Clapps Invoice PA. scheda informativa
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- Massimo Claudio Colonna
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2 Clapps Invoice PA scheda informativa
3 3 CLAPPS INVOICE PA La Finanziaria 2008 ha introdotto l obbligo della fattura elettronica nei rapporti con la PA. Dal 6 giugno 2014, Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale, non accettano più le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea (DM 55/2013). A partire dal 31 marzo 2015 l obbligo sarà esteso a tutte le altre Amministrazioni dello Stato (DL 66/2014). I fornitori della PA sono quindi obbligati ad emettere, trasmettere, conservare ed archiviare le fatture in forma elettronica nel rispetto delle regole previste dalla normativa vigente. Clapps Invoice PA permette di ottemperare con facilità e sicurezza all obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Cosa offre Clapps Invoice PA è il servizio della piattaforma Clapps che permette la gestione del processo di fatturazione elettronica verso le Amministrazioni dello Stato, adottando gli standard ed i sistemi di sicurezza previsti dalla normativa di riferimento in materia di fatturazione elettronica e conservazione digitale. Clapps Invoice PA permette di: acquisire le fatture da trasmettere alla PA; verificare l integrità dei file ricevuti, la correttezza dei dati immessi e la presenza dei dati obbligatori previsti dalla normativa; generare le fatture elettroniche nel formato accettato dalle PA; apporre sulle fatture la firma digitale in modalità manuale o automatica ed il riferimento temporale; trasmettere le fatture alle PA destinatarie tramite il Sistema di Interscambio; gestire le notifiche ricevute dal Sistema di Interscambio; inviare i documenti elettronici elaborati (fatture e ricevute di esito ed accettazione) in conservazione digitale; inviare la versione visualizzabile all occhio umano (in formato pdf) di fatture e ricevute nel sistema di archiviazione documentale; gestire il processo di conservazione digitale dei documenti elettronici secondo le disposizioni di legge attualmente in vigore per i dieci anni previsti dalla normativa. Tutto ciò, nella semplicità di un click: basta sapere a chi e cosa fatturare, a tutto il resto pensa Clapps. A chi si rivolge Clapps Invoice PA si rivolge ad aziende, studi commerciali e tributari, associazioni di categoria, professionisti, intermediari, centri servizi che necessitano di un sistema certificato per la gestione della fatturazione elettronica a norma di legge, attivabile in tempi brevissimi e con costi ridotti. Il servizio è sviluppato nel pieno rispetto della normativa vigente in Italia, a cui viene garantito il costante adeguamento.
4 4 Caratteristiche Clapps Invoice PA è altamente configurabile, dalla gestione multi-impresa, alle politiche di accesso all area riservata, dalla modalità di apposizione della firma digitale, all inserimento dei dati delle fatture, dall integrazione con i sistemi informatici esistenti, alla gestione integrata della conservazione digitale a norma dei documenti elettronici per dieci anni e all archiviazione documentale delle versioni pdf di fatture e ricevute. area riservata un interfaccia grafica di semplice utilizzo permette di tenere sotto controllo lo stato di avanzamento delle fatture, di ricercare documenti archiviati, di compilare on line una fattura o caricare un file che sarà lavorato da nostri operatori specializzati, il tutto nel rispetto degli standard di sicurezza più elevati; gestione multi-impresa il sistema permette la gestione centralizzata di cedenti/prestatori (soggetti che fatturano alla PA) multipli. La funzionalità è utile per studi professionali ed intermediari che gestiscono le fatture di più clienti, ma anche per aziende facenti parte di un gruppo; accesso all area riservata è possibile abilitare più utenti con profili di accesso differenti. Uno studio commerciale che gestisce le fatture elettroniche di cinque cedenti/prestatori può configurare, ad esempio, un utente abilitato alla gestione (visualizzazione, carimento, download, ecc.) delle fatture elettroniche dei primi tre cedenti/prestatori, un secondo utente abilitato alla gestione (visualizzazione, carimento, download, ecc.) delle fatture elettroniche degli ultimi due cedenti/prestatori ed un terzo utente abilitato alla sola visualizzazione delle fatture di tutti e cinque i cedenti/prestatori; acquisizione dei dati l acquisizione delle informazioni con cui comporre le fatture elettroniche può avvenire in diverse modalità: inserendo i dati delle fatture dall area riservata del prodotto (data entry); caricando un file che sia già nel formato previsto dalla normativa (invio XML-PA); caricando un file PDF contenente i dati di fatturazione da utilizzare per la generazione della fattura elettronica (invio PDF). In questa modalità la generazione della fattura sarà eseguita da nostro personale specializzato il che consente ai clienti di non modificare in alcun modo l operatività attuale; caricando un file in formato proprietario strutturato (invio Tracciato Proprietario). In questa modalità è possibile inviare i dati di fatturazione caricando nel sistema un file (tracciato fisso, csv, xml, ecc.) contenente una o più fatture prodotto, ad esempio, dai sistemi ERP aziendali. apposizione della firma digitale il sistema può essere configurato in modo tale da utilizzare: la firma digitale del cedente/prestatore; la firma digitale di un intermediario; la firma digitale di T&S; integrazione con i sistemo ERP aziendali il sistema consente la facile integrazione con i sistemi software già utilizzati in azienda. L integrazione consente di automatizzare completamente la fase di acquisizione dei dati e ridurre a zero l intervento umano; conservazione digitale in completa aderenza alle regole previste dal Codice dell Amministrazione Digitale, il sistema garantisce la conservazione a norma dei documenti elettronici, attribuendo loro la stessa efficacia probatoria del cartaceo e garantendo al contempo un risparmio sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione;
5 5 archiviazione documentale al fine di consentire una facile consultazione del contenuto delle fatture elettroniche e delle ricevute prodotte dal Sistema di Interscambio, una versione visualizzabile all occhio umano (formato pdf) dei documenti viene resa disponibile nel sistema di archiviazione documentale. Vantaggi Clapps Invoice PA è il servizio della piattaforma Clapps per la gestione in full outsourcing dell intero processo di fatturazione elettronica alla PA. Erogato via web in modalità on-demand assicura innumerevoli vantaggi: risparmio la modalità di vendita a pacchetti prepagati garantisce una spesa commisurata alle proprie esigenze, i costi relativi all archiviazione cartacea delle fatture sono completamente annullati ottemperanza delle scadenze di legge in assoluta conformità agli standard della Pubblica Amministrazione, i fornitori della PA potranno adeguarsi alle modalità operative imposte dalla normativa senza modificare i processi di fatturazione in essere gestione centralizzata multi-impresa da un unico punto si possono gestire tutti i propri clienti disponibilità dell archivio qualsiasi documento è fruibile indipendentemente dalla posizione geografica dell utente 24 ore al giorno per 7 giorni alla settimana outsourcing normativo e tecnologico assunzione dell incarico di Responsabile della Conservazione, redazione ed aggiornamento del Manuale della Conservazione, creazione dell impronta annuale dell archivio, verifica periodica dei documenti conservati, ottemperanza agli adempimenti periodici previsti dalla normativa, assistenza nell esibizione all amministrazione finanziaria, supervisione e messa in sicurezza degli archivi on line e sostitutivi, gestione della tecnologia di firma digitale e marcatura temporale, adeguamento del sistema alle evoluzioni della normativa, adeguamento dell infrastruttura hardware in linea con le evoluzioni tecnologiche: tutto compreso nel costo del servizio sicurezza dei dati impianti a norma di legge che garantiscono la conservazione nel tempo dei documenti elettronici, organizzazione della server farm aderente alle regole normative più stringenti (per come previsto dall art. 12 comma 2 del DPCM 3 dicembre 2013), infrastruttura hardware ridondata su 2 ambienti, cinque istanze di replicazione dei dati su supporti on line e off line residenti in location differenti,
6 6 Costi Clapps Invoice PA è offerto in modalità prepagata. Il servizio prevede quattro tipologie di pacchetti che comprendono la gestione dei processi di fatturazione elettronica e conservazione digitale e si diversificano per la modalità di trasmissione dei dati di fatturazione ed un pacchetto che prevede la sola conservazione digitale a norma di fatture elettroniche trasmesse alla PA tramite altri sistemi: Invio PDF Prevede l invio di un file pdf contenente i dati di fatturazione. Tale modalità consente di non modificare il formato del documento originario prodotto dal sistema contabile in uso, mantenendo inalterato il proprio modo di lavorare. La produzione del file xml in formato FatturaPA sarà eseguita da un operatore specializzato Clapps. Invio XML-PA Data Entry Invio Tracciato Proprietario Conservazione Fatture PA Prevede l invio di un file xml in formato FatturaPA. Utilizzabile in tutti quei casi in cui si dispone di un programma di contabilità o di un sistema ERP che già produce le fatture nel formato richiesto dalle PA. Prevede l inserimento dei dati di fatturazione da un wizard disponibile nell area privata del sistema. La fattura viene compilata dal cliente direttamente on line. Prevede l invio da parte del cliente di una singola fattura o un lotto di fatture tramite un file in formato strutturato proprietario (tracciato fisso, csv, xml, ecc.) eventualmente prodotto dai sistemi ERP o dai programmi di contabilità in uso. Prevede l invio da parte del cliente di fatture elettroniche (file in formato xml.p7m) generate tramite altre applicazioni da inviare in conservazione digitale. Di seguito si riportano i costi relativi alla fruizione dei servizi. Tutti gli importi sono al netto di IVA. Pacchetti prepagati Invio PDF Invio XML PA Data Entry Invio Tracciato Proprietario Solo Conservazione 10 fatture 80, fatture 300,00 30,00 25,00 40,00 20, fatture 500,00 60,00 50,00 80,00 40, fatture 1.000,00 150,00 125,00 200,00 100, fatture 1.750,00 300,00 250,00 400,00 200, fatture 3.000,00 600,00 500,00 800,00 400,00 L acquisto di un pacchetto prepagato garantisce l attivazione dei servizi Documents (Archiviazione Documentale), Invoice (qualora previsto) e Legal Archive e prevede l abilitazione di un unica utenza per l accesso al sistema ed il caricamento delle fatture da interfaccia grafica. I costi comprendono le attività necessarie alla produzione, alla firma ed all invio delle fatture elettroniche alla PA e la conservazione digitale a norma delle fatture e delle ricevute prodotte dallo SdI per 10 anni, ivi compresa l assunzione dell incarico di Responsabile della Conservazione.
7 7 I documenti compresi in un pacchetto prepagato possono essere utilizzati per la gestione di fatture elettroniche emesse da più cedenti/prestatori (soggetti che fatturano alla PA) e dirette a più cessionari/committenti (PA destinatarie delle fatture). La durata dei pacchetti è illimitata. Non sono previsti costi di attivazione e/o di configurazione del servizio. Servizi aggiuntivi I servizi aggiuntivi sono venduti separatamente e possono essere acquistati in qualsiasi momento. Tutti gli importi sono da intendersi al netto di IVA. Account aggiuntivi Trasmissione automatica Configurazione tracciato proprietario Report scritture contabili Monitoraggio e supervisione del processo di fatturazione Attivazione di ulteriori account di accesso al sistema con profili ed abilitazioni configurabili a seconda delle esigenze del cliente Configurazione del modulo di trasmissione automatica dei documenti ai moduli di fatturazione/conservazione. Collaudo e messa in opera della procedura. Configurazione del modulo di estrazione dati dal tracciato e dei controlli sintattici e semantici. Collaudo e messa in opera della procedura. Generazione report scritture contabili per l importazione automatica dei dati delle fatture nei programmi di contabilità o nei sistemi software in uso. Anch esso venduto in modalità prepagata, è collegato al pacchetto Clapps Invoice PA acquistato. Tale servizio prevede: supervisione dell intero processo di fatturazione al fine di evitare di incorrere in scarti o rifiuti legati a motivi formali o a vincoli di legge; supporto telefonico nella gestione delle problematiche riscontrate nella generazione della fattura PA.; supporto nella risoluzione delle problematiche eventualmente riscontrate dalla PA a seguito di rifiuti delle fatture elettroniche; gestione degli aspetti legali, tributari, organizzativi e amministrativi legati alla fatturazione elettronica e alla conservazione digitale. Il servizio, già incluso nel prezzo dei pacchetti Invio PDF, può essere acquistato esclusivamente in abbinamento ad un pacchetto prepagato e deve essere sottoscritto per un numero di fatture pari al numero di fatture previste dal pacchetto stesso. 10,00 cadauno una tantum 150,00 una tantum 250,00 una tantum 15,00 a report 1,00 a fattura Monitoraggio allineamento archivi Il servizio ha lo scopo di verificare l allineamento tra l archivio di conservazione e quello contabile. La verifica si attiva alla ricezione di un file di checksum contenente i dati delle scritture contabili del cliente e consiste nel controllo di corrispondenza tra: numero totale di fatture di acquisto e di vendita presenti nei due archivi; numero totale di fatture afferenti ad ogni categoria di acquisto/vendita presenti nei due archivi; totale importo fatture di acquisto e di vendita presenti nei due archivi; totale importo fatture afferenti ad ogni categoria di acquisto/vendita presenti nei due archivi. 100,00 annue Distribuzione L estrazione dei documenti dal sistema di conservazione digitale è gestita tramite la produzione dei Pacchetti di Distribuzione. Tali pacchetti possono contenere da un singolo documento all'intero archivio e saranno generati previa esplicita richiesta del Cliente. Ai costi relativi ai pacchetti di distribuzione vanno aggiunti i costi degli eventuali supporti di distribuzione (CD, DVD, BLU-RAY, HD, LTO, TOKEN USB) scelti del cliente per il delivery dei dati estratti dall archivio. I pacchetti di distribuzione aventi dimensione fino a 100 MB, potranno essere scaricati direttamente via web, senza bisogno di alcun supporto fisico 50,00 per ogni pacchetto generato
8 8 STANDARD E CERTIFICAZIONI ISO 14721:2012(E) Clapps Invoice PA è aderente alle regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici predisposte dall AgID (Agenzia per l Italia Digitale ex DigitPA) secondo le indicazioni dello standard ISO 14721:2012(E) - Open Archival Information System (OAIS). (DPCM 3 dicembre 2013 pubblicato in GU Serie Generale n.59 del ). UNI 11386:2010 in aderenza a quanto stabilito dalle regole tecniche predisposte da AgID, la struttura descrittiva dei pacchetti di archiviazione e di tutte le altre tipologie di pacchetti generati dal sistema, è conforme allo standard nazionale UNI 11386:2010 Supporto all Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SinCRO). E-invoicing and E-archiving check i processi di fatturazione elettronica e conservazione digitale adottati sono stati sottoposti all attività di verifica e di valutazione condotta dal Dott. Umberto Zanini con il supporto degli esperti della School of Management del Politecnico di Milano - Dipartimento di Ingegneria Gestionale. La verifica ha attestato la conformità del sistema alla normativa tecnica, fiscale e civile in materia di fatturazione elettronica e conservazione digitale di documenti tributari vigente in Italia. Certificazione UNI CEI ISO/IEC 27001:2014 T&S ha avviato la fase di audit per l acquisizione della certificazione di conformità alle norme internazionali del proprio sistema di gestione della sicurezza delle informazioni.
9 9 APPROFONDIMENTI Fatturazione elettronica La fatturazione elettronica è un processo informatico regolamentato dalla normativa che gestisce la generazione, l emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche. La fattura elettronica è una fattura in formato digitale provvista del riferimento temporale e della firma digitale dell emittente, inviata in formato elettronico al destinatario e conservata in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze 17 giugno 2014 adottato ai sensi dell articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale (CAD). Il decreto attuativo (DMEF 3 aprile 2013 n. 55) della Legge numero 244 del 2007 (Legge finanziaria 2008) fissa al 6 giugno 2014 la decorrenza dell obbligo della fattura elettronica nei rapporti economici verso la Pubblica Amministrazione Centrale e stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica, della quale definisce il formato. Il più recente Decreto Legge 24 aprile 2014 n. 66, anticipa al 31 marzo 2015 il termine di decorrenza degli obblighi di fatturazione elettronica per tutte le Amministrazioni dello Stato non comprese nella prima scadenza. Tutti i fornitori che emettono fattura verso la Pubblica Amministrazione devono: produrre un documento in formato elettronico, denominato FatturaPA; trasmettere la FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) per la fatturazione elettronica. Clapps Invoice PA procede alla generazione, laddove è necessario, della fattura elettronica in formato FatturaPA, alla trasmissione della stessa al Sistema di Interscambio, all acquisizione delle ricevute inviate dallo SdI ed alla loro riconciliazione con la fattura a cui si riferiscono. trasmissione dei dati la trasmissione dei dati delle fatture verso Clapps Invoice PA può avvenire in diverse modalità. Le fatture posso essere inviate ad una specifica casella di posta elettronica certificata (PEC), prelevate da una URL di terze parti previa autenticazione (HTTPS), depositati su opportune cartelle di scambio accessibili a Clapps in SFTP, depositate su opportune folder residenti su file system condivisi (VPN), in alternativa i dati delle fatture possono essere caricati via web accedendo all area privata del prodotto (Data Entry), Inoltre, il sistema è in grado di gestire diversi tipi di formati di input. FatturaPA - standard definito nel D.M. 55/2013 per l invio di fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione; Formato proprietario strutturato - uno dei formati strutturati previsti dalle procedure di esportazione dei sistemi di contabilità o gestiti dai sistemi informativi aziendali; UBL (Universal Business Language), standard OASIS utilizzato a livello europeo per lo scambio di documenti di business. verifica ed acquisizione i documenti o i dati ricevuti vengono sottoposti a verifica e successivamente elaborati ed indicizzati. Il processo di verifica ed acquisizione è completamente automatizzato e garantisce da un lato la correttezza dei dati contenuti nelle fatture al fine di ridurre gli eventi che potrebbero generare dispute e richiedere, quindi, la rielaborazione dei documenti, dall altro la reperibilità immediata delle fatture e del loro stato di elaborazione.
10 10 generazione FatturaPA a partire dai dati inseriti dall interfaccia o contenuti nei documenti ricevuti in formati differenti da quello ammesso dalla Pubblica Amministrazione, il sistema genera la fattura elettronica nel formato FatturaPA. apposizione della firma digitale il sistema può essere configurato in modo tale da utilizzare la firma digitale del cedente/prestatore, la firma digitale di un intermediario (soggetto terzo incaricato all emissione della fattura per conto del cedente/prestatore ai sensi della normativa vigente in materia di fatturazione), la firma digitale di T&S (in questo caso T&S si configura come soggetto terzo che emette fattura per conto del cedente/prestatore). trasmissione al Sistema di Interscambio le fatture elettroniche vengono trasmesse al Sistema di Interscambio che provvederà ad inoltrarle alle Amministrazioni destinatarie. gestione ricevute Clapps Invoice PA elabora le notifiche ricevute dallo SdI, riconciliandole con i documenti elettronici cui si riferiscono e provvede alla comunicazione dell evento notificato dal sistema esterno all utente. In dipendenza della tipologia di notifica ricevuta dallo SdI, il sistema attiverà i processi di ritrasmissione (notifica di impossibilità di consegna al destinatario o non conformità del file FatturaPA ), disputa (notifica di rifiuto documento da parte del destinatario ), invio in conservazione digitale (notifica di accettazione documento da parte del destinatario ). Conservazione digitale La conservazione è una procedura informatica, regolamentata dalla legge (D.Lgs. n. 82 del 7 marzo Codice dell Amministrazione Digitale, DPCM 3 Dicembre Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, DMEF 17-Giugno Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto), in grado di garantire nel tempo la validità legale di tutti i documenti informatici firmati digitalmente. Clapps Invoice PA procede all invio automatico dei documenti elettronici (fatture e ricevute di consegna e accettazione) in conservazione digitale. L operazione è automatica e non richiede alcun intervento dell utente. In accordo agli obblighi imposti dalla normativa vigente, il processo prevede una serie di fasi ben precise che assicurano la conservazione a lungo termine dell archivio informatico del cliente e l accessibilità alle informazioni in esso contenute. acquisizione e verifica dei pacchetti di versamento il versamento sancisce l effettiva ingresso dei documenti nel sistema di conservazione digitale. Ai pacchetti di versamento vengono apposti firma digitale del produttore e riferimento temporale produzione rapporto di versamento il sistema genera un rapporto di versamento dove traccia tutte le operazioni eseguite su ogni singolo documento dalla ricezione al versamento dello stesso generazione dei pacchetti di archiviazione l archiviazione sancisce la chiusura del processo di conservazione digitale. Ai pacchetti di archiviazione vengono apposti firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale produzione registro di conservazione il sistema genera un registro di conservazione dove traccia tutte le operazioni eseguite su ogni singolo documento dalla ricezione all archiviazione dello stesso
11 11 creazione lotto di chiusura annuale entro i termini stabiliti dalla normativa il sistema genera il lotto di chiusura dell intero archivio apponendo su di esso firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale generazione pacchetti di distribuzione i documenti conservati in modalità digitale possono essere estratti dall archivio esclusivamente tramite la generazione di un pacchetto di distribuzione. Ai pacchetti di distribuzione viene apposta firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale controllo integrità archivio verifica l'integrità di tutti i file archiviati nel sistema di conservazione digitale: documenti, pacchetti di versamento e di archiviazione, lotti di chiusura annuale controllo leggibilità documenti verifica la leggibilità nel tempo dei documenti archiviati nel sistema di conservazione digitale nei tempi e nei modi stabiliti dalla normativa congruità numerazione e data contabile documenti verifica la congruenza della numerazione contabile dei documenti archiviati nel sistema di conservazione digitale, controllando la presenza di buchi di numerazione e/o di inconsistenze tra numero e data documento
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Clapps Invoice PA. scheda informativa
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