In vigore dal 23 novembre 2010

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1 Regolamento per la Certificazione del Sistema di Gestione delle Competenze e dell Elenco dei Manutentori delle aziende che effettuano operazioni di manutenzione su organi di sicurezza del materiale rotabile di Trenitalia S.p.A. In vigore dal 23 novembre 2010 RINA Services Via Corsica, GENOVA Tel Fax: Web Regolamenti tecnici

2 Regolamento per la Certificazione del Sistema di Gestione delle Competenze e dell Elenco dei Manutentori delle aziende che effettuano operazioni di manutenzione su organi di sicurezza del materiale rotabile di Trenitalia S.p.A. INDICE 1 GENERALITÀ NORMATIVA DI RIFERIMENTO REQUISITI PER LA CERTIFICAZIONE RILASCIO DELLA CERTIFICAZIONE DURATA DELLA CERTIFICAZIONE E RINNOVO MODIFICA DELLA CERTIFICAZIONE E COMUNICAZIONE CAMBIAMENTI SOSPENSIONE, RIPRISTINO E REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE RINUNCIA ALLA CERTIFICAZIONE CONDIZIONI CONTRATTUALI...5 Rev. 1

3 1 GENERALITÀ Nel presente Regolamento sono definite le procedure applicate da RINA Services S.p.A. per la Certificazione del Sistema di Gestione delle Competenze (SGC) e dell Elenco dei Manutentori delle aziende che effettuano operazioni di manutenzione su organi di sicurezza del materiale rotabile di Trenitalia S.p.A. Nel presente Regolamento sono definite le modalità di richiesta, ottenimento, mantenimento ed utilizzazione, nonché l eventuale sospensione e revoca, di tale certificazione. Per quanto non previsto dal presente documento, si richiamano le CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO PER LA CERTIFICAZIONE DI SISTEMI, PRODOTTI E PERSONALE, reperibili sul sito web L'accesso alla certificazione è aperto a tutte le Organizzazioni e non è condizionato dalla loro appartenenza o meno a qualsiasi Associazione o Gruppo. Per l'attività certificativa RINA applica le proprie tariffe vigenti, garantendone l'equità e l'uniformità di applicazione. RINA può legittimamente non accettare richieste di certificazione che riguardino Organizzazioni sottoposte, o la cui produzione o attività sia sottoposta, a misure restrittive, sospensive o interdittive da parte di una pubblica Autorità. La certificazione rilasciata da RINA è riferita esclusivamente alla singola Organizzazione, dove per Organizzazione si intende un gruppo, società, azienda, impresa, ente o istituzione, ovvero loro parti o combinazioni, in forma associata o meno, pubblica o privata, che abbia una propria struttura funzionale ed amministrativa. La certificazione rilasciata da RINA si riferisce al solo SGC e relativo Elenco dei Manutentori. L attività di certificazione svolta da RINA non include la valutazione delle competenze tecniche dei manutentori che sono invece verificate e dichiarate dall azienda. 2 NORMATIVA DI RIFERIMENTO Trenitalia, COCS n 30/DT del 8 luglio 2010 Requisiti tecnici, ai sensi della Disposizione 23/2004 del Gestore Infrastruttura recepita nel Decreto ANSF 1/2009, per le Ditte Appaltatrici di operazioni di manutenzione su organi di sicurezza del materiale rotabile di Trenitalia, Sub Allegato 1, paragrafo 5.1-A), punti 1, 2, 3 e paragrafo REQUISITI PER LA CERTIFICAZIONE 3.1 Per ottenere la certificazione da parte di RINA, il SGC e l Elenco dei Manutentori del Richiedente devono soddisfare inizialmente e nel tempo i requisiti del documento normativo di riferimento, COCS 30/DT, Sub Allegato 1, paragrafo 5.1-A), punti 1, 2, 3, e paragrafo 5.2 nonché quelli indicati ai punti seguenti del presente Capitolo. 3.2 In particolare il SGC si intende operativo quando: - esiste la documentazione in termini di registrazioni relative alle attività definite dalla COCS 30/DT, Sub Allegato 1, paragrafo 5.1-A), punti 1, 2, 3, - è presente, quale output del SGC, l Elenco dei Manutentori dei quali l azienda ha valutato e dichiara la competenza tecnica. 4 RILASCIO DELLA CERTIFICAZIONE 4.1 Richiesta di certificazione L azienda che desideri ottenere la certificazione del proprio SGC e del proprio Elenco dei Manutentori deve compilare l apposito modulo come da fac-simile riportato in allegato al presente Regolamento e deve fornire a RINA i dati essenziali della propria Organizzazione e relative attività svolte. In particolare, l azienda deve comunicare a RINA: - se è certificata secondo la ISO se utilizza Processi Speciali

4 - il numero dei dipendenti coinvolti nel SGC, precisando se si tratta di personale interno o esterno, - quali sono gli Organi di Sicurezza sui quali operano i manutentori iscritti nell Elenco dei Manutentori dell azienda Nella domanda deve essere dichiarato che il Richiedente si impegna a: a) rispettare le disposizioni contenute nel presente Regolamento e nel documento denominato CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO PER LA CERTIFICAZIONE DI SISTEMI, PRODOTTI E PERSONALE, nella edizione in vigore reperibile sul sito web b) dare la necessaria assistenza ai tecnici RINA durante gli audit; c) pagare le parcelle relative ai diritti ed alle spese per l'attività di certificazione, indipendentemente dall'esito degli accertamenti effettuati da RINA ll contratto stipulato tra il RINA e l Organizzazione comprende: - Audit preliminare (in opzione); - Audit di certificazione comprendente l esame del SGC dell azienda e dell Elenco dei Manutentori dei quali l azienda dichiara la competenza tecnica a svolgere attività di manutenzione sugli organi di sicurezza indicati dalla COCS 30/DT Al ricevimento della domanda e delle informazioni necessarie, RINA comunica al Richiedente le sue decisioni in merito e fornisce le informazioni necessarie per il proseguimento della pratica di certificazione RINA comunica all azienda i nomi dei tecnici incaricati dell effettuazione dell audit; l azienda può fare obiezione sulla nomina di tali tecnici, giustificandone i motivi. 4.2 Audit preliminare In questa fase RINA effettua, se richiesto dall azienda, una verifica preliminare sullo stato di applicazione del SGC e sull Elenco dei Manutentori, facendo riferimento ai requisiti descritti nella COCS 30/DT Sub Allegato 1, paragrafo 5.1-A), punti 1, 2 e 3. La finalità dell audit preliminare è di stabilire il grado di preparazione dell azienda per l audit certificazione. L audit preliminare è affidato ad un auditor qualificato per la valutazione di Sistemi di Gestione per la Qualità. La verifica è effettuata sulla seguente documentazione: - descrizione del SGC - registrazioni degli audit interni sul SGC e sull Elenco dei Manutentori; - registrazioni relative alle attività svolte dall azienda ai fini dell acquisizione, verifica e aggiornamento delle competenze professionali necessarie per l esecuzione delle operazioni di manutenzione sugli organi di sicurezza del materiale rotabile secondo quanto richiesto dalla COCS 30/DT Sub Allegato 1, paragrafo 5.1-A), punti 1, 2 e 3; - Elenco dei Manutentori strutturato secondo le modalità indicate dalla COCS 30/DT, Sub Allegato 1, paragrafo 5.2. RINA può richiedere a sua discrezione, per esame, anche altri documenti oltre quelli indicati in precedenza, giudicati importanti ai fini della valutazione del SGC. La documentazione di cui sopra è valutata da RINA per rispondenza alla comunicazione organizzativa di riferimento COCS 30/DT, Sub Allegato 1, paragrafo 5.1-A), punti 1, 2 e 3 ed ai requisiti del presente Regolamento. Al termine dell attività è redatto un Rapporto di Audit preliminare da consegnare all azienda, sul quale sono riportati anche gli eventuali rilievi riscontrati. Le azioni intraprese dall azienda per la risoluzione di tali rilievi sono verificate nel corso dell audit di certificazione. 4.3 Audit di certificazione In questa fase RINA verifica l applicazione del SGC attraverso relativo audit presso l azienda. La verifica è effettuata sulla base dei requisiti descritti nella Comunicazione Organizzativa di riferimento COCS 30/DT, Sub Allegato 1, paragrafo 5.1-A), punti 1, 2 e 3 e paragrafo 5.2.

5 RINA effettua una verifica dell Elenco dei Manutentori relativamente alla presenza dei seguenti elementi: - Nome, Cognome e matricola del manutentore - Ruolo - Età ed anzianità di servizio - Organo di sicurezza e sottoassiemi di organo di riferimento - Processo speciale di riferimento L audit è affidato ad un team formato da un auditor qualificato per la valutazione di Sistemi di Gestione per la Qualità e da un Esperto Tecnico di Manutenzione del Materiale Rotabile. RINA comunica all azienda un piano di audit nel quale indica i nominativi dei tecnici che effettueranno l audit e la documentazione che sarà sottoposta a verifica. Al termine dell attività è redatto un Rapporto di Audit finale da consegnare all azienda Sul Rapporto di audit sono tra l altro riportate le eventuali non conformità (rilievi di tipo A ), osservazioni (rilievi di tipo B ) e raccomandazioni (rilievi di tipo C ) riscontrate sull'applicazione del SGC e sull Elenco dei Manutentori. Si intendono non conformità : la totale assenza di considerazione di uno o più requisiti della COCS 30/DT, Sub Allegato 1, 5.1-A), punti 1, 2 e 3, il mancato rispetto di uno o più requisiti del presente Regolamento, In presenza di rilievi di tipo A o nel caso di osservazioni (rilievi di tipo B ) la cui numerosità, a giudizio del gruppo di audit, sia tale da pregiudicare il corretto funzionamento del Sistema di Gestione, il processo di certificazione è sospeso fino alla chiusura dei rilievi nei tempi stabiliti dal team di audit. La chiusura dei rilievi suddetti potrà essere verificata con un audit supplementare effettuato presso l azienda. Tutte le spese relative ad eventuali audit supplementari conseguenti a carenze del SGC sono da considerarsi a carico dell azienda richiedente In caso di valutazione positiva, la proposta di certificazione è sottoposta al Comitato Tecnico Ferroviario e, a seguito di approvazione da parte di quest ultimo, è rilasciato il relativo certificato. Il certificato riporta tra l altro l indicazione degli organi di sicurezza di competenza dei manutentori che l azienda ha inserito nel proprio Elenco dei Manutentori. Il certificato si riferisce all Elenco dei Manutentori che l azienda ha sottoposto a RINA ai fini della certificazione del proprio SGC e che RINA ha sottoscritto. 5 Durata della certificazione e rinnovo La certificazione rilasciata ha durata semestrale. Alla scadenza del certificato, nel caso in cui l azienda dichiari l assenza di variazioni al proprio SGC ed al proprio Elenco dei Manutentori, il RINA potrà rinnovare il certificato che farà riferimento all elenco dei Manutentori precedentemente certificato. In caso di variazioni al SGC ed all elenco dei Manutentori, il rinnovo è subordinato all esito di un nuovo audit di verifica dei requisiti del SGC e dell Elenco dei Manutentori dell organizzazione secondo i requisiti indicati dalla COCS 30/DT, Sub Allegato 1, paragrafo 5.1-A), punti 1, 2 e 3. L audit è condotto secondo le modalità indicate al paragrafo 4.3 del presente Regolamento. RINA comunque di effettua annualmente un audit di verifica del SGC e dell Elenco dei Manutentori secondo le modalità indicate al paragrafo 4.3 del presente Regolamento. 6 Modifica della certificazione e comunicazione cambiamenti L azienda ha l obbligo di comunicare a RINA qualunque variazione al SGC ed all Elenco dei Manutentori.

6 In caso di modifiche relative all organizzazione e gestione del SGC RINA può effettuare un audit per verificare che le modifiche siano state effettuate nel rispetto dei requisiti contenuti indicati dalla COCS 30/DT, Sub Allegato 1, 5.1-A), punti 1, 2 e 3. In caso di modifiche all Elenco dei Manutentori che riguardino organi di sicurezza non inclusi nella precedente certificazione, RINA valuterà se effettuare un audit presso l azienda o se procedere ad un esame documentale presso gli uffici RINA al fine di verificare che la modifica effettuata rispetti i requisiti contenuti indicati dalla COCS 30/DT, Sub Allegato 1, paragrafo 5.1-A), punti 1, 2 e 3 e paragrafo 5.2. In caso di valutazione positiva RINA emette un aggiornamento del certificato che mantiene, comunque, la data di scadenza indicata in sede di certificazione e rinnovo. Il certificato riporta l indicazione degli organi si sicurezza interessati dall aggiornamento e dell Elenco dei Manutentori che l azienda ha sottoposto a RINA ai fini dell aggiornamento e che RINA ha sottoscritto. La variazione dell Elenco dei Manutentori limitata ai soli nominativi, senza variazione degli organi di sicurezza/processi speciali di competenza dell azienda inclusi nella precedente certificazione, è sottoposta a verifica da parte di RINA che, in base all entità della variazione, valuta se effettuare apposito audit presso l azienda o procedere all esame della documentazione aggiornata presso i propri uffici. In tutti i casi di modifiche al SGC ed all Elenco dei Manutentori sopra descritte, a seguito di verifica con esito positivo, RINA emette un aggiornamento del certificato che mantiene, comunque, la data di scadenza indicata in sede di certificazione e rinnovo. Il certificato riporta l indicazione dell Elenco dei Manutentori che l azienda ha sottoposto a RINA ai fini dell aggiornamento e che RINA ha sottoscritto. 7 Sospensione, ripristino e revoca della certificazione La validità del Certificato emesso può essere sospesa in accordo a quanto previsto dalle CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO PER LA CERTIFICAZIONE DI SISTEMI, PRODOTTI E PERSONALE e nei seguenti casi specifici: - se sono riscontrate nel SGC e/o nell Elenco dei Manutentori delle non conformità non risolte entro i tempi stabiliti da RINA; - se l azienda non ha rispettato i termini fissati per la comunicazione delle azioni correttive, a seguito di non conformità/osservazioni segnalate sul rapporto di audit; - se l'organizzazione ha apportato al suo SGC ed al suo Elenco dei Manutentori modifiche rilevanti che non siano state comunicate a RINA; - in caso di riscontro di eventuali giustificati e gravi reclami pervenuti a RINA Il ripristino della certificazione è subordinato all'accertamento dell eliminazione delle carenze che avevano causato la sospensione stessa mediante un audit che verifichi la rispondenza del SGC e dell Elenco dei Manutentori a tutti i requisiti della Comunicazione Organizzativa di riferimento COCS 30/DT, Sub Allegato 1, paragrafo 5.1-A), punti 1, 2 e 3. Esso è notificato per iscritto all'organizzazione Il mancato soddisfacimento entro il termine prescritto delle condizioni di cui al punto precedente causa la revoca del Certificato di conformità. La revoca del Certificato di conformità può essere decisa in accordo a quanto previsto dalle CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO PER LA CERTIFICAZIONE DI SISTEMI, PRODOTTI E PERSONALE e nei seguenti casi specifici: - quando si verifichino circostanze che siano giudicate particolarmente gravi; - qualora l Organizzazione non accetti le nuove condizioni economiche stabilite da RINA per l eventuale modifica del contratto; L'avvenuta revoca del Certificato di Conformità è notificata per iscritto all'organizzazione. L'Organizzazione che dopo la revoca intenda nuovamente accedere alla certificazione, deve presentare una nuova domanda seguendo l'intero iter. 8 Rinuncia alla certificazione L Organizzazione certificata può inviare una formale comunicazione di rinuncia alla certificazione a RINA, prima della scadenza del Certificato, incluso il caso in cui l Organizzazione stessa non voglia o non possa adeguarsi alle nuove istruzioni impartite da RINA.

7 9 CONDIZIONI CONTRATTUALI Per le condizioni contrattuali trovano applicazione le disposizioni contenute nel Regolamento RINA "CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO PER LA CERTIFICAZIONE DI SISTEMI, PRODOTTI E PERSONALE", nella edizione in vigore reperibile sul sito web Pubblicazione: RC/C 60 Edizione Italiana

8 RINA Services Società per Azioni Via Corsica, GENOVA Tel Fax: Web Regolamenti tecnici

9 RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLE COMPETENZE E DELL ELENCO DEI MANUTENTORI Ragione Sociale Indirizzo Sede Persona riferimento DATI DEL RICHIEDENTE Partita IVA Telefono Fax STABILIMENTO (se diverso dalla Sede) Denominazione Indirizzo Persona riferimento Telefono Fax ORGANI DI SICUREZZA E PROCESSI SPECIALI DI COMPETENZA DEI MANUTENTORI ISCRITTI NELL ELENCO DEI MANUTENTORI DELL AZIENDA Organi di Sicurezza Processi Speciali Rodiggio Saldatura Carrelli Controlli non Distruttivi Sistemi frenanti N Manutentori inseriti nell Elenco dei Manutentori Apparecchiature di bordo per la sicurezza della condotta dei treni Organi di trazione e repulsione Organi di sicurezza dei circuiti elettrici e loro messa a terra Porte e relativi dispositivi Telaio (cassa e strutture portanti). Il Richiedente si impegna a: rispettare le disposizioni e le condizioni contenute nel Regolamento per la Certificazione di Sistemi di Gestione delle Competenze ed Elenco dei Manutentori delle aziende che effettuano operazioni di manutenzione su organi di sicurezza del materiale rotabile di Trenitalia S.p.A. del quale il presente modulo costituisce parte integrante; dare la necessaria assistenza ai tecnici RINA durante gli sudit; corrispondere a RINA i diritti relativi all'attività di certificazione e rimborsare le spese sostenute a tale scopo, anche nel caso in cui la procedura di certificazione non si concluda con il rilascio dell Attestato. In relazione alle disposizioni di cui al Decreto Legislativo 30/06/2003 n. 196, riguardante il Codice in materia di protezione dei dati personali, si autorizza RINA Services S.p.A., per quanto possa occorrere, al trattamento dei dati dell Azienda come da informativa allegata ex D.Lgs. 196/2003 che si dichiara di aver ricevuto. Timbro e Firma, il RINA Services S.p.A. Società coordinata dal Socio unico RINA S.p.A. Via Corsica, Genova Tel Fax

10 Allegato alla Richiesta di Certificazione Sistema di Gestione delle Competenze ed Elenco Manutentori - Informativa sul trattamento dei dati personali - Ai sensi dell art. 13 del Dlgs 196/2003, ed in relazione ai Vostri dati (ad esempio: ragione sociale; indirizzo sede principale ed eventuali sedi secondarie; nominativo e dati anagrafici dei legali rappresentanti; numeri di telefono; codice fiscale e partita iva; coordinate bancarie; altri dati inerenti la Vostra attività economica necessari all esecuzione del contratto) da Voi direttamente fornitici e/o da noi acquisiti nel corso del rapporto contrattuale o pre-contrattuale, Vi informiamo di quanto segue. 1. Il trattamento cui saranno sottoposti i Vostri dati personali è diretto: a) alla formulazione di offerte e alle altre attività finalizzate alla costituzione del rapporto contrattuale; b) all espletamento da parte della nostra società delle attività di adempimento di obblighi contabili e fiscali, di amministrazione della clientela, di gestione ed esecuzione dei contratti di fornitura dei nostri prodotti, di gestione dei pagamenti e dell eventuale contenzioso, di adempimento degli obblighi di legge e nei confronti degli enti di accreditamento, all inserimento nelle pubblicazioni periodiche della nostra Società; c) allo svolgimento di attività di informazione e promozione circa i nostri servizi 1. In relazione alle finalità indicate al punto 1, il trattamento dei dati personali da noi acquisiti potrà essere svolto manualmente ovvero con l ausilio di mezzi informatici, elettronici o comunque automatizzati e potrà consistere, alternativamente o congiuntamente, in operazioni di registrazione, conservazione, organizzazione, elaborazione, selezione, raffronto, estrazione, comunicazione, cancellazione, distruzione dei dati stessi; 2. Relativamente ai Vostri dati personali che ci sono stati da Voi direttamente forniti e/o che sono stati da noi acquisiti, non è necessaria una espressa manifestazione di consenso al trattamento, alla diffusione e alla comunicazione verso i destinatari di cui al successivo punto 7, purché ciò avvenga per le finalità indicate alle lettere a) e b) del punto 1, essendo tale consenso presunto dalla legge ovvero comunque non obbligatorio. 3. Per quanto riguarda invece il trattamento dei Vostri dati personali per le finalità di cui alla lettera c) del punto 1, è necessaria una Vostra manifestazione di consenso, del tutto facoltativa, per l invio di comunicazioni commerciali attraverso sistemi automatizzati di chiamata e comunicazioni elettroniche quali: posta elettronica, telefax, messaggi Mms, Sms o di altro tipo. 4. Titolare dei dati personali da Voi direttamente fornitici e/o da noi acquisiti è la sottoscritta società, che ha nominato come Responsabile del Trattamento il Direttore Amministrativo, i cui dati, unitamente a quelli degli altri responsabili nominati, sono conoscibili contattando la sede sociale. 5. I dati personali da noi acquisiti potranno essere comunicati, per analogo trattamento, ad altre società del gruppo al quale, in base alla disciplina dettata dall art codice civile, appartenga la nostra società. 6. I Vostri dati personali potranno essere comunicati, anche al di fuori dell ambito territoriale dell Unione Europea, alle seguenti categorie di soggetti: corrieri/spedizionieri, istituti bancari ed intermediari finanziari non bancari; amministrazione postale servizio postel; agenti, studi professionali e società di consulenza per l espletamento da parte di tali soggetti dei servizi di assistenza in materia contabile, fiscale, gestione contenzioso e recupero crediti; consulenti ed imprese incaricati della manutenzione del sistema informativo aziendale; società di revisione, Pubbliche Amministrazioni, enti o organizzazioni ai quali la nostra società è tenuta a comunicare i dati per obblighi di legge o contrattuali (es: CISQ, IACS, SAI, SINCERT, ecc). Teniamo a precisare che i soggetti appartenenti alle categorie di cui sopra ai quali i Vostri dati personali possono essere comunicati, utilizzeranno tali dati in qualità di titolari, ad eccezione dei soggetti nominati responsabili. 7. I Vostri dati personali verranno a conoscenza dei soggetti nominati responsabili e di quelli nominati incaricati che hanno necessità di trattarli per l espletamento degli incarichi e delle funzioni a loro affidati. 8. I Vostri dati personali potranno essere soggetti a diffusione tramite inserimento nelle nostre pubblicazioni periodiche (registri, elenchi, newsletter ecc.) o sul sito internet della nostra società. 9. La legge Vi riconosce una serie di diritti (art. 7 D.Lgs. 196/2003), tra cui quello di opporvi per motivi legittimi al trattamento in questione, di ottenere dal titolare del trattamento la conferma dell esistenza o meno di Vostri dati personali e che tali dati personali vengano messi a Vostra disposizione in forma intelligibile; quello di conoscere l origine dei dati nonché la logica e le finalità su cui si basa il trattamento; quello di ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima, il blocco, per i dati trattati in violazione della normativa vigente, o la certificazione e l aggiornamento e, se vi è interesse, l integrazione dei dati stessi.

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