Il processo di progettazione in AVSI

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1 Il processo di progettazione in AVSI Sistema Qualità Roma, 20 Febbraio 2009

2 La Mission di AVSI Sostenere lo sviluppo umano, nel solco della dottrina sociale della Chiesa, con particolare attenzione all educazione e alla promozione della dignità della persona umana. Lo sviluppo umano di un popolo non deriva principalmente dal denaro, o dagli aiuti materiali, né dalle strutture tecniche, bensì dalla maturazione della mentalità e dei costumi. E l uomo il protagonista dello sviluppo e non il denaro o la tecnica (Giovanni Paolo II, 1990) Pertanto, è l uomo con i suoi bisogni e i suoi desideri più autentici il soggetto dello sviluppo.

3 I valori guida Centralità della persona Realizzare progetti di sviluppo avendo come punto centrale la persona significa condividerne i bisogni, il senso della vita e commuoversi per il suo destino: senza di ciò la risposta al bisogno è un gesto di bontà autogratificante o una strategia politica. La persona è vista come essere unico nelle sue relazioni fondamentali, famiglia e società, irripetibile ed irriducibile a qualsiasi categoria sociologica o a un limite che contingentemente vive (povertà, malattia, handicap, guerra). Partire dal positivo Ogni persona, ogni comunità, per quanto carente, rappresenta una ricchezza. Ciò significa valorizzare ciò che le persone hanno costruito, cioè quel tessuto umano e quell insieme di esperienze che costituiscono il loro patrimonio di vita. È un punto operativo fondamentale, che nasce da un approccio positivo alla realtà e aiuta la persona a prendere coscienza del proprio valore e della propria dignità e nel contempo la sostiene nella sua responsabilità. Fare con Un progetto di sviluppo calato dall alto è violento perché non partecipato oppure inefficace e senza futuro in quanto solo assistenziale. La modalità con cui la Fondazione AVSI si coinvolge in un progetto e lo attua è quella di fare assieme alle persone, cioè partire dal rapporto con le persone cui il progetto è rivolto e costruire sulla base dei passi che maturano con loro e tra loro. Sviluppo dei corpi intermedi e sussidiarietà La società nasce dalla libera aggregazione delle persone e delle famiglie: fare progetti di sviluppo significa favorire la capacità associativa, riconoscere e valorizzare il costituirsi dei corpi intermedi e di un tessuto sociale ricco di partecipazione e di corresponsabilità. Il diritto, riconosciuto e favorito, di ogni persona alla libertà di intrapresa si rivela, nei fatti, una forza potente di sviluppo e di arricchimento della convivenza civile e democratica. Partnership Nei progetti di sviluppo è fondamentale concretizzare una reale partnership tra tutte le entità presenti in quel luogo e in quel settore, siano esse pubbliche o private, locali ed internazionali, evitando sovrapposizioni, favorendo sinergie ed ottimizzando l uso delle già scarse risorse a disposizione.

4 Lo sviluppo Lo sviluppo si genera attraverso la modalità con cui un uomo condivide le necessità di un altro uomo e in tal modo lo aiuta a riscoprire la propria dignità, libertà e la necessità di un significato, e pertanto lo aiuta a mettersi (o rimettersi) in cammino nella ricerca di un bene ultimo per sé. Ciò implica un processo educativo, in cui la libertà e la responsabilità dell altro sono sostenute, ma senza sostituirsi. E un incontro fra due libertà, ove chi aiuta e chi è aiutato è in gioco allo stesso livello. Lo sviluppo in tal senso non è assistenza.

5 Lo sviluppo e il progetto - 1 Il progetto è lo strumento operativo che si è affermato nella prassi della Cooperazione allo Sviluppo. E importante tener presente che esso è uno strumento ma non il fine. Il progetto, nel tentativo di risposta ai bisogni concreti, deve però favorire il movimento della libertà, il risveglio dei desideri e l assunzione di responsabilità della persona, promuovendone la dignità. Il progetto, come del resto tutta l azione dell uomo, è limitato. Non può rispondere in sé a tutti i bisogni dell uomo. L uomo infatti è rapporto con l infinito.

6 Lo sviluppo e il progetto - 2 Un processo di sviluppo richiede d altronde molto più tempo del necessario tempo limitato del progetto. Il progetto inoltre risponde in genere a bisogni settoriali, mentre il bisogno della persona è globale (il fenomeno stesso della povertà èmultidimensionale). Da qui la necessità di realizzare progetti multisettoriali o integrati; o la necessità di più progetti coordinati fra loro (programmi) e in successione (la risposta ad un bisogno fa emergere via via nuovi bisogni).

7 Origine presenza AVSI - Identificazione I progetti nascono da un incontro : la persona e il suo bisogno sono al centro. No strategia a tavolino. Che cosa vuol dire un incontro : - Incontro vero e proprio sul campo o in Italia; - Richiesta di aiuto (partner locali, Vescovo, Nunzio, Chiesa Locale); - Da un progetto un altro progetto; - Opportunità di finanziamento; No emergenza a tavolino, solo se funzionale alla nostra presenza.

8 Origine presenza AVSI: i partners Scelta dei partners locali: Preferibilmente non profit; Spesso nascono dalla nostra presenza (stimolati da volontari o da progetti); Partners pubblici in casi particolari o se previsti dal donatore, ma sempre un coinvolgimento di realtà non profit; Condivisione di obiettivi, impostazione ideale, metodologia, risorse finanziarie ed umane; Progettazione comune fin dall origine; Progettazione partecipativa con i beneficiari; Dalla sussidiarietà verso una vera partnership: Sussidiarietà come vero motore dello sviluppo; Coinvolgimento e valorizzazione degli stakeholders.

9 La struttura organizzativa AVSI a tendere Presidente AVSI USA Rappresentanza OO.II. Consiglio Amministrazione Segretario Generale Finanza/Tesoreria Direttore del Comitato Tecnico Operativo Direttore Operativo Direttore Amministrativo Amministrazione Rendicontazione Amministrazione del personale Acquisti e servizi generali Fund Raising Comunicazione Area Progetti Adozioni Internazionali Sostegno a distanza Donatori Privati Rete AVSI Point Comunicazione Cooperazione decentrata Educazione allo Sviluppo Africa Medio Oriente Est Europa America Latina Asia

10 L introduzione del sistema di qualità AVSI ha deciso di certificare il proprio processo di progettazione (secondo la norma UNI EN ISO 9001:2000) sia per poter meglio soddisfare le sempre nuove esigenze dei donatori, ma soprattutto per poter realizzare progetti che sappiano meglio rispondere ai bisogni delle popolazioni dei PVS. La certificazione di qualità èstata ottenuta nel Nel 2006 AVSI ne ha poi ottenuto il rinnovo per un ulteriore triennio. E stata l occasione per rivedere le varie fasi e formalizzare e definire il percorso che porta alla produzione della proposta di progetto, seguendo come schema il ciclo progettuale di seguito descritto. Il punto di partenza è l incontro con un bisogno e la sua analisi. Contemporaneamente si effettua l analisi dei requisiti stabiliti dal donatore. Ciascun donatore stabilisce modalità e criteri con cui valutare le proposte di progetto presentate, che rende pubbliche attraverso le linee guida o i bandi con scadenza.

11 Il Processo di Progettazione di AVSI Verifica con desk In nesso con loco Attivazione esperti In nesso con loco e con amministrazione Ipotesi di richiesta Schema Chi: capo progetto in loco Chi: Desk-Progettista Cosa: scheda essenziale Amministrazione Luogo Contenuto principale Cosa: Bozza progetto: Durata Titolo Costo globale, ipotesi donor Attività Beneficiari Istituzione/partner Personale Italiano Controparte Costi voci principali Ragioni e opportunità Fonti finanziarie Rischi/difficoltà Schema completo Chi: Progettista Italia Progr.manager loco Amministrazione Cosa: bozza progetto Quadro logico Attività dettagliate Personale dettagliato Draft piano finanziario Documento finale Chi: Progettista Area progetti Amministrazione Cosa: progetto Piano finanziario Ottimizzazione fonti finanziamento Identificazione Formulazione

12 Nuovi elementi nel processo di progettazione Evidenziamo alcuni elementi sostanziali introdotti: Le proposte seguono un processo e delle fasi formalizzate. E stata introdotta una LEAD FORM PROGETTO che funge da indice del processo di progettazione e da supporto per le registrazioni di progetto. Valorizzazione del ruolo del progettista. Tutti i budget sono controllati e preparati di concerto con l amministrazione.

13 Ogni proposta deve essere accompagnata da una Tabella (detta Modulo H). La tabella non è solo un elemento formale di controllo ma è anche la base per definire il fabbisogno finanziario di AVSI e la programmazione finanziaria. Riporta la firma di 6/7 persone (progettista, desk, amministrazione, logistica/acquisti, responsabile SAD se è previsto un contributo SAD al progetto, coordinatore progetti e segretario generale). Il processo di progettazione viene monitorato anche attraverso l analisi, la valutazione e la risoluzione dei reclami dei donatori e delle cause di non conformità di qualsiasi tipo (interne ed esterne) al processo di progettazione.

14 Sintesi Qualità La certificazione di AVSI riguarda solo il processo di progettazione e serve ad attestare che il documento di progetto è stato redatto secondo criteri corrispondenti alle norme di qualità. L introduzione del Sistema di Qualità ha permesso di apportare miglioramenti al processo di progettazione anche attraverso la riorganizzazione dei processi di lavoro: Revisione del processo di progettazione con una chiara suddivisione dei ruoli e delle responsabilità fra i vari attori che intervengono (desk area, progettisti, country representative e progettisti in loco, amministrazione, consulenti); Definizione dei "bisogni formativi" dei progettisti e la successiva programmazione di sessioni formative periodiche;

15 Formulazione e sistematizzazione del ruolo e delle funzioni dei consulenti (raccolta dei curricula e schede di valutazione); Introduzione di una modulistica adeguata che permetta di apportare miglioramenti e nuove modalità; Catalogazione e gestione attraverso nuove modalità; Definizione, già in fase di progettazione, di quanto occorre reperire a livello di Fund Raising per coprire l'apporto monetario di AVSI al progetto e conseguente migliore pianificazione finanziaria di tutti gli interventi.

16 Realizzazione: Project Management - 1 La fase di realizzazione si compone di 3 periodi: inizio (inception), implementazione (implementation) e ritiro graduale (phase out) Inizio Implementazione Ritiro graduale Stipula accordi reperire e dispiegare Mobilitazione risorse le risorse selez. e training risorse umane eseguire le attività e stabilire relazioni di lavoro raggiungere i risultati con gli stakeholders monitorare e stabilire workshop di avvio riesaminare riesaminare e aggiornare i progressi (reports, il piano di progetto Visite sul campo) stabilire sistemi di monitoraggio aggiornarei piani e valutazione operativi rendicontare i progressi Trasferimento resp. ai partner locali piani di mantenimento trasferimento capacità copertura costi ricorrenti sistematizzazione e documentazione metod.

17 Realizzazione: Project Management - 2 Il nuovo progetto ha inizio Attore: Desk- Program Manager Attività in corso Attore: Desk- Completamento progetto Chi: Desk- Program Manager Program Manager Reclutamento Risorse Umane Training Formazione del team Informazione Reports Visite sul campo Reports descrittivi e finanziari Visite sul campo Consulenza di esperti Tutoring per Intervento metodologia standardizzazione Documentazione finale di metodo

18 Dalla Valutazione alla Patrimonializzazione e Replicabilità del progetto Progetto replicabile Nello stesso paese In altri paesi Sviluppo del lavoro Salto di scala Attività complementari Sviluppo del quadro istituzionale Sviluppo di relazioni con partners istituzionali

19 Politica Qualità La certificazione di Qualità quindi non entrerà nel merito della realizzazione degli interventi, il cui esito dipende da altri fattori. Linee Generali: Mantenere attivo il Sistema di Gestione per la Qualità secondo la norma UNI EN ISO 9001:2000, in un ottica quindi di miglioramento continuo. Mantenere la leadership nel settore curando la piena soddisfazione del Donatore attraverso il monitoraggio, l analisi e l adeguamento alle esigenze ed aspettative del Donatore e la capacità di reazione ad eventuali situazioni anomale.

20 Migliorare il processo di progettazione attraverso l analisi, valutazione e risoluzione delle cause di non conformità di qualsiasi tipo, (interne ed esterne) al processo di progettazione. Sensibilizzare internamente e esternamente circa l importanza dell introduzione di nuove procedure interne e di una maggior chiarezza dei ruoli e delle responsabilità di ciascuno ad ogni livello e per ogni Area Funzionale.

21 Modulo H

22 Modulo H

23 Lead Form

24 Lead Form

25 Lead Form

26 Lead Form

27 ENTE Risultati attività progettuale 2008 dati aggiornati al novembre 2008 Pianificati Presentati Approvati Respinti Istruttoria Stato italiano UE CEI USAID e Gov. Am GFATM OO.II Banche (WB, Bid) Altri Stati TOTALE Fonte dati: SISTEMA QUALITA

28 Risultati attività progettuale 2008 per Ente finaziatore Progettazione anno 2008 Numero progetti Italia UE CEI USA GFATM Organ. Int. Banche Altri stati Totale Pianificato Presentato Approvato Respinto Istruttoria Enti finanziatori Fonte dati: SISTEMA QUALITA

29 Risultati attività progettuale 2008 (dati aggiornati al novembre 2008) AREA GEOGR. Pianificati Presentati Approvati Respinti Istruttoria Africa/M.O America Latina Est Europa Asia Italia (EAS) TOTALE Fonte dati: SISTEMA QUALITA

30 Risultati attività progettuale 2008 per Area geografica Progettazione anno 2008 Numero progetti Africa e M.O. America Latina Est Europa Asia Italia (EAS) Totale Aree geografiche Fonte dati: SISTEMA QUALITA

31 Indicatori sintetici 2008 N progetti da presentare (obiettivo): 37 N progetti presentati: 60 Giudizio progetti presentati: ampiamente raggiunto per tutte le Aree geografiche Di cui N progetti approvati: 27 Di cui N progetti non approvati: 13 Di cui N progetti ancora in istruttoria: 20 % Obiettivo approvazioni: (totale) 61,08 % (per Aree): 70% Africa e Medio Oriente ; 40% Est Europa; 50% America Latina; Asia 40%. Giudizio: obiettivo parzialmente raggiunto 45 % (27/60)

32 Formazione sul Sistema Qualità

33 Qualità compiti di progettisti e desk Compilare correttamente e raccogliere le varie firme sul modulo H (che va mantenuto aggiornato ad ogni cambiamento del piano finanziario). Compilare e tenere aggiornata la lead form progetto Segnalare e registrare non conformità e reclami, individuare le eventuali azioni correttive. Segnalare documenti attestanti il grado di soddisfazione dei donatori. Qualificare i nuovi consulenti e verificare 1 volta l anno gli storici (solo desk).

34 Modifiche alla procedura progettazione Sono state riviste alcune fasi (la presentazione proposta al donatore è stata accorpata al perfezionamento e la ricezione alla valutazione e istruttoria). E stata suddivisa la richiesta di modifiche in quelle che non comportano riprogettazione da quelle che la comportano. Sono stati precisati i riferimenti alle registrazioni, introducendo, oltre alla lead form progetto revisionata anche la lead form proposta preliminare. L istruzione operativa 2 descrive le modalità da seguire per le registrazioni sulla lead form progetto.

35 Lead form progetto - 1 I moduli lead form fungono da indice del processo di progettazione, da supporto per le registrazioni di progetto e sono un ausilio per migliorare la pianificazione e lo svolgimento del processo di progettazione. Sono documenti OBBLIGATORI del processo di progettazione e dovranno essere pertanto SEMPRE compilati e conservati assieme alla proposta di progetto. I moduli si applicano esclusivamente ai progetti istituzionali, sono esclusi i progetti consortili ove AVSI non è capofila, i progetti di decentrata (eccetto quelli di grandi dimensioni) e privati. Esclusi anche i progetti che vengono presentati dal loco. Essi dovranno essere compilati a penna dal progettista che predispone la versione definitiva del progetto, che deve preoccuparsi di raccogliere le firme di tutti gli attori implicati nelle varie fasi del processo di progettazione.

36 Lead form progetto - 2 Modifiche alla Lead form progetto: dà evidenza delle previsioni temporali delle fasi di progetto e delle date di effettiva esecuzione. Dà evidenza documentale di registrazione delle singole fasi e dei riesami. Dà evidenza alla ripianificazione conseguente a modifiche richieste dal donatore durante l'istruttoria. E stata introdotta anche una lead form più semplificata per le proposte preliminari.

37 Tabella finanziatori istituzionali E uno strumento fondamentale di registrazione e monitoraggio dell attività progettuale. Pertanto deve essere mantenuta costantemente aggiornata, mensilmente, da Segreteria Area Progetti con la collaborazione dei progettisti. per i progetti in preparazione vanno arricchite le informazioni, aggiungendo un campo con il riferimento alle fasi previste dalla lead form.

38 Es.tabella finanziatori istituzionali (programm. MAE 2006 A.Latina) Paese Contenuto/ Titolo Contributo richiesto/ ipotesi richiesta (EURO) Data prevista presentazione Fase progettazione/ data effettiva presentazione Situazione/ progettista Argentina educativo Dicembre 06 Fase 2.1 Argelli/ De Giorgi Brasile Urban upgrading Dicembre 06 Fase 2.1 Capitanio/ Groppi/Argelli Ecuador educativo Giugno 06 Fase 2.1 Famlonga/ Bianchessi Haiti Agricoloidrico Maggio 06 Fase 3.1 Orioli/Zorzi/ Bianchessi Peru Urban upgrading Novembre 06 Fase 2.1 Argelli/Altini

39 Reclami clienti - 1 Un reclamo è una qualsiasi manifestazione di dissenso, insoddisfazione ovvero non compiacimento espressa da parte dei clienti/donatori in una qualsiasi forma, implicita od esplicita, scritta o verbale. Gestire adeguatamente i dati dei reclami permette: a) di dare evidenza delle aree suscettibili di miglioramento b) di fornire un servizio migliore al cliente/donatore insoddisfatto, recuperandone la fiducia e consolidandone la fedeltà.

40 Reclami clienti - 2 La gestione dei reclami consta delle seguenti fasi: Ricezione (segreteria o progettista) Valutazione (progettista) Registrazione sul modulo GRC (progettista) Attuazione della risoluzione (progettista) Verifica avanzamento e chiusura della pratica (RAQ)

41 Non conformità - 1 Le non conformità sono proposte di progetto elaborate da AVSI non conformi al normale iter di progettazione. La gestione delle NC è l insieme delle attività finalizzate ad identificare e isolare la proposta di progetto non conforme, in modo da evitare che venga accidentalmente consegnata al Cliente/Donatore. Le NC possono insorgere ed essere rilevate durante il controllo dell attività di progettazione, da parte delle funzioni adibite alla verifica: DA, RA e CAP.

42 Non conformità - 2 Le NC rilevate vanno registrate in un rapporto di Non Conformità (RNC), da chi ha rilevato la stessa, e segnalate dopo una descrizione e valutazione delle possibili cause, a RAQ. Si può eventualmente chiedere al donatore l autorizzazione (concessione) a consegnare comunque il prodotto non conforme. Il numero e tipo di NC, se relativi ai nostri consulenti sui progetti, viene registrato da DA e RAQ in un rapporto di non conformità, che viene preso in considerazione durante il riesame della qualifica del fornitore (consulente).

43 Azioni correttive Azione intrapresa per eliminare le cause di una non conformità esistente ovvero di altra situazione contraria alla qualità, al fine di prevenirne il ripetersi. In funzione di ciò occorre valutare quali NC e reclami possono dar luogo ad azioni correttive. Le AC vengono comunicate a tutti tramite il verbale dell area progetti.

44 Soddisfazione clienti (donatori) Occorre prestare attenzione a rilevare e trasmettere qualsiasi informazione di ritorno diretta e indiretta di soddisfazione del donatore (visite in campo, missioni), oltre al periodico rilevamento tramite questionario (1 volta all anno). Prestare attenzione non solo ai donatori istituzionali ma anche ai donatori privati.

45 Valutazione fornitori (consulenti) Annualmente occorre valutare i fornitori, ovvero i vostri consulenti, sulla base di quello che è scritto nella procedura PQA 7.4 a. Sono previsti due diversi moduli per fornitori storici e nuovi e un modulo per annotare le non conformità. N.B. Questa procedura è complementare alla norma AMPE 12.

46 Gestione risorse umane Occorre che ogni progettista ricordi di segnalare ogni eventuale partecipazione a corsi di formazione esterni (per quelli interni es. cto viene già fatto), affinchè siano effettuate le necessarie registrazioni.