,71) Sia la soluzione con codice a barre che quella RFId offrono la possibilità di effettuare, a parità di risorse messe a disposizione, una ricognizione inventariale completa in più nell arco dei cinque anni previsti dalla normativa Grazie alla possibilità di effettuare una ricognizione inventariale in più,, si ritiene che ad entrambi gli scenari tecnologici (BarCode, RFId) si possa associare una diminuzione d dei furti sul patrimonio gestito. La stima di questo valore può essere fatta in modo soggettivo: il modello fornito nel foglio Excel aiuta a calcolare con rapidità il corrispettivo risparmio economico legato all ipotizzata diminuzione dei furti 27

28 Il modello per la gestione dei beni mobili (7/7) L entità dei benefici economici sulle attività di gestione ordinaria e di gestione della manutenzione legati all introduzione delle tecnologie RFId riveste un ruolo marginale a causa dei valori molto bassi che caratterizzano il flusso di beni annuo L impatto dell RFId sui tempi e sui costi della ricognizione inventariale è rilevante, ma tali benefici non contribuiscono in maniera decisiva al risultato offerto dagli indicatori di valutazione economica (NPV e tempo di d pay-back back) vista la cadenza quinquennale con la quale tale processo viene eseguito e Grazie ad un controllo più puntuale e frequente, le tecnologie basate sulla radiofrequenza permettono di incrementare l affidabilitl affidabilità e la credibilità del registro di beni che l Ufficio l del Patrimonio gestisce. A parità di risorse dedicate, rispetto allo scenario attuale è possibile, infatti, eseguire una volta in più la ricognizione inventariale o in alternativa eseguire più frequentemente revisioni parziali sugli ambienti giudicati più critici 28

30 Il modello per la gestione doganale dei container (1/8) Il modello di valutazione sviluppato è stato applicato al Porto di Venezia I risultati fanno riferimento a due differenti scenari tecnologici ci analizzati nel dettaglio: Scenario sigillo elettronico progetto pilota: progetto di collaborazione tra Agenzia delle Dogane e gestore del terminal (terminalista( terminalista) ) che prevede l uso l di sigilli elettronici RFId riutilizzabili apposti sui container al momento dello sbarco e prelevati all atto atto dello sdoganamento Scenario sigillo elettronico integrazione di filiera: si ipotizza che ciascun container giunga nel porto già dotato di sigillo elettronico perché istallato a monte della filiera Per la costruzione dello strumento di valutazione sono valse le seguenti considerazioni: L analisi avviene per le sole attività di import L analisi avviene sulle sole attività differenziali Valgono le seguenti ipotesi di struttura: Il personale del porto e del retroporto è riallocabile ad altre mansioni Non viene fatta alcuna distinzione tra le tipologie di container 30

31 Il modello per la gestione doganale dei container (2/8) Il modello analizza dettagliatamente le seguenti attività: Attività di sbarco Visto sbarcare Attori: Agenzia delle Dogane Terminalista Gestione del retroporto Attori: Agenzia delle Dogane Terminalista Circuito doganale di controllo Attori: Agenzia delle Dogane Merci a groupage Attori: Agenzia delle Dogane Sdoganamento in linea Attori: Agenzia delle Dogane Terminalista Uscita dal terminal Visto uscire Attori: Agenzia delle Dogane Sdoganamento non in linea Attori: Agenzia delle Dogane Terminalista Analisi delle attività svolte all interno del terminal portuale dagli attori dell Agenzia delle Dogane e in parte di quelle del terminalista che spaziano dallo sbarco del container dalla nave fino ai controlli svolti presso i gate di uscita per lo sdoganamento definitivo o il trasferimento al retroporto Analisi dei processi per la gestione dei container all interno della struttura del retroporto eseguiti dagli attori dell Agenzia delle Dogane e in parte da quelli del terminalista Esame delle attività di controllo (CDC) sulle merci che può essere eseguita in qualsiasi momento del ciclo di vita di un container all interno del porto o del retroporto Analisi dei processi per la gestione dei container a groupage, contenenti, cioè, al loro interno piccole partite provenienti da mittenti diversi Si rimanda all allegato allegato Modello dogane definitivo.zip per il dettaglio della mappatura dei processi 31

32 Il modello per la gestione doganale dei container (3/8) Il modello di valutazione è alimentato da una serie di dati in input suddivisi nelle seguenti categorie: Dati di flusso dei container Dati relativi alla struttura Dati del costo della manodopera Tempi elementari delle principali attività modellizzate Altri dati operativi I più significativi dati di flusso dei container sono: Numero medio container sbarcati: valore medio su base annua del numero di container provenienti via mare e sbarcati nel terminal [container/anno] % container sdoganati in linea % container sdoganati non in linea % container destinati al magazzino del terminal % container destinati al retroporto % container ritirati su gomma % container ritirati su ferro % controllo fisico sui container % container sbarcati del tipo a groupage 32

33 Il modello per la gestione doganale dei container (4/8) L analisi dell investimento per l Agenzia l delle Dogane mostra che: La realizzazione dello scenario sigillo elettronico progetto pilota non risulta economicamente conveniente in quanto provoca un aumento dei costi operativi annui per le attività esaminate. Questo aumento è dovuto a: Perdita di valore per le attività interne a causa dell aumento dei tempi per svolgere le principali operazioni (visto sbarcare, controlli sulle merci, ) Aumento della manodopera ai varchi di uscita per il prelievo del sigillo elettronico Costo annuo per l acquisto dei materiali per il rinnovo del parco sigilli /anno Costo operativo annuo Scenario Attuale Sigillo Elettronico - Progetto Pilota Sigillo Elettronico - Integrazione di filiera Costo dei materiali Aumento/riduzione manodopera Attività ai varchi Attività interne Nello scenario sigillo elettronico integrazione di filiera, grazie al minor investimento necessario alla realizzazione dell architettura RFId e i notevoli vantaggi sui costi operativi annui in tutte le attività esaminate, si ottiene una profittabilità elevata e un tempo di payback attualizzato molto basso Scenario NPV[ ] Tempo di PayBack [anni] Sigillo elettronico progetto pilota Sigillo elettronico integrazione di filiera

34 Il modello per la gestione doganale dei container (5/8) L analisi dell investimento per il gestore del terminal mostra che: In entrambi gli scenari tecnologici il costo delle attività esaminate si riduce a zero perché completamente automatizzate dalla tecnologia RFId /anno Costi per la gestione del magazzino del terminalista A fronte di tale beneficio e considerato l investimento l che anche il terminalista deve sostenere per l infrastruttura tecnologica si ottengono i seguenti risultati: Scenario Attuale - - Sigillo Elettronico - Progetto Pilota Sigillo Elettronico - Integrazione di filiera Scenario Sigillo elettronico progetto pilota Sigillo elettronico integrazione di filiera NPV[ ] Tempo di PayBack [anni] L analisi si è concentrata su quei processi che sono totalmente automatizzati dall infrastruttura RFId riducendo a zero i tempi e i costi operativi ad essi associati 34

35 (*) Pay Back Time Il modello per la gestione doganale dei container (6/8) E stata eseguita analisi di sensitività lungo le seguenti direzioni: Flussi di container in import e sulla presenza di retroporto: : incremento dei flussi e introduzione di un retroporto (non presente a Venezia) Scenario Sigillo elettronico progetto pilota Sigillo elettronico integrazione di filiera Analisi investimento per Agenzia delle Dogane NPV[ ] PBT (*) [anni] - 1 Analisi investimento per Terminalista NPV[ ] PBT [anni] Modalità di trasporto dei container (ferro, gomma): variazioni delle percentuali relative alle due modalità Incrementando la percentuale di trasporto su ferro, i risultati economici per l Agenzia l delle Dogane permangono negativi nello scenario Progetto Pilota e positivi nello scenario Integrazione di filiera,, mentre i benefici per il terminalista permangono positivi 35

36 Il modello per la gestione doganale dei container (7/8) Il modello di valutazione include anche il calcolo dei seguenti indicatori di performance: Riduzione del tempo di rework: : diminuzione del tempo dedicato alle attività di ripetizione delle operazioni svolte sul sistema informativo (doganale o del terminalista) ) provocate da un immissione errata dei dati Livello di servizio: : riduzione del tempo di processamento da parte del personale ai varchi (Guardia di Finanza) e la conseguente stima, attraverso la teoria a delle code, del tempo trascorso dagli autotrasportatori in attesa ai gate di uscita via a gomma % % sul tempo speso % % sul tempo di in coda dagli rework autotrasportatori Scenario Sigillo elettronico Progetto pilota -100% - 72% Scenario Sigillo elettronico Integrazione di filiera -100% -96% Grazie alle operazioni di identificazione automatica, che avvengono attraverso i reader posti sui varchi o con l ausilio di PDA, gli scenari RFId riducono a zero il tempo di rework In percentuale, entrambi gli scenari tecnologici contribuiscono ad una notevole riduzione del tempo in coda degli autotrasportatori 36

37 Il modello per la gestione doganale dei container (8/8) Il valore economico generato dal progetto pilota è negativo. Il risultato insoddisfacente è condizionato dall impatto subito dalle principali attività conseguente all ipotesi di partenza che prevede l apposizione l del sigillo elettronico al momento dello sbarco e la sua successiva rimozione all atto atto dello sdoganamento Nell ipotesi di integrazione di filiera, il minor investimento necessario alla realizzazione dell infrastruttura tecnologica e i notevoli vantaggi sui costi operativi annui contribuiscono al raggiungimento di una profittabilità molto elevata Sono soddisfacenti i benefici di costo che ottiene il terminalista grazie alla completa automazione delle attività esaminate. Andrebbe esplorata un opzione di condivisione dei costi e dei benefici dell investimento nello scenario Pilota Agli scenari con sigillo elettronico è associata una riduzione del tempo dedicato al rework e del tempo speso in coda dagli autotrasportatori per le operazioni di controllo e di accettazione all uscita dal porto È necessario interpretare la realizzazione dell infrastruttura RFId come un importante opzione strategica per il futuro il cui valore è tanto più elevato quanto più diverrà concreta in tempi brevi l ipotesi l di utilizzare i sigilli elettronici a monte 37

39 Conclusioni (1/4) Le applicazioni RFId dimostrano un elevato potenziale per il miglioramento delle attività di gestione delle biblioteche e per un maggior controllo del patrimonio librario Nelle restanti realtà analizzate (gestione reperti archeologici, gestione beni mobili ed identificazione container) la loro adozione sembra essere ere piuttosto prematura,, soprattutto se si considera il ritorno di investimento I motivi di questa affermazione sono da ricercarsi in: (1/3) Condizioni strutturali (2/3) Problemi congiunturali (3/3) Non criticità dei processi impattati dall RFId continua 39

40 Perché premature? Conclusioni (2/4) (1/3) Condizioni strutturali: è pressoché impossibile ottenere ritorni economici dalla realizzazione in locale di un applicazione con una chiara vocazione globale. E E necessaria un azione integrata di filiera, ad es.: Tag applicato dal produttore del container prima dell utilizzo presso il porto Tag applicato dal produttore del farmaco prima dell utilizzo in ospedale Tag applicato dal produttore / rivenditore del bene per abilitare e l asset l management Messaggio: non ha senso fare delle fughe solitarie (2/3) Problemi congiunturali: il costo dell infrastruttura tecnologica può diventare insostenibile in realtà caratterizzate da una piccola scala dei processi impattati, ad es.: Pochi beni archeologici movimentati Pochi nuovi asset inventariati Allo stesso modo, eventuali ristrettezze di budget tipicamente spostano s l enfasi l sul fattore ritorno economico,, rendendo non desiderabili quelle applicazioni il cui impatto si concentri, principalmente, sulle prestazioni di efficacia. Messaggio: se il focus è l efficienza, focalizzarsi su processi di larga scala continua 40

41 (segue) Conclusioni (3/4) (3/3) Non centralità dei processi impattati dall RFId RFId: è più difficile trovare giustificazione all investimento in RFId tutte quelle volte che l applicazione l non si concentra su attività core della PA in esame (come è il caso del processo di gestione dei beni mobili). Nelle applicazioni su attività non core è più difficile individuare il cui prodest: Talvolta sono attività già date in outsourcing, come le ricognizioni inventariali; Il cliente della PA non percepisce un servizio / valore aggiunto Concentrandosi sulle attività core è più facile raggiungere il giusto mix di incremento prestazionale (efficienza + efficacia) che porta a giustificare l adozione del RFId. Messaggio: cercare applicazioni nella tecnologia, partendo dalle attività core 41

42 Conclusioni (4/4) Nel proporre un investimento in tecnologia RFId nelle PA è quindi necessario: valutare con precisione se vi siano le condizioni di ostacolo richiamate ai punti precedenti, ed in caso come sia possibile aggirarle/rimuoverle erle realizzare che i benefici vanno individuati sia nelle aree di efficienza ficienza che di efficacia. Laddove si lavori su attività core, è più facile trovare il giusto bilanciamento di miglioramento di efficienza e di efficacia. ia. E E questa la chiave di introduzione delle tecnologie RFId (es. sanità) per queste due classi di benefici, tentare sempre una valutazione quantitativa o, in seconda battuta, qualitativa mediante opportuni KPI 42

43 Agenda Gli ambiti applicativi più promettenti La metodologia Le analisi di dettaglio La gestione delle biblioteche: : Biblioteca Centrale di Economia Università degli Studi di Torino La gestione dei reperti archeologici: MiBAC Santuario d Ercole d Vincitore La gestione dei beni mobili nella PA: : Consegnatario PoliMI L identificazione dei container: : Agenzia delle Dogane Porto di Venezia Conclusioni Allegati 43

44 Allegati Tesi Francesco Adamo.doc doc contiene la descrizione delle evidenze consegnate durante la fase intermedia dell accordo di collaborazione e la descrizione dettagliata del lavoro eseguito per i tre ambiti di analisi. Per ciascuno di essi si analizzano: il contesto, gli scenari tecnologici, la mappatura dei processi, il modello costruito e i KPI analizzati, i risultati e i messaggi Biblio Economia definitivo.zip è il documento preparato durante lo studio della Biblioteca Centrale di Economia Univ.. degli Studi di Torino. Evidenzia le caratteristiche della struttura, i risultati del modello ed i messaggi emersi dall analisi analisi Modello MiBAC definitivo.zip è il modello excel costruito per l analisi l della gestione dei reperti, e parametrizzato al caso del Santuario d Ercole d Vincitore. Modello Consegnatario definitivo.zip è il modello excel costruito per l analisi l della gestione dei beni mobili per l Ufficio l del Consegnatario, e parametrizzato sulla realtà del Politecnico di Milano. Modello dogane definitivo.zip è il modello excel costruito per l analisi l dell identificazione dei container presso una dogana portuale, e parametrizzato sui dati del Porto di Venezia in base ai requisiti evidenziati dall Agenzia delle Dogane. 44