Il tempo che il personale d ufficio dedica ai documenti (Gartner) continua ad aumentare per un 40-60% è speso in attività a basso valore aggiunto

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1 Corso Z-Web DMS

2 Oltre il 70% delle informazioni aziendali sono destrutturate in formati e supporti vari (carta, fax, mail, pdf) altre stime arrivano al 90% La gestione dei documenti cartacei assorbe (Week.it) il 50% del tempo lavorativo il 15% del fatturato il 45% del costo del personale Il tempo che il personale d ufficio dedica ai documenti (Gartner) continua ad aumentare per un 40-60% è speso in attività a basso valore aggiunto

3 Statisticamente (Yahoo Finanza) il 7,5% dei documenti viene smarrito il 15% dei documenti è classificato in modo scorretto E una persona passa da ½ ora a 2 ore al giorno cercando documenti ricorda il 10% delle informazioni che legge copia un documento mediamente da 9 a 11 volte Le aziende sottostimano i costi legati ai documenti (Info Trend CAP Ventures) per copie, stampe e fax il costo percepito è la metà di quello reale per gestione di documenti in generale il costo percepito è solo il 10% di quello reale

4 ARCHIVIAZIONE TRADIZIONALE vs. ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Deterioramento dei documenti originali (usura o smarrimento) Ingombro (necessità di archivi di grande capienza) Mancanza di sicurezza nell accesso ai documenti Dispersione di informazioni (stessi documenti conservati in luoghi diversi) Duplicazione dei documenti (fotocopie e documenti aggiuntivi) Costi di ricerca delle informazioni (ricerche manuali, dispersive) Archiviazione con un unico criterio (nome,data, tipo, ecc) Archiviazione personale (ogni dipendente archivia secondo la sua logica) Non deterioramento e non usura dei documenti Una volta archiviati il 90% dei documenti possono essere distrutti Sicurezza a più livelli Un unico deposito dei documenti Non duplicazione Costi di ricerca praticamente nulli Archiviazione a più criteri e relazionabili Archiviazione omogenea conservazione sostitutiva

5 FOGLIO EXCEL CALCOLO RISPARMIO Comparazione costi archiviazione

6 I Vantaggi Economici Confronti sui costi FATTURAZIONE Fattura tradizionale (compresa archiviazione cartacea) Fattura attiva: 9 euro 4 euro Fattura passiva: 13 euro 9 euro Fonte Net Consulting, Infocamere e CNIPA Fattura elettronica (compresa archiviazione sostitutiva) CEDOLINO ELETTRONICO Gestione tradizionale (stampa su doppio foglio di carta Gestione elettronica ricalco chimico, imbustamento e spedizione) 20 Euro 2 euro (invio via ) e INVIO DOCUMENTI Raccomandata A/R 3,29 euro Posta elettronica certificata 20 euro/anno

7 non è solo questione di tempi/costi Esperimento REALE della PriceWaterhouseCoopers Un gruppo di avvocati ha cercato manualmente fra documenti cartacei quelli inerenti un certo argomento. Risultato: ricerca durata 67 ore trovati 15 documenti. Stessa ricerca fatta da 1 avvocato attraverso la GED Risultato: trovati 20 documenti in 4,5 secondi. A parte i tempi, che importanza avevano nel contesto i 5 documenti saltati?

8 L ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE e LA NORMATIVA

9 LA FIRMA DIGITALE Certificati digitali e supporti professionali per la firma digitale. DIRETTIVA 13/12/99 N 93 Firma Elettronica DPR 28/12/00 N 445 Firma digitale, certificatore accreditato D.LGS 23/01/02 N 10 attuazione direttiva firma elettronica D.M. Economia 20/02/2004 n 52 FIRMA DIGITALE

10 LA MARCA TEMPORALE La Marcatura Temporale è la certificazione dello stato di un documento ad un certo istante temporale e consente di estendere nel tempo la validità legale di un documento firmato digitalmente, anche dopo la scadenza o la revoca del certificato con cui è stato firmato (DPCM 13/1/2004 e CAD art. 20 3) D.P.C.M 13/01/04 nuove regole tecniche (validazione temporale) D. M. Economia 23/01/04 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

11 Quadro Normativo D.LEGISL. 23/1/02, N 10 FIRMA DIGITALE DEL.AIPA N 24/98 DELIB. AIPA N 42 DEL 13/12/2001 REGOLE TECNICHE Conservazione ottica DEL.AIPA.N 15/94 D.P.R. N 445 del 28/12/2000 TESTO UNICO ART. 6 ART. 10 Comma 6 Decreto 23 gennaio 2004 Documenti fiscali D.P.R. N 513 del 10/11/97 DELIB. N 11 DEL 19/02/2004 REGOLE TECNICHE Decreto legislativo N 52 DEL 20/02/2004 Attuazione della direttiva 2001/115/CE (Invio fattura digitale )

12 L. 15/03/97 n 59 Rilevanza dei dati informatici (art. 15, comma 2) D.P.C.M 08/02/99 DIRETTIVA 13/12/99 N 93 DPR 28/12/00 N 445 Deleibera AIPA 13/12/2001 D.LGS 23/01/02 N 10 DPR 07/04/03 n 137 Legge 23/12/93 N 537 D.P.C.M 13/01/04 Regole tecniche Firma Elettronica Firma digitale, certificatore accreditato Archiviazione, Conservazione attuazione direttiva firma elettronica coordinamento Archiviazione, Conservazione nuove regole tecniche (validazione temporale) D. M. Economia 23/01/04 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA (LINK) Delibera CNIPA 19/02/04 n 11 Conservazione sostitutiva D.M. Economia 20/02/2004 n 52 FIRMA DIGITALE (LINK)

13 Obiettivi normativi Semplificazione Procedure Utilizzo della Tecnologia della Firma Digitale e della Marca Temporale Responsabilità ben definita del gestore del processo Definizione dell organismo deputato alla regolamentazione: CNIPA

14 Layout Schematico Responsabile conservazione Invio Impronta alle Agenzie delle E. Firma digitale Conservazione Riversamento Marca temporale Memorizzazione Archiviazione Documento Analogico Non unico Documento Analogico Unico (casi rari) Documento digitale

15 Fattura elettronica Fattura analogica DDT Libro giornale Libro inventari Mastri contabili Registro iva vendite Registro iva acquisti Registro beni ammortizzabili Libro soci Libro assemblee Ecc.. Quali documenti?

16 Quali supporti di memorizzazione? Supporto di Memorizzazione Tecnologia Laser: Autorizzazione all utilizzo di un qualsiasi tipo di supporto che consenta la registrazione mediante tecnologia laser - dischi ottici Worm e CD-R, magneto-ottici e DVD Qualsiasi Supporto di Memorizzazione: E consentito l impiego di altro supporto di memorizzazione nel rispetto delle regole tecniche previste

17 Processo di Riversamento Riversamento Diretto: Avviene con il trasferimento del documento conservato da uno ad altro supporto, senza alterare la rappresentazione digitale (Copie di Sicurezza) Riversamento Sostitutivo: Si ottiene attraverso il trasferimento di un documento conservato da uno ad altro supporto di memorizzazione, il quale comporti la modifica della rappresentazione digitale del suo contenuto. Occorre il pubblico ufficiale

18 Distruzione del Documento Analogico Distruzione al termine del Processo di Conservazione: Si prevede che il documento analogico d origine, del quale sia obbligatoria la conservazione, può essere distrutto soltanto al termine del processo di conservazione Controllo Ministero dei Beni Culturali: Il controllo del Ministero dei Bei Culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi dei privati dichiarati di notevole interesse storico ed artistico

19 Responsabile della Conservazione Gestisce il sistema ed assicura l accesso alle informazioni Gestisce le misure di sicurezza del sistema Definisce e documenta quanto previsto per il riferimento temporale Può delegare in tutto e/o in parte le proprie attività

20 Manuale della conservazione Esempio Indice dei contenuti 1 Indice 2 Storia delle modifiche apportate al manuale 3 Storia dei responsabili della conservazione sostitutiva 4 Generalità 4.1 Scopo del documento 4.2 Riferimenti normativi 4.3 Riferimenti tecnici 4.4 Convenzioni di lettura 4.5 Definizioni Documento Documento analogico Documento analogico originale Documento digitale Documento informatico Firma elettronica qualificata Firma digitale Chiavi asimmetriche Certificato qualificato Impronta Funzione di hash Evidenza informatica Riferimento temporale Marca temporale Documento statico non modificabile Sottoscrizione elettronica Dispositivo sicuro per la creazione della firma 4.6 Acronimi MANUALE DELLA CONSERVAZIONE NOMINA DEL RESPONSABILE

21 Manuale della conservazione Esempio. Indice dei contenuti 5 Introduzione 5.1 Dati identificativi della società 5.2 Versione del manuale della conservazione sostitutiva 5.3 Dati identificativi del responsabile della conservazione 6 Obblighi del responsabile della conservazione sostitutiva 6.1 Compiti organizzativi 6.2 Compiti di registrazione 6.3 Compiti di manutenzione e controllo 6.4 Compiti operativi 6.5 Compiti per la protezione dei dati e delle procedure informatiche 6.6 Compiti di assistenza/ispezione 7 Aspetti operativi e procedurali 7.1 Note sull'organizzazione del personale e deleghe 7.2 L'organizzazione del lavoro 7.3 La manutenzione 7.4 Definizione della procedura di lavorazione adottata nel ciclo o attivo di fatturazione 7.5 Definizione della procedura di lavorazione adottata nel ciclo o passivo di fatturazione 7.6 Definizione della procedura di lavorazione adottata i documenti rilevanti ai fini tributari e delle scritture contabili 7.7 Definizione della procedura di lavorazione adottata nei restanti documenti 8 Procedure di gestione delle copie di sicurezza 8.1 Modalità di produzione dei backup 8.2 Archiviazione dei supporti di backup 8.3 Definizione della procedura adottata nella verifica dei supporti di backup

22 Manuale della conservazione Esempio Indice dei contenuti 9 Procedure di gestione della privacy 9.1 Modalità di compilazione 9.2 Distribuzione dei compiti e delle responsabilità 9.3 Analisi dei rischi incombenti sui dati 9.4 Misure adottate 9.5 Criteri e modalità di ripristino della disponibilità dei dati 9.6 Pianificazione degli interventi formativi previsti 10 Procedure di gestione degli eventi catastrofici 10.1 Guasti agli elaboratori 10.2 Compromissione del software 10.3 Guasto al dispositivo di firma 10.4 Compromissione del sito della Certificatione Authority 11 Verbali di verifica periodica della effettiva leggibilità dei documenti conservati 11.1 Storia delle verifiche periodiche 11.2 Scadenziario delle verifiche periodiche 11.3 Libro dei verbali delle verifiche periodiche Verbale di verifica periodica della effettiva leggibilità dei documenti conservati del 10 novembre Comunicazione all'agenzia Fiscale dell'impronta dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari 12.1 Storia delle comunicazioni effettuate 12.2 Scadenziario delle comunicazioni da effettuare 13 Assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti informatici 13.1 Comunicazione preventiva 13.2 Comunicazione consuntiva

23 Obblighi di esibizione Le scritture e i documenti conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini devono essere in ogni momento leggibili Possibilità di esibizione per via telematica Possibilità di generare copia del documento

24 Invio fatture in formato elettronico Spool File Archiviazione Gestionale Ipml.ico Mail Ipml.ico Mail Ipml.ico Mail Art 209 della legge finanziaria 2008

25 FAQ 1) E possibile inviare le fatture via come allegato anziché su carta? 2) I DDT possono essere emessi in solo formato elettronico e conservati i modo sostitutivo? 3) Terminata la conservazione sostitutiva mi sono accorto di aver fatto degli errori, ad esempio nell imponibile, cosa devo fare? 4) Posso procedere alla conservazione sostitutiva memorizzando non a singolo DVD ma a cumulo annuale?

26 FAQ 5) Posso conservare il libro giornale in formato digitale ed i registri IVA in formato cartaceo? 6) Il manuale della conservazione sostitutiva è obbligatorio? 7) La firma digitale da apporre sulla fattura elettronica al momento della emissione può essere anche quella di un direttore generale o di un altro dipendente?

27 .. Dall agenzia agenzia dell entrate entrate Un azienda intende implementare un processo i conservazione sostitutiva del ciclo passivo. Riceve delle fatture via (senza firma digitale e riferimento temporale) che sarebbe costretta a stampare (circolare n.45/2005). Può evitare il passaggio della stampa-scansione e mandare direttamente il file.

28 1/2 CASO PRATICO: Multiutlity Volumi Ciclo Attivo Tipo Bollette (accorpate in RUOLI) Bollati per Ruoli Libro Giornale Bollati per libro Giornale Registri IVA Volumi pagine 7.840,00 Euro pagine 3.830,00 Euro pagine Costi di stampa = 8.050,00 Euro Costi di imposta di Bollo (se gestione ordinaria) = ,00 Euro Costi di imposta di Bollo (con( Conservazione Sostitutiva) ) = 5.850,00 Euro

29 RISPARMIO 2/2 CASO PRATICO: Multiutlity RISPARMIO SOLO SUI COSTI DIRETTI = ,00 EURO RISPARMIO spazio fisico di stoccaggio = 5.858,00 EURO RISPARMIO attività di stoccaggio = 6.780,00 EURO TOTALE RISPARMIO : ,00 (annuo) n.b. = senza considerare i costi di ricerca praticamente nulli, il non deterioramento dei documenti, l aumento l della sicurezza nell accesso ai dati, ecc..

30 Grazie per l attenzionel

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