CONVENZIONE CON I CENTRI DI ASSISTENZA AGRICOLA

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1 CONVENZIONE CON I CENTRI DI ASSISTENZA AGRICOLA Il giorno, in Milano, presso la sede l Organismo Pagatore Regionale la Regione Lombardia, di seguito OPR, sita in via Fabio Filzi, 22 TRA L OPR, C.F , nella persona Direttore l OPR Antonietta De Costanzo, con domicilio eletto presso la sede l OPR E Il Centro Autorizzato Assistenza Agricola, di seguito CAA, con sede legale in, Via, iscritta al registro le imprese di, al numero d iscrizione, P. IVA e C.F., rappresentata nella sua qualità di legale rappresentante, da, nato/a a il, con domicilio eletto presso la sede CAA PREMESSO che il D.lgs. 27 maggio 1999, n. 165, Soppressione l AIMA e istituzione l Agenzia per le erogazioni in agricoltura, (AGEA), a norma l art. 11 la legge 15 marzo 1997, n così come integrato e modificato dal D.lgs , n. 188 ha previsto la possibilità per le Regioni di istituire propri Organismi Pagatori e la possibilità per questi di stipulare convenzioni con i CAA per l esecuzione di attività specifiche; il Decreto Ministero per le Politiche Agricole Alimentari e Forestali, di seguito MIPAAF, 27 marzo 2008 Riforma dei Centri di Assistenza Agricola disciplina le attività che possono essere svolte dai CAA ed i requisiti minimi di garanzia e di funzionamento; ai sensi l art. 2 succitato decreto, il CAA può svolgere le attività di servizio di cui all art. 3 bis, comma 1, lettere a), b), c), decreto 165/1999, sulla base di specifiche convenzioni con gli organismi pagatori, e ulteriori servizi e attività sulla base di specifiche convenzioni con le regioni secondo quanto previsto dall art. 3 bis, comma 4 decreto 165/1999; la DGR 18 aprile 2008, n Manuale di gestione fascicolo aziendale relativo all anagrafe le imprese agricole stabilisce che la costituzione e l aggiornamento fascicolo aziendale sono di competenza esclusiva dei CAA riconosciuti dalla Regione Lombardia, ai quali le imprese devono rivolgersi ; il Decreto ministeriale 26 settembre 2008 ha riconosciuto l'organismo Pagatore Regionale la Lombardia, ai sensi Regolamento CE 1290/2005 Consiglio 21 giugno 2005 e Regolamento CE 885/2006 la Commissione 21 giugno 2006, per gli aiuti finanziati a carico FEAGA e FEASR a partire dall attuazione dei Programmi di Sviluppo Rurale la programmazione ; il D.D.G. la Direzione Generale Agricoltura n., con cui il CAA. è stato abilitato a svolgere le attività di CAA nella Regione Lombardia; VISTO inoltre il Regolamento (CE) n. 1290/2005 Consiglio 21 giugno 2005 relativo al finanziamento la politica agricola comune che istituisce il Fondo europeo agricolo di Pag. 1 di 25

2 garanzia, di seguito FEAGA, destinato a finanziare le misure di mercato e altre misure, e il Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale, di seguito FEASR, destinato a finanziare i programmi di sviluppo rurale; il Regolamento (CE) n. 885/2006-la Commissione 21 giugno 2006, recante modalità di applicazione regolamento (CE) n. 1290/2005 Consiglio per quanto riguarda il riconoscimento degli organismi pagatori e di altri organismi e la liquidazione dei conti FEAGA e FEASR; l allegato I Reg. (CE) la Commissione 885/2006 che precisa, in particolare, che: la ega è soggetta alla stipula di un accordo scritto tra l organismo pagatore e gli organismi egati, l organismo pagatore resta in ogni caso responsabile l efficace gestione dei fondi interessati, le responsabilità e gli obblighi l organismo egato, in particolare per il controllo e la verifica rispetto la normativa comunitaria, vanno chiaramente definiti, l organismo pagatore garantisce che l organismo egato dispone di sistemi efficaci per espletare in maniere soddisfacente i compiti che gli sono assegnati; La Decisione n ottobre 2007 con cui la Commissione Europea ha approvato il Programma di Sviluppo Rurale ; La Decisione n dicembre 2009 con cui la Commissione Europea ha adeguato il PSR alle mutate esigenze settore agricolo e secondo le priorità dettate dalla riforma la Politica Agricola Comune 2009 (Health Check) e dalla strategia europea anticrisi (European Economic Recovery Plan); il Regolamento (CE) n. 73/2009 Consiglio 19 gennaio 2009 che stabilisce norme comuni relative ai regimi di sostegno diretto agli agricoltori nell ambito la politica agricola comune e istituisce taluni regimi di sostegno; il Regolamento (CE) n. 1234/2007 Consiglio 22 ottobre 2007 recante organizzazione comune dei mercati agricoli e disposizioni specifiche per taluni prodotti agricoli (regolamento unico OCM) il Regolamento (CE) n. 479/2008 Consiglio 29 aprile 2008 relativo all organizzazione comune mercato vitivinicolo; la nota l Agenzia le Dogane prot. 3826/V 3 settembre 2003, che riconosce ai CAA la possibilità di operare nel settore dei carburanti agevolati per l agricoltura, oltre che come gestori fascicolo aziendale, anche quali soggetti di interpolazione operativa per la presentazione la domanda di agevolazione; ibere la Giunta Regionale e circolari varie; la DGR 18 aprile 2008, n Manuale di gestione fascicolo aziendale relativo all anagrafe le imprese agricole stabilisce che la costituzione e l aggiornamento fascicolo aziendale sono di competenza esclusiva dei CAA riconosciuti dalla Regione Lombardia, ai quali le imprese devono rivolgersi ; RICHIAMATO il II provvedimento organizzativo - anno la IX Legislatura - DGR n maggio 2010; Pag. 2 di 25

3 il decreto Segretario generale n /10/2010 Obiettivi e attribuzioni dei centri di responsabilità l Organismo Pagatore Regionale ; la DGR n dicembre 2010 Schema di convenzione tra l Organismo Pagatore Regionale e i Centri di Assistenza Agricola ; il dduo n. Recepiti i contenuti di cui in premessa, si conviene e si stipula quanto segue Articolo 1 oggetto la convezione 1. Oggetto la presente convenzione è la disciplina l affidamento al CAA l attività di assistenza procedimentale finalizzata alla creazione, aggiornamento e tenuta Fascicolo Aziendale e/o all ammissione dei produttori agricoli agli interventi agevolativi. 2. Il CAA gestisce direttamente, o tramite le strutture ausiliarie di cui all art. 12 società di servizi D.M. 27 marzo 2008, le attività egate. Articolo 2 gestione Fascicolo Aziendale 1. Al CAA è affidata, in via esclusiva, la costituzione e l aggiornamento Fascicolo Aziendale, nonché la sua conservazione. 2. Il CAA si impegna ad operare nel rispetto le procedure previste dal Manuale di gestione fascicolo aziendale relativo all anagrafe le imprese agricole approvato con DGR 7082/2008, e sue eventuali successive modifiche e integrazioni, e dei manuali/disposizioni emanati dall OPR, sottoscrivendo le relative check list di controllo. 3. Si impegna inoltre a supportare le imprese nella risoluzione le eventuali anomalie riscontrate dal sistema di gestione e controllo. 4. La gestione Fascicolo Aziendale è garantita senza alcun onere finanziario a carico dei produttori. Articolo 3 altre attività egate 1. Al CAA sono egate dall OPR - le attività inerenti: a. il Regime di Pagamento Unico ed il trasferimento dei titoli di cui al Reg. (CE) n. 73/2009, b. l OCM Vitivinicolo per quanto concerne le domande relative alla variazione potenziale viticolo regionale, 2. Al CAA sono egate dalla Direzione Generale Agricoltura le attività inerenti: a. l indennità compensativa in zone svantaggiate di montagna lo Sviluppo rurale, Pag. 3 di 25

4 b. l istruttoria la domanda di assegnazione carburante agevolato. 3. Le attività egate si articolano in a. gestione le fasi di ricevibilità, ammissibilità amministrativa e conformità la documentazione allegata alle domande e le dichiarazioni presentate, secondo quanto definito dai manuali le procedure, dei controlli, le sanzioni (di seguito manuali) ) e dalle istruzioni applicative o disposizioni attuative (di seguito disposizioni) approvati da OPR e/o da Agea Coordinamento e/o dalla Direzione Generale Agricoltura. Tale attività prevede: l acquisizione e l elaborazione informatica le domande e le dichiarazioni, la verifica la corrispondenza dei dati inseriti nelle domande e nei procedimenti mediante le specifiche tecniche e le procedure operative fornite dal SIARL, la trasmissione le domande e le dichiarazioni anche per via telematica all OPR (o alle strutture da questo designate) secondo le modalità previste nei manuali e nelle disposizioni; b. attestazione le effettuazione le verifiche di ricevibilità le domande e di tutti i controlli amministrativi/informatici assegnati ai CAA e previsti nei manuali e nelle disposizioni, tramite le specifiche funzionalità predisposte sul SIARL e/o apposite check list di controllo; c. supporto ai produttori nella risoluzione le anomalie segnalate dal sistema integrato di gestione e controllo. 4. Il CAA garantisce il servizio ai produttori, connesso alle attività egate con il presente articolo, a titolo gratuito, senza alcun onere finanziario a carico dei produttori. 5. Nuove attività o nuovi settori, diversi da quelli richiamati, potranno essere aggiunti in funzione l avvio di nuovi interventi. In questo caso, le condizioni di affidamento le nuove attività e/o dei nuovi settori saranno definite con un atto aggiuntivo alla convenzione, sottoscritto dalle parti. Articolo 4 Fascicolo Aziendale - mandato 1. Nella gestione fascicolo aziendale, il CAA opera sulla base di un mandato scritto e in esclusiva rilasciato dal mandante. Il CAA si impegna a custodire tale documento presso le proprie sedi, ad esibirlo tempestivamente senza alcun onere a carico di OPR, su richiesta l OPR stesso o di chi ne abbia titolo. 2. Il mandato ha durata annuale (anno civile) ed è rinnovabile tacitamente. L eventuale revoca mandante e la rinunzia CAA devono essere redatti in forma scritta ed hanno effetto a partire dal 1 gennaio successivo. Nel caso in cui non siano in essere domande e/o procedimenti, la revoca ha effetto immediato. 3. Dal mandato deve risultare l impegno, da parte l utente, di - fornire al CAA dati completi e veritieri; Pag. 4 di 25

5 - collaborare con il CAA ai fini regolare svolgimento le attività affidate; - consentire l attività di controllo CAA nei casi previsti dal comma 2 l art2 decreto MIPAAF 27 marzo Il mandato deve prevedere esplicitamente l impegno mandante a rivolgersi al CAA mandatario per assumere informazioni sullo stato proprio fascicolo, fino a revoca mandato. Il CAA mandatario è obbligato a fornire al mandante tempestivamente tutte le relative informazioni richieste. 5. Il mandato rilasciato deve comprendere anche il consenso al trattamento dei dati personali l utente ai sensi l art. 23 e l art. 116 D.Lgs 196/2003. All utente deve essere altresì fornita l informativa prevista dall art. 13 D.Lgs 196/ Il CAA è tenuto ad utilizzare il molo di mandato presente a SIARL, con la facoltà di integrarlo con ulteriori informazioni e/o dichiarazioni che non contraddicano in nessun caso quanto previsto nel mandato approvato da OPR e presente sul SIARL. A tale scopo la parte integrativa è oggetto di verifica da parte di OPR. Nel caso in cui il CAA si avvalga di tale facoltà, il mandato presente a SIARL deve comunque essere stampato ed allegato al mandato sottoscritto. 7. In caso di revoca mandato, il CAA revocato consegna, entro 15 giorni lavorativi, il fascicolo aziendale, in originale, in suo possesso al mandante, il quale provvede, a propria cura, a consegnare tempestivamente tutta la documentazione al CAA subentrante il quale si impegna a subentrare nei procedimenti in atto, fermo restando il disposto precedente punto Il CAA dichiara di aver adottato adeguate misure tecniche ed organizzative per la sicurezza dei dati, nel rispetto degli artt. 31, 32, 33 e 34 D.Lgs. 196/2003, e si impegna ad effettuare tutti i perfezionamenti o modifiche richiesti da OPR per il perseguimento dei fini tutelati dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale di riferimento, onde garantire la riservatezza dei dati di cui ha la responsabilità ai sensi la presente convenzione. Articolo 5 altre attività egate mandato 1. Per le attività di cui all art. 3 la presente convenzione, il CAA mandatario è tenuto ad acquisire specifico mandato. Tale mandato contiene tutti gli elementi e rispetta tutte le modalità previste dal precedente art Il mandato sui singoli procedimenti comporta la gestione esclusiva degli stessi da parte egato. Pag. 5 di 25

6 Articolo 6 Carta dei Servizi 1. Al fine di garantire la massima trasparenza ed informazione agli utenti sui servizi erogati, il CAA si impegna ad adottare la Carta dei Servizi contenente l illustrazione le condizioni soggettive ed oggettive regolanti l attività prestata, i cui contenuti minimi sono: - l indicazione dei servizi offerti con la chiara esplicitazione di quelli resi a titolo gratuito perché i relativi costi sono a carico la Regione Lombardia; - la descrizione e le condizioni minime dei servizi offerti unitamente alle modalità di erogazione degli stessi; - l elenco le sedi provinciali e periferiche, nonché gli orari di apertura degli sportelli, ovvero l indicazione su dove trovare dette informazioni; - la comunicazione l esistenza di un sistema di controlli e le relative sanzioni, anche in applicazione la legge n. 898/86; - l esplicita indicazione la possibilità di sporgere reclamo all Organismo Pagatore Regionale e alla Direzione Generale Agricoltura per le disfunzioni riscontrate nell esecuzione mandato; - l avvertenza le conseguenze derivanti dalle norme comunitarie, nazionali e regionali, civili e penali, connesse alle dichiarazioni erronee e/o non veritiere. 2. La carta dei servizi deve essere presentata all utente al momento l acquisizione mandato scritto ad operare per suo conto e comunque messa a disposizione di ciascun utente in qualunque momento. Articolo 7 responsabilità e obblighi reciproci tra i contraenti 1. Il CAA si impegna a: a) operare, in conformità Reg. (CE) n. 885/2006, assicurando: la separazione degli incarichi, le procedure scritte, l uso di check-list, adeguati livelli di controllo, sicurezza e riservatezza nell utilizzo dei sistemi informatizzati, secondo le disposizioni impartite dalla Direzione Generale Agricoltura e da OPR, appropriati livelli di controllo interno (audit), coerenti con le linee guida comunicate da OPR; b) realizzare l attività affidata, entro i termini previsti dalla normativa e dalle disposizioni comunitarie, nazionali e regionali, osservando quanto prescritto nei manuali; c) assicurare, per la parte di competenza, ai mandanti che hanno presentato dichiarazione e/o domande di aiuto, la partecipazione al procedimento ed il diritto di accesso ai documenti amministrativi nelle forme e con le modalità previste dalla legge n. 241/90 e s.m. Pag. 6 di 25

7 OPR è pertanto esonerato, nei confronti dei mandanti, da qualunque obbligo previsto dalla citata legge n. 241/90 e s.m.; d) mantenere i requisiti organizzativi, individuati nel decreto di riconoscimento, e adeguare le risorse umane e strumentali per essere sempre in grado di svolgere le attività egate. A tal fine dovrà: avvalersi di personale provvisto di specifici titoli, ove ciò sia richiesto dalle norme che disciplinano i singoli procedimenti, nonché di operatori che possiedano competenza professionale adeguata in relazione alla qualifica ed alle attività svolte, conseguita mediante concrete esperienze lavorative o corsi di formazione e /o aggiornamento, definire compiti e responsabilità attribuiti a ciascun soggetto operante nelle strutture operative, compresi i profili di utenza sistema informativo, dotare ciascuna struttura di autonoma operatività logistico/organizzativa, di adeguate attrezzature mobiliari e strumentali, nonché dei dispositivi informatici idonei ad assicurare la piena operatività di tutto il personale e la continuità collegamento telematico con il SIARL, osservare le specifiche tecniche ed informatiche di cui ai manuali, monitorare costantemente le attività svolte dalle strutture operative attraverso un efficace sistema di controllo interno; e) garantire l accesso al pubblico di ogni struttura operativa di livello provinciale nel rispetto dei requisiti minimi l art. 7, punto 1 D.M. 27 marzo 2008, assicurando che: ciascuna sede CAA risulti ben visibile all esterno attraverso appositi contrassegni di identificazione, lo sportello CAA nei giorni e nelle ore di apertura al pubblico sia dedicato esclusivamente alle attività di cui alla presente convenzione; f) comunicare a OPR e alla DGA l esatta ubicazione le proprie strutture operative, nonché i nominativi dei responsabili e personale operativo presso ciascuna struttura; g) comunicare all OPR e alla DGA eventuali variazioni la sede legale e variazioni e/o integrazioni le sedi operative, soggetto responsabile di ciascuna sede e qualsiasi altra modifica degli assetti organizzativi; h) partecipare con i propri operatori ai corsi di formazione e aggiornamento professionale organizzati e/o individuati da OPR; i) costituire, aggiornare, conservare presso le proprie strutture operative il fascicolo aziendale ed i fascicoli di domanda secondo le modalità individuate nel manuale di gestione fascicolo aziendale e nei specifici manuali e disposizioni per ogni settore d intervento, garantendo la sicurezza materiale dei documenti in essi contenuti; j) utilizzare un sistema di protocollazione la documentazione allegata al fascicolo aziendale, alle dichiarazioni ed alle domande di contributo, attenendosi ai livelli operativi minimi definiti da OPR; k) rendere disponibile a OPR, copia di tutti gli atti relativi alla totalità o ad una parte le domande e degli atti dichiarativi presentati, con un preavviso di 48 ore, pari a due giorni lavorativi; Pag. 7 di 25

8 l) rendere note ai propri utenti le specifiche procedure previste per la soluzione le controversie deferibili agli organismi contemplati dal D.M. 3 marzo 2006, fornendo altresì agli utenti l assistenza per la produzione la documentazione necessaria ai fini le controversie stesse; m) garantire l accesso ai propri locali e a tutta la documentazione ivi presente al personale di OPR e ai soggetti dagli stessi autorizzati, MIPAAF, di AGEA e la Commissione europea, nonché a supportare l attività di verifica ed ispezione; n) presentare un resoconto annuale, entro il 31 gennaio l anno successivo, sullo stato di svolgimento le attività affidate e sull attività di controllo interno svolta seguendo lo schema l allegato 1 alla presente convenzione; o) produrre, unitamente alla presentazione la relazione annuale, la documentazione di cui al punto 5 l art. 7 D.M. 27/03/08, trasmessa alla Direzione Generale Agricoltura; p) ad accettare le modifiche che OPR si riserva di apportare ai manuali procedurali in relazione anche a possibili sviluppi tecnologici idonei, a proprio giudizio, a migliorare il servizio sia in termini di tempestività, che di qualità. 2. L OPR s impegna a: a) dotare tempestivamente il CAA di tutta la manualistica e le disposizioni attuative che deve osservare nell attività di propria competenza comprensiva di procedure relative alla compilazione le domande e le dichiarazioni ed al trattamento le anomalie; b) mettere tempestivamente a disposizione CAA, per il tramite SIARL, i dati relativi ai fascicoli, alle domande e ai pagamenti effettuati in favore dei mandanti comprensivi degli eventuali recuperi eseguiti, le modalità di accredito. La comunicazione può avvenire anche attraverso forme di interscambio dati tra SIARL e sistemi informativi dei CAA; c) garantire l attività di formazione e informazione necessarie per migliorare e standardizzare l esercizio le attività affidate ai CAA; d) attivare forme di consultazione periodica sulle tematiche da affrontare relative ai diversi settori trattati, anche mediante il coinvolgimento SIARL; e) mettere a disposizione, senza alcun onere per i CAA, attraverso il SIARL, le banche dati e gli applicativi gestionali indispensabili all attività dei CAA, allo scopo di consentire l effettuazione degli adempimenti con la massima efficienza in conformità ai manuali, assicurando di darne preventiva informazione. Il CAA è responsabile corretto uso le procedure e le informazioni assunte. f) fornire le linee guida per implementare la funzione di controllo interno (audit). 3. Al CAA non potrà essere imputata alcuna responsabilità se, per cause di forza maggiore, si verifica l interruzione servizio erogato dal SIARL in misura tale da pregiudicare gli adempimenti entro le scadenze previste. Pag. 8 di 25

9 Articolo 8 conflitto di interesse 1. Il personale CAA (responsabili, operatori dipendenti e collaboratori) che realizza le attività affidate da OPR deve possedere i requisiti oggettivi di cui all art. 8 decreto MIPAAF 27 marzo 2008 ed inoltre non deve trovarsi in una situazione di conflitto di interesse nell esercizio le mansioni svolte. 2. Il personale di cui al punto 1) deve ritenersi coinvolto nel conflitto d interesse qualora la domanda di aiuto presenti anche solo una le seguenti situazioni: di titolarità/rappresentanza legale l azienda agricola richiedente; di compartecipazione finanziaria e/o patrimoniale con l impresa agricola richiedente; di legame coniugale, consanguineità entro il quarto grado, e di affinità, entro il secondo grado, con il richiedente. 3. Il CAA si impegna a: far compilare periodicamente, almeno ad ogni rinnovo la convenzione, al personale di cui al comma 1 una dichiarazione ai sensi l art. 46 DPR 445/2000, che dovrà essere tenuta presso gli uffici dei CAA ed esibita ogni qual volta ne venga fatta richiesta in occasione dei controlli; diffidare il personale di cui al comma 1 dal prendere parte al procedimento amministrativo la domanda che configuri una le ipotesi di cui al comma 2; fornire, al verificarsi le situazioni di cui al comma 2, tempestiva comunicazione all OPR, e comunque fornire, all inizio di ogni anno, le situazioni di conflitto di interressi riscontrate. 4. Nel caso in cui il titolare la domanda d'aiuto sia il responsabile la sede periferica CAA presso cui viene presentata la domanda, il trattamento la domanda non potrà essere eseguito dal personale sottordinato l'ufficio, ma dal personale di altra sede periferica CAA o dal personale la sede regionale CAA. Anche queste situazioni dovranno essere comunicate all'opr, come definito al precedente punto 3 lett. c). Articolo 9 compensi 1. Il compenso per le attività previste dalla presente convenzione è determinato in euro 87,60 IVA compresa per ciascun fascicolo che risulti, nell ambito le banche dati SIARL, validamente costituito e/o gestito in funzione di almeno una domanda di aiuto o di agevolazione, fermo restando che ogni fascicolo aziendale viene pagato una volta sola. 2. La liquidazione corrispettivo annuale avviene tramite: una prima quota da erogarsi entro il 30 giugno l anno di riferimento - calcolata sulla base totale le Domande Uniche di Pagamento presentate entro il precedente 15 maggio. Dall importo sono detratte le eventuali penali contrattuali, di cui al successivo art. 12, derivanti dalle attività di accertamento la regolarità le attività l anno precedente; Pag. 9 di 25

10 saldo entro il mese di febbraio l anno successivo a quello di riferimento sulla base numero dei fascicoli aziendali le aziende che, entro il 31 dicembre l anno di riferimento, hanno presentato domande o effettuato procedimenti ai sensi dei precedenti artt. 2 e 3. Il saldo è liquidato previa presentazione resoconto annuale di cui al precedente art. 7, comma 1, lett. n). 3. Nel caso di revoca mandato con effetto immediato che si verifichi successivamente al 30 giugno di ogni anno, il CAA subentrante non beneficerà per l anno in corso di alcun pagamento. 4. I fascicoli di nuova costituzione sono pagati esclusivamente a saldo, indipendentemente dalla data di apertura. 5. I pagamenti saranno eseguiti entro 60 giorni dalla data di ricevimento la regolare fattura. Articolo 10 controlli OPR 1. L OPR sottopone a controllo, a campione, tutte le procedure messe in atto dal CAA per la gestione le attività egate dalla presente convenzione con l obiettivo di verificarne il grado di realizzazione, il rispetto la manualistica e le disposizioni e l efficienza e la qualità l attività amministrativa svolta e il rispetto degli impegni assunti. Le attività di controllo di OPR si articolano in: controlli di secondo livello relativi alle attività svolte dal CAA, controlli di audit, controlli in fase di certificazione dei conti a cura revisore incaricato. 2. Per lo svolgimento le attività di controllo possono essere impartite da OPR specifiche disposizioni con riferimento a ciascun determinato regime d aiuto. In particolare le attività di controllo di secondo livello sono svolte nel rispetto degli specifici manuali che individuano anche le irregolarità oggetto di sanzione. OPR informa il CAA in merito alle modalità di effettuazione dei controlli, fornendo altresì le relative piste di controllo ed un calendario di massima. 3. Ogni operazione di controllo dovrà risultare da una check-list predisposta da OPR, ogni attività di controllo comporta la redazione di una relazione finale di controllo. 4. L attività di controllo è organizzata tenendo anche in considerazione l opportunità di evitare una eccessiva concentrazione di controlli sulle medesime strutture CAA. 5. Nel caso in cui OPR si avvalga di soggetti egati per svolgere i controlli segnalerà al CAA i soggetti abilitati. Pag. 10 di 25

11 Articolo 11 provvedimenti per irregolare esecuzione 1. Nel caso di irregolarità amministrative emerse nelle attività di controllo OPR comunica al CAA regionale le raccomandazioni ed il termine di tempo entro il quale adempiere e, in assenza di adempimento da parte CAA, l attivazione di adeguati interventi sostitutivi. 2. È facoltà di OPR convocare il responsabile CAA al fine di concordare termini e modalità per l eliminazione le anomalie segnalate e per verificare la realizzazione dei contenuti le raccomandazioni. 3. In caso di irregolarità negli accessi e nell utilizzo sistema informativo, OPR può procedere, previa segnalazione al CAA, al ritiro l autorizzazione per l accesso al SIARL rilasciata al CAA e/o alla disabilitazione senza alcuna preventiva comunicazione agli utenti responsabili di tale comportamento. 4. Ferma restando l applicazione le penali contrattuali e le ulteriori sanzioni previste al successivo art. 12, OPR può avvalersi, nei casi più gravi, la facoltà di risolvere, ai sensi l art c.c., la presente convenzione. 5. Qualora OPR sia condannato al pagamento o a qualunque altra forma di risarcimento, in conseguenza di inadempimenti da parte CAA, OPR provvederà ad attivare tutte le azioni giudiziali ed extra giudiziali previste dall ordinamento, per rivalersi sul CAA inadempiente ed ottenere il ristoro di tutti i danni patiti. A tal fine si rivarrà sulla garanzia assicurativa di cui al successivo art. 15, nonché sui compensi eventualmente maturati, fino a concorrenza l onere sopportato. 6. Qualora, in sede di appuramento e liquidazione dei conti da parte la Commissione europea, siano effettuate correzioni finanziarie a carico di OPR, anche mediante riduzione degli anticipi, imputabili ad inadempienze o cattiva gestione le attività svolta dal CAA, l OPR provvederà a rivalersi sulla garanzia assicurativa, nonché sui compensi eventualmente maturati, salva l ulteriore rivalsa, fino a concorrenza l onere sopportato, per tutti i danni diretti ed indiretti provocati dal CAA nello svolgimento l attività istruttoria, fatte salve eventuali ulteriori azioni di rivalsa per la tutela dei propri interessi. 7. Nel caso di revoca riconoscimento CAA per gravi violazioni di legge o per gravi e/o ripetute inosservanze la convenzione, nonché le prescrizioni e degli obblighi imposti dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale, il rapporto convenzionale è risolto a totale carico CAA. 8. Qualora venga avviato un procedimento di contestazione a carico CAA per la revoca riconoscimento, è facoltà di OPR diffidare il CAA dall accoglimento di nuove domande e il CAA è tenuto a dare le opportune informazioni agli utenti per orientarli verso altre strutture abilitate al ricevimento. L OPR emana le opportune direttive finalizzate al completamento le pratiche. Pag. 11 di 25

12 9. La sospensione, ai sensi la normativa vigente, riconoscimento CAA, comporta la sospensione l esecuzione dei rapporti contrattuali. 10. Ai sensi l art codice civile, qualora, a seguito l attività di vigilanza venga accertata in capo al CAA ed alle società di cui esso si avvale la carenza dei requisiti di cui agli articoli 7 e 8 decreto il decreto MIPAAF 27 marzo 2008, la convenzione si intende risolta. 11. All insorgere di qualsiasi contestazione, nell ambito la presente convenzione, OPR si impegna a darne immediata notizia al CAA onde consentire allo stesso ogni utile difesa. Qualora le violazioni siano preordinate al fine di ricavare benefici a sé o ad altri, o di recare danni a terzi, OPR provvede a segnalarlo alle autorità giudiziarie competenti. Articolo 12 penali contrattuali 1. Il CAA risponde sotto il profilo amministrativo, civile e penale la regolarità e legittimità proprio operato e di quello le società di cui si avvale. 2. Le penali contrattuali si determinano come riduzioni l importo dovuto al CAA in relazione alle sedi sottoposte a controllo, sulla base l indice percentuale di irregolarità, rilevato a seguito l attività di controllo e calcolato, sulla base la gravità e la frequenza, con le modalità di cui all allegato 2 Ponderazione e calcolo le irregolarità. 3. Le penali vengono quantificate, per ogni settore di intervento e per ogni CAA sottoposto a controllo, in funzione l indice percentuale di irregolarità, secondo le seguenti modalità: a. indice percentuale di irregolarità minore o uguale a 5%: non si applicano penali; b. indice percentuale di irregolarità maggiore di 5% e minore o uguale a 30%: si applica una penale pari all indice di irregolarità rilevato (es. per un indice di irregolarità pari al 10%, si applicherà una penale 10%); c. indice percentuale di irregolarità maggiore di 30%: si applica una penale 100%; inoltre vengono avviate le procedure di revoca rapporto convenzionale con riferimento alle sedi CAA sottoposte a controllo in cui si è rilevato un indice percentuale di irregolarità maggiore di 30%; d. le penali si applicano sull importo dovuto al CAA in relazione ai fascicoli aziendali (individuati tramite il CUAA) su cui le sedi CAA controllate hanno ega per il settore d intervento oggetto di controllo. Articolo 13 trattamento dei dati personali 1. Il CAA dichiara di aver adottato adeguate misure tecniche ed organizzative per la sicurezza dei dati, nel rispetto d.lgs 30 giugno 2003, n. 196, e si impegna a non divulgare né utilizzare per fini diversi da quelli inerenti la presente Convenzione, anche Pag. 12 di 25

13 successivamente alla cessazione la stessa, le notizie riservate di cui sia venuta a conoscenza e come tali definite dalla Regione. 2. Le parti dichiarano reciprocamente di essere informate e di acconsentire che i dati personali forniti o raccolti in conseguenza la stipulazione la presente convenzione verranno trattati esclusivamente per le finalità ivi indicate ed in conformità a quanto previsto dal d.lgs. 196/ Ai sensi l art. 29 D.Lgs.196/2003 il CAA assume la qualifica di responsabile trattamento per i dati trattati di titolarità di Regione Lombardia. Titolare trattamento è la Giunta Regionale nella persona proprio legale rappresentante. Responsabile trattamento è il CAA nella persona di.. Responsabile trattamento interno è il Direttore Generale la Direzione competente per lo specifico incarico/servizio. 4. Al momento la sottoscrizione la convenzione il CAA: a) dichiara di essere consapevole che i dati trattati nell espletamento le attività affidate sono dati personali e quindi, come tali, essi sono soggetti all applicazione Codice per la protezione dei dati personali; b) si obbliga ad ottemperare agli obblighi previsti dal D.Lgs.196/2003 anche con riferimento alla disciplina ivi contenuta rispetto ai dati personali sensibili e giudiziari; c) si impegna ad adottare le disposizioni atte a tutelare i dati, nonché a rispettare le eventuali istruzioni specifiche ricevute relativamente a peculiari aspetti connessi alle attività affidate; d) si impegna a nominare, ai sensi l art. 30 D.Lgs. 196/2003, i soggetti incaricati trattamento stesso e di impartire loro specifiche istruzioni relative al trattamento dei dati loro affidati; e) si impegna a comunicare a Regione Lombardia ogni eventuale affidamento a soggetti terzi di operazioni di trattamento di dati personali di cui è titolare Regione Lombardia, affinché quest ultima - ai fini la legittimità trattamento affidato - possa nominare tali soggetti terzi responsabili trattamento; f) si impegna a nominare ed indicare a Regione Lombardia una persona fisica referente per la protezione dei dati personali ; g) si impegna a relazionare annualmente sullo stato trattamento dei dati personali e sulle misure di sicurezza adottate e si obbliga ad allertare immediatamente la Regione/OPR in caso di situazioni anomale o di emergenze; h) consente l accesso di Regione/OPR o di loro incaricato al fine di effettuare verifiche periodiche in ordine alla modalità dei trattamenti ed all applicazione le norme di sicurezza adottate. 5. Eventuali specificazioni, necessarie per il trattamento di dati sensibili o giudiziari o tipologie di flussi di dati particolarmente complessi, potranno essere oggetto di apposito disciplinare. Pag. 13 di 25

14 6. Il CAA adotta il documento programmatico per la sicurezza (DPS) di cui al d.lgs. 196/2003 e, laddove previsto, ne garantisce l adozione. Articolo 15 garanzie 1. Al fine di garantire il riconoscimento dei danni diretti ed indiretti, eventualmente provocati nello svolgimento le attività sia all OPR che agli utenti, alla stipula la presente convenzione, il CAA deve depositare presso l OPR apposita polizza assicurativa per la responsabilità civile, i cui contenuti siano ispirati allo schema tipo definito da AGEA - allegato 3 la presente convenzione. 2. L assicurazione deve prevedere la relativa copertura per l intera durata rapporto contrattuale e per i 3 anni successivi alla cessazione lo stesso. L importo da assicurare è pari a ,60 e corrisponde al risarcimento assicurato per anno. 3. Il CAA, nel rispetto l art. 5 decreto MIPAAF 27 marzo 2008, è tenuto a dare immediata comunicazione all OPR di ogni circostanza che comporti il ridimensionamento ovvero la riduzione o cessazione la garanzia assicurativa prestata e a garantirne l immediato reintegro. In ogni caso, la riduzione non può comportare la definizione di un massimale di rischio coperto inferiore a ,60 euro. 4. Il CAA si impegna a trasmettere annualmente all OPR il rinnovo la polizza assicurativa. 5. Il CAA si obbliga, su richiesta di OPR, a prestare, a garanzia l esatto adempimento le attività affidate, un ulteriore importo la cauzione assicurativa. Articolo 16 durata 1. La convenzione ha la validità annuale e decorre dal 1 gennaio 2011 al 31 dicembre 2011, salvo i casi di risoluzione anticipata prevista dal precedente art. 11 o di recesso di cui al successivo art. 17. Articolo 17 recesso 1. La volontà di recesso anticipato deve essere comunicata formalmente dalle parti almeno sei mesi prima (centottanta giorni), con lettera raccomandata AR nella quale deve essere indicata la data di decorrenza recesso. 2. Allo scopo di garantire la continuità la prestazione, la facoltà di recesso di entrambe le parti è subordinata alla conclusione la gestione le pratiche in corso. Pag. 14 di 25

15 Articolo 18 arbitrato 1. Le parti si propongono di risolvere amichevolmente tutte le contestazioni sorte tra loro in dipendenza la presente convenzione e dei conseguenti atti esecutivi. In caso di mancato accordo la risoluzione le controversie relative alla validità, efficacia, interpretazione ed esecuzione la presente convenzione, sarà devoluta ad un Collegio arbitrale composto da tre membri dei quali due saranno designati da ciascuna parte ed il terzo, con funzioni di Presidente, sarà designato d intesa tra le parti o, in mancanza di accordo, secondo l art. 810 c.p.c. Il Collegio Arbitrale emetterà la sua decisione secondo le norme l art. 816 e seguenti c.p.c. 2. In pendenza procedimento arbitrale, la convenzione dovrà continuare ad avere esecuzione e ciascuna le parti sarà tenuta al rispetto degli obblighi dalla stessa derivanti. 3. In ogni caso, si conviene che il foro competente è quello di Milano. Articolo 20 spese di stipula 1. Il presente atto è redatto in 3 (tre) copie originali, di cui due per OPR e una per il CAA. 2. Il presente atto è soggetto a registrazione ai sensi l'art. 57 D.P.R. N. 131/1986 soltanto in caso d'uso e le relative spese sono a carico la parte richiedente. Articolo 21 allegati Allegato 1: Schema Resoconto annuale (art. 7, comma 1, lett. n)) Allegato 2: Ponderazione e calcolo le irregolarità (art. 12) Allegato 3: AGEA - Polizza fideiussoria (art. 15) Letto, confermato e sottoscritto per approvazione in calce al presente foglio ed all ultimo foglio degli allegati. per l'opr per il CAA (.. ) (.) Milano,.. Ai sensi e per gli effetti l art c.c. vengono specificamente accettate, previa lettura, le clausole seguenti: artt. 11,12,13,14,15,16,17, 18, 19, 20, 21. per il CAA:. Milano,.. Pag. 15 di 25

16 ALLEGATO 1 Resoconto annuale ai sensi l art. 7, comma 1, lett. n) la convenzione tra OPR e il CAA sottoscritta il Modifiche a livello organizzativo e formazione Sedi Chiusure Nuove sedi e relativa anagrafica Sedi attive Organici Uscite Entrate, titolo di studio, esperienza professionale, ruolo interno Spostamenti tra sedi Totale personale in attività Profili utenti SI Cancellazioni Nuove assegnazioni e relativi livelli Elenco attività svolte per tipo di linea d intervento (ex artt. 2 e 3 convenzione) Strumenti operativi Aggiornamenti/modifiche ai mansionari interni, ai protocolli informativi interni, ecc. Formazione Corsi/iniziative formative al personale interno Pag. 16 di 25

17 Modifiche a livello di servizi Modifiche alla Carta dei Servizi Modifiche agli orari di apertura (indicando anche le sedi) Problematiche legate all attività svolta Casi di conflitto d interessi (specificando tipologia e soluzioni adottate) Problematiche emerse nel corso le attività svolte nell ambito la convenzione con OPR (per tipo di settore) Attività di auditing interno Controlli programmati (sedi e linee/misure controllati) Controlli effettuati Differenza e motivazioni Domande controllate (per linea e per sede) Fascicoli controllati Anomalie riscontrate (principali casistiche) Irregolarità che hanno comportato riduzioni/revoche degli aiuti Follow up effettuati (sedi e linee) Esiti Pag. 17 di 25

18 Schema di sintesi Organizzazione personale SI NO Note E stato redatto il mansionario Il mansionario è disponibile nelle singole strutture operative Il mansionario è stato inviato ad OPR Data ultimo aggiornamento mansionario E stato nominato il responsabile a livello provinciale di ogni struttura operativa Sono state comunicate ad OPR le cessazioni o le modifiche le competenze degli operatori E stata inviata la dichiarazione di conflitto di interessi Protocollazione Esiste un sistema di protocollazione non modificabile La protocollazione è avvenuta secondo le indicazioni contenute nei manuali procedimentali Archiviazione Esiste una modalità di archiviazione che viene utilizzata sistematicamente Gli spazi/locali per l archiviazione dei documenti sono sufficienti Per la tenuta dei fascicoli domanda e dei fascicoli aziendali vengono utilizzati uno o più armadi dedicati con chiusura semplice o, in alternativa, gli stessi vengono archiviati in apposito locale ad uso esclusivo dotato di porta d accesso con chiusura L archiviazione dei fascicoli è conforme alle disposizioni definite da OPR Le modalità di archiviazione consentono la pronta reperibilità dei fascicoli Le modalità di tenuta dei singoli fascicoli impediscono la dispersione dei singoli documenti Il dossier archiviato è conforme alle disposizioni di OPR Dotazione informatica Tutto il personale è dotato di personal computer Se NO, indicare il rapporto tra personale/computer Ogni struttura operativa è dotata di una connessione Internet che permette l operatività Ogni operatore ha una casella di posta elettronica personale Ogni struttura operativa è dotata di almeno una stampante Sono state effettuate procedure di back-up a cadenza giornaliera nel caso in cui si trattino dati di pertinenza di OPR in ambito informatico locale Ogni struttura operativa è raggiungibile telefonicamente attraverso un numero diretto Ogni struttura operativa è dotata, anche ad uso non esclusivo, di un fax e di una fotocopiatrice Pag. 18 di 25

19 ALLEGATO 2 Ponderazione e calcolo le irregolarità Premessa OPR verifica che i CAA svolgano le attività egate sulla base la presente convenzione, in conformità a quanto definito dai manuali, dalle istruzioni applicative e dalle disposizioni attuative, emanati in attuazione ai regolamenti comunitari relativi ai diversi settori di intervento. Tale verifica viene effettuata da personale OPR o da soggetti incaricati da OPR, su un campione di procedimenti, presso le sedi CAA competenti (controlli di 2 livello). Sono considerate irregolarità le eventuali difformità procedurali rispetto a quanto previsto dai manuali, dalle istruzioni applicative e dalle disposizioni attuative. Classificazione le irregolarità Le irregolarità sono classificate come: Irregolarità sostanziali: irregolarità che influenzano la determinazione e l erogazione degli aiuti. Irregolarità formali: irregolarità che non influenzano la determinazione e l erogazione degli aiuti; Irregolarità non sanabili: irregolarità che non possono essere sanate in alcun modo: Irregolarità sanabili: irregolarità che possono essere sanate, effettuando le necessarie azioni correttive. Le azioni correttive e i termini entro cui effettuarle sono indicati durante il controllo. Se il CAA non produce la documentazione comprovante l effettuazione le azioni correttive entro i termini indicati, oppure non sia in grado di correggere l irregolarità segnalata, le azioni correttive richieste saranno considerate come non effettuate e le corrispondenti irregolarità saranno considerate non sanate. Ponderazione le irregolarità Dopo la conclusione controllo e decorsi i termini per l effettuazione le azioni correttive, ad ogni irregolarità rilevata durante il controllo viene associato un peso, così calcolato: Irregolarità non sanabile o non Irregolarità sanata sanata Irregolarità 0,6 0,2 sostanziale Irregolarità formale 0,3 0,1 Calcolo valore l irregolarità sulla singola domanda Per ogni domanda affetta da una o più irregolarità, si calcola il valore l irregolarità, sommando i pesi le irregolarità rilevate sulla domanda e sul relativo fascicolo aziendale. i = p ove i: valore l irregolarità sulla singola domanda Pag. 19 di 25

20 p: peso le irregolarità rilevate sulla singola domanda I pesi le irregolarità rilevate su una singola domanda sono sommati fino ad un massimo di 1, anche se la loro somma aritmetica è superiore, pertanto il valore l irregolarità sulla singola domanda non può essere superiore a 1. Calcolo l indice ponderato di irregolarità L indice ponderato di irregolarità si calcola, per ogni settore di intervento e per ogni CAA sottoposto a controllo, come: I = i ove I: indice ponderato di irregolarità i: valore l irregolarità sulla singola domanda Calcolo l indice percentuale di irregolarità L indice percentuale di irregolarità, per ogni settore di intervento e per ogni CAA sottoposto a controllo, viene così calcolato: I% = (I/N) x 100 Ove I%: indice percentuale di irregolarità I: indice ponderato di irregolarità N: numero di domande sottoposte a controllo Pag. 20 di 25

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