Cartaceo o Digitale, questo non è il problema. Di Massimo Fucci

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1 Cartaceo o Digitale, questo non è il problema Di Massimo Fucci I documenti rimangono lo strumento essenziale delle attività organizzate, strumento sul quale si basa buona parte della comunicazione tra le persone nei diversi contesti in cui operano le imprese, Pubbliche o Private. Le eventuali inefficienze nella gestione documentale rischiano di drenare risorse economiche a scapito di investimenti da impiegare nel mantenimento della competitività (privato) o del livello dei servizi erogati (pubblico). In ogni impresa, pubblica o privata, le attività vengono svolte grazie alla generazione e distribuzione di documenti. In ogni entità organizzata che opera sul mercato, indipendentemente dalle sue dimensioni e dal settore in cui opera, quotidianamente vengono emesse documentazioni di marketing, offerte, lettere commerciali, bolle di accompagnamento e fatture, secondo flussi non sempre ottimizzati. Per meglio comprendere lo stato dell arte nell adozione della gestione documentale, Infocamere (www.infocamere.it), società che gestisce il sistema telematico nazionale collegando tra loro le 103 Camere di Commercio e le 300 sedi distaccate, in collaborazione con Net Consulting (www.netconsulting.it) che fornisce, attraverso analisi e rilevazioni, consulenza nel mercato del settore IT, ha dato origine ad un Osservatorio del documento digitale con l obiettivo di: analizzare la diffusione dell utilizzo dei documenti digitali negli Enti e nelle Imprese; identificare i costi e le inefficienze generati da una gestione non ottimale; calcolare i vantaggi derivanti dall uso del documento digitale in sostituzione di quello cartaceo; analizzare la legislazione vigente in merito all utilizzo di documentazioni in formato digitale e, non ultimo, comprendere quali siano le tecnologie e le tipologie più diffuse. L Osservatorio ha emesso, ad aprile di questo anno, un primo rapporto, frutto di un indagine di mercato condotta da Net Consulting, dal quale emerge che buona parte delle Imprese e degli Enti italiani sconta una certa inefficienza 1

2 nella gestione dei documenti cartacei: questa inadeguatezza pesa per una quota del 3-5% del PIL, con un impatto complessivo sul Sistema Italia stimabile in un valore compreso tra i 42 ed i 70 miliardi di Euro. Una cifra cospicua, che deve fare riflettere poiché indica una delle direzioni in cui il management delle Imprese deve operare, essendo presenti i margini per un reale recupero di efficienza e, quindi, di competitività delle singole organizzazioni e del Sistema Paese in toto. Il mercato si sta muovendo: è infatti in atto una diffusione del documento elettronico in sostituzione del suo analogo in formato cartaceo. Questo fenomeno, secondo l Osservatorio, in buona parte delle organizzazioni non sta però avvenendo in maniera strutturata, ma a macchia di leopardo, intervenendo, di volta in volta, sulle singole aree in cui viene percepita una criticità della gestione documentale. Di fatto, l indagine di Net Consulting riporta che solo in pochi casi il documento elettronico è frutto di un approccio strutturato, che parte da un analisi dei flussi nei diversi processi, guidata da una valutazione preventiva dei potenziali risparmi ottenibili e, soprattutto, dall aumento della competitività o del livello di servizio associato all intera attività delle Imprese. L Osservatorio, nel suo primo rapporto, ha ipotizzato anche una serie di risparmi ottenibili qualora venissero adottate, su larga scala, le forme più comuni di documenti digitali. La stima condotta da Net Consulting mostra, come risultato, un risparmio di circa 14 miliardi di Euro ottenibile dall adozione di fatturazione elettronica, archiviazione e conservazione sostitutiva; 720 milioni di Euro dall utilizzo della posta elettronica certificata (al posto della raccomandata); 882 milioni di Euro dalla messa in opera del cedolino elettronico ad uso esclusivo dei dipendenti dell Amministrazione Pubblica; 472,5 milioni di Euro nel caso venisse introdotta la trasmissione telematica dei certificati. Il tutto, per un potenziale risparmio complessivo di circa 16 miliardi di Euro. 2

3 Inoltre, la legislazione e le normative del nostro ordinamento sono state pensate per favorire la diffusione, su larga scala, di una gestione documentale in cui ci sia un elevata presenza di documenti digitali. Nel caso specifico, la Pubblica Amministrazione, grazie alle normative approvate, può giocare un ruolo di traino per l intero settore. Il Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione CNIPA (www.cnipa.gov.it), che opera presso la Presidenza del Consiglio per l attuazione delle politiche del Ministro per l Innovazione e le tecnologie, ha svolto, e continua a svolgere, un ruolo fondamentale, in quanto ha tracciato le linee per la definizione del Protocollo Informatico e, più in generale, per la gestione dei flussi documentali, al fine di migliorare l efficienza interna degli uffici attraverso l eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali. Va ricordato che dal 1 gennaio 2004 è obbligatoria, per tutte le Pubbliche Amministrazioni, l adozione del Protocollo Informatico, almeno per quanto concerne l automazione del registro di protocollo (il cosiddetto nucleo minimo ). In ambito legislativo, devono essere rammentate le tappe più significative, anche se tale iter è stato frutto di un lavoro iniziato in tempi ben più lontani. La delibera CNIPA n 11 (19/02/2004) regola la conservazione sostitutiva dei documenti informatici, che altro non rappresenta che l ultimo passo nella smaterializzazione dei documenti; il Decreto Legge n 52 (20/02/2004), che istituisce la fatturazione elettronica, con evidenti ripercussioni benefiche nella gestione documentale, sia per quanto riguarda il ciclo attivo che quello passivo; il DPR n 68 (11/02/2005), con il quale viene, ufficialmente, introdotta la Posta Elettronica Certificata (PEC) e nel quale si definiscono le caratteristiche e le regole per un corretto funzionamento della PEC, sia per i Privati sia per le Imprese. A questo proposito, è opportuno segnalare un fatto curioso: grazie alla tecnologia di interscambio ed abilitazione delle chiavi di sicurezza associate ad un messaggio PEC, non solo il valore legale è quello della cosiddetta raccomandata con ricevuta di ritorno, ma si aggiunge l impossibilità del destinatario di respingere la missiva al mittente. 3

4 Infine, il Decreto Legislativo n 82, del 7 marzo 2005, istituisce il Codice dell Amministrazione Digitale che, entrato in vigore il 1 gennaio 2006, rappresenta la sintesi dei riferimenti normativi espressi, precedentemente, nei rapporti tra i Privati e Imprese con la Pubblica Amministrazione. In un contesto così ampio, il termine gestione documentale comprende tutta una serie di attività, quali la trasformazione dei documenti dalla forma cartacea a quella digitale, la definizione di workflow dotati di automatismi per la produzione e la condivisione dei documenti, sia in formato elettronico sia cartaceo, la gestione dell archivio dei documenti e la gestione dell invio e della ricezione dei documenti, in entrambi i formati, all esterno dell Impresa. A supporto di queste aree, si è sviluppata un offerta variegata che propone soluzioni a vari livelli: si va da prodotti e soluzioni entry level, spesso legati all offerta degli operatori che operano nel mercato delle apparecchiature per l acquisizione e la riproduzione dei documenti, fino alla definizione dei cosiddetti enterprise portal, in cui avviene la distribuzione e l interazione con i documenti generati, sia all interno sia all esterno dell azienda. Uno dei principali operatori di settore, nell ambito delle tecnologie utilizzate in ogni soluzione orientata alla gestione documentale, è sicuramente Adobe (www.adobe.it) che, con la definizione del Formato PDF, ha posto una vera e propria pietra miliare, tanto da essere oggetto di un protocollo siglato da Shantanu Narayen, Chief Operative Officer di Adobe Systems, e Livio Zoffoli, Presidente del CNIPA, nel quale si riconoscono (Art. 12, comma 9, della Delibera CNIPA 4/2005) sia la disponibilità pubblica e gratuita delle specifiche del formato stesso sia la disponibilità di un prodotto di visualizzazione gratuito dei documenti (Acrobat Reader). La nostra presenza nella gestione documentale - sottolinea Francesca Fantoni, Enterprise Marketing Manager di Adobe Systems Italia - non si ferma al Formato PDF, questo è stato il nostro punto di partenza. Le nostre soluzioni per la gestione dei processi documentali offrono un valido supporto nella organizzazione del flusso di informazioni sia all'interno sia all'esterno delle imprese pubbliche e private, presso clienti, partner e fornitori. Esse permettono di progettare e gestire moduli e documenti intelligenti in più 4

5 formati (Adobe PDF, HTML e XML), mediante qualsiasi dispositivo o supporto e di consentire l'interazione online e offline. Grazie alla nostra tecnologia applicativa, i flussi di lavoro complessi possono essere semplificati e automatizzati anche quando includono sistemi, documenti, regole aziendali e servizi web, permettendo alle persone all'interno e all'esterno dell'organizzazione di prendervi parte con conseguenti incrementi di efficienza e produttività. Di diversa natura le soluzioni proposte da Hummingbird (www.hummingbird.it) che, come illustra Gianni De Cicco, Country Manager di Hummingbird Italia, si rivolgono alle imprese di grandi dimensioni. La Suite Hummingbird Enterprise DM - afferma De Cicco - è una soluzione completa di Electronic Document Management in grado di gestire archivi documentali di qualunque natura e complessità, poiché si utilizza un DBMS relazionale per la memorizzazione e la classificazione dei documenti elettronici. Il sistema è progettato per garantire sia la continuità di servizio sia un elevato grado di sicurezza contro gli accessi non autorizzati. Con oltre 500 clienti in Italia, le soluzioni software di Hummingbird costituiscono oggi una realtà consolidata ed in crescita in tutti i principali settori di mercato. Hummingbird vanta referenze nel settore della Pubblica Amministrazione e negli altri mercati verticali in cui l azienda è presente: industria, servizi, editoria, telecomunicazioni e utilities. Tra i casi di successo relativi ad aziende non pubbliche - conclude De Cicco - segnaliamo la gestione di tutto il ciclo Attivo e Passivo di Fiat Gesco, con oltre 50 milioni di documenti in linea, la gestione documentale impiegata in varie aree di SIA e di Banca Popolare di Vicenza, la gestione dei documenti tecnici in Snam Progetti, le postazioni del Gruppo Telecom Italia, i progetti di Intranet/Extranet realizzati per Axa Italia o Gucci. Nel mercato delle soluzioni orientate alle gestione documentale, i System Integrator giocano un ruolo primario, potendo contare su strutture in grado di definire, sviluppare, mettere a regime e supportare soluzioni di tipo progettuale. 5

6 Tra queste organizzazioni, Cedacri (www.cedacri.it) - evidenzia Luigi Icardi, Responsabile Ufficio Gestione Documentale di Cedacri - ritiene che il ruolo dei System Integrator, nelle soluzioni di Document Management, sia fondamentale per una corretta implementazione delle soluzioni proposte e per supportare i propri clienti in ogni fase del processo di adeguamento alle normative vigenti. A tale scopo, abbiamo costituito un ufficio legale ad hoc al nostro interno per mantenere costantemente monitorate le normative in vigore e suggerire le migliori procedure per l utilizzo di strumenti digitali in ambito di trattamento delle informazioni e conservazione sostitutiva dei documenti. Da trent anni operiamo nell outsourcing di servizi e soluzioni informatiche, per cui abbiamo maturato una consolidata esperienza nel campo dell implementazione di soluzioni di Document Management dedicate a banche, istituti finanziari e concessionarie esattoriali. Riconosciuta da CNIPA come ente certificatore, Cedacri - continua Icardi - ha attivato un servizio di conservazione e archiviazione sostitutiva associata anche alla possibilità di visualizzazione online della documentazione, in grado di snellire la gestione, la ricerca e l archiviazione dei documenti cartacei. Anche Paolo Demarcus, Direzione Soluzioni e Mercato di Sistemi Informativi (www.sistinf.it), è convinto che: il ruolo del System Integrator appare indispensabile per progettare e produrre il sistema con un sufficiente grado di omogeneizzazione e flessibilità. La costruzione di servizi documentali in ottica SOA, inoltre, consente la diffusione dei sistemi di Document Management e facilita l attività di personalizzazione indispensabile al raggiungimento degli obiettivi di qualità ed efficienza che motivano la scelta di adottare un sistema documentale. L'integrazione di componenti eterogenei - conclude Demarcus - e il riutilizzo di applicazioni legacy sono delle necessità importanti nello sviluppo di sistemi documentali. La loro ampia diffusione e il loro alto costo di messa in opera consigliano il mantenimento dei sistemi preesistenti e la loro armonizzazione all interno dell unica infrastruttura tecnologica dell Azienda. Il disegno di un sistema in termini di composizione di servizi permette di massimizzare il riuso dei componenti esistenti e i Web Services offrono un ottimo strumento per implementare questi concetti. Stiamo 6

7 parlando, quindi, di utilizzare, per un sistema documentale, una scelta architetturale SOA, ovvero la progettazione di sistemi come aggregazioni di servizi indipendenti e autocontenuti, facilmente richiamabili anche singolarmente. Anche Andrea Crivellaro, Partner di Softpeople eleva (www.softpeoplegroup.it), afferma che: grazie agli strumenti di workflow, si ottiene una notevole riduzione nei tempi di attraversamento dei documenti, con miglioramenti anche nella gestione finanziaria. Questi strumenti consentono, inoltre, il coordinamento tra persone e unità organizzative, aiutano a diffondere la cultura del processo aziendale. In tal senso, la nostra offerta intende fornire alle imprese un supporto al miglioramento dell efficienza nelle transazioni commerciali, logistiche, amministrative e finanziarie con i partner. Ancora una volta si conferma che la convivenza/trasformazione tra cartaceo e digitale deve comprendere necessariamente una fase di ottimizzazione dei processi che parte dalla fase di analisi che, come ci conferma Alberta Stella, Marketing Manager di Optimas (www.optimas.it), risulta essere la più delicata e, allo stesso tempo, determinante per il raggiungimento degli obiettivi. La caratteristica principale della nostra offerta è la copertura globale di tutte le componenti che costituiscono un progetto di Document Management; la scelta di essere l unico interlocutore per l intero processo documentale, infatti, si è rivelata strategica e vincente in un mercato in cui i principali requisiti sono l esigenza di flessibilità operativa e il bisogno di personalizzazioni sempre più accurate, per poter monitorare i processi di business. Ciò che caratterizza i nostri progetti di Document Management, infatti, è la capacità di adattarsi alle esigenze di ogni singolo cliente, consentendo di ottimizzare tempi e risorse. Optimas affianca, con successo, molte realtà che operano in diversi settori, portando la propria esperienza e la propria capacità di gestione e implementazione di progetti complessi come un ulteriore elemento di valore. Nel settore Finance - conclude Alberta Stella - per esempio, molti clienti hanno scelto di affidare ad Optimas l intera gestione delle pratiche 7

8 (finanziamento, cessioni del quinto, sottoscrizioni, mutui, altro), con una sensibile riduzione dei costi di gestione e una facilità di reperimento delle informazioni che si traduce in un netto miglioramento della qualità del servizio percepito dall utenza finale. Operare con successo nella Fornitura di soluzioni aziendali, richiede la razionalizzazione delle informazioni - stigmatizza Franco Zarpellon, Direttore Generale di CARDINIS Solutions (www.cardinis.com), che rappresenta il paradigma alla base di una più efficace condivisione e trasparenza, sia all interno dell azienda sia verso i diversi attori della catena produttiva e i diversi organi di controllo. La nostra declinazione del Document Management è pertanto la gestione del processo alla base delle attività di completamento e autorizzazione dei documenti, la contestualizzazione del patrimonio informativo all obiettivo per cui è realizzato o alle attività di cui fa parte e la condivisione efficace, nel rispetto dell organizzazione aziendale, dell intero patrimonio. L utilizzo nelle nostre soluzioni di tecnologia web e di soluzioni di workflow ne rende più semplice l implementazione, la customizzazione e l utilizzo, nonché la realizzazione di enterprise portal. Le soluzioni basate sulla suite CARDINIS Solutions sono presenti con successo in diversi comparti e tipologie aziendali, dove la Suite CARDINIS si presta a fornire risposte concrete, come ad esempio l ambito Finanziario-Assicurativo, l ICT, le telecomunicazioni, i media, la grande distribuzione, la Pubblica Amministrazione e, non ultimo, il manufacturing. Dal manufacturing, anche se da un settore particolare della gestione documentale chiamato PDM (gestione della documentazione e dei flussi associati allo sviluppo dei prodotti), proviene l offerta messa in opera da PTC (www.ptc.com). Infatti, come ci conferma Maria Lanzetta, Marketing Manager di PTC Italia: con l acquisizione dei prodotti Arbortext, leader nel campo delle applicazioni di Dynamic Enterprise Publishing, i quali saranno integrati completamente con il resto delle soluzioni PTC entro questa prima metà dell anno, si consentirà a chi produce i contenuti di un documento di concentrarsi sul contenuto stesso piuttosto che sullo stile o l impaginazione. 8

9 Con l introduzione dei prodotti Arbortext all interno della gamma delle nostre soluzioni, intendiamo espandere la nostra presenza in nuovi mercati verticali quali quello farmaceutico, dei servizi finanziari, del governo e dell editoria tradizionale. Anacomp Italia (www.anacomp.it) approda in questo mercato, proveniente dal settore della microfilmatura, per conto di clienti bancari, e propone una gamma di servizi in outsourcing di Gestione Documentale per tutti i settori: scansione dei documenti cartacei, elaborazione dei file elettronici, messa a disposizione dell archivio tramite WEB, stoccaggio fisico della carta e, negli ultimi due anni, grazie a novità in campo normativo, anche la realizzazione di archivi ottici sostitutivi con tecnologia di firma digitale, che permettono di ridurre drasticamente la carta da conservare ai fini legali e fiscali. La nostra attività - evidenzia Silvano Curri, Direttore Commerciale di Anacomp Italia - è quella di affiancare il cliente nella scelta della soluzione migliore per la propria realtà, sia in termini di volumi di documenti sia di processi aziendali: la valutazione, infatti, degli impatti sugli utenti e in senso più lato sull organizzazione è, infatti, fondamentale per il buon successo di un qualsiasi processo. Il tema del Document Management (DM), non è solo legato alle grandi imprese o alla pubblica Amministrazione, ma sta destando sempre maggiore interesse A questo proposito, l esperienza dello Studio legale milanese Bernascone & Soci, noto per la sua impronta internazionale e per le sue competenze in diversi ambiti, tra cui operazioni bancarie e finanziarie, fusioni e acquisizioni, è un caso di successo. A grandi linee - ci spiega Sandro Bicci, Amministratore di Consultechnology (www.consultechnology.com) - l esigenza primaria dello studio legale consisteva nell avvalersi di un sistema di DM efficiente, che fosse in grado di gestire un ambiente di archiviazione, consultazione e reperimento di documenti omogeneo, ordinato e affidabile. In particolare, lo Studio richiedeva la gestione di un archivio digitale delle pratiche e una consultazione facile e veloce per gli utenti abilitati, ponendo grande enfasi sulla riservatezza 9

10 e sicurezza dei dati. Per soddisfare queste esigenze, lo Studio Bernascone & Soci ha adottato la nostra soluzione, con la quale si sono acquisiti i documenti, sia di origine cartacea sia digitale, classificandoli e archiviandoli. Lo Studio Bernascone & Soci ha ottenuto una drastica riduzione dei tempi di ricerca e reperimento degli stessi, che si è tradotto in un incremento dell efficienza dei processi interni. In conclusione, interconnettere le persone mediante informazioni e processi, eliminando le aree di inefficienza, per rispondere rapidamente al cambiamento del mercato, rimane una delle sfide che le nostre imprese devono affrontare e vincere. Il percorso passa certamente attraverso un approccio più funzionale, per condividere informazioni in maniera tale da creare ambienti collaborativi estesi, dove vengono eliminate le inefficienze di comunicazione e laddove si costruisce la conoscenza aziendale. Va altresì sottolineato che, come l esperienza quotidiana insegna, in buona parte delle organizzazioni il documento digitale si è diffuso - almeno nella fase di produzione - con una rapidità tale da non consentire di definire un adeguato contesto organizzativo in grado di capitalizzare l avvento di questa nuova opportunità. Le potenzialità della Gestione documentale, di documenti nel formato elettronico, potrà essere adeguatamente messa a frutto (competitività/livelli di servizio) se e solo se viene gestita, di pari passo, una rivisitazione profonda dei principali processi aziendali, con un evidente impatto sulle diverse strutture organizzative del lavoro così come sono state vissute fino ad oggi. Infatti, il documento elettronico, per il suo stato di immaterialità, consente la virtualizzazione dell organizzazione del lavoro, la nascita di nuove attività che possono essere svolte anche lontano dai palazzi delle Aziende. Il tempo ci dirà se avrà contribuito anche a migliorare la qualità della vita. 10

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