Lean Data Center: Una Esperienza Telco

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1 Lean Data Center: Una Esperienza Telco Andrea Pinnola Telecom Italia

2 Agenda Introduzione Data Center di Bologna: il progetto Pilota L estensione alle Value Stream di Delivery Lessons Learned 2

3 Il metodo Lean in breve 3

4 Il Gruppo Telecom Italia (*) Telecom Italia è il principale Gruppo Italiano di Telecomunicazioni e ICT ed uno dei più importanti player nel mercato Brasiliano (*) Alla data del 31 Dicembre

5 L Infrastruttura IT in Italia IDC Cesano Maderno IDC Rozzano Torino National Data Center Sites Local Service Centers Firenze DC Oriolo Romano IDC Pomezia Milano (Virtual Data Center) Palermo DC Padova DC Bologna Napoli VDCN Network 2,5 Gbps 155 Mbps DC Bari 7 National Data Center Sites 4 Local Service Centers Servers TB Storage TB Backup TB Backup Transferred/month Organizzazione Coordinamento di Engineering & Delivery e 3 Aree di Data Center (Nord Est, Nord Ovest e Centro Sud) 5

6 Data Center di Bologna: il progetto Pilota Il problema Difficoltà a rispondere a tutte le richieste in arrivo Sensazione di sovraccarico Carichi di Lavoro non chiari Reclami dei clienti Focus sulle attività di Operations: Riduzione dei Problemi e Miglioramento dell Efficacia 6

7 Data Center di Bologna : i Team di Delivery & Operations Data Management: Backup Storage Sistemi: Windows e Linux UNIX Rete Impianti e Logistica Sponsorship dal Responsabile delle Infrastrutture Volontà di Miglioramento da parte del Responsabile del DC di Bologna 7

8 Rendere Visibili Processo e Problemi: l esempio delle Policy di Backup Più di 1200 Policy di Backup per i Sistemi e le Applicazioni Richiesta di Rilavorazione dei Documenti Richieste per conoscere le Policy attive Problemi Difficoltà nel recupero delle Password Mancanza di Accesso al DB delle Policy OOPS Non ci sono dati? Problema! 8

9 Rendere il processo visibile: tracciamento delle richieste attività Tracciamento delle Richieste Tracciare ogni Richiesta di Policy di Backup ricevuta per Mail, Sistema IT, Telefono, chiacchierata al caffè Da: 7-8 attività / mese A: 31 actività tracciate / settimana! Rivisitazione dei controlli di backup per prevenire la incidenza dei guasti 9

10 Rendere il processo visibile: il tracciamento dei problemi Problemi dei Disk Driver Fault di Backup: evidenziati gli errori ricorrenti su 4 driver Identificato un nuovo (tipo di) Guasto non descritto nelle procedure di Fault Management 10

11 Gemba Walk: cablaggi critici In una sala: Inserimento di cavi troppo lunghi Mancata rimozione dei cavi vecchi Difficoltà e rischio di guasto durante gli interventi Perchè? Nuove connessioni realizzate di fretta per continue richieste in escalation 11

12 Il Ciclo di Miglioramento Process Identification Activity Tracing Data Analysis Improvement Identification and Proposal Improvement Execution and Check 12

13 Flusso delle proposte di miglioramento By Team By Type 106 Tutti i Team coinvolti nei 5 mesi di attività Creato un punto di condivisione dei problemi, con proposta delle contromisure e successiva approvazione Meeting settimanale di avanzamento con il responsabile del DC, i Team Leader e il Facilitatore della sede di Bologna 13

14 Azioni e Risultati: alcuni esempi Azioni Risultati Le Persone percepiscono il cambiamento e l effetto dei loro miglioramenti 14

15 Risultati: ripristino della cablatura Ripristino di una situazione pulita Semplificazione dei nuovi interventi Recuperate fibre pari a 1 anno di consumo (variazioni) 15

16 Andare avanti: 1. convolgimento degli altri DC Costituzione di un Lean DC Steering Committee Incontri quindicinali per condivisione dei miglioramenti Nomina di 3 Lean Facilitator nei 3 DC Coinvolgimento di tutti i Team Leader necessario andare verso una iniziativa Lean più ampia e con responsabilità congiunta dei diversi DC 16

17 Andare avanti: 2. migliorare il processo di Delivery Motivazioni Numero crescente di installazioni e richieste Allungamento dei tempi di consegna Necessità di migliorare la qualità Tre Casi: Infrastructure Creation Virtual Infrastructure Delivery External Market Delivery Workshop Lean e Value Stream Mapping Coinvolgimento del Cliente Interno 17

18 Teamwork & Condivisione delle Conoscenze: il Valore del VSM Bologna Roma Infrastructure Creation Virtual Infrastructure Delivery External Market Delivery Obiettivi: Riduzione del Lead Time (e affidabilità della consegna) 18

19 Le 5S negli spazi fisici Prima Tempo speso nella ricerca dei materiali Spazio di lavoro disordinato Nessuno spazio per le attività Accesso proibito ai clienti Dopo Dismissione dei materiali obsoleti o non usati Spazio per le attività di montaggio Controllo visivo delle quantità Migliore percezione del Cliente 19

20 Le 5S sui Server IT Condivisi - 50% dello spazio assegnato allo Shared Server - 83% di spazio per i documenti Informazioni accurate e complete 20

21 OPL: standardizzazione e trasferimento della conoscenza Persone in grado di gestire l applicazione a partire dal loro primo accesso 21

22 Processo di Delivery: Risultati Inf. Creation Virtual Infr. Mercato Esterno Lead Time -15% -40 % - 50% Savings - 5% effort - 4 ore / attività - 75% effort su doc Altro Gestione visuale della Creation - 50 % di rework sui documenti Singola persona referente del DC per ciascun delivery 22

23 Lessons Learned: Si Può Fare! Ottenere il commitment del Management Rendere visibili il Processo ed i Problemi Adattare il Lean al contesto IT e.g. 5S negli spazi sia fisici che virtuali 80% della conoscenza c è già, gli esperti sono le persone Agire prontamente sui problemi per rafforzare il coinvolgimento Coinvolgere i clienti una volta interiorizzati i principi 23

24 Ringraziamenti A tutti i colleghi del Dipartimento di IT Infrastructure che hanno avviato e partecipato alla iniziativa del Lean DC 24

25 25

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