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1 MINISTERO DELL ISTRUZIONE, DELL UNIVERSITÀ E DELLA RICERCA UFFICIO SCOLASTICO REGIONALE PER IL LAZIO I.I.S. ADRIANO PETROCCHI Via A. De Gasperi, n Palombara Sabina (RM) Tel Fax 0774/ Distretto 33 C.M. RMIS05800Q C.F C/C postale Sito web: rmis05800q@istruzione.it PEC: rmis05800q@pec.istruzione.it PALOMBARA SABINA, 12/11/2012 PROT. N 4909/A10 REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELL ALBO PRETORIO ON-LINE Recante discipline e riferimenti normativi per una corretta gestione del sito Approvato con deliberazione del consiglio d Istituto del 03/12/2012 Il presente regolamento entra in vigore a decorrere dal 04/12/2012 Atto generato da FB da pubblicare albo pretorio: si data pubblicazione: 06/12/2012 Regolamento n. ord. 09 periodo di pubblicazione: dal 06/12/2012 fino a nuovo 1

2 I N D I C E Art. 1 Oggetto e Contesto normativo pag 3 Art. 2 Finalità 3 Art. 3 Istituzione dell Albo Pretorio on-line 3 Art. 4 Responsabile del Procedimento e responsabile di pubblicazione degli atti 3 Art. 5 Responsabili che generano l atto 4 Art. 6 Atti soggetti alla pubblicazione 4 Art. 7 Atti non soggetti alla pubblicazione 4 Art. 8 Struttura dell Albo Pretorio on-line 5 Art. 9 Durata, modalità e gestione della pubblicazione 5 Art. 10 Pubblicazione degli atti formati dall Ente 6 Art. 11 Pubblicazione degli atti per conto di soggetti esterni all Ente 6 Art. 12 Registro degli atti pubblicati 6 Art. 13 Sicurezza e Garanzie di riservatezza 7 2

3 REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELL ALBO PRETORIO ON-LINE Art. 1 Oggetto e Contesto normativo 1. Il presente regolamento disciplina la tenuta, il funzionamento e le competenze di pubblicazione con le quali l Istituto d Istruzione Superiore Adriano Petrocchi di Palombara Sabina gestisce il proprio Albo Pretorio on-line per la pubblicazione della pubblicità legale ai sensi dell'articolo art.32, comma 1 della Legge n.69 del 18 giugno 2009, che reca disposizioni dirette alla eliminazione degli sprechi relativi al mantenimento di documenti in forma cartacea e successivo comma 5 dello stesso art A decorrere dal 1 gennaio 2011 le pubblicazioni effettuate su carta, non hanno più valore legale; per ciò che concerne invece i bandi di gara e i bilanci, il passaggio completo al digitale è stabilito al 1 gennaio La direttiva n. 8 del e le linee guida emanate in attuazione della direttiva stessa, elencano e descrivono i diversi ruoli coinvolti, ruoli che dovranno essere regolamentati e che dovranno essere ricoperti dalle diverse figure presenti all interno dell Istituto. 4. Le linee guida differenziano due ambiti professionali coinvolti nella realizzazione e nella gestione del sito web che nel nostro istituto sono così identificati: a. competenze tecnologiche - Responsabile dei sistemi informativi. - Responsabile della sicurezza informatica. - Responsabile della gestione della rete. - Responsabile dell accessibilità informatica. - Webmaster. b. competenze editoriali - Responsabile del procedimento che ha generato l atto soggetto a pubblicità legale. - Responsabile procedimento di pubblicazione sull albo on-line. - Responsabile dell ufficio relazioni con il pubblico. Art. 2 Finalità 1. La pubblicazione di atti all Albo Pretorio on-line è finalizzata a fornire la conoscenza legale degli atti. Art. 3 Istituzione dell Albo Pretorio on-line 1. L istituzione dell Albo Pretorio on-line, ossia l individuazione di uno spazio web presente nel sito informatico istituzionale di questo Istituto, il cui indirizzo é é riservato esclusivamente alla pubblicazione di tutti quegli atti per i quali la legge ne prevede l obbligo di pubblicazione, con effetto di pubblicità legale. 2. L Albo Pretorio on-line è collocato nella Home page del sito alla voce pubblicità legale con apposito collegamento denominato Albo Pretorio 3. La documentazione presente nell albo pretorio terrà conto dei materiali già presenti dall anno 2011 sul precedente sito Art. 4 Responsabile del Procedimento di pubblicazione degli atti 1. La responsabilità di pubblicazione dell atto soggetto a pubblicità legale è del Responsabile del Procedimento di Pubblicazione di seguito denominato RPP ed è identificato nel nostro Istituto nel profilo del DSGA, che può delegare, a sua volta altro personale. 2. Le principali funzioni del RPP sono: 3

4 a) Ricevere il modulo compilato di richiesta di pubblicazione dell atto da parte di chi l ha generato. b) Assicurarsi dell esattezza delle date di affissione e defissione. c) Pubblicare l atto amministrativo in formato non modificabile. d) Conservare il repertorio degli atti pubblicati. e) Operare in sinergia con ciascun responsabile di settore (o delegato), con l operatore che materialmente redige l atto e con il responsabile del Trattamento dei dati personali, ogniqualvolta si rendesse necessaria la pubblicazione di dati personali. f) Annullare un documento che comunque deve rimanere in pubblicazione per il periodo indicato e riportare la dicitura annullato. I documenti annullati devono essere compresi nel repertorio di pubblicazione. Art. 5 Responsabili che generano l atto 1. La responsabilità della formazione dell atto soggetto a pubblicità legale è del responsabile del procedimento che ha generato l atto. 2. I Responsabili che generano l atto devono attenersi scrupolosamente ai principi della necessità e proporzionalità delle informazioni e hanno l obbligo di: a) Caricare il documento in formato elettronico; b) Inviare l atto al RPP in tempo utile per la pubblicazione. c) Assicurarsi che saranno pubblicati in un formato non modificabile da terzi; d) Assicurarsi che la consultazione degli atti pubblicati riporti chiara e ben visibile: Il numero in ordine cronologico e progressivo univoco per anno generato in automatico dal sistema e immodificabile; l Ente che ha pubblicato l atto; il numero di protocollo generale; la data di pubblicazione e di scadenza la descrizione (o oggetto); la lista degli allegati da pubblicare e/o consultabili in amministrazione. e) Porre attenzione alle informazioni che contengono dati personali di natura sensibile per non violare il diritto alla riservatezza dell interessato. Art. 6 Atti soggetti alla pubblicazione 1. Sono soggetti alla pubblicazione all Albo Pretorio on-line tutti gli atti per i quali la legge ne preveda l obbligo, conformi alla loro versione integrale, fatto salve le parti omesse per rispetto della privacy e i relativi allegati consultabili presso la segreteria amministrativa. I provvedimenti sono forniti in un formato elettronico, e pubblicati in formato non modificabile. 2. Tutti i provvedimenti adottati dalle scuole (compresi quelli riguardanti al carriera degli alunni e la valutazione, fatte salve le norme speciali in materia di disciplina del personale e degli studenti e diventano definitivi il 15 giorno dalla pubblicazione (art.14 del DPR N.275 del 8 marzo 1999). 3. Per ottenere la pubblicazione di un atto all albo pretorio, il servizio che l ha adottato (delibere di collegi docenti, delibere del consiglio d Istituto ecc.) e altro soggetto cui in ogni modo è riconducibile l atto, provvede a inviarlo all ufficio di protocollo in tempo utile per la pubblicazione unitamente all allegato Per la visione degli eventuali allegati e per il rilascio di copie bisogna rivolgersi all ufficio che detiene l atto. Art. 7 Atti non soggetti alla pubblicazione 1. Non sono soggetti alla pubblicazione gli atti e i documenti cui l adempimento non produca effetti legali che potranno essere collocati in altre sezioni del sito. 4

5 Art. 8 Struttura dell Albo Pretorio on-line 1. La struttura dell Albo Pretorio on-line, e le modalità di accesso, sono tali da consentire l integrale reperibilità del documento pubblicato, salvo eventuali allegati. 2. Sono pubblicati all Albo Pretorio on-line gli atti adottati dagli organi di governo dell Istituzione Scolastica o da una norma di legge o di regolamento. 3. Si elencano, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le principali tipologie di atti da pubblicare: a) Codice di comportamento e disciplinare - direttive (codice di comportamento, codice disciplinare, direttive); b) Graduatorie: Graduatorie interne docenti e ATA, Graduatorie personale a Tempo determinato; c) Avvisi di bandi, bandi di gare, richiesta preventivi, contratti/individuazioni: Avvisi di indizione bandi, bandi e gare, richiesta preventivi, contratti/individuazioni e convenzioni; d) Avvisi di pubblicazione altri enti (bandi, concorsi, graduatorie); e) OO. CC.: Convocazione (C. d I., G. E., Coll. Doc.), delibere/estratto verbale (Consiglio d Istituto Giunta esecutiva), Verbali (Collegio Docenti); f) Contabilità (Variazioni al Programma Annuale Programma annuale, Conto Consuntivo:Conto Finanziario); g) Alunni (esiti finali); h) Altri provvedimenti suscettibili di pubblicazione: Contrattazione Istituto, albo sindacale (Convocazione assemblee, Scioperi), cessione beni fuori uso e/o non più utilizzabili. Art. 9 Durata, modalità e gestione della pubblicazione 1. I documenti restano pubblicati per il tempo stabilito dalle singole disposizioni di legge o di regolamento e salvo casi o richieste specifiche, la durata è di quindici giorni. Il computo dei giorni inizia dal giorno successivo alla data di pubblicazione. 2. La pubblicazione avviene per giorni interi naturali e consecutivi, comprese le festività civili. 3. Con i termini di affissione e defissione si intendono l inserimento e la rimozione di un documento informatico nel o dall albo pretorio on-line. 4. Gli atti da pubblicare sono inviati in formato elettronico ed a mezzo posta elettronica al RPP; 5. Tutti gli atti per cui esiste l obbligo di pubblicazione, per essere pubblicati devono seguire la procedura indicata nell art. 5 e nell art. 6 comma 3 del presente regolamento. 6. Dalla data di pubblicazione all Albo Pretorio on-line, il documento è consultabile, anche per il completo esercizio di accesso agli atti, presso l Ufficio di segreteria che lo detiene e che ne ha chiesto la pubblicazione. 7. Durante il periodo di pubblicazione è vietato sostituire e/o modificare, informalmente, il contenuto dei documenti salvo che tali modifiche non siano formalmente presenti nello stesso documento. 8. Se l ultimo giorno di pubblicazione coincide con un giorno festivo, il termine è prorogato al primo giorno lavorativo utile. 9. Le eventuali modifiche apportate devono risultare dallo stesso documento sostituito o modificato ovvero da altro atto allegato allo stesso. Di norma il termine di pubblicazione ricomincia a decorrere ex novo dalla data dell avvenuta sostituzione o modifica. 5

6 10. Su motivata richiesta scritta del Responsabile che ha generato l atto, la pubblicazione può essere interrotta. Detto evento deve essere annotato sia sul documento sia sul repertorio. 11. L Albo Pretorio on-line è accessibile in tutti i giorni dell anno, salvo interruzioni determinate da cause di forza maggiore, come manutenzione dei macchinari, gestione software ecc. 12. Alla scadenza dei termini, gli atti già pubblicati vengono archiviati in modo automatico dal sistema nell Albo Pretorio Storico il cui accesso avviene mediante registrazione on-line. Art. 10 Pubblicazione degli atti formati dall Ente 1. La pubblicità legale dell atto si realizza quando sono garantite: la autenticità dell'atto pubblicato la conformità all'originale inalterabilità (presupposto per garantire la integrità) possibilità di conservazione il rispetto dei requisiti di accessibilità e usabilità validi per tutti i documenti pubblicati modalità di redazione degli atti pubblici - il Responsabile che genera l atto deve attenersi scrupolosamente ai principi della necessità e proporzionalità delle informazioni concernenti dati personali fornite dall atto. Per necessità e proporzionalità si intende che il Responsabile che genera l atto deve indicare nell atto solo ed esclusivamente quelle informazioni che possono essere ritenute rilevanti ed indispensabili al fine della comprensione della fattispecie e della congruità della motivazione ed al fine di consentire agli eventuali interessati e contro interessati all atto, la conoscenza necessaria e sufficiente per esercitare, rispettivamente, la funzione di controllo e la tutela dei propri diritti e/o interessi legittimi. Tutte le informazioni che esulano dalle finalità di cui al precedente devono contenere l omissis da parte dell R. che G. A. Art. 11 Pubblicazione degli atti per conto di soggetti esterni all Ente 1. L'Istituto provvede alla pubblicazione all Albo pretorio on-line di documenti provenienti da altra pubblica amministrazione o da altro soggetto abilitato tramite l'emanazione di un atto o decreto di pubblicazione (es. graduatorie). 2. Ciascun ente o organismo, autorizzato a pubblicare al sistema, è responsabile della pubblicazione degli atti di competenza. 3. L Istituto non assume alcuna responsabilità in merito al contenuto degli atti e alla loro pubblicazione, che costituiscono obblighi gravanti sull Ente o sill organismo che ne richiede la pubblicazione. 4. La referta di pubblicazione è redatta direttamente dall ente o dall organismo richiedente la pubblicazione. Art. 12 Repertorio degli atti pubblicati 1. Tutto ciò che dovrà essere affisso all'albo pretorio on-line, deve essere protocollato, a tal fine le circolari di servizio recanti atti da pubblicare all'albo pretorio on-line vanno protocollate. 2. Tutti i documenti inseriti devono essere firmati. 3. Il contenuto del repertorio sarà il seguente: n. d ordine cronologico in base alla data e l'ora di inserimento nell'albo pretorio, data di ricevimento dell atto, ente o persona che ha emesso l atto da pubblicare, n... protocollo e data dell atto da pubblicare, a tal fine le circolari di servizio recanti atti da pubblicare all'albo vanno protocollate. Tutto ciò che dovrà essere affisso deve essere protocollato. 6

7 Natura dell atto da pubblicare, periodo di pubblicazione dal.... al.., l atto è esecutivo dal.., l atto è consultabile c/o l Ufficio/servizio.., qualifica e firma leggibile di chi affigge. Art. 13 Sicurezza e Garanzie di riservatezza 1. La pubblicazione degli atti all albo pretorio on-line, salve e impregiudicate le garanzie previste dalla legge n. 241 del in tema di accesso ai documenti amministrativi, avviene nel rispetto della tutela alla riservatezza dei cittadini, secondo quanto disposto dal decreto legislativo n. 196 del , e s.m. e i., in materia di protezione dei dati personali, trattamento dei dati sensibili e giudiziari. 2. L accesso agli atti pubblicati all Albo Pretorio on-line dovrà essere consentito in modalità di sola lettura, al fine di evitare che gli stessi possano essere modificati o cancellati dallo spazio web. Potranno essere scaricabili dall Albo Pretorio online gli atti pubblicati in un formato elettronico tale da impedire qualsiasi alterazione del medesimo. 3. Le regole di pubblicazione all Albo Pretorio on-line degli atti e documenti contenenti dati personali, devono avere caratteristiche di sicurezza e inviolabilità conformi alle misure previste dagli articoli 31 e seguenti del D.lgs. n. 196/2003 e dall art. 51 del D.lgs. n. 82/ La pubblicazione di atti all Albo Pretorio on-line, costituendo operazione di trattamento di dati personali, consistente, ai sensi dell art. 4, lettera m) del D.lgs , n. 196, nella diffusione degli stessi dati, deve essere espletata nel rispetto delle specifiche norme previste dal citato decreto legislativo, di cui principalmente: tutti i dati personali possono essere oggetto di una o più operazioni di trattamento purché finalizzate allo svolgimento di funzioni istituzionali e nel rispetto dei presupposti e dei limiti previsti dal D.lgs. 196/2003, da ogni altra disposizione di legge di regolamento, dai provvedimenti del Garante per la privacy, di cui principalmente la deliberazione n. 17 del Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web sono da rispettare i principi di necessità e di proporzionalità dei dati personali diffusi rispetto alla finalità della pubblicità-notizia che con la pubblicazione si persegue; la diffusione dei dati sensibili e giudiziari è lecita se la stessa sia realmente indispensabile (art. 3, art. 4 comma 1, lettere d) ed e), art. 22, commi 3, 8 e 9 del D.lgs. n. 196/2003) e pertinenti rispetto al contenuto del provvedimento e non eccedenti rispetto al fine che con esso si intende perseguire, in conformità all apposito Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari approvato con Decreto Ministeriale n. 305 del 7 Dicembre 2006; i dati sensibili possono essere oggetto di diffusione, soltanto se tale operazione di trattamento sia prevista da una norma di legge o dall apposito Regolamento approvato dal Ministero della P. I. già citato; i dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono mai essere diffusi (ex art. 22, comma 8 D.lgs. 196/2003); i dati giudiziari possono essere oggetto di diffusione, soltanto se siffatta operazione di trattamento sia prevista da una norma di legge o da provvedimenti dell Autorità Garante della Privacy; i dati personali diversi dai dati sensibili e giudiziari possono essere oggetto di diffusione se siffatta operazione di trattamento sia prevista da una norma di legge o di regolamento; 5. Al contenuto integrale degli atti sarà comunque consentito l accesso da parte dei soggetti titolari di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è richiesto 7

8 l accesso come previsto dall art. 22 della legge n. 241/1990 e dall art. 2 del D.P.R. n. 184/2006. Il rispetto dei principi e delle disposizioni in materia di riservatezza dei dati personali, anche in relazione alla pubblicazione obbligatoria all Albo Pretorio on-line, è assicurato con idonee misure o accorgimenti tecnici da attuare in sede di redazione dell atto stesso da parte del Responsabile che genera l atto. A tal fine, ciascun responsabile, redige l esemplare di atto da pubblicare utilizzando uno dei seguenti criteri: a. cifratura dei dati identificativi, mediante indicazione delle sole iniziali del soggetto interessato, nelle ipotesi in cui si voglia far conoscere l oggetto del provvedimento, tutelando l identità del diretto interessato; b. utilizzo di omissis, al fine di garantire la protezione dei dati oggettivi; c. predisposizione di un allegato riservato, contenente i dati personali, che siano eccedenti ovvero non indispensabili ai fini della pubblicazione. Pertanto, del contenuto degli atti pubblicati, in relazione al rispetto delle norme per la protezione dei dati personali, anche con riguardo alla loro diffusione per mezzo della pubblicazione dei rispettivi atti all Albo Pretorio on-line, è responsabile il Responsabile che genera l atto. Art Entrata in vigore 1. Il presente Regolamento sarà pubblicato nel sito dell Istituzione Scolastica ed entra in vigore il giorno successivo all approvazione da parte del Consiglio d Istituto. F.TO IL D.S.G.A. FRANCESCA BRIGI F.TOIL DIRIGENTE SCOLASTICO PROF.SSA SONIA FOLI 8

9 Modello da inviare on-line insieme agli atti da pubblicare all Albo Pretorio dell Istituto All.1 Al Responsabile del Procedimento di Pubblicazione Oggetto: richiesta pubblicazione di atti all Albo Pretorio on-line Il sottoscritto in qualità di Responsabile del procedimento che genera l atto, trasmette per la pubblicazione all Albo Pretorio dell Istituto il documento di seguito indicato, comprensivo degli allegati: 1. Disposizione normativa : 2. Titolo/Oggetto dell atto: PRECISA CHE a) tale documento dovrà essere pubblicato a decorrere dal al.. per n. giorni consecutivi. b) il documento è assunto agli atti della scuola con Protocollo n. del. c) il documento consta di n. allegati Visionabili presso l Ufficio e n. allegati affisssi Albo Pretorio on-line per la pubblicazione della pubblicità legale. Palombara Sabina, / / F.to ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ Parte riservata al Responsabile del Procedimento di pubblicazione Il Responsabile del Procedimento di pubblicazione all albo Pretorio On-Line, ricevuta la richiesta così come in essa precisato, ed eseguite tutte le opportune verifiche, pubblica in data il documento, comprensivo degli allegati con il numero.. di repertorio delle pubblicazioni e sarà defissato in data / /. Palombara Sabina, / / F.to 9