Gestione documentale open-source. La centralità dell informazione nella realtà aziendale

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1 Gestione documentale open-source La centralità dell informazione nella realtà aziendale 1/13

2 SOMMARIO 1.1 Dematerializzare i documenti Principali software per la gestione documentale Software proprietari o OpenSource? La soluzione ALFRESCO Esempio della pagina iniziale dell utente (Home Page) Esempio dell Anteprima di un documento Esempio di organizzazione dei file per la Gestione della Qualità con Alfresco L integrazione con il vostro gestionale Conclusioni /13

3 1.1 Dematerializzare i documenti Per rendere più efficace e meno gravosa la gestione documentale, prevalentemente realizzata mediante supporto cartaceo e solo in parte informatizzata, da qualche tempo molte aziende hanno adottato o stanno valutando di utilizzare un processo di dematerializzazione dei documenti cartacei. La digitalizzazione dei documenti è il processo mediante il quale gli stessi vengono trasferiti su supporto informatico tramite l utilizzo di uno scanner o con generazione diretta, non su stampante ma come elementi di un file system consentendo che le azioni tra due o più soggetti si compiano tramite il supporto informatico stesso. Il sistema informativo deve consentire l'elaborazione, l'archiviazione, il trasporto e la conservazione, mantenendo pieno valore tra le parti e verso terzi, dei documenti. L'obiettivo della gestione digitale dei documenti è riuscire a rappresentare i processi interni in maniera fedele, mantenendo tutte le informazioni ad essi associati, ossia chi ha partecipato alla creazione del documento, le attività effettuate sul documento, i documenti collegati ed il maggior numero di informazioni utili alla ricerca del documento stesso. Tutto questo velocizzando le attività che normalmente si compiono con il formato cartaceo e consentendone la facile ricerca senza dover lasciare la propria scrivania. Qualsiasi tipo di documento può essere archiviato, sia quelli prodotti dal sistema gestionale, sia i files creati con Office, con i gli strumenti di CAD, sia i documenti ricevuti dai fornitori su formato cartaceo e successivamente digitalizzati tramite scanner. Anche le mail possono essere archiviate come documenti abbinandole ad informazioni di riconoscimento e ricerca quali commessa, cliente, fornitore,ecc. Esempi di files normalmente trattati dai sistemi di documentazione informatici sono gli Ordini Clienti e Fornitore, i DDT, le Fatture e le Note di Credito Clienti, i Registri Contabili, le Fatture di Acquisto, le Offerte, i Disegni dell Ufficio Tecnico, i Documenti della Qualità, le Mail, ecc. 3/13

4 I benefici : Miglioramento delle procedure e delle comunicazioni interne. Si sostituisce il flusso di documenti cartacei con processi guidati e controllati per l accesso e per l utilizzo dei documenti digitalizzati, si ottiene maggiore sicurezza, la procedurizzazione dei controlli e si ottiene la tracciatura immediata delle attività svolte. Ad esempio un ordine di acquisto può essere inviato al fornitore solo se è stato firmato dal responsabile degli acquisti e l operazione di invio viene autorizzata da tutte le persone interessate. Un manuale di qualità può essere facilmente condiviso tra i vari operatori, le schede tecniche del prodotto e tutte le loro revisioni saranno facilmente interrogabili, ecc. Miglioramento della comunicazione tra gli uffici. Si azzerano in pratica i tempi di trasporto dei documenti da un ufficio ad un altro e si mantiene nel contempo traccia della persona che consulta e modifica il documento. Riduzione immediata dello spazio occupato dagli archivi cartacei. Sicurezza negli accessi. L accesso ai documenti è subordinato ai permessi legati all utente. Grandi potenzialità di riutilizzo dei documenti. Consultazione immediata e completa del documento tramite visualizzatori, ricerche immediata del documento e facilità di consultazione delle informazioni contenute, facilità di inoltro dei files come allegati di , ecc. Inconvenienti: Utilizzare archivi digitali al posto di quelli cartacei può comportare cambiamenti a livello organizzativo sia per quanto riguarda il mantenimento e l'aggiornamento degli archivi stessi sia per quanto riguarda il controllo dei processi tra i vari operatori Non è da escludere nel tempo l eventuale sostituzione di hardware obsoleti con eventuale cambio di formato della memorizzazione dei dati. 4/13

5 1.2 Principali software per la gestione documentale Il mercato offre molti prodotti per la gestione documentale; Alfresco si colloca tra i prodotti di fascia alta del mercato e si distingue per essere un prodotto semplice da usare, moderno e privo di costi di licenza per il fatto di essere un open-source. Lo schema visualizza i principali competitors: molti altri, minori, non sono citati. 5/13

6 1.3 Software proprietario o Open Source? Quante volte vi siete trovati a valutare l'aggiornamento di alcuni programmi e alla fine non avete riscontrato nella nuova versione del programma elementi che riguardavano il vostro reale utilizzo? Nel modello di software commerciale/proprietario periodicamente vengono rilasciate nuove versioni che vanno a sostituire le precedenti e per ogni nuovo posto di lavoro che debba usare l applicazione è necessario l acquisto di una nuova licenza di utilizzo del programma (vedi ad esempio Office di Microsoft). Non solo, anche sostituire un personal computer con uno più moderno obbliga a sostituire le versioni precedenti del software proprietario utilizzato, con significativi costi di acquisto, di installazione ed eventuale adeguamento delle personalizzazioni. Queste situazioni non si verificano sui software Open Source, dove il solo onere è l installazione del medesimo prodotto sul nuovo hardware. Il software Open Source può contare su un supporto professionale da parte di molte aziende di servizi e da parte della comunità stessa che ha sviluppato e manutiene il software. Il Software proprietario è fornito all'utente solo nel formato cosiddetto eseguibile, ovverosia in un formato che solo un computer può riconoscere e leggere (codice binario); il codice sorgente del programma non viene quindi reso disponibile e l'utente nell'acquisire il software in realtà acquisisce - nella stragrande maggioranza dei casi dietro pagamento di somme di denaro anche cospicue - solo una licenza d'uso alquanto restrittiva, i cui termini ad esempio solitamente impediscono la copia del software e il suo utilizzo da parte di uno stesso utente su computer differenti. Open Source/Free Software: in genere possiamo associare i due termini, in quanto le diverse licenze d'uso con cui tale software viene rilasciato distribuito sono accomunate dalla possibilità per l'utente di accedere al codice sorgente, da cui il termine Open Source, in italiano Codice Sorgente Aperto. In realtà le differenze sono importanti in quanto mentre il modello Free Software pone l'accento sulle necessità di rendere disponibile il codice sorgente per questioni di diffusione della conoscenza, di libertà e di pubblico interesse, il modello Open Source, più interessato agli sviluppi commerciali ed imprenditoriali, nasce dalla convinzione che questo è il solo modo per ottenere un software migliore. 6/13

7 Con tale modalità di distribuzione del software, in generale, non solo si ha la possibilità di accedere al codice sorgente alla base del programma stesso, ma si ha anche la libertà di modificarlo, copiarlo e distribuirlo liberamente. Un programma libero può quindi essere utilizzato per gli scopi più diversi, incluso quello commerciale. "Un esercizio che spesso propongo - sostiene Gianni Vota, Director di Sun Microsystems Italia e responsabile del progetto Erp Open Source Job - è quello di vedere quanto si spende all anno in licenze software e convertirlo in commesse di sviluppo di prodotti Open Source, quindi in investimenti a variazione di bilancio nulla. Questo permette di innestare un processo virtuoso. La commessa crea lavoro alla software house, la quale sviluppa una verticalizzazione o una soluzione idonea per la Pmi che, a sua volta, avrà un vantaggio competitivo sul mercato. Queste soluzioni, condivise poi all interno della comunità di sviluppo Open Source, arricchiscono il prodotto a vantaggio di tutti. Il codice così distribuito verrà testato, modificato, corretto e sviluppato con tempi, garanzie e qualità non possibili per il software proprietario". Abbassando drasticamente i costi di introduzione della tecnologia nelle Pmi, si possono adottare tutte quelle soluzioni che erano, prima, solo alla portata delle grandi aziende. "L approccio Open Source - gli fa eco Giuseppe Gigante, marketing manager di Novell - è utile perché è realmente orientato all ottimizzazione dei costi, il che non significa un risparmio nel senso stretto del termine, quanto una tutela nei confronti dell azienda. Nel momento in cui l impresa investe in IT, ha l esigenza di rendere stabili, performanti e utili le risorse. Gli investimenti devono rendere il più a lungo possibile. È altrettanto vero che questa resa è inversamente proporzionale al numero di tecnologie proprietarie che si hanno all interno dell infrastruttura, che possono diventare un giogo. Molto spesso le aziende rimangono vincolate alle tecnologie perché non hanno la possibilità di incrementare il loro rendimento, che è direttamente proporzionale alla capacità di integrarsi". Il fatto importante è che le soluzioni Open Source sono disponibili già oggi, testate e supportate, praticamente per qualsiasi ambito applicativo, dagli Erp ai database, dal data warehouse alla sicurezza, dal Voip fino all integrazione legacy. Tra le aree sulle quali gli investimenti in applicazioni aperte aumentano, anche da parte delle Pmi, i due manager non hanno dubbi. "La sicurezza non può che essere Open Source per definizione - conclude Vota -. Chiunque lavori in quest ambito sa che un codice chiuso è in antitesi con il concetto stesso di sicurezza. Le applicazioni business sono quelle che, però, impattano maggiormente sullo sviluppo dell azienda e sono quelle nelle quali il software a sorgente libero offre il maggior potenziale di sviluppo abbinato al più alto valore aggiunto" 7/13

8 1.4 La soluzione ALFRESCO La gestione documentale di Alfresco offre alle aziende tutti i servizi necessari per la creazione, la gestione e la condivisione di documenti dematerializzati. Alfresco rappresenta la più importante alternativa Open Source per la gestione dei contenuti aziendali. E un prodotto diffuso a livello mondiale, moderno ed adattabile a qualsiasi contesto. Grazie alla sua architettura supera le soluzioni già esistenti sul mercato in termini di caratteristiche, funzionalità e vantaggi per l utente, che troverà la sua interfaccia familiare in quanto simile agli strumenti di uso quotidiano quali Office ed il Web. Il sistema fornisce strumenti per il controllo delle versioni, la ricerca, la visualizzazione e la gestione delle relazioni e delle dipendenze tra i contenuti specifici dei documenti di ogni applicazione. 8/13

9 1.4.1 Esempio della pagina iniziale dell utente (Home Page) Sono evidenziati i documenti aperti dall utente e in corso di modifica, i lavori da svolgere e l elenco della cartelle alle quali l utente può accedere 9/13

10 1.4.2 Esempio dell Anteprima di un documento 10/13

11 1.4.3 Esempio di organizzazione dei file per la Gestione della Qualità con Alfresco 11/13

12 1.5 L integrazione con il vostro gestionale Alfresco consente di ridurre drasticamente, in alcuni casi anche di eliminare (quando si dovesse utilizzare l Archiviazione Fiscale sostitutiva), la produzione di output cartacei creati dal vostro gestionale, consentendo una tracciabilità ed una costante consultazione dei documenti attraverso una semplice interfaccia utente, riducendo i tempi di ricerca e ottimizzando complessivamente le operazioni che necessitano il reperimento di documenti aziendali. Allo stesso tempo, ottemperando correttamente alle procedure di back-up, si ottiene una maggior tutela dai rischi di perdita di documentazione importante. Elenco di esempio di tipologie di documenti gestibili Ciclo attivo Ciclo passivo Altri documenti Ordini Clienti Richieste di Acquisto Disegni Tecnici Bolle Emesse Ordini Fornitori Specifiche Cliente Fatture Emesse Bolle Fornitori Manuali di qualità Note Credito Fatture Fornitori Mail Registri I.V.A. Note Credito Fornitori Schede di sicurezza Giornale Contabile Estratti Conto Bancari Ecc. Bilanci Documenti generici Inventari Magazzino 12/13

13 1.6 Conclusioni FeniceEvo srl si propone come fornitore della soluzione Alfresco. Se state valutando di installare presso la vostra azienda un software per la gestione dei documenti FeniceEvo può fare insieme a voi l analisi delle necessità della vostra azienda e proporvi una scaletta graduale di installazioni e formazione per assolvere ad ogni necessità. Infatti, il prodotto può inizialmente gestire un numero ridotto di tipologie di documenti (ad esempio l area commerciale o tecnica) e man mano che in azienda cresce la conoscenza di Alfresco sarà possibile estenderne l uso verso altre aree. Anche le impostazioni delle regole (work-flow) che governano l utilizzo di un documento, gli accessi ed i passaggi di stato possono essere inserite in un secondo momento ed eventualmente variate qualora se ne presenti l esigenza. 13/13

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