I costi della gestione cartacea e le opportunità di risparmio della Gestione Elettronica dei Documenti

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1 LA VALUTAZIONE DEI PROGETTI DI GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 05 DICEMBRE 2006 I costi della gestione cartacea e le opportunità di risparmio della Gestione Elettronica dei Documenti dott. Alberto Bobbo Coordinatore Conservazione-sostitutiva.it Nuove Tecnologie e Qualità del Software Tel / Cell / Fax info@conservazione-sostitutiva.it Banca di Monastier e del Sile 05 dicembre 2006

2 KNOWLEDGE MANAGEMENT L informazione: è una risorsa essenziale per il funzionamento di una organizzazione. La gestione dell informazione nelle organizzazioni è di importanza strategica e fattore/leva della competitività aziendale

3 INFORMAZIONI E COMPETITIVITA Necessità di gestire in modo efficace, efficiente ed integrato tutte le informazioni disponibili. Necessità di informazioni corrette (e dei documenti che le contengono) per prendere le decisioni tempestivamente imposte dal mercato. Tali decisioni hanno un impatto su: 1. Profitto 2. Qualità dei servizi offerti 3. Efficienza 4. Immagine. In definitiva, la disponibilità delle informazioni e una gestione efficiente delle stesse può portare a un grande vantaggio competitivo su due direttrici: 1. Processi: Ottimizzazione delle risorse e incremento della produttività 2. Costi della gestione documentale

4 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI Conservare i documenti cartacei significa sostenere: Costi dei locali adibiti ad archivi nonché problemi connessi alla localizzazione degli archivi. Costi di archiviazione e di gestione degli archivi. Tempi di ricerca (difficoltà nel reperimento del documento). Rischi di errore (documenti obsoleti o non aggiornati) Rischi di deperimento per cause accidentali (incendi, allagamento, ecc.). Costi di per sicurezza degli ambienti (Legge 626). Costi per la vigilanza degli ambienti. Costi concernenti la disciplina della Privacy (Trattamento dati sensibili).

5 L INNOVAZIONE DIGITALE DEL BUSINESS Il motore del processo di cambiamento delle organizzazioni è La dematerializzazione e digitalizzazione delle informazioni In tale contesto il documento informatico occupa un ruolo di fondamentale importanza essendo la base normativa della digitalizzazione degli archivi aziendali..e conservazione in modalità sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali Pensate a: Quanti documenti cartacei vengono conservati nei vostri uffici? Quanti documenti deve conservare la vostra amministrazione?

6 IL DOCUMENTO CLASSICO IL Documento ANALOGICO È un oggetto materiale. È in originale ed eventualmente in copia. Documento analogico: È un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, come le immagini su film, come la magnetizzazione su nastro. Si distingue in documento originale e copia. Documento analogico originale: Il documento analogico che può essere unico o non unico. Documento analogico originale NON unico: E il documento per cui è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

7 Il Documento moderno quello Informatico Legge N 59 del 1997 Art. 15 stabilisce che: gli atti, dati e documenti, formati dalla PUBBLICA AMMINISTRAZIONE NE e dai PRIVATI con strumenti informatici o telematici,, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge Il DPR 445 del 28/12/2000 (Art. 8 TUDA) modificato poi dal ART. 20 CAD (Codice Amministrazione Digitale) D. Lgs 07/03/ ha fissato i requisiti che il documento informatico inteso come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti deve rispettare per avere pieno valore legale.

8 Quindi: dal Documento cartaceo Per documento cartaceo si intende sia il supporto che il contenuto che in esso viene rappresentato La sottoscrizione autografa sancisce l autenticità ed il sottoscrittore si assume la paternità del contenuto del documento Al Documento informatico Un documento informatico, per sua natura, può essere modificato e riprodotto infinite volte, ottenendo copie identiche all originale. Il suo contenuto è svincolato dal supporto. Per renderlo simile al documento cartaceo occorre autenticarlo, cioè modificare gli attributi di volatilità tramite l apposizione di una firma digitale per: garantire la segretezza dei contenuti del documento dichiarare la paternità del sottoscrittore assicurare l integrità dei contenuti del documento garantire il non ripudio quindi assicurare la validità legale del documento

9 Firma digitale di un documento informatico La firma digitale GARANTISCE, in un documento informatico, la stessa valenza della firma autografa nei documenti cartacei. La tecnologia a chiavi pubbliche garantisce inoltre: l integrità del contenuto del documento la certezza della provenienza del documento I formati dei documenti informatici La firma digitale deve essere applicata a documenti informatici STATICI ovvero redatti in modo tale per cui il contenuto non risulti alterabile durante le funzioni di accesso e di conservazione, generalmente documenti informatici in formato PDF o TIFF.. con beneficio di inventario.. Gli elementi dinamici (macro, funzioni, script) possono provocare la visualizzazione di contenuti differenti al momento della sottoscrizione e della successiva verifica

10 ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA: DEFINIZIONE Per archiviazione elettronica s intende s il processo di catalogazione di documenti (informatici ed analogici), l assegnazione l di opportune chiavi distintive (a seconda elle tipologie documentali da archiviare) per consentirne una fruizione rapida ed ordinata I documenti risultano censiti in un database usato a scopi di consultazionec Il processo di conservazione sostitutiva è svincolato dalla presenza di sistemi di archiviazione elettronica ed è da questi tenuto distinto Ampia libertà di iniziativa ai soggetti pubblici/privati nell adottare sistemi di archiviazione, sistemi di acquisizione e sistemi di memorizzazione SISTEMI DMS DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

11 ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA: ESEMPIO CICLO ATTIVO SW GESTIONALE COMPOSIZIONE LAYOUT DI STAMPA STAMPA ARCHIVIO CARTACEO SPOOL DI STAMPA DMS DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM SIA INDICI CICLO PASSIVO RICERCA E CONSULTAZIONE

12 CONSERVAZIONE DOCUMENTI PER SCOPI DI LEGGE Per conservazione si intende il processo di tenuta della documentazione cartacea su cui vi è obbligo di conservazione nel tempo La documentazione dovrà essere archiviata, secondo le norme previste dalla legislazione vigente e resa disponibile a fronte delle richieste da parte delle Autorità competenti Il processo di conservazione si conclude, per ciascuna tipologia a di documento, alla scadenza del termine di conservazione stabilito dalle Leggi vigenti I locali di conservazione dovranno essere conformi alle normative in fatto di impianti di sicurezza, antincendio, coperture assicurative,..pensiamo.pensiamo alle implicazioni del Codice Privacy (D.Lgs( 196/03) Le procedure di ricerca e selezione dei documenti in fase di esibizione sono normalmente gestite tramite procedure informatiche che consentano l individuazione delle coordinate di archivio per ogni documento conservatoc

13 CONSERVAZIONE DOCUMENTI PER SCOPI DI LEGGE La conservazione deve quindi garantire: un approccio che tenga conto del rapporto costi-benefici dei processi di supporto per il reperimento sia della documentazione amministrativa sia di quella storico-culturale. minimi rischi di deperimento o non accessibilità alle informazioni a fronte di una seria analisi dei rischi derivanti da perdita di informazioni (Sicurezza Sistemi informativi, BS 17799,.). livelli adeguati di sicurezza a garanzia dell autenticità e la validità giuridica delle informazioni conservate (D.Lgs. 196/03, ).

14 LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: DEFINIZIONE Per conservazione sostitutiva si intende il processo di tenuta della documentazione in formato digitale nel tempo La Delibera CNIPA n 11/2004 autorizza l l utilizzazione di un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione che consenta la registrazione mediante tecnologia Laser (dischi ottici Worm,, CD-R, magneto ottici, DVD, ) La delibera inoltre consente di utilizzare un qualsiasi altro supporto s di memorizzazione, oltre a quelli a tecnologia laser, se non ostino particolari motivazioni (tecnologia CAS, NAS, Hard Disk non riscrivibili,..) La sicurezza e la protezione dei dati vengono assicurate dalle procedure tecniche di apposizione della marca temporale e della firma digitale

15 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: ELEMENTI CHIAVE Sottoscrizione elettronica: apposizione della firma elettronica qualificata ovvero basata su un certificato qualificato e creata attraverso un dispositivo sicuro per la sua creazione. (smart card + certificato to rilasciato da una CA) Marca Temporale: evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale Documento statico non modificabile: documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione Supporto di memorizzazione: qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione con tecnologia laser e non, purchè conforme alle regole tecniche previste dalla delibera (ampia libertà del Responsabile della Conservazione) Modalità operative: libertà d iniziativa per l adozione l delle modalità operative per la conservazione sostitutiva. (Change( Management)

16 TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE: Sistemi software Sistemi hardware

17 TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE: DATABASE DELLA CONSERVAZIONE SISTEMA MASTERIZZAZIONE SERVER RICHIESTE

18 TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE:!"# #$### %&'( ) )*#### # )*+#, #$# # )*# #+#, -#, #.

19 TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE: '/0"1 11 +!(, 233.0*4 )# )*## 5 ## 6 # )5 #+&'$, )*# # -#, #

20 TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE: Il supporto utilizzato deve avere una vita minima di dieci anni (attualmente questo requisito è soddisfatto da tutti i supporti in commercio) Il sistema impiegato per la lettura/registrazione deve avere una a vita più lunga possibile, ciò è garantito per i supporti che presentano una diffusione e un uso più ampio possibile (CD-ROM/DVD) Il supporto dovrebbe essere leggibile su tutte le piattaforme hardware h ed essere indipendente da S.O. Non utilizzare formato software coperti da diritti di proprietà,, bensì standard dichiarati e descritti (ISO9660 per i CD-ROM) Prevedere, contestualmente alla normativa, una strategia di lettura tura di controllo periodica e all eventuale riversamento sostitutivo

21 FORMATI ADOTTATI PER LA CONSERVAZIONE: ## 7##.$ *#$ 8 ## ##9 # :'! )- 1-- ;)"0 Normalmente lo standard universalmente riconosciuto è il formato PDF

22 TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE: Sistemi Software MA..LO VEDIAMO OPERATIVAMENTE DOPO:

23 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI: L EVOLUZIONE VERSO IL DIGITALE Fattori determinanti di tipo: Tecnologico (aumentano i volumi dei documenti digitali nelle aziende) Business (spinta alla riduzione ei costi e ottimizzazione dei processi) Legislativo (disciplina giuridica sempre più matura e completa) Spingono il passaggio all era del paperless.ma nonostante la spinta: La gestione documentale nel Sistema Italia (pubblico e privato) soffre ancora enormi costi ed inefficienze relative alla gestione del documento cartaceo, che arrivano a pesare tra il 3 e il 5 % del PIL per un costo stimabile tra i 42 e i 70 miliardi di uro!! I risparmi ottenibili, per tipologia di documento vanno dal 50 % al 90 % del costo di gestione del documento!

24 LE AREE DI MAGGIORE POTENZIALITA PER IL DIGITALE: Processi di Back-office: Acquisti/vendite Finanza Personale Ect.. Processi di Core-Business: Come opportunità per rapido reengineering dei processi e come strumento di gestione del cambiamento Potenziale recupero di produttività e risorse = incremento di competitività (tempi di ricerca, persone dedicate, tempi di gestione e costi diretti di stampa e gestione del cartaceo

25 LE AREE DI MAGGIORE POTENZIALITA PER IL DIGITALE: 70% 60% 62,1% 3,8 55,2% 3,5 3,4 Complessità Propensione investimento 4 3,5 50% 3,2 2,7 3 40% 30% 20% 34,5% 31,0% 24,1% 2,5 17,2% 2,3 1,0 2,5 2 1,5 1 10% 6,9% 3,4% 0,5 0% 0 Processi core Acquisti Amm.ne Personale Customer Care Marketing/ vendite Legale Logistica Fonte: NetConsulting, 2006

26 ESIGENZE DI GESTIONE DOCUMENTALE ESPRESSI Valori da 1: poco importante a 5: molto importante 4,3 4,6 3,6 Riduzione documenti cartacei 2,9 3,5 4,9 3,1 4 2,9 Totale campione PA 2,4 2,6 3,1 2,3 2,1 Gestione documenti digitali Gestione documenti cartacei e digitali Gestione documenti cartacei Gestione documenti digitali Acquisizione di documenti da formato cartaceo a formato digitale a norma e non Gestione del workflow documentale in azienda Protocollo elettronico con conservazione a norma (ottica sostitutiva) Sicurezza/ protezione del documento (firma digitale) Gestione flussi documentali in uscita Archiviazione dei documenti cartacei residui Pubblicazione documenti e contenuti su Internet Fonte: NetConsulting, 2006

27 AREE DI RIDUZIONE FLUSSI CARTACEI NEI PROGETTI AVVIATI Potenziali aree di riduzione flussi cartacei Ciclo passivo 69,2% Ciclo attivo 30,8% Non prevista 51,8% Già fatta 31,0% Gestione HR Gestione delle attività degli informatori scientifici Acquisizione doc. da clienti 7,7% 7,7% 30,8% Erogazione di circolari 7,7% Gestione sinistri 7,7% Non sa/non risponde 3,4% In corso 13,8% Comunicazioni ai clienti Gestione negozi associati Gestione documenti tecnici 7,7% 7,7% 7,7% Controllo Qualità 7,7% Fonte: NetConsulting, 2006

28 Obiettivi dichiarati dei progetti 69,0% 71,4% Totale campione PA 51,7% 42,9% 37,9% 42,9% 28,6% 31,0% 27,6% 27,6%28,6% 28,6% 28,6% 14,3% 17,2% 10,3% 14,3% 3,4% Riduzione tempi svolgimento processo Riduzione costi processo Migliore condivisione informazioni in azienda Riduzione personale addetto a gestione processo Riduzione complessità processo Sicurezza/ protezione del documento Migliore servizio al cliente Riduzione difettosità processo Riduzione spazio fisico di archiviazione Fonte: NetConsulting, 2006

29 Previsto (entro 1 anno) 3,4% Progetti di adozione documento informatico Concluso 48,3% In corso 48,3% Aree interessate (progetti conclusi) Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo Processi core Acquisti/ gestione fornitori/ ciclo passivo Personale Marketing/ vendite Logistica Customer Care/gestione reclami Legale 14,3% 7,1% 7,1% 7,1% 7,1% 7,1% 28,6% 64,3% Aree interessate (progetti in corso) Processi core Acquisti/ gestione fornitori/ ciclo passivo Personale 14,3% 42,9% 50,0% Fonte: NetConsulting, 2006 Marketing/ vendite Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo Customer Care/gestione reclami 7,1% 7,1% 7,1%

30 IL BUSINESS PROCESS MANAGEMENT O WORKFLOW MANAGEMENT A SUPPORTO DEL CAMBIAMENTO: Supplier Pos. A Pos. B Pos. C Pos. D Pos. E Initial situation Ottimizzazione organigramma Supplier Pos. A Pos. B Pos. C Pos. D Pos. E Optimization as a permanent process Result Ottimizzazione processo Rinnovo/aggiornamento strutture IT

31 BPR COME INTEGRAZIONE DI PROCESSI Diventare efficienti ed efficaci nella gestione delle conoscenze è fonte di economie di costo e di miglioramento delle prestazioni della organizzazione, rapidità nel reperimento dei dati, creazione di nuove opportunità, risposte alle esigenze dei clienti/utenti Organizzazione Gerarchica Organizzazione Hyperlinked

32 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: COSTI-BENEFICI I due approcci di conservazione Archiviazione cartacea Costi (funzioni di accesso standard e livelli di servizio costanti) Archiviazione informatica Volumi

33 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: COSTI-BENEFICI I due approcci di conservazione Archiviazione cartacea Costi (funzioni di accesso evolute e livelli di servizio costanti) Archiviazione informatica Volumi

34 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: COSTI-BENEFICI DEPERIMENTO E NON ACCESSIBILITA Il rischio connesso al supporto utilizzato cartaceo = informatico = Il rischio connesso ad accadimenti accidentali cartaceo > informatico < Il rischio connesso alla obsolescenza della tecnologia cartaceo < informatico >

35 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: LA GESTIONE DELLA OBSOLESCENZA TECNOLOGICA )###. " ###### '#$ # ' ##.*#, )

36 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI:CONSIDERAZIONI! ##9 ##*#<! # 5 ##!9 ## $ #**,!##

37 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: VANTAGGI COMPETITIVI #9# # ### ##9!9 ## #!# *, 7#, #!#, ## # ##9

38 VANTAGGI COMPETITIVI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE: Costi di spazio ufficio/magazzino 1. Spazio Ufficio mq. X = 2. Spazio Magazz. mq. X = 3. Scaffali, materiale per attività = 4. Materiale di consumo = Costo del lavoro 1. Addetto magazzino x /h. = 2. Amministrazione x /h. = 3. Gestione x /h. = Costi per la perdita di informazioni 1. Costo statistico per perdita info N files x 200 = Customer Service 1. Chiamate al richiedente dopo ricerca # chiamate/anno 2. Costi telefonici # chiamate/anno x = 3. Ritardi nel processo di ricerca docs = COSTI CORRENTI TOTALI ANNUI COSTI TOTALI

39 Compilate il questionario che vi hanno consegnato e saro lieto di coaudivarvi nell analisi del Ritorno dell Investimento. Costi Hardware 1. Scanner q.tà X = 2. Pc q.tà X = 3. Server q.tà X = 4. Stampanti Barcode q.tà X = Costi Software 1. Gestione Documentale = 2. Conservazione sostitutiva = 3. Workflow Management = Costi Servizi Professionali 1. Consulenze professionali x /h. = Costi di Manutenzione ed Assistenza 1. Canoni di manutenzione HW e SW = 2. Canoni di assistenza HW e SW = COSTI TOTALI COSTI CORRENTI TOTALI PROGETTO

40 In ogni caso alcuni dati di riferimento da indagine Conservazione-sostitutiva.it: Fascie di investimento riguardanti tutta l infrastruttura di impianto (componenti HW-SW-SV) e quindi, nel caso sia opportuno l aggiornamento di tutto l impianto informatico (escluse le applicazioni licenze- già presenti in azienda per scopi di gestione del business): Obiettivo Progetti: Gestione Documentale, Workflow Management e Conservazione Sostitutiva di tutti i documenti con valenza fiscale N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 1 PDL a 5 PDL...Costo: da ,00 a ,00 N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 6 PDL a 10 PDL..Costo: da ,00 a ,00 N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 11 PDL a 20 PDL..Costo: da ,00 a ,00 N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 21 PDL a 50 PDL..Costo: da ,00 a ,00 N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 51 PDL a 100 PDL.Costo: da ,00 a ,00

41 VANTAGGI COMPETITIVI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE: '# ## # ##= &###9 &### '# ##9## ## '## /# > 0#*# :# :## #&.?33@A # # #.> #A #B3#C3= #D= #9?3?3E #9.#?3 2?3E.

42 VANTAGGI COMPETITIVI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE: '# ## # ##= &###9 &### '# ##9## ## '## /# > 0#*# :# :## #&.?33@A # # #.> #A #B3#C3= #D= #9?3?3E #9.#?3 2?3E.

43 SE CIO NON BASTA UNA PREVISIONE: DOMANI.CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA OBBLIGATORIA PER TUTTI! Al di là dell intensa attività di legislazione sui temi dell innovazione digitale iniziata sin dagli anni 90, la volontà del legislatore di ridurre l evasione fiscale, percorrendo la strada dell innovazione tecnologica, emerge recentemente e chiaramente nel D.L. 223/2006, dove vengono introdotte alcune importanti novità con una importante affermazione di premessa circa queste novità in attesa dell introduzione della Fatturazione Elettronica, ovvero in attesa dell introduzione della normativa cogente sulla fatturazione elettronica che renderà poi obbligatoria anche la conservazione sostitutiva secondo quanto già previsto dal Codice della Pubblica Amministrazione Digitale. Sulla base di queste considerazioni la previsione è che se non è domani è dopodomani ma la normativa sulla obbligatorietà della fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva verrà promulgata!

44 VI RICORDO LE PROSSIME INIZIATIVE DI CONSERVAZIONE- SOSTITUTIVA.IT: 1. Seminari e Corsi ogni mese nel 2007 oltre il Ciclo Innovazione 2. Incontri personalizzati per valutare il Roi di un implementazione di un DMS nella Vostra azienda o supportarvi nelle gestione del processo di conservazione 3. Continueremo a essere un punto di riferimento con Conservazione-sostitutiva.it.osservatorio del mercato GRAZIE PER L ATTENZIONE! dott. Alberto Bobbo Coordinatore Conservazione-sostitutiva.it Nuove Tecnologie e Qualità del Software Tel / Cell / Fax info@conservazione-sostitutiva.it