MANUALE DELLE PROCEDURE DI GESTIONE E CONTROLLO POR FESR LAZIO 2007/2013 CCI 2007IT162PO004

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1 MANUALE DELLE PROCEDURE DI GESTIONE E CONTROLLO POR FESR LAZIO 2007/2013 CCI 2007IT162PO004 Marzo 2012

2 Sommario PREMESSA... 4 Quadro normativo di riferimento per la Programmazione 2007/ Capitolo 1 Autorità di Gestione Coordinamento e Sorveglianza della gestione e attuazione del Programma Operativo Funzioni di controllo Centro Unico di Rilevazione dati di Monitoraggio (CURM) Comunicazione Capitolo 2 Flussi informativi e documentali Procedure per la ricezione dei documenti Procedure per la formazione e l inoltro dei documenti Procedure relative alla conservazione dei documenti Capitolo 3 Gestione degli interventi Responsabile Gestione Attività (Regione) e Referente operativo Responsabile Gestione Attività (O.I.) e Referente operativo Compilazione Piste di Controllo e Check-list Le piste di controllo Le check-list di controllo Beneficiari Richiesta di finanziamento Obblighi Informazione e pubblicità Erogazione ai beneficiari Organismo di Pagamento Capitolo 4 Ammissibilità delle spese Principi e termini di ammissibilità della spesa Quadro normativo comunitario Quadro normativo nazionale Norme generali Tipologie di spese ammissibili Spese per opere pubbliche Spese per acquisizione beni e servizi Ammissibilità perizie di varianti Spese per l erogazione di aiuti Le soglie comunitarie Indicazioni sulle modifiche apportate dalla Commissione alle soglie comunitarie di affidamento 42 2

3 4.3.2 Importi delle soglie dei contratti pubblici Importi delle soglie dei contratti pubblici nei settori speciali Applicazione delle soglie nel Codice dei Contratti Pubblici, D.Lgs n. 163/ Capitolo 5 Controllo degli interventi Definizione Controllo di I livello e sue funzioni Compilazione Check-list Selezione delle operazioni Attuazione fisica e finanziaria delle operazioni Conclusione delle operazioni Verifiche in loco Capitolo 6 Coordinamento dei Controlli di I livello Definizione Coordinamento dei Controlli di I livello Funzioni di Coordinamento dei Controlli di I livello Capitolo 7 Autorità di Certificazione Designazione dell Autorità di Certificazione Certificazione della spesa e predisposizione della domanda di pagamento Campionamento Ritiri e recuperi Capitolo 8 Autorità di Audit Designazione dell Autorità di Audit Le attività di Audit Campionamento Audit di sistema Gestione delle irregolarità Rapporto annuale/finale di controllo Capitolo 9 Rilevazione, comunicazione e gestione delle Irregolarità Irregolarità I principali interlocutori esterni al SI.GE.CO I soggetti interni al SI.GE.CO. coinvolti nell individuazione e comunicazione delle irregolarità Procedure per la comunicazione delle irregolarità Il sistema di gestione delle irregolarità Irregularities Management System (I.M.S.) Ritiri, recuperi e rettifiche Capitolo 10 Procedure relative alla comunicazione e all aggiornamento del Manuale

4 PREMESSA Il documento si pone l obiettivo di fornire alle Autorità, alle strutture ed agli organismi coinvolti nel processo di gestione, monitoraggio e controllo del Programma Operativo un valido ausilio operativo, allo scopo di garantire il pieno rispetto degli obblighi normativi, sia comunitari che nazionali. Il presente manuale è aggiornato alla data del 16 gennaio 2012 e rappresenta uno strumento integrativo del documento Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo, in quanto illustra nel dettaglio le procedure amministrative poste in essere per assicurare massima esecutività ed efficacia al POR FESR Lazio. Il manuale deve essere considerato uno strumento di lavoro: generale, in quanto rivolto a tutti i soggetti direttamente coinvolti nell attuazione del POR FESR Lazio ; flessibile e aggiornabile, in quanto basato sulle disposizioni della regolamentazione comunitaria, nonché sui contenuti della Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo alla data di riferimento, e pertanto adattabile alle modifiche che sarà necessario apportare nel corso di attuazione del Programma; integrato rispetto ai vari manuali elaborati ad hoc dalle altre autorità (Linee Guida del MEF; Manuale delle Procedure dell Autorità di Audit; Manuale delle Procedure dell Autorità di Certificazione) Il manuale sarà aggiornato in corrispondenza di modifiche significative del Sistema di Gestione e Controllo, approvate con determinazioni dirigenziali. Il testo aggiornato sarà pubblicato sul sito ufficiale del POR. Quadro normativo di riferimento per la Programmazione 2007/2013 Quadro normativo comunitario Il quadro normativo comunitario del periodo di programmazione trova la base giuridica nei seguenti regolamenti: Regolamento (CE) n. 1080/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006 relativo al Fondo europeo di sviluppo regionale e recante abrogazione del regolamento (CE) n. 1783/1999 e successive modificazioni e integrazioni; Regolamento (CE) n. 1081/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006 relativo al Fondo sociale europeo e recante abrogazione del Regolamento (CE) n. 1784/1999 e successive modificazioni e integrazioni; Regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio dell'11 luglio 2006 recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione e che abroga il regolamento (CE) n. 1260/1999, relativamente ai Programmi operativi per gli obiettivi Convergenza e Competitività regionale e occupazione e successive modificazioni e integrazioni; Regolamento (CE) n. 1828/2006 del Consiglio dell'8 dicembre 2006 che stabilisce modalità di applicazione del Regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e sul Fondo di coesione e del Regolamento (CE) n. 1080/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006 relativo al Fondo europeo di sviluppo regionale e successive modificazioni e integrazioni. 4

5 La normativa nazionale A livello nazionale, in attuazione degli orientamenti strategici e dei dispositivi contenuti nei regolamenti comunitari, l Amministrazione centrale, attraverso un processo di concertazione e confronto con un ampio partenariato che ha coinvolto le istituzioni pubbliche di livello nazionale, regionale e locale, i rappresentanti delle classi socio-economiche e della società civile, ha definito il Quadro Strategico Nazionale (QSN) per la politica regionale di sviluppo Il QSN Italia individua tra i propri obiettivi e priorità il rafforzamento dell efficienza e della capacità istituzionale complessiva dei soggetti cui sono affidate responsabilità di programmazione e gestione della politica regionale unitaria e promuove una governance multilivello e di settore in grado di assicurare un efficace programmazione ed una corretta gestione delle risorse comunitarie e nazionali. I principali documenti normativi a livello nazionale sono: - Il Quadro Strategico Nazionale , approvato dal CIPE in data 22/12/2006 e dalla Commissione Europea con decisione C (2007) 3329 del 13 luglio 2007; - Il D.P.R. n.196 del 3 ottobre 2008 (GU n.294 del 17/12/2008), recante disposizioni generali sul FESR, FSE e FC in materia di ammissibilità della spesa; - L. 7 agosto 1990 n.241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi e ss.mm.ii.; - Il D.P.R. n.445 del 28 dicembre 2000 (GU n.42 del 20/02/2001) Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ; - Il D.P.R. n.554 del 21 dicembre 1999 (GU n.98 del 28/04/2000) Regolamento di attuazione della legge quadro in materia di lavori pubblici 11 febbraio 1994, n.109, e successive modificazioni ; - D.lgs 12 aprile 2006 n.163 Codice dei contratti pubblici di lavori, servizi e forniture e ss.mm.ii.; - D.lgs 03 aprile 2006 n.152 Norme in materia ambientale e ss.mm.ii.; - D.P.R. n.207 del 5 ottobre 2010 (GU n. 288 del 10/12/2010) Regolamento di esecuzione ed attuazione del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, recante «Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE» ; - Legge 13 agosto 2010, n.136 Piano straordinario contro le mafie - D.L. del 12 novembre 2010, n.187 Misure urgenti in materia di sicurezza Inoltre, ad orientare l Autorità di Gestione nella definizione degli assetti organizzativi e di modalità di funzionamento ottimali, vi sono i seguenti documenti: - Linee guida sui sistemi di gestione e controllo per la programmazione predisposto dal Ministero Economia e Finanze - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato -Ispettorato Generale per i Rapporti Finanziari con l Unione Europea (di seguito IGRUE); - Delibere dell Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture del 10 gennaio 2007 e del 24 gennaio 2008; - Circolare n.34 dell 8 novembre 2007 del Ministero dell economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato IGRUE; - Circolare Interministeriale del 12 ottobre 2007 recante disposizioni sulle modalità di comunicazione delle irregolarità rilevanti a fini Olaf; - Monitoraggio unitario progetti 2007/2013 protocollo di colloquio e descrizione dei dati da trasmettere al sistema nazionale di monitoraggio del QSN di febbraio Aiuto di Stato N. 182/ Italia. Metodo nazionale per calcolare l'elemento di aiuto nelle garanzie a favore delle PMI (Bruxelles, 06/07/2010 C(2010)4505); Legge n. 662 del 23/12/1996 art.2, co.203; 5

6 Legge n.296 del 27/12/2006 art. 1, commi (istituzione del Fondo per la competitività e lo sviluppo e Realizzazione di progetti di innovazione industriale PII) e successivi decreti di attuazione; Decreto Legislativo n.123 del 31/03/1998, recante disposizioni per la razionalizzazione degli interventi di sostegno pubblico alle imprese; Comunicazione della Commissione Quadro di riferimento temporaneo comunitario per le misure di aiuto di Stato a sostegno dell'accesso al finanziamento nell'attuale situazione di crisi finanziaria ed economica (2009/C 16/01) pubblicata sulla GUUE C16 del 22/01/2009 Decreto Del Presidente Del Consiglio Dei Ministri 3 giugno 2009 Modalità di applicazione della Comunicazione della Commissione europea 2009/C83/01 - quadro di riferimento temporaneo comunitario per le misure di aiuto di Stato a sostegno dell'accesso al finanziamento nell'attuale situazione di crisi finanziaria ed economica. Pubblicato sulla GU n. 131 del 09/06/2009. Disciplina comunitaria in materia di aiuti di Stato a favore di Ricerca, Sviluppo e Innovazione (GUUE serie C n. 323 del ); Orientamenti in materia di aiuti di Stato a finalità regionale per il (GUUE serie C n. 54 del ); Orientamenti comunitari sugli aiuti di Stato destinati a promuovere gli investimenti in capitale di rischio nelle PMI (GUUE serie C n. 194 del ); Carta degli Aiuti di Stato a finalità regionale approvata dalla Commissione europea il 28 novembre 2007 (Aiuto di Stato n. 324/2007) (GUUE serie C 90 del 11/04/2008), Carta degli Aiuti di Stato a finalità regionale (Aiuto di Stato n. 117/2010) (GUUE serie C 215 del 10/08/2010); Regolamento (CE) n. 1998/2006 relativo all applicazione degli artt. 87 e 88 del trattato agli aiuti d importanza minore - de minimis (GUUE serie L n. 379 del 28/12/2006); Disciplina comunitaria degli aiuti di stato per la tutela ambientale (GUUE C82 del ) Comunicazione della Commissione relativo all'applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato CE agli aiuti di Stato concessi sotto forma di garanzie (GUUE C155 del ); Regolamento (CE) n. 800/2008 della Commissione del 6 agosto 2008 che dichiara alcune categorie di aiuti compatibili con il mercato comune in applicazione degli articoli 87 e 88 del Trattato (Regolamento generale di esenzione per categoria) (GUUE serie L 214 del 09/08/2008); Decreto del Ministro dello Sviluppo Economico n.87 del 27/3/ Regolamento di istituzione di un regime di aiuto a favore delle attività di ricerca, sviluppo e innovazione, ai sensi dell'art. 1, comma 845, della legge n.296 del 2006, pubblicato sulla GURI n.117 del 20/5/2008 Orientamenti comunitari sugli Aiuti di Stato per il salvataggio e la ristrutturazione di imprese in difficoltà (GUUE serie C 224 del 01/10/2004); Decisione CE C(2010) 9496 del 20/12/2010 Proroga quadro temporaneo degli Aiuti; Regolamento (CE) n. 1251/2011 della Commissione del 30 novembre 2011 che ha modificato le soglie di applicazione in materia di procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici. La normativa regionale A livello regionale, i principali documenti di riferimento sono: Programma Operativo Regionale - Obiettivo 2 Competitività regionale e occupazione FESR Lazio , adottato con Decisione della Commissione del 2 ottobre 2007 C(2007) n CCI 2007IT162PO004; 6

7 Legge regionale n.36/2001 Norme per l incremento dello sviluppo economico, della coesione sociale e dell occupazione nel Lazio. Individuazione e organizzazione dei sistemi produttivi locali, dei distretti industriali e delle aree laziali di investimento ; DCR n.45/2001 Piano energetico Regionale per il Lazio ; Legge regionale n. 9/2005, art. 41 Fondo per la ricerca scientifica ; Legge regionale n.23/2006 Modifiche della Legge regionale n.27/1998 Disciplina regionale dei rifiuti ; DGR n.322/2006 Attuazione del Protocollo di Kyoto e delle strategie di sviluppo sostenibile nella Regione Lazio ; Legge regionale n.4/2006 (Finanziaria 2006), art. 182 Fondo per lo sviluppo economico, la ricerca e l innovazione ; DGR n.686/2006 programma operativo degli interventi relativi all energia da fonti rinnovabili, all efficienza energetica ed alla utilizzazione dell idrogeno ; DGR n.717/2006 Approvazione dei criteri di priorità per l utilizzo delle risorse riguardanti l offerta e la promozione culturale, ambientale e turistica del patrimonio locale ; DGR n.784/2006 Aggiornamento dell elenco delle situazioni di dissesto idraulico e gravitativo presenti sul territorio regionale ad altissima priorità di intervento ; Legge regionale n.27/2006 (Finanziaria 2007), art. 64 Innovazione ed economia della conoscenza, art. 67 Fondo rotativo per le PMI e art. 68 Fondo unico per lo sviluppo delle attività produttive e successive modificazioni; Legge regionale n.16/2007 Disposizioni dirette alla tutela del lavoro, al contrasto all emersione del lavoro non regolare ; Legge regionale n.26/2007 (Finanziaria 2008); DGR n.358/2007 Linee guida del Piano Regionale della Mobilità, dei Trasporti e della Logistica ; Legge regionale n.31/2008 (Finanziaria 2009); DGR n.86/2008 Approvazione del Piano Regionale dell Infomobilità ; DGR n.448/2008 Piano di risanamento della qualità dell aria e ss.mm.ii; DGR n.451/2008 Bonifica siti contaminati ; DGR n.587/2008 Piano strategico ilazio 2010 dall e-government alla Società della Conoscenza ; Legge regionale n.5/2008 Disciplina degli interventi regionali a sostegno dell'internazionalizzazione delle piccole e medie imprese nel Lazio ; Legge regionale 04 Agosto 2008, n. 13 Promozione della ricerca e sviluppo dell'innovazione e del trasferimento tecnologico nella Regione Lazio ; Legge regionale n.31/2009 (Finanziaria 2010); Legge regionale n.7/2010 (Finanziaria 2011). MAPO: DGR n.319/2008 Approvazione della scheda attuativa dell Attività II.4 e delle modalità di selezione dei progetti strutturati e dello schema di Protocollo di Intesa per la realizzazione del Master Plan ; DGR n.364/2008 Approvazione della scheda attuativa dell Attività II.3 e del relativo parco progetti ; DGR n.149/2009 Approvazione della scheda attuativa dell Attività II.5 7

8 DGR n.611/2008 Politica di sviluppo unitaria regionale 2007/2013 Approvazione degli indirizzi programmatici relativi alla individuazione dei settori strategici sui quali avviare la selezione delle operazioni ; DGR n.962/2008 Approvazione della scheda attuativa dell Attività IV.1 ; DGR n.969/2008 Approvazione modalità di erogazione dei contributi per la realizzazione di opere pubbliche cofinanziate con risorse FESR, FAS e di bilancio regionale ; DGR n.148/2009 Approvazione scheda attuativa relativa all Attività III.3 ; DGR n.152/2009 Approvazione scheda attuativa relativa all Attività II.2 e del Parco progetti da finanziare nell ambito del POR FESR ; DGR n.295/2009 Approvazione scheda attuativa relativa all Attività III.1 e del programma degli interventi da finanziare ; DGR n. 391/2009 Approvazione scheda attuativa relativa all Attività III.2 ; DGR n.632/2009 Approvazione delle modalità attuative dell Attività 5 dell asse I Sostegno all accesso al credito delle PMI attraverso i Confidi e i fondi di garanzia e altre forme di credito innovative, attivate dalla Regione Lazio ; DGR n.644/2009 Modifica e integrazioni della DGR n.611/2008 ; DGR n.992/2009 Attività III.1, modifica del Programma degli interventi da finanziare nell ambito del POR FESR Lazio 2007/2013 DGR n.295/2009 ; 8

9 Capitolo 1 Autorità di Gestione 1.1 Coordinamento e Sorveglianza della gestione e attuazione del Programma Operativo L Autorità di Gestione (AdG) è responsabile della gestione e attuazione del Programma Operativo conformemente al principio della sana gestione finanziaria ed in particolare delle attività indicate all art. 60 del Regolamento (CE) n. 1083/2006. Direttamente o sotto la propria responsabilità 1. Garantisce che le operazioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate in conformità ai criteri applicabili al Programma Operativo e rispettino la vigente normativa comunitaria e nazionale per l intero periodo di attuazione. A tal fine definisce le Modalità Attuative del Programma Operativo (MAPO) relative a ciascuna Attività prevista dal Programma, di concerto con le strutture regionali competenti per materia, che vengono approvate con Delibera di Giunta regionale e adotta un Manuale delle Procedure di gestione e controllo del POR FESR. 2. Informa il Comitato di Sorveglianza sui risultati della verifica relativamente alla selezione delle operazioni che dovranno: essere conformi ai criteri di selezione approvati dal Comitato di Sorveglianza; rispettare le regole di ammissibilità; rispettare le regole di informazione e pubblicità degli interventi. 3. Coordina le attività dei Responsabili di Gestione e degli Uffici di gestione degli Organismi Intermedi attraverso direttive, specifiche convenzioni ed incontri dedicati all andamento del POR. 4. Predispone un sistema informatizzato, come previsto dall art. 60, co. 1, lettera c del Reg. CE 1828/2006, per la registrazione dei dati di monitoraggio e delle irregolarità riscontrate. 5. Garantisce che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle operazioni adottino un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all'operazione, ferme restando le norme contabili nazionali. 6. Garantisce che le valutazioni del Programma Operativo siano svolte conformemente all art. 47 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/ Stabilisce procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall art. 90, per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale. 8. Garantisce che l Autorità di Certificazione riceva tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese ai fini della certificazione. 9. Garantisce che l Autorità di Certificazione riceva tutte le informazioni relative agli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito soppressione totale o parziale della partecipazione ad una operazione sulla base delle procedure di gestione delle irregolarità adottate. 10. Guida i lavori del Comitato di Sorveglianza e trasmette ai componenti dello stesso i documenti per consentire una sorveglianza qualitativa dell'attuazione del Programma Operativo. 11. Elabora e presenta alla Commissione, previa approvazione del Comitato di Sorveglianza, i Rapporti annuali e finale di esecuzione, nei termini previsti e in accordo con le richieste della Commissione. 12. Garantisce il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti all'articolo 69 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/ Trasmette alla Commissione le informazioni che le consentano di valutare i grandi progetti. 14. Nel quadro dell iniziativa Regions for economic change prevede i necessari dispositivi per integrare nel processo di programmazione e gestione dei progetti innovativi derivanti dai risultati delle reti nelle quali la Regione è coinvolta. 9

10 15. Partecipa alla Conferenza delle Autorità di gestione, organismo istituito dalla Presidenza regionale al fine di assicurare la governance unitaria delle politiche settoriali e delle politiche di sviluppo e coesione, e sede di coordinamento delle attività di valutazione della politica regionale. 1.2 Funzioni di controllo L Autorità di Gestione si accerta dell'esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari dell'effettiva realizzazione di opere pubbliche e fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati, e della conformità delle stesse alle norme comunitarie e nazionali. L Autorità di Gestione assicura, anche attraverso gli uffici dei RGA e dei controllori di I livello delle diverse attività, che i documenti giustificativi relativi alle spese siano messi a disposizione in caso di ispezione e che ne vengano forniti estratti o copie alle persone o agli organismi che ne hanno diritto,come previsto dall art. 19, co. 2, del Reg. (CE) n. 1828/2006. L Autorità di Gestione stabilisce norme e procedure relative alle verifiche effettuate e conserva presso gli uffici dei RGA e dei controllori di I livello delle diverse attività la documentazione relativa a ciascuna verifica, indicante il lavoro svolto, la data e i risultati della verifica e i provvedimenti presi in relazione alle irregolarità riscontrate. L Autorità di Gestione al fine di garantire quanto previsto dall articolo 13, comma 2) lettera a verifiche amministrative di tutte le domande di rimborso presentate dai beneficiari del Reg. (CE) n. 1828/2006: - Predispone le piste di controllo per singola attività. La pista di controllo è la rappresentazione grafica (diagramma di flusso) dell'iter gestionale e attuativo di un'operazione o di un gruppo di operazioni, sono inoltre riportati nella sezione dettaglio controlli i codici identificativi delle verifiche, che per maggior chiarezza trovano riscontro nelle check-list. Ai sensi dell art. 15 del Reg. (CE) n. 1828/2006 una pista di controllo è considerata adeguata se, per il programma operativo interessato, rispetta i seguenti criteri: a) consente di confrontare gli importi globali certificati alla Commissione con i documenti contabili dettagliati e i documenti giustificativi conservati dall autorità di certificazione, dall autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dai beneficiari riguardo alle operazioni cofinanziate nel quadro del programma operativo; b) consente di verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario; c) consente di verificare l applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal comitato di sorveglianza per il programma operativo; d) per ogni operazione comprende, se pertinente, le specifiche tecniche e il piano di finanziamento, documenti riguardanti l approvazione della sovvenzione, la documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, relazioni sui progressi compiuti e relazioni sulle verifiche e sugli Audit effettuati. Ai sensi dell articolo 19 del predetto Regolamento l Autorità di Gestione assicura che all interno della pista di controllo siano disponibili i dati relativi all identità e all ubicazione degli organismi che conservano i documenti giustificativi relativi alle spese e agli Audit. - Predispone le check-list per macroprocesso; per le attività II.2, II.3, II.4, II.5 e III.3 le verifiche da effettuare sono suddivise in conformità alle tipologie di affidamenti previsti dal sistema informatizzato di gestione e monitoraggio. Tali procedure di aggiudicazioni sono: Procedura aperta; Procedura negoziata con bando; Procedura negoziata senza bando (comprende affidamenti diretti sopra soglia art.57comma 2 lett.c); Procedura ristretta o ristretta semplificata; Procedura in economia Amministrazione diretta; Procedura in economia Cottimo fiduciario; Project financing; Altre spese (tutte le spese per le quali non è prevista una gara,es. espropri, ex art. 18, ecc). La check-list riporta la sequenza logica delle verifiche da effettuare durante i processi di selezione e attuazione delle operazioni finanziate nell'ambito del POR. A tal fine, l'autorità di Gestione ha 10

11 predisposto due modelli di check-list (uno per il controllo amministrativo su base documentale ed uno per il controllo in loco) che dovranno essere utilizzati dalle Strutture Regionali attuatrici e dagli Organismi Intermedi al fine della registrazione dell'attività di verifica. - Definisce le verifiche che consentono di accertare che le spese dichiarate siano reali, che i prodotti o i servizi siano stati forniti conformemente alla decisione di approvazione, che le domande di rimborso del beneficiario siano corrette e che le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali. Le suddette verifiche comprendono procedure intese a evitare un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali o comunitari o attraverso altri periodi di programmazione. A tal proposito l'autorità di Gestione, tramite gli uffici dei RGA e dei controllori di I livello, verifica la veridicità delle dichiarazioni presentate dai beneficiari su eventuali doppi finanziamenti. Al fine di garantire quanto previsto dall articolo 13, comma 2) lettera b verifiche in loco sulle singole operazioni sottoposte ai controlli di I livello, del Reg. (CE) n. 1828/2006: - definisce il metodo di campionamento ed indica le operazioni selezionate per la verifica e lo riesamina ogni anno; - definisce le dimensioni del campione tenendo conto del grado di rischio da essa identificato in rapporto al tipo di beneficiari e di operazioni interessate; - predispone check-list per la verifica in loco dei singoli progetti (a campione); - predispone un modello di verbale per il controllo di I livello in loco. La metodologia di campionamento viene trasmessa al Responsabile del Coordinamento dei Controlli di I livello che, al fine di garantire massima trasparenza ed imparzialità della procedura di selezione, provvede ad inviare tale documento ai singoli Uffici di controllo I livello, sia presso le strutture regionali, sia presso gli Organismi intermedi designati con apposite convenzioni con la Regione Lazio. 1.3 Centro Unico di Rilevazione dati di Monitoraggio (CURM) L autorità di Gestione, come previsto dall art. 60, lettera c, del Reg. (CE) n. 1083/2006, garantisce l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione attuata nell'ambito del Programma Operativo, e assicura la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione. A tal fine l Autorità di Gestione ha istituito presso l Area Programmazione negoziata per lo sviluppo locale il Centro Unico di Rilevazione dati di Monitoraggio (CURM) preposto al coordinamento delle attività di monitoraggio e ad assicurare il corretto funzionamento del sistema informatizzato di gestione e monitoraggio al fine di disporre di un esauriente corredo informativo, per le varie classi di dati (contabili, finanziari, fisici e procedurali), secondo i sistemi di classificazione previsti nei regolamenti comunitari e gli standard definiti per la politica di sviluppo unitaria nell ambito Quadro Strategico Nazionale e per ciascuna delle operazioni cofinanziate dal Programma Operativo, garantendo anche la verifica della qualità e della completezza dei dati ai differenti livelli di dettaglio. Il CURM opera in stretta collaborazione con tutti i soggetti che hanno il compito fondamentale di fornire i dati, relativi alle operazioni finanziate, attraverso il sistema informatizzato di gestione e monitoraggio. Successivamente il Centro avvia un attento processo di verifica e controllo al fine di garantire la correttezza, l affidabilità e la congruenza delle informazioni ricevute. Il corredo informativo relativo ad ogni singola operazione (progetto/intervento) è trasmesso, con cadenza bimestrale, al Sistema Nazionale di Monitoraggio che provvede a rendere disponibili i dati per i cittadini, la Commissione europea e gli altri soggetti istituzionali, nei format e standard di rappresentazione idonei a garantire una omogenea e trasparente informazione, entro 30 giorni dalla data di riferimento. I report periodici sono pubblicati nel sito istituzionale dell AdG. 11

12 Per le procedure relative alle attività di Monitoraggio, l Autorità di Gestione ha predisposto un manuale ad uso delle strutture impegnate nella rilevazione dei dati nel sistema informatizzato, tale manuale è costantemente aggiornato in funzione delle funzionalità via via implementate del sistema ed è accessibile dal sito Comunicazione Ai sensi dell art. 69 del Regolamento (CE) n. 1083/2006 e del Regolamento (CE) n. 1828/2006, l Autorità di gestione è responsabile dell attività di informazione e pubblicità. Nell esercizio di tale funzione, l AdG opera in raccordo con la struttura Comunicazione e relazioni esterne del Segretariato Generale della Giunta regionale, anche avvalendosi di Sviluppo Lazio. Per ciascuna delle macrofasi del processo di gestione dell Attività, il RGA e il RGA/OI devono assicurare il rispetto delle disposizioni contenute nei regolamenti citati; in particolare, si rammenta che la mancanza dei requisiti di pubblicità richiesti per una determinata operazione comporta la non ammissibilità della spesa legata all operazione stessa. Fase Approvazione delle Modalità Attuative del Programma Operativo Pubblicazione dei bandi/avvisi Definizione della graduatoria / esiti valutazione Erogazione pagamenti Attività Pubblicazione della Delibera di Giunta sul BURL e sul sito Pubblicazione sul BURL e sul sito Attivazione dei servizi informativi per i potenziali beneficiari (secondo l utilizzo più opportuno dei canali e strumenti di comunicazione) Determina dirigenziale sugli esiti della valutazione Pubblicazione sul BURL e sul sito Stipula polizza fidejussoria Mandati di pagamento L AdG ha approvato il Piano di Comunicazione che, nella versione notificata e accettata dalla Commissione a norma dell art.3 del Reg.(CE) n. 1828/2006, prevede dettagliatamente le attività di comunicazione, informazione e pubblicità previste al fine di informare sulle opportunità e sulle agevolazioni disponibili e, in senso più ampio, di far conoscere il ruolo dell Unione Europea e il valore aggiunto delle politiche di coesione per la crescita economica e sociale del Lazio. Più nel dettaglio, il Piano intende promuovere un informazione ampia e trasparente sulle opportunità offerte dal POR, sulle modalità di accesso e sui suoi risultati; rafforzare la comunicazione e il coordinamento interni; favorire la partecipazione degli attori e dei portatori d interesse. Le attività del Piano, mirate e calibrate sui potenziali beneficiari delle azioni, i beneficiari che hanno avuto accesso alle operazioni del Programma e il grande pubblico, sono articolate e comprendono numerose attività, raggruppabili in: Strumenti di comunicazione Numeri verdi, call-center, sportelli informativi, caselle di posta, dedicati all informazione, consulenza e orientamento dell utenza sulle opportunità disponibili nell ambito dei Fondi strutturali sia a carattere generale, sia a carattere mirato e specifico indirizzando l'utente alle strutture direttamente coinvolte. Pubblicazioni a mezzo stampa e Mezzi multimediali 12

13 Brochure, opuscoli pieghevoli, bollettini informativi, inserzioni e supplementi riguardanti interventi cofinanziati dal FESR devono riportare in copertina il logo dell'unione. Al fine di soddisfare ulteriori esigenze informative dei cittadini, è opportuno che vengano indicate le generalità del Responsabile dell'informazione e dell'autorità di Gestione dell'intervento in questione. E' opportuno che il sito web del Programma Operativo menzioni nella home page il contributo dell'unione europea mediante il Fesr. Il sito, inoltre, deve essere dotato di un hyperlink ai siti della Commissione europea riguardanti i Fondi strutturali. Una buona comunicazione sugli interventi realizzati grazie al cofinanziamento comunitario non può prescindere dal rapporto con i mezzi di comunicazione di massa, sia locali sia nazionali. Comunicati e conferenze stampa, acquisto di spazi pubblicitari sulla stampa o sulle emittenti radiofoniche, videoclip sono ottimi strumenti per raggiungere l'opinione pubblica. I prodotti legati a queste attività dovranno recare la menzione del cofinanziamento europeo. Eventi Gli organizzatori di manifestazioni informative (convegni, seminari, fiere, esposizioni, concorsi) dovranno obbligatoriamente rendere nota la partecipazione dell'unione mediante la presenza di una bandiera europea nei locali in cui si svolgono gli eventi. Tutto il materiale distribuito nell'ambito delle manifestazioni dovrà inoltre riportare il logo dell'unione europea. Capitolo 2 Flussi informativi e documentali Ai sensi dell articolo 90 del Regolamento (CE) n. 1083/2006 l AdG assicura che tutti i documenti giustificativi relativi alle spese e alle verifiche del programma operativo in questione siano tenuti a disposizione della Commissione e della Corte dei conti per i tre anni successivi alla chiusura o alla chiusura parziale del programma operativo. Altresì assicura che i documenti siano conservati sotto forma di originali o di copie autenticate sui seguenti supporti comunemente accettati: a) fotocopie di documenti originali; b) microschede di documenti originali; c) versioni elettroniche di documenti originali (ad esempio documenti scannerizzati conservati su Cdrom, disco duro o disco magnetico); d) documenti disponibili unicamente in formato elettronico. Qualora i documenti esistano unicamente in tale formato, i sistemi informatici utilizzati devono essere conformi a norme di sicurezza riconosciute, atte a garantire che i documenti conservati rispettino le prescrizioni giuridiche nazionali e siano affidabili ai fini di Audit. L AdG assicura che i documenti siano messi a disposizione in caso di ispezione e che ne vengano forniti estratti o copie alle persone o agli organismi che ne hanno diritto. Ai sensi dell art. 1 del DPR n. 445/2000 i documenti amministrativi si identificano con ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Essi si distinguono in: 1. documenti in entrata, 2. documenti in uscita, 3. documenti interni. 13

14 2.1 Procedure per la ricezione dei documenti La corrispondenza che viene indirizzata genericamente a qualsiasi Amministrazione è recepita dall Ufficio Protocollo, il quale provvede a distribuire i documenti presso gli Uffici destinatari. Per la documentazione che dovesse giungere direttamente ai singoli Uffici (ad es. consegna a mano dei documenti, trasmissione a mezzo fax, invio per posta elettronica) le operazioni di acquisizione della corrispondenza potranno essere espletate anche dagli stessi uffici. La corrispondenza in entrata va protocollata (registrazione obbligatoria) di norma nel medesimo giorno lavorativo di ricezione. Il protocollo è schematicamente diviso nelle seguenti due operazioni, da svolgersi in immediata successione senza soluzione di continuità, per ciascun documento: 1. Registrazione di protocollo. Consiste nella memorizzazione, nel registro informatico, almeno di: - numero e data di registrazione di protocollo assegnati automaticamente dal sistema e non modificabili; - mittenti e destinatari; - oggetto del documento; - data e protocollo del documento ricevuto, se disponibile; - numero e sommaria descrizione degli eventuali allegati. 2. Segnatura di protocollo. Consiste nell apposizione o associazione al documento, in forma permanente e non modificabile, almeno di: - denominazione dell Ufficio (Direzione Regionale/O.I); - numero progressivo di protocollo; - data di protocollo. La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi: a) corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto", "concorso" o simili che evidenzino la partecipazione ad una gara; b) corrispondenza indirizzata nominativamente a Amministratori o dipendenti, oppure riportante l'indicazione "riservata", "personale", "confidenziale" o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata. 2.2 Procedure per la formazione e l inoltro dei documenti Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla produzione e alla gestione del documento in uscita, la protocollazione viene effettuata dagli uffici preposti. Nello spazio riservato all oggetto ogni documento in uscita deve indicare l argomento di che trattasi e il riferimento identificativo della specifica pratica cui si riferisce. Le firme necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento in uscita vanno apposte prima della sua protocollazione. La confezione (busta, plico o simili) del documento in uscita deve riportare l indicazione dell'ufficio del responsabile del procedimento amministrativo Nel caso di molteplici soggetti in indirizzo è consentito dare un unico numero di protocollo a più documenti identici in uscita. 14

15 2.3 Procedure relative alla conservazione dei documenti I soggetti incaricati dell archiviazione dei documenti sono indicati per ogni attività nelle relative Piste di controllo, alla sezione Dettaglio attività di controllo, cartella Dettaglio controlli, colonna Archiviazione documenti. Per archivio si intende un complesso ordinato e sistematico di atti e documenti prodotti e/o acquisiti da una amministrazione, durante lo svolgimento della propria attività. Tali documenti vengono raccolti in fascicoli, essi sono composti da tutti gli atti concernenti il progetto (dall individuazione e selezione dei Beneficiari Finali alla rendicontazione finale). Il fascicolo deve indicare il titolo del progetto, il codice di monitoraggio e il CUP. Sarà cura del RGA e del RGA/O.I. comunicare al Beneficiario Finale o al soggetto destinatario i riferimenti per una corretta individuazione del fascicolo di progetto. La documentazione contenuta all interno del fascicolo deve essere debitamente aggiornata e resa disponibile, per estratto o copia, al personale e agli organismi autorizzati ai controlli. La conservazione dei documenti giustificativi delle operazioni ammesse a finanziamento deve protrarsi, conformemente alle previsioni di cui all art.88 del Reg. (CE) n.1083/2006, per un periodo minimo di tre anni successivi alla chiusura parziale o definitiva del programma. Capitolo 3 Gestione degli interventi 3.1 Responsabile Gestione Attività (Regione) e Referente operativo I RGA sono stati individuati nelle Schede attuative di attività (MAPO) quali direttori di Direzioni regionali competenti nell attuazione delle singole attività. Vengono individuati anche Referenti operativi quali dirigenti di aree all interno delle Direzioni regionali di competenza, questi hanno il compito di supportare i RGA nell attuazione. Il RGA ha il compito di individuare i Beneficiari delle operazioni (ad esempio tramite bando, tramite piani settoriali, master plan, ecc.), la cui valutazione viene effettuata secondo quanto previsto dalla Scheda attuativa di ogni singola attività e in conformità al Programma Operativo e alla normativa comunitaria e nazionale; a seguito dell individuazione dei soggetti beneficiari del finanziamento dell intervento viene data loro formale comunicazione dell ammissibilità dell operazione. Il RGA provvede alla pubblicazione, elettronica o in altra forma, dell elenco dei beneficiari ammessi a finanziamento, delle denominazioni delle operazioni e dell importo del finanziamento pubblico destinato alle operazioni, così quanto disposto dall articolo 6 e dal comma 2, lett. (d) dell art. 7 del Reg. (CE) n. 1828/2006. Il titolare del trattamento dei dati personali dei beneficiari, ai sensi del D.Lgs. n. 196/2003 è il RGA, i dati raccolti saranno trattati anche con strumenti informativi ed utilizzati nell ambito del procedimento nel rispetto degli obblighi di riservatezza. I dati identificativi del/dei responsabile/i del trattamento, designato/i ai sensi dell art. 29 del D.Lgs. n. 196/2003, sono riportati in un elenco costantemente aggiornato presso il RGA. Il beneficiario del finanziamento provvede all attuazione dell intervento secondo le norme vigenti (Regolamenti comunitari, D.Lgs 163/2006, DPR 196/2008, DPR 554/1999, DPR 207/2010, ecc.), predisponendo nel contempo tutta la documentazione di spesa in funzione dello stato di avanzamento dei costi sostenuti e inoltrando la richiesta dell erogazione del contributo (o saldo nel caso di conclusione dell intervento). La documentazione di cui sopra dovrà essere trasmessa, in copia conforme o in originale, con nota indirizzata al RGA di competenza. Il beneficiario ha inoltre l obbligo di dotare i singoli interventi 15

16 cofinanziati di apposito codice CUP (Codice Unico di Progetto), costituito da una stringa alfanumerica di 15 caratteri che contraddistingue l'operazione a partire dalla fase formale di assegnazione delle risorse sino alla sua conclusione, così come previsto dalla normativa nazionale di riferimento (Legge n. 144/99 e s.m.i). Il RGA è tenuto ad acquisire il codice CUP relativamente all'operazione finanziata, e di registrarlo sul sistema informatizzato di gestione e monitoraggio. Per le operazioni a regia regionale: Il RGA riceve la documentazione di spesa, provvede alla registrazione della stessa sul sistema informatizzato di gestione e monitoraggio ed effettua la verifica della documentazione inoltrata, anche avvalendosi del supporto dell Assistenza tecnica di Lazio Service, valuta la corrispondenza dell investimento realizzato rispetto al quadro economico approvato dalla competente struttura amministrativa e la presenza di tutti i documenti contabili probatori. Il RGA può richiedere al Beneficiario integrazioni nel caso ci siano carenze documentali negli atti trasmessi; qualora poi nella documentazione integrativa persista ancora una carenza formale, il RGA può segnalare l anomalia all UC per gli eventuali provvedimenti. La documentazione viene inoltrata all UC unitamente alle check-list e Piste di Controllo, contestualmente vengono trasmessi i dati relativi alla rendicontazione di spesa tramite il sistema informatizzato di gestione e monitoraggio per consentire l eventuale registrazione di irregolarità sul sistema stesso. Il RGA si riserva di predisporre il mandato di pagamento per il beneficiario, successivamente alla ricezione dell attestazione di spesa predisposta tramite check-list dall UC, con le modalità previste dalla DGR n. 969/2008 per le opere pubbliche o dall atto di impegno sottoscritto con il beneficiario. Per le operazioni a titolarità regionale: Il RGA riceve la documentazione giustificativa di spesa sostenuta dal beneficiario, in originale o in copia conforme, effettua la verifica della documentazione inoltrata, anche avvalendosi del supporto dell Assistenza tecnica di Lazio Service SpA, valuta la corrispondenza dell investimento realizzato rispetto al costo approvato dalla convenzione/contratto stipulati tra Regione Lazio e Beneficiario e la presenza di tutti i documenti contabili probatori. Il RGA può richiedere al Beneficiario integrazioni qualora ci siano carenze documentali negli atti trasmessi, qualora nonostante la documentazione integrativa persista una carenza formale, il RGA può segnalare il caso all UC per gli eventuali provvedimenti finanziari. La documentazione viene inoltrata all UC, il quale dopo le necessarie verifiche, comunica al RGA l importo ammissibile ed erogabile. Il RGA comunica al Beneficiario l importo ammesso a seguito della verifica documentale effettuata dall UC e predispone la richiesta di mandato di pagamento, trasmettendola presso la tesoreria regionale al fine dell erogazione dell importo dovuto. Il RGA inoltrerà una richiesta per acquisire copia del mandato di pagamento quietanzato. Il RGA trasmette all UC i giustificativi di spesa (es. fatture, relazioni, ecc) forniti dal beneficiario e la documentazione dei pagamenti effettuati a favore di quest ultimo, unitamente alle check-list e Piste di Controllo. Contestualmente vengono trasmessi all UC i dati relativi alla rendicontazione di spesa tramite il sistema informatizzato di gestione e monitoraggio. L UC dopo le verifiche documentali trasmette al RGA l attestazione di spesa predisposta tramite Check-list. Il RGA, ricevuta l attestazione di controllo di I livello, predispone la dichiarazione di spesa per l Attività, registrando le spese ammesse per operazioni che concorrono alla redazione di tale dichiarazione. Verifica che gli originali delle fatture e/o degli altri eventuali documenti giustificativi delle suddette spese siano stati annullati, provvedendo quindi alla trasmissione della dichiarazione di spesa al Responsabile del Coordinamento dei Controlli di I Livello (ASC). In materia di irregolarità il RGA svolge i seguenti compiti: - inserisce nel sistema informatizzato predisposto dall AdG le irregolarità sulle somme indebitamente pagate per operazioni cofinanziate sulla base delle comunicazioni ricevute dai Beneficiari finali e dagli Organismi Intermedi e delle eventuali rilevazioni effettuate nell ambito dell ordinaria attività di controllo di I livello sull attività di propria competenza; - avvia le procedure per il recupero del contributo comunitario; - invia tempestivamente le schede dei recuperi e dei ritiri debitamente compilati così come previsto nel Manuale di gestione delle irregolarità e dei recuperi, approvato con Determinazione n. B6561 del 17 agosto

17 3.2 Responsabile Gestione Attività (O.I.) e Referente operativo I RGA/OI (responsabili di gestione attività dell Organismo Intermedio) vengono individuati nelle Schede attuative di attività (MAPO) quali direttori di Direzioni Generali delle strutture delegate alla gestione e attuazione delle attività. Vengono individuati anche Referenti operativi con il compito di supportare i RGA nell attuazione. Il RGA/OI ha il compito di individuare i Beneficiari delle operazioni (ad esempio tramite bando, procedura valutativa a sportello, procedura negoziale, ecc.), la cui valutazione viene effettuata secondo quanto previsto dalla Scheda attuativa di ogni singola attività, in conformità al Programma Operativo e alla normativa comunitaria e nazionale; a seguito dell individuazione dei soggetti beneficiari del finanziamento dell intervento viene data loro formale comunicazione riguardo l ammissibilità dell operazione. Il RGA/OI provvede alla pubblicazione, elettronica o in altra forma, dell elenco dei beneficiari ammessi a finanziamento, delle denominazioni delle operazioni e dell importo del finanziamento pubblico destinato alle operazioni, così quanto disposto dall articolo 6 e dal comma 2, lett. (d) dell art. 7 del Reg. (CE) n. 1828/2006. Il titolare del trattamento dei dati personali dei beneficiari, ai sensi del D.Lgs. n. 196/2003 è l Organismo Intermedio, i dati raccolti saranno trattati anche con strumenti informativi ed utilizzati nell ambito del procedimento nel rispetto degli obblighi di riservatezza.. I dati identificativi del/dei responsabile/i del trattamento, designato/i ai sensi dell art. 29 del Dlgs n. 196/2003, sono riportati in un elenco costantemente aggiornato presso il RGA/O.I.. Il destinatario dell operazione predispone tutta la documentazione di spesa, sulla base di una modulistica predefinita ed in funzione dello stato di avanzamento della spesa sostenuta e inoltrano la richiesta dell erogazione del contributo (acconto o saldo nel caso di conclusione dell intervento). Il RGA/OI riceve la documentazione di spesa, effettua la verifica della documentazione inoltrata, valuta la corrispondenza dell investimento realizzato rispetto al costo approvato dalla competente struttura amministrativa e la presenza di tutti i documenti contabili probatori. Gli esiti della valutazione sono inoltrati all UC/OI per le necessarie verifiche previste. L Ufficio di controllo riceve la documentazione di spesa prevalidata dal responsabile di gestione dell OI, effettua tutti i controlli necessari sul piano documentale e, se del caso, le verifiche in loco. L UC al termine delle attività di controllo, comunica gli esiti al RGA/OI, trasmettendogli il quadro relativo alla spesa ammissibile e autorizzando il corrispondente pagamento. Il RGA/OI predispone la richiesta di pagamento per il destinatario dell intervento, con le modalità previste dall atto di impegno stipulato con il beneficiario, e richiede alla propria tesoreria di accreditare l importo dovuto. La tesoreria del RGA/OI comunica l avvenuto pagamento al beneficiario e trasmette copia della contabile bancaria al RGA/OI, il quale registra il dato sul sistema informatizzato di gestione e monitoraggio. Il RGA trasmette all UC la documentazione dei pagamenti effettuati a favore del beneficiario, unitamente alle check-list e Piste di Controllo. Contestualmente vengono trasmessi all UC i dati relativi alla rendicontazione di spesa tramite il sistema informatizzato di gestione e monitoraggio. L UC/OI perfezionate le verifiche e i controlli di propria competenza, trasmette la propria validazione (c.d. validazione di controllo di I livello) al RGA/OI, che elabora la dichiarazione di spesa da trasmettere al RGA regionale, e per conoscenza al Responsabile del Coordinamento Controlli di I livello (ASC). Sulla base dei pagamenti effettuati per l operazione o gruppo di operazioni, il RGA/OI prima di trasmettere la dichiarazione di spesa per l Attività verifica che gli originali delle fatture e/o degli altri eventuali documenti giustificativi delle spese siano stati regolarmente annullati; e quindi invia la stessa dichiarazione al RGA regionale per i successivi adempimenti di competenza, ovvero sulla base della fase di attuazione raggiunta e/o del livello di spesa rendicontato dall Attività, il RGA predispone il mandato di pagamento della Regione Lazio per il trasferimento delle risorse all OI. Gli Organismi intermedi provvedono ad inviare al RGA le comunicazione delle irregolarità come previsto nel Manuale di gestione delle irregolarità e dei recuperi, approvato con Determinazione n. B6561 del 17 agosto

18 3.3 Compilazione Piste di Controllo e Check-list Per rendere più agevole l'attività di controllo è previsto l'uso di supporti che permettano di razionalizzare e pianificare l'attività da svolgere nonché di verificare che tutti gli adempimenti previsti siano stati eseguiti. I principali strumenti di supporto all'attività di controllo sono: le piste di controllo, le check-list e i verbali di sopralluogo Le piste di controllo La pista di controllo è uno strumento organizzativo finalizzato a pianificare e gestire le attività di controllo nell ambito del sistema di gestione del POR, rappresenta i processi gestionali tramite diagrammi di flusso seguendo ogni singola fase dell operazione (dalla selezione alla certificazione di spesa) ed esplicitando il soggetto attuatore del controllo. Ai fini dell'art. 60, lettera f) del Reg. (CE) 1083/2006, il RGA e RGA/OI è tenuto alla predisposizione e aggiornamento della pista di controllo per le operazioni di propria competenza. La pista di controllo rappresenta lo strumento principe per il conseguimento di due obiettivi: rappresentare correttamente il flusso delle procedure di gestione di una operazione; rappresentare i punti di controllo corrispondenti ad alcune attività di gestione e supportare la verifica della corretta esecuzione dei controlli previsti. In quanto rappresentazione di un macro-processo gestionale e, al suo interno, di processi e attività necessari al completamento di un'operazione, le piste di controllo si conformano alle caratteristiche del macroprocesso. La pista di controllo è composta da quattro sezioni: sezione anagrafica; sezione processi; sezione dettaglio attività di controllo; sezione dossier di operazione. La sezione delle quattro che richiede una maggiore compilazione da parte del RGA è la sezione dossier di operazione, essa riporta le informazioni richieste, a livello di operazione, dall'art. 15 del Regolamento 1828/2006. In particolare contiene le seguenti schede: Parte anagrafica, deve essere compilata con i dati che identifichino l operazione sia relativamente al macro-processo a cui appartiene sia relativamente all importo ammesso al finanziamento; Parte finanziaria, deve essere compilata sulla base della documentazione ricevuta relativa alle spese sostenute dal beneficiario, sulla base dei dati forniti da altri soggetti (in primis dall'autorità di Certificazione, per quanto concerne gli importi inseriti nella Dichiarazione certificata delle spese, dall'ufficio Controlli primo livello, dall'autorità di Audit) e/o sulla base dei dati risultanti dal sistema informativo di cui all'allegato III del Reg. (CE) n. 1828/2006 Parte selezione, cui va allegata documentazione relativa alla selezione dell operazione (es. Atto di adozione della Lista progetti, graduatoria, ecc) Parte tecnico-amministrativa, cui va allegata documentazione tecnica e amministrativa relativa all attuazione dell operazione (es. quadro tecnico economico, perizia di variante, ecc), check-list debitamente compilata, eventuali rapporti di Audit o controllo e di monitoraggio. Si fa presente che la maggior parte degli elementi citati sarà acquisita attraverso apposita stampa dal sistema informatizzato di gestione e monitoraggio del programma, quando l'operatività del sistema medesimo sarà a regime. La Pista di controllo opportunamente compilata e corredata dalle suddette schede, deve essere trasmessa all UC per gli adempimenti di propria competenza. Pertanto la pista di controllo rappresenta uno strumento dinamico che dovrà essere aggiornato ogni qualvolta avvenga una modifica significativa al contesto di riferimento (modifica delle Modalità Attuative del Programma Operativo, modifica delle procedure o dell organizzazione dei controlli). 18

19 Le versioni delle piste di controllo precedenti all aggiornamento devono, comunque, essere conservate e rese disponibili in caso di controlli Le check-list di controllo Le check-list sono state elaborate dall AdG per macro-processi (opere pubbliche, acquisizione di beni e servizi, erogazione di finanziamenti e servizi a singoli beneficiari), si tratta sostanzialmente di strumenti atti a consentire un controllo puntuale delle attività. Si segnala che le sezioni I II III Attestazione della checklist per le attività II.2, II.3, II.4 e III.3, andranno compilate per ogni aggiudicazione presente nel progetto. A titolo esemplificativo si riporta un possibile diagramma per il macro-processo opere pubbliche: Realizzazione opera pubblica Aggiudicazione n. 1 (es. progettazione) Aggiudicazione n. 2 (es. rilievi) Aggiudicazione n. 3 (es. espropri) Aggiudicazione n. 4 (es. lavori) Aggiudicazione n. Compilazione check-list Compilazione check-list Compilazione check-list Compilazione check-list Compilazione check-list Compilazione Pista di Controllo La check-list dei controlli amministrativi su base documentale si compone delle seguenti sezioni: Scheda anagrafica: in tale sezione vanno riportati i dati identificativi dell'operazione oggetto di controllo (Attività di riferimento, descrizione del progetto, tipologia di macro-processo, data e luogo delle verifiche, codice di monitoraggio, CUP, ecc.), essa deve essere sottoscritta dal RGA, il quale valida quanto asserito dal Referente Operativo nelle singole attestazioni. Tale sezione riporta inoltre un riepilogo finanziario-contabile dell operazione (costo ammesso, contributo concesso, eventuale costo rideterminato, eventuale revoca, quote di finanziamento, ecc) e un riepilogo dell attestazione di spesa; in quest ultimo il RGA dovrà indicare quanto dichiarato dal beneficiario avvalendosi dello schema elenco spese documentate, ove è riportato il dettaglio delle fatture e dei relativi pagamenti eseguiti dal medesimo. Rapporto di controllo: in tale sezione della check-list il Referente Operativo deve inserire le seguenti parti: l importo approvato del progetto, dettagliando il costo ammesso e il contributo concesso, suddividendo quest ultimo tra quota FESR, Stato, Regione ed eventuali altre quote a carico del beneficiario. l importo relativo alle spese attestate dal beneficiario, specificando l eventuale spesa precedentemente attestata dall UC e la nuova attestazione di spesa rendicontata dal beneficiario, a tal fine è stato predisposto il foglio elenco spese documentate. check list I-II-III attestazione RGA e RGA/O.I.: tali sezioni contengono tutte le attività di controllo previste durante la fase di selezione delle operazioni e durante il processo di attuazione fisica e finanziaria. Può essere 19

20 compilata dal Referente Operativo. In particolare andranno compilate le seguenti colonne: Nel dettaglio: Documenti oggetto del controllo: in tale colonna andranno riportati gli estremi dei documenti oggetto di verifica. Si fa presente che all interno della sezione vengono indicati a titolo esemplificativo le tipologie di documenti che ricorrono con più frequenza. Autocontrollo/esecutore del controllo. Vanno indicati il referente operativo, la data di esecuzione del controllo, la funzione svolta, il nome e cognome, la firma di chi ha eseguito i controlli Check-list I attestazione RGA e RGA/O.I.: tale sezione contiene la descrizione delle attività di controllo relative alla fase di selezione delle operazioni, nella quale vengono forniti gli estremi dei documenti attestanti la regolare selezione del progetto (es. procedura adottata, pubblicazione e comunicazione, valutazione, ecc.), la coerenza dell intervento con le finalità del programma (es. POR, MAPO, Lista progetti predisposta dal RGA, ecc.) e la corretta imputazione delle risorse impegnate (es. Determinazione/atto di impegno, nomina del Responsabile del Procedimento amministrativo, ecc.). Nelle check-list di competenza degli OI, tale sezione è relativa all erogazione dell anticipo al beneficiario. Check-list II attestazione (intermedia) RGA e RGA/O.I.: tale sezione deve essere compilata ogni qualvolta il beneficiario presenti una rendicontazione di spesa; contiene soprattutto la descrizione delle attività di attuazione fisica e finanziaria dell intervento. In essa dovranno essere citati tutti i documenti contabili (es. fatture, mandati di pagamento, ordini di bonifici, quietanze liberatorie, ecc) necessari al fine della validazione della spesa da parte dell UC e gli atti amministrativi di eventuale variazione del progetto. Nelle check-list di competenza degli OI, tale sezione è relativa all erogazione dell acconto al beneficiario. Check-list III attestazione (finale) RGA e RGA/O.I.: tale sezione riguarda la rendicontazione finale e la conclusione dell intervento (es. certificato regolare esecuzione, collaudo, stato finale, ecc.). Nelle check-list di competenza degli OI, tale sezione è relativa all erogazione del saldo al beneficiario. 3.4 Beneficiari I soggetti che possono accedere ai cofinanziamenti si distinguono sostanzialmente in due macro-categorie: Soggetti privati, come Imprese, singole e associate; organismi di ricerca e loro aggregazioni; reti di imprese e reti tra imprese ed università, istituti di istruzione post-secondaria di tutti i tipi, autorità regionali, centri di ricerca e poli scientifici e tecnologici costituite anche in forma consortile, ATI, ATS; Soggetti pubblici, come Regione Lazio, Agenzie regionali, Società in house, Enti locali territoriali, Consorzi. Di norma, i beneficiari finali, sono gli organismi o le imprese pubbliche o private responsabili dell'attuazione dell'operazione specifica. Nel caso dei regimi di aiuti di Stato o di organismi designati dagli Stati membri, i beneficiari finali sono gli organismi che concedono tali aiuti ai destinatari ultimi Richiesta di finanziamento L accesso a qualsiasi forma di cofinanziamento da parte dei soggetti, determinati dai singoli bandi, presuppone la compilazione di uno specifico modulo di domanda predisposto dal RGA, ove andranno riportati i seguenti dati: dati relativi al richiedente: per i soggetti privati: dati anagrafici, dati fiscali, dichiarazione in merito alla dimensione di impresa, alla composizione del capitale e della compagine sociale, DURC, documentazione dimostrativa in caso di raggruppamenti di impresa a qualsiasi titolo organizzati, descrizione dell'attività esercitata, dati di iscrizione a pubblici registri, indicazione del responsabile di progetto e relativi riferimenti; per i soggetti pubblici: dati anagrafici, dati fiscali, indicazione dell'ufficio proponente l operazione e riferimenti del dirigente dell'ufficio e del referente di progetto. 20