Progetto Organi dello Stato Organi dello Stato: Modus da Progetto a Sistema

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1 Progetto Organi dello Stato Organi dello Stato: Modus da Progetto a Sistema Organi dello Stato: dalla stampa di una Pubblicazione annuale alla nascita del Portale Multimediale Integrato Maurizio Quattrociocchi Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato S.p.A. Responsabile Funzione Tecnologie Informatiche e Produzione Telematica La collaborazione tra IPZS e MEF L attività dell Istituto tra Tradizione ed Innovazione La collaborazione decennale tra Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato S.p.A. e Ministero dell Economia e delle Finanze si è di fatto concretizzata nella nascita di un polo funzionale orientato a supportare attività ed a soddisfare necessità di tutta la Pubblica Amministrazione. Da sempre elemento di coesione tra gli Enti Pubblici, in quanto interprete di un ruolo istituzionale di Vigilanza e Controllo riguardante innumerevoli diverse funzioni, il MEF si accinge ad accogliere i sempre più pressanti stimoli alla informatizzazione dei processi ponendosi come promotore di una serie di importanti progetti orientati a coniugare lo svolgimento delle attività amministrative con l introduzione di componenti innovative di processo fondate sostanzialmente sull utilizzo delle nuove tecnologie. Dal canto suo, IPZS trova nel connubio fra Tradizione ed Innovazione l ispirazione per posizionarsi sui mercati con l obiettivo di far fronte ai continui mutamenti riguardanti le complesse dinamiche di soddisfacimento dei bisogni. Prodotti all avanguardia, strumenti di diffusione innovativi, orientamento alla prestazione di servizi integrati; il tutto accrescendo posizioni sul mercato privato, facendo leva sulla qualità delle molteplici espressioni artistiche su cui IPZS si pregia di porre il proprio marchio, ed al tempo stesso consolidando il ruolo di supporto funzionale agli Enti della Pubblica Amministrazione, ed in particolare al MEF, nello svolgimento delle diverse attività Istituzionali. Più in particolare, la Funzione Tecnologie Informatiche e Produzione Telematica ha intrapreso da tempo un percorso di forte approccio innovativo allo scopo di porsi come punto di riferimento per la fornitura di servizi ad alto valore aggiunto per gli enti di Pubblica Amministrazione e non solo, fino a raggiungere, ad oggi, un livello di qualità e quantità di servizio assolutamente all avanguardia. I rapporti tra IPZS e Ministero dell Economia e delle Finanze Il connubio tra Tradizione ed Innovazione, trova nel progetto MODUS un evidente esempio del suo concretizzarsi. Va precisato, a tal proposito, che il progetto MODUS nasce dalla necessità di mettere a disposizione un archivio elettronico di modelli validati, standardizzati, corredati dalle relative caratteristiche tecniche; il tutto con il fine ultimo di realizzare, in formato digitale, il modello stesso. Facile immaginare come questo nuovo modo di intendere la modulistica dello Stato, abbia indotto ad intraprendere uno studio volto alla semplificazione ed alla integrazione delle fasi inerenti il processo di approvvigionamento degli Stampati. Il passo verso una nuova metodologia di raccolta delle richieste di approvvigionamento è breve: si pensa, in tal senso, ad un livello di integrazione ancor più approfondito, in cui le operazioni concernenti le varie fasi del processo

2 I nuovi scenari transazionali: Business to Government vengono messe a disposizione, per relativa competenza, a tutti gli Enti in esso coinvolti. È in quest ottica che si immagina uno scenario Business to Government (B2G), in cui tutti gli attori del processo si muovono in uno spazio ben definito e costruito secondo logiche di Customer Satisfaction: un nuovo modo di intendere la fornitura di stampati, un nuovo modo di intendere la collaborazione con l Ente preposto al controllo e alla vigilanza. Si giunge così al concetto di Servizio di fornitura di modulistica per la Pubblica Amministrazione. Funzionalità del portale MODUS E-commerce e servizio fornitura stampati Innovazione di processo: procedure autorizzative e Message Hub Approvazione contestuale di richiesta e preventivo da parte del MEF In aiuto alla concreta utilizzabilità degli strumenti viene la tecnologia WEB, scelta per le sue doti di fruibilità e capillarità, come strumento di diffusione del Modulario Elettronico. In altre parole, è stato creato un Portale WEB ad accessi controllati, a disposizione degli Enti di Pubblica Amministrazione, mediante il quale gli utenti accreditati potranno usufruire di tutte le funzionalità implementate. Più nello specifico, attraverso il portale, i Consegnatari possono gestire il proprio portafoglio ordini, possono effettuare ricerche mirate di prodotti specifici (grazie alla particolare struttura del Codice MODUS), possono navigare all interno della struttura del Modulario (costruita essenzialmente da una porzione significativa della struttura degli Organi dello Stato). Hanno altresì la possibilità di visualizzare le caratteristiche tecniche di ciascun modulo e di richiamarne a video il relativo file.pdf direttamente on-line. È prevista la possibilità di stampare direttamente da remoto il modello (il formato.pdf è stato scelto proprio per grado di diffusione e semplicità di utilizzo); l utente, in questo modo, avrà a disposizione, direttamente sulla propria stampante locale, il modulo di cui ha bisogno. La funzionalità di maggior impatto funzionale, è, però, sicuramente quella che introduce il concetto di e-commerce all interno del processo di fornitura stampati per la Pubblica Amministrazione. L utente ha facoltà di creare un ordine direttamente dall ambiente Web e di tenerne traccia per tutta la durata del suo espletamento (tracking dell ordine on-line). La forte componente di innovazione diventa ancor più evidente se si considerano gli aspetti autorizzativi concernenti le varie fasi del processo. Il portale WEB, oltre a mettere a disposizione dell utente le funzionalità descritte, consente di gestire le fasi autorizzative garantendo la costante integrazione dei documenti commerciali e la loro sincronizzazione in tutti gli ambienti interessati dal processo di vendita. In parole più semplici, l Ordine generato sul Portale viene inviato automaticamente, attraverso un apposito strumento di interfaccia, ad un ambiente neutro battezzato Message Hub; quest ultimo ha la funzione di tenere separati i Sistemi Informativi di IPZS e del Ministero dell Economia e delle Finanze e di svolgere, parallelamente, attività di controllo preliminare a livello transazionale. Una volta accolti i dati provenienti dal Portale, il Message Hub mette a disposizione del Ministero dell Economia e delle Finanze, le informazioni necessarie per il corretto espletamento delle procedure di approvazione. Si verifica, a questo punto, un importante passaggio con forte valenza innovativa: il Portale, avendo a disposizione anche i prezzi unitari ufficiali di ciascuno stampato (approvati dalla Commissione Tariffe), è in grado di generare automaticamente un preventivo riguardante la fornitura richiesta. In altre parole lo stesso documento giunge al Ministero nella duplice veste di Richiesta e Preventivo. Ciò significa che può essere svolta in una stessa fase, da parte del Ministero medesimo, sia l attività

3 inerente l esame delle richieste e della loro eventuale accettazione, che l attività di accertamento, verifica e controllo dei preventivi la cui approvazione e restituzione è da considerarsi autorizzazione ad iniziare le lavorazioni relative (così come previsto dalle Istruzioni che regolano i rapporti tra Ministero dell Economia e delle Finanze ed IPZS). Alla luce di quanto affermato, si profila uno scenario semplificato in cui il Ministero dell Economia e delle Finanze, inviando al Message Hub il messaggio di approvazione del documento ricevuto, approva contestualmente la richiesta dell ente di Pubblica Amministrazione ed il preventivo dell IPZS. A questo punto IPZS, sarà in grado di importare all interno del proprio Sistema Informativo il documento approvato ed iniziare, quindi, la produzione dell articolo richiesto. Tutti i passaggi successivi vengono tracciati nel complesso sistema di integrazione secondo le stesse logiche fin qui descritte. Come si è già avuto modo di sottolineare, MODUS è soltanto uno dei grandi progetti di integrazione sistemica nati dalla collaborazione tra Ministero dell Economia e delle Finanze e Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato. Il passaggio dal concetto di fornitura al concetto di Servizio non deve, in quest ottica, riguardare esclusivamente i concetti di e-commerce legati alla modulistica dello Stato: al contrario, si sta provvedendo ad introdurre una serie di strumenti integrati ad alta tecnologia, in grado di garantire agli Uffici di Pubblica Amministrazione, e quindi al cittadino, livelli di interattività e nuove funzionalità al momento solamente agognate. Obiettivo ultimo di un tale approccio è la definizione di un archivio elettronico unico contenente tutti i dati relativi alla Pubblica Amministrazione, attraverso il quale varare una serie di servizi ad alto valore aggiunto e totalmente integrati l uno con l altro. Il Portale Multimediale degli Organi dello Stato Tra i progetti previsti nell ambito di quanto fino d ora descritto vale la pena citare il progetto Gazzetta Ufficiale Telematica ad uso degli uffici della Pubblica Amministrazione, il progetto Biblioteca Virtuale mediante il quale rendere fruibile in rete in formato digitale l immenso patrimonio bibliografico, inerente alle Pubblicazioni dello Stato, disponibile sul territorio Nazionale, il progetto Ruoli della Pubblica Amministrazione con cui si rende possibile la consultazione della Struttura Informativa inerente al personale della Pubblica Amministrazione. Alla base di tutti i progetti di cui si è fatto cenno poc anzi, un posto di rilievo occupa il Progetto Organi dello Stato, con cui, da un punto di vista logico-sostanziale si rende possibile il passaggio evolutivo verso il concetto di Sistema Modus. Sull assioma Conoscenza è Civiltà, si erge l impegno delle Istituzioni a divulgare capillarmente le informazioni riguardanti la cosa pubblica, prima fra tutte la struttura degli Organi che la stessa costituiscono. Di tutto ciò la Pubblicazione Organi dello Stato diventa l ovvio punto di partenza. Far tesoro delle conoscenze redazionali e realizzative di IPZS e del ruolo Istituzionale del MEF nelle attività di Vigilanza e Controllo su attività della Pubblica Amministrazione per dar vita ad uno strumento innovativo, ad alto valore aggiunto, fruibile da ciascun cittadino, capace di garantire in tempo reale la certezza e la pienezza dell informazione: questo l obiettivo volto a far nascere il Portale Multimediale degli Organi dello Stato. Oltre a fornire al cittadino la possibilità di navigare all interno della complessa struttura della Pubblica Amministrazione e a fornire notizie in tempo reale in merito

4 I contenuti del Portale La Bacheca e la PEC a qualsiasi tipologia di evento concernente gli uffici della Pubblica Amministrazione, il Portale offre, altresì, un area riservata al personale degli uffici della Pubblica Amministrazione, mediante la quale si rende possibile l accesso ad una serie di servizi integrati volti a garantire maggior efficienza ed efficacia a tutta una serie di attività ad oggi gestite prescindendo dall informatica. Si pensi, a titolo esemplificativo, al servizio di newsletters gestito attraverso un accurata segmentazione del destinatario, finalizzato a recapitare giornalmente allo stesso una rassegna personalizzata di provvedimenti pubblicati sulla Gazzetta Ufficiale; oppure alla possibilità fornita dallo stesso pannello di accedere ai servizi offerti dal Portale Modus dedicato, come già accennato, alla gestione degli Stampati in uso presso gli uffici della PA. Integrando servizi Pubblici e servizi Riservati, si viene a definire, per il personale della Pubblica Amministrazione, la possibilità di avere a disposizione una postazione webtop mediante la quale poter razionalizzare le risorse informative disponibili sul Portale coniugandole con le esigenze operative legate alle funzionalità correnti. Il tutto arricchito da una serie di strumenti specifici dedicati quali Posta Elettronica Certificata, rubrica personale integrata ed altro ancora. Tra questi, particolare importanza riveste la Bacheca degli Organi dello Stato, studiata per consentire a ciascun ente di mettere a disposizione di destinatari selezionati, documenti elettronici di qualsiasi tipologia. L utente autorizzato ad accedere, viene messo in condizione di visualizzare il documento, che risiede sul Data Base centralizzato, e di gestirlo in locale. La flessibilità e l efficacia dello strumento sono garantite dall attenta segmentazione degli utenti e delle strutture cui essi sono correlati, e dall aggiornamento in tempo reale delle informazioni relative alla struttura della Pubblica Amministrazione. L integrazione nativa con il già citato Portale Modus su cui IPZS, in collaborazione con il MEF, ha pubblicato in formato pdf gli oltre modelli in uso presso la Pubblica Amministrazione, consente di ampliare le possibilità di utilizzo della sunnominata Bacheca, fornendo all utente autorizzato l opportunità di compilare on-line gli stampati ufficiali, e di pubblicarli, previa firma digitale, sul medesimo Data Base centralizzato al fine di consentirne la consultazione ai destinatari prescelti. Lo stesso documento può essere immediatamente inviato alla casella del destinatario mediante il servizio di Posta Elettronica Certificata integrato all interno del ventaglio servizi previsti nel Portale. Lo scenario che si viene a definire può essere rappresentato alla stregua di una vera e propria infrastruttura virtuale, capace di mettere in comunicazione il cittadino con gli Organi dello Stato, e gli Organi dello Stato fra di loro allo stesso tempo. Stando a questi presupposti, non c è limite a ciò che può potenzialmente essere reso fruibile attraverso il Portale Multimediale: la strada è segnata. La Commissione Organi dello Stato e l Osservatorio Organi dello Stato Come facilmente deducibile, l aspetto progettuale e quello realizzativo rivestono un ruolo fondamentale nell analisi del ciclo di vita del progetto. Va però sottolineato che pari o superiore importanza rivestono l aspetto redazionale e quello contenutistico caratterizzanti le fasi di avvio e di sviluppo concomitanti e susseguenti alla pubblicazione del Portale. È stata appositamente costituita una commissione mista MEF-IPZS, la Commissione Organi dello Stato, finalizzata a rendere possibile la definizione della struttura aggiornata della Pubblica Amministrazione ed a ratificare tutti gli aspetti tecnici e contenutistici proposti dal team funzionale di progetto.

5 La Commissione si occuperà, inoltre, di coordinare i flussi di aggiornamento corrente della struttura degli Organi dello Stato: detti flussi verranno gestiti da un apposito Ufficio Redazionale, l Osservatorio Organi dello Stato, che avrà il compito di reperire attraverso i diversi canali Istituzionali (fonti normative, comunicazioni dirette) tutte le informazioni volte a rendere aggiornata in tempo reale la struttura della Pubblica Amministrazione. Allo stesso modo l Osservatorio si occuperà di fornire contenuti al Portale pubblicando Notizie, Filmati, Documenti, Dichiarazioni, e di realizzare le Newsletters destinate al personale della PA. L Ufficio interagirà, altresì, con la Commissione Modulario Elettronico per gestire le fasi di aggiornamento della Modulistica pubblicata, la cui validità, come evidente, risulta strettamente correlata alla struttura corrente degli Organi dello Stato. Da Progetto a Sistema Tutti i progetti citati nel corso della trattazione si profilano come elementi autonomi facenti, però, parte di un unico oggetto complesso: proprio in questo passaggio logico si evidenzia l evoluzione di Modus da Progetto a Sistema. Un unica infrastruttura dati capace di mettere a disposizione gli strumenti necessari a garantire la gestione di una serie scalabile di servizi al cittadino e alla Pubblica Amministrazione senza la necessità di replicare inutilmente i dati di base di riferimento. Esperienza e conoscenza dello Stato e delle sue dinamiche, approccio alla fornitura di servizi integrati, utilizzo di tecnologie sempre all avanguardia: tradizione ed innovazione al servizio della Pubblica Amministrazione.

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