Guida all'uso di Gmail

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1 Guida all'uso di Gmail Indice generale 1. Inviare messaggi Formattazione, caratteri e colori Inserimento di immagini nei messaggi Aggiunta di allegati Inserimento di file tramite Google Drive Inserimento di un link Aggiunta di una Emoticon Allegati ricevuti: visualizzazione, download e salvataggio Utilizzo della casella di ricerca Archivia messaggi Elimina messaggi Segnalazione di spam Messaggi speciali Contrassegnare i messaggi come letti o da leggere Uso delle etichette Crea un'etichetta Applicazione di un'etichetta Organizzazione delle etichette Come modificare le impostazioni delle etichette Creazione di gruppi di contatti Gestione dei gruppi di contatti Invio a un gruppo di contatti Dalla finestra di composizione Da Gestione contatti Esportazione dei contatti Gmail Esportazione di contatti da altri provider di posta elettronica Yahoo! Hotmail Internet Explorer Firefox Hotmail Live Microsoft Outlook e Outlook Express AOL Altri Creazione o modifica di file CSV Stampa dei messaggi Inviare messaggi Fai clic sul pulsante Scrivi sul lato sinistro della pagina di Gmail. 1) Digita l'indirizzo del destinatario nel campo "A". Man mano che digiti l'indirizzo del destinatario, Gmail ti suggerisce gli indirizzi del tuo elenco contatti utilizzando la funzione di completamento automatico. 1/18

2 2) Inserisci l'oggetto del messaggio nel campo "Oggetto". 3) Scrivi il messaggio: fai clic sul campo sotto la riga dell'oggetto e inizia a digitare il testo. 4) Quando hai finito di scrivere, fai clic su Invia in fondo alla finestra di composizione. 5) Abbiamo trattato solo i rudimenti della scrittura di messaggi in realtà puoi fare molte altre cose, come cambiare il colore del testo o aggiungere una firma. Ulteriori informazioni sulla composizione di Formattazione, caratteri e colori Che tu voglia aggiungere colore ai tuoi saluti, enfatizzare punti chiave, formattare le tue parole in grassetto o tutte e tre le cose, il primo passaggio consiste nel fare clic sull'icona Opzioni di formattazione nella parte inferiore della finestra di composizione. Fai clic sull'icona A per visualizzare la barra degli strumenti di formattazione. Le opzioni di formattazione rimarranno visibili mentre componi il messaggio. 3. Inserimento di immagini nei messaggi Fai clic sull'icona dell'immagine in basso. Verrà visualizzata una finestra popup con tutte le opzioni per l'aggiunta delle foto. Puoi aggiungere foto da Google+, dal computer o dal Web. Fai clic su Inserisci. Puoi anche trascinare le immagini dal tuo computer all' o fare un copia e incolla. Per ridimensionare un'immagine, basta fare clic su un angolo dell'immagine e trascinare. 4. Aggiunta di allegati Per allegare un file a un messaggio che stai scrivendo, procedi nel seguente modo: 1. In Gmail, fai clic sul pulsante Scrivi. 2. Fai clic sull'icona a forma di graffetta nella parte inferiore della finestra di scrittura. 3. Sfoglia i tuoi file, quindi seleziona il nome del file che desideri allegare. 4. Fai clic su Apri. Per allegare più file, tieni premuto il tasto Ctrl mentre selezioni i file. 2/18

3 Suggerimento. Trascina gli allegati direttamente nella finestra di composizione. Quando trascini le immagini, puoi incorporarle nel messaggio o aggiungerle come allegati. Rimozione di allegati Se desideri rimuovere un file che hai allegato a un messaggio, fai clic sulla x a destra del nome del file in fondo al messaggio. Limite di dimensione degli allegati Puoi inviare messaggi di dimensioni fino a 25 megabyte (MB). Se desideri inviare allegati di dimensioni maggiori, puoi invece inserirli da Google Drive. Potrebbe non essere possibile inviare allegati di grandi dimensioni a contatti che utilizzano servizi di posta elettronica con limiti di allegati inferiori. Se il tuo allegato è troppo grande per essere inviato ai tuoi contatti, puoi anche inserirlo tramite Google Drive o invitare i tuoi contatti a iscriversi a Gmail. Come misura precauzionale per prevenire potenziali virus, Gmail non consente di inviare o ricevere file eseguibili (ossia file con estensione.exe). 5. Inserimento di file tramite Google Drive 1. Nella parte inferiore dell' che stai scrivendo, fai clic sull'icona di Google Drive. Nella finestra che viene visualizzata puoi caricare un file su Google Drive oppure individuare o cercare i file che hai archiviato in Google Drive. Per i file archiviati in Google Drive, seleziona le caselle di controllo accanto ai file che desideri inserire. A quel punto avrai due opzioni: Condividere il file tramite Drive (opzione predefinita). Inviare il file come allegato facendo clic su Allegato. Questo metodo funziona per i file che non sono stati creati in Drive (perciò i Documenti e i Fogli Google non funzionano). 2. Fai clic su Inserisci Gmail aggiunge un link al tuo messaggio, su cui i tuoi destinatari potranno fare clic per visualizzare il file. 6. Inserimento di un link Nella parte inferiore dell' che stai scrivendo, fai clic sull'icona come in figura: (tasti di scelta rapida: Ctrl+K) e si aprirà una finestra che ti permette di inserire il link: 1. Nel campo Testo da visualizzare scrivere un testo che diventerà cliccabile nel messaggio da inviare. 2. Nel campo a quale URL deve collegare questo link? scrivere l'indirizzo della pagina web a 3/18

4 cui si verrà inviati cliccando sul testo scritto nel campo precedente. N.B. Poiché tali indirizzi sono complicati da scrivere è consigliabile collegarsi prima alla pagina interessata e fare un copia e incolla del suo indirizzo che è visibile in alto nel campo degli indirizzi. 3. Cliccando sul link Esegui test su questo link si fa una prova del funzionamento del link. 4. Infine fare click su OK 7. Aggiunta di una Emoticon Se sei stanco oppure non riesci a trovare le parole giuste per esprimerti nei tuoi messaggi, le emoticon possono aiutarti. In Gmail trovi tante immagini (ad esempio faccine, cibo e bevande o cuori spezzati) che puoi utilizzare con il testo nei messaggi o come alternativa alle parole. Per scoprire come utilizzarle, procedi nel seguente modo: Mentre scrivi un messaggio, fai clic sull'icona Inserisci emoticon. Fai clic su un'emoticon per inserirla nel tuo messaggio. 8. Allegati ricevuti: visualizzazione, download e salvataggio Quando si riceve un' con allegati, le miniature degli allegati sono visibili nella parte inferiore del messaggio. 4/18

5 Sposta il mouse sopra la miniatura dell'allegato e utilizza i pulsanti per scaricarlo o salvarlo in Drive (a seconda del tipo di allegato). In alcuni casi potrebbe non essere consentito scaricare o salvare in Drive perché per diversi tipi di allegati sono disponibili opzioni diverse. Ad esempio, i video di YouTube aggiunti all' come link possono essere solo visualizzati o condivisi. Domande comuni Dove finiscono gli allegati dopo averli scaricati? Gli allegati vengono salvati sul computer nella posizione predefinita impostata dal browser. Per sapere dove vanno a finire gli allegati scaricati, controlla le impostazioni del tuo browser. Se utilizzi Google Chrome, scopri di più sulla posizione di download per Chrome. Come funziona Salva in Drive? Google Drive offre una singola posizione sul Web in cui memorizzare e accedere ai file da qualsiasi luogo. Invece di cercare di trovare gli allegati in varie , puoi tenerli tutti organizzati in Google Drive. Esempio: Organizzare un matrimonio Caterina sta organizzando il suo matrimonio e riceve un sacco di con foto e menù in allegato. Ha bisogno di condividere facilmente i file con chi la sta aiutando. Così, ogni volta che riceve un allegato, fa clic su Salva in Drive e lo aggiunge alla cartella Matrimonio. Dopodiché apre Google Drive e condivide la cartella con tutti. Cosa succede al mio file dopo averlo salvato in Drive? Quando fai clic sul pulsante Salva in Drive sulla miniatura dell'allegato, l'allegato viene subito salvato in Google Drive. A quel punto avrai la possibilità di organizzare il file aggiungendolo alla cartella Google Drive. Dopo il salvataggio puoi fare clic su Mostra in Drive per trovare il tuo file in Google Drive. Puoi sempre accedere ai file salvati in Google Drive andando su drive.google.com. Ulteriori informazioni su Google Drive. Come faccio a scaricare o condividere una foto se non succede nulla quando faccio clic? Se hai provato a fare clic o a passare sopra una foto e non è successo nulla, è probabile che la foto sia stata aggiunta come immagine all'interno del corpo del messaggio, non come allegato del messaggio. Ecco alcune opzioni per accedere alle immagini all'interno dei messaggi: Scarica: fai clic con il tasto destro del mouse sulla foto e scegli di salvare l'immagine. Condividi: alcune immagini possono essere condivise direttamente con Google+. Passa il mouse sopra l'immagine e cerca il pulsante Condividi nell'angolo in basso della foto. Salva in Drive: scarica la foto nel computer, quindi caricala su Google Drive. Inclusione degli allegati nella risposta o nell'inoltro di messaggi Per impostazione predefinita, gli allegati originali vengono inclusi quando si inoltra ma non quando si 5/18

6 risponde a un messaggio. Per includere gli allegati originali nelle risposte ai messaggi, fai clic sulla piccola freccia in fondo alla finestra di risposta e seleziona Includi allegati originali. verso il basso Se non vuoi includere gli allegati originali, fai clic a destra del nome del file X in fondo al messaggio. Scaricare, salvare o condividere tutti gli allegati in una volta. Se vedi delle icone nell'angolo appena sopra gli allegati, ciò significa che puoi scaricare, salvare o condividere tutti gli allegati in una volta. Visualizzazione degli allegati in una nuova scheda. Se preferisci visualizzare gli allegati in una nuova scheda, tieni premuto Ctrl mentre fai clic sulla miniatura dell'allegato. 9. Utilizzo della casella di ricerca Il modo più semplice per trovare i messaggi archiviati è utilizzare lo strumento di ricerca. Se non riesci a trovare il risultato desiderato, puoi perfezionare la ricerca facendo clic sulla piccola freccia nella casella di ricerca e inserendo i tuoi criteri nei campi appropriati. Gmail non riconosce caratteri speciali come [ ], ( ), &, #, * e i simboli di valuta. Gmail effettua la ricerca anche negli allegati, pertanto i risultati potrebbero non avere i termini di ricerca evidenziati. Il pulsante "Archivia" 10. Archivia messaggi rimuove i messaggi dalla posta in arrivo ma li conserva nell'account in modo che tu possa ritrovarli in un secondo momento. È come spostare un documento in uno schedario per conservarlo in modo sicuro invece di gettarlo nel cestino. a) Perché archiviare? Pulisci la tua posta in arrivo sbarazzandoti dei messaggi di troppo. I messaggi archiviati rimangono nel tuo account, nel caso avessi bisogno del numero di telefono nella firma di qualcuno o nel caso diventassi famoso e volessi scrivere delle memorie. 6/18

7 Quando si elimina un messaggio (invece di archiviarlo), questo verrà eliminato definitivamente in modo automatico dopo circa 30 giorni. b) Come archiviare Archiviare singoli messaggi 1. Apri Gmail. 2. Apri il messaggio o seleziona la relativa casella di controllo. 3. Fai clic sul pulsante Archivia. c) Archiviare molti o tutti i messaggi in una volta 1. Apri Gmail. 2. Trova il gruppo di messaggi che desideri archiviare, ad esempio tutti i messaggi che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca o tutti i messaggi in un'etichetta. 3. Seleziona i messaggi tramite la casella di controllo nella Toolbar sopra i messaggi. Verranno selezionati tutti i messaggi attualmente visibili slla pagina. 4. Appena sopra i messaggi, dovresti vedere una frase simile a questa: "Tutte le 20 conversazioni in questa pagina sono state selezionate. Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca". Utilizza il link "Seleziona tutte le conversazioni" per selezionare il resto dei messaggi se vuoi archiviare tutti i messaggi in una volta, piuttosto che una pagina alla volta. Fai clic sul pulsante Archivia. Sposta i messaggi archiviati di nuovo nella posta in arrivo 1. Trova il messaggio (vedi sopra). 2. Apri il messaggio o seleziona la relativa casella di controllo. 3. Fai clic sul pulsante Sposta in Posta in arrivo nella Toolbar. Il pulsante Elimina 11. Elimina messaggi sposta i messaggi nel Cestino. Dopo essere rimasto nel Cestino per circa 30 giorni, il messaggio sarà eliminato definitivamente in modo 7/18

8 automatico. I messaggi eliminati dal Cestino non possono essere recuperati. Come eliminare Eliminare singoli messaggi 1. Apri Gmail. 2. Apri il messaggio o seleziona la relativa casella di controllo. 3. Fai clic sul pulsante Elimina. Per eliminare un messaggio specifico da un thread di conversazione, fai clic sulla freccia verso il basso accanto a Rispondie scegli Elimina questo messaggio. Eliminare molti o tutti i messaggi in una volta 1. Apri Gmail. 2. Trova il gruppo di messaggi che desideri eliminare, ad esempio tutti i messaggi che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca o tutti i messaggi in un'etichetta. 3. Seleziona i messaggi tramite la casella di controllo nella Toolbar sopra i messaggi. Verranno selezionati tutti i messaggi attualmente visibili sulla pagina. 4. Appena sopra i messaggi, dovresti vedere una frase simile a questa: "Tutte le 20 conversazioni in questa pagina sono state selezionate. Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca". Utilizza il link "Seleziona tutte le conversazioni" per selezionare il resto dei messaggi se vuoi eliminare tutti i messaggi in una volta, piuttosto che una pagina alla volta. 5. Se sei sicuro che non avrai bisogno di questi messaggi in futuro, fai clic sul pulsante Elimina. Messaggi nel Cestino È possibile spostare i messaggi dal Cestino in modo che non vengano eliminati dall'account automaticamente oppure eliminarli definitivamente in modo manuale. Trovare i messaggi nel Cestino 1. Apri Gmail. 8/18

9 2. Passa il mouse sopra l'elenco delle etichette, sul lato sinistro di Gmail (sotto il pulsante di "Scrivi"). 3. Fai clic su Altro in fondo all'elenco delle etichette (potresti dover scorrere verso il basso). 4. Seleziona Cestino. Se non vedi il Cestino sotto Altro, cerca il Cestino verso l'inizio dell'elenco delle etichette. Recuperare i messaggi eliminati 1. Trova il messaggio nel Cestino (vedi sopra). 2. Apri il messaggio o seleziona la relativa casella di controllo. 3. Fai clic sul pulsante Sposta in. 4. Scegli dove vuoi spostare il messaggio; ad esempio, in Posta in arrivo o in un'altra etichetta. Dopo essere rimasto nel Cestino per circa 30 giorni, il messaggio sarà eliminato definitivamente in modo automatico.i messaggi eliminati dal Cestino non possono essere recuperati. Eliminare i messaggi definitivamente in modo manuale Se non vuoi aspettare che i messaggi vengano eliminati definitivamente in modo automatico, puoi fare in modo che vengano eliminati subito dal tuo account. 1. Vai nel Cestino (vedi indicazioni precedenti). 2. Per eliminare i messaggi singolarmente, apri o seleziona il messaggio e fai clic sul pulsante Elimina definitivamente. 3. Per eliminare tutti i messaggi nel Cestino in una sola volta, fai clic sul link Svuota il cestino adesso direttamente sopra i messaggi. 12. Segnalazione di spam Gmail impedisce che gran parte dello spam, o posta indesiderata, raggiunga la Posta in arrivo. Tuttavia, quando lo spam riesce a raggiungerla, puoi contribuire a migliorare il servizio Gmail segnalando la conversazione come spam. 1. Seleziona una o più conversazioni di spam nella Posta in arrivo o in un altro elenco di conversazioni. 1. Tocca Menu > Segnala come spam. OPPURE 2. Durante la lettura dei messaggi di una conversazione, tocca Menu > Segnala come spam. 9/18

10 Quando segnali una conversazione come spam, la conversazione e tutti i suoi messaggi vengono rimossi dalla Posta in arrivo. Puoi vedere i messaggi segnalati come spam visualizzando quelli con l'etichetta Spam. 13. Messaggi speciali Utilizza le stelle per contrassegnare facilmente alcuni messaggi come importanti oppure per indicare quelli a cui devi rispondere. Le stelle vengono visualizzate a sinistra del nome del mittente nella Posta in arrivo e solo tu puoi vedere se hai contrassegnato o meno un messaggio come speciale. Come aggiungere una stella Mentre sei nella Posta in arrivo: fai clic sull'icona a forma di stella accanto al nome del mittente. Mentre leggi un messaggio: fai clic sull'icona a forma di stella nell'angolo superiore destro del messaggio, accanto all'indicazione dell'ora. Mentre scrivi un nuovo messaggio: fai clic su Altre opzioni nell'angolo in basso a destra della finestra di composizione, fai clic su Etichetta e seleziona Aggiungi a Speciali. Puoi anche utilizzare la scorciatoia da tastiera s per contrassegnare i messaggi come speciali nella Posta in arrivo. Scelta tra diversi tipi di stelle Puoi inoltre scegliere di utilizzare più tipi di stelle per indicare diversi tipi di messaggi. Ad esempio, potresti utilizzare una stella viola per i messaggi che desideri leggere di nuovo e un punto esclamativo rosso per quelli a cui dare un seguito. Come scegliere altre stelle Apri Gmail. 1.Fai clic sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra e seleziona Impostazioni. 2.Scorri verso il basso fino alla sezione "Stelle" della scheda Generali. 3.Trascina le stelle da "Non in uso" a "In uso". Puoi anche trascinare le stelle della categoria "In uso" per riordinarle. 4.Fai clic su Salva modifiche nella parte inferiore della pagina. Per utilizzare nuovi stili di stella, fai clic ripetutamente vedi la stella che desideri utilizzare. sull'icona a forma di stella fino a che non Ricerca dei messaggi speciali 10/18

11 Per visualizzare i messaggi contrassegnati come Speciali, fai clic su Speciali sul lato sinistro di Gmail, sotto Posta in arrivo Messaggi speciali nella tua Posta in arrivo Se utilizzi le categorie della Posta in arrivo, i messaggi che contrassegni con una stella vengono visualizzati anche nella scheda Principale, in modo che sia più semplice tenerne traccia. Se non desideri includere i messaggi speciali nella scheda Principale, procedi come segue: 1. Apri Gmail. 2. Fai clic sull'icona+ a destra delle schede. 3. Deseleziona la casella accanto a "Includi speciali in Principale". 4. Fai clic su Salva. Se ti piace utilizzare le stelle, puoi anche provare la Posta prioritaria o la Posta in arrivo speciale, in modo da avere un'intera sezione della Posta in arrivo dedicata alle stelle. 14. Contrassegnare i messaggi come letti o da leggere Per contrassegnare i messaggi come letti o da leggere,procedi nel seguente modo: 1. Apri Gmail. 2. Seleziona le caselle accanto ai messaggi da contrassegnare oppure apri un messaggio. 3. Fai clic sul pulsante Altro che si trova nella parte superiore della pagina e seleziona Segna come già letto o Segna come da leggere. 15. Uso delle etichette Le etichette ti consentono di organizzare i messaggi in categorie, ad esempio lavoro, famiglia, attività, leggi dopo, barzellette, ricette e qualsiasi altra categoria desideri. Le etichette funzionano allo stesso modo delle cartelle, ma hanno una caratteristica speciale: puoi aggiungerne più di una a un messaggio. Solo tu puoi vedere le tue etichette, quindi anche se contrassegni un messaggio con "Migliore amico" o "Leggi dopo", il mittente non lo saprà mai. Crea un'etichetta Per creare un'etichetta che puoi aggiungere a qualsiasi messaggio, procedi nel seguente modo: 1. Sul lato sinistro della pagina, fai clic su Altro in fondo all'elenco delle etichette. Se non vedi "Altro", trascina verso il basso con il mouse la riga di divisione grigia per visualizzare altre etichette. 2. Fai clic su Crea nuova etichetta. 3. Digita il nome della nuova etichetta e fai clic su Crea. Puoi anche creare una nuova etichetta per un messaggio nella Posta in arrivo selezionando la casella accanto al 11/18

12 messaggio, facendo clic sul pulsante Etichette sopra l'elenco dei messaggi e facendo quindi clic su Crea nuova. Applicazione di un'etichetta Esistono diversi modi per aggiungere un'etichetta ai messaggi: Quando visualizzi la Posta in arrivo, seleziona la casella di controllo accanto ai messaggi, fai clic sul pulsante Etichette e quindi sull'etichetta desiderata. In alternativa puoi selezionare le caselle accanto a diverse etichette e fare clic su Applica. Quando visualizzi un messaggio, fai clic sul pulsante Etichette per aggiungere un'etichetta al messaggio. Puoi anche fare clic e trascinare un'etichetta dal lato sinistro, quindi rilasciarla sul messaggio. Quando scrivi un nuovo messaggio, fai clic su Altre opzioni nell'angolo in basso a destra della finestra di composizione, quindi fai clic su Etichetta e seleziona una delle etichette. Quando aggiungi un'etichetta a una conversazione, l'etichetta viene applicata solo ai messaggi già in quella conversazione, non ai messaggi inviati dopo. Quando cerchi dei messaggi con un'etichetta, verranno visualizzati i messaggi che corrispondono all'etichetta, insieme al relativo thread di conversazione. Tuttavia non potrai cercare unmessaggio singolo nel thread senza quell'etichetta. Organizzazione delle etichette Come modificare o eliminare un'etichetta: Passa il cursore sull'etichetta sul lato sinistro della pagina di Gmail e fai clic sulla freccia rivolta verso il basso che viene visualizzata accanto all'etichetta. Viene visualizzato un menu in cui puoi cambiare il colore dell'etichetta e modificarne le impostazioni oppure fare clic su Modifica per modificare il nome dell'etichetta. In questo menu puoi anche fare clic su Rimuovi etichetta per eliminare l'etichetta dall'elenco e rimuoverla da tutti i messaggi che erano contrassegnati con quell'etichetta. Puoi anche modificare ed eliminare le etichette nella scheda Etichette delle impostazioni di Gmail. Crea sotto-etichette: Puoi aggiungere una sotto-etichetta sotto un'etichetta per creare una gerarchia. Ad esempio, se hai un'etichetta relativa alle vacanze e desideri crearne un'altra specifica per un viaggio alle Hawaii, puoi inserire l'etichetta "Hawaii" all'interno dell'etichetta "Vacanze". Quando crei una nuova etichetta, puoi renderla una sotto-etichetta di un'altra etichetta già presente nell'account selezionando la casella accanto a "Nidifica etichetta in" e scegliendo l'etichetta alla quale collegarla. Puoi creare sotto-etichette anche passando il cursore su un'etichetta esistente sul lato sinistro della pagina di Gmail: fai clic sulla freccia rivolta verso il basso visualizzata accanto a quell'etichetta e seleziona "Aggiungi sotto-etichetta". Come modificare le impostazioni delle etichette Puoi controllare alcune delle impostazioni delle tue etichette dalla scheda Etichette. Per visualizzarla, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio, seleziona Impostazioni, quindi Etichette. Ecco alcuni esempi: Scegli le etichette da visualizzare nell'elenco a sinistra: nella colonna "Mostra in elenco etichette", fai clic sul link "mostra" o "nascondi" accanto a ogni etichetta per scegliere se deve essere visualizzata o meno nel riquadro a sinistra 12/18

13 delle pagine di Gmail. Puoi anche impostare le etichette in modo che siano visibili solo quando contengono messaggi non letti e restino nascoste in caso contrario. Scegli le etichette da visualizzare nei messaggi: nella colonna "Mostra in elenco messaggi", puoi scegliere se mostrare o nascondere le singole etichette accanto alla riga dell'oggetto del messaggio. Fai clic sunascondi se non vuoi vedere il nome di quell'etichetta quando guardi i messaggi che contiene. Elimina etichette: se vedi un'etichetta che non vuoi più utilizzare, fai clic su rimuovi nella colonna "Rimuovi etichetta". Dovrai quindi fare clic su Elimina per confermare la rimozione dell'etichetta. 16. Creazione di gruppi di contatti Grazie ai gruppi di contatti puoi tenere i tuoi contatti organizzati e inviare a un determinato insieme di persone senza alcuna difficoltà. Ad esempio, se hai creato un gruppo di contatti che hai chiamato "Club del Rugby" puoi semplicemente inviare un messaggio a quel gruppo invece di scrivere a 50 persone diverse. È utile anche per non dimenticare nessuno! Per creare un gruppo di contatti: 1. Fai clic su Posta nell'angolo superiore sinistro della tua pagina Gmail e scegli Contatti. 2. Seleziona i contatti che vuoi aggiungere a un gruppo, fai clic sul pulsante Gruppi, quindi su Crea nuovo. 3. Immetti il nome del gruppo. 4. Fai clic su OK. 5. Per aggiungere contatti a un gruppo, procedi nel seguente modo: 6. Seleziona i contatti nell'elenco Contatti. 7. Fai clic sul pulsante Gruppi. 8. Seleziona il gruppo a cui aggiungere il contatto oppure seleziona Crea nuovo per creare un nuovo gruppo. 9. Se hai salvato più indirizzi per un contatto, puoi scegliere a quale indirizzo associare il gruppo: apri il contatto e fai clic sulla piccola freccia accanto al gruppo che desideri modificare. 17. Gestione dei gruppi di contatti Per modificare il nome di un gruppo di contatti: 1. Fai clic su Posta nell'angolo superiore sinistro della tua pagina Gmail e scegli Contatti. 2. Seleziona il gruppo da modificare sul lato sinistro della pagina. 3. Fai clic su Altro e seleziona Rinomina gruppo. 4. Inserisci il nuovo nome e fai clic su OK. 5. Per aggiungere contatti a un gruppo, procedi nel seguente modo: 6. Fai clic su Posta nell'angolo superiore sinistro della tua pagina Gmail e scegli Contatti. 7. Seleziona i contatti nell'elenco Contatti. 8. Fai clic sul pulsante Gruppi. 13/18

14 9. Seleziona il nome dei gruppi a cui desideri aggiungere i contatti oppure scegli Crea nuovo per creare un nuovo gruppo. Per rimuovere i contatti da un gruppo: 1. Fai clic su Posta nell'angolo superiore sinistro della tua pagina Gmail e scegli Contatti. 2. Seleziona il contatto nell'elenco Contatti. 3. Fai clic sul pulsante Gruppi. 4. Deseleziona le caselle di controllo dei gruppi da cui desideri rimuovere i contatti. Per eliminare un gruppo di contatti: 1. Fai clic su Posta nell'angolo superiore sinistro della tua pagina Gmail e scegli Contatti. 2. Seleziona il gruppo di contatti dall'elenco. 3. Seleziona Elimina gruppo dal menu a discesa Altro in alto nella pagina. 4. Fai clic su OK. Questa operazione rimuoverà solo il gruppo ma non i contatti stessi, che rimarranno nel tuo elenco Contatti. 18. Invio a un gruppo di contatti Per inviare messaggi a gruppi di contatti, per prima cosa è necessario creare un gruppo di contatti. Appena sei pronto, esistono due modi per indirizzare un messaggio al tuo gruppo di contatti: Dalla finestra di composizione 1. Apri Gmail. 2. Fai clic su Scrivi. 3. Nel campo A:, immetti le prime lettere del nome del gruppo di contatti al quale vuoi inviare il messaggio. 4. Seleziona il gruppo di contatti dall'elenco di destinatari suggeriti dalla funzione di completamento automatico. 5. Scrivi il tuo messaggio. Da Gestione contatti 1. Apri Gmail. 2. Fai clic su Gmail nell'angolo superiore sinistro della pagina Gmail, quindi seleziona Contatti. 14/18

15 3. Seleziona il gruppo sul lato sinistro della pagina. 4. Fai clic sulla casella di controllo sopra l'elenco di contatti o seleziona i singoli contatti a cui inviare. 5. Fai clic sul pulsante sopra l'elenco di contatti. 19. Esportazione dei contatti Gmail Puoi esportare rapidamente il tuo elenco Contatti Gmail in un file CSV. Ecco come: 1. Accedi a Gmail. 2. Fai clic su Gmail nell'angolo superiore sinistro della pagina Gmail, quindi seleziona Contatti. 3. Da menu a discesa Altro, seleziona Esporta Scegli se esportare tutti i contatti o solo un gruppo. 5. Seleziona il formato in cui desideri esportare i dati dei tuoi contatti. Tieni presente che in alcuni di questi formati possono andare persi dei dati dei contatti. a) Per trasferire contatti tra account di Google, utilizza il formato CSV di Google. Si tratta del metodo di backup consigliato per i contatti Google. b) Per trasferire i contatti ad Outlook, Yahoo! Mail, Hotmail altre app di vario genere, utilizza il formato CSV di Outlook. c) Per trasferire i contatti a una Rubrica indirizzi Apple, utilizza il formato vcard. 6. Fai clic su Esporta. 7. Scegli Salva su disco, quindi fai clic su OK. 8. Scegli un percorso per salvare il file, quindi fai clic su OK. Puoi modificare facilmente il file nel modo che preferisci affinché risulti compatibile con i requisiti del programma verso cui desideri esportare i tuoi contatti. 20. Esportazione di contatti da altri provider di posta elettronica Utilizza la seguente procedura per esportare la rubrica da altri servizi di webmail. Seleziona il tuo provider dall'elenco sottostante. Yahoo! Per importare la tua rubrica di Yahoo! Mail, salva il file come CSV di Yahoo!. Le istruzioni sono disponibili nel Centro assistenza di Yahoo!. 15/18

16 Hotmail Internet Explorer 1. Accedi al tuo account Hotmail. 2. Fai clic sulla scheda "Contatti". 3. Fai clic su "Stampa visualizzazione". 4. Allinea il cursore alla prima lettera della colonna "Nome". 5. Seleziona i tuoi contatti tenendo premuto il cursore e trascinandolo in basso nell'elenco. 6. Tieni premuti i tasti "Ctrl + C" per copiare l'elenco. 7. Apri Microsoft Excel (o un programma di foglio di calcolo analogo che supporti valori separati da virgola). 8. Seleziona la cella A1 in Excel (il riquadro in alto a sinistra). 9. Premi contemporaneamente "Ctrl + V" per incollare (non usare "Incolla speciale"). 10. Seleziona "Salva con nome" dal menu "File", quindi seleziona il tipo "CSV (delimitato dal separatore di elenco)". Prendi nota del percorso in cui è stato salvato il file. Firefox 1. Accedi al tuo account Hotmail. 2. Fai clic sulla scheda "Contatti". 3. Fai clic su "Stampa visualizzazione". 4. Allinea il cursore alla prima lettera della colonna "Nome". 5. Seleziona i tuoi contatti tenendo premuto il cursore e trascinandolo in basso nell'elenco. 6. Tieni premuti i tasti "Ctrl + C" per copiare l'elenco. 7. Apri Microsoft Excel (o un programma di foglio di calcolo analogo che supporti valori separati da virgola). 8. Seleziona la cella A1 in Excel (il riquadro in alto a sinistra). 9. Fai doppio clic nella cella A1 e seleziona "Incolla speciale". 10. Seleziona "Testo" e fai clic su "OK". 11. Seleziona "Salva con nome" dal menu "File", quindi seleziona il tipo "CSV (delimitato dal separatore di elenco)". Prendi nota del percorso in cui è stato salvato il file. Hotmail Live 1. Accedi al tuo account Hotmail. 2. Fai clic sull'elenco Contatti in basso a sinistra nella pagina. 3. Fai clic sul menu a discesa Gestisci che si trova in cima all'elenco dei contatti e seleziona Esporta. 4. Nella pagina visualizzata, fai clic sul pulsante Esporta contatti. 5. Quando ti viene chiesto di aprire o salvare il file, fai clic su Salva. 6. Seleziona una posizione in cui salvare il file, quindi fai clic su Salva. Microsoft Outlook e Outlook Express Di seguito riportiamo le istruzioni generali, sebbene queste possano variare in base alla versione. Per istruzioni più 16/18

17 dettagliate, apri la "Guida" in Outlook o Outlook Express e digita "esportazione" nella casella di ricerca. Cerca argomenti che includano nel titolo "esportazione guidata", "informazioni sull'esportazione", "esportazione di contatti" o "esportazione dei contatti della rubrica". Da Outlook: 1. Seleziona File > Importa/esporta > Esporta dal menu principale 2. Scegli Valori separati da virgola (Windows) > Seleziona "Contatti" > Salva file esportato Da Outlook Express: 1. Seleziona File > Esporta > Rubrica dal menu principale. 2. Seleziona File di testo (Valori separati da virgola). 3. Fai clic su Esporta. AOL AOL non dispone di una funzione per esportare la rubrica. Se utilizzi questo servizio, dovrai pertanto creare un file CSV personalizzato. Altri Fai riferimento alla guida del tuo servizio o client per informazioni sull'esportazione della rubrica. Se non riesci a caricare un file in Gmail, puoi aprire il file in Excel, modificare le colonne e/o le intestazioni e quindi salvare il file come.csv. 21. Creazione o modifica di file CSV Utilizza i file CSV per importare ed esportare i contatti. I programmi per fogli di calcolo come Fogli di lavoro Google e Microsoft Excel rendono facile creare e modificare i file CSV. Il file CSV deve essere formattato come una tabella e deve includere un'intestazione, o prima riga, che definisca i campi della tabella. Gmail accetta le intestazioni più comuni (nome, indirizzo , ecc.). Se stai aggiornando un file esistente, probabilmente non occorre cambiare i nomi dei campi delle intestazioni. Se invece stai creando un nuovo file e hai bisogno di assistenza, puoi utilizzare i nomi di campo forniti negli esempi seguenti. Alcune altre cose da tenere a mente quando si crea il file: Le intestazioni devono essere in inglese. Il file deve includere un campo per l'indirizzo . Il campo Nome può essere costituito da una singola colonna come in questo esempio: 17/18

18 intestazione name info contatto > Marco Rossi Se lo desideri, puoi anche utilizzare campi separati per il nome, il secondo nome e il cognome, come in questo esempio: intestazione first name middle name last name contact info. > Marco Rossi Ecco un esempio di file che può essere creato con Microsoft Excel: intestazione First Name Last Name Address Home Address Mobile Phone info contatto> Marco Rossi marco@gmail.com "Via Aurelia Roma" (06) Quando salverai la tabella come file.csv e la importerai in Gmail, verrà aggiunta una voce per Marco Rossi nel tuo elenco Contatti. Dopo aver inserito tutti i contatti in una tabella, salva il documento e seleziona CSV (delimitato da virgole) (*.csv) come tipo di file. Se ti viene chiesto di verificare la selezione, fai clic su Sì o OK. Per ulteriori informazioni sui file CSV, apri la Guida in Excel. Una volta completato il salvataggio, potrai importare il file CSV in Gmail. 22. Stampa dei messaggi A volte può essere utile poter stampare dalla casella di posta i biglietti per un concerto o le indicazioni stradali per un locale, ad esempio. Ecco come fare per stampare qualsiasi cosa in un formato perfetto: Per stampare un singolo messaggio: 1. Apri il messaggio da stampare. 2. In alto a destra nella finestra del messaggio, fai clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto al pulsante Rispondi. 3. Seleziona Stampa. Stampare il messaggio che stai scrivendo Fai clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto all'icona "Elimina bozza" e seleziona Stampa. Per stampare un'intera conversazione: 1. Apri la conversazione da stampare. 2. Fai clic sul pulsante "Stampa tutto" situato sopra il riquadro del messaggio. 18/18