GUIDA OPERATIVA FATTURAZIONE ELETTRONICA

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1 Obbligo di fatturazione elettronica dal 31 marzo 2015 per tutte le fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione. L obbligo si estende agli Enti pubblici non economici, come le Federazioni e gli Ordini Professionali. Allegata la Circolare del Mef GUIDA OPERATIVA FATTURAZIONE ELETTRONICA Professione Geometra Associazione Nazionale Donne Geometra"

2 Fatturazione elettronica Dal 31 marzo 2015 è obbligatorio emettere le fatture elettroniche per tutti coloro che hanno rapporti economici con la pubblica amministrazione. La fattura elettronica PA è un sistema di fatturazione elettronica Pubblica Amministrazione. Tale obbligo, prevede che le Agenzie fiscali, Ministeri ed Enti nazionali di previdenza non potranno più accettare fatture cartacee ma solo fatture elettroniche inviate tramite il Sistema di Interscambio. L'obbligo di fatturazione elettronica Pubblica Amministrazione, è stato introdotto dalla Legge di Stabilità 2008 che ha previsto l'invio online delle fatture destinate alla PA mediante il cd. Sistema di Interscambio SdI. Il Sistema di Interscambio, non è altro che una piattaforma informatica che serve a trasmettere e poi a ricevere, la fattura elettronica, alla gestione dei dati di fatturazione e quindi a monitorare la finanza pubblica. Il SdI, sistema di interscambio fatua elettronica PA, è gestito direttamente dall'agenzia delle Entrate fattura elettronica PA, che ha il compito di vigilare sul trattamento dei dati e delle informazioni, di gestione dei flussi informativi e tenere sotto controllo i conti della Pubblica Amministrazione. Caratteristiche fattura elettronica PA 2015 Le fatture elettroniche devono avere i seguenti requisiti, come specificato nell allegato A al DM n. 55/2013: Essere costituite di un documento in formato XML, non contenente macroistruzioni/codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possono modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati", sottoscritto 2

3 con firma elettronica qualificata o digitale compatibile per l'invio all' SDI ( sistema di interscambio) che deve contenere necessariamente : a) le informazioni fiscali relative all'operazione commerciale previste dalla normativa IVA b) le informazioni per la trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio, ossia il Codice Univoco con cui il fornitore è iscritto all'indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) nazionale c) il Codice identificativo di gara (CIG), salvo gli specifici casi di esclusione della tracciabilità ex Legge n. 136/2010; d) il Codice unico di Progetto (CUP) per le fatture riferite a opere pubbliche, manutenzioni straordinarie, interventi finanziari da contributi comunitari nonché se previsto ai sensi dell art. 11, Legge n. 3/2003. In mancanza degli ultimi due codici, ove necessari, istituiti dall'art. 25 del recente DL 66/2014, la PA non può effettuare il pagamento. Soggetti obbligati: anche Federazioni e Ordini Professionali L'obbligo fattura elettronica PA è per i seguenti soggetti: Fornitori di beni e servizi alla Pubblica Amministrazione. Tutti gli operatori economici per inviare al fattura elettronica PA devono utilizzare il SdI, effettuando le seguenti operazioni obbligatorie: predisporre la FatturaPA, firma digitale fatturapa, invio e verifica della trasmissione e ricezione del messaggio. Pubbliche Amministrazioni che hanno il compito di censire gli uffici destinatari della fattura PA, ricevere la fattura rilasciando l'esito dell'invio e monitorare i flussi informativi. 3

4 Intermediari quali banche, Poste, commercialisti, intermediari finanziari, imprese ICT, che intervengono nel rapporto tra impresa e PA per la compilazione, invio e ricezione della fattura elettronica PA Le disposizioni circa l'utilizzo del Sistema di Interscambio da parte degli intermediari cambiano poi, a seconda che l'intermediario sia autorizzato a trasmettere per conto degli operatori economici o a ricevere per conto delle Amministrazioni Pubbliche. Il Dipartimento delle Finanze ha pubblicato il 9 marzo la circolare n. 1/E/DF, sull'estensione dell'obbligo di fatturazione elettronica a tutte le Pubbliche Amministrazioni da parte degli operatori privati a partire dal 31 marzo La Circolare chiarisce in maniera definitiva l'ambito di applicazione dell'adempimento. Ribadendo quanto già affermato nella nota n del 27 ottobre 2014, afferma che tra le PA destinatarie delle nuove norme devono intendersi anche le Federazioni e gli Ordini professionali, in quanto enti pubblici non economici. Le classi di amministrazioni destinatarie non sono, quindi, solo quelle dell'elenco Istat, ma anche le autorità indipendenti e, comunque, le amministrazioni disciplinate dall'art. 1, comma 2, D.Lgs. n. 165/2001, che tra le amministrazioni dello Stato comprende, tra le altre, anche le aziende e amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, Regioni, Province, Comuni, Comunità montane, istituzioni universitarie, Camere di commercio, aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale e tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, compreso il Coni. Nella seguente Tabella 1 sono stati elencati i soggetti destinatari delle nuove disposizioni e nella Tabella 2 le date di decorrenza: 4

5 TABELLA 1 Soggetti di cui all art. 1, comma 2, D.Lgs. n. 165/2001 Tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale, l Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN), le Agenzie di cui al D.Lgs. n. 300/1999 e, fino alla revisione organica della disciplina di settore, il CONI. Soggetti di cui all art. 1, comma 2, legge n. 196/2009 I soggetti indicati a fini statistici dall ISTAT nell elenco oggetto del comunicato del medesimo Istituto, pubblicato in Gazzetta Ufficiale entro il 30 settembre di ogni anno, e le Autorità indipendenti. Soggetti di cui all art. 1, comma 209, legge n. 244/2007 Le amministrazioni autonome. 5

6 TABELLA 2 Classi di amministrazioni Data di decorrenza Tutte le amministrazioni, su base volontaria e sulla base di specifici accordi con tutti i propri fornitori 6 dicembre 2013 Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale, individuati come tali nell'elenco ISTAT Tutte le rimanenti amministrazioni, incluse quelle individuate come amministrazioni locali nell'elenco ISTAT 6 giugno marzo

7 Come predisporre la FatturaPA Ogni fattura, o lotto di fatture, costituisce, per il sistema di interscambio, un file predisposto secondo il formato della FatturaPA. Il singolo file, oppure più file singoli, possono essere racchiusi in un file compresso, in formato.zip, cioè in un file archivio. Dopo aver preparato il file, esso deve essere nominato in maniera opportuna affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio. Nel caso di un file FatturaPA deve essere rispettata la seguente nomenclatura: Codice PaeseIdentificativo univoco del Trasmittente _ Progressivo univoco del file dove: il Codice Paese va espresso secondo lo standard ISO alpha-2 code; l Identificativo univoco del Trasmittente, sia esso persona fisica o soggetto giuridico, è rappresentato dal suo identificativo fiscale (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia, identificativo proprio del Paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente all estero). La lunghezza di questo identificativo è di: a) 11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese IT; b) 2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) altrimenti. 7

8 Il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi da A a Z e da 0 a 9. Il separatore degli elementi che compongono il nome file è il carattere underscore ( _ ), codice ASCII 95. L estensione del file assume il valore.xml oppure.xml.p7m in base al tipo di firma utilizzata. Esempi ITAAABBB99T99X999W_00001.xml IT _00002.xml.p7m FR _00003.xml La nomenclatura dei file, così come descritta, viene mantenuta nella fase di inoltro all Amministrazione. Nel caso di file archivio deve essere rispettata la stessa nomenclatura usata per il file FatturaPA utilizzando l estensione.zip. Esempio ITAAABBB99T99X999W_00001.zip che al suo interno contiene, a titolo di esempio: ITAAABBB99T99X999W_00001.xml ITAAABBB99T99X999W_00002.xml ITAAABBB99T99X999W_00003.xml.p7m Il Sistema di Interscambio, ricevuto un file archivio, elabora e trasmette all Amministrazione destinataria il file o i file in esso contenuti. 8

9 Firma della FatturaPA Ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere firmato elettronicamente dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato difirma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce: l integrità delle informazioni contenute nella fattura; l autenticità dell emittente; Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori (essi sono presenti nell elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell Agenzia per l Italia Digitale). È necessario, però, tener conto di particolari vincoli tecnici di cui tiene conto il Sistema di Interscambio (in pratica, non tutti i formati di firma sono ammessi). Si precisa che il file archivio non deve essere firmato elettronicamente ma devono essere firmati tutti i file FatturaPA al suo interno. 9

10 Come si invia la FatturaPA Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio. Su di essa deve essere sempre apposta una firma elettronica qualificata. La FatturaPA può essere trasmessa al Sistema di interscambio scegliendo tra i seguenti canali: PEC (Posta Elettronica Certificata); Invio via web; Web Service; Protocollo FTP; Porta di dominio (solo per i soggetti attestati sul Sistema Pubblico di connettività). Per la trasmissione via PEC e l invio via web non è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio. In questi casi è sufficiente possedere una casella di posta elettronica certificata, disporre di una Carta Nazionale dei Servizi, oppure essere registrati ai canali Entratel e Fisconline, che consentono l accesso ai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate. Per la trasmissione della FatturaPA tramite i canali che prevedono una cooperazione applicativa, come i Webservice o la Porta di Dominio, e tramite Protocollo FTP è necessario inviare al Sistema di Interscambio una richiesta di accreditamento attraverso le apposite funzionalità del sito governativo La domanda deve essere successivamente firmata e inviata via PEC. 10

11 Con la richiesta di accreditamento si sottoscrive un Accordo di servizio che regola modalità e condizioni di utilizzo dei servizi messi a disposizione per la trasmissione della FatturaPA. Dopo l invio, l Operatore economico riceve dal Sistema di Interscambio tutta la messaggistica necessaria per tracciare lo stato della propria FatturaPA e per correggere eventuali errori prodotti al momento della predisposizione della fattura. Sul sito l Operatore economico può accedere alle funzionalità di controllo preventivo della FatturaPA, di gestione del proprio canale trasmissivo e di monitoraggio della messaggistica relativa alle fatture inviate. Sono previsti cinque diversi canali di trasmissione per l invio dei file: Invio tramite PEC Invio via web I file FatturaPA e i file archivio devono essere spediti come allegato del messaggio di PEC. L indirizzo PEC a cui destinare i file è :sdi01@pec.fatturapa.it. Il messaggio, comprensivo dell allegato, non deve superare la dimensione di 30 megabytes. Se tale limite dimensionale non viene rispettato non è garantito il buon esito della trasmissione. Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i file messaggio prodotti dal SDI relativi al proprio invio. Il Sistema di Interscambio mette a disposizione, sul sitowww.fatturapa.gov.it, un applicazione per inviare un file FatturaPA o un file archivio attraverso un interfaccia web. Per accedervi è necessario essere in possesso di credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate. Il file inviato utilizzando questa modalità non 11

12 Invio tramite Servizio SDICoop Trasmissione Invio tramite Servizio SDIFTP Invio tramite Servizio SPCoop- Trasmissione deve superare la dimensione di 5 megabytes. Il soggetto che usa il canale Web per l invio di file potrà visualizzare i file messaggio relativi al proprio invio attraverso l applicazione Monitorare la FatturaPA, disponibile nella sezione Strumenti del sito. Il Servizio SDICoop Trasmissione è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services). Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l applicazione Accreditare il canale, disponibile nella sezione Strumenti del sito Il Servizio SDIFTP è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando una modalità di trasferimento dati tramite protocollo FTP (File Transfer Protocol). Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l applicazione Accreditare il canale, disponibile nella sezione Strumenti del sito Il Servizio SPCCoop Trasmissione è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC) secondo le modalità definite dall Agenzia per l Italia Digitale. Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l applicazione Accreditare il canale, disponibile nella sezione Strumenti del sito 12

13 Cosa fare dopo l invio Chi emette o trasmette un file FatturaPA può visionare tutti i file messaggio che documentano lo stato del proprio file presso il Sistema di Interscambio attraverso l applicazione Monitorare la FatturaPA disponibile nella sezione Strumenti del sito I messaggi relativi al file emesso o trasmesso possono essere visualizzati direttamente dall emittente o dal trasmittente utilizzando le proprie credenziali Entratel o Fisconline. La visualizzazione dei file messaggio relativi ai file FatturaPA emessi o trasmessi è inoltre consentita ai Gestori degli Incaricati già definiti in ambito Entratel. 13

14 Fatturazione elettronica PA: come gestire il rifiuto del documento Il 31 marzo 2015 è la data che ha segnato la piena operatività dell obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione. Questa scadenza ha interessato le fatture emesse nei confronti dei Comuni, Province, Regioni, Camere di Commercio, ASL, ma anche i Consigli Nazionali e gli Ordini professionali. Il chiarimento è stato fornito dal Mef con una risposta ad un istanza di interpello del 27 ottobre Uno dei problemi più delicati riguarda il diniego dell accettazione della fattura. Le modalità di comunicazione del rifiuto del documento possono essere diverse e, a seconda delle ragioni, gli adempimenti saranno diversi. Ad esempio, l Ente destinatario della prestazione potrebbe ricevere una fattura in formato cartaceo emessa a decorrere dal 31 marzo (ad esempio il 4 aprile). Non sussistono dubbi sul fatto che tale documento debba essere rifiutato in quanto dalla data di entrata in vigore del nuovo obbligo la Pubblica Amministrazione non deve accettare le fatture emesse in formato cartaceo. In questo caso non è possibile procedere al pagamento. Trattandosi, nel caso di specie, di un documento in formato cartaceo è evidente come il canale di ricezione non possa essere il Sistema di 14

15 Interscambio. Il documento potrebbe essere stato recapitato tramite posta ordinaria, a mezzo raccomandata o via mail. A questo punto è necessario scrivere al fornitore per comunicare che il pagamento non potrà avere corso per effetto del formato (cartaceo) del documento che ha determinato la non accettazione. È preferibile inoltrare la comunicazione a mezzo PEC chiedendo l inoltro della fattura in formato elettronico. A seguito della mancata accettazione la fattura non entrerà né nella contabilità dell Ente destinatario, né nella contabilità dell emittente. Qualora tale soggetto avesse comunque registrato il documento nel registro delle fatture emesse dovrà emettere una nota di variazione con un uso meramente interno al fine di stornare la fattura cartacea emessa e quindi osservare l obbligo di numerazione progressiva. Diversamente il soggetto emittente risulterà in possesso di un documento con l indicazione di un numero progressivo senza che sia mai stato formalmente effettuato l annullamento della fattura rifiutata che non sarà mai pagata. Possono in concreto verificarsi anche altre situazioni che determinano il rifiuto. Ad esempio una fattura emessa (correttamente) in formato elettronico e recapitata tramite il Sistema di Interscambio potrebbe essere rifiutata in quanto la prestazione non è stata in concreto resa. Anche in questo caso il documento non dovrà essere contabilizzato dalla Pubblica Amministrazione. Il soggetto fornitore dovrà emettere, come già chiarito, una nota di variazione avente valenza di documento meramente interno. Quindi questa nota di 15

16 variazione non dovrà essere inviata alla Pubblica Amministrazione tramite il Sistema di Interscambio. La comunicazione del diniego dell accettazione dovrà essere effettuata al fornitore, non direttamente, ma utilizzando sempre il Sistema di Interscambio ed utilizzando lo stesso canale di ricezione della fattura (ad esempio la PEC). Successivamente, quando la prestazione sarà stata effettivamente resa, il fornitore emetterà nuovamente la fattura elettronica che, una volta superati i controlli formali del Sistema di Interscambio, dovrebbe essere recapitata alla Pubblica Amministrazione destinataria (tramite il Sistema di Interscambio). Successivamente, entro i quindici giorni dal ricevimento, la Pubblica Amministrazione dovrebbe accettare il documento in formato elettronico. 16

17 Fattura elettronica Enti no profit: ecco la risposta del MEF Con Circolare del 9 marzo 2015 n. 1/DF il Ministero dell'economia e delle Finanze individua le Pubbliche Amministrazioni obbligate alla fatturazione elettronica a partire dal prossimo 31 marzo 2015, in particolare il DM 55/2015 ha individuato per classi di pubbliche amministrazioni le date di decorrenza dell'obbligo di fatturazione elettronica. Con risposta ad interrogazione parlamentare n del 12/03/2015, il MEF, ha precisato che non sono soggetti all'obbligo di fatturazione elettronica gli enti no profit, non titolari di partita IVA, che forniscono prestazioni alla PA. Secondo il testo dell'interrogazione, l'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica rischia di danneggiare le associazioni no profit, le ONLUS e le fondazioni che non svolgono attività commerciale. Sul punto, il Ministero ha precisato che l'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica costituisce una diversa modalità di emissione della fattura e non incide sui presupposti per l'emissione della stessa. In pratica, i soggetti che prima del 6/06/2014 non erano tenuti ad emettere fattura PA in quanto non obbligati dalla norma,continuano a non rientrare nell'ambito di applicazione dell'obbligo. Gli stessi potranno continuare a certificare le somme percepite emettendo note di debito in forma cartacea. 17

18 Ecco il testo della risposta del Mef sulla fatturazione elettronica per gli enti no profit Con il documento di sindacato ispettivo in oggetto, l Onorevole interrogante segnala talune criticità connesse agli obblighi di fatturazione elettronica nei confronti della P.A. con particolare riferimento alle prestazioni erogate dagli enti non profit che non essendo titolari di partita IVA non emettono fattura ma semplici note spese verso la Pubblica Amministrazione (Asl, ordini professionali, scuole, etc.), che vengono «bloccate» dal sistema di interscambio (SdI) in quanto trattasi di documentazione non assimilabile alla fattura, non avendone i contenuti. Al riguardo, sentiti gli Uffici dell Amministrazione finanziaria, si rappresenta quanto segue. Il vigente articolo 21, primo comma, del Decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972 così come modificato, a decorrere dal 1o gennaio 2013, dalla legge n. 228 del 2012 (legge di stabilità 2013) definisce la fattura elettronica come quella che «... è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario» e che la stessa «... si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente». Con decreto 3 aprile 2013, n. 55, il Ministero dell Economia e delle Finanze ha emanato il regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da parte delle PP.AA. ai sensi dell articolo 1, commi dal 209 al 214, della legge n. 244 del 2007 (legge finanziaria 2008) rendendola obbligatoria, con decorrenza dal 6 giugno 2014, per le Agenzie fiscali, i Ministeri e gli Enti nazionali di previdenza e assistenza (articolo 6 del DM 55 del 2013), attraverso l istituzione del Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall Agenzia delle entrate, tramite SO.GE.I. (DM 7 marzo 2008). Dal prossimo 31 marzo 2015, tale obbligo riguarderà tutte le altre PP.AA. (termine così anticipato, rispetto all originario del 6 giugno 2015, dall articolo 25, comma 1, del decreto-legge n. 66 del 24 aprile 2014, convertito dalla legge 23 giugno 2014, n. 89). Pertanto, a decorrere dal 6 giugno 2014, i soggetti IVA che effettuano cessioni di beni (articolo 2 del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972) e prestazioni di servizi (articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972) in favore delle PP.AA. e degli Enti pubblici sono obbligati non 18

19 soltanto ad emettere, ma anche a trasmettere, conservare ed archiviare le relative fatture secondo la disciplina propria della fattura elettronica. Ciò posto, l introduzione dell obbligo di fatturazione elettronica verso la P.A. costituisce solo una diversa modalità di emissione della fattura, ma non incide sui presupposti per l emissione della stessa, di cui agli articoli 1 e 6 del menzionato decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del In altri termini, i soggetti che prima del 6 giugno 2014, non erano tenuti ad emettere fattura verso la P.A. perché non obbligati dalla normativa vigente, anche successivamente a tale data non sonoobbligati ad emettere fattura elettronica. Questi soggetti, pertanto, potranno continuare a certificare le somme percepite in base a convenzioni con la P.A., emettendo note di debito in forma cartacea, senza l obbligo di ricorrere alla fatturazione elettronica. Ove lo si ritenga opportuno, non si mancherà di richiedere all Agenzia delle Entrate di formulare, se del caso, tramite apposita circolare i suddetti chiarimenti. 19

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