PREMESSA. Commissioni informatiche dell Unione Triveneta dei Consigli dell Ordine degli Avvocati e del Consiglio dell Ordine di Udine

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2 PREMESSA L obiettivo di questo lavoro è offrire ai Colleghi uno strumento per consentire una scelta consapevole, misurata sulle proprie esigenze, del programma gestionale di Studio nella giungla delle offerte commerciali. Sul mercato sono presenti molti programmi per Studi legali e non tutti sono stati recensiti, ma questo documento comprende sicuramente quelli di maggior diffusione. Abbiamo ritenuto di non appesantire il lavoro con annotazioni di particolare tecnicismo e abbiamo dato per scontati alcuni requisiti che possono dirsi basilari per un software gestionale, come l interconnessione tra utenti e la previsione di diversi lievelli di autorizzazione. Per quanto riguarda il processo telematico, alcune case hanno già predisposto il redattore di atti, altre lo inseriranno a breve nel gestionale. È necessaria un ulteriore preliminare considerazione sul metodo di giudizio, che può apparire in certi casi disomogeneo, dato che le valutazioni sono state effettuate da più mani. Il lavoro è stato realizzato infatti con la collaborazione di molti avvocati (indicati qui sotto), che hanno offerto la loro esperienza per recensire il software in dotazione presso il loro Studio. In molti casi la valutazione è stata effettuata dopo aver cambiato, a loro spese, alcuni software e quindi il loro metro di giudizio si deve considerare più che adeguato. A ogni modo, per omologare i giudizi, ogni recensione è stata rivisitata dall unica mano del Collega Francesco Mineo. Pur riconoscendo la competenza e l esperienza dei recensori, è inevitabile che le valutazioni abbiano una connotazione personale, che potrebbe non essere condivisa in relazione alle diverse esigenze del singolo utente. Ringrazio pertanto i Colleghi delle Commissioni informatiche dell Unione Triveneta degli Avvocati e in particolare di quella presso il Consiglio dell Ordine di Udine. Fabrizio Pettoello Coordinatore: Francesco Mineo Redattori: Oliviero Comand, Andrea Cudini, David e Diego D Agostini, Andrea Del Vecchio, Fabio Di Francesco, Elena Pletti, Antonio Rosa, Carlo Strada e Stefano Venturini Collaboratori: Andrea Pallaver e Marco Vianello Commissioni informatiche dell Unione Triveneta dei Consigli dell Ordine degli Avvocati e del Consiglio dell Ordine di Udine 1

3 Legenda e quadri sinottici Le relazioni sono state redatte sulla base dei seguenti parametri, stimati idonei per evidenziare in modo sintetico ma preciso le caratteristiche di ciascun software: Prezzo di iva). il costo di una o più licenze, il canone annuo e l eventuale costo di assistenza (sempre al netto Interfaccia programma. gradevolezza estetica, intuibilità dei comandi e praticità nella navigazione all interno del Semplicità d uso in rapporto a un utente di conoscenze informatiche medie, nell ambito della nostra categoria professionale. Versatilità adattabilità del programma alle specifiche esigenze del singolo Studio e possibilità di personalizzazione diretta da parte dell utente. Dopo vendita disponibilità della software house di fornire assistenza sia on line, sia telefonica (per problemi tecnici, di fruizione del programma e di installazione), tenendo conto della rapidità ed efficacia della risposta e degli eventuali costi; frequenza delle modifiche effettuate, semplicità di installazione, attenzione della software house alle segnalazioni dell utenza. Le valutazioni contenute nelle successive recensioni sono state riassunte in modo sintetico nel prospetto rappresentato nella pagina a fianco. Caratteristiche e prezzi sono aggiornati al 31 gennaio Criteri di valutazione I voti sono stati attributi tenendo presente l ampio ventaglio tra 1 e 10 e non in modo scolastico, che di fatto appiattisce le valutazioni su voti intermedi. 2

4 PRODOTTO PREZZO INTERFACCIA SEMPLICITÀ VERSATILITÀ DOPO VENDITA CONTABILITÀ Alexpro Alter Ego Cicero Cliens Easylex Gel Gsl Medusa OmniLex PRODOTTO WINDOWS / MICROSOFT APPLE / MAC LINUX Alexpro tutti (server 2000, XP Pro) NO NO Alter Ego tutti NO NO Cicero tutti NO NO Cliens tutti SI SI Easylex tutti SI (fino 9.0) SI Gel tutti (server: NT 4, 2000, XP Pro) NO NO Gsl tutti NO NO Medusa tutti NO NO OmniLex tutti NO NO è prevista la contabilità fino alla prima nota il programma è implementabile con moduli o altri programmi che prevedono un ulteriore spesa il gestionale è compatibile solo se viene installato sul server. Per i client si esclude tale possibilità. 3

5 Alexpro El Saidi Software - Ronciglione (VT) - Prezzo 8 Alexpro è proposto in una versione base (consigliabile a chi svolge la professione in forma non associata) e una completa: enterprise; il prezzo è decisamente competitivo: euro 400,00 per la prima, comprensivo di una licenza server e tre client, ed euro 1.200,00 per la seconda. Ogni licenza aggiuntiva, per entrambe le versioni, viene venduta rispettivamente a euro 100,00 e 180,00, mentre il canone annuo per manutenzione e rinnovo licenze è pari al 20% del prezzo d acquisto. È possibile anche acquistare solamente i moduli agenda e parcellazione, ma non ne vale la pena perché si tratta di soluzioni limitate. Il rapporto tra la completezza del programma e il costo decisamente abbordabile porta Alexpro nelle posizioni di vertice della classifica dei software gestionali. Interfaccia 7 Il programma si presenta in maniera gradevole e moderna sia per colori, sia per contenuti; entra direttamente nell agenda personale, in cui sono indicate le udienze e gli adempimenti assegnati al singolo professionista (con un semplice clic è poi consultabile l agenda di Studio completa); a sinistra della videata compaiono le icone di tutte le funzioni del programma, raggruppate in tre categorie: anagrafiche, attività e stampe; non manca la possibilità di richiamare le medesime funzioni da menu di tipo Windows posti alla sommità dello schermo. I documenti, nel formato nativo di Alexpro, rich text o word, possono essere importati o collegati e gestiti per tipologia, pratica o cliente: al salvataggio di una nuova pratica, Alexpro crea automaticamente una cartella in cui farà confluire i documenti prodotti o ricevuti. Solo per utenti esperti e appassionati sono l analisi della clientela (peraltro interessante e completa anche graficamente) e del fatturato, i rapporti e la creazione di macro per automatizzare le procedure e le attività. Anche in Alexpro c è moltissima carne al fuoco che all inizio può spaventare. Semplicità d uso 7 Alexpro è un gestionale completo ed efficace, ma, almeno per i primi mesi, non è proprio semplice; per poter sfruttare appieno le sue vaste potenzialità sono necessari un buon rodaggio e un po di pazienza. Uno dei suoi meriti è di essere multitasking, così da poter lavorare aprendo contemporaneamente più pratiche, contatti, ecc.; per passare da uno all altro basta cliccare sul relativo richiamo nella parte bassa dello schermo. Mentre la gran parte delle funzioni è adattabile alle esigenze di ciascun utente, quella di parcellazione è un po bloccata e andrebbe migliorata; è vero che tutte le voci di tariffa sono personalizzabili, ma l inserimento della registrazione in parcella richiede troppi passaggi e, una volta inserita, la prestazione non può essere spostata se non modificando la data di esecuzione; pure complessa è la fatturazione degli acconti e dei fondi spese, sicché nei primi tempi occorre avere pazienza. 4

6 Versatilità 7 Alexpro consente la completa automazione dello Studio e, per gli utenti appassionati o ispirati, molte possibilità di sviluppo e personalizzazione. Si mostra ottima l integrazione con word, outlook e MS exchange, anche per mezzo di add-ins che legano tra loro singoli programmi e gestionale. Comoda la possibilità di sincronizzare l agenda con il palmare e interessante la creazione di codici a barre per la classificazione digitale della pratica. Un limite è la mancata previsione di un opzione che consenta di applicare la sospensione feriale all inserimento dell adempimento o della scadenza. Dopo vendita 9 Alexpro è testabile mediante un collegamento remoto senza necessità di installazione di file dimostrativi; anche la prima installazione è eseguita in remoto. Dal sito web si scaricano gli aggiornamenti. Lo sforzo della software house, per offrire il miglior servizio, include una chat line per i quesiti più semplici o l help desk per quelli più complessi, con la risposta quasi sempre tempestiva; l assistenza telefonica è puntuale, ma forse, vista la diffusione del programma, sarebbe opportuno incrementare il numero degli addetti. È intenzione della software house predisporre una rete di supporto tecnico presso ogni circoscrizione di Tribunale. 5

7 Alter Ego Zucchetti S.p.A. - Lodi (MI) - Prezzo 6 La versione light (con possibilità di gestire sino a 300 pratiche aperte) si caratterizza per la spesa contenuta, anche per i posti di lavoro aggiuntivi: una installazione tipo (3 posti totali) costa euro 860,00: un po più oneroso il canone annuo per l assistenza e gli aggiornamenti: nell esempio è pari ad euro 432,00. Sensibilmente più costosa la versione integrale, senza limiti di pratiche e quindi adatta ad uno Studio di maggiori dimensioni; a ogni modo il prezzo non è del tutto giustificato dalla concreta fruibilità del prodotto. Interfaccia 6 L approccio è nel complesso gradevole ed è abbastanza in stile Windows, però le finestre non sono dimensionabili; ciò fa sì che gran parte della superficie dello schermo resti inutilizzata (la schermata dell agenda sembra tra le poche a essere ingrandita e chiusa secondo la prassi abituale). L invariabilità ha effetto sulla grandezza dei caratteri (invero piuttosto piccoli) e inoltre il colore assai chiaro dello sfondo del desktop a lungo risulta stancante; c è tuttavia la possibilità di cambiarlo e mettere una tinta più riposante. Aprendo la gestione pratiche si accede in modo piuttosto agevole ai dati connessi alla singola posizione (basta cliccare su una delle icone sottostanti: nominativi, acconti ecc.), con il vantaggio di poter operare da un solo punto di partenza. Semplicità d uso 6 Il software si mostra più pratico se si adoperano i tasti funzione o la tastiera del pc anziché le icone (qualche volta la strada è obbligata) e occorre farci un po di abitudine, soprattutto per quanto concerne l uscita dalle schermate o il richiamo delle voci inserite nei singoli database; tali caratteristiche rappresentano un lieve ostacolo a una pronta immersione, ma garantiscono che non si possa abbandonare il programma senza che tutte le modifiche vengano salvate. Il programma offre sin troppe funzionalità e molte di esse restano inutilizzate, sovraffollando i menu e rendendo meno immediata la scelta; la guida in linea pare tuttavia ben strutturata, anche se piuttosto sintetica e se non sempre riesce a chiarire il significato di alcune voci riportate nella tendina. Non del tutto intuitivo, talvolta macchinoso, si mostra il sistema di inserzione dei dati, dovuto al fatto che le anagrafiche lavorano su due livelli, per cui occorre ricordarsi di attivare quello che abilita alla modifica; cosa che è richiesta, ma non sempre, qualora si voglia intervenire sulle attività collegate a una pratica (inserimento prestazioni, parcellazione ecc.). Vi sono altre imperfezioni (forse piccole, ma fastidiose): il passaggio da un campo all altro, mediante il tasto tab, non avviene sempre secondo logica; il posizionamento del cursore su un campo specifico non avviene sempre nel punto esatto da dove iniziare la digitazione; si sentono ding di avviso del tutto a sproposito; ma l elenco potrebbe continuare. E questo solo per parlare degli aspetti informatici, perché andando più a fondo si trovano svariate imprecisioni (una per 6

8 tutte: errato è mescolare il regime di ritenuta con l esenzione iva): sembra però che la prossima release del programma possa fare un po di pulizia. Versatilità 5 Come già precisato, Alter Ego offre sin troppe funzioni ed il destreggiarsi al loro interno non è sempre intuitivo, perché i nomi attribuiti qualche volta non corrispondono alla nostra idea. In ogni caso è possibile apportare ampie modifiche ai dati caricati di default, e così cambiare, per esempio, le descrizioni delle voci di tariffa o delle scadenze. Vanno segnalate la capacità di dialogare con outlook e l integrazione sia con Microsoft office, sia con open office. Dopo vendita 5 I rappresentanti di zona si mostrano competenti e collaborativi, sia nel settore commerciale, sia in quello tecnico, ma la casa produttrice non sembra mostrare molta attenzione ai suggerimenti che le giungono della clientela, anche attraverso gli agenti. La Zucchetti S.p.A. dovrebbe fornire una nuova release del software entro la fine del

9 Alter Ego Top Zucchetti S.p.A. - Lodi (MI) - Poco prima di andare in stampa, grazie alla cortese disponibilità del distributore in zona, è stato possibile un rapido sguardo alla versione beta del nuovo gestionale prodotto dalla importante software house. Il vecchio Alter Ego non andrà subito in pensione ma, anch esso con qualche aggiornamento e con il nome di Alter Ego II, dovrebbe restare sul mercato almeno sino alla primavera 2008, cioè quando sarà commercializzata la versione 2.0 di Top. Ecco dunque le note salienti, evidentemente senza voti. Prezzo - Anche qui sarà proposta una versione light (gestione limitata a 300 pratiche aperte di un solo Studio), ma il relativo listino è ancora in elaborazione: una installazione tipo (3 posti totali) non dovrebbe discostarsi molto da quella per Alter Ego e probabilmente avrà dei costi complessivi analoghi. Il maggior prezzo della licenza dovrebbe essere compensato da un minor canone annuo per l assistenza e gli aggiornamenti. La licenza della versione integrale dovrebbe costare invece 1.500,00 euro circa, 200,00 più del predecessore, tuttavia i posti di lavoro aggiuntivi saranno proposti con una sensibile riduzione (da 260,00 a 200,00 euro) ed anche il canone verrà ridotto (da 560,00 a 450,00 euro). Rispetto al passato, l introduzione di una struttura a moduli darà più flessibilità al prodotto e quindi la possibilità di risparmiare scegliendo soltanto quelli di interesse; va segnalato altresì che la contabilità sarà integrabile con un apposito modulo, evitando i rischi del travaso dei dati su un applicativo esterno e il consumo di memoria dovuto alla contemporanea apertura di due programmi. Sembra apprezzabile lo sforzo della Zucchetti S.p.A. di migliorare il software senza incidere sulle tasche degli utenti (soprattutto di quelle tipologie più diffuse nel Triveneto), rispondendo peraltro agli stimoli di una concorrenza sempre maggiore. Interfaccia - Il programma si apre con una schermata assai gradevole e comoda, molto più in stile Windows della precedente, con tasti e icone più grandi che ispirano simpatia. Sulla sinistra è posizionata una barra ispirata a quella di Outlook, quindi escludibile per ampliare la finestra attiva, mentre a destra è posto il sommario delle varie funzionalità; si possono aprire più settori contemporaneamente (ad es. pratiche, agenda e anagrafica) e le finestre inutilizzate restano in background, richiamabili con un click sulla relativa dicitura della barra. Il grave difetto di Alter Ego, le finestre non dimensionabili, è stato superato: non solo non ci sono problemi nella leggibilità dei caratteri ma l utente può modificare a suo piacimento sfondi e colori, così da ottenere il risultato che preferisce. A destra ecco lo screenshot di apertura. Semplicità d uso Semplicità e Versatilità 5 d uso - La brevità dell approccio non permette un parere approfondito, tuttavia le incongruenze notate nel vecchio programma parrebbero superate di slancio; non si usano quasi più i tasti funzione e il differente database (sql anziché foxpro) sem- 8

10 bra evitare quei passaggi poco intuitivi che rendevano macchinosa la fase di inserzione, pur garantendo al gestionale una confortante stabilità. Ci sono sempre i due livelli, interroga e modifica, ma sembra che il passaggio tra l uno e l altro sia meglio gestito e produca minori frustrazioni. Si è osservata una presenza fin troppo invadente delle sigle alfanumeriche che distinguono le pratiche, i nominativi ecc., invero necessarie ma che nella pratica quotidiana non occorre sempre avere sott occhio; con ogni probabilità nella release che verrà posta in vendita a breve tale visualizzazione verrà limitata. Non si è potuto verificare se gli altri piccoli difetti notati in Alter Ego siano stati rimossi, anche se il grande impegno profuso dalla casa produttrice e l impressione globale lo fa credere: sembra giusto però evitare conclusioni superficiali. In definitiva il prodotto, sebbene dal punto di vista estetico più simile ad altri di prima, si dovrebbe caratterizzare per facilità di utilizzo e aspetto accattivante ma anche per alcune migliorie (frutto dell attenzione che viene dedicata ai suggerimenti dell utenza) che si riflettono sulla praticità nell uso quotidiano: il che spesso non accade. 9

11 Cicero Versari s.r.l. - Vittorio Veneto (TV) - Prezzo 2 Un listino completo e articolato non è disponibile sul sito e può essere richiesto telefonicamente. La richiesta di avere il listino via sembra creare un problema alquanto complicato. Il prezzo di Cicero è molto variabile, in relazione ai moduli acquistati, al numero di avvocati nello Studio e delle postazioni di lavoro; la sola licenza annuale per nove posti di lavoro, inclusi parcellazione, scadenzario e contabilità (senza antiriciclaggio), costa intorno ai 2.700,00 euro l anno; l onere di attivazione è superiore. In linea di massima Cicero è uno dei gestionali più cari sul mercato e la casa produttrice non sembra praticare una strategia commerciale trasparente sui prezzi; oltretutto all elevato costo di mantenimento non corrisponde un adeguato sviluppo del programma. Interfaccia 5 Cicero si apre direttamente sull agenda giornaliera dell utente, il che consente di avere un immediata visione degli impegni del giorno, l agenda può essere visualizzata anche in formato settimanale, con riferimento a un solo tipo di impegno, a tutti gli utenti o soltanto a uno. Con menu a tendina è possibile passare agevolmente alla visualizzazione dell archivio pratiche; la scheda di ogni pratica è articolata in varie cartelle, che si aprono di volta in volta all interno della stessa scheda. Molto più spartana è la visualizzazione di una serie di funzionalità di servizio (peraltro di accesso più raro) e dei menu di stampa. Semplicità d uso 6 Le operazioni di base relative alla gestione dell agenda e delle pratiche (a parte quelle archiviate) sono piuttosto semplici e intuitive, molto meno quella delle citate funzioni di servizio, che però sono necessarie per una adeguata personalizzazione del programma. L ultima versione non consente un utilizzo pieno dei tasti funzione e richiede necessariamente il mouse per tutta una serie di operazioni; la guida in linea è sufficientemente chiara, ma da tempo non risulta essere stata aggiornata, sicché le schermate di esempio si riferiscono a versioni precedenti. In linea di massima l impostazione del programma, che si basa sul software Visual Data è abbastanza stabile, ma decisamente vecchia. Versatilità 5 Cicero offre numerose funzioni, ma non tutte quelle che sarebbero necessarie, e il destreggiarsi al loro interno non è sempre intuitivo o rapido; in certi casi è quasi più semplice modificare direttamente il database con Visual Data, cosa 10

12 che non è per tutti e nasconde sempre qualche rischio. In ogni caso è possibile apportare ampie modifiche ai dati caricati di default, e così cambiare, per esempio, le descrizioni delle voci di tariffa o delle scadenze. Il programma ha una funzione che consente di importare i dati in word, tuttavia è paradossalmente quasi più semplice utilizzare direttamente la funzione stampa unione di word. E disponibile un integrazione che permette di avere l agenda sul palmare, chiamata Cicero Mobile. Dopo vendita 4 Cicero offre un servizio di assistenza on line che è abbastanza tempestivo, tuttavia non sembra che si presti sufficiente attenzione ai suggerimenti e alle richieste della clientela. Il sito della casa produttrice è da tempo per la gran parte in costruzione e non fornisce informazioni chiare e precise. 11

13 Cliens Studio Legale SedLex Informatica s.r.l. - Macerata - Prezzo 4 La versione base (numero illimitato di pc, ma con solo tre accessi contemporanei) ha un costo di euro 750,00; per ogni accesso aggiuntivo è richiesto un supplemento di euro 150,00, mentre il servizio di assistenza telefonica e telematica ha un prezzo di euro 350,00 annui. Sono inoltre disponibili moduli aggiuntivi (amministrazione, studi di settore, riservatezza dati ecc.), il cui costo varia da euro 100,00 a 250,00 euro; almeno un paio di essi sembrano però indispensabili per una completa gestione. Rinnovo e aggiornamenti annui costano euro 250,00 per la versione base ed euro 25,00 per ogni modulo aggiuntivo. In definitiva il prodotto si mostra piuttosto caro, anche in relazione alle caratteristiche offerte. Interfaccia 6 Lo scenario ad immagini che consente l accesso alle fondamentali funzioni del programma è semplice e intuitivo, però lascia qualche perplessità. Decidendo di partire dall Agenda, la schermata successiva visualizza le scadenze di Studio e ne segnala l imminenza con una gradazione di colori. Dalla barra con menu a tendina sulla parte superiore si possono richiamare le funzioni per la gestione degli utenti, le impostazioni generali, la gestione delle tabelle e dei tariffari. La visualizzazione e la gestione dell agenda e degli impegni non risulta subito di facile comprensione e, dal canto suo, la stampa del planning settimanale propone un miscuglio di impegni e scadenze ripetitivi. I singoli passaggi richiedono pazienza, creando disagio e possibilità di errori; è quasi un bene che non sia possibile aprire più pratiche assieme. Semplicità d uso 4 All inizio Cliens si rivela piuttosto complesso ed è necessario del tempo prima di poter operare con sufficiente familiarità; nemmeno in generale può definirsi di semplice uso. L inserimento dei dati, soprattutto in agenda, non è intuitivo e rapido, ed è facile sbagliarsi anche se il programma richiede varie conferme (al contrario, stranamente, la cancellazione dei dati avviene in modo meno protetto). Se la creazione di macro per la gestione delle scadenze è riservata ad utenti più che esperti, il livello di integrazione con word e la possibilità di effettuare passaggi di dati non dà esiti soddisfacenti, soprattutto in presenza di più sistemi operativi all interno della rete; inoltre, nonostante ne sia affermata la compatibilità, chi ha word 97 incontra seri problemi. Versatilità 5 Il gestionale offre molte funzioni, ma destreggiarsi tra le tante schermate appare complicato e piuttosto inadatto a utenti non esperti. 12

14 Positiva la tracciatura del soggetto che ha eseguito l input, mentre la possibilità di recuperare gli archivi da altri programmi si è rivelata alquanto insoddisfacente. Dopo vendita 6 Il rappresentante di zona non si è particolarmente distinto per puntualità ed efficacia; per la soluzione dei problemi tecnici è consigliabile rivolgersi direttamente al produttore, anche perché il servizio di assistenza telefonico si dimostra tecnicamente valido e disponibile. 13

15 Easy Lex II Soft Lab s.a.s. - Ferrara - Prezzo 5 Il costo del gestionale varia in ragione del tipo di programma che si è intenzionati ad acquistare e al suo grado di completezza; si tratta, in ogni caso, di costi piuttosto elevati, quindi non facilmente sostenibili da giovani avvocati o da Studi di recente avviamento. La versione base costa circa 1.200,00 euro, mentre quella che potrebbe definirsi deluxe, comprensiva dei moduli antiriciclaggio, contabilità e registrazione cespiti si aggira sui 3.500,00 euro; ogni licenza aggiuntiva richiede un ulteriore esborso di circa 250,00 euro. Interfaccia 6 Al primo impatto il programma risulta gradevole e sobrio, sia dal punto di vista cromatico, sia da quello architettonico. Come la maggior parte dei gestionali, presenta una doppia barra sempre presente, cui si aggiunge un terzo livello di icone diverso e caratterizzante la funzione prescelta. Ciò rappresenta un problema per acquisire familiarità, in quanto non sempre è facile comprendere il significato dei simboli, tuttavia basta posizionarsi sopra il puntatore del mouse per far comparire la funzione corrispondente. Un altro limite è la gestione delle finestre: quasi tutte possono essere ridotte a icona e la loro presenza, al fine di un rapido richiamo (senza possibilità di utilizzare la tastiera), è segnalata nella banda inferiore; l unica finestra non minimizzabile è quella relativa all anagrafica dei clienti, che, se espansa, copre tutte quelle ridotte a icona; l unico sistema per evitare l incomodo di doverla chiudere è modularne l ampiezza. Pare ci sia troppa carne al fuoco e ciò rischia di ingenerare l idea di un software poco razionale: con l uso l opinione migliora, ma restano comunque delle asperità. Semplicità d uso 6 Lo slogan dice: EasyLex ha l ambizione di farsi usare anche dagli Avvocati e non solo dalle loro Segretarie : non ci sentiremmo di sottoscriverlo in pieno. Per quanto sia un buon gestionale non è user friendly e richiede tempo e pratica per conoscerne e sfruttarne le potenzialità. L inserimento dei dati avviene sia dal menu a tendina, sia dalle icone, ma per aprire una pratica nuova occorre prima creare l anagrafica del cliente, se non esiste; inoltre non sempre il nome delle attività svolte, proposto dal menu, corrisponde ai termini della prassi. Le informazioni inserite possono essere modificate o aggiornate senza problemi in ogni momento e, per evitare problemi, è lo stesso programma che chiede se si desidera salvare le modifiche prima di chiudere l applicazione. Sembra valida la possibilità di accedere alle pratiche visitate nell intera giornata mediante il pulsante lente di ingrandimento senza dover necessariamente impostare la ricerca dall anagrafica: purtroppo il tutto non è così intuitivo da consentire all utente un immediato uso. Versatilità 7 Il programma consente indubbiamente la completa automazione dello Studio grazie a un architettura delle informazioni 14

16 integrata e sempre sotto controllo, tuttavia il prezzo da pagare è molto alto, soprattutto nei primi tempi, in termini di pazienza e di stima di sé. Molte funzioni potrebbero essere sfrondate per concentrarsi sull ottimizzazione di altre, che sono poi quelle più adoperate da un legale; inoltre, spesso, il coacervo di icone può creare disorientamento: abilitare l utilizzo della tastiera in modo più esteso renderebbe più snello il programma, consentendo all utente di ambientarsi gradualmente e di prendere più confidenza con gli strumenti. Easylex mostra ottima compatibilità con sistemi operativi differenti da Windows (soprattutto con Mac). Va segnalato che a breve sarà disponibile Easylex Web Edition, un software che consente di accedere via Internet ai dati del gestionale; inizialmente limitato ai moduli principali, tra cui anagrafiche e agenda, non intende sostituire il programma base ma gli si affianca per favorirne l utilizzo anche fuori Studio con estrema semplicità. Dopo vendita 5 Nell apposita sezione del sito sono reperibili, previa registrazione, i tools di aggiornamento e sono presenti i recapiti di contatto per la risoluzione dei problemi. La società pare affidabile e responsabile. 15

17 Gel Evolution (Gestione Elettronica Legali) Automazione Ufficio s.r.l. - Milano - Prezzo 3 Il programma, secondo il listino ufficiale, non si distingue per economicità: una installazione tipo (3 posti totali) giungerebbe a costare più di 2.800,00 euro. Il canone annuo per l assistenza e gli aggiornamenti, soggetto a Istat, è addebitato nella percentuale del 15% del prezzo di acquisto. Il prezzo non è del tutto giustificato dalla concreta fruibilità del prodotto. Interfaccia 6 L approccio è nel complesso gradevole ed è abbastanza in stile Windows, però le finestre non sono dimensionabili. Rispetto ad altri programmi che hanno lo stesso handicap, Gel non ne risente molto, visto che la grandezza dei caratteri vi sopperisce quasi del tutto: la parte del desktop che rimane scoperta non crea problemi di eccessiva luminosità. Nella norma la grafica e il funzionamento delle singole finestre, con icone nella parte superiore. È comodo il pulsante lente di ingrandimento posto accanto alle voci cui è legato un database, in modo da aprire la relativa finestra per effettuare la scelta. Semplicità d uso 5 Il software si manovra soprattutto con il mouse, ma bisogna fare l abitudine all uso dell icona che raffigura la porta di uscita dalla schermata: solo così i dati vengono salvati. Operare partendo da un solo punto di partenza (la gestione pratiche) è abbastanza semplice, però dopo l inserimento e il salvataggio dei dati resta aperta solo la finestra iniziale, costringendo, ed è un po noioso soprattutto se non si deve cambiare pratica, a rifare i passaggi. I menu non sono particolarmente affollati e la terminologia usata è piuttosto intuitiva, anche se la parola schedario viene abbinata all anagrafica dei soggetti anziché alle pratiche o ai documenti. A proposito di questi ultimi, è previsto il dialogo con tutti gli applicativi Microsoft office, mentre la valida agenda è strutturata per interagire con outlook. Le informazioni inseribili nelle singole schede sono numerose e ben organizzate, con agganci alle categorie degli Studi di settore, ma è fastidioso scoprire che, se si vuol salvare prima di aver finito il data input, la finestra si chiude e si torna al punto d avvio. Purtroppo il programma ha mostrato difetti ed incongruenze, sembra in alcuni momenti piuttosto infantile e distante dal quotidiano. Versatilità 5 Muoversi all interno di Gel, come accennato, non appare difficile, tuttavia alcune apprezzabili funzioni richiedono uten- 16

18 ti smaliziati e conoscitori di sql. In ogni caso è possibile apportare ampie modifiche ai dati caricati di default, e così cambiare, per esempio, le descrizioni delle voci di tariffa o delle scadenze, l attribuzione della singola pratica a un determinato legale ecc.; i database si mostrano versatili e ben sfruttabili se si fa uso oculato dei caratteri alfanumerici quale codice di ciascun record (da 3 a 5 in genere), però sembrano sensibili davanti a massicce cancellazioni. Dopo vendita 5 I rappresentanti di zona si mostrano collaborativi, sia nel settore commerciale, sia in quello tecnico. La casa produttrice appare disponibile. Si ha l impressione che la collaborazione degli utenti potrebbe far sì che Gel assuma connotati meglio definiti, sfruttando al meglio le sue indubbie potenzialità. 17

19 GSL - Gestione Studio Legale Il Sole 24 Ore S.p.A. - Milano - Prezzo 8 Il costo è fisso e non dipende dal numero di installazioni che vengono fatte, dato che la licenza permette di caricare il gestionale su più postazioni di lavoro. Il prezzo di euro 600,00 è quindi assai interessante, anche perché gli aggiornamenti on line sono gratuiti. Il passaggio da una versione precedente alla successiva costa attualmente euro 300,00. Interfaccia 7 Pulita e lineare, è uno dei punti di forza del gestionale; dà subito un senso di familiarità a chi conosce programmi come outlook ma la sua gradevolezza rende il lavoro agevole a ogni utente, anche perché non riserva sorprese. Si può dire che offre una piacevole sensazione di dejà vu. La schermata principale è l agenda, impostata di default sulla visione giornaliera, ma ovviamente è possibile scegliere anche quella settimanale o quella mensile. Semplicità d uso 7 Il programma non si caratterizza per la presenza di particolari opzioni o funzionalità, visto che il livello medio di preparazione informatica dell utenza è di norma non elevato (e magari refrattario all assimilazione delle novità). Da questo punto di vista il software permette immediatamente di cominciare a lavorare, ma può scontentare la clientela più smaliziata ed esigente; la soluzione prescelta sembra però bilanciata e ideale per impratichirsi. C è la possibilità di un blocco selettivo verso alcune categorie (segretarie, praticanti, colleghi), correlata a quella, importante, di risalire sempre al soggetto che ha effettivamente compiuto l azione. Ciò permette sia di individuare le responsabilità, sia soprattutto di correggere prassi e procedure non corrette. Anche se le anagrafiche e l elenco delle pratiche si mostrano di agevole consultazione, nel cd-rom di installazione si trova un (mini)corso di formazione interattivo per favorire l ambientamento: una buona idea. Versatilità 6 Si tratta di uno degli aspetti più problematici di Gsl; la versione testata (5.03), spesso offre una sensazione di ingessatura e poco aiuta la possibilità di creare delle macro per collegare molteplici incombenti od attività. Abbastanza intuitiva, invece, la gestione del programma di scrittura (word) in cui vengono esportati i file di testo e buona la semplicità con cui tutti i file riguardanti una pratica sono collegati fra loro per una facile consultazione. Opzione importante, infine, la sincronizzazione dei dati con un palmare e viceversa, per utilizzarlo come alternativa all agenda cartacea. 18

20 Dopo vendita 5 Assistenza e aggiornamenti sono un altro punto debole di Gsl, non solo per l assistenza, mai sperimentata in concreto, ma soprattutto per gli aggiornamenti che non arrivano frequentemente e non sono nemmeno segnalati via mail. L attuale versione, inoltre, nulla prevede per gli adempimenti riguardo la privacy e l antiriciclaggio. Sembra comunque giusto considerare la serietà della software house e attendersi che gli utenti godano di una crescente attenzione. 19

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