CAPITOLATO TECNICO DI APPALTO 1/21. Per accettazione Il legale rappresentante (timbro e firma):

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1 SERVIZI INTEGRATI PER LA GESTIONE E MANUTENZIONE DEGLI AUSILI ELETTRICI E NON DI CUI AL D.M.332/99 E DELLE APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI IN DOTAZIONE PRESSO I PAZIENTI DOMICILIARI E PRESENTI AL SERVIZIO AUSILI DELL AZIENDA U.S.L. DELLA REGIONE VALLE D AOSTA. CAPITOLATO TECNICO DI APPALTO 1/21

2 Art. 1 PREMESSA... 3 Art. 2 OGGETTO, SCOPO ED OBIETTIVI... 3 Art. 3 SERVIZI SERVIZI A CANONE SERVIZI EXTRA CANONE... 4 Art. 4 AUSILI E APPARECCHIATURE OGGETTO DELL APPALTO Fasce sottoposte a servizi omogenei... 4 Art. 5 FASE DI AVVIAMENTO DEL SERVIZIO... 5 Art. 6 MODALITA DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO Sede operativa, mezzi e dotazione strumentale Centro Ricezione Chiamate Direttore Tecnico di Commessa Struttura organizzativa e requisiti del personale impiegato nel servizio Orario di servizio Rapporto di lavoro Libro Macchina Relazioni periodiche Art. 7 DESCRIZIONE DEI SERVIZI Manutenzione Preventiva e Correttiva Manutenzione Preventiva Programmata (MP) Manutenzione Correttiva (MC) Tempo di intervento Tempo di risoluzione del guasto Ausili ed Apparecchiature temporaneamente sostitutive Interventi di riparazione di eccessiva onerosità rispetto al valore dell ausilio o dell apparecchiatura Ausili ed Apparecchiature non riparabili Manutenzione straordinaria Verifiche periodiche di sicurezza Interventi di rimozione delle non conformità Dismissione - Fuori Uso ART. 8 DESCRIZIONE DEI SERVIZI DI GESTIONE E SUPPORTO Sistema Informatizzato di gestione degli ausili e delle Apparecchiature Gestione dei dati tecnici ed Inventariali delle apparecchiature biomediche Supervisione e controllo delle attività delle ditte esterne Prestazioni aggiuntive Art. 9 GRADO DI SODDISFAZIONE DEL CLIENTE E MIGLIORAMENTO CONTINUO Art. 10 SANZIONI A CARICO DELL IMPRESA APPALTATRICE Penali Penali Fase Avviamento Penali Servizi a regime Recesso e risoluzione del contratto Art NORME DI RINVIO /21

3 Art. 1 PREMESSA Il presente Capitolato definisce l ambito tecnico dei servizi richiesti dall Azienda USL della Regione Valle d Aosta (in seguito denominata AUSL) per la gestione e manutenzione degli ausili (elettrificati e non) e delle apparecchiature elettromedicali in dotazione agli assistiti domiciliari del territorio della Regione Autonoma Valle d Aosta e quelli presenti presso il servizio degli ausili dell AUSL. Ove non sia diversamente indicato all interno del presente documento, le ore si intendono ore lavorative mentre i giorni si intendono giorni solari consecutivi. Art. 2 OGGETTO, SCOPO ED OBIETTIVI L'appalto ha per oggetto l'erogazione dei Servizi di manutenzione FULL RISK e gestione (di seguito indicati come Servizi Integrati ) degli ausili elettrificati e non (di seguito denominati Ausili) e delle apparecchiature elettromedicali (di seguito denominate Apparecchiature) in dotazione presso il domicilio degli assistiti e/o presso le Microcomunità e/o presso una delle RSA nelle quali gli assistiti sono ricoverati, e/o quelli ubicati presso il servizio del servizio ausili dell AUSL. Di conseguenza il servizio in oggetto dovrà essere espletato dall Aggiudicatario presso il domicilio degli assistiti nell ambito territoriale della Regione Autonoma Valle d Aosta, che hanno in dotazione ed in uso gli stessi, e/o presso le Microcomunità e/o presso una delle RSA nelle quali gli assistiti sono ricoverati, e/o presso il servizio ausili dell AUSL. Quindi il domicilio degli assistiti che hanno in uso gli Ausili e/o le Apparecchiature può essere indistintamente l abitazione privata oppure una delle Microcomunità per anziani oppure una delle RSA presenti nel territorio della regione Autonoma Valle d Aosta. L appalto ha come scopo quello di garantire la corretta ed appropriata manutenzione e gestione tecnica degli ausili e delle apparecchiature, al fine di garantirne un uso sicuro, appropriato ed affidabile. Gli obiettivi che l AUSL si propone di raggiungere istituendo l appalto possono essere così identificati: 1. Garantire la sicurezza del parco macchine mediante appropriate attività programmate di verifica e di controllo; 2. Garantire la corretta funzionalità degli ausili e delle apparecchiature mediante una valida politica di manutenzione preventiva e la gestione dell attività di manutenzione correttiva, nonché il sistematico controllo funzionale e metrologico, ove questo sia previsto dalle normative vigenti, mediante l utilizzo di parti di ricambio certificati secondo le normative vigenti e originali; 3. Garantire un elevato grado di affidabilità, igienicità, sanificazione e disponibilità degli ausili e delle apparecchiature secondo le normative vigenti; 4. Garantire la rispondenza alle prescrizioni relative la gestione degli ausili e delle apparecchiature necessarie al mantenimento dell accreditamento e delle certificazioni di qualità; 5. Garantire un flusso continuo, efficace, efficiente ed aggiornato dei dati onde consentire la gestione del parco macchine e la predisposizione dei piani di dismissione/rinnovo dello stesso. Art. 3 SERVIZI SERVIZI A CANONE I servizi previsti a canone dal presente capitolato sono: a) manutenzione preventiva; b) manutenzione correttiva, compreso il ritiro, l igienizzazione, la sanificazione, l imballaggio e la riconsegna degli ausili e/o delle apparecchiature; 3/21

4 c) verifiche di sicurezza (periodiche e straordinarie) con individuazione degli interventi di adeguamento normativo; d) rimozione delle non conformità a seguito di verifiche di sicurezza e) servizi di gestione e supporto inerenti la gestione integrata del parco ausili ed apparecchiature, rappresentati da: 1 gestione informatizzata del servizio; 2 gestione ed aggiornamento dei dati inventariali riferiti agli ausili ed alle apparecchiature; f) consulenza tecnica, alle strutture aziendali, per la predisposizione dei programmi di dismissione/acquisto; L AUSL si riserva inoltre la facoltà di escludere dall appalto i servizi di cui alle lettere a), b) del presente articolo per le apparecchiature di nuova acquisizione, per le quali, previa garanzia, intenda stipulare contratti con le Ditte fornitrici o delegate all assistenza tecnica autorizzata, fermo restando che anche per tali apparecchiature l Impresa appaltatrice dovrà comunque garantire l effettuazione delle prestazioni specificate ai punti c), d), e) del presente articolo. Le attività oggetto dell'appalto costituiscono un servizio unico e pertanto saranno escluse le offerte che non contemplino l intero servizio SERVIZI EXTRA CANONE Sono esclusi dal canone i seguenti servizi: a) manutenzione straordinaria b) esecuzione di interventi e fornitura di materiali per il ripristino di apparecchiature oggetto di guasti determinati da eventi accidentali o utilizzo improprio dell apparecchiatura; c) interventi di adeguamento a prescrizioni specifiche rese obbligatorie da normative di nuova emanazione. Art. 4 AUSILI E APPARECCHIATURE OGGETTO DELL APPALTO Gli ausili e le apparecchiature oggetto dell Appalto sono quelli in dotazione ai pazienti domiciliari del territorio della Regione Autonoma Valle d Aosta e quelli presenti presso il servizio degli ausili dell AUSL. L elenco degli ausili ed apparecchiature in dotazione presso i pazienti domiciliari, aggiornato al , è riportato nel documento denominato ALL_ELENCO_AUSILI; le quantità in esso contenute sono indicative e possono essere variate nel frattempo, senza che ciò sia vincolante per l AUSL Fasce sottoposte a servizi omogenei Dal punto di vista della copertura contrattuale richiesta le apparecchiature vengono suddivise nelle seguenti Fasce sottoposte a servizi omogenei : Fascia 1 Apparecchiature di proprietà dell AUSL, per le quali l Impresa appaltatrice dovrà garantire l effettuazione di tutte le prestazioni previste al precedente Art. 3.1 (fatto salvo quanto previsto all Art. 3.2); Fascia 2 Apparecchiature non di proprietà dell AUSL quali leasing, noleggio/locazione finanziaria, comodato d uso, che non sono oggetto di alcuna copertura manutentiva, per le quali l Impresa appaltatrice dovrà altrettanto garantire l effettuazione di tutte le prestazioni previste al precedente Art. 3.1 (fatto salvo quanto previsto all Art.3.2); Fascia 3 Apparecchiature non di proprietà dell AUSL, quali leasing operativo, noleggio/locazione 4/21

5 operativa, comodato d uso, service, che prevedono al loro interno la copertura manutentiva e apparecchiature di proprietà con servizi manutentivi affidati a terzi e per le quali l Impresa appaltatrice dovrà garantire le sole prestazioni previste ai punti c), d), e)del precedente Art (fatto salvo quanto previsto all Art. 3.2); Fascia 4 Apparecchiature in garanzia per le quali l Impresa appaltatrice dovrà garantire le sole prestazioni previste ai punti c), d), e) del precedente Art. 3.1 (fatto salvo quanto previsto all Art. 3.2); L Impresa appaltatrice è tenuta ad effettuare, nella fase di avviamento, un riscontro completo di tutti gli ausili e di tutte le apparecchiature oggetto dell Appalto. L elenco degli ausili e delle apparecchiature così aggiornato costituirà pertanto il riferimento per i successivi adeguamenti, da effettuarsi in base alle variazioni di consistenza dei prezzi contrattuali secondo le modalità previste nel disciplinare di gara. Art. 5 FASE DI AVVIAMENTO DEL SERVIZIO L Impresa appaltatrice dovrà provvedere tutto quanto necessario al fine di rendere operative e portare a regime tutte le attività previste nel presente Capitolato entro 60 giorni solari successivi alla data di sottoscrizione del contratto dell appalto. Questo lasso di tempo costituirà la fase di avviamento del servizio. Durante questa fase dovranno essere completati i seguenti adempimenti: - attivazione della sede operativa entro la fine della fase di avviamento, pena l applicazione delle sanzioni previste dall Art. 10. Trascorsi senza successo 90 (novanta) giorni sarà facoltà dell AUSL procedere alla risoluzione del contratto secondo le modalità previste dall Art. 10; - attivazione centro ricezione chiamate entro 15 giorni dall inizio della fase di avviamento, superati i quali sarà facoltà dell'ausl procedere alla risoluzione del contratto secondo le modalità previste dall Art assegnazione del direttore tecnico di commessa entro 15 giorni dall inizio della fase di avviamento, superati i quali sarà facoltà dell'ausl procedere alla risoluzione del contratto secondo le modalità previste dall Art. 10; - assegnazione del personale per l espletamento dei servizi oggetto dell appalto a partire dal primo giorno della fase di avviamento; nel caso questo non si verificasse sarà facoltà dell'ausl procedere alla risoluzione del contratto secondo le modalità previste dall Art. 10; - attivazione sistema informatizzato di gestione degli ausili e delle apparecchiature entro la fine della fase di avviamento, pena l applicazione delle sanzioni previste dall Art. 10. Trascorsi senza successo 90 (novanta) giorni sarà facoltà dell AUSL procedere alla risoluzione del contratto secondo le modalità previste dall Art. 10; - rilevazione ed inserimento dei dati relativi agli ausili ed alle apparecchiature nel sistema informatizzato (inventario)entro la fine della fase di avviamento, pena l applicazione delle sanzioni previste dall Art. 10. Trascorsi senza successo 90 (novanta) giorni sarà facoltà dell AUSL procedere alla risoluzione del contratto secondo le modalità previste dall Art. 10; - manutenzione preventiva, verifiche di sicurezza: Redazione calendari degli interventi entro la fine della fase di avviamento; nel caso in cui anche uno solo dei calendari non sia stato redatto, saranno applicate ad ogni inadempienza le sanzioni previste dall Art. 10. Trascorsi senza successo 90 (novanta) giorni sarà facoltà dell AUSL procedere alla risoluzione 5/21

6 del contratto secondo le modalità previste dall Art. 10; - attivazione servizio manutenzione correttiva a partire dal primo giorno della fase di avviamento, pena la risoluzione del contratto secondo le modalità previste dall Art. 10; In questa fase l Impresa appaltatrice dovrà inoltre comunicare ogni informazione necessaria allo svolgimento del servizio e rendersi disponibile a partecipare ad incontri di informazione sull organizzazione del servizio e sulle procedure utilizzate. Al termine della Fase di Avviamento del Servizio l AUSL verificherà l effettiva realizzazione delle attività sopra riportate; l esito di tale verifica sarà formalizzato in un apposito Verbale di Avvio del Servizio. Art. 6 MODALITA DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO L Impresa appaltatrice dovrà garantire l esecuzione dei servizi presso il domicilio degli assistiti e tutte le strutture indicate dall AUSL, assicurando l impiego di personale adeguato e dei mezzi tecnici atti a garantire l esecuzione delle prestazioni a perfetta regola d arte; dovrà garantire il tempestivo trasferimento del personale, con mezzi propri adeguati, oltre all eventuale trasporto degli ausili e delle apparecchiature o altro materiale, laddove le esigenze del servizio lo richiedano. Al fine di allinearsi con disposizioni normative sulla documentazione amministrativa, l AUSL ha adottato un regolamento avente come obiettivo la progressiva eliminazione della circolazione dei documenti su supporto cartaceo a favore dei supporti elettronici (paperless). In tale contesto, l Impresa appaltatrice dovrà predisporre un sistema di gestione delle attività oggetto dell appalto che privilegi l uso di modulistica e flussi documentali in formato elettronico (paperless). 6.1 Sede operativa, mezzi e dotazione strumentale. L Impresa Appaltatrice dovrà impegnarsi, in caso di aggiudicazione dell appalto a costituire, entro il raggio di 60 km dal comune di Aosta e per tutta la durata dell Appalto, una o più sedi operative dotate di ambienti idonei per l espletamento delle attività inerenti i servizi oggetto dell appalto, per il deposito delle attrezzature, per le attività lavorative e per il ricovero dei materiali, tali da poter garantire la presenza stabile del proprio personale destinato allo svolgimento dei servizi richiesti. L indirizzo e la volumetria relative alla sede già esistente o prevista dall Appaltatore dovranno essere dichiarate già in sede di Offerta Tecnica, a pena di esclusione. L Impresa appaltatrice dovrà provvedere a sue spese, con oneri compresi nel canone, a dotare la sede operativa delle attrezzature e dei materiali necessari per l espletamento dei servizi oggetto dell appalto compresa l igienizzazione, la sanificazione e l imballaggio degli ausili sottoposti a processo di manutenzione. Dovrà inoltre installare, sempre a sue spese, almeno un collegamento per posta elettronica, un apparecchio telefonico ed un fax. Dovrà inoltre dotare, sempre a sue spese, di telefono cellulare sia il referente tecnico che il personale tecnico coinvolto nell Appalto. Per l espletamento delle attività di ritiro, consegna, riparazione e manutenzione degli ausili e delle apparecchiature presso il domicilio degli assistiti l impresa appaltatrice dovrà dotarsi di idonei ed adeguati mezzi di trasporto i quali dovranno essere rigorosamente anonimi e non identificabili da nessuna scritta esterna o interna. La mancata dotazione di quanto summenzionato sarà causa di applicazione delle sanzioni previste dall Art. 10. La sede operativa dovrà essere pienamente attiva entro la conclusione della fase di avviamento del servizio e dovrà garantire l operatività per l intero orario di servizio specificato al successivo 6/21

7 punto. 6.2 Centro Ricezione Chiamate L Impresa appaltatrice dovrà predisporre un idoneo Centro di Ricezione delle Chiamate per la gestione di tutte le richieste di intervento. L Impresa appaltatrice pertanto dovrà, con oneri a proprio carico, dotare il centro ricezione chiamate di strumenti idonei per l espletamento di tale attività. In particolare l Impresa appaltatrice dovrà attivare una o più linee telefoniche e una linea fax presidiandole durante l orario di attivazione del servizio. Oltre tale orario sarà attiva una segreteria telefonica o sistemi analoghi. Le richieste di intervento potranno pervenire nelle seguenti modalità: - via fax, - via telefono Nel caso di motivata urgenza potranno essere consentite delle richieste anticipate telefonicamente, per le quali l Impresa appaltatrice provvederà a riscontrarne la fondatezza e il grado di urgenza. Tutte le richieste di intervento dovranno essere archiviate e registrate su supporto informatico nel più breve tempo possibile e comunque entro le 24 ore successive. 6.3 Direttore Tecnico di Commessa L Impresa appaltatrice dovrà indicare nome, qualifica e recapito del proprio Responsabile che avrà funzioni di Direzione Tecnica di Commessa e che dovrà curare le funzioni di collegamento con l AUSL. In caso di proprio impedimento, il Responsabile della Direzione Tecnica potrà temporaneamente delegare, per i compiti anzidetti, un altro dipendente dell impresa stessa, previa autorizzazione da parte dell AUSL. 6.4 Struttura organizzativa e requisiti del personale impiegato nel servizio. L Impresa appaltatrice per l espletamento dei servizi oggetto dell appalto dovrà garantire la messa a disposizione di personale tecnico qualificato in quantità adeguata al corretto rispetto delle prescrizioni contrattuali. Tutti gli interventi riferiti ai servizi oggetto del presente appalto dovranno essere eseguiti da personale qualificato ed opportunamente addestrato anche in merito alle problematiche inerenti la salute e la sicurezza nei luoghi di lavoro. Il suddetto personale dovrà risultare in numero sufficiente al compito di volta in volta assegnato e tale da rispettare tutte le prescrizioni tecniche previste all interno del presente Capitolato e dell offerta presentata dall Impresa appaltatrice. Il personale che l impresa appaltatrice metterà a disposizione per l espletamento del servizio deve essere esclusivamente dedicato all AUSL ed essere presente durante l orario normale di servizio per 52 settimane annuali, pena l applicazione delle sanzioni previste dall Art. 10. L Impresa appaltatrice dovrà mettere a disposizione personale aggiuntivo per far fronte ad eventuali situazioni di emergenza, con esperienza pari al personale normalmente dedicato al servizio. Dovranno essere evidenziate, nel rispetto dei profili minimi di seguito dettagliati, le caratteristiche professionali, l esperienza e la specializzazione di tutto il personale che si intende impiegare nel servizio. Tutto il personale dell Impresa appaltatrice dovrà essere munito di tesserino di riconoscimento e 7/21

8 dovrà documentare la propria presenza in servizio mediante l apposizione della firma su apposito registro di presenza o altro sistema equivalente. I requisiti minimi che il personale, impiegato dall Impresa appaltatrice dovrà possedere, pena risoluzione del contratto, sono i seguenti: Responsabile della direzione tecnica di commessa: - diploma di laurea quinquennale in una delle seguenti discipline: Ingegneria Clinica e Biomedica, Bioingegneria, Meccanica, Elettrica, Elettronica o equivalente, con esperienza di lavoro di almeno 2 anni in servizi di manutenzione in ambito medicale, svolta presso aziende pubbliche e/o private ed adeguatamente documentata con dettaglio delle mansioni svolte; oppure in alternativa: - diploma di laurea triennale in una delle seguenti discipline: Ingegneria Clinica e Biomedica, Bioingegneria, Meccanica, Elettrica, Elettronica o equivalente, con esperienza di lavoro di almeno 4 anni in servizi di manutenzione in ambito medicale, svolta presso aziende pubbliche e/o private ed adeguatamente documentata con dettaglio delle mansioni svolte; oppure in alternativa: diploma di Perito Industriale (o equipollente) in Elettrotecnica, Elettronica, Meccanica, Telecomunicazioni o equipollente, con esperienza di lavoro di almeno 7 anni in servizi di manutenzione in ambito medicale, svolta presso aziende pubbliche e/o private ed adeguatamente documentata con dettaglio delle mansioni svolte; Personale: tecnico - diploma di laurea di primo livello (corso di studio della durata di 3 anni) in Ingegneria con esperienza di lavoro di almeno 2 anni in servizi analoghi a quello oggetto dell appalto, svolta presso aziende pubbliche e/o private ed adeguatamente documentata con dettaglio delle mansioni svolte; diploma di Perito Industriale in Elettrotecnica, Elettronica, Meccanica, Telecomunicazioni o equipollente, con esperienza di lavoro di almeno 4 anni in servizi di manutenzione in ambito medicale svolta presso aziende pubbliche e/o private ed adeguatamente documentata con dettaglio delle mansioni svolte; Eventuali sostituzioni in corso d opera potranno essere effettuate utilizzando personale di pari qualifica ed esperienza rispetto a quanto proposto in offerta, pena risoluzione del contratto. 6.5 Orario di servizio L Impresa appaltatrice dovrà garantire l erogazione dei servizi e delle attività previste nel presente Capitolato con tutto il personale previsto in offerta secondo il normale orario di servizio appresso specificato Lunedì Venerdì dalle ore 8:00 alle ore 17:00 Sabato dalle ore 9:00 alle ore 13:00 con esclusione delle giornate festive. Il servizio dovrà essere erogato anche nei periodi di ferie, aspettative, infortuni e malattie, essendo l Impresa appaltatrice obbligata a sostituire il personale assente con personale avente gli stessi requisiti. In caso di mancato rispetto dell orario di servizio, saranno applicate le sanzioni previste dall Art. 10. Eventuali variazioni dell orario del servizio rispetto a quanto sopra indicato dovranno essere concordate con l AUSL. 6.6 Rapporto di lavoro Ogni singolo intervento tecnico effettuato sugli ausili o sulle apparecchiature dovrà essere 8/21

9 comprovato e documentato mediante l emissione di un rapporto di lavoro che dovrà essere controfirmato dal Tecnico che effettua l intervento, dall assistito o da un suo famigliare o tutore nel caso di impedimento. NOTA BENE: La firma dell assistito o del famigliare o tutore sul rapporto di lavoro non costituisce in alcun modo manleva delle responsabilità connesse all attività di manutenzione che sono e rimangono totalmente in carico al manutentore. Non dovranno essere compilati e non saranno considerati validi rapporti di lavoro cumulativi. Una copia del Rapporto di lavoro dovrà essere consegnata al paziente che ha in dotazione l ausilio o l apparecchiatura al momento della conclusione dell intervento, una copia dovrà essere allegata alle fatture consegnate all AUSL mentre l originale dovrà essere inserito nel Fascicolo Macchina di cui al paragrafo successivo. Nel caso in cui non vengano rispettate le modalità di redazione del Rapporto di lavoro indicate dal presente articolo, saranno applicate le sanzioni previste dall Art. 10. I dati e le informazioni contenute nel Rapporto di Lavoro dovranno essere inseriti in tempo reale, o comunque entro 24 ore, mediante l ausilio di adeguati dispositivi elettronici, dal personale dell Impresa appaltatrice nel sistema informatico gestionale. Il Rapporto di Lavoro dovrà contenere le informazioni di minima di seguito specificate. Nel caso di manutenzione preventiva e correttiva : Identificazione anagrafica dell ausilio o apparecchiatura: - N. Inventario - Tipologia - Ubicazione Data ed ora di inizio dell intervento; Tipologia dell intervento; Numero identificativo (ID number),data ed ora del ricevimento della richiesta di intervento (nel caso di manutenzione correttiva); Periodicità dell intervento svolto (nel caso di manutenzione preventiva); I riferimenti normativi applicabili (nel caso di manutenzione preventiva); Descrizione dell intervento con indicazione delle principali operazioni svolte; Ore di lavoro e luogo di esecuzione dell intervento per ciascun tecnico coinvolto; Materiali di ricambio sostituiti; Materiali di consumo e soggetti ad usura sostituiti; Data ed ora di fine intervento; Nominativo dei tecnici che hanno effettuato l intervento. Nel caso di verifiche di sicurezza : Identificazione anagrafica dell ausilio o apparecchiatura - N. Inventario - Tipologia - Ubicazione Data dell intervento; Tipologia di verifica (ordinaria o straordinaria); I riferimenti normativi applicabili; Indicazione dei risultati relativi all esame visivo e alle prove strumentali; Lo strumento di misura utilizzato per l esecuzione delle prove; L esito della verifica; 9/21

10 Le eventuali non conformità riscontrate; Nominativo dei tecnici che hanno effettuato l intervento. Se durante l esecuzione del contratto, a seguito di verifiche a campione eseguite dal referente dell AUSL o da un suo delegato, si rileverà che i Rapporti di Lavoro non contengono le informazioni di minima sopra indicate, saranno applicate le sanzioni previste dall Art Libro Macchina Ai fini della migliore gestione del parco per ciascun ausilio ed apparecchiatura viene costituito e mantenuto costantemente aggiornato il Libro Macchina. Data la tipologia e la dislocazione dei beni al domicilio degli assistiti, l AUSL ritiene preferibile dotare gli ausili e le apparecchiature di un Libro Macchina in formato ELETTRONICO. Ogni libro macchina dovrà contenere la documentazione sotto elencata : certificato di collaudo; dichiarazione di conformità alle Direttive CEE applicabili; dichiarazione di installazione a regola d arte, qualora prevista; manuale d uso; manuale tecnico; richieste di intervento; rapporti di lavoro; verbali di verifica di sicurezza verbale di dismissione. Con l affidamento dell appalto viene trasferita all Impresa appaltatrice la competenza sulla costituzione e la corretta tenuta dei Libri Macchina, dei quali dovrà provvedere all aggiornamento continuo ed in tempo reale. L Impresa appaltatrice dovrà inoltre provvedere all aggiornamento della base dati informatica con le informazioni contenute nei Libri Macchina. Nei casi in cui l impresa non rispetti le modalità di costituzione e tenuta dei Libri Macchina sopra indicate e non effettui gli aggiornamenti di cui sopra, saranno applicate le sanzioni previste dall Art Relazioni periodiche L Impresa appaltatrice, annualmente, dovrà fornire all AUSL una specifica relazione riassuntiva contenente : il riepilogo generale degli interventi svolti; le presenze del personale impiegato; il riepilogo degli interventi di manutenzione preventiva programmati ed eseguiti; il riepilogo degli interventi di verifica della sicurezza programmati ed eseguiti; il riepilogo delle dismissioni d uso operate nel periodo; specifiche indicazioni sullo stato generale del parco degli ausili e delle apparecchiature, fornendo indicazioni in merito alle proposte di dismissione ed alle priorità nell acquisizione di nuovi ausili e/o apparecchiature La suddetta relazione dovrà contenere tutti gli elementi documentali e di riscontro tali da consentire, all incaricato dell Amministrazione, la verifica del corretto rispetto ed applicazione degli obblighi contrattuali assunti. Tale relazione dovrà pervenire all AUSL, pena applicazione delle sanzioni come specificato al successivo Art. 10, entro il 31 gennaio dell anno successivo al periodo di riferimento. 10/21

11 Art. 7 DESCRIZIONE DEI SERVIZI 7.1 Manutenzione Preventiva e Correttiva Per tutti gli ausili e le apparecchiature oggetto dell Appalto il servizio di manutenzione dovrà svolgersi nel rispetto delle indicazioni contenute nei manuali d uso e/o nei manuali di manutenzione forniti dai costruttori. Nel caso di ausili ed apparecchiature per le quali non sia possibile reperire i manuali di cui sopra, l Impresa appaltatrice dovrà osservare per analogia le indicazioni fornite, per apparecchiature di identica classe, dai costruttori o da associazioni riconosciute a livello internazionale. Qualora l Impresa appaltatrice, per alcuni ausili ed apparecchiature, rilevi l impossibilità di individuare le modalità manutentive nel rispetto dei criteri di cui sopra, dovrà esplicitamente dichiararlo all atto della presentazione del piano di manutenzione, fornendo l elenco degli ausili ed apparecchiature interessate, per ciascuna delle quali dovranno essere evidenziate le problematiche riscontrate e le modalità di manutenzione che l Impresa appaltatrice intende comunque adottare Manutenzione Preventiva Programmata (MP) La manutenzione preventiva è la manutenzione eseguita ad intervalli predeterminati o in accordo a criteri prescritti e volta a ridurre la probabilità di guasto o la degradazione del funzionamento di una apparecchiatura. Gli interventi di manutenzione preventiva oggetto dell Appalto hanno quindi lo scopo di: - prevenire il verificarsi dei guasti connessi all utilizzo degli ausili e delle apparecchiature ed all usura delle parti componenti; - mantenere gli ausili e le apparecchiature in condizioni di corretto funzionamento; - garantire la qualità e l affidabilità delle prestazioni di ciascun ausilio ed apparecchiatura; - garantire il mantenimento delle condizioni e dei parametri di sicurezza operativa; - verificare la corretta installazione di ciascun ausilio ed apparecchiatura; - evidenziare particolari situazioni di obsolescenza e degrado delle prestazioni. Entro 90 giorni naturali consecutivi a partire dalla data di attivazione del servizio, ed entro il giorno 15 del mese di Gennaio di ciascun anno successivo, l Impresa appaltatrice dovrà redigere/aggiornare il calendario degli interventi di manutenzione preventiva (parte integrante del programma di manutenzione) ed inviarlo al Referente dell AUSL per i rapporti con l Impresa appaltatrice, pena l applicazione delle sanzioni previste nel successivo Art. 10. Il calendario, dovrà riportare in dettaglio, il mese e la settimana previste per ogni intervento; inoltre dovrà essere inserito e disponibile nel Sistema Informatizzato di gestione. L AUSL provvederà a verificare il calendario degli interventi, onde proporre tutte le osservazioni e/o modifiche ritenute necessarie, entro il termine di 10 giorni consecutivi dal ricevimento da parte dell Impresa appaltatrice. Il Referente dell AUSL comunicherà le osservazioni e/o modifiche all Impresa appaltatrice, che dovrà recepirle entro i 5 giorni consecutivi successivi aggiornando il calendario nella versione definitiva nel Sistema Informatizzato di gestione. Nel caso in cui non ci sia nessuna osservazione e/o modifica oppure il Referente dell AUSL ometta di comunicarle all Impresa appaltatrice entro il termine di 10 giorni consecutivi, il calendario si intende approvato così come redatto in origine. Per l espletamento di tale attività l impresa Appaltatrice avrà l onere di contattare i pazienti domiciliari che hanno in uso gli ausili e/o le apparecchiature. 11/21

12 L impresa Appaltatrice, con cadenza trimestrale, allegherà alle fatture tutti i rapporti di lavoro relativi alle manutenzioni preventive effettuate nel trimestre di competenza della fattura stessa. La verifica dell effettiva esecuzione dell attività di manutenzione preventiva programmata sarà eseguita con frequenza trimestrale calcolando, in base ai rapporti di lavoro ed ai dati inseriti nel sistema informatizzato di gestione, il raffronto tra numero di interventi eseguiti rispetto agli interventi previsti a calendario. Ai fini del raggiungimento di un adeguata qualità del servizio l Impresa appaltatrice dovrà garantire, pena l applicazione delle sanzioni previste dall Art. 10, l effettuazione del 90% delle manutenzioni preventive programmate. Al fine di non arrecare disguidi e/o disservizi l utenza l impresa Appaltatrice dovrà evitare di effettuare gli interventi con scostamenti maggiori di +/- 2 settimane rispetto a quanto concordato nel calendario, se non preventivamente giustificati da specifiche esigenze tecniche e/o cliniche. Qualora nel corso di vigenza dell appalto vengano ravvisate criticità nel Programma di Manutenzione Preventiva che possono comportare variazioni di funzionamento tali da fare emergere dubbi sulla efficacia dello stesso, l AUSL potrà richiedere all Impresa appaltatrice l attuazione di un piano con periodicità diverse, anche inferiori, senza che ciò comporti oneri aggiuntivi per l AUSL stessa. In occasione di ogni intervento di manutenzione preventiva l Impresa appaltatrice dovrà redigere il rapporto di lavoro, registrandone i relativi dati nel sistema informatizzato. Le eventuali non conformità riscontrate durante l esecuzione delle attività di manutenzione preventiva dovranno essere gestite con le modalità riportate nell art Manutenzione Correttiva (MC) Secondo la norma UNI 9910, la manutenzione correttiva è la La manutenzione eseguita a seguito della rilevazione di un avaria e volta a riportare un entità nello stato in cui essa possa eseguire una funzione richiesta. Nell ambito del presente Appalto, per manutenzione correttiva si intendono tutte le procedure di seguito elencate: - accertamento della presenza di guasto o malfunzionamento dell ausilio e dell apparecchiatura, al domicilio del paziente oppure presso il servizio Ausili; - individuare la/e causa/e che hanno determinato il guasto; - ritiro dell ausilio e/o dell apparecchiatura; - igienizzazione dell ausilio e/o dell apparecchiatura; - ripristino delle condizioni normali di funzionamento, mediante sostituzione parti, rigenerazione, riparazione, ecc ; - eseguire una verifica finale, ove necessario, della funzionalità e della sicurezza dell apparecchiatura; - sanificazione dell ausilio e/o dell apparecchiatura; - imballaggio e riconsegna dell ausilio e/o dell apparecchiatura al domicilio del paziente e/o al servizio ausili. Qualora il guasto possa incidere sulle condizioni di sicurezza dell apparecchiatura dovrà essere effettuata la verifica di sicurezza, conformemente a quanto previsto al successivo art Sono comprese nel servizio la sostituzione dei materiali di consumo e dei materiali soggetti ad usura. Gli interventi di manutenzione correttiva compresi nell appalto sono da intendersi in numero 12/21

13 illimitato. In occasione di ogni intervento di manutenzione correttiva l Impresa appaltatrice dovrà redigere il rapporto di lavoro, registrandone i relativi dati nel Sistema Informativo di gestione delle apparecchiature biomedicali entro il termine delle 24 ore solari successive, pena l applicazione delle sanzioni previste dall Art. 10. L Impresa appaltatrice potrà inoltre ricorrere, qualora lo ritenga opportuno al fine del rispetto delle prescrizioni del presente Capitolato, a Ditte esterne purché produttrici o delegate dal produttore all assistenza tecnica autorizzata degli ausili e delle apparecchiature. Tutti gli oneri di manodopera, trasferta, parti di ricambio, diritto di chiamata, costi di viaggio ecc., derivanti dalla chiamata a Ditte terze e ogni altro onere relativo all intervento, inclusi gli eventuali materiali soggetti ad usura e/o di consumo saranno a totale carico dell Impresa appaltatrice. Unico responsabile del servizio è in ogni caso l Impresa appaltatrice Tempo di intervento Le richieste di intervento saranno di norma effettuate al Centro di ricezione delle chiamate con le modalità descritte in precedenza e l Impresa appaltatrice dovrà farsi carico di registrare con precisione ed affidabilità la data e l ora di ricezione della richiesta. Ai fini della determinazione dell ora di ricezione non saranno computati eventuali ritardi imputabili all Impresa appaltatrice. Per le chiamate ricevute in orario di ufficio l Impresa appaltatrice dovrà intervenire presso il domicilio dell assistito e/o presso il servizio ausili entro 8 ore lavorative successive all orario della chiamata. Al fine del raggiungimento di un adeguata qualità del servizio, l Impresa appaltatrice dovrà, in ogni caso, rispettare i tempi di intervento summenzionati; il rispetto dei tempi indicati sarà calcolato tramite report trimestrali estratti dal software di gestione. Nel caso in cui la percentuale di interventi effettuati entro i limiti temporali sopra indicati, rispetto alla totalità degli interventi realizzati, fosse inferiore al 90% saranno applicate le sanzioni previste dal successivo Art Tempo di risoluzione del guasto Per risoluzione del guasto si intende il ripristino della corretta, completa e sicura funzionalità dell apparecchiatura. Ai fini del raggiungimento di un adeguata qualità del servizio l Impresa appaltatrice dovrà garantire la risoluzione del guasto entro 16 ore lavorative dall intervento per almeno il 80% delle chiamate ricevute, pena l applicazione delle sanzioni previste dall Art. 10. Le percentuali di risoluzione dei guasti saranno calcolate trimestralmente tramite report estratti dal software gestionale Ausili ed Apparecchiature temporaneamente sostitutive In relazione al parco ausili ed apparecchiature oggetto della gara, ai fini del miglioramento del livello qualitativo del servizio e per garantirne la continuità, la Ditta concorrente dovrà obbligatoriamente fornire all assistito idoneo ausilio e/o apparecchiatura sostitutiva in tutti i casi per i quali la risoluzione del guasto non sia possibile entro 16 ore lavorative dall intervento, pena l applicazione delle sanzioni previste all Art. 10. L idoneità dell ausilio sostitutivo dovrà essere verificata ed accertata in collaborazione con il referente AUSL del Servizio Ausili. Di tali sostituzioni dovrà essere tenuta traccia nei Rapporti di lavoro. 13/21

14 7.1.4 Interventi di riparazione di eccessiva onerosità rispetto al valore dell ausilio o dell apparecchiatura L Impresa appaltatrice, nel caso in cui sia tenuta all effettuazione di interventi di riparazione di eccessiva onerosità rispetto al valore di riacquisto dell ausilio e/o dell apparecchiatura interessata, potrà proporre l adozione di soluzioni che ritiene migliorative per l AUSL, quale ad esempio la sostituzione dell apparecchiatura con altra nuova. Qualora il costo della riparazione risultasse essere uguale o superiore al 50% del valore di riacquisto sarà facoltà dell Impresa appaltatrice proporre all AUSL, dietro presentazione di adeguata e documentata relazione tecnico-economica, la dismissione dell ausilio e/o dell apparecchiatura.. L AUSL, dopo adeguata verifica, potrà procedere alla dismissione ed eventuale riacquisto oppure procedere, a sue spese, alla riparazione. La presente prescrizione si applica esclusivamente ad interventi di manutenzione correttiva di costo non inferiore ad 500,00 (cinquecento) Ausili ed Apparecchiature non riparabili. Nel caso in cui l Impresa appaltatrice ritenga l ausilio o l apparecchiatura non riparabile per motivi tecnici dovrà comunicarlo formalmente all AUSL, fornendo la documentazione dalla quale tale condizione risulti oggettiva (per es. : relazione tecnica con allegata dichiarazione del produttore di eccessiva obsolescenza con conseguente impossibilità di reperire le parti di ricambio oppure di garantire le originali condizioni prestazionali e di sicurezza, ecc.). L AUSL si riserva la facoltà di valutare il contenuto della documentazione presentata dall Impresa appaltatrice. Nel caso in cui l AUSL dimostri e documenti la fattibilità dell intervento (con personale interno o incaricando altra Ditta specializzata e/o di assistenza tecnica autorizzata), dovrà informare l Impresa appaltatrice. In tal caso l Impresa appaltatrice sarà tenuta ad effettuare l intervento di riparazione. Qualora l Impresa appaltatrice non intervenga e la funzionalità dell apparecchiatura venga ripristinata solo a seguito dell intervento diretto dell AUSL, gli sarà addebitato l intero importo della riparazione maggiorato del 10 % per il recupero dei costi di gestione amministrativa sostenuti dall AUSL Manutenzione straordinaria Gli interventi di manutenzione straordinaria consistono in quegli interventi non riconducibili alle attività descritte ai precedenti Artt e o destinati ad operare una miglioria funzionale o di sicurezza degli ausili e/o delle apparecchiature tramite integrazioni e/o aggiunte alle configurazioni originarie delle stesse. I suddetti interventi possono identificarsi in modo non esaustivo nelle seguenti categorie: necessità di aggiornamento tecnico a seguito di modifiche e/o introduzione di disposizioni legislative o tecniche in materia; opportunità di potenziamento individuate dall AUSL ed atte a conseguire migliori risultati dal punto di vista assistenziale, diagnostico e terapeutico; migliorie funzionali suggerite dalle Ditte produttrici; Tali attività di manutenzione straordinaria sono comprese nei servizi extra canone ed a totale 14/21

15 carico dell AUSL. 7.2 Verifiche periodiche di sicurezza Le operazioni di verifica periodica delle condizioni di sicurezza rappresentano un attività essenziale per la gestione della tecnologia in ambito sanitario. L obiettivo finale della verifica periodica di sicurezza è quello di valutare se è garantito un livello di sicurezza accettabile e quindi se l ausilio e/o l apparecchiatura può continuare ad utilizzata o se invece richiede un intervento di adeguamento (o rimozione delle non conformità) per continuare ad essere utilizzata. Ciascuna apparecchiatura oggetto dell appalto dovrà essere sottoposta dall Impresa appaltatrice alle verifiche di sicurezza nel pieno rispetto delle modalità di esecuzione e delle periodicità previste dalla normativa tecnica e giuridica vigente, che nel caso delle apparecchiature elettromedicali, è rappresentata dalla Guida CEI Guida alle prove di accettazione ed alle verifiche periodiche di sicurezza e/o di prestazione dei dispositivi medici alimentati da una particolare sorgente di alimentazione e dalla Guida CEI Guida alle prove di accettazione ed alle verifiche periodiche di sicurezza e/o di prestazione dei sistemi elettromedicali. È fatto obbligo all Impresa appaltatrice di presentare al Referente dell AUSL, entro 90 giorni naturali consecutivi dalla data di attivazione del servizio ed entro il quindicesimo giorno del mese di Gennaio di ciascun anno successivo, il calendario delle verifiche di sicurezza (Programma delle verifiche di sicurezza), redatto per ciascuna apparecchiatura nel rispetto delle periodicità previste dalle norme tecniche e giuridiche; il mancato invio del calendario entro i termini summenzionati sarà causa di applicazione delle sanzioni previste nel successivo Art. 10. Il calendario dovrà riportare in dettaglio, per ogni apparecchiatura, il mese e la settimana previste per ogni intervento; inoltre dovrà essere inserito e disponibile nel Sistema Informatizzato di gestione. L accertamento dell effettiva esecuzione di tutte le attività da porre in essere durante le verifiche periodiche di sicurezza, sarà eseguita con frequenza trimestrale calcolando, in base ai dati inseriti nel sistema informatizzato di gestione, il rapporto tra numero di interventi eseguiti rispetto agli interventi previsti e lo scostamento tra le date di esecuzione degli interventi rispetto a quelle previste. Ai fini del raggiungimento di un adeguata qualità del servizio l Impresa appaltatrice dovrà garantire, pena l applicazione delle sanzioni previste dall Art. 10, l effettuazione del 90% delle verifiche programmate, calcolate trimestralmente tramite report estratti dal software gestionale. Non dovranno essere svolte verifiche di sicurezza elettrica con scostamenti maggiori di quanto di seguito indicato +/- 2 settimane. se non preventivamente concordati e giustificati da specifiche esigenze tecniche e/o cliniche. Oltre alle scadenze previste dal Calendario di verifica periodica, il servizio di verifica di sicurezza di cui al presente paragrafo dovrà essere previsto anche nei seguenti casi: a seguito di interventi di manutenzione correttiva, nei casi specificati al precedente Art ; a seguito di interventi di rimozione delle non conformità; in caso di trasporto e/o reinstallazione dell apparecchiatura; contestualmente al collaudo di apparecchiature di nuova acquisizione. In occasione della verifica di sicurezza l Impresa appaltatrice dovrà redigere il rapporto di lavoro ed il verbale di verifica. Dovrà inoltre registrare i dati, i risultati e gli esiti delle verifiche di sicurezza nel libro macchina e nel sistema informatizzato, pena l applicazione delle sanzioni 15/21

16 previste dall Art. 10. Al fine di assicurare il raggiungimento dell obiettivo finale della verifica, precedentemente indicato, è necessario che il verbale di verifica riporti l esito della verifica. In particolare l Impresa appaltatrice dovrà indicare i seguenti due tipi di esito: - Conforme: se l ausilio e/ l apparecchiatura soddisfa i requisiti e/o limiti definiti dalla norma e quindi può continuare ad essere utilizzata; - Non conforme: se l ausilio e/o l apparecchiatura non soddisfa i requisiti e/o limiti definiti dalla norma. Per la gestione delle non conformità riscontrate si faccia riferimento al successivo Art Al termine di ogni verifica di sicurezza dovrà essere posta sull ausilio e/o sull apparecchiatura apposita etichetta adesiva con indicazione indelebile, della data di esecuzione e della data della prossima verifica prevista a scadenza. 7.3 Interventi di rimozione delle non conformità Per interventi di rimozione delle non conformità si intendono gli interventi di manutenzione finalizzati all adeguamento normativo ed effettuati di norma a seguito dell esecuzione delle verifiche periodiche di sicurezza. L impresa appaltatrice è tenuta ad effettuare, in quanto compresi nel canone, tutti gli interventi di rimozione delle non conformità riconducibili a guasti dell ausilio e/o dell apparecchiatura. Sono esclusi da tali interventi quelli di adeguamento a prescrizioni specifiche rese obbligatorie da normative di nuova emanazione in quanto assimilati ad interventi di manutenzione straordinaria descritti al precedente Art Nel caso in cui la non conformità riscontrata sia tale da rappresentare un pericolo per la sicurezza dell utilizzatore, del paziente o dell ambiente, l Impresa appaltatrice dovrà mettere immediatamente fuori uso in via temporanea l ausilio e/o l apparecchiatura ed inoltre dovrà segnalare l accaduto al Direttore Generale, al Direttore Sanitario, al Direttore Sanitario di Area territoriale ed al Referente dell AUSL, specificando nella comunicazione le motivazioni che hanno indotto a prendere tale decisione. L Impresa appaltatrice, al fine di evitare che l ausilio e/o l apparecchiatura non conforme sia utilizzata indebitamente, dovrà provvedere al ritiro ed alla sostituzione con idoneo ausilio e/o apparecchiatura sostituivo fino a completa risoluzione della non conformità, che dovrà comunque avvenire entro e non oltre 10 giorni lavorativi successivi, in modo da ridurre il fermo macchina. 7.4 Dismissione - Fuori Uso. Nel caso in cui l Impresa appaltatrice, nell espletare le attività di Manutenzione (Preventiva e/o Correttiva), Verifiche periodiche di sicurezza,, ritenesse un ausilio e/o un apparecchiatura non più idonea all utilizzo, deve inoltrare all AUSL la proposta di dismissione mediante richiesta di Fuori Uso, fornendo tutta la documentazione dalla quale tale condizione risulti oggettiva (per es.: relazione tecnica con allegata dichiarazione del produttore di eccessiva obsolescenza con conseguente impossibilità di reperire le parti di ricambio oppure di garantire le originali condizioni prestazionali e di sicurezza, ecc.). L AUSL si riserva la facoltà di valutare il contenuto della documentazione presentata dall Impresa appaltatrice e di accettare o meno la proposta di Fuori Uso. Nel caso in cui l AUSL accetti la proposta di Fuori Uso darà immediata comunicazione all Impresa appaltatrice, la quale dovrà apporre sull apparecchiatura un etichetta adesiva, con indicazione indelebile, che ne attesti lo stato, avendo cura di ubicare l ausilio e/o l apparecchiatura in aree dedicate presso il servizio ausili, in attesa da parte dei servizi interni 16/21

17 all AUSL incaricati della dismissione, ritiro e successiva e rottamazione. Lo stato di Fuori Uso dovrà essere inserito nel libro macchina e nel sistema informatico di gestione. Nel caso in cui l AUSL non accettasse la proposta di Fuori Uso dovrà informare l Impresa appaltatrice. In tal caso l Impresa appaltatrice sarà tenuta ad effettuare tutte le azioni necessarie a ripristinare la funzionalità dell ausilio e dell apparecchiatura entro i tempi da concordarsi di volta in volta con l AUSL. Qualora l Impresa appaltatrice non intervenga entro i termini pattuiti e la funzionalità dell ausilio e/o dell apparecchiatura venga ripristinata solo a seguito dell intervento diretto dell AUSL, gli sarà addebitato l intero importo della riparazione maggiorato del 10% per il recupero dei costi di gestione amministrativa sostenuti dall AUSL. ART. 8 DESCRIZIONE DEI SERVIZI DI GESTIONE E SUPPORTO 8.1 Sistema Informatizzato di gestione degli ausili e delle Apparecchiature. L Impresa appaltatrice deve fornire, all interno del contratto, uno specifico software per la raccolta e gestione di tutte le informazioni connesse con le attività previste nel presente capitolato, oltre all assistenza necessaria all installazione, configurazione, personalizzazione, formazione e manutenzione del sistema. Tale sistema dovrà essere reso operativo entro il termine della fase di avviamento del servizio. Le finalità principali che si intendono conseguire attraverso il suddetto sistema informatizzato di gestione, corrispondenti ad altrettante funzioni specifiche del software, sono così riassunte: codifica, gestione ed aggiornamento dell inventario degli ausili e delle apparecchiature; registrazione, programmazione e controllo dei processi di manutenzione (preventiva, correttiva, straordinaria); registrazione, programmazione e controllo dei processi delle verifiche di sicurezza periodiche e delle dismissioni; misura e monitoraggio degli indicatori di processo (cruscotto dirigenziale); elementi di valutazione per programmi di rinnovamento tecnologico (indice di rischio, inefficienza, ecc ). Inoltre l Impresa appaltatrice dovrà, provvedere al recupero, ove possibile, di tutti i dati ed informazioni in formato elettronico esistenti su precedenti sistemi informativi e riferiti alla storia tecnica di ogni singolo/a ausilio o apparecchiatura (riparazioni e verifiche di funzionalità e sicurezza, aggiornamento, trasloco, revisione ecc..) ed al loro trasferimento nel Sistema informatico fornito. Al tal proposito, si precisa che l attuale parco apparecchiature è registrato, per quanto concerne i dati patrimoniali, sul modulo Cespiti del programma OLIAMM ENGINEERING SANITA ENTI LOCALI. Si sottolinea l estrema importanza dell aggiornamento in tempo reale del Sistema Informatizzato di gestione, mediante l inserimento puntuale dei dati inerenti le varie attività contemplate nel presente documento. A livello di valutazione delle Offerte Tecniche saranno privilegiate le Ditte concorrenti che dimostreranno di provvedere all aggiornamento del Sistema Informatizzato mediante l utilizzo di supporti tecnologicamente adeguati, efficienti ed efficaci. A tal fine la ditta Concorrente dovrà dettagliare, nell Offerta Tecnica, i supporti ed i dispositivi di cui saranno dotati i propri tecnici manutentori nell espletamento delle attività previste Qualora la dotazione effettiva dei supporti e dispositivi non corrispondesse a quanto presentato in sede di offerta saranno applicate le sanzioni previste dall Art. 10. L Impresa appaltatrice è impegnata a rilasciare, al termine del periodo di validità del contratto relativo al presente appalto, a titolo gratuito all AUSL una versione aggiornata alla data di 17/21

18 cessazione dell appalto, in licenza d uso, dell applicativo gestionale di cui sopra, corredata di adeguati manuali d utilizzo. I dati presenti nel database del sistema saranno da considerarsi di proprietà dell AUSL. Il Sistema Informatizzato di gestione dovrà: - essere in possesso delle caratteristiche minime di sicurezza e di protezione dei dati previsti dal CNIPA; dovrà avere un interfaccia web per:consentire ai referenti dell AUSL la visualizzazione, mediante un cruscotto direzionale semplice, immediato ed intuitivo, dei dati di qualità ed degli indicatori di processo (inventario, aggiornamento on-line dati manutentivi, stato programma di manutenzione, ecc ); - dovrà prevedere l export dei dati in formato.xls e.pdf. La Ditta concorrente dovrà indicare la propria disponibilità a personalizzare le procedure e la reportistica sulla base delle esigenze specifiche dell AUSL. Tali esigenze dovranno essere individuate dall AUSL e comunicate all Impresa appaltatrice nella fase di avviamento dell appalto. 8.2 Gestione dei dati tecnici ed Inventariali delle apparecchiature biomediche L Impresa appaltatrice dovrà fornire il supporto tecnico necessario alla gestione del censimento degli ausili e delle apparecchiature sia nella fase di riscontro ed inserimento dei dati tecnici delle apparecchiature di nuova acquisizione, che di modifica ed aggiornamento dei dati relativi a quelle già in uso. 8.3 Supervisione e controllo delle attività delle ditte esterne L Impresa appaltatrice dovrà provvedere a supervisionare le attività delle ditte esterne fornitrici di ausili e/o apparecchiature acquisite con forme contrattuali quali leasing operativo, noleggio/locazione operativa, comodato con manutenzione compresa, service, che prevedano al loro interno la copertura manutentiva totale di tipo Full-Risk ed in generale di tutte le ditte produttrici o delegate all assistenza tecnica autorizzata che operino in AUSL, anche su ausili e/o apparecchiature di proprietà. L attività dovrà comprendere il riscontro delle prestazioni previste, il controllo degli impegni contrattuali assunti e la gestione informatizzata degli interventi effettuati, compreso l inserimento dei dati nel sistema informatizzato, pena l applicazione delle sanzioni previste all Art Prestazioni aggiuntive Nell Offerta Tecnica la Ditta concorrente, se ritenuto opportuno, potrà fornire, per il miglioramento qualitativo dei servizi e senza ulteriori compensi, eventuali prestazioni aggiuntive rispetto a quelle richieste dal capitolato come obbligatorie, purché le stesse siano attinenti all oggetto specifico del presente Appalto Le prestazioni aggiuntive proposte dalla Ditta concorrente verranno valutate in sede di offerta tecnica, a condizione che le stesse siano conformi alle specifiche esigenze dell AUSL e che le stesse consentano una più completa e migliore erogazione dei servizi richiesti all interno del presente Capitolato. Art. 9 GRADO DI SODDISFAZIONE DEL CLIENTE E MIGLIORAMENTO CONTINUO 18/21

19 Nell ottica del Miglioramento Continuo, con frequenza annuale verrà misurata la percezione della qualità dei servizi offerti dalla Ditta aggiudicatrice, mediante la distribuzione di un questionario di gradimento (customer satisfaction surveyor) ai referenti AUSL e, per quanto possibile, agli assistiti; il contenuto ed il metodo di valutazione dei questionari saranno concordati tra AUSL e l Impresa appaltatrice entro la fase di avviamento del servizio. In particolare si concorderanno le modalità per quantificare i risultati dell indagine; per il primo anno di attività si fissa come obiettivo minimo per il grado di soddisfazione degli utenti il dell ottanta percento (80%) rispetto al valore massimo perseguibile. Tra gli argomenti del questionario vi potranno essere: tempestività negli interventi; efficacia degli interventi; rispetto delle tempistiche per le attività di manutenzione programmata; comunicazione; proattività (capacità di anticipare i bisogni/soluzioni);. Il risultato dell indagine attraverso il questionario verrà utilizzato per il piano di miglioramento della qualità del servizio, in particolare per identificare le aree di miglioramento, le azioni preventive e correttive e la ridefinizione dei nuovi obiettivi per l anno successivo. L Impresa aggiudicataria dovrà inoltre mantenere la certificazione di qualità richiesta nel bando per tutta la durata dell appalto. Art. 10 SANZIONI A CARICO DELL IMPRESA APPALTATRICE. Qualora l Impresa appaltatrice venga meno agli obblighi assunti con l aggiudicazione dell appalto oppure non provveda alla corretta erogazione di attività e prestazioni programmate e richieste, ancorché le stesse non abbiano prodotto danni o disservizi all AUSL, saranno assoggettabili a penali proporzionate alla gravità dell infrazione rilevata. In ogni caso è fatta comunque salva la facoltà dell AUSL di agire in via giudiziaria per il risarcimento dell eventuale ulteriore danno subito e/o delle spese sostenute a seguito dell inadempimento. L importo massimo di ogni singola penale, nell arco di ciascun anno contrattuale, dovrà essere commisurato al danno effettivamente provocato e varierà da un minimo di 75 (settantacinque) euro e un massimo di (cinquemila) euro. L importo complessivo annuo delle penali non potrà essere superiore al 10% del canone annuale dell Appalto, pena la risoluzione del contratto. L AUSL in caso riscontrasse inadempienze che comportino gravi disservizi all esecuzione della propria attività, contesterà i singoli episodi tramite comunicazione scritta all Impresa appaltatrice, dettagliando gli eventi e documentando gli effettivi danni e disservizi subiti dall AUSL stessa. L Impresa appaltatrice avrà un tempo massimo di 15 giorni per poter esibire eventuali contro deduzioni. L AUSL procederà all applicazione della relativa penale qualora: - l Impresa appaltatrice non esibisca contro deduzioni entro il termine stabilito; - a seguito di un analisi congiunta delle contestazioni e delle contro deduzioni, risultasse una posizione discorde tra le parti Penali Di seguito sono riportate le penalità da applicare qualora non vengano rispettati i Livelli di Servizio Attesi.. 19/21

20 Penali Fase Avviamento. Per ognuno dei seguenti adempimenti: Mancata attivazione della sede operativa con le dotazioni previste in offerta nei tempi previsti; Mancata attivazione del Sistema informatizzato di gestione nei tempi previsti; Mancata rilevazione ed inserimento dei dati nel sistema informatizzato (inventario ausili ed apparecchiature) entro i termini previsti; Mancata redazione dei Calendari degli interventi per la manutenzione preventiva, le verifiche di sicurezza nei tempi previsti; Mancata attivazione del Cruscotto direzionale per i referenti AUSL nei tempi previsti; verrà applicata la penale di euro 100,00.= per ogni giorno solare di ritardo accumulato nel completamento dell attivazione; qualora il ritardo accumulato dovesse superare il 30% del termine previsto, il servizio verrà considerato come non attivato, con conseguente applicazione della penale di euro 5.000,00.=. Per ognuno dei seguenti adempimenti: Attivazione Centro ricezione chiamate; Assegnazione direzione tecnica di commessa; Assegnazione del personale; Attivazione manutenzione correttiva; qualora non dovesse essere attivato entro i termini previsti, lo stesso sarà considerato come non attivato, con conseguente applicazione della penale di euro 5.000,00.= Penali Servizi a regime. 1. Mancato rispetto dell orario di servizio da parte del personale e/o del direttore tecnico: euro 75 per ogni ora non coperta da servizio; 2. Assenza delle informazioni di minima all interno dei Rapporti di lavoro : euro 75 per ogni rapporto di lavoro incompleto; 3. Mancato aggiornamento dei libri macchina: euro 75 per ogni libro macchina incompleto; 4. Mancato inserimento dei rapporti di lavoro nel sistema informatico di gestione: euro 75 per ogni rapporto di lavoro mancante; 5. Mancata presentazione, entro i termini previsti, di report trimestrali completi in tutte le loro parti : euro 500 per ogni report mancante; 6. Mancata presentazione, entro i termini previsti, della relazione riassuntiva annuale completa in tutte le sue parti : euro 2.000; 7. Mancata redazione, invio al referente AUSL e successivo inserimento all interno del Sistema informatizzato di gestione, entro i termini previsti per gli anni successivi al primo: del Calendario degli interventi di Manutenzione preventiva aggiornato, e/o del Calendario delle verifiche di sicurezza aggiornato: euro 500 per ogni calendario mancante; 8. Per le attività programmate, se: 8.1. Numero di Interventi effettuati di Manutenzione Preventiva rispetto al Numero di Interventi previsti risulta: minore del 90% : penale di euro 100 per ogni punto % inferiore; 20/21