usare OFFICE 2007 Vincenzo Storace Microsoft

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1 Vincenzo Storace Microsoft usare OFFICE 2007 Imparare ad utilizzare velocemente il software di Microsoft per la produzione di documenti, fogli di lavoro, presentazioni e database.

2 ECCETTO DOVE DIVERSAMENTE SPECIFICATO, LA PRESENTE OPERA È RILASCIATA NEI TERMINI DELLA LICENZA CREATIVE COMMONS ATTRIBUZIONE - NON COMMERCIALE - CONDIVIDI ALLO STESSO MODO 2.5 ITALIA, IL CUI TESTO INTEGRALE È DISPONIBILE ALLA PAGINA WEB: TUTTI I MARCHI E I LOGHI CITATI APPARTENGONO AI RISPETTIVI PROPRIETARI 2 Vincenzo Storace - Office 2007

3 INDICE INDICE WORD AVVIO DI WORD LA BARRA DEL TITOLO LA BARRA DEI MENU Il menu Home Il menu Inserisci Il menu Layout di pagina Il menu Riferimenti Il menu Lettere Il menu Revisione Il menu Visualizza LE TABELLE LE IMMAGINI LA STAMPA LA STAMPA UNIONE EXCEL LA CARTELLA DI EXCEL LA SRUTTURA DI EXCEL Selezione di Celle Copia e Spostamento Menu di scelta rapida Dimensioni di righe e colonne LAVORARE CON LE TABELLE Creiamo il nostro conto corrente Somma automatica Formattazione delle celle IL FOGLIO DI LAVORO LA STAMPA IN EXCEL Anteprima di stampa Stampa LE FUNZIONI Funzioni tipiche semplici Altre Funzioni I GRAFICI Creazione dei Grafici Terminologia relativa ai Grafici Elementi dei Grafici di Excel Esempio di Grafico POWERPOINT Vincenzo Storace Office

4 3.1 AVVIARE POWERPOINT MODALITA DI VISUALIZZAZIONE Visualizzazione Normale Visualizzazione Struttura Visualizzazione Sequenza diapositive Visualizzazione Pagina Note Visualizzazione Presentazione SALVARE E APRIRE UNA PRESENTAZIONE SVILUPPO DI UNA PRESENTAZIONE Presentazione con gli oggetti Creazione di diapositive omogenee Sviluppo di Testo immettere testo in modalità Normale immettere testo in modalità Struttura SVILUPPO DI UNA PRESENTAZIONE CON TEMA INSERIMENTO DI OGGETTI Casella di testo Data, Ora e Numero della diapositiva Intestazione e Piè di pagina Illustrazioni e Immagini CONTROLLARE LA POSIZIONE DI UN OGGETTO Allineamento e distribuzione di oggetti Disposizione e raggruppamento di oggetti AGGIUNTA DI SEQUENZE MULTIMEDIALI Suoni Video LA STAMPA IN POWERPOINT PROGETTAZIONE DELL ASPETTO PREPARAZIONE DI UNA PRESENTAZIONE Impostazione di una presentazione Transizione fra le diapositive Animazione nelle diapositive Temporizzazione PRESENTAZIONE DI DIAPOSITIVE Presentazione dal vivo Presentazione su strada Presentazioni su Internet Presentazioni su CD-DVD ACCESS PROGETTARE UN DATABASE ACCESS Analisi Vincenzo Storace - Office 2007

5 4.1.2 Tabelle e Relazione tra tabelle Query Maschere Report Macro Testing e Tuning del programma CREARE UN DATABASE CREARE UNA TABELLA Inserire i campi in tabella Tipo di dati in un campo Descrizione in un campo Proprietà di un campo Chiave primaria SALVARE UNA TABELLA FINESTRA DATABASE STRUTTURA TABELLA Spostare un campo Aggiungere un campo Cancellare un campo FOGLIO DATI Inserimento dati Spostamento tra i Record LE RELAZIONI Creare una relazione Cancellare una relazione Modificare una relazione LE MASCHERE Struttura Maschera TROVARE, ORDINARE E FILTRARE I DATI Trovare i dati Ricerca e sostituzione di dati Ordinare i record Filtrare i record LE QUERY Creare una query di selezione I Criteri nelle query Tipi di query Query di aggiornamento Query di eliminazione I REPORT Creare un Report Vincenzo Storace Office

6 Personalizzare un report Microsoft OFFICE 2007 Guida all uso Vincenzo Storace - Office 2007

7 1 WORD 2007 Word è il software Microsoft per il word processing, ossia per il trattamento dei testi tramite l aiuto di un calcolatore elettronico. Gli obiettivi di Microsoft durante lo sviluppo di Word sono sempre stati tre: Potenza Immediatezza Facilità d apprendimento La potenza consiste nel gran numero di operazioni che è possibile compiere con il software sui documenti (creazione di tabelle, impaginazioni personalizzate, incapsulamento di altri documenti office, ecc). L immediatezza consente anche a chi è quasi completamente digiuno di conoscenze informatiche di compiere alcune operazioni basilari. In oltre la facilità di apprendimento consente di migliorare rapidamente le proprie conoscenze del programma. Per facilitare l apprendimento del software Microsoft Word 2007 ho scelto di spiegare i diversi comandi presenti attraverso esempi pratici che dovrebbero essere eseguiti dal discente sul proprio PC, in modo da permetterne una verifica immediata del risultato. 1.1 AVVIO DI WORD Il programma di installazione, pensa automaticamente a inserire Word nel menu programmi che si apre con il pulsante Start; se si è installato non solo Word ma tutto il pacchetto Microsoft Office, Word sarà inserito nel sottomenu Office del menu Programmi. Per lanciare Word fare clic sul pulsante Start, Programmi e Microsoft Office e fare clic su Word. Appena si apre, Word si presenta sullo schermo come un foglio bianco con un nutrito numero di barre, menu e pulsanti comandi. Vincenzo Storace Office

8 1.2 LA BARRA DEL TITOLO La figura mostra la schermata iniziale di Word. Partendo dall alto, la prima cosa che si incontra è la barra del titolo; riporta il nome del documento aperto e il nome del programma. Word attribuisce automaticamente un nome ai documenti: il primo che si crea all apertura è chiamato Documento1, poi in successione Documento2 e così via. Sulla destra della barra del titolo si trovano i tre pulsanti comuni a tutte le finestre di applicazione: partendo dalla sinistra, il primo riduce la finestra a un icona sulla barra delle applicazioni di Windows, il secondo porta la finestra a tutto schermo se è di dimensioni minori e il terzo è il pulsante di chiusura dell applicazione. Sulla sinistra della barra del titolo è presente il Pulsante Office, che farà comparire un menu con i comandi di apertura, salvataggio e stampa di un file, e la barra di accesso rapido con i pulsanti personalizzabili. 8 Vincenzo Storace - Office 2007

9 Il pulsante in basso a destra Opzioni di Word consente la gestione e la personalizzazione di tutte le opzioni disponibili nel programma word (esempio le impostazioni di salvataggio automatico, le impostazioni relative al controllo ortografico e grammaticale, le impostazioni di visualizzazione del documento, etc.). Vincenzo Storace Office

10 Se avete appena aperto Word e sullo schermo avete un foglio bianco, prendete subito la buona abitudine di effettuare un salvataggio: cliccate sul Pulsante Office in alto a sinistra e selezionate la voce Salva con nome. La cartella in cui si salverà il file è per impostazione predefinita quella di Documenti. Se si volesse modificare la cartella in cui salvare il file basterebbe sceglierla fra quelle presenti o spostarsi altrove. Per modificare la cartella predefinita, invece, si dovrebbe premere sul pulsante Opzioni di Word appena prima spiegato. Vi si presenterà una finestra di dialogo intitolata Salva con nome. La casella Nome File, nella parte inferiore della finestra, è quella in cui inserire il nome che si vuole attribuire al documento: basta 10 Vincenzo Storace - Office 2007

11 scrivere il nome che si vuole assegnare al documento e andrà automaticamente a sostituirsi al nome proposto dal programma. L ultima casella in basso in questa finestra di dialogo serve per indicare il formato in cui si vuole sia salvato il documento. Il programma suggerisce Documento Word (*.doc) ed è la scelta normale, cui conviene attenersi, salvo che non ci siano esigenze particolari. Dopo che il file è stato salvato almeno una volta, e quindi è stata completata la procedura per assegnargli un nome, è sufficiente impartire il comando Salva, mentre si sta lavorando: il nome del file non è più richiesto. Si ricorre a Salva con nome solo quando si vuole conservare una certa versione del file e se ne vuole creare un altra, in cui apportare delle modifiche. Altre due scelte fondamentali del menu del Pulsante Office, presente sulla barra del titolo, sono Nuovo e Apri: Il comando Nuovo non si limita a mettere a disposizione un foglio bianco su cui cominciare a lavorare: come primo passo, invece, offre la scelta fra un numero di modelli predefiniti di documenti, fra cui lettere, relazioni, fax e altro ancora. Il comando Apri, invece, propone una finestra di dialogo molto simile a quella di Salva con Nome. Si seleziona il documento nella parte centrale della finestra e si fa clic sul pulsante Apri. Altro comando presente nel menu del Pulsante Office è la Stampa, ma di questo tratteremo un po più avanti. 1.3 LA BARRA DEI MENU Sotto la barra del titolo, si trova la barra dei menu di Word in cui sono presenti sette voci. Facendo clic con il mouse su una di queste voci, si modifica la barra degli strumenti sottostante. Vincenzo Storace Office

12 Questa barra degli strumenti può contenere diversi pulsanti i cui comandi possono essere anche di notevole complessità. Cercheremo di vederli insieme attraverso esempi pratici per comprenderne appieno il funzionamento Il menu Home Il primo menu di carattere generale è il menu Home che contiene alcuni fra i comandi più importanti, quali quelli della formattazione. La formattazione è l insieme di tutte le operazioni che portano a dare una forma al documento: scelta dei caratteri e dei loro attributi, disposizione dei paragrafi e via elencando. La barra degli strumenti è suddivisa nelle seguenti sezioni: Appunti: Taglia, Copia e Incolla: quando si vuole spostare una parte di testo da un punto all altro del documento, piuttosto che cancellarlo e riscriverlo nella nuova posizione, si può tagliare dalla posizione attuale e incollare nell altra. Prima di tutto bisogna selezionare la parte di testo su cui si vuole intervenire e poi si taglia premendo il pulsante con l icona delle forbici nella barra degli strumenti, quindi si porta il cursore nel punto, dove si deve essere inserito il testo e si incolla, premendo il pulsante Incolla sulla barra degli strumenti. Esempio: dobbiamo spostare il periodo contrassegnato dalla freccia blu sopra di quello contrassegnato dalla freccia rossa. Per prima cosa selezioniamo il periodo con la freccia blu. Ci portiamo con il mouse sul margine sinistro del periodo e quando il puntatore assume la forma di una freccia bianca rivolta a destra, facciamo doppio clic. Il periodo è quindi evidenziato e possiamo agire sul comando Taglia (rappresentato da una forbice), della sezione Appunti. A questo punto facciamo clic con il mouse, prima del periodo che inizia con Possiamo praticare sconti, cioè, dove vogliamo spostare il nostro periodo e agiamo sul comando Incolla (rappresentato da una 12 Vincenzo Storace - Office 2007

13 cartellina gialla con un foglio) sempre della sezione Appunti. Abbiamo ottenuto il risultato voluto. Carattere: con un clic sulla freccia verso il basso nella casella dei Tipi di Carattere, si ottiene un elenco di tutti i tipi di carattere installati nel sistema. Nello stesso modo è possibile modificarne la dimensione. Sono possibili anche modifiche tipologiche del carattere come il grassetto, il corsivo e il sottolineato, l apice, il colore, etc.. Per modificare, bisogna ricordarsi sempre di selezionare il testo al quale si vuole applicare la formattazione prescelta. Paragrafo: in Word per paragrafo s intende tutto il testo compreso fra due ritorni a capo manuali (il cosiddetto periodo). Se non avete modificato in qualche modo le impostazioni che Word assume quando viene installato, il testo compare allineato alla sinistra ma con margine destro frastagliato: quando una parola non sta per intero sulla riga, Word la manda a capo e lascia dello spazio bianco a fine riga. Questa non è l unica impostazione possibile: ce ne sono in tutto quattro: Allineamento a Sinistra. È l impostazione di default di Word; le righe sono di lunghezza diversa allineate solo a sinistra. Allineamento a Destra. È l impostazione contraria della precedente. Centra. Le righe sono di lunghezza disuguale, ma sono allineati i loro centri. Giustifica. Le righe sono tutte uguali, allineate sia a sinistra sia a destra. All interno del settore Paragrafo, troviamo altri pulsanti importanti per la formattazione: Interlinea. E è lo spazio tra due righe di testo misurato dalla linea base di una riga alla linea base della successiva. Elenchi puntati e numerati. Rientro. Anche se si usano allineamenti o la giustificazione, capitano casi in cui è opportuno che alcuni paragrafi o alcune righe siano rientrati rispetto ad altri. È uso comune, per esempio, che la prima riga di un paragrafo sia rientrata rispetto alle altre. Sfondo e Bordo. Definiscono sfondo e bordi del paragrafo evidenziato. Stili: uno stile è semplicemente un insieme di parametri che definiscono l aspetto di un blocco di testo, presi nel loro complesso e identificati da un nome. Esempio: vogliamo applicare lo stile Titolo 1 ai paragrafi contrassegnati dalla freccia rossa. Vincenzo Storace Office

14 Facciamo clic in un punto qualunque della riga contrassegnata dalla prima freccia rossa. Dalla sezione stili attraverso il pulsante elenco a tendina scegliamo Titolo1. Tutto il paragrafo si è modificato in base alla scelta appena effettuata. Ripetiamo lo stesso procedimento al periodo contrassegnato dalla seconda freccia rossa. Facciamo clic, quindi scegliamo Titolo1. La modifica è stata apportata. Modifica: Se abbiamo bisogno di ricercare una parola, un carattere speciale, uno stile o una parte di testo, possiamo utilizzare lo strumento di ricerca di Word. E possibile attivarlo scegliendo Trova. 14 Vincenzo Storace - Office 2007

15 Si aprirà una finestra di dialogo dove è possibile inserire la parola da cercare. Premendo sul tasto Trova Successivo verrà evidenziata sul testo la prima occorrenza della parola cercata; premendo ancora verrà selezionata quella successiva, e così via. Selezionando la linguetta Sostituisci si apre la finestra di sostituzione. Le funzioni presenti sono analoghe a quelle della finestra trova, con la differenza che è presente un campo in cui inserire la parola, o la frase con cui sostituire quella trovata Il menu Inserisci La barra degli strumenti è suddivisa nelle seguenti sezioni: Pagine: i comandi previsti sono relativi all inserimento nella pagina di un frontespizio, utilizzato come prepagina di tutto il testo che verrà poi inserito; l inserimento di una pagina bianca; l inserimento di un interruzione di pagina ed il salto in una nuova pagina successiva alla precedente. Esempio: Vogliamo che il testo che segue il punto contrassegnato dalla freccia rossa, sia spostato nella pagina successiva. Facciamo clic nella riga vuota presente fra i due paragrafi, contrassegnata dalla freccia rossa. Scegliamo il comando Interruzione di pagina presente nella sezione Pagine. Riscontriamo, Vincenzo Storace Office

16 quindi, che tutto il testo al di sotto del punto prescelto si è spostato in una nuova pagina successiva. Tabelle: il comando permette l inserimento di una tabella in un documento word. La gestione relativa alle tabelle è uno degli argomenti importanti che verrà affrontato successivamente in un apposito capitolo. Illustrazioni: il comando permette l inserimento nella pagina di immagini, clipart e forme geometriche. Anche questo argomento, vista l importanza, verrà affrontato in un successivo capitolo. Collegamenti: i comandi di questa sezione permettono l inserimento nel testo di collegamenti ipertestuali e di segnalibri. Intestazioni e piè pagina: i comandi sono destinati alla gestione dell intestazione o del piede di pagina di un documento. Esempio: Inseriamo il numero di pagina in un documento. Per numerare le pagine non ha importanza in quale pagina ci troviamo, poiché il comando agisce dalla prima. Scegliamo dall elenco a tendina di Numero di pagina, la posizione in cui inserire la numerazione, ad esempio in alto o in basso. Testo: la sezione sopporta l inserimento di caselle di testo o di WordArt all interno di una pagina, così come il capolettera e l inserimento di oggetti particolari (esempio clip multimediali, audio wave, diapositive powerpoint, etc.). Esempio: Inseriamo una WordArt in un documento. Se abbiamo già il testo che vogliamo far modificare in WordArt, lo dobbiamo preventivamente selezionare, altrimenti basta scegliere dal pulante WordArt della sezione Testo, la tipologia che più si avvicina alle nostre aspettative grafiche. È sempre possibile modificare tutta la grafica della WordArt prescelta attraverso i comandi presenti nella nuova barra degli strumenti che appare dalla scelta del menu Strumenti WordArt Formato presente nella barra iniziale dei menu. 16 Vincenzo Storace - Office 2007

17 Simboli: da qui è possibile inserire simboli particolari che non sono presenti sulla tastiera (es.,,, α, ö, etc.) Il menu Layout di pagina La barra degli strumenti è suddivisa nelle seguenti sezioni: Temi: la sezione consente la scelta di temi come sfondo delle pagine e come tipologia di carattere e paragrafo fra quelle predefinite. Imposta pagina: la dimensione, l orientamento e i margini della pagina, le colonne e altro ancora di particolare sono ciò che gestiscono i comandi della sezione imposta pagina. Esempio: modifichiamo l orientamento della pagina da verticale ad orizzontale. Vincenzo Storace Office

18 Scegliamo Orientamento Orizzontale dalla sezione Imposta Pagina del menu Layout di pagina. Quando si effettua questa modifica di orientamento bisogna ricordarsi di modificare anche i margini del foglio dal comando Margini, presente nella stessa sezione, e scegliere Normale, in quanto il margine predefinito della pagina orizzontale, predispone il margine sx a 2,0 cm ed il destro a 2,5 cm e questo non è esatto se si vuole impostare al centro un qualunque testo. Sfondo pagina: i comandi di bordo, sfondo pagina e filigrana sono relativi alla suddetta sezione. Paragrafo: la gestione dei rientri dei paragrafi da sinistra e da destra e la spaziatura fra i medesimi sono i comandi relativi alla sezione. Questa scelta l abbiamo già vista nella sezione Paragrafo della barra degli strumenti del menu Home. Disponi: se si inserisce una qualsivoglia immagine all interno di una pagina questa dovrà avere un impostazione rispetto al testo. L argomento verrà approfondito nel capitolo relativo alle immagini Il menu Riferimenti La barra degli strumenti è suddivisa nelle seguenti sezioni: Sommario: i comandi relativi alla sezione permettono la creazione e la gestione di un sommario in un documento. Esempio: inseriamo un sommario in un documento. 18 Vincenzo Storace - Office 2007

19 Prima di procedere con il comando predisposto per la creazione del sommario, è importante sottolineare che per avere un buon sommario è necessario scegliere preventivamente la formattazione dei titoli dei capitoli e dei sottocapitoli attraverso il comando Stili della barra degli strumenti del menu Home. Per prima cosa bisogna posizionarsi con il cursore nel punto desiderato in cui far scrivere il sommario dal Word. L inserimento del sommario è poi abbastanza semplice, in quanto basta scegliere fra le opzioni presenti premendo il pulsante Sommario della sezione Sommario della barra degli strumenti del menu Riferimenti. Note a piè di pagina: i comandi consentono l inserimento di note all interno di un documento. Esempio: inseriamo una nota a piè di pagina in un documento. Vincenzo Storace Office

20 Ci posizioniamo nel punto in cui desideriamo inserire una nota e scegliamo il pulsante Inserisci nota a piè di pagina della sezione Note a piè di pagina. Il cursore si porterà alla fine della pagina prescelta sotto una linea e dopo il numero 1 sarà possibile inserire le nostre note. È importante evidenziare che le note saranno numerate progressivamente non in base alla pagina ma al documento nella sua interezza. Citazioni e bibliografia: attraverso la sezione è possibile inserire e gestire citazioni e bibliografie. Didascalie: vengono gestite le didascalie alle immagini inserite nel documento. Indice: è possibile inserire e gestire un indice in un documento (l indice è molto simile al sommario, ma mentre quest ultimo può essere inserito anche in automatico, l indice deve essere costruito dall utente punto per punto) Il menu Lettere I comandi presenti in questa sezione gestiscono le lettere circolari. Data l importanza dell argomento sarà esposto in un capitolo a parte. 20 Vincenzo Storace - Office 2007

21 1.3.6 Il menu Revisione I comandi presenti in questa sezione vengono utilizzati per la gestione della correzione degli errori di ortografia e di grammatica in un documento. Esempio: correzione di un documento. Prima di procedere al controllo ortografico e grammaticale di un documento è conveniente spostarsi sulla prima riga del documento stesso, in quanto il controllo inizierà dal punto in cui i troviamo. Scegliamo il pulsante Controllo ortografia e grammatica della sezione Strumenti di correzione. In questa schermata abbiamo diverse scelte che ci permettono di ignorare la modifica proposta soltanto questa volta o sempre, o di accettare la modifica al testo. Una finestra ci avviserà quando saremo alla fine del documento Il menu Visualizza I comandi presenti in questa sezione sono impiegati per le diverse modalità di visualizzazione della pagina. Nella sezione Mostra/Nascondi è utile spuntare, per visualizzarlo, il righello. Vincenzo Storace Office

22 1.4 LE TABELLE Attraverso il menu Inserisci è possibile creare una tabella. Quattro sono le modalità: Inserisci tabella, Disegna Tabella, Fogli di lavoro Excel, Tabelle veloci. Per semplicità e comodità d utilizzo consiglio di utilizzare il primo. Scegliamo perciò immediatamente numero di righe e di colonne. Dopo aver inserito una tabella, nel menu dei comandi, compariranno, quando, il cursore è all interno della stessa, altri due voci di menu: Progettazione: gestisce la parte visuale (grafica) della tabella. Layout: gestisce l inserimento, l eliminazione, la modifica, la larghezza e l altezza di righe, colonne e celle di una tabella, oltre alla gestione del testo. 22 Vincenzo Storace - Office 2007

23 Per spostarsi in una tabella fra una cella e l altra, si può cliccare all interno della cella desiderata con il mouse oppure si può utilizzare il tasto TAB della tastiera. Il tasto INVIO non fa passare da una cella all altra ma crea un nuovo paragrafo/rigo all interno della stessa. Se si desidera modificare la larghezza di una colonna, ad esempio la prima, si deve premere nel settore indicato dalla freccia evidenziata nel righello. 1.5 LE IMMAGINI Spesso può essere utile inserire un immagine in un documento per aumentarne la chiarezza. L inserimento di un immagine è un operazione molto semplice: 1. posizionare il cursore dove si desidera che compaia l immagine 2. dal menù inserisci scegliere Immagine 3. dalla nuova finestra che appare, scegliere l immagine che si desidera 4. premere sul tasto Inserisci Un metodo alternativo può essere quello di copiare un immagine negli appunti da un altro testo o da un altra applicazione (es. Internet Explorer) e poi incollarla nel punto desiderato. Se è presente un immagine in un documento ed è evidenziata, sarà visibile nella barra dei menu, una nuova voce: Vincenzo Storace Office

24 Formato. Tale voce gestisce luminosità e contrasto, grandezza, bordo e disposizione del testo rispetto all immagine. Dopo aver inserito un immagine, potremmo accorgerci che le sue dimensioni non sono soddisfacenti; è allora possibile ridimensionarla: facendo clic sull immagine apparirà una cornice con dei quadratini o dei pallini (maniglie); cliccando su una delle maniglie e trascinando il mouse è possibile ingrandirne o ridurne la dimensione. Per eliminare un immagine è sufficiente farci clic una volta con il tasto sinistro del mouse e premere il tasto Canc sulla tastiera. 1.6 LA STAMPA Scritto, corretto e formattato il testo, e opportunamente impostate le pagine, finalmente il documento sembra completo ed a posto per essere stampato. Word ci da la possibilità di vedere in anteprima come risulterà il documento su carta. Per far questo premere il Pulsante Office della barra del titolo e scegliere la voce Stampa, quindi Anteprima di Stampa. La parte principale della finestra di dialogo dell anteprima di stampa è occupata dalla rappresentazione della pagina. I pulsanti presenti in alto permettono la gestione della/e pagina/e. L anteprima è utile per dare l idea generale dell aspetto di una pagina su carta. Se l anteprima è soddisfacente si può fare clic direttamente sul pulsante Stampa, altrimenti si può scegliere Chiudi anteprima di stampa per terminare l anteprima e apportare eventuali altre modifiche. L opzione Stampa apre una finestra di dialogo la cui parte superiore Stampante è dedicata alla scelta della stampante. 24 Vincenzo Storace - Office 2007

25 La sezione Pagine da stampare permette di scegliere tra: stampare tutte le pagine, solo quella corrente, stampare un intervallo di pagine. La sezione Copie indica quante copie si vogliono stampare dello stesso documento. L opzione Fascicola fa sì che se le copie da stampare sono più di una, Word stampi tutta una copia e in seguito le altre. Con la casella in basso a sinistra Stampa di: si può scegliere se stampare effettivamente tutto il documento o quale parte di questo (annotazioni, parti nascoste o altro). Con la casella Stampa: subito sotto, invece, si sceglie se stampare tutte le pagine, solo le pari o le dispari. In basso a destra è presente un riquadro Zoom. Lasciando inalterato Adatta al Formato e modificando l opzione Pagine per foglio è possibile cambiare il numero di pagine stampate su un singolo foglio: 2, 4, 8 o, al massimo, 16. Word provvederà automaticamente a cambiare il corpo dei caratteri e a scalare le immagini. 1.7 LA STAMPA UNIONE Un importante utilizzo di word è la realizzazione di circolari con il metodo della Stampa Unione. Questo meccanismo permette di creare lettere personalizzate a partire da una lettera standard e da un database (archivio). Diversi sono le alternative per la creazione di circolari. Noi utilizzeremo il più comodo e semplice in quanto viene sfruttata la creazione guidata del programma stesso. La preparazione del documento base è, possiamo dire, banale: si tratta di scrivere la lettera che si vuole inviare come circolare, lasciando soltanto dei vuoti in tutti i punti in cui debbono inserirsi informazioni specifiche. Vincenzo Storace Office

26 Scritto il documento si sceglie l opzione Creazione guidata Stampa Unione presente nel pulsante Inizia stampa unione del menu Lettere. Da qui il procedimento è guidato (6 passaggi). Il primo passaggio permette di scegliere il documento al quale si sta lavorando (Lettere, Buste, Etichette, Elenco): scegliamo Lettere, perché la lettera è ciò che stiamo editando e abbiamo a video. Alla richiesta successiva si precisa che si vuole Usare il documento corrente come lettera tipo. 26 Vincenzo Storace - Office 2007

27 Si passa alla selezione dei destinatari. Si può scegliere se usare un elenco esistente o crearne uno nuovo. Supponiamo di avere già un documento dati (database) e selezioniamolo con il comando Sfoglia (consiglio di creare un database in MS Excel). Il quarto passaggio permette l inserimento dei campi lasciati vuoti all interno della lettera. Si posiziona il cursore dove dovrà apparire il primo elemento variabile (nel mio esempio sotto la scritta Destinatario )e si fa clic sulla voce Altro. Dalla finestra che compare, si scelgono i campi, uno alla volta, facendoli seguire dal pulsante Inserisci e man mano si vedranno i nomi dei campi comparire nella nostra lettera tipo. E nostra cura, se necessario, inserire dei ritorno a capo e degli spazi fra i campi. Completate le operazioni di inserimento nel documento principale si arriva all unione vera e propria attraverso l anteprima lettere. In questa fase è possibile visualizzare in anteprima le lettere con i diversi destinatari ed eventualmente modificare l elenco o escluderne qualcuno. L ultimo passaggio è il completamento dell unione: Stampa si avrà l unione della lettera con i nominativi dell archivio su carta Modifica singole lettere si avrà l unione della lettera con i nominativi dell archivio in un nuovo documento word E sempre possibile in caso di errore, tornare ai punti precedenti per le modifiche da apportare. Vincenzo Storace Office

28 2 EXCEL 2007 La schermata con cui si presenta Excel è fin troppo ricca di elementi e potrebbe intimidire chi se la trova davanti la prima volta. In questa situazione, la cosa giusta da fare è concentrarsi sugli aspetti essenziali e più immediatamente intuitivi, rimandando ad un secondo tempo l esplorazione del resto. È quello che faremo adesso. Con Excel si possono fare molte cose, ma alla base di tutto c è il foglio di lavoro. Lavorare con Excel significa essenzialmente immettere testi e numeri in un foglio di lavoro ed eseguire calcoli sui numeri immessi. 2.1 LA CARTELLA DI EXCEL Per lanciare Excel fare clic sul pulsante Start, Programmi e Microsoft Office e fare clic su Excel. Il foglio di lavoro occupa la parte centrale della schermata di apertura di Excel, ed è formato da una serie di caselle, che si chiamano celle, definite dall incrocio di righe e colonne: le righe sono identificate da una numerazione progressiva sul lato sinistro dello schermo e le colonne si distinguono l una dall altra in base ad una lettera dell alfabeto, che fa da intestazione per ciascuna colonna. Per usare il foglio di lavoro si scrivono nelle celle i dati da elaborare, operazione che si esegue molto facilmente con il mouse: si porta il puntatore del mouse sulla cella dove si intende scrivere qualcosa e si fa clic. Intorno alla cella appare un bordo nero, per indicare che è stata selezionata e il puntatore del mouse assume la forma di una croce quadrata, segno che la cella è pronta a ricevere dati. I dati (numeri o lettere) si scrivono, ovviamente, con la tastiera. Per rompere il ghiaccio e veder come funziona il tutto, portiamo il puntatore del mouse sulla prima cella in alto a sinistra del foglio di lavoro, quella individuata dall incrocio della colonna A con la riga 1 e sulla tastiera premiamo il tasto con numero uno. Questa operazione crea tre effetti: 1. nella cella selezionata compare il carattere 1; 28 Vincenzo Storace - Office 2007

29 2. nella parte alta dello schermo, cosiddetta Barra della formula, sopra la griglia del foglio di lavoro compare il numero 1; 3. il puntatore del mouse si trova nella cella selezionata e ha cambiato forma un altra volta, diventando una sottile riga verticale. Adesso premiamo il tasto INVIO per confermare che vogliamo immettere il numero 1 nella cella A1. Questa operazione fa scomparire il richiamo del numero 1 che era presente nella barra della formula, immette materialmente il carattere 1 nella cella A1 e provoca la selezione della cella immediatamente sotto, quella individuata dalla riga 2 e dalla colonna A. Adesso che abbiamo fatto la prima e più elementare delle operazioni che si possono eseguire su un foglio elettronico, immettere un dato, ripetiamo l operazione sulla cella A2, che è già selezionata, immettendovi il numero 5 e premendo subito dopo il tasto INVIO, cosa che provoca la selezione automatica della cella A3. In questa cella scriviamo la seguente serie di caratteri (possiamo scrivere sia in maiuscolo che minuscolo): =A1+A2 Dopo l immissione dei caratteri premiamo INVIO e nella cella A3 possiamo vedere che al posto dei caratteri che abbiamo appena scritto ora si trova il numero 6, che è appunto, il risultato della somma del contenuto della cella A1 con quello della cella A2. Portiamo il puntatore del mouse sulla cella A1, facciamo clic col pulsante sinistro e scriviamo in questa cella il numero 7, premendo poi INVIO. La cella A1 prima conteneva il numero 1 e ora contiene il numero 7. Il contenuto della cella A2 è rimasto uguale (5), mentre nella cella A3 che presentava il numero 6, adesso c è il numero 12. Con queste semplici e intuitive operazioni abbiamo colto l essenza del foglio di lavoro automatizzato: nelle celle A1 e A2 abbiamo immesso due valori (1 e 5 per cominciare, 7 e 5 dopo); nella cella A3 abbiamo scritto la formula che calcola la somma dei contenuti delle celle A1 e A2. Quando di cambia il contenuto di una delle celle A1 o A2, il risultato della formula contenuto in A3 viene modificato automaticamente, in modo da corrispondere alla nuova situazione. Nelle celle del foglio di lavoro si possono scrivere dati o formule. Per dati si intende qualunque sequenza o stringa di caratteri; un numero intero o decimale, una frase, una sequenza di lettere, numeri e segni di interpunzione, fino a un massimo di 255 caratteri per cella. Vincenzo Storace Office

30 Quando si immettono dati nelle celle occorre rispettare un solo vincolo: il primo carattere non può essere il segno di uguale, perché nella convenzione di Excel serve a distinguere i dati dalle formule. Nell esempio che abbiamo appena visto, la presenza di un segno di uguale davanti ai caratteri A1+A2 dice a Excel che si tratta di una formula, cioè di un comando da eseguire sui contenuti delle celle A1 e A2. Proviamo a scrivere in A3 semplicemente A1+A2 senza il segno di uguale: nella cella compare quello che abbiamo scritto, non il risultato di un calcolo. Non essendoci il segno di uguale all inizio della stringa di caratteri, Excel la interpreta come un dato e la inserisce esattamente nella cella. Dopo aver constatato che è molto semplice e intuitivo ottenere da un foglio di lavoro Excel qualche risultato utile, possiamo dedicare un po' di tempo ad esplorare l ambiente in cui ci troviamo, identificando i vari elementi che lo compongono. 2.2 LA SRUTTURA DI EXCEL Quando si avvia Excel lo schermo del computer si riempie completamente di una finestra articolata in vari elementi e si chiama finestra dell applicazione. Si tratta di una finestra strutturata molto simile a quella di Word: in testa compare la barra del titolo, quindi la barra dei menu e subito i tasti dei comandi relativi al menu selezionato. Sul lato destro e in basso alla finestra troviamo le due barre di scorrimento e la percentuale di visualizzazione. In basso a sinistra troviamo i Fogli di cui è composta di default una cartella di Excel, per l appunto 3. Ogni foglio di lavoro è composto da righe e da 256 colonne che intersecandosi formano celle Selezione di Celle Quando si attiva Excel, la prima casella nel foglio di lavoro, la cella A1, appare circondata da un bordo nero, più spesso dei bordi che definiscono le atre celle. Questa caratteristica indica che la cella è selezionata, cioè pronta a ricevere input. Il puntatore del mouse assume la forma di una croce quadrata per indicare che c è una selezione attiva. Per selezionare una cella diversa, basta portarvi sopra il puntatore a croce del mouse e fare clic. Se si porta il puntatore del mouse all interno di una cella selezionata e si fa doppio clic, il puntatore cambia forma e diventa una sottile barra verticale, trasformandosi così in un segnale di inserimento: cursore. Trascinando il mouse, quando ha la forma di un croce bianca, su più celle, mentre si tiene premuto il tasto sinistro, si genera una selezione multipla, riconoscibile per il fatto che tutte le celle interessate dal trascinamento, sono circondate da un bordo più spesso e assumono un colore di sfondo scuro. 30 Vincenzo Storace - Office 2007

31 2.2.2 Copia e Spostamento Una cella selezionata può essere spostata o copiata con il mouse. Portando il puntatore a croce su uno dei bordi della cella selezionata, il puntatore assume la forma di quattro frecce. Trascinando il bordo sul quale è appoggiato il puntatore, la cella o le celle selezionate vengono spostate nel punto in cui si interrompe il trascinamento. Per fare una copia con il mouse di una o più celle selezionate, prima del trascinamento occorre tenere premuto il tasto Ctrl della tastiera. I comandi di copia e spostamento possono sempre essere effettuati attraverso i pulsanti presenti nella barra degli strumenti alla sezione Appunti del menu Home Menu di scelta rapida Facendo clic a destra su una cella selezionata si provoca l apparizione di una finestrella rettangolare più o menu lunga, che contiene un certo numero di scritte, del tutto simile ad un menu. È infatti il menu di scelta rapida o anche menu contestuale. Questo tipo di menu è una versione sintetica di uno dei menu principali, e elenca soltanto alcune voci che sono congrue con la situazione in cui è stato fatto clic e servono per selezionare Vincenzo Storace Office

32 rapidamente un comando. Per chiudere questo menu senza scegliere nulla basta premere il tasto ESC della tastiera Dimensioni di righe e colonne Quasi tutti gli aspetti di un foglio di lavoro che si presentano in modo predefinito all avvio di Excel possono essere modificati e adattati alle esigenze particolari dell utente. Gran parte di queste modifiche si attivano con il mouse. Il caso più frequente è la modifica o l adattamento della larghezza delle colonne o dell altezza delle righe. Nel foglio di lavoro le colonne sono predisposte per ricevere circa 8 caratteri nel formato standard dei caratteri usati da Excel. La larghezza può essere portata fino ad una capacità di 255 caratteri. L altezza standard delle righe è definita in 12,75 punti tipografici e può essere incrementata fino a 409,5 punti. Per modificare col mouse la larghezza di una colonna si fa clic sull intestazione della colonna, provocando una selezione dell intera colonna, che viene evidenziata con un colore scuro. Quindi si porta il cursore sulla linea di separazione fra la colonna selezionata e quella alla sua destra e si fa clic, continuando a tenere premuto il tasto sinistro del mouse. Il puntatore assume la forma di una doppia barretta verticale con due frecce: trascinando il mouse verso destra o verso sinistra si allarga o si restringe la colonna evidenziata. Per le righe, l operazione da farsi è concettualmente identica, l unica differenza è che la selezione della riga si fa con un clic sulla casella di intestazione a sinistra, che porta il numero d ordine della riga. Se in una colonna si trovano già dei dati, si può adattare la larghezza della colonna automaticamente, in modo che corrisponda a quella del dato più lungo, facendo semplicemente doppio clic sulla linea di separazione fra l intestazione della colonna e quella alla sua destra. 2.3 LAVORARE CON LE TABELLE In questo capitolo prenderemo confidenza con Excel creando un foglio di lavoro basato su un esempio concreto. La semplice lettura del testo che segue può essere inutile e noiosissima. Per evitare questo, bisogna seguire il manuale eseguendo in successione sul computer tutte le operazioni che vengono descritte qui di seguito Creiamo il nostro conto corrente Sullo schermo del computer è aperta una cartella di lavoro chiamata Cartel1 nella quale è visibile il primo foglio di lavoro, che si chiama Foglio1. Portiamo il puntatore del mouse sulla cella C4 e facciamo clic. Scriviamo il numero Il numero compare nella cella C4 e contemporaneamente nella barra della formula; premiamo il tasto INVIO della tastiera. 32 Vincenzo Storace - Office 2007

33 La barra della formula si vuota e la cornice di selezione della cella passa su quella immediatamente sotto, la cella C5, che ora risulta attiva. Incoraggiati dal successo di questa prima operazione, proseguiamo con altri valori. Per non farla troppo lunga, ne immettiamo solo altri quattro dalla cella C4 alla cella C8. Portiamo il puntatore sulla cella C10 e facciamo clic Somma automatica Esploriamo la barra degli strumenti del menu Home nella sezione Modifica e scorriamola col mouse fino ad appoggiare il puntatore sul pulsante con il simbolo Subito sotto il puntatore comparirà una casellina con la scritta Somma. Ed è proprio quello che succede facendo clic su questo pulsante. Il pulsante col simbolo di sommatoria è una scorciatoia per arrivare più comodamente a un risultato che potremmo ottenere digitando manualmente la formula nella cella dove ci interessa averla. Per immettere materialmente la formula predisposta che viene evidenziata nella barra della formula, basta premere INVIO con la tastiera. La formula che viene preparata per noi dal programma è formata dai seguenti elementi: = simbolo, che, come già sappiamo dagli esempi precedenti è il codice che distingue un dato da una formula SOMMA è la parola chiave, che identifica l operazione aritmetica di somma (C4:C9) questi caratteri indicano l intervallo sul quale si deve eseguire la sommatoria. In Excel si chiama intervallo un gruppo di celle contigue e lo si definisce col nome della prima cella seguito da un segno di due punti e dal nome dell ultima cella. L espressione =SOMMA(C4:C9) immessa nella cella C10 vi farà apparire il risultato della somma di tutti i numeri immessi nelle celle che formano l intervallo da C4 a C9. I singoli importi e la loro somma, immessi in parte a mano e in parte automaticamente nell intervallo che va da C4 a C10, non sono molto leggibili: mancano i separatori delle migliaia, Vincenzo Storace Office

34 che aiutano a leggere i numeri grandi; inoltre noi sappiamo che i numeri rappresentano importi di denaro, ma così come sono presentati, non si capisce. È il caso di dare un formato ai numeri, ovvero, come si usa dire in gergo formattarli. Quando di vuole agire sul contenuto di una o più celle, come intendiamo fare in questo momento, bisogna prima informare Excel di questa intenzione selezionando le celle interessate da questa operazione che si andrà a fare. A questo scopo trasciniamo il mouse dalla prima all ultima casella dell intervallo C4:C10. Tutto l intervallo si borda di nero, per indicare che quel gruppo di celle è selezionato Formattazione delle celle Fatta la selezione, andiamo a cercare un altro pulsante, presente nella sezione Numeri sempre del menu Home. Troviamo un icona che rappresenta il simbolo delle monete, facciamo clic e ci accorgeremo che nel foglio di lavoro le cifre sembrano cambiate. Cosa è accaduto? L attribuzione del formato Euro a un numero lo allunga, aggiungendo alcuni caratteri e precisamente per indicare che si tratta di euro, un punto per separare le migliaia e una virgola per i decimali. La colonna C, essendo di ampiezza standard, può contenere otto caratteri numerici: l aggiunta del simbolo di valuta e dei separatori delle migliaia ha fatto superare ai numeri la larghezza della colonna, per cui non potendoli visualizzare correttamente, Excel ha mandato un segnale trasformando in una serie di # tutti i caratteri che non riesce a visualizzare in quello spazio troppo ristretto. Portiamo il puntatore del mouse sull intestazione della colonna C, sulla linea di demarcazione con la colonna D. Il puntatore assume la forma di una barretta verticale: facciamo doppio clic e la colonna si allarga quanto basta per consentire la visualizzazione completa e corretta di tutti i numeri nel formato valuta. 34 Vincenzo Storace - Office 2007

35 Per non perdere il lavoro e per riprenderlo in un secondo tempo, occorre registrare su disco la cartella di lavoro. L operazione si può eseguire, come già visto in Word, cliccando sul Pulsante Office della barra del titolo e scegliendo l opzione Salva con nome. In un conto corrente bancario non ci sono soltanto operazioni di prelievo (assegno, bancomat, ordini di bonifico) e, c è da sperare, ci saranno anche versamenti. Potremmo distinguere i movimenti di prelievo da quelli di versamento con un segno algebrico, ma per semplicità di esposizione grafica, stabiliamo allora di creare una colonna per i versamenti e una per i prelievi. Inoltre, visto che il conto corrente non è nato oggi, ma ha già un po di storia, avremo bisogno di un saldo iniziale dal quale partire. Cominciamo quindi dalle colonne e dalle loro intestazioni. Esteticamente l intervallo A2:E2 è piuttosto povero: le diciture Documento e Versamenti appaiono troncate e l insieme delle scritte contrasta poco con il resto dei dati. Sarà il caso di provvedere ancora con la formattazione. Selezioniamo l intervallo che ci interessa trascinando il puntatore del mouse da A2 a E2 e facciamo clic sul pulsante del Grassetto della sezione Carattere della barra degli strumenti del menu Home. Le scritte appaiono ora in grassetto, ma la situazione degli ingombri è peggiorata, perché i caratteri in grassetto sono più lunghi di quelli normali. Spostiamoci ora col puntatore del mouse sul bordo destro dell intestazione della colonna B e trasciniamo il bordo verso destra fino a mettere bene in vista la parola Documento. Nelle tre colonne successive (C,D,E) sappiamo che andremo a mettere numeri in formato valuta. Di queste colonne la C è già larga abbastanza, mentre le altre due sono ancora della larghezza standard. Proviamo a vedere quanto è larga C per regolarci con le altre due: puntiamo il mouse fra C e D e dopo aver cliccato leggiamone la larghezza. Selezioniamo contemporaneamente le colonne D ed E cliccandoci e trascinando il mouse. Puntiamo con il mouse fra D ed E, trascinando fino alla larghezza prescelta. Ora le tre colonne hanno tutte la stessa larghezza più che adeguata per contenere numeri nel formato valuta. Già che ci siamo selezioniamo l intervallo C3:E10 e attribuiamogli subito il formato Valuta agendo sul pulsante Formato numeri contabilità. Ancora un piccolo tocco di formattazione. Riselezioniamo l intervallo A2:E2 e facciamo clic sul pulsante Centra della sezione Allineamento della barra degli strumenti del menu Home che serve per centrare il testo nelle caselle. La maggior parte dei comandi di formattazione si riscontrano nella barra degli strumenti sezione Carattere del menu Home. Proseguiamo immettendo le date dei prelievi effettuati con assegni e il numero che li identifica. Vincenzo Storace Office

36 Facciamo clic sulla cella E4 per selezionarla e scriviamo: =E3-C4+D4 Premendo INVIO per la conferma, la formula viene eseguita visualizzando il risultato, che è l importo del saldo iniziale, meno l importo del primo prelievo, più l eventuale importo del primo versamento. Dal momento che non ci sono importi nella colonna dei versamenti, nella cella E4 troviamo la differenza fra il saldo iniziale e il prelievo. Ci piacerebbe vedere il saldo del nostro conto corrente subito dopo ogni operazione di prelievo o versamento. Basta copiare la formula della cella E4 nelle celle sottostanti della stessa colonna, da E5 a E8. Riselezionamo la cella E4. Se osserviamo attentamente il bordo nero che circonda la cella E4, noteremo che nell angolo in basso a destra c è un quadratino. Non è un imperfezione del disegno, ma uno strumento che si chiama Quadratino di Riempimento. Agganciando quel quadratino come una maniglia e trascinandolo verso il basso, il bordo della cella selezionata si allunga e in tutte le celle, che vengono così coperte dal bordo allungato, si genera una copia della cella selezionata. Il puntatore del mouse assume, quando è in prossimità del quadratino di riempimento, la forma di un segno più, tracciato con un tratto continuo, per indicare che è pronto per agganciare il quadratino e trascinarlo. Fatta una copia della formula di E4 nelle celle da E5 a E8, possiamo notare che, nelle celle in cui è stata copiata, la formula originale ha mantenuto la sua struttura, ma sono cambiati i riferimenti alle celle. Mentre in E4 avevamo: nella cella E5 sottostante troviamo: e la stessa modifica appare nelle altre copie. =E3-C4+D4 =E4-C5+D5 Quando si copia una formula da una cella in un altra Excel suppone che l utente voglia avere la stessa formula in un altra cella, non con gli stessi indici, reinterpreta, quindi, i riferimenti alle celle e, mantenendo costanti gli operatori aritmetici, modifica i riferimenti alle celle, in modo che nelle celle di destinazione questi siano uguali ai riferimenti della formula originale. 36 Vincenzo Storace - Office 2007

37 Sfruttiamo ancora il Riempimento Automatico per avere una copia della formula che sta in C10. Selezioniamo C10, agganciamo con il mouse il quadratino di riempimento e trasciniamolo verso destra in D10 troveremo la formula: =SOMMA(D4:D9) Non essendoci valori in quest intervallo, la cella presenterà il simbolo di valuta e un trattino, per segnalare che lì c è qualcosa, anche se non lo si vede. Per simmetria e per avere un riscontro della correttezza delle nostre formule, creiamo un altra cella di totali, questa volta nella posizione E10, alla base della colonna dei saldi. La formula che immetteremo in questa cella è simile a quella del saldo dinamico, ma fa riferimento ai due totali generali: =E3-C10+D10 per evidenziare il significato delle celle calcolate che stanno nella riga 10 selezioniamo la cella A10, scriviamo Totale. Ci accorgiamo però che non abbiamo spazio per inserire nuove operazioni di prelievo o versamento, perché la riga 10, quella dei totali, chiude la tabella. Portiamo la riga dei totali nella riga 1. Utilizziamo il comando taglia e incolla che abbiamo visto in precedenza: 1. selezioniamo l intervallo da spostare A10:E10 2. portiamo il puntatore del mouse nel bordo della selezione e il puntatore diventano quattro frecce 3. trasciniamo cliccando il puntatore nella zona in cui vogliamo spostare la selezione, cioè A1. Adesso che abbiamo liberato il fondo della tabella, possiamo predisporla per ricevere l immissione dei dati. Selezioniamo l intera riga formata dall intervallo A9:E9 e agendo sul quadratino di riempimento automatico, trasciniamo il mouse fino a quando il conteggio delle righe ci indica che siamo arrivati alla riga 100. Per tornare alla testa del foglio, la cella A1 si può premere la combinazione dei tasti CTRL-HOME o utilizzare le barre di scorrimento verticali. Un ultima messa a punto fondamentale ai fini del risultato: due delle tre celle delle formule per i totali che stanno nella riga 1, vanno ora modificate, per tenere conto del fatto che abbiamo predisposto un centinaio di righe per ricevere gli importi dei versamenti e dei prelievi. Facciamo quindi clic su C1, nella barra della formula troviamo: =SOMMA(C4:C9) portiamo la barretta nel punto di inserimento a sinistra del 9 e digitiamo 100, cancellando il 9 in modo che la formula risulti: Ripetiamo la stessa operazione nella cella D1. =SOMMA(C4:C100) Con questa semplice modifica tutti gli importi che verranno inseriti in una qualunque cella della colonna C o D compresa fra la riga 4 e la 100 saranno totalizzati e resi visibili nella prima riga del foglio di lavoro. Vincenzo Storace Office

38 2.4 IL FOGLIO DI LAVORO Visto che il foglio così prodotto è utile al nostro scopo, possiamo pensare di utilizzare 12 fogli della nostra cartella, uno per ogni mese dell anno. Per assegnare ai primi dodici fogli di lavoro il compito di registrare i movimenti separati per mese dobbiamo semplicemente cambiare nome ai fogli, che, nelle linguette che li identificano, in fondo alla finestra del documento, portano il nome predefinito di Foglio1, Foglio2, Foglio3, etc.. Per inserire nuovi fogli di lavoro, basta andare sull ultimo foglio esistente e premere con il tasto destro del mouse e dal menu di scelta rapida scegliere Inserisci, quindi Foglio di lavoro. Portiamo il puntatore del mouse sul nome del foglio e facciamo clic con il tasto destro, al menu di scelta rapida scegliamo il comando Rinomina e digitiamo Gennaio. Ripetendo l operazione per dodici volte otteniamo dodici foglio di lavoro, ciascuno col nome di un mese diverso. Come possiamo fare per avere i dati e le formule anche negli altri mesi? La prima cosa da fare è selezionare tutta la parte attiva del primo foglio di lavoro, cioè l intervallo che va da A1 alla cella E100. Si possono selezionare tutte le celle o con il mouse o con la combinazione di tasti: MAIUSC+CRTL+FINE avendo cura di posizionarsi prima in A1. Effettuata la selezione, utilizziamo il comando Copia dalla sezione Appunti del menu Home e facciamo clic sul foglio Febbraio nella cella A1; attiviamo il comando Incolla sempre della sezione Appunti e in un sol colpo, otteniamo una copia dei dati del foglio di Gennaio. L unica cosa da modificare è la larghezza delle colonne, come è stato fatto per il foglio Gennaio: selezioniamo le colonne da A ad E e facciamo doppio clic fra 2 qualsiasi intestazioni di colonne. I fogli successivi a Gennaio contengono i dati del primo mese e quindi andranno cancellati. Per farlo, selezioniamo le celle che contengono dati a partire dalla cella A3, ma fino alla colonna D, ed eliminiamo i loro contenuti con il tasto CANC della tastiera. Non dobbiamo cancellare il contenuto della colonna E, in quanto contiene dati calcolati dalle colonne C e D. Se cominciassimo a immettere i dati per il mese di febbraio facendo riferimento al saldo iniziale che avevamo impostato sul foglio gennaio, faremmo a noi stessi un pessimo servizio. Per lavorare correttamente serve che l importo della cella E3 del foglio Febbraio contenga il saldo finale di Gennaio, non quello iniziale dell anno. Questa informazione è disponibile: è il valore contenuto nella cella E1 del foglio Gennaio. Quindi per far si che il saldo finale di Gennaio diventi quello iniziale di Febbraio ci basta copiare il contenuto della cella E1 del foglio di Gennaio e incollarlo nella cella E3 del foglio Febbraio. Ormai abbiamo imparato come si fa: clic su E1 in Gennaio, Copia, passaggio al foglio di Febbraio, clic su E3 in questo foglio e via col comando Incolla. Ora possiamo tranquillamente lavorare sui fogli successivi sapendo che, se dovessimo tornare indietro e fare qualche modifica sui valori immessi nei fogli precedenti, il saldo iniziale del foglio successivo rispecchierà fedelmente le conseguenza di quelle modifiche. 38 Vincenzo Storace - Office 2007

39 2.5 LA STAMPA IN EXCEL Per stampare un foglio di lavoro si possono seguire diverse strade. Quando il foglio è piccolo e semplice si può fare clic sul pulsante Stampa del menu del tasto Pulsante Office. Le cose si fanno più difficili quando il foglio di lavoro è abbastanza complesso e molto grande. Per fortuna degli utenti, Excel mette a disposizione la funzionalità della Anteprima di stampa, richiamabile sempre attraverso il comando Stampa del Pulsante Office Anteprima di stampa Come dice il suo nome, Anteprima di Stampa, permette di vedere il foglio di lavoro come verrà stampato, senza farlo materialmente. Facciamo subito una prova e attiviamo l anteprima di Stampa per il foglio Gennaio. La barra di stato in fondo a questa schermata informa che il foglio produrrà a stampa una pagina. Potrebbe capitare di avere più di una pagina e in questo caso si dovrebbero utilizzare degli accorgimenti per far entrare la stampa in un solo foglio A4. Dalla finestra di Anteprima si può attivare la funzione Imposta pagina. Vincenzo Storace Office

40 La scheda Pagina ci permette di modificare nella sezione Orientamento tale scelta fra Verticale e Orizzontale. Selezionando l opzione delle Proporzioni Adatta a 1 pag. di largh. per 1 di alt., farà in modo che la stampa sia inserita in un solo foglio di stampa, diminuendone in proporzione appunto le dimensioni in automatico. La scheda Margini permette, come si evince facilmente, di modificare i margini della stampa del foglio e di centrarne il suo contenuto. 40 Vincenzo Storace - Office 2007

41 Per inserire un intestazione che porta il nome del foglio di lavoro e un piè di pagina con la parola Pagina seguita dal numero della pagina stessa, basta selezionare la scheda Intestazione/Piè di pagina. Sono già disponibili una serie di testi predefiniti per l intestazione e il piè di pagina, costruiti con termini ricorrenti nella burocrazia aziendale e utilizzando varie informazioni reperite da Excel nel sistema. Questi testi standard si possono reperire nella casella a discesa che compare sotto i due riquadri a sinistra. Se le diciture predefinite non sono adeguate, se ne possono creare di nuove, agendo sui rispettivi pulsanti Personalizza. La finestra di dialogo che si presenta è uguale per intestazione e per piè di pagina e permette di comporre uno di questi testi articolandolo in tre sezioni, che verranno stampate in tre bande di uguali dimensioni. Il testo da stampare può essere immesso direttamente in una delle caselle disponibili, intitolate A Sinistra, Al Centro e A Destra. Vincenzo Storace Office

42 Il testo immesso in queste caselle può essere formattato scegliendo carattere, stile e dimensione da una finestra di dialogo che viene attivata premendo il pulsante marcato con la lettera A. Agendo sugli altri pulsanti che stanno alla destra di quello che serve a formattare il testo, si possono immettere nelle tre caselle codici automatici che richiamano: il numero della pagina; il numero delle pagine in cui si sviluppa l intero documento stampato; la data; l ora; il nome del file della cartella di lavoro; il nome della scheda (foglio di lavoro). Dalla finestra di dialogo Imposta Pagina è possibile attraverso la scheda Foglio agire sulla possibilità di stampare o meno la griglia, le intestazioni di riga e di colonna o stampare in bianco e nero Stampa Dalla finestra di Stampa si possono fare diverse scelte: Stampare Tutto Stampare un intervallo da pagina a pagina Stampare solo ciò che abbiamo selezionato Stampare i fogli attivi o tutta la cartella (cioè tutti i fogli presenti) Stampare un certo numero di copie ed eventualmente opzionare la fascicolazione. 42 Vincenzo Storace - Office 2007

43 2.6 LE FUNZIONI La tendenza al gigantismo di Excel si manifesta in tutto il suo splendore nella dotazione di funzioni predefinite: sono esattamente 274 suddivise in categorie. Non tutti i calcoli sono semplici. Fortunatamente, Excel può eseguire calcoli anche molto complessi. Le funzioni sono formule predefinite che eseguono elaborazioni matematiche e logiche complesse. Voi inserite il nome della funzione e tutti gli argomenti (le informazioni aggiuntive) necessari per la funzione ed Excel esegue i calcoli. SOMMA e MEDIA sono esempi di funzioni semplici e immediate, mentre RATA e CERCA.VERT sono esempi di funzioni tipiche, ma più complesse Funzioni tipiche semplici Le funzioni tipiche di Excel si trovano tutte nella sezione Modifica della casella degli strumenti del menu Home: SOMMA - somma i valori dell'intervallo selezionato =SOMMA(C1:C9) MEDIA - fa la media dei valori dell'intervallo selezionato =MEDIA(C1:C9) CONTA NUMERI - conta i numeri presenti dell intervallo selezionato =CONTA.NUMERI(C1:C9) MAX - trova il valore massimo dell'intervallo selezionato =MAX(C1:C9) Vincenzo Storace Office

44 MIN trova il valore minimo dell'intervallo selezionato =MIN(C1:C9) Altre Funzioni Per le altre funzioni non tipiche esiste l autocomposizione che si sviluppa in due soli passaggi. Il primo serve per selezionare la funzione che si vuole utilizzare mentre il secondo guida l utente all inserimento degli argomenti. Quando l autocomposizione ha ricevuto le informazioni richieste dalle sue due finestre, inserisce automaticamente la formula nella cella selezionata. La prima finestra di dialogo elenca le categorie in cui sono raggruppate le funzioni. Selezionando il nome della categoria, l elenco delle funzioni che ne fanno parte compare nella selezione sottostante. Per facilitare la ricerca, nella casella Categoria sono disponibili altri raggruppamenti: Tutte, che sviluppa la lista completa di tutte e 274 le funzioni disponibili in ordine alfabetico Usate più di Recente, che fa comparire nella casella Selezionare una funzione: un elenco ridotto delle funzioni che sono state usate nell ultima sessione di Excel e in quella in corso altre 11 categorie 44 Vincenzo Storace - Office 2007

45 È, inoltre, possibile scegliere le funzioni anche direttamente dal menu Formule che contiene già una suddivisione di categoria delle funzioni stesse. 2.7 I GRAFICI Con Excel è possibile creare grafici di qualsiasi tipo, al fine di presentare le informazioni nel modo più efficace. Il programma prevede numerosi tipi di grafici predefiniti e consente di creare i grafici personalizzati, attraverso l'aggiunta di testo, frecce, titoli e legende, oltre a sfumature, sovrapposizioni, motivi e bordi Creazione dei Grafici Excel crea i grafici sulla base delle informazioni selezionate dall'utente. Per la creazione dei grafici, è disponibile Creazione guidata Grafico, una procedura completamente guidata che assiste l'utente passo dopo passo nella creazione di qualsiasi diagramma. La procedura è in grado di creare automaticamente un grafico dai dati selezionati, quando questi presentano una determinata disposizione sul foglio di lavoro. Quando è presente questa disposizione, Excel determina correttamente le celle da usare come dati, come etichette delle categorie (x) e come etichette per la legenda. La disposizione richiesta da Excel corrisponde alla disposizione più comune per le informazioni, quindi i grafici creati automaticamente da Excel generalmente sono corretti e non richiedono interventi da parte dell'utente. È possibile comunque personalizzare questi grafici utilizzando tutti i comandi disponibili. Un grafico può essere incorporato in un foglio di lavoro, oppure trovarsi in un proprio foglio grafico. In entrambi i casi, il grafico rimane collegato ai dati su cui è basato, quindi se le informazioni cambiano, il grafico viene aggiornato automaticamente. Un grafico incorporato compare nel foglio di lavoro accanto alle informazioni contenute nelle celle. Per poter incorporare un grafico, occorre lasciare uno spazio vuoto sul foglio di lavoro. Vincenzo Storace Office

46 Quando si inserisce un grafico in un proprio foglio, lo si aggiunge alla cartella di lavoro attiva e si salva il grafico con essa. Ai fogli grafici vengono assegnati i nomi Grafico1, Grafico2 e così via ed è possibile rinominarli facendo doppio clic sulla scheda del foglio grafico e digitando il nuovo nome Terminologia relativa ai Grafici I grafici di Excel contengono molti elementi che possono essere selezionati e modificati individualmente. Quando si posiziona il puntatore del mouse su un elemento del grafico, compare un suggerimento che identifica l'elemento o visualizza la serie ed il valore, se si tratta di uno dei dati Elementi dei Grafici di Excel Assi: Asse delle categorie, x, o delle ascisse, disposto orizzontalmente lungo il lato inferiore nella maggior parte dei grafici, spesso indica serie temporali. Asse dei valori, y, o delle ordinate, disposto verticalmente lungo il solo lato sinistro o su entrambi, contiene la scala di rappresentazione dei dati..asse z, per i soli grafici tridimensionali (gli assi dei grafici a barre sono invertiti, mentre i grafici a torta non presentano assi). Dato numerico Unità di informazione, ad esempio le vendite relative ad un anno. Serie di dati Gruppo di dati numerici, ad esempio le vendite per gli anni dal 1991 al In un grafico lineare tutti i dati di una serie sono collegati dalla stessa linea. Legenda Guida che spiega i simboli, i motivi e i colori usati per differenziare le serie di dati. I nomi delle serie vengono usati come etichette per la legenda. È possibile spostare la legenda in qualsiasi punto del grafico. Indicatore Oggetto che rappresenta un dato numerico in un grafico. Esempio di indicatori sono barre, spicchi e simboli. Tutti gli indicatori che appartengono alla stessa serie di dati presentano la stessa forma, simbolo o colore. Area del tracciato Area rettangolare, definita dagli assi, che esiste anche attorno al grafico a torta, il quale non esce mai da questa zona anche quando gli spicchi vengano esplosi. Formula di serie Formula di riferimento esterno che indica ad Excel quale intervallo di un foglio di lavoro consultare per localizzare d dati da rappresentare in un grafico. È possibile collegare un grafico a più fogli di lavoro. Testo Etichetta di testo visualizzata sul grafico, che è possibile modificare e spostare liberamente. Titolo del grafico, etichette dei valori e delle categorie, etichette dei dati. Segno di graduazione (y) e z. Indicatore della graduazione sugli assi delle categorie (x), dei valori Una opzione di Excel permette di associare una tabella di dati ad un grafico. Si tratta di un modo facile ed efficace per fornire i dati insieme al grafico. La tabella è collegata ai dati del foglio di lavoro, quindi i valori si aggiornano ad ogni modifica effettuata sul foglio di lavoro. 46 Vincenzo Storace - Office 2007

47 2.7.4 Esempio di Grafico Selezioniamo tutte le celle da A1 a E4. Nella barra degli strumenti alla sezione Grafici del menu Inserisci, troviamo il tipo di grafico che più risponde alle nostre esigenze. La barra dei menu si è modificata e presenta il menu Strumenti grafico con i sottomenu: Progettazione, Layout, Formato. Da qui è possibile gestire e modificare tutto del grafico appena inserito. Come si nota, il grafico viene inserito direttamente nel foglio di lavoro attivo. Per spostarlo in un nuovo foglio di lavoro della stessa cartella, bisogna premere il pulsante Sposta grafico della barra degli strumenti del menu Progettazione. Vincenzo Storace Office

48 3 POWERPOINT 2007 Sia che si desideri assemblare una veloce presentazione dei dati sulle vendite per la propria direzione, o creare una proiezione di diapositive sofisticata per l assemblea degli azionisti, Microsoft PowerPoint può dare una mano a presentare le proprie informazioni in modo efficace e professionale. PowerPoint è un programma di presentazioni grafiche: un software che aiuta a creare una presentazione con proiezione di diapositive. PowerPoint rende facile generare e organizzare le idee. Fornisce strumenti utili per creare gli oggetti che rendono efficace una presentazione: diagrammi, grafici, elenchi puntati e numerati, testo che attrae l attenzione, filmati e effetti audio, e altro ancora. PowerPoint, inoltre, facilita la creazione dei necessari sussidi per una presentazione, quali stampanti, note per il relatore e lucidi. Una volta pronti, si può condividere la presentazione con altri, anche se non hanno installato PowerPoint, in ufficio, o su Internet, dalla fase di pianificazione fino alla presentazione finale. PowerPoint include anche potenti strumenti per la gestione di proiezioni di diapositive, di cui si ha il completo controllo. 3.1 AVVIARE POWERPOINT Dato che Microsoft PowerPoint è parte integrante della famiglia di prodotti Microsoft Office, lo si avvia e si termina allo stesso modo di tutti gli altri programmi Microsoft. Per avviare PowerPoint si può fare clic sul pulsante start, puntare su Tutti i programmi e selezionare Microsoft PowerPoint dal sottomenu di Microsoft Office. Quando si avvia il programma, si apre una finestra che divide lo schermo il tre finestre: a sinistra abbiamo la miniatura delle diapositive, al centro la diapositiva attiva, e in basso la parte riservata alle note del relatore. Nota: Il termine diapositiva a volte viene indicato con il termine inglese slide. 48 Vincenzo Storace - Office 2007

49 3.2 MODALITA DI VISUALIZZAZIONE Per aiutare l utente nelle varie fasi di sviluppo di una presentazione, PowerPoint offre cinque diverse modalità di visualizzazione reperibili nella sezione Visualizzazioni presentazione dalla barra degli strumenti del menu Visualizza: Normale, Sequenza diapositive, Pagine note e Presentazione. Inoltre nella finestra di sinistra vi è la possibilità di modificare la visualizzazione in Struttura, facendo clic nel punto indicato dalla freccia rossa nell immagine che segue Visualizzazione Normale Questa modalità visualizza una diapositiva per volta. Si usa quando si vuole lavorare sulla singola diapositiva. Ci si può facilmente spostare fra le varie diapositive tramite le barre di scorrimento oppure i pulsanti Successive e Precedente posti sotto la barra di scorrimento verticale. Quando si trascina il cursore di scorrimento in su o in giù lungo la barra di scorrimento verticale, compare una didascalia che indica quale diapositiva verrà visualizzata quando si rilascia il pulsante del mouse Visualizzazione Struttura Vincenzo Storace Office

50 La visualizzazione Struttura mostra un elenco dei titoli delle diapositive e i loro contenuti in formato struttura. Con questa modalità si può comodamente sviluppare il contenuto di una presentazione. Le singole diapositive sono numerate. Per ogni diapositiva compare un icona Visualizzazione Sequenza diapositive La visualizzazione Sequenza diapositive mostra un immagine ridotta di ciascuna diapositiva nella stessa finestra, nello stesso ordine in cui le diapositive compaiono nella presentazione. Questa visualizzazione torna comoda per organizzare le diapositive, aggiungere azioni fra le diapositive, dette transizioni, e altri effetti che arricchiscono la presentazione. 50 Vincenzo Storace - Office 2007

51 3.2.4 Visualizzazione Pagina Note La visualizzazione Pagina note mostra un immagine ridotta di una singola diapositiva, con un riquadro in basso, in cui è possibile immettere il testo relativo alle note del relatore da usare durante la presentazione. Quando si lavora in questa modalità probabilmente sarà necessario usare lo Zoom Visualizzazione Presentazione In questa modalità ha luogo la presentazione in sequenza delle diapositive a tutto schermo, una per volta. Si usa quando si è pronti a effettuare la presentazione. Si può fare clic ripetutamente sullo schermo, oppure premere il tasto Invio o il tasto Pagina Giù per spostarsi lungo la serie di diapositive fino a quando si è terminata la loro successione. Per uscire dalla visualizzazione Presentazione diapositive in qualsiasi momento basta premere il tasto Esc, ritornando così alla vista precedente. Vincenzo Storace Office

52 3.3 SALVARE E APRIRE UNA PRESENTAZIONE I comandi di salvataggio e di apertura di una presentazione vengono effettuati, come nei programmi del pacchetto Microsoft Office, sempre attraverso le scelte effettuate dal menu che si apre facendo clic sul Pulsante Office presente nella barra del titolo. 3.4 SVILUPPO DI UNA PRESENTAZIONE Prima di poter realizzare una presentazione di diapositive che include testi, diagrammi, immagini e grafici, bisogna imparare alcuni concetti fondamentali su come si lavora con gli oggetti in PowerPoint Presentazione con gli oggetti Gli oggetti costituiscono gli elementi base di una diapositiva. Praticamente, qualsiasi cosa viene posta in una diapositiva è un oggetto: ossia un elemento dotato di certe caratteristiche, che si possono modificare. Una diapositiva di una presentazione spesso contiene oggetti di testo, oggetti visivi e oggetti multimediali. Gli oggetti di testo comprendono i titoli, i sottotitoli e gli elenchi puntati o numerati. Gli oggetti visivi includono figure, Clipart, grafici e diagrammi. Gli oggetti multimediali includono sequenze audio e video e collegamenti ipertestuali a pagine Internet. Questi oggetti si possono manipolare con un insieme comune di operazioni base: a) Selezione e deselezione di un oggetto; b) Ridimensionamento e spostamento di un oggetto; c) Eliminazione di un oggetto. Una volta che si sono imparate a dovere queste tecniche di manipolazione degli oggetti, esse possono essere applicate a qualsiasi oggetto di una diapositiva Creazione di diapositive omogenee Perché una presentazione risulti ben comprensibile, gli oggetti devono essere disposti in un modo che risulti efficace dal punto di vista visivo. La funzione Layout presente nella barra degli strumenti sezione Diapositive del menu Home, aiuta a disporre gli oggetti sulla diapositiva in modo omogeneo. Ci sono 9 layout automatici, per la maggior parte delle disposizioni più comuni. 52 Vincenzo Storace - Office 2007

53 Quando si crea una nuova diapositiva si sceglie fra questi layout. È possibile, comunque, applicare un layout a una diapositiva esistente. Quando si cambia il layout le informazioni già contenute nella diapositiva non vanno perse. Viene applicato il nuovo layout predefinito e si possono poi disporre i segnaposto nel modo più opportuno. La maggior parte del lavoro che si fa per sviluppare una presentazione comprende vari oggetti, quali quelli forniti dai Layout predefiniti, ma non si è assolutamente limitati a usare soltanto questi layout. Si possono aggiungere e rimuovere oggetti dalle diapositive in qualsiasi momento, e si possono ridimensionare e spostare oggetti già presenti. Per svolgere una qualsiasi operazione su un oggetto per prima cosa bisogna selezionarlo e subito dopo ci si accorgerà della comparsa nel menu dei comandi di una o più scelte a cui saranno collegate nuove barre degli strumenti Sviluppo di Testo Il testo della presentazione ne costituisce le fondamenta. PowerPoint offre varie funzioni che permettono di organizzare il testo. La modalità Visualizzazione normale permette di lavorare con il testo e altri oggetti, una diapositiva per volta. La modalità Struttura permette di lavorare su tutti i testi delle diverse diapositive contemporaneamente. PowerPoint dispone di molte delle funzioni di formattazione di testo tradizionalmente associate ai programmi di elaborazione dei testi. Si possono applicare vari tipi di caratteri e di effetti per dare al testo l aspetto desiderato. Si possono impostare tabulazioni, rientri e l allineamento del testo. Infine Vincenzo Storace Office

54 si può modificare e correggere il testo con vari strumenti, fra i quali gli stili e i correttori grammaticale e ortografico. Oggetti titolo. Sono riquadri rettangolari predimensionati che compaiono in testa a ciascuna diapositiva, e sono usati per i titoli delle diapositive e, in certi casi, per i sottotitoli. Oggetti elenco puntato. Riquadri che contengono elenchi puntati o numerati di argomenti. Oggetti casella di testo. Sono riquadri che contengono testi differenti dai titoli e non vanno formattati come elenchi puntati. La prima diapositiva di una presentazione generalmente contiene un titolo e dei sottotitoli. Le altre diapositive spesso hanno pure un titolo, accompagnato da un elenco degli argomenti principali sotto forma di elenco puntato. Le caselle di testo sono più rare: si usano quando si vogliono aggiungere note o segnalare argomenti secondari non inclusi in un elenco puntato immettere testo in modalità Normale La modalità Visualizzazione normale viene usata per immettere il testo quando l attenzione non è rivolta all organizzazione generale e al flusso della presentazione, ma piuttosto sul testo o sugli oggetti di una diapositiva alla volta. Sebbene siano disponibili i medesimi strumenti di formattazione e modifica della modalità Struttura, in Visualizzazione normale risulta più scomodo riordinare diversamente gli argomenti, perché si vede una sola diapositiva alla volta immettere testo in modalità Struttura Quando invece si è interessati allo sviluppo del contenuto della presentazione, ma non necessariamente all aspetto del testo, conviene usare la modalità Struttura. In questa modalità vengono mostrati i titoli, sottotitoli e il testo degli elenchi puntati di tutte le diapositive assieme. 54 Vincenzo Storace - Office 2007

55 La modalità Struttura risulta comoda soprattutto per riorganizzare il contenuto di una presentazione, assicurando che gli argomenti fluiscano in modo efficace l uno dopo l altro. I vari punti della presentazione possono essere facilmente spostati in alto o in basso entro la struttura. Il testo viene scritto direttamente nel riquadro segnaposto del testo. Se la lunghezza supera quella prevista, potrebbe essere utile ridimensionare i caratteri o il riquadro. È anche possibile aumentare o diminuire l interlinea. Il punto d inserimento indica dove comparirà il testo. 3.5 SVILUPPO DI UNA PRESENTAZIONE CON TEMA Se si ritiene opportuno, ed è sicuramente la scelta migliore, è conveniente utilizzare, dopo aver avviato il programma PowerPoint, un tema predefinito alla presentazione, opzionandolo dalla sezione Temi della barra degli strumenti del menu Progettazione. Vincenzo Storace Office

56 Da qui è possibile scegliere fra 420 temi totali predefiniti, ottenuti dalla combinazione dello sfondo e del colore. Oltre a questo è possibile scegliere fra altri 20 effetti e altri venti tipologie di caratteri già predefiniti. Se non sono sufficienti queste opzioni, per trovare il proprio tema, è sempre possibile personalizzarselo. 3.6 INSERIMENTO DI OGGETTI Attraverso la barra degli strumenti del menu Inserisci, si possono inserire all interno delle diapositive di PowerPoint, Tabelle, Illustrazioni, Collegamenti ipertestuali, Testi e Clip multimediali. L inserimento di una tabella è del tutto simile al procedimento visto in MS Word, cioè bisogna scegliere numero di righe e di colonne di cui sarà strutturata Casella di testo Di solito per immettere testo in una diapositiva si ricorre al titolo, ai sottotitoli e agli elenchi puntati. Tuttavia, quando si vuole aggiungere del testo al di fuori dei soliti segnaposto, per esempio un annotazione o didascalia su un diagramma o grafico, si usa una casella di testo. Nella sezione Testo del menu Inserisci menu si sceglie Casella di testo. La casella in questione non deve per forza essere rettangolare: si può infatti usare anche una delle Forme, presenti nella sezione Illustrazioni, predefinite di PowerPoint, una raccolta di forme che vanno dai soliti rettangoli o cerchi fino alle frecce o stelle. Quando si inserisce del testo in una di queste forme il testo ne diventa parte integrante Data, Ora e Numero della diapositiva Si possono inserire singole indicazioni della data, dell ora o del numero della diapositiva nel testo della presentazione. Per esempio, si può volere che nel testo di una quotazione di borsa compaia la data corrente. Le date e le ore possono avere due formati: come campo o come testo. Se si inserisce come campo, PowerPoint inserire un codice per la data, e ogni volta che la data verrà automaticamente aggiornata dall orologio interno. Quando si inseriscono i numeri delle diapositive, PowerPoint cura la numerazione corretta Intestazione e Piè di pagina Le informazioni contenute in un intestazione o piè di pagina compaiono su tutte le diapositive tranne quella del Titolo. Spesso contengono informazioni quali il titolo della presentazione, il numero della diapositiva, la data, o il nome del relatore. Conviene tuttavia controllare che queste aggiunte non rendano troppo congestionata la presentazione. Di solito la dimensione dei caratteri di queste informazioni è abbastanza piccola da evitare il rischio di distogliere l attenzione, ma 56 Vincenzo Storace - Office 2007

57 conviene fare qualche prova con la dimensione dei caratteri e la collocazione di queste informazioni Illustrazioni e Immagini Sono in tutto 6 le possibili illustrazioni che si possono inserire in una diapositiva di PowerPoint: 1. Immagine la scelta viene effettuata su file immagini presenti nel nostro hard disk. 2. ClipArt le clipart sono selezionabili in una sezione che si apre sulla destra della finestra di PowerPoint. La casella Cerca permette una selezione rapida dell oggetto clip da immettere in diapositiva. Un alternativa è cercare una clipart all interno del sito Office di Microsoft. Vincenzo Storace Office

58 3. Album foto è una delle novità del Powerpoint 2007 e permette l inserimento di immagini con la relativa didascalia. 4. Forme si possono scegliere linee, rettangoli, forme geometriche, frecce, diagrammi di flusso, stelle e decorazione e callout. 5. SmartArt novità di PowerPoint 2007 che ingloba anche gli organigrammi della precedente versione del programma. 6. Grafico - È possibile selezionare quanto di meglio ci sia a disposizione per i grafici attraverso questa opzione. 58 Vincenzo Storace - Office 2007

59 In fase di creazione verrà aperto un foglio di Excel per l inserimento dei dati alfanumerici da cui partire per la gestione del grafico. 3.7 CONTROLLARE LA POSIZIONE DI UN OGGETTO PowerPoint offre diversi strumenti per controllare la collocazione di un oggetto sulla diapositiva. Uno di questi è la griglia, una matrice di punti non visibile. Se la griglia è attivata, attraverso l opzione Griglia della sezione Mostra/Nascondi della barra degli strumenti del menu Visualizza, un oggetto si incollerà al punto più vicino della griglia. Si può anche fare aderire in questo modo l oggetto a una forma, così che come nuovi oggetti essi vengano collocati automaticamente sulla diapositiva allineandosi alle forme preesistenti Allineamento e distribuzione di oggetti Spesso quando si lavora con più di un oggetto, essi hanno un aspetto migliore se vengono correttamente allineati l uno all altro. Per esempio, si possono allineare tre oggetti con quello più a sinistra in modo che il punto più alto di essi risulti su una stessa linea orizzontale invisibile. A volte non si tratta di allineare ma di distribuire elementi orizzontalmente e verticalmente. Si può specificare se la distribuzione uniforme deve limitarsi allo spazio correntemente usato dagli oggetti, o all intera diapositiva. Dal pulsante Disponi della sezione Disegno della barra degli strumenti del menu Formato Strumenti disegno, che appare quando si preme su una Illustrazione (immagine), è possibile gestire i comandi di allineamento e distribuzione. Vincenzo Storace Office

60 3.7.2 Disposizione e raggruppamento di oggetti Quando una diapositiva contiene più oggetti può essere utile verificare come essi interagiscono l uno con l altro. Se gli oggetti si sovrappongono, il disegno creato per ultimo verrà posto sopra quelli meno recenti: è però possibile cambiare l ordine di sovrapposizione dei vari oggetti. Se si è creata una raccolta di oggetti che operano assieme può convenire raggrupparli creando così un nuovo oggetto di disegno che si può spostare, copiare o ridimensionare come singola unità. La gestione dei comandi avviene sempre dal pulsante Disponi, visto nel sottocapitolo precedente. 60 Vincenzo Storace - Office 2007

61 3.8 AGGIUNTA DI SEQUENZE MULTIMEDIALI Sebbene le diapositive, anche bene illustrate, non possano compensare l assenza di contenuti, sarà sicuramente più facile attirare l attenzione dei partecipanti alla presentazione se le diapositive sono vivaci e interessanti anche sotto l aspetto visivo. È facile arricchire una diapositiva con l aggiunta di un immagine, una creata dall utente o anche una delle centinaia fornite assieme a Office. Se si dispone poi dell hardware appropriato, per esempio una scheda audio con relativi altoparlanti, si possono includere anche file sonori e filmati video nella presentazione Suoni Un suono è un file che produce un suono. Come si evince dall immagine, è possibile inserire suoni e brani audio già presenti nel nostro hard disk o registrarne di nuovi Video Un video è un file che può essere riprodotto come filmato animato. Molto spesso il clip video è accompagnato dal sonoro. 3.9 LA STAMPA IN POWERPOINT Prima di stampare una presentazione conviene ricorrere alla finestra di dialogo Imposta pagina del menu Progettazione, per scegliere le proporzioni delle diapositive della presentazione e il loro Vincenzo Storace Office

62 orientamento in stampa. Da questa finestra di dialogo si può anche controllare la numerazione progressiva delle diapositive. Si possono stampare tutti i componenti di una presentazione (le diapositive, una struttura, le note e gli stampati) sia in bianco e nero che a colori. La finestra di dialogo Stampa offre le funzioni standard di Windows, con la possibilità di stampare più copie, di specificare intervalli di pagine o più diapositive per pagina. Quando si stampa una struttura, PowerPoint la stampa come essa appare in visualizzazione Struttura PROGETTAZIONE DELL ASPETTO Quando si crea una presentazione, il suo aspetto dipende in parte dal contenuto ma anche dal pubblico a cui si rivolge. Una presentazione, per definire gli obiettivi del reparto vendite di una società, avrà un aspetto molto diverso da quello di una presentazione per una lezione di italiano. 62 Vincenzo Storace - Office 2007

63 Microsoft PowerPoint permette di controllare l aspetto di una presentazione in due modi: mediante i temi, che abbiamo già visto, e gli schemi. Lo schema è visualizzabile e modificabile dal pulsante Schema diapositiva della sezione Visualizzazione diapositiva della barra degli strumenti del menu Visualizza. Se si vogliono applicare modifiche globali all aspetto di uno o più elementi delle diapositive, per esempio usare un diverso tipo di carattere di punto elenco per tutti gli elenchi puntati, non è necessario modificare singolarmente ogni diapositiva. Si possono invece cambiare contemporaneamente ricorrendo agli schemi. PowerPoint si prenderà cura dell aggiornamento delle diapositive esistenti, e applicherà le impostazioni a ogni diapositiva aggiunta successivamente. Se si desidera che un certo oggetto, per esempio il logo aziendale, compaia su ogni diapositiva (salvo sulla diapositiva titolo), lo si inserirà nello Schema diapositiva. Si possono, comunque, anche creare diapositive che non seguono il formato degli schemi PREPARAZIONE DI UNA PRESENTAZIONE Microsoft PowerPoint offre molti strumenti che aiutano a controllare il modo con cui le diapositive vengono presentate al pubblico. Una presentazione di diapositive computerizzata può contenere speciali effetti visivi, sonori e di animazione. Per esempio, si possono programmare speciali transizioni, ovvero tecniche di passaggio da una diapositiva all altra. È anche possibile controllare il modo con cui ciascun elemento di una diapositiva viene introdotto al pubblico, mediante animazioni. Si possono aggiungere pulsanti d azione operativi, su cui chi presenta può facilmente fare clic per attivare un collegamento ipertestuale che fa saltare direttamente a un altra diapositiva della medesima presentazione. PowerPoint include anche strumenti utilizzabili per temporizzare la presentazione, e fare in modo che non duri troppo o troppo poco tempo. Una presentazione PowerPoint può essere ravvivata con l aggiunta di opportuni passaggi di parlato o musica. È infatti possibile registrare un brano e inserirlo direttamente nella presentazione. Alcune presentazioni contengono Vincenzo Storace Office

64 diapositive che sono appropriate per un certo tipo di pubblico, ma non per altri: in tal caso è possibile creare presentazioni di diapositive personalizzate che includono solo una certa selezione di diapositive, in un ordine prescelto, dirette ad uno specifico tipo di pubblico Impostazione di una presentazione PowerPoint offre tre diversi tipi di presentazioni adatte a una varietà di situazioni, da una tradizionale proiezione su grande schermo, a una presentazione automatica presso uno stand, quindi su monitor di un PC, a un altra da esporre in modalità prettamente cartacea. Nelle particolari situazioni in cui non si vogliono mostrare tutte le diapositive di una certa presentazione a un particolare pubblico si può specificare un intervallo di diapositive da visualizzare, o si possono nascondere singole diapositive Transizione fra le diapositive Per dare maggiore efficacia visiva a una rappresentazione si possono aggiungere vari tipi di Transizioni nel passaggio da una diapositiva all altra. Per esempio, si può creare un effetto dissolvenza, in cui la vecchia diapositiva scompare gradatamente mentre inizia a comparire la successiva, oppure si può fare spingere via la diapositiva corrente da quella successiva. Dall immagine suesposta si deduce che i comandi per la gestione delle transizioni vengono determinati attraverso la barra degli strumenti del menu Animazione. È possibile scegliere fra 5 diverse tipologie di transizioni: a. Dissolvenze b. Cascate c. Scorri e copri d. Strisce e barre 64 Vincenzo Storace - Office 2007

65 e. Casuale Ad ogni transizione è possibile stabilire una velocità di esecuzione ed associare un eventuale segnale acustico Animazione nelle diapositive Si possono usare delle animazioni per introdurre alcuni degli oggetti presenti su una singola diapositiva uno alla volta, o anche con speciali effetti di animazione. Per esempio, un elenco puntato si può fare comparire un punto elenco alla volta, oppure si può fare comparire gradualmente un immagine o un diagramma sullo sfondo della diapositiva. PowerPoint supporta molti tipi diversi di animazione. Si possono animare i diagrammi introducendo le serie o le categorie del diagramma una alla volta. Le Animazioni vengono inserite e gestite attraverso la stessa barra degli strumenti che si utilizza per le transizioni. A mano a mano che si creano altre animazioni, se ne può avere l anteprima per verificare che l effetto combinato sia quello previsto Temporizzazione Per default le transizioni e le animazioni si susseguono al clic del mouse o al tasto Invio della tastiera, ma se la presentazione deve essere svolta entro un certo arco di tempo, si possono usare le funzioni di temporizzazione di PowerPoint per essere sicuri che non duri troppo a lungo, o che invece si svolga troppo velocemente. È possibile, infatti, specificare il tempo esatto di visualizzazione di ogni diapositiva, verificando che le temporizzazioni adottate siano praticabili e operative per il relatore. Vincenzo Storace Office

66 Dalla barra degli strumenti del menu Presentazione si gestisce l intera presentazione. Quando si crea una presentazione automatica, conviene spesso aggiungere una descrizione a voce per meglio mettere in evidenza i punti più salienti. PowerPoint permette di registrare un commento parlato mentre si collauda la presentazione. Questi commenti possono poi essere inseriti nei punti opportuni sulle diapositive PRESENTAZIONE DI DIAPOSITIVE Quando si è pronti alla dimostrazione di una presentazione di diapositive si scoprirà che PowerPoint offre molti strumenti per un efficace presentazione a persone diverse. Le scelte avvengono attraverso la finestra che appare dal pulsante Imposta presentazione della sezione Imposta della barra degli strumenti del menu Presentazione Presentazione dal vivo Quando si effettua la presentazione di persona si possono usare gli speciali strumenti di navigazione fra le diapositive di PowerPoint. Ci si può spostare in avanti o indietro un passo alla volta, oppure saltare a una data diapositiva. Mentre si effettua la presentazione si possono mettere in evidenza i concetti chiave usando il mouse come un puntatore luminoso. Si può controllare il colore del puntatore per adeguarlo ai colori della presentazione. PowerPoint dispone anche di strumenti per registrare idee che sorgono nel corso della presentazione, incluso l impiego di Appunti presentazione, per esportare idee a un documento di Word, o per inserirle nella propria agenda. 66 Vincenzo Storace - Office 2007

67 Se durante la presentazione si fa click con il tasto desto del mouse, comparirà il menu di scelta rapida Presentazione su strada Se si pensa di effettuare la presentazione in una località distante, non è neppure necessario che sia disponibile l intero pacchetto PowerPoint. Invece di installare PowerPoint sui computer locali, si può comprimere la presentazione in un file archivio, trasferibile su un comune dischetto. Una volta giunti nella località distante, il file compresso verrà scompattato sul computer del cliente e poi verrà eseguita la presentazione, senza la necessità che su tale computer sia installato PowerPoint. Dal tasto Pulsante Office della barra del titolo scegliere quando si seleziona il comando Salva con nome la seconda opzione Presentazione di PowerPoint Presentazioni su Internet Per raggiungere un pubblico più vasto possibile si può pensare di collocare la presentazione sul World Wide Web. Dal comando Salva con nome, Altri formati salva Pagina Web, si formatta la presentazione nel linguaggio HTML (HyperText Markup Language), un semplice sistema di codifica usato per formattare documenti per una intranet o per internet. L impiego di questo linguaggio sul Web permette alle presentazioni di essere viste dai browser Web Presentazioni su CD-DVD E possibile, infine, prevedere una creazione di un CD-DVD che contenga la presentazione e sia auto partente. Vincenzo Storace Office

68 La procedura è del tutto automatizzata, poiché basta scegliere il comando Pubblica, opzione Pacchetto per CD, dal menu che compare premendo il tasto Pulsante Office della barra del titolo. 68 Vincenzo Storace - Office 2007

69 4 ACCESS 2007 Con il termine DBMS (acronimo di Data Base Management System) s intende un sistema per la gestione di basi di dati, cioè il software di tipo generale utilizzato per strutturare, costruire, modificare e consultare basi di dati. Quindi, un database non è altro che una raccolta organizzata di informazioni. Nella vita di tutti i giorni, usiamo dei database: la rubrica telefonica, un elenco di clienti, un catalogo di prodotti, le schede del personale, e così via. Grazie a Microsoft ACCESS si può realizzare un database per memorizzare ed elaborare tutte le informazioni di cui si ha bisogno. Nel linguaggio dei computer, si definisce dato qualsiasi tipo d informazione. I dati possono avere forme diverse: testo, quotazioni di borsa, saldi di conto corrente, etc.. Un programma di solito può leggere i dati da una fonte esterna (per esempio da un dischetto) oppure richiedervi di inserirli manualmente. In entrambi i casi, una volta che i dati sono stati catturati, il software di solito li immagazzina in un formato fisso e ci consente di rivedere o rielaborare le informazioni. I programmi di database come ACCESS esistono per permettere di estrarre facilmente le informazioni che servono e manipolare i dati a proprio piacimento. I database computerizzati, come i loro corrispondenti materiali, sono anch essi raccolte organizzate d informazioni. La differenza è che un database computerizzato permette di essere molto più flessibile. Per esempio, per trovare un numero di telefono in una rubrica telefonica di solito è necessario conoscere il cognome della persona. La maggior parte delle rubriche sono organizzate per cognome, e non c è modo di cambiare l ordine una volta che l impostazione sia stata data. Se la stessa rubrica esistesse nella forma di database computerizzato, invece, potremmo effettuare la ricerca in base all indirizzo, al nome di battesimo o addirittura al codice postale. Allo stesso modo, i database computerizzati permettono di cambiare facilmente l ordine dei dati. Permettono inoltre di visualizzare un sottogruppo di dati. La descrizione ufficiale di ACCESS è sistema di gestione di database relazionali. Relazionale significa che si possono stabilire dei collegamenti detti relazioni tra diversi database. Fino ad ora si è detto che un database è una raccolta di dati organizzati secondo una qualche logica. Nella maggior parte dei sistemi, tutto ciò che riguarda i dati (ad esempio la schermata per l inserimento di dati o lo stampato finale che li sintetizza) è considerato una fetta separata della torta. ACCESS, invece, si distingue perché i suoi database non sono costituiti solo dai puri dati, ma anche dagli elementi correlati che servono per gestire i dati. Ogni database di ACCESS può contenere quattro tipi diversi di oggetti: tabelle, maschere, query e report. Per essere più precisi, ne esistono altri due: le macro ed i moduli. Consistono in strumenti abbastanza complessi che si impiegano per costruire delle applicazioni personalizzate di ACCESS. 4.1 PROGETTARE UN DATABASE ACCESS Quando si vuole costruire un programma in ACCESS occorre seguire una serie di passi ben precisi, quali: Analisi del problema Creazione degli archivi (Tabelle) Vincenzo Storace Office

70 Creazione delle relazioni tra un archivio e l altro Creazione della struttura elaborativa dell applicazione (Query) Creazione delle maschere Creazione dei Report Creazione delle Macro Testing e tuning del programma Personalizzazione dell applicazione Effettuiamo ora un analisi di ogni singolo punto Analisi A prescindere da qualsiasi database e linguaggio di programmazione si voglia utilizzare, il primo passo da seguire è il compimento di una buona analisi del problema. Ciò consiste nell esame di una situazione reale, di un modello o di un problema, effettuato attraverso la sua scomposizione in elementi più semplici, lo studio del comportamento dei singoli componenti e l individuazione dei collegamenti funzionali che sussistono tra essi. Quindi, quando si progetta un database, occorre prendere tutto il tempo necessario per organizzare le informazioni e capire di cosa si ha effettivamente bisogno. L obiettivo più importante è quello di minimizzare gli interventi di correzione successivi. Il modo più efficace per iniziare il progetto di un database consiste nel disegnarlo su carta, cercando di estrinsecare dal problema i dati di partenza, i risultati da ottenere ed il percorso logico elaborativo mediante il quale si vogliono ottenere Tabelle e Relazione tra tabelle Nei database ACCESS, le informazioni si immagazzinano in un oggetto che si chiama tabella. Le tabelle sono un insieme di righe e colonne, dove ogni colonna rappresenta un campo cioè una singola categoria di informazioni, ed ogni riga rappresenta un record ovvero una singola voce del database. La tabella prevede dei dati separati per colonne per ciascun raggruppamento logico di dati. 70 Vincenzo Storace - Office 2007

71 Formattando un campo si controlla il tipo di informazione che contiene. Se si formatta un campo in modo che possa contenere solo valori numerici, si evita che nel campo possa per errore essere inserito un testo. Le tabelle sono correlate attraverso un campo; molte delle tabelle che si utilizzeranno in ACCESS utilizzano un campo detto chiave primaria che consente la definizione univoca del valore in un campo: il valore in esso contenuto non deve avere alcun duplicato nella tabella. Il modo più semplice per correlare due tabelle consiste nell utilizzare la chiave primaria di una tabella come chiave esterna nella seconda tabella. In pratica, ognuna delle tabelle contiene campi specifici solo a quella tabella e un campo che consente un collegamento ad almeno una delle altre tabelle. Perché sono necessarie le chiavi primarie? Perché permettono un esecuzione molto più rapida di molte operazioni. Le chiavi permettono inoltre di trovare dei dati più velocemente grazie alla loro unicità. Se ogni tabella è collegata ad ognuna delle altre attraverso un campo, allora il database sarà molto efficiente. La suddivisione delle informazioni in gruppi coerenti permette di gestire grandi quantità di dati in database molto complessi dal punto di vista delle informazioni, ma molto semplice in tutto quello che riguarda la gestione dei dati. L idea che sostiene un database relazionale come ACCESS è di eliminare la necessità di duplicare le informazioni. Una tabella contiene una serie di informazioni specifiche che vengono poi messe in relazione con quelle di un altra tabella. Se per qualunque motivo, si ha poi bisogno di modificare dei dati, si deve intervenire solo una volta anziché in tutti i record in cui appare quel dato Query Essere in grado di organizzare i dati è già una buona cosa, ma una delle operazioni più importanti è forse quella di riuscire a trovare le informazioni desiderate in una tabelle che contiene una vasta mole di dati. Una delle funzioni più potenti di ACCESS è proprio quella di interrogare un database per reperire determinate informazioni. Vincenzo Storace Office

72 In ACCESS l oggetto che consente di manipolare i dati, nel senso più specifico del termine, è la query. Formalmente possiamo dire che una query può essere un interrogazione al database per avere informazioni di ogni tipo sui dati in esso contenuti. Tutte le query che vengono scritte in ACCESS sono, in maniera trasparente, tradotte in linguaggio SQL (Structured Query Language), che consente, a fianco di una semplicità evidente, di gestire tutti i dati ed i problemi relativi alle informazioni volute. La grande facilitazione che viene offerta è nell uso delle griglie QBE (Query By Example) per costruire le proprie interrogazioni. Le query, infatti, possono essere scritte tramite un esempio visivo, sarà compito poi del programma stesso la traduzione di queste nel linguaggio vero e proprio. A differenza di un semplice schedario dove si può esaminare un record alla volta, ACCESS è in grado di rispondere ad una query trovando tutti i record che soddisfano certe condizioni, chiamate criteri. I criteri sono semplici restrizioni alle informazioni utilizzate da ACCESS per la ricerca. I criteri possono includere più campi e più tabelle. Le query possono servire per le seguenti operazioni: Mostrare i record che soddisfano certe condizioni Visualizzare i record selezionati in una tabella, ordinati in un certo modo Aggiornare campi specifici nei record selezionati con nuove informazioni Visualizzare contemporaneamente i record selezionati in più tabelle Aggiungere informazioni da una tabella all altra Rimuovere i dati o i record selezionati da una tabella Un altro strumento che ACCESS mette a disposizione è il filtro. Esso, come dice la parola stessa, è in grado di filtrare il contenuto delle tabelle e visualizzare solo le informazioni desiderate. La differenza rilevante tra una query ed un filtro è che le query possono essere salvate e rilanciate in qualsiasi momento. I filtri, invece, sono effimeri: quando si chiude la tabella, qualsiasi filtro si abbia definito svanisce nel nulla. I risultati delle query si definiscono dynaset perché non sono altro che sottoinsiemi (subsets) dinamici (dynamic) di una tabella. Per dinamici si intende che, qualsiasi cambiamento si apporti alla tabella originale, ACCESS lo riporterà automaticamente nel risultato della query (o viceversa). Sono disponibili diversi tipi di query, ognuno dei quali produce risultati differenti. Le più utilizzate sono: a. Query di selezione: questo tipo di query permette di specificare vari criteri che ACCESS usa per la selezione dei record. Tutti i record selezionati vengono quindi visualizzati nel foglio dati della query. b. Query a campi incrociati: questo tipo di query viene spesso usata per rappresentare graficamente i dati di una o più tabelle. Una query a campi incrociati serve per visualizzare tendenze e generare prospetti riassuntivi su gruppi di record. È disponibile un Autocomposizione che semplifica la creazione di questo tipo di query. c. Query di azione: questo tipo di query viene usato per aggiungere o modificare informazioni in un gruppo di record in una tabella nuova o già esistente. Appartengono a questo tipo le query di aggiornamento, le query di eliminazione e le query di creazione tabella. Quando ci si appresta a costruire una query, può essere utile scrivere su carta le domande da trasformare in query. Bisogna cercare di essere il più specifici possibile, per evitare di trovare dati 72 Vincenzo Storace - Office 2007

73 non desiderati. Una volta impostata una query, è possibile provarla e modificarla in un secondo tempo (nel caso non produca i risultati attesi). È opportuno perciò, almeno i primi tempi, prestare molta attenzione alle domande che il sistema ci pone via via per la costruzione Maschere L inserimento dei dati è la parte meno divertente di ACCESS. Certamente inserire un record o due non è poi così male, ma inserire dozzine di record diventa, presto, un compito che si vorrebbe a tutti i costi evitare. Una delle tecniche possibili per l inserimento dei dati all interno delle tabelle consiste nell uso dei fogli dati. Le tecniche per l uso dei fogli dati possono essere utili, ma il foglio dati non è il modo più efficace per inserire informazioni in una tabella. Si può risparmiare almeno in parte la noia del lavoro di inserimento dati usando le maschere. Una maschera di ACCESS permette di visualizzare le informazioni in modi differenti. È possibile visualizzare e modificare gruppi di record, o visualizzare tutti i campi di un singolo record all interno di una maschera. Una maschera è una rappresentazione a video di un modulo su carta. Si può progettare una maschera per presentare ciascun record nel formato desiderato. Se si vogliono visualizzare più record alla volta, si può tornare facilmente alla modalità tabella, o fogli dati, con un semplice clic del mouse. Formalmente una maschera è l interfaccia grafica su video tramite la quale si possono rappresentare dei dati, inserirli ed aggiornarli Report Fino a questo punto, sono state create e utilizzate le tabelle per l immagazzinamento di dati; le maschere per la loro visualizzazione, per l inserimento e per la modifica; e, infine, le query per elaborare delle informazioni. Questo metodo di lavoro è perfettamente adeguato se non si pone mai la necessità di condividere le informazioni con qualcun altro. Dato che questa è però un eventualità frequente, è necessario anche essere in grado di stampare i dati. Sebbene sia possibile stampare copie di tabelle, maschere e dei risultati di una query, si ottiene un controllo molto superiore sul formato delle informazioni stampando dei report. Per molti aspetti, la realizzazione di un report è simile all impostazione di una maschera: è possibile scegliere in che modo raggruppare i record, selezionare i campi da includere e determinare la posizione dei campi nel report. La maggior parte delle tecniche valide per creare una maschera valgono anche per la definizione di un report. Si può inoltre creare un report che visualizzi i subtotali relativi a gruppi selezionati di record, oppure per ogni pagina, e quindi includere un totale finale per l intero report. Spesso si crea una query e quindi si basa il report sulle informazioni presentate dalla query. Ciò consente di esercitare ampio controllo sulle informazioni che si includono nel report. Formalmente un Report è un interfaccia grafica su stampante tramite la quale rappresentare un set di informazioni. Vincenzo Storace Office

74 4.1.6 Macro Servono per collegare il tutto. Senza macro o procedure evento (cioè il codice vero e proprio) non è possibile creare un programma chiuso nel vero senso della parola. Infatti senza macro o codice ogni maschera o report andrebbero gestite manualmente e si perderebbero le potenzialità acquisite dall ambiente di sviluppo. Quindi, formalmente, possiamo dire che una macro è un elenco denominato di istruzioni create per Microsoft Access. Ciascuna istruzione viene chiamata azione. Durante l esecuzione delle macro, le azioni vengono portate a termine in base all ordine in cui sono visualizzate, utilizzando gli oggetti o i dati specificati per gli argomenti dell azione. Le macro possono essere utilizzate per automatizzare delle operazioni ripetitive e per estendere la capacità del database. Data la complessità dell argomento, la richiesta pregressa conoscenza del programma Microsoft Access e di un minimo di nozioni di programmazione, e macro non saranno affrontate nel presente manuale Testing e Tuning del programma Il testing e il tuning non sono altro che una prova di funzionamento, cioè, una attività che ha lo scopo di verificare il buon funzionamento del programma ovvero la sua rispondenza ai prerequisiti. Durante questa fase si procederà anche all error simulation ovvero la simulazione di errori per prevedere qualsiasi stato della macchina. 4.2 CREARE UN DATABASE Analizziamo come esempio per la creazione di un database, la realtà di una biblioteca al fine di gestire tutti i libri e di rintracciarne velocemente uno o più in base a selezioni multiple. Come primo passo identifichiamo tutte quelle che saranno le informazioni che si vorranno elaborare. Nel caso di una biblioteca ci sarà sicuramente: Descrizione Libro Generi Editori che individuano rispettivamente i libri, i generi dei libri e gli editori. Esistono poi una serie di informazioni connesse alle precedenti come ad esempio: autore, titolo, pagine, prezzo, volumi, ed altri dati necessari o volontari. Tutte queste sono le informazioni che una volta elaborate forniranno i risultati aspettati. Il concetto di database di qualche anno fa portava a considerare tutte queste informazioni all interno di un blocco unico (es. Clipper, DB III, Cobol) molto pesante da gestire e soprattutto con una ridondanza spiccata, ovvero lo stesso dato era ripetuto più di una volta, all interno dell archivio, in quanto apparteneva a più categorie contemporaneamente. In ACCESS tutto ciò è risolto in modo brillante in quanto si tratta di un relazionale puro. Si può perciò pensare ad una divisione logica dei dati: 74 Vincenzo Storace - Office 2007

75 Libri Generi Editori Titolo Autore Pagine Volumi Edizione Tascabile Prezzo Genere Editore Anno di pubblicazione Vediamo alcune considerazioni: potrebbero esistere dei libri con lo stesso titolo, con lo stesso autore, con lo stesso numero di pagine e magari con lo stesso prezzo. Per scongiurare il pericolo di duplicazioni si deve fare in modo che ogni prodotto sia identificato univocamente; ciò avviene tramite un Identificativo (detto ID Libro ). Esso sarà un informazione senza ripetizione nell archivio, a cui si assegnerà la proprietà di chiave primaria in modo tale che il sistema stesso effettui automaticamente il controllo sull unicità del dato. Il medesimo discorso si può impostare per i generi e per gli editori al fine di identificarli univocamente all interno dei rispettivi archivi. Consideriamo perciò ID Genere ed ID Editore. Pensiamo ora al flusso logico del programma: un libro entra in biblioteca e prima dell ingresso dobbiamo obbligatoriamente aver già catalogato sia il genere che l editore. Si delinea perciò il seguente scenario: Libri Generi Editori ID Libro Titolo Autore ID Editore ID Genere Pagine Volumi Edizione Tascabile Prezzo ID Genere Genere ID Editore Editore Anno di pubblicazione Queste costituiranno le future tabelle. In ognuna di esse saranno contenuti i dati strettamente relativi a ciò a cui sono preposte. N.B. Se nelle tabelle GENERI e EDITORI i campi ID sono di tipo contatore, nella tabella LIBRI tali dati sono solo dei riferimenti numerici delle precedenti tabelle. Il tipo di dato da impostare per questi campi è, perciò, Numero Intero. Importante è ricordare che all interno di una stessa tabella può esistere un solo campo contatore. In questo istante ogni tabella ha un riferimento ad almeno un altra tabella, mettendoci in grado di tracciare dei collegamenti: Vincenzo Storace Office

76 Tali collegamenti in ACCESS prendono il nome di Relazioni o join. Nel caso di join tra più tabelle è possibile in ACCESS applicare o meno l integrità referenziale. Essa è una proprietà che, in determinati contesti, automatizza il funzionamento delle tabelle. Ad esempio, nel caso in questione se si applicasse l integrità referenziale e ad un certo punto, dopo aver già inserito un certo numero di libri, si decidesse di eliminare un editore perché fallito, questo meccanismo cancellerebbe anche tutti i record nella tabella libri collegati a EDITORI, che contengono un riferimento all editore eliminato. Come si evince dunque, quello dell integrità referenziale, è un ottimo meccanismo di sincronizzazione degli archivi, che trova applicazione solo nel momento in cui non si ha la necessità di mantenere un archivio storico. Si può affermare a questo punto che la fase di analisi sia terminata, bisognerà procedere dunque alla creazione delle tabelle assegnando il giusto tipo di dato ai vari campi con un corretto dimensionamento degli stessi. 4.3 CREARE UNA TABELLA Prima di procedere alla creazione della prima tabella Access ci chiede di creare il database e per questa operazione, dopo aver individuato, attraverso il pulsante start nel menu Tutti i programmi, il sottoelenco Microsoft Office, quindi Access 2007, dobbiamo premere all apertura del software il Pulsante Office e selezionare la voce Nuovo. Sulla destra della finestra ci verrà richiesto di inserire il nome del file e di premere il tasto crea. Anche qui è possibile, come per gli altri programmi facenti parte del pacchetto Office, selezionare un modello preesistente a cui appoggiarsi per la creazione automatica di un database. 76 Vincenzo Storace - Office 2007

77 Scegliamo come nome di file Elenchi. Per la creazione di una tabella è necessario selezionare dalla barra dei menu la voce Crea, quindi dalla barra degli strumenti che ne segue il pulsante Struttura tabella. Apparirà una finestra suddivisa in 2 sezioni, la superiore contenente 3 colonne e un certo numero di righe visibili, e l inferiore chiamata Proprietà campo. Per ciascun campo si dovranno fare quattro cose: 1. Inserire il nome di un campo 2. Assegnare al campo un tipo dati Vincenzo Storace Office

78 3. Inserire una descrizione del campo 4. Impostare le proprietà del campo Inserire i campi in tabella Si usa la colonna Nome campo. É un compito normalmente molto semplice, ma è necessario seguire alcuni accorgimenti: i nomi di campo possono essere lunghi al massimo 64 caratteri, c è quindi molto spazio per usare dei nomi descrittivi. Soltanto un avvertimento: più lunghi sono i nomi, meno campi saranno visibili sullo schermo al momento di inserire i dati nella tabella. possiamo usare qualsiasi combinazione di lettere, numeri, spazi o caratteri, ma non si possono usare il punto (.), il punto esclamativo (!), l apice ( ) e le parentesi quadre ([ ]). ogni nome deve essere unico in quella tabella. ACCESS non permette nomi di campi doppi nella stessa tabella. Dopo aver inserito i nomi dei campi, premere Tab per spostarsi alla colonna Tipo Dati Tipo di dati in un campo La colonna tipo dati si usa per dire ad ACCESS che tipo di dati sarà accettato nel campo. Fare clic sulla freccia per visualizzare l elenco a discesa e selezionare uno dei tipi di dati. Testo Una categoria omnicomprensiva per campi che devono contenere una combinazione di lettere, numeri e simboli (ad esempio parentesi e trattini). Questi campi saranno di solito inserimenti molto brevi (il massimo è 255 caratteri), nomi, indirizzi e numeri di telefono. Per campi puramente numerici, è opportuno usare il tipo Numerico o Valuta. Memo Si usa questo tipo per inserimenti alfanumerici più lunghi. I campi di tipo Memo comprendono di solito frasi o interi paragrafi, e possono contenere fino a caratteri. I 78 Vincenzo Storace - Office 2007

79 campi di questo tipo sono utili per l inserimento di testi molto lunghi o per annotazioni. Il campo Memo non può essere però incluso nei criteri di una query. Numerico Si usa questo tipo per campi che conterranno esclusivamente numeri ed è particolarmente indicato per quei campi che si useranno per fare dei calcoli. Data/Ora Questo tipo è destinato a campi che conterranno solo date e/o orari. Valuta Si usa questo campo per indicare quantità di denaro. Contatore Questo tipo crea un inserimento numerico di una unità automaticamente ogni volta che si aggiunge un record. Poiché questo tipo di campo assegna un numero univoco a ciascun record, è utile nell impostazione della chiave primaria. Si/No Si usa questo tipo per campi che conterranno soltanto valori di tipo Si o No e Vero/Falso. Oggetto OLE Questo tipo crea un campo che può contenere dati provenienti da altri programmi (ad esempio immagini grafiche, fogli di lavoro o addirittura filmati multimediali e disegni AutoCAD). Collegamento ipertestuale Tale tipo consente di inserire dei collegamenti (attivi, sui quali è possibile cliccare per raggiungere la destinazione) a indirizzi Web o di posta elettronica o a file disponibili localmente. Una volta selezionato il tipo di dati, premere Tab per spostarsi alla colonna Descrizione Descrizione in un campo Si usa la colonna Descrizione per inserire la descrizione del campo. Si possono usare fino a 255 caratteri, quindi c è tutto lo spazio necessario. Il testo del campo Descrizione compare nella barra di stato quando si inseriscono i dati nel campo. Se il nome del campo è già esaustivo, non vi è alcun bisogno di inserire un ulteriore descrizione in questa colonna Proprietà di un campo L ultimo compito è quello di impostare per ciascun campo le rispettive proprietà. Queste controllano diversi aspetti del campo, quali le sue dimensioni e il formato che i dati assumono. Le proprietà di ciascun campo sono visualizzate nella parte inferiore della finestra Tabella. Per cambiare una proprietà, innanzitutto si seleziona il campo con cui si vuole lavorare e poi si fa clic con il mouse sulla proprietà che si vuole cambiare. Vincenzo Storace Office

80 Tra le proprietà più comuni abbiamo: Dimensione campo In un campo di testo, questa proprietà controlla il numero di caratteri che si possono inserire. Si può scegliere qualsiasi numero di caratteri da 1 a 255, pur tenendo presente che la dimensione che si inserisce non dovrebbe superare quella strettamente necessaria a contenere l inserimento più lungo che si prevede. Risulterebbe spazio riservato e non utilizzato. Formato Questa proprietà governa la visualizzazione delle date e dei numeri. Valore predefinito Questa proprietà imposta il valore, da noi suggerito, che comparirà automaticamente in un campo ogni volta che si aggiungerà un record alla tabella. Richiesto Nella maggior parte delle tabelle, si avranno alcuni campi la cui compilazione è facoltativa ed altri per i quali invece è necessaria. Per questi ultimi, si imposterà la proprietà Richiesto sul Sì. In quel caso ACCESS avvertirà se accidentalmente si è lasciato vuoto questo campo. Indicizzato Le tabelle associate ad un indice in base ad un cero campo facilitano la ricerca dei valori in quel campo Chiave primaria Per impostarla, bisogna fare due cose: 1. Si deve creare un campo che identifica in modo univoco ciascun record. Se i dati a disposizione non hanno un campo simile, non tutto è perduto. Basta, infatti, impostare un nuovo campo (che molto spesso ha il suffisso ID prima del nome di campo) e assegnare a questo campo il tipo contatore. 2. Collocare il cursore in un punto qualsiasi del campo e selezionare il pulsante Chiave primaria della barra degli strumenti del menu Progettazione. Accanto il nome del campo comparirà il disegno di una chiave. 80 Vincenzo Storace - Office 2007

81 Esempio di tabella: LIBRI Nome ID Libro ID Editore PROPRIETÀ CAMPO: ID Libro: Titolo 50 Autore 35 Dimensione campo Nuovi valori Formato Etichetta Indicizzato Titolo: Dimensione campo 50 Formato Maschera di input Etichetta Valore predefinito Valido se Messaggio errore Richiesto Sì Consenti lunghezza zero Sì Indicizzato No Tipo di dato Contatore Numerico Intero lungo Incremento Sì (Duplicati non ammessi) 4.4 SALVARE UNA TABELLA Una volta impostata la tabella nel modo desiderato, occorre salvare i cambiamenti. Per fare questo, premere sulla barra del titolo il pulsante rappresentato dal floppy disk che corrisponde al comando Salva Tabella. Nella casella di testo Nome tabella si deve inserire il nome che si vuole attribuire alla tabella. I nomi delle tabelle possono arrivare a 64 caratteri di lunghezza, ma non possono contenere il punto esclamativo (!), il punto (.), le parentesi quadrate ([ ]) o l apice ( ). Una volta finito, selezionare OK. Nota Bene. Se per caso non abbiamo inserito una chiave primaria nella tabella, il programma ci avvisa che è utile inserirla ed eventualmente se vogliamo che lui la inserisca per noi. ACCESS inserirà prima dei campi inseriti da noi in tabella un ulteriore campo chiamato ID di tipo contatore e chiave primaria. Vincenzo Storace Office

82 4.5 FINESTRA DATABASE Quando si è finito di creare la tabella, questa apparirà nella sezione di sinistra in cui appare la finestra di ACCESS. 4.6 STRUTTURA TABELLA Se si devono apportare dei cambiamenti alla struttura della tabella, e si è già chiusa la rispettiva finestra, la si può riaprire evidenziando il nome della tabella nella finestra Database e selezionando dal menu di scelta rapida (clic sul tasto destro del mouse) Visualizzazione Struttura. Con la finestra Struttura di nuovo sullo schermo, si possono cambiare i nomi dei campi, assegnare un diverso tipo dati ad un campo o modificarne le proprietà. Si possono anche spostare i campi, aggiungerne o toglierne. 82 Vincenzo Storace - Office 2007

83 4.6.1 Spostare un campo Nel caso in cui si decida di spostare un campo occorre: 1. Selezionare l intero campo che si vuole spostare facendo clic sul quadratino alla sinistra della colonna Nome campo. 2. Trascinare la selezione sopra o sotto il campo desiderato ed al rilascio verificare che lo spostamento sia avvenuto esattamente Aggiungere un campo Vincenzo Storace Office

84 Aggiungere un altro campo alla tabella è esattamente come aggiungere un campo alla struttura originale del database. Ci si posiziona sulla prima riga vuota e poi si inserisce il nome del campo, il tipo di dati, la descrizione e le proprietà. Se si desidera inserire un nuovo campo in un punto intermedio della tabella, basta fare clic nel campo sopra il quale si desidera che avvenga l inserimento e dalla barra degli strumenti scegliere il pulsante Inserisci righe della sezione Strumenti barra del menu voce Progettazione Cancellare un campo Cancellare un campo è molto semplice. Basta selezionare il campo che si intende eliminare, quindi selezionare dalla barra degli strumenti il comando Elimina righe della sezione Strumenti barra del menu voce Progettazione. 4.7 FOGLIO DATI Quando si ha a che fare con i database, i dati sono la componente più importante Inserimento dati Per inserire i dati è necessario aprire una tabella e, per far questo, basta evidenziare il nome della tabella nella finestra Database ed eseguire il doppio clic del mouse. La finestra (o foglio dati, come viene chiamata) che si vede sullo schermo avrà le seguenti caratteristiche: Campi Nomi dei campi Ciascuna colonna del foglio dati corrisponde ad uno dei campi che è stato inserito creando la tabella. Si tratta della riga appena al di sotto della barra del titolo. Contiene i nomi che sono stati assegnati ai 84 Vincenzo Storace - Office 2007

85 campi. Record Selettore del record Casella del numero del record Pulsanti di spostamento Barre di scorrimento Ogni riga del foglio dati corrisponde ad un record. Questi pulsanti scorrono lungo il lato sinistro della finestra. Vengono usati per selezionare i record. Dice quale record è selezionato in ogni momento, nonché il numero totale dei record inseriti nella tabella. Questi pulsanti aiutano gli utenti che usano il mouse per spostarsi nelle tabelle. Per spostarsi all interno della tabella, si può anche usare la barra di scorrimento. Si può procedere ad inserire i dati del primo campo. Un eccezione si verifica se il primo campo è di tipo Contatore. In questo caso spostarsi al primo campo di tipo diverso da Contatore. Appena si inserisce il primo carattere, si notano tre cose: ACCESS aggiunge una seconda riga vuota al foglio dati. Il selettore di record di questa riga visualizza un asterisco. Si tratta dell indicatore di nuovo record; il selettore del primo record si trasforma in una matita e sta ad indicare che sono state apportate delle modifiche al record; se la tabella prevede un campo Contatore, ACCESS sostituisce [Contatore] con il valore 1. Quando si inseriscono dei dati, occorre tener presente alcune considerazioni: la larghezza della colonna non ha nulla a che fare con la quantità di dati che verranno inseriti nel campo (questa è invece determinata esclusivamente dalla proprietà Dimensione campo); se esiste un campo che contiene [Contatore] significa che ACCESS assegnerà automaticamente a quel campo dei numeri, quindi è possibile saltarlo; quando si inseriscono le date, è preferibile usare il formato gg/mm/aaaa dove gg sta per giorno, mm sta per mese e aaaa per anno; quando si inserisce l ora, si usi il formato hh:mm:ss, dove hh sta per l ora, mm per minuto e ss per secondi; quando si inserisce un numero in un campo di tipo Valuta, non è necessario inserire il tipo della valuta (per esempio $ o ). ACCESS lo aggiungerà automaticamente. E possibile scegliere, per esempio, tra $ e dalla proprietà Formato; se si inserisce un valore che ACCESS non prevede, il programma non esita a mandare un messaggio di errore Spostamento tra i Record Una volta aggiunti un paio di record alla tabella, sarà utile sapere come ci si sposta da un record all altro. Questo diventa anche più importante quando si hanno dozzine o addirittura centinaia di record. Vincenzo Storace Office

86 Quando ci si sposta nel foglio dati con la tastiera, ACCESS si trova nella cosiddetta modalità di visualizzazione. Se invece si fa clic su un campo, ACCESS entra nella modalità di modifica. Chi usa il mouse può anche usare i quattro pulsanti di spostamento visibili nella parte inferiore dello schermo. 4.8 LE RELAZIONI Il fondamento dei database relazionali sono appunto le relazioni. Solo perché due tabelle hanno in comune dei dati, non significa di per sé che ACCESS possa automaticamente considerarle correlate tra loro Creare una relazione Per stabilire una relazione tra due o più tabelle, è necessario visualizzare la finestra Relazioni. Basterà attivare il pulsante Relazioni presente nella barra degli strumenti alla sezione Mostra/Nascondi del menu Strumenti database. Il passo successivo è di usare tale finestra per aggiungere le tabelle appropriate alla finestra Relazioni, attraverso la selezione delle medesime dalla finestra Mostra tabella. Si devono, quindi, evidenziare le tabelle interessate nell elenco Tabelle, e poi premere il pulsante Aggiungi. Fatto questo, premere Chiudi. 86 Vincenzo Storace - Office 2007

87 Una volta ritornati alla finestra Relazioni, si vedrà l elenco dei campi per ciascuna delle tabelle inserite. Si useranno proprio questi elenchi per stabilire le relazioni tra due tabelle. Un altro modo di aggiungere le tabelle è di trascinarle dalla finestra Database (sezione a sinistra) nella finestra Relazioni. Per creare fisicamente la relazione, innanzitutto assicurarsi che si possano vedere i campi correlati in ciascun elenco, quindi collocare il puntatore del mouse sul campo correlato di una tabella, premere il pulsante sinistro del mouse e trascinare il puntatore all altra tabella (il puntatore si trasforma in una barretta). Posizionare il puntatore sul campo corrispondente e rilasciare il pulsante del mouse. Nel nostro esempio, aggiungere nella finestra relazioni le tabelle Editori, Generi e Libri, quindi trascinare il campo ID Editore della tabella EDITORI al campo ID Editore nella tabella LIBRI, il campo ID Genere dalla tabella GENERI al campo ID Genere nella tabella LIBRI. Nel caso di relazioni tra più tabelle è possibile in ACCESS applicare o meno l integrità referenziale. Essa è una proprietà che, in determinati contesti, automatizza il funzionamento delle tabelle. Vincenzo Storace Office

88 Ad esempio, nel caso in questione se si applicasse l integrità referenziale e ad un certo punto, dopo aver già inserito un certo numero di libri, si decidesse di eliminare un editore perché fallito, questo meccanismo cancellerebbe anche tutti i record nella tabella libri collegati a EDITORI, che contengono un riferimento all editore eliminato. Come si evince dunque, quello dell integrità referenziale, è un ottimo meccanismo di sincronizzazione degli archivi, che trova applicazione solo nel momento in cui non si ha la necessità di mantenere un archivio storico Cancellare una relazione Se per errore si crea una relazione sbagliata, la si può cancellare facendo clic con il tasto destro del mouse e al menu di scelta rapida selezionare il comando Elimina. Quando ACCESS chiede se si vuole cancellare la relazione, selezionare OK Modificare una relazione E possibile anche modificare una relazione esistente facendo doppio clic sul filo che collega le tabelle oppure selezionando il comando del menu di scelta rapida Modifica relazione. 4.9 LE MASCHERE Dopo aver selezionato nella finestra database la tabella di cui si desidera avere la maschera, selezionare nella barra degli strumenti il comando Maschera della sezione Maschere, voce del menu Crea. La maschera creata in automatico da ACCESS è di tipo a colonne. Se questa tipologia di maschera non soddisfa il layout desiderato è conveniente non creare la maschera attraverso il comando Maschera, ma scegliere il comando Altre maschere, quindi Creazione guidata Maschera. La procedura permetterà di scegliere fra 4 layout e una ventina di stili grafici. 88 Vincenzo Storace - Office 2007

89 Così come nel foglio dati, anche nelle maschere è possibile inserire nuovi record, modificare i dati nei campi, spostarsi fra i record Struttura Maschera Una delle ragioni che induce a migliorare le maschere è il fatto di renderle più interessanti. Aggiungendo del testo o cambiando alcuni colori, si può trasformare una semplice maschera in un oggetto bello da vedere. Le maschere di ACCESS prevedono una visualizzazione struttura di cui si può far uso nella personalizzazione. Il primo pulsante presente nella barra degli strumenti è Visualizza, scegliere fra le 3 proposte, Struttura. Vincenzo Storace Office

90 Quando ACCESS carica la visualizzazione struttura, possiamo notare le seguenti parti della finestra di visualizzazione: Barra degli strumenti: La barra degli strumenti della maschera offre un accesso veloce a molte delle funzioni di struttura che si usano più frequentemente fra cui la Casella degli strumenti. Intestazione della maschera: Si tratta della parte superiore della maschera. Si può usare quest area per inserirvi o modificare il titolo della maschera. Corpo: Quest area occupa la maggior parte della finestra maschera. É la parte dove si collocheranno i campi e le relative etichette. Piè di pagina maschera: Si tratta della parte inferiore della maschera. Si può usare questo spazio per le istruzioni su come compilare la maschera o qualsiasi altro testo necessario. Apportate le eventuali modifiche alla struttura di una maschera si può ritornare alla sua visualizzazione sempre attraverso il pulsante Visualizza della barra degli strumenti TROVARE, ORDINARE E FILTRARE I DATI Trovare i dati Se bisogna trovare un record in una tabella che contiene un numero limitato di record, di solito la cosa più semplice è farla scorrere usando il mouse o la tastiera, ma se si hanno qualche dozzina o addirittura qualche centinaio di record, non conviene effettuare la ricerca in questo modo. La funzione Trova di ACCESS, rappresentata da un binocolo sulla barra degli strumenti del menu Home, permette di scandagliare tutta la tabella alla ricerca di una parola o di un espressione chiave in tutti i campi. Nota bene: i comandi qui esposti sono validi sia per il foglio dati che per le maschere. Prima di iniziare, la cosa migliore da fare è posizionarsi nel campo che si vuole usare per la ricerca. Anche se ACCESS può trovare i dati in qualsiasi punto della tabella, si scopre che in questo modo la ricerca sarà molto più veloce. I principali controlli di Trova sono: Trova Confronta Si userà questa casella di testo per inserire la parola, le parole o il valore che si vuole cercare. Le tre opzioni di questo elenco a discesa dicono ad ACCESS in che punto del campo si vuole attuare la 90 Vincenzo Storace - Office 2007

91 ricerca: Parte dal campo cerca il testo indicato in qualsiasi punto del campo; Campo intero dice ad ACCESS che il testo da cercare deve corrispondere esattamente al campo intero (e non soltanto ad una parte di esso); Inizio campo cerca il testo ricercato all inizio del campo. Cerca in Trova successivo Selezionare Campo corrente per ricercare solo all interno del campo selezionato. Se invece si vuole che ACCESS cerchi in tutta la tabella, si selezioni Tutti i campi Premere questo pulsante per trovare il record successivo che corrisponde al valore cercato; in questo caso successivo dipende dalla direzione (su o giù) nella quale si sta cercando. Quando si inizia la ricerca, ACCESS si porta al primo record nel quale incontra una corrispondenza. Se è quello il record che si vuole, chiudere la finestra del comando trova; altrimenti si può continuare selezionando il pulsante Trova successivo. Se ACCESS non trova il testo segnalato visualizza un messaggio di insuccesso. Per ricerche più sofisticate, si può ricorrere ai caratteri jolly. Il punto di domanda (?) sostituisce un carattere qualsiasi all interno della parola. L asterisco (*) sostituisce un gruppo di caratteri. Il simbolo cancelletto (#) è simile al punto di domanda, salvo che sostituisce un numero in un campo numerico Ricerca e sostituzione di dati Una delle funzioni di ACCESS più usata è Sostituisci. Con questa funzione ACCESS ricerca un certo frammento dei propri dati e lo sostituisce con un altro. Fortunatamente, la sostituzione dei dati è molto simile alla funzione di ricerca. Di nuovo si selezionerà il campo da usare (mentre con Trova questo è facoltativo). Vincenzo Storace Office

92 Si inseriscono i dati che si vogliono cercare nella casella di testo Trova e i dati sostitutivi nella casella di testo Sostituisci con. Le altre opzioni sono simili a quelle della finestra di dialogo Trova Ordinare i record Un altro modo di trovare i record in una tabella consiste nell ordinare la tabella stessa. Ordinare significa mettere i record in ordine alfabetico rispetto ai dati di un certo campo (sarà ordine numerico se il campo contiene dati numerici o valutari). ACCESS riconosce due tipi di ordinamento: crescente e decrescente. L ordinamento crescente ordina i dati da 0 a 9 (per i numeri) e da A a Z (per le lettere). L ordinamento decrescente, invece, ordina da Z ad A e da 9 a 0. Poiché l ordinamento è una funzione molto frequente, è stata creata la funzione Ordina. Per provare questa funzione, prima si deve selezionare il campo in base al quale si vuole ordinare, quindi si deve premere il pulsante AZ o ZA della sezione Ordina e filtra della barra degli strumenti del menu Home Filtrare i record In ACCESS esiste una tecnica molto potente chiamata filtraggio. I filtri permettono di vedere ed elaborare dei sottoinsiemi di dati, e rappresentano un modo molto efficace di ridurre le dimensioni di tabelle massicce. Un filtro è uno strumento che serve per estrarre un certo tipo di informazione. Affinché sia possibile applicare un filtro, è necessario definire dei criteri da applicare in modo da visualizzare solo i record che rispondono a quel criterio. Quando si filtra una tabella, il sottoinsieme di record risultante si chiama dynaset. Per eseguire un filtraggio esistono 3 comandi, tutti presenti nella sezione Ordina e filtra della barra degli strumenti del menu Home: Filtro, Selezione, Opzione avanzate. Con il Filtro: se si seleziona un valore nella maschera e si applica tale comando verranno visualizzati tutti e soli record che presentano esattamente quel valore in quello specifico campo. Con il filtro in base alla Selezione, se si seleziona un valore nella maschera e si applica tale comando si ha la possibilità di scegliere se il valore deve essere uguale, diverso, maggiore o minore del campo selezionato. Con Opzioni avanzate, la selezione Filtro in base a maschera, permetterà il filtraggio dei record di una tabella o di una maschera, in base a più campi. I filtri possono essere facilmente rimossi per ritornare a visualizzare tutti i record della tabella. Per questo basta selezionare il comando Rimuovi filtro presente sempre nella barra degli strumenti nella sezione Ordina e filtra. ACCESS toglierà il filtro e visualizzerà l intero insieme dei valori LE QUERY Una query è una richiesta che si fa ad ACCESS di vedere un particolare sottoinsieme di dati. È simile ad un filtro, ma la si può memorizzare, cioè salvare con un nome. 92 Vincenzo Storace - Office 2007

93 Creare una query di selezione Il risultato di una query è un dynaset, che assomiglia e si comporta molto similmente ad un foglio dati. Sarebbe ragionevole aspettarsi che il processo di creazione di una query sia simile a quello di creazione di una tabella. Effettivamente, sono molto simili. Entrambe richiedono tre passaggi: 1. Per una tabella, si inizia con il crearla attraverso Struttura tabella della barra degli strumenti della sezione Tabelle del menu Crea. Per una query, si procede con il crearla attraverso Struttura query della barra degli strumenti della sezione Altro del menu Crea. 2. La nuova tabella è vuota, quindi si deve definire la struttura elementare aggiungendo dei campi. Le nuove query sono anch esse vuote e a loro volta richiedono dei campi che ne definiscano la struttura. La differenza è che i campi di una query provengono da una tabella (o query) già esistente. 3. In una tabella, a questo punto, occorrerebbe inserire i dati. Anche le query richiedono dei dati, tuttavia l inserimento dei record nella query viene effettuato dalla query stessa che estrarrà i record dalla tabella sottostante in base ai criteri definiti. Nella finestra di dialogo di una nuova Query, bisogna selezionare dalla finestra Mostra tabella, la tabella o le tabelle che dovranno essere utilizzate dalla query per l estrazione dei dati. Vincenzo Storace Office

94 Quando ACCESS carica la query, si vedrà la finestra della struttura query. Questa finestra è divisa in due parti: l elenco dei campi, della o delle tabelle, e la griglia QBE. Si usa quest elenco per aggiungere i campi alla query. La griglia QBE è l insieme di caselle di testo (altrimenti dette celle) all interno delle quali si definisce la query. Si userà la prima riga (Campo) per i nomi dei campi della query, la terza riga (Ordinamento) per le opzioni di ordinamento, la quarta riga (Mostra) per determinare quali campi vedere nel risultato della query e il resto delle righe (Criteri e Oppure) per impostare i criteri di filtraggio sui campi della query stessa. Occorre, quindi, aggiungere i campi alla struttura, traendoli dalla tabella associata alla query. Per decidere quali campi andranno aggiunti alla query occorre dare una risposta ai seguenti quesiti: Quali campi si vogliono usare per i criteri: si tratta dei campi che determinano quali record si vedranno una volta lanciate la query. Quali campi si vogliono vedere nel dynaset: quando si guardano i risultati della query, certamente si vorrà vedere qualcos altro oltre al campo usato come criterio. Allora si includeranno nella query tutti i campi che si vogliono vedere. Una volta deciso quali campi si vogliono usare nella query, si è pronti per partire. ACCESS posiziona il cursore nella prima cella della griglia QBE, ora si possono aggiungere i campi: con il mouse, fare clic sulla freccia verso il basso per visualizzare l elenco dei campi della tabella. Fare clic sui campi che si vogliono usare (oppure fare doppio clic su ogni campo della tabella che si vuole inserire nella query). La medesima procedura deve essere ripetuta in un altra cella fino all inserimento di tutti i campi necessari. Quando si selezionano i campi, si deve tener presente che l ordine nel quale vengono selezionati rimane lo stesso anche per la visualizzazione dei risultati della query. Se si vuole che i record della query vengano ordinati su un certo campo, si deve selezionare la cella Ordinamento al di sotto del nome del campo, quindi dall elenco a discesa, Crescente o Decrescente. 94 Vincenzo Storace - Office 2007

95 Capiterà spesso di aggiungere dei campi alla griglia QBE solo al fine di impostare i criteri e non per far comparire quel campo nel dynaset. In tale caso si può escludere qualsiasi campo dal dynaset semplicemente disattivando la casella di controllo appropriata nella cella Mostra del campo. Il passaggio finale della definizione di una query consiste nell inserimento dei criteri. Le espressioni vanno digitate direttamente nelle celle criteri della griglia QBE e non dimenticandosi di premere Invio quando si è finito. Una volta impostata la query è possibile lanciarla, ovvero visualizzare il dynaset, semplicemente premendo il pulsante Esegui, contrassegnato dal punto esclamativo rosso, presente nella barra degli strumenti. Come si può vedere il dynaset non è altro che un foglio dati. È, quindi, possibile scorrerlo e formattarlo e nello stesso modo si possono persino modificare i record o aggiungerne di nuovi. Per ritornare alla finestra della struttura query, selezionare il pulsante Visualizza, a sinistra della barra degli strumenti, e scegliere Visualizzazione Struttura. Come qualsiasi altro oggetto del database, è importante salvare la query. Premere il pulsante Salva, contrassegnato da un Floppy disk nella barra del titolo ed assegnare un nome alla query, seguito dal tasto OK I Criteri nelle query In questo sottocapitolo saranno trattatati i criteri che impongono delle condizioni ai dati, partendo da quelli più semplici e via via crescendo, verso quelli più complessi. La maggior parte delle espressioni dei criteri impiega uno o più valori (che potrebbero essere testo, numeri, date, etc.) ed uno o più operatori. La maggior parte degli operatori definisce una gamma di valori per i criteri ed è proprio questa gamma che determina quali record compariranno nella query. Il modo più semplice di definire la condizione di un criterio è di confrontare il valore di un campo con un valore predefinito. Per queste situazioni, gli operatori di confronto sono perfetti. Vincenzo Storace Office

96 Operatore Significato = Uguale a < Minore di <= Minore o uguale a > Maggiore di >= Maggiore o uguale a <> Diverso da Anche se l elenco degli operatori di confronto comprende anche il segno di uguale, raramente sarà usato. Nella maggior parte dei casi, basterà inserire un valore nella cella Criteri ed ACCESS presumerà che si intenda Uguale a. L operatore BETWEEN...AND - Se si devono selezionare i record nei quali il valore di un campo è compreso tra due altri valori, l operatore necessario è Between...And. Si usa questo operatore con i numeri, le date e persino il testo. L operatore IN - Molto spesso, i valori cercati non possono essere definiti da una gamma precisa e nitida. L operatore In permette di specificare un elenco di possibili valori, e la query seleziona solo quei record dove il valore del campo è una delle voci della lista. L operatore IS NULL - Che fare se si vuole selezionare i record in cui un certo campi sia vuoto? Per questi casi ACCESS offre l operatore Is Null. Inserendo questo operatore nella cella Criteri di un campo, si selezioneranno solo i record nei quali il campo è vuoto. Carattere JOLLY e operatore LIKE - Se in un campo di testo si devono prevedere diverse sequenze di caratteri o se non si è convinti dell ortografia di una parola, i caratteri jolly possono essere d aiuto. Ce ne sono due: il punto di domanda? sostituisce un singolo carattere, l asterisco * sostituisce un gruppo di caratteri, le parentesi quadri [ ] indicano un carattere appartenente ad un intervallo specificato. Verranno usati in combinazione con l operatore Like, come negli esempi seguenti: Espressione Visualizza i record dove il valore del campo Like R?ssa É Rossa, Ressa, Russa, etc. Like M? É MA, MD, ME, etc. Like R* Inizia per R Like uffici* Contiene la parola uffici Like */6/94 É qualsiasi data di giugno 1994 Like [A-F]* Inizia per un carattere nell intervallo tra A ed F L operatore NOT - É l operatore che si usa per negare un espressione. Le espressioni impiegano sia operatori che valori per definire i criteri. Se l inserimento dei valori in queste espressioni di solito è un operazione semplice, ACCESS tuttavia pretende alcune 96 Vincenzo Storace - Office 2007

97 raffinatezze che al primo impatto possono creare qualche difficoltà. Proprio per essere pronti a tutto seguono alcune considerazioni sull inserimento dei valori nelle espressioni dei criteri: I valori di testo sono delimitati da virgolette, mentre i valori delle date sono delimitati dal simbolo #. Tuttavia, non è necessario inserire questi simboli. ACCESS è in grado di capire quando si lavora con un campo di tipo testo o di tipo data. Una volta inserita l espressione, occorre premere Invio e ACCESS aggiungerà i simboli del caso automaticamente. Quando si inseriscono valori di testo, è indifferente l utilizzo delle maiuscole o delle minuscole. Quando si inseriscono i valori in un campo numerico o valutario, non occorre aggiungere simboli quali il punto (per la separazione delle migliaia) o il simbolo della valuta. Quando si inseriscono le date, può essere usato qualsiasi formato di data valido. Si possono utilizzare 2 tipi di criteri: 1. Semplici Sono espressioni che riguardano un solo campo e quindi occupano una sola cella della griglia QBE. Ai criteri semplici si contrappongono i criteri multipli, che impiegano più campi ovvero ripetizioni dello stesso campo. 2. Multipli - Per molti criteri, una sola espressione non basta. Per query di questo tipo, si devono impostare dei criteri multipli, dove o si inseriscono espressioni multiple per lo stesso campo oppure espressioni multiple per campi diversi. a. Utilizzeremo il criterio And quando vogliamo selezionare i record che soddisfano contemporaneamente due espressioni diverse (in effetti si possono usare anche più di due espressioni). Date le due espressioni 1 e 2, un record comparirà nei risultati se soddisfa sia l espressione 1 che l espressione 2. b. Utilizzeremo il criterio Or quando vogliamo visualizzare i record che soddisfano un espressione oppure un altra. Se il record soddisfa una delle due espressioni (o entrambe) comparirà nei risultati della query. Se non ne soddisfa neanche una, verrà escluso (anche in questo caso sarebbe possibile usare più di due espressioni, se necessario; non importa quante se ne usino, un record compare nei risultati della query se soddisfa almeno una delle espressioni) Tipi di query Le query che apportano dei cambiamenti ad una tabella si definiscono query d azione e sono tutte selezionabili, dopo aver scelta la creazione di una nuova query, dalla barra degli strumenti sezione Tipo di query del menu Struttura Query di aggiornamento Per questo genere d intervento ci vuole uno strumento più sofisticato: una query d aggiornamento. Diversamente dalle query di selezione, che visualizzano un sottoinsieme della tabella, una query d aggiornamento apporta dei cambiamenti ai dati stessi della tabella. L idea è di selezionare il campo su cui intervenire, specificare il nuovo valore del campo, impostare alcuni criteri (questo è un optional) e poi eseguire la query. ACCESS fa scorrere la tabella e cambia i campi introducendovi il nuovo valore. Se sono stati stabiliti dei criteri, verranno aggiornati i campi che li soddisfano. Vincenzo Storace Office

98 Per creare una query di aggiornamento, innanzitutto si crea una query di selezione che comprende il campo (o i campi) che si vuole aggiornare e il campo (o i campi) che serve per il criterio. Dato che per questo tipo di query i criteri sono facoltativi, se tralasciati ACCESS aggiornerà tutti i record della tabella. Quando la query di selezione è completa, eseguirla per accertarsi che i criteri funzionino a dovere. Nell esempio in figura la modifica aumento di 5 euro. verrà effettuata sul campo prezzo, aggiornandolo con un Query di eliminazione Se decidiamo di cancellare uno o due record, basta selezionare ciascun record e scegliere il comando Elimina record dal menu di scelta rapida. Ma se il numero di record da eliminare è abbastanza elevato, possiamo utilizzare una query di eliminazione. Si inseriscono i criteri in una query di eliminazione e ACCESS eliminerà tutti i record corrispondenti. Prima di impostare la query di eliminazione, dobbiamo creare una query di selezione con i seguenti campi: il campo asterisco (l asterisco rappresenta tutta la tabella). Con il mouse trascinare l asterisco dall inizio dell elenco dei campi fino alla cella del primo campo della griglia QBE. Qualsiasi campo serva per il criterio di eliminazione. Inserire i criteri, eseguire la query di selezione per verificare che la query stia selezionando i record corretti. Se sembra tutto corretto, è possibile modificare la query di selezione in eliminazione, ritornando alla visualizzazione struttura della query selezionando il primo pulsante della barra degli strumenti, cioè Visualizza, quindi scegliendo il pulsante Tipo di query: eliminazione presente nella barra degli strumenti. 98 Vincenzo Storace - Office 2007

99 Si noterà una modifica nella griglia QBE dove apparirà la linea Elimina al posto delle linee Ordinamento e Mostra. Il campo asterisco visualizzerà Da nella cella Elimina a ciascun campo dei criteri visualizzerà Dove nella cella Elimina. Ad avvenuto comando Esegui, ACCESS analizzerà i criteri e visualizzerà una finestra di dialogo che informa sul numero di record che stanno per essere cancellati. Scegliere OK per confermare. Nota bene: É importante non scordarsi mai di eseguire la query di selezione ogni volta, prima di effettuare l eliminazione, poiché i record che verranno eliminati spariranno per sempre e non ci sarà modo di recuperarli. Quindi, eseguire la query di selezione è il modo più semplice di prevenire la perdita accidentale di dati importanti I REPORT Un report è un oggetto di database che organizza e dà un formato ai dati di una tabella o di una query per renderli presentabili e chiari da leggere anche ad altri in formato cartaceo. Con i report, si possono organizzare i dati in gruppi, visualizzare totali parziali e generali nei campi appropriati, aggiungere righe, grafici e font ed essere sicuri che i dati siano all altezza della situazione Creare un Report Così come per la creazione delle maschere, al clic sul pulsante Maschera, presente nella barra degli strumenti del menu Crea si presenta subito una maschera preimpostata automatica, per i report, al clic sul pulsante Report (indicato nell immagine dalla freccia rossa), presente nella barra degli strumenti del menu Crea, si presenta subito un report preimpostato automatico. Vincenzo Storace Office

100 Se desideriamo, però, creare un report scegliendone, campi da includere, raggruppamenti, layout e stile, dobbiamo utilizzare il pulsante Creazione guidata Report, presente, sempre, nella barra degli strumenti. Il secondo passaggio propone la possibilità di raggruppare i record in base a qualche campo (esempio: raggruppare i libri in base al genere). 100 Vincenzo Storace - Office 2007

101 Quindi si passa alla possibilità di ordinare in stampa i record in base a qualche campo (esempio: ordinare in base all Autore), ed eventualmente di avere un riepilogo su qualche altro campo (esempio: sommare il campo prezzo). Vincenzo Storace Office

102 Si passa poi alla scelta del layout e dell orientamento del foglio in stampa. La scelta dello stile grafica segna questo passaggio. Il titolo del report è l ultima cosa che bisogna impostare per avere una bellissima anteprima del report. 102 Vincenzo Storace - Office 2007