Archiving. Archiviazione automatica della Posta

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1 Archiving Febbraio 2011

2 La posta elettronica La posta elettronica, ricopre giorno dopo giorno un ruolo sempre più importante nell operatività quotidiana. Inoltre molti di noi sono abituati a conservare allegati ed informazioni vitali solo all interno della propria corrispondenza che di fatto tende a crescere quindi esponenzialmente nel corso degli anni. Lo spazio riservato ai server di posta purtroppo non è infinito e non è a basso costo: molte aziende si trovano spesso costrette ad inserire delle quote alle singole mailbox obbligando l utente finale ad attività di archiviazione manuale con conseguente creazione di un file che deve essere messo in sicurezza e spostato di volta in volta all interno delle diverse postazioni che l utente più avere nel corso degli anni. 2

3 Enterprise Vault Per superare queste limitazioni e permettervi di avere un casella di posta elettronica virtualmente illimitata, è stato attivato un sistema di Archiviazione Automatica della posta elettronica: il nome di questo sistema è Symantec Enterprise Vault. Enterprise Vault (di seguito EV), quotidianamente e sulla base di regole personalizzabili stabilite centralmente, si preoccuperà di eseguire l archiviazione dei messaggi di posta elettronica più vecchi copiando all interno della mailbox un collegamento al repository dell oggetto archiviato che verrà visualizzato in Outlook con l icona di archivio. MAIL SERVER EV SERVER Casella di Posta Archivio personale 3

4 Il client EV per Outlook Una volta installato, il client di EV si rende visibile sotto forma di Tab all interno dell interfaccia di Outlook solo dopo che il server ha processato la propria mailbox archiviando almeno un elemento. I comandi di EV sono i seguenti: RICERCA VAULT GESTIONE ARCHIVI ARCHIVIA ANNULLA SINCRONIZZA Permette la ricerca all interno dei messaggi archiviati Visualizza la struttura delle cartelle e gli elementi archiviati Esegue l archiviazione manuale di un elemento di posta Ripristina l elemento dall archivio (non eseguibile per policy) Verifica e/o sincronizza lo stato della copia locale degli archivi di EV 4

5 Messaggio archiviato Tale collegamento visualizzerà nell anteprima del messaggio solo i primi 250 caratteri mentre aprendo il messaggio tramite doppio click il client EV (installato all interno del PC) si preoccuperà di recuperare dall archivio il messaggio e visualizzarlo nella sua interezza e forma originaria. Tramite il client di EV l utente sarà comunque libero di eseguire l archiviazione selettiva di singoli messaggi di posta per alleggerire ulteriormente la propria casella di posta elettronica. 5

6 EV in Webmail A differenza della gestione degli archivi PST, la soluzione EV rende disponibile anche attraverso l interfaccia di Webmail i messaggi archiviati consentendo di avere accesso sempre ed ovunque all intera propria mailbox. 6

7 Search archived mail Il contenuto dei messaggi archiviati sarà comunque ricercabile all interno di Outlook tramite il client di EV in due modalità. La prima con un tool di ricerca (sia base che avanzato) che indicizza le parole intere all interno dei messaggi ; La seconda prevede una visualizzazione della struttura della vostra mailbox con la sola visualizzazione dei messaggi presenti all interno dell archivio personale. 7

8 Info aggiuntive Per domande e/o chiarimenti potete inviare una mail con oggetto EV a: 8

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