L Azienda Digitale. Viaggio nell'italia che compete. Ottobre Realizzato da NetConsulting per Repubblica Affari&Finanza e Samsung

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1 L Azienda Digitale Viaggio nell'italia che compete Ottobre 2012 Realizzato da NetConsulting per Repubblica Affari&Finanza e Samsung Evento Territoriale di Firenze NetConsulting

2 INDICE 1 Introduzione Obiettivi e metodologia Principali strategie delle aziende L adozione di soluzioni per la gestione dei documenti: driver e strategie I principali driver e le aspettative Strategie di adozione Aree maggiormente interessate dalla digitalizzazione e principali criticità Il grado di utilizzo delle tecnologie per la digitalizzazione dei processi Le dinamiche di investimento IT L impatto della digitalizzazione sui processi Conclusioni NetConsulting

3 1 Introduzione La crisi economica e quella finanziaria stanno avendo un impatto considerevole su qualunque tipologia di business e gestione aziendale, condizionandone i risultati. Al tempo stesso, però, rappresentano un forte driver per individuare ed eliminare inefficienze in passato spesso trascurate, espressione di sprechi che si traducevano in costi ingiustificati, scarsa produttività dei singoli, freni alla normale ed efficiente gestione dei processi. Tutte criticità che, oggi più che mai, non possono essere trascurate e la cui risoluzione non può essere rimandata. Queste criticità possono essere associate a vari ambiti aziendali e si possono indirizzare attraverso diverse tecnologie informatiche. Tra le aree di interesse e di investimento che stanno caratterizzando lo scenario italiano dell'it negli ultimi anni, il tema della digitalizzazione di documenti e processi, su spinta di driver di varia natura - normativi e business - sta avendo un importante ruolo in funzione di obiettivi quali la riduzione dei costi, la ricerca di maggiore efficienza e agilità di business. Esigenze di digitalizzazione dei processi trovano spazio nelle agende di investimento delle aziende utenti di tecnologie, indipendentemente dal settore di appartenenza, pubblico o privato, e dalla dimensione dell azienda/ente. Tra le varie aree che hanno generato inefficienze in passato, alle quali le aziende prestano particolare attenzione, vi sono sicuramente i processi di stampa. Questi ultimi, se inseriti in una più ampia dimensione di gestione dei flussi documentali in azienda, possono rappresentare un ulteriore area di recupero di efficienza e uno strumento per migliorare la gestione dei processi documentali critici. Data l enfasi sul tema della digitalizzazione, NetConsulting e Repubblica Affari&Finanza hanno ritenuto necessario delineare l approccio a questa tematica, a livello nazionale e a livello locale, di singolo territorio. 1.1 Obiettivi e metodologia Obiettivo di questo Paper vuole essere quello di: descrivere la situazione nazionale in tema di gestione documentale focalizzare tendenze e approccio a livello di singolo territorio confrontare i due ambiti - nazionale e territoriale Gli aspetti che saranno evidenziati e confrontati, a livello nazionale e di singolo territorio, saranno: le principali strategie adottate dalle aziende per affrontare l attuale congiuntura economica i driver che spingono le aziende ad adottare modelli e soluzioni per migliorare la gestione di dati ed informazioni NetConsulting

4 i processi aziendali ritenuti più critici dalle aziende relativamente alla gestione dei documenti il livello di utilizzo delle principali tecnologie e soluzioni a supporto della digitalizzazione di documenti ed informazioni le dinamiche di investimento IT delle aziende e la quota di questi destinata a soluzioni di gestione documentale l impatto della digitalizzazione in termini sia di maggiore efficienza - riduzione dei costi e dei tempi di processo - sia di maggiore efficacia - agilità del business e rapidità di risposta al mercato. I dati nazionali relativi alle strategie delle aziende ed agli investimenti IT derivano da studi NetConsulting, integrati con informazioni e dati di altre fonti. I dati locali sono stati, invece, rilevati attraverso una websurvey, condotta nel mese di settembre 2012 da NetConsulting, su un panel di aziende segnalato da Confindustria Firenze e da aziende che hanno deciso spontaneamente di dare il loro contributo, accedendo alla websurvey attraverso il banner pubblicizzato sul sito on-line di Repubblica. Le aziende rispondenti alla rilevazione sul territorio di Firenze sono state complessivamente 52, appartenenti principalmente al settore dei Servizi (37%) e dell Industria (29%), completano il panel realtà che operano nell ICT (13%), Pubblica Amministrazione Locale (9%), Finance (6%), Agricoltura (4%) e Utilities (2%). A livello dimensionale, oltre l 80% del panel è composto da aziende tra 10 e 99 addetti. I rispondenti sono soprattutto Top Manager (70% del panel), responsabili delle linee di business o responsabili dei sistemi informativi. Si ringraziano Repubblica Affari&Finanza, Samsung, Confindustria Firenze per il supporto all iniziativa. Un ringraziamento particolare va alle aziende che hanno fornito il loro prezioso contributo partecipando alla web survey. NetConsulting

5 2 Principali strategie delle aziende Panorama Italiano L economica italiana continua ad essere stagnante e particolarmente esposta alle turbolenze finanziarie. Tale contesto si riflette negli andamenti congiunturali negativi registrati nel primo semestre 2012 e con previsioni di chiusura dell anno ancora peggiori: PIL 2012 su 2011 in calo del 2,6%, cui si associa il forte calo dei consumi. A fronte di questo quadro economico complessivo, le aziende tendono a razionalizzare i costi per far fronte a: calo della domanda, difficoltà di pagamento da parte dei propri clienti, necessità di saldare le proprie situazioni debitorie, mantenere una marginalità adeguata alla continuità del business. Strategie di ottimizzazione e miglioramento della flessibilità dei processi di business (produttivi, logistici, amministrativi) vengono perseguite con l obiettivo: da un lato, di migliorare l efficacia dei processi commerciali e di gestione del cliente dall altro, di recuperare efficienza nelle relazioni con i fornitori e nei processi di procurement Un migliore approccio al mercato non può prescindere da azioni volte a migliorare la relazione con i clienti, percorso che le aziende sembrano indirizzare attraverso strategie di cross o upselling condotte sul parco clienti già esistente, oltre che con strategie di innovazione dell offerta veicolata. Quest ultima viene realizzata attraverso incremento delle competenze interne ma anche attraverso alleanze ed operazioni di fusione ed acquisizione. Importante sottolineare come ad iniziative di recupero di efficienza le aziende affianchino strategie di crescita, orientandosi in particolare all espansione dei mercati aggrediti, a livello nazionale e in particolare all estero, sfruttando tassi di cambio favorevoli. L espansione commerciale rappresenta altresì un driver ad investimenti in iniziative di marketing e comunicazione. Focus Firenze In linea con quanto emerso a livello nazionale, le aziende appartenenti al territorio di Firenze (Figura 1) evidenziano nell ottimizzazione dei processi, produttivi ed amministrativi, la loro principale priorità. Strettamente legata a strategie di ottimizzazione risulta la riduzione dei costi. In un contesto fortemente orientato al recupero di efficienza, non vengono tuttavia tralasciate strategie di innovazione finalizzate all introduzione sul mercato di nuovi prodotti e servizi. Particolare attenzione viene prestata al miglioramento delle relazioni con i clienti, in linea con quanto accade nel resto del territorio nazionale. NetConsulting

6 Meno evidenti rispetto allo scenario nazionale, nel caso delle aziende fiorentine, sono strategie di espansione sui mercati esteri. I motivi di questo fenomeno sono da ricercare soprattutto nell appartenenza dei rispondenti prevalentemente al settore Servizi, senza escludere che realtà del comparto industriale abbiano intrapreso in passato percorsi di maggiore presenza all Estero e ora più focalizzate su altre evoluzioni strategiche. Un ulteriore gap del territorio di Firenze rispetto alla media nazionale riguarda il focus su iniziative marketing e soprattutto una minore propensione ad incrementare l uso di tecnologie informatiche in azienda. Figura 1 Le principali priorità di business Valori % su totale aziende Fonte: NetConsulting, Websurvey L adozione di soluzioni per la gestione dei documenti: driver e strategie 3.1 I principali driver e le aspettative L implementazione delle strategie indicate dalle aziende, in particolare la ricerca di una maggiore efficienza interna ed il miglioramento delle relazioni con clienti e fornitori, non possono prescindere da una rivisitazione dei processi aziendali funzionali al miglioramento di flussi di dati ed NetConsulting

7 informazioni. Tutte le realtà, di qualunque dimensione, si trovano a far fronte a volumi crescenti di dati ed informazioni, soprattutto destrutturati. Prima di analizzare nel dettaglio quali sono le aree ed i processi aziendali che le aziende indicano come critici e quale il livello di adozione delle soluzioni tecnologiche coinvolte, è opportuno evidenziare per quali motivi le aziende stanno investendo su quest area (Figura 2): da una parte, la necessità di preservare e gestire il patrimonio informativo che, se ben utilizzato, diventa un fattore strategico di competitività dall altra, è indubbio che processi e flussi documentali ottimizzati generino un impatto positivo sui costi gestionali: una corretta gestione del ciclo di vita dei documenti, dalla creazione fino alla loro archiviazione può consentire un risparmio consistente e, quindi, un opportunità che le aziende devono cogliere. Tra i fattori che spingono ad investire in quest area vi è certamente la diffusione crescente del social networking e del Web 2.0 che, unitamente alla maggiore mobilità del posto di lavoro, richiede livelli più alti di condivisione dei contenuti, e porta all introduzione di tool quali portali Intranet ed Extranet che offrono a dipendenti, partner e clienti la possibilità di connettersi tra di loro, sulla scia di quanto avviene in ambito consumer. Una gestione della documentazione basata prevalentemente sui supporti cartacei presenta, oltre ai maggiori costi, una serie di rischi operativi: perdita di documenti accesso ad informazioni riservate da parte di utenti non autorizzati difficoltà nella ricerca di informazioni difficoltà di accesso alle informazioni nei tempi desiderati Questi fattori di rischio possono essere ridotti con l introduzione di soluzioni e tecnologie di digitalizzazione. Da queste iniziative le aziende si aspettano una riduzione dei rischi operativi ma anche: ottimizzazione dei processi recupero di efficienza riduzione dei costi interni ed esterni miglioramento dei servizi all utente (rappresentato da personale interno ma anche da interlocutori esterni) maggiore adesione alle normative in ambito di gestione dati ed informazioni e tracciabilità dei processi La riduzione dei costi ed il recupero di efficienza nei processi è, a sua volta, connessa al miglioramento di altri fattori quali: NetConsulting

8 tempo di ricerca di un documento risorse addette ad un determinato processo tempo di svolgimento complessivo di un processo Figura 2 Driver e benefici generati dalla gestione documentale supportata dall IT Fonte: NetConsulting, Websurvey 2012 NetConsulting

9 3.2 Strategie di adozione Tutti i driver identificati sono strettamente legati l uno all altro: è possibile migliorare il servizio al cliente nel caso in cui si operi nel rispetto delle normative, questo a sua volta riduce l esposizione di un impresa a determinati rischi e, di conseguenza, migliora l efficienza operativa, generando al tempo stesso una razionalizzazione dei costi. L efficacia massima si ottiene quando le aziende mettono in atto una serie di azioni coordinate e coerenti tra cui: rivisitazione del ciclo di vita del documento e dei processi inerenti le attività di delivery e di approvazione degli stessi ottimizzazione e rinnovamento degli ambienti di stampa diffusione di regole di comportamento orientate a ridurre gli sprechi nella gestione dei documenti e in particolare delle stampe introduzione di soluzioni di dematerializzazione dei documenti/processi (fatturazione elettronica, protocollo informatico, conservazione a norma, firma digitale, posta elettronica certificata, ) introduzione di regole e soluzioni per la governance e la tracciabilità dei processi documentali, in grado di monitorare lo storico dei documenti, rilevare chi ne ha avuto accesso e quali modifiche sono state apportate nei vari scambi. A seconda dell approccio utilizzato dalle aziende nell affrontare la tematica della gestione dei documenti, è possibile distinguere due categorie: aziende con approccio tradizionale alla gestione dei documenti (più frequente nelle realtà di media e piccola dimensione), quando la maggior parte delle relazioni e lo scambio di documentazione, sia internamente all azienda che verso interlocutori esterni (clienti, fornitori, stakeholder) si basa su documenti cartacei ed anche la gestione delle stampe risulta poco monitorata aziende più innovative che hanno adottato una serie di azioni grazie alle quali il documento cartaceo è stato progressivamente sostituito da documenti elettronici, i flussi di documenti ed i processi di autorizzazione ed approvazione sono stati completamente automatizzati, grazie all adozione delle tecnologie indicate in precedenza. NetConsulting

10 4 Aree maggiormente interessate dalla digitalizzazione e principali criticità Panorama Italiano A fronte di budget limitati, le aziende stanno adottando un approccio graduale alla digitalizzazione, partendo da processi ritenuti più critici in termini di: riservatezza delle informazioni, da cui la necessità di evitare l accesso di chiunque a determinati documenti rischio di violazione della privacy, di fuga di notizie verso l esterno, di imitazione aspetto particolarmente sentito in aree aziendali quali la Direzione Generale, la Direzione Amministrazione e Finanza, gli Uffici Stampa o Relazioni Esterne, la Direzione del Personale, piuttosto che l area Ricerca e Sviluppo di aziende di produzione elevati volumi, soprattutto in aree caratterizzate da una maggiore interazione con l esterno come la gestione clienti, ciclo attivo e passivo (offerte ricevute, contratti, proposte commerciali, ordini ricevuti ed emessi, fatture ricevute ed emesse, documenti allegati alle fatture), Logistica e Comunicazione (documentazione promozionale) tempestività nel reperire le informazioni contenute nei documenti, necessità fortemente sentita nei decisionali e amministrativi, oltre che dalle linee di business adozione di formati particolari, spesso su specifiche tipologie di cartaceo, (es. carta chimica); esigenza sentita soprattutto in aree come la Gestione Clienti e Fornitori (contratti, fatture, ecc.) e l area Marketing (produzione di materiale promozionale) necessità di produrre stampe a colori, particolarmente sentita nell area Marketing e Comunicazione e Produzione adeguamento ai vincoli normativi, che caratterizza aree aziendali quali la Contabilità, le Risorse Umane, i processi di Audit Focus Firenze Le aziende che hanno partecipato alla websurvey hanno indicato una serie di criticità che in parte si allineano a quanto emerso a livello nazionale (Figura 3). In particolare, sono state indicate come fortemente critiche, per numerosi processi aziendali, la possibilità di tracciare l iter dei documenti, sia internamente che nei processi di interazione con l esterno, congiuntamente alla tempestività di accesso alle informazioni contenute nei documenti stessi. Vincoli normativi quali il rispetto delle policy di sicurezza, Testo Unico sulla Privacy in tema di trattamento di dati sensibili, tanto a livello nazionale quanto sul territorio fiorentino condizionano pesantemente aree aziendali quali Human Resources, il Billing, la Gestione Clienti. Normative NetConsulting

11 settoriali specifiche in tema di tracciabilità rendono critici, invece, la gestione dei documenti in aree come la Ricerca e Sviluppo e la Produzione. Figura 3 Principali criticità nella gestione dei documenti nei vari processi aziendali Fonte: NetConsulting, Websurvey 2012 NetConsulting

12 5 Il grado di utilizzo delle tecnologie per la digitalizzazione dei processi Panorama Italiano Un quadro generale sul grado di utilizzo delle tecnologie a supporto di interventi di digitalizzazione, a livello nazionale, è fornito dall indagine Istat sull utilizzo delle tecnologie dell informazione e della comunicazione nelle imprese. Da quest ultima emerge come, a livello Paese (considerando la totalità delle aziende appartenenti ai settori industria e servizi con numero di addetti compreso tra 10 e 250), non sia presente un ampia ed omogenea diffusione di tecnologie volte a supportare le aziende nei processi critici analizzati in precedenza. Le tecnologie più diffuse sono le seguenti: Posta Elettronica Certificata Sito Internet Interazione digitale con la Pubblica Amministrazione - che può variare dalla semplice richiesta di informazioni, al download o upload di documenti fino alla chiusura di un processo intero Fatturazione elettronica - in uscita Altre tecnologie sono presenti mediamente in circa la metà delle aziende e si tratta della Firma Elettronica e dell e-procurement. La fatturazione in entrata, il cui utilizzo prevede una serie di azioni non solo a livello tecnologico ma anche di processi, è adottata dal 14% delle aziende italiane così come il ricorso all e-commerce (vendita di beni o servizi attraverso Internet). Tecnologie come l RFID (a supporto della tracciabilità in ambito Produzione/Logistica) risultano fortemente di nicchia, presente nell 8% delle aziende. NetConsulting

13 Figura 4 Livello di adozione di soluzioni e tecnologie a supporto della gestione documentale in Italia Risposta multipla Fonte: NetConsulting su dati Istat altre fonti (in merito a PEC e firma elettronica), 2012 Per quanto riguarda, invece, le azioni intraprese per migliorare l ambiente di printing, varie ricerche svolte da NetConsulting hanno evidenziato come le aziende abbiano iniziato un percorso di rinnovamento e innovazione del proprio parco printing, attraverso diverse azioni: quasi 3 aziende su 4 hanno progressivamente sostituito i vecchi dispositivi e introdotto stampanti multifunzione, in grado di rispondere ad esigenze di stampa, fax, copia e scanning 1 azienda su 2 ha razionalizzato il parco dispositivi, adattandolo alle reali esigenze aziendali. Tuttavia, solo 1 azienda su 4 ha optato per l introduzione di soluzioni di monitoraggio dei livelli di utilizzo, di consumo e dei costi. Inoltre, risultano poco diffuse regole di comportamento volte a evitare sprechi di carta e a ridurre i costi. Focus Firenze La minore propensione delle realtà fiorentine, rispetto alla media nazionale, ad incrementare l utilizzo di ICT faceva presumere anche un minor livello di utilizzo di strumenti che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi. Questa ipotesi viene smentita dai risultati emersi in termini NetConsulting

14 di adozione di strumenti come la PEC utilizzata dal 92% del panel, la firma digitale e soprattutto la fatturazione elettronica in uscita, cui fa già ricorso il 77% del panel (Figura 5). Quasi 7 realtà su 10 utilizzano Internet per acquisto di prodotti e servizi e una percentuale significativa (75%) interagisce online con la Pubblica Amministrazione. Come rilevato nello scenario nazionale, meno evidente risulta il ricorso all e-commerce e l utilizzo di tecnologie RFID, nel primo caso anche per tipologia di offerta che non si presta ad essere veicolata via Internet, nel secondo perché tecnologia più di nicchia rispetto alle altre e con impatto considerevole a livello di processo. Importante rilevare anche la quota di aziende con progetti che potrebbe portare, nel giro di pochi anni, ad una penetrazione di queste solzuioni superiore all 80%. Figura 5 Livello di adozione di soluzioni e tecnologie a supporto della gestione documentale Valori % su totale aziende Fonte: NetConsulting Websurvey 2012 Il vantaggio che caratterizza le aziende di Firenze nell utilizzo di soluzioni che abilitano la dematerializzazione non sembra confermarsi anche nell adozione di tecnologie di printing innovative: rispetto alla media nazionale, nelle aziende del panel l introduzione di stampanti multifunzione e, più in generale, l implementazione di azioni di rinnovamento del parco stampanti, di monitoraggio dei consumi sono meno frequenti. Le realtà di Firenze si distinguono, tuttavia, per un maggior affidamento a regole che vadano a disciplinare il comportamento dei singoli nella gestione delle stampe e per il ricorso a programmi di riciclaggio di materiali consumabili, aspetti che evidenziano una maggiore sensibilità verso il rispetto ambientale attraverso un approccio più green oriented. NetConsulting

15 Figura 6 Principali strategie adottate per ottimizzare l ambiente di printing Valori % su totale aziende Fonte: NetConsulting Websurvey 2012 NetConsulting

16 6 Le dinamiche di investimento IT Questo paragrafo ha lo scopo di evidenziare le principali dinamiche di investimento IT, focalizzando la domanda di soluzioni e servizi di gestione documentale, nel periodo (previsioni). Panorama Italiano A livello Paese (Figura 7), il biennio ha mostrato una flessione della spesa IT del 4,1%, determinata in particolare dal calo registrato dalla componente Hardware (-9%) e Servizi (- 2,6%), mentre più contenuto è stato il calo in ambito Software (-1%). All interno di questo scenario negativo si inserisce il mercato delle soluzioni e dei servizi di gestione documentale (Enterprise Content Management) che nel 2011 valeva poco meno di 900 milioni di euro, in calo dell 1,9% rispetto al Il trend negativo sta continuando anche nell anno in corso. Figura 7 Il mercato dell Information Technology focus su Enterprise Content Management, E Dati in mln e D % Fonte: NetConsulting, 2012 I settori che più domandano soluzioni di gestione documentale e che stanno dando un maggiore impulso alla domanda sono quello delle Telecomunicazioni & Media, il Finance e le Utilities, a cui è complessivamente riconducibile il 70% del mercato. NetConsulting

17 Si tratta di settori in cui la domanda di soluzioni documentali è supportata dalla necessità di interagire con elevati bacini di utenza, a partire dalla customer base. Complessivamente, quindi, questo segmento del mercato in IT appare in parziale controtendenza rispetto all andamento del comparto IT complessivo, grazie a diversi driver che stanno supportando gli investimenti e che a livello settoriale possono essere così riassunti: Telecomunicazioni & Media: implementazione di soluzioni di fatturazione elettronica, digitalizzazione dei processi di gestione dei clienti e di back office, digitalizzazione dei processi Human Resources Finance: in ambito bancario emerge un attenzione particolarmente significativa verso l ottimizzazione e la digitalizzazione dei processi di filiale che passa anche attraverso l utilizzo della firma grafometrica in fase di acquisizione cliente, la digitalizzazione delle comunicazioni marketing e ufficiali alla clientela; nel mondo assicurativo i principali trend di investimento riguardano l ottimizzazione e la digitalizzazione dei processi di liquidazione sinistri, l evoluzione dell online come strumento di comunicazione e interazione con agenti o clienti, particolare interesse viene mostrato verso l utilizzo di firma su tablet nei processi assuntivi Utilities: in questo settore le principali aree di investimento in ambito documentale riguardano le aree marketing e comunicazione dove i driver sono rappresentati essenzialmente dall evoluzione ed integrazione dei canali di contatto con la clientela Industria: in questa fase risultano più diffusi, rispetto al passato, progetti di dematerializzazione del ciclo attivo e passivo, della documentazione relativa al personale; si rileva inoltre una maggiore frequenza di interventi sui flussi documentali in processi core come progettazione, produzione e supply chain Pubblica Amministrazione: investimenti guidati dal nuovo CAD (Codice dell Amministrazione Digitale) che, ad oggi, riguarda prevalentemente l obbligatorietà della posta elettronica certificata che abilita la dematerializzazione degli scambi di comunicazioni e che trainerà i servizi di conservazione a norma, la fatturazione elettronica, il fascicolo sanitario elettronico, lo sviluppo di carte elettroniche e l implementazione di piattaforme online di front office Distribuzione e dei Servizi: le realtà di maggiori dimensioni stanno indirizzando i propri investimenti nella aree del ciclo attivo e passivo (coinvolgendo gli interlocutori a valle e a monte della propria catena del valore), senza trascurare la gestione clienti, su spinta anche di programmi di fidelizzazione della clientela. Focus Firenze Un terzo delle aziende dell area di Firenze ha espresso una previsione di spesa IT, per il 2013, in crescita (Figura 8). Tale crescita, in molti casi supera anche il 5%. Si tratta di aziende con un NetConsulting

18 budget IT più limitato (mediamente tra 50 mila e 250 mila euro), che probabilmente ha investito meno in passato e prevede di affrontare, in questa fase, negli investimenti IT volti a migliorare il proprio sistema produttivo/gestionale e le relazioni con clienti e fornitori. La parte restante del panel ha indicato un budget IT 2013 in linea con quello dell anno in corso o in lieve flessione. Si tratta, in tal caso, di aziende medio-piccole con budget IT inferiori ai 50 mila euro e di aziende di una certa dimensione con budget superiori ai 250 mila euro. Investimenti in soluzioni di gestione documentale, nella maggior parte delle aziende, assorbono meno del 10% dei costi IT totali, in rari casi arriva a coprire il 25% della spesa complessiva. Le previsioni per il 2013 evidenziano una maggiore attenzione e un maggior impegno economico in tema di digitalizzazione: oltre la metà del panel ha indicato una crescita della spesa in soluzioni di gestione documentale, anche significativa; le altre manterranno, invece, i livelli di investimento del Tale trend riguarda tutte le dimensioni di impresa, a conferma di quanto siano generalizzati l interesse per questa tematica ma anche la consapevolezza che investimenti IT possano generare benefici nelle piccole come nelle grandi realtà. Figura 8 Trend della spesa IT complessiva e della spesa in soluzioni di gestione documentale Valori % su totale aziende Fonte: NetConsulting Websurvey 2012 NetConsulting

19 7 L impatto della digitalizzazione sui processi Risulta difficile per le aziende calcolare il TCO (Total Cost of Ownership) dei processi e di conseguenza valutare i risparmi complessivi che si possono ottenere adottando soluzioni di gestione documentale: mediamente solo il 30% delle aziende italiane ha effettuato valutazioni sul TCO dei processi documentali ed una quota inferiore è in grado di calcolare i saving derivanti dall introduzione di strumenti informatici nei processi documentali. Le difficoltà sono legate anche alla numerosità e diversità gli elementi da quantificare: il costo della carta ma anche costi relativi a consumabili, consumi di energia elettrica, utilizzo degli spazi, supporto di strumenti informatici, personale, formazione, attività amministrative. E evidente quanto complesso possa risultare calcolare i saving sull intera azienda, sicuramente più agevole risulta quantificare i risparmi in singoli processi. A livello di scenario verranno indicati alcuni esempi di saving sia generali che relativi a specifici processi, mentre il focus territoriale fornirà una visione sulla capacità delle aziende di valutare e quantificare i possibili risparmi. Panorama Italiano Il recupero di efficienza derivante da una gestione elettronica dei documenti comporta per le aziende una serie di risparmi, per citarne alcuni (Fonte: NetConsulting e altre fonti): 120 Euro per singolo documento, derivanti dalla riduzione del numero di documenti persi o archiviati in modo errato 18 euro per singolo documento, grazie alla diminuzione del numero di documenti duplicati o stampati più volte riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti (ricerca, analisi, archiviazione), attività che copre normalmente il 40% del tempo lavorativo Vari assessment e valutazioni condotte da NetConsulting su singoli processi/aree aziendali hanno mostrato come i vantaggi generati da interventi di ottimizzazione dei flussi documentali siano assolutamente significativi: l introduzione del fascicolo elettronico del dipendente porta a ridurre i tempi di processo dell area Human Resources del 75% e i costi di gestione della documentazione dei dipendenti dell 80% circa. A questi vantaggi si aggiunge il miglioramento dell interazione tra area HR e dipendenti di tutte le aree aziendali. In definitiva, il risparmio annuo derivante da un progetto di tal tipo può raggiungere i 150 Euro per singolo dipendente NetConsulting

20 la conservazione sostitutiva dei documenti è in grado di generare risparmi complessivi che possono arrivare all 80% dei costi di conservazione la fatturazione elettronica genera risparmi fino al 60%, differenziati a seconda che riguardi il ciclo attivo o quello passivo Per quanto riguarda, infine, l ottimizzazione dei dispositivi e dei processi di stampa, vari studi hanno evidenziato come una corretta politica nella gestione dei dispositivi possa generare saving fino al 40% oltre che un miglioramento dei processi in termini di security e aderenza alla compliance. E evidente, quindi, come l impatto complessivo di queste iniziative sui costi aziendali e sul business non vada sottovalutato. E su questo le aziende (Figura 9) mostrano una consapevolezza crescente: 6 aziende su 10 ritengono che l'implementazione di soluzioni IT volte ad una migliore efficienza nella gestione delle informazioni e dei documenti abbia, direttamente o indirettamente, un impatto sui risultati economici. Figura 9 Capacità di valutare il TCO complessivo dei processi e il saving da interventi di digitalizzazione Valori % su totale aziende Fonte: NetConsulting, 2012 NetConsulting

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