DIRETTIVE DI CONDOTTA AZIENDALE

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1 R DIRETTIVE DI CONDOTTA AZIENDALE

2 Indice Messaggio di Chris Conway... 1 Nota sulle direttive... 2 La nostra filosofia... 3 Introduzione e indicazioni pratiche... 4 Reporting attraverso Connect... 5 Processo di Connect... 6 Principi fondamentali per i dipendenti Qualche esempio... 8 Proteggere la salute e la sicurezza dei dipendenti... 9 Essere aperti, valorizzare la diversità e supportare i dipendenti nello sviluppo delle loro potenzialità...10 Proteggere la privacy dei dipendenti...11 Principi fondamentali per Qualche esempio...13 Proteggere la nostra proprietà intellettuale...14 Proteggere le nostre informazioni riservate...15 Agire sempre nel massimo interesse di ed evitare qualunque conflitto...16 La negoziazione delle azioni è soggetta a restrizioni...17 Usare le risorse di in modo responsabile e onesto...19 Redigere con precisione libri e registri...20 Impegnarsi a fornire prodotti e servizi sicuri e di qualità...21 Principi fondamentali per il mercato Qualche esempio...23 Non tollerare la corruzione...24 Competere onestamente sul mercato...25 Fare ciò che è vantaggioso per l'ambiente...26 Limitare l'uso delle risorse della società a supporto di campagne o cause politiche...27 Rivolgersi al pubblico con una sola voce...28 Prestare la massima attenzione durante la guida...29 Conformarsi a tutti i regolamenti ITC (Controllo del Commercio Internazionale)...30 Note finali...31

3 1 Messaggio di Chris Amici e colleghi, tutti noi facciamo parte di un'organizzazione con una storia lunga e di successo. Dai suoi inizi - oltre 100 anni fa come fabbricante locale di piccoli prodotti in metallo - al suo attuale stato di società multinazionale con ricavi globali da oltre 1 miliardo di dollari, ha sempre perseguito una cultura di lavoro e crescita. Tuttavia, ricavi e redditività non sono mai stati, per, i soli criteri di misura del proprio successo. Noi vogliamo agire nel modo giusto ed ognuno di noi è funzionale per questo obiettivo. Il codice etico originale di è stato scritto quasi 100 anni fa, probabilmente da L.H. Harold Clark, figlio del fondatore di. In una sezione, afferma: Di qualunque cosa si tratti, comportarsi con gli altri come vorremmo che gli altri si comportassero con noi applicare questa regola al nostro comportamento quotidiano significa agire in modo utile per noi e vantaggioso per la società. Il concetto è quello di trattare gli altri come ognuno di noi vorrebbe essere trattato. Che la si chiami regola d'oro o in qualunque altro modo, è comunque un ottimo punto di partenza per decidere come comportarsi rispetto ai propri colleghi o nell'ambito della propria funzione all'interno di. Chiedetevi sempre se il vostro comportamento in caso di inversione dei ruoli farebbe sentire voi (o il vostro datore di lavoro) ingannati o trattati ingiustamente. Oltre che sull'etica delle scelte, gran parte della nostra ambizione a fare la cosa giusta è basata sul rispetto delle leggi. Questo non è sempre facile non perché non vogliamo ma perché le leggi che governano la nostra attività possono essere estremamente complesse. Una conseguenza della portata globale di è che siamo soggetti a leggi numerose e differenti, non sempre del tutto coerenti o che possono cambiare. Noi siamo comunque determinati a conformarci a tutte queste leggi. Non abbiamo alternative. Queste Direttive di condotta aziendale sono state concepite per aiutare tutti noi a comportarci in modo eticamente corretto e a conformarci alle leggi che disciplinano la nostra attività. Va sottolineato, tuttavia, che queste direttive non specificano in modo esaustivo ogni possibile situazione che si può creare. E non mirano a fare di noi degli esperti in materia sulle questioni che trattano. Queste direttive vanno considerate un punto di riferimento, una mappa della conformità che poggia su una solida base per il tipo di cultura aziendale che desideriamo coltivare e promuovere. Vi invito quindi a unirvi a me nell'approfondire la conoscenza di queste direttive e nel renderle parte integrante della vostra vita lavorativa. Se una qualunque parte di questo documento non vi è chiara o se avete domande su una particolare situazione, non esitate a chiedere assistenza. Discutete la questione con il vostro supervisore, il reparto Risorse Umane o il Responsabile della Conformità. Saremo lieti di rispondere a ogni vostra richiesta o domanda. Grazie per il vostro lavoro e la vostra dedizione. Cordialmente, 1 Chris Conway Presidente e CEO di 1

4 2 Note sul contenuto e sull'applicazione di queste direttive Sono poche le cose da ricordare nel momento in cui si leggono queste direttive. Ogni volta che si nomina o si utilizzano le parole noi e nostro - ci si riferisce a Inc. (U.S.A.) e a tutte le sue filiali e società operanti nel mondo. Con la parola voi, ci si riferisce a tutti quelli a cui si applicano queste direttive ovvero. a tutti i dipendenti, i direttori e gli agenti di. Senza, con ciò, escludere eventuali consulenti, fornitori o altre terze parti che svolgono attività con noi o per nostro conto. Queste direttive non mirano a essere un enunciato esaustivo delle leggi di ogni paese o regione (ad es. dell'unione Europea) applicabili alle nostre operazioni commerciali. Non mirano neanche a risolvere tutti i dubbi di natura legale o etica legati a ogni particolare situazione che si viene a creare nell'ambito del vostro lavoro in. Queste direttive, invece, sono concepite per definire l'atteggiamento etico della nostra organizzazione, con una chiara e concisa dichiarazione scritta della nostra posizione riguardo a una serie di argomenti importanti. Questo documento vuole anche essere una cornice flessibile in cui integrare altre politiche di. Molti degli argomenti trattati in queste direttive, infatti, sono approfonditi da politiche più specifiche di a cui, in questo documento, si fa riferimento o meno. Ognuno di voi è tenuto a conoscere e rispettare tutte le politiche di a voi applicabili, a prescindere dal fatto che siano menzionate o meno in questo documento. Se non siete sicuri delle specifiche politiche a voi applicabili, contattate il vostro supervisore, il reparto Conformità di o il vostro reparto Risorse Umane. Inoltre, se avete firmato con un separato accordo scritto su una delle problematiche trattate in queste direttive o in altro documento (ad es. sulla protezione delle informazioni riservate), i termini di quell'accordo scritto prevarranno in caso di incoerenza con queste direttive o altre politiche di su un determinato argomento. Va sottolineato, infine, che queste direttive e altre politiche di sono sempre soggette alle leggi applicabili nella vostra giurisdizione. In caso di conflitto tra la legge applicabile e queste direttive o altre politiche di, prevale sempre la legge applicabile. 2 2

5 3 La nostra filosofia DI P E NDE NT C L A R C OR I MERCATO In, lavoriamo per creare una cultura che promuova lavoro di gruppo, innovazione, leadership e crescita rafforzando, nel contempo, le relazioni con i nostri clienti. È nostro desiderio che la crescita professionale dei dipendenti e il successo dell'attività vadano di pari passo. 3 3

6 4 Introduzione La buona reputazione di è in gioco ogni giorno e ogni dipendente, direttore e agente, in tutto il mondo, ha la responsabilità di proteggerla. Noi ci siamo impegnati ad agire con integrità, ad obbedire alle leggi e a fare la cosa giusta. Voi siete tenuti a condividere il nostro impegno. Queste direttive vi riguardano a prescindere da dove viviate e lavoriate e qualunque sia il vostro ruolo nella nostra organizzazione (si applicano anche al nostro consiglio di amministrazione). Dovete fare in modo che il vostro comportamento quotidiano per conto nostro sia conforme alle leggi, a queste direttive e a qualunque altra politica applicabile di. Indicazioni pratiche Affidarsi al buon senso e alla capacità di giudizio. Per prendere la decisione giusta, porsi le seguenti domande È legale? È conforme a queste direttive e alle altre politiche di? Viola eventuali accordi specifici stipulati con? Mi sentirò fiero di questa decisione? È leale e onesta? Sarà gradita ai miei colleghi, ai manager e alla leadership di? Fatevi queste domande! Lavorare in una società globale e complessa non è sempre facile. Può non essere evidente quali siano le decisioni migliori da prendere e ci sono situazioni in cui è necessario acquisire ulteriori informazioni e chiedere consiglio. Se non siete sicuri dei requisiti della legge applicabile, di queste direttive o di altre politiche di, rivolgetevi a chi può aiutarvi. Il vostro reparto Risorse Umane, l'ufficio legale o l'ufficio Conformità di sono sempre a vostra disposizione. Prendere una decisione delicata solo in base a delle supposizioni potrebbe avere serie conseguenze legali o di altro genere, per o per voi. La violazione delle leggi applicabili, di queste direttive o di altre politiche di può essere motivo di azione disciplinare, fino al licenziamento. Vi invitiamo, inoltre, a riferire qualunque eventuale violazione osservata o presunta al vostro supervisore, a un membro del vostro reparto Risorse Umane, all'ufficio legale o all'ufficio Conformità di o attraverso Connect. Per informazioni dettagliate sul reporting, fate riferimento al documento intitolato Politica e procedure di per la gestione delle 4denunce di comportamento scorretto o violazione delle leggi o delle politiche. 4

7 5 Reporting attraverso Connect Fare la cosa giusta significa agire con onestà e integrità, oltre che in conformità con le leggi e le politiche di. Significa anche parlare apertamente quando pensate che qualcun altro non stia facendo la cosa giusta. Un modo di parlare apertamente è quello di discutere con il vostro supervisore ciò che vi preoccupa. Tuttavia, se ritenete che la situazione non sia stata risolta nonostante vi siate rivolti al supervisore o al reparto Risorse Umane o credete che non siano questi i modi più opportuni per gestire la questione, esiste un'altra possibilità. Potete riferire una sospetta violazione contattando Connect. Connect è un sistema di reporting confidenziale gestito da un fornitore esterno specializzato in questo tipo di servizi. È disponibile 24 ore al giorno, sette giorni a settimana e in qualunque parte del mondo. Sono due i modi per denunciare le sospette violazioni attraverso Connect. Prima di tutto, accedendo al sito e seguendo le istruzioni per inviare il vostro report elettronico per iscritto. Un'altra possibilità è quella di chiamare il numero di Connect del paese in cui vi trovate. Generalmente, questi numeri di telefono locali vengono comunicati sul vostro luogo di lavoro ma sono sempre disponibili, seguendo i link corrispondenti, sul sito web Il sistema di reporting acquisisce le informazioni riferite e redige un sommario della questione da voi sollevata. Quel report viene poi inoltrato esclusivamente alle persone incaricate delle procedure di analisi e indagine all'interno dell'organizzazione. Il sistema assegna un numero di report, un PIN e una data di follow-up. Dopo aver presentato il report iniziale, se avete altro da aggiungere o si verificano altri eventi correlati alla stessa questione, potete riaccedere al report attraverso il sito web o telefonare fornendo il numero del report e il PIN. Il numero del report e il PIN servono anche ad accedere alle comunicazioni di follow-up da parte di. È importante che sappiate che, nel momento in cui inoltrate un report in buona fede a, non tollereremo alcun tipo di ritorsione nei vostri confronti. Inoltre, ci impegnamo ad esaminare prontamente ogni questione e vi invitiamo a non effettuare mai indagini per conto vostro. Se scegliete di riferire il problema usando il telefono, dovete sapere che gli operatori di Connect non sono in grado di rispondere a domande sulle nostre pratiche e procedure commerciali. 5 Essi si limitano a raccogliere le informazioni da voi riferite. Vedere lo schema sulla prossima pagina

8 6 Processo di Connect Connect è uno strumento di facile uso, gestito da un fornitore esterno specializzato in questo tipo di servizi. Voi Per riferire un problema, potete parlare al vostro supervisore, rivolgervi al reparto RU o utilizzare Connect. Connect Se scegliete di usare Connect, potete farlo in due modi: 1) chiamare il numero di telefono Connect del vostro paese oppure 2) accedere al sito web e compilare i campi delle informazioni richieste. In ogni caso, Connect utilizza le informazioni da voi fornite per redigere un report sull'incidente o sulla questione da voi sollevata. Tale report viene poi inoltrato alla/e persona/e incaricata/e, nella nostra organizzazione, di procedere all'analisi e all'eventuale indagine. Siete liberi di fornire il vostro nome e i dati di contatto ma, se la legge applicabile lo consente, potete scegliere di rimanere anonimi. Il sistema assegna un numero di report, un PIN e una data di follow-up. Dopo 6 aver presentato il report iniziale, se avete altro da aggiungere o si verificano altri eventi correlati alla stessa questione, potete riaccedere al report attraverso il sito web o telefonare fornendo il numero del report e il PIN. Il numero del report e il PIN servono anche ad accedere alle comunicazioni di follow-up da parte di.

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10 8 Qualche esempio... Ho appena ascoltato una barzelletta molto divertente su mogli e fidanzate. Va bene se oggi, in mensa, la racconto ad alcuni dei miei colleghi maschi? pag. 10 Ho accesso alle informazioni sugli stipendi nella mia società. Un mio amico e collega ritiene di essere sottopagato e vuole conoscere gli stipendi di altre due persone con la stessa qualifica. Il mio amico assicura di non divulgare queste informazioni. Che cosa dovrei fare?...pag

11 9 Principio di base: Proteggere la salute e la sicurezza dei dipendenti. Indicazioni pratiche Leggere, assicurarsi di aver capito e rispettare le politiche e le procedure di sicurezza legate al proprio lavoro. Cercare i modi più adeguati per evitare incidenti e migliorare la sicurezza sul posto di lavoro. Affrontare e non nascondere rischi ed errori. Non ignorare mai un problema di sicurezza. Chiedere a se stessi Esiste un potenziale rischio di lesioni o danni alle cose se questo problema non viene corretto? Siamo impegnati a creare e mantenere un ambiente di lavoro in cui non si faccia uso di droghe, non si verifichino incidenti e non sussista il rischio di lesioni alle persone e lo facciamo garantendo la sicurezza dei posti di lavoro, delle apparecchiature e dei materiali. In nessun caso, verranno tollerati comportamenti violenti, minacce a persone o cose, utilizzo di droghe o alcool sul lavoro, atti di intimidazione fisica o coercitivi. Qualunque attività legata a produzione, vendita, acquisto, trasferimento, uso o possesso di droghe illegali, narcotici o altre sostanze o materiali illegali è strettamente proibito all'interno delle strutture di o mentre si lavora per. Mentre si è sotto l'effetto di alcool, droghe o altro, è assolutamente proibito anche l'uso di veicoli personali per scopi aziendali o l'uso di veicoli per qualunque scopo. Ogni dipendente è tenuto a collaborare a eventuali iniziative, intraprese legalmente da, per contrastare l'uso di alcool e droghe. Per assistere i dipendenti con problemi di abuso di alcool o altre sostanze, abbiamo predisposto degli appositi servizi. 9 Non ci sarà alcun tipo di ritorsione nei confronti dei dipendenti che, in buona fede, segnalano sospette violazioni. 9

12 10 Principio di base: essere aperti, valorizzare la diversità e supportare i dipendenti nello sviluppo delle loro potenzialità. Per, i dipendenti sono la risorsa più importante. Questo è il motivo per cui intendiamo fornirvi un ambiente di lavoro professionale e stimolante. Molestie, discriminazioni illegali, bullismo e violenza sono distruttivi, per un ambiente di lavoro positivo, e non saranno tollerati. Questi comportamenti sono perseguiti che vengano realizzati di persona o attraverso l'uso di Internet, o qualunque altra forma di comunicazione. Indicazioni Pratiche Non mettere in atto e non tollerare molestie o qualunque altro comportamento lesivo verso altre persone. Le molestie includono anche un tipo di linguaggio o condotta, verbale o non verbale, che altri possono trovare spregiativi, intimidatori o offensivi. Chiedere a se stessi: Quello che sto dicendo o facendo è offensivo per qualche persona o gruppo di persone? In termini di assunzione, stipendio, benefit, avanzamenti, disciplina, cessazione del rapporto lavorativo e pensionamento, offriamo a tutti lo stesso tipo di trattamento. Non tolleriamo la discriminazione in base a razza, genere, età, stato di gravidanza, disabilità, identità etnica, credo religioso o qualunque altra categoria protetta dalla legge. 10 I report di Connect possono essere inoltrati online - attraverso il sito - o telefonando al numero (USA e Canada). I numeri verdi per gli altri paesi sono riportati sul sito 10

13 11 Principio di base: proteggere la privacy dei dipendenti. Noi rispettiamo il diritto alla privacy delle persone. Per proteggere i dati personali, sono in atto alcune tutele quali la limitazione di accesso ai dati solo a chi che ne ha bisogno per finalità di lavoro e l'uso dei dati personali solo nei termini ammessi dalle politiche di e dalle leggi applicabili. Essendo una società globale, possiamo aver bisogno di trasferire dati personali oltre i confini nazionali. Uno dei modi in cui assicuriamo la conformità alle leggi sulla privacy dei dati in Europa è la certificazione Safe Harbor con il Dipartimento del Commercio statunitense. Per ulteriori informazioni sul programma Safe Harbor, accedere al sito: export.gov/list.aspx. Politica correlata: Dichiarazione di privacy Safe Harbor Indicazioni Pratiche Raccogliere ed esaminare solo i dati di cui avete bisogno per il vostro lavoro. In mancanza di autorizzazione o di una legittima finalità di lavoro, non accedere a sistemi o database contenenti dati privati quali, ad esempio, informazioni, o messaggi personali di dipendenti e collaboratori. Condividere tali dati solo se autorizzati a farlo. 11 Non ci sarà alcun tipo di ritorsione nei confronti dei dipendenti che, in buona fede, segnalano sospette violazioni. 11

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15 13 Qualche esempio... Sono particolarmente contento dei progressi che abbiamo fatto ultimamente a livello di engineering. Stasera a cena, posso raccontare tutto a mio cognato, un collega ingegnere? Potrebbe avere altre idee utili al nostro sviluppo. pag. 14 Scrivo una newsletter mensile per la scuola di mio figlio. Posso usare il mio account di lavoro per inviare la newsletter a 250 genitori ogni mese? pag. 19 Sulla fotocopiatrice, è stato dimenticato un promemoria che spiega i piani di riguardo a una serie di importanti modifiche di una significativa linea di prodotti. So che mia sorella sta pensando di acquistare azioni di. Posso avvisare mia sorella di queste modifiche, stando attento a non entrare nei dettagli?...pag. 17 Lavoro in da poco tempo e il mio supervisore mi sta facendo pressioni per avere informazioni, di natura confidenziale, sui piani commerciali del mio precedente datore di lavoro e sui prezzi applicati ai clienti. Il mio precedente datore di lavoro è un concorrente di. Che cosa dovrei fare? pag I report di Connect possono essere inoltrati online - attraverso il sito - o telefonando al numero (USA e Canada). I numeri verdi per gli altri paesi sono riportati sul sito 13

16 14 Indicazioni Pratiche Non utilizzare mai informazioni di proprietà intellettuale ottenute con mezzi illegali o non etici. Utilizzare diligentemente brevetti, marchi commerciali e copyright, in modo da proteggere la nostra proprietà intellettuale. Consultare l'ufficio legale di sulle licenze o le approvazioni necessarie per usare la proprietà intellettuale protetta di altri. Principio di base: proteggere la nostra proprietà intellettuale. Il nostro vantaggio competitivo nel mercato mondiale è, in parte, il risultato del nostro pensiero creativo e del nostro engineering innovativo. Non rivelate mai i segreti commerciali di in termini di idee, invenzioni, ricerca, tecnologia e sviluppo di nuovi prodotti. Inoltre, dovete rispettare la proprietà intellettuale delle altre società e delle altre persone. 14 Non ci sarà alcun tipo di ritorsione nei confronti dei dipendenti che, in buona fede, segnalano sospette violazioni. 14

17 15 Principio chiave: noi proteggiamo le nostre informazioni riservate e rispettiamo le informazioni riservate dei nostri concorrenti. È possibile che veniate a conoscenza di informazioni riservate riguardanti gli affari e le transazioni commerciali di, dei suoi clienti esistenti e potenziali, dei suoi fornitori, dei suoi azionisti e di altri collaboratori. Senza la debita autorizzazione, non rivelare mai e non utilizzare impropriamente tali informazioni riservate. La protezione delle informazioni riservate è imperativo, anche dopo aver lasciato. Noi competiamo in modo leale e onesto e non utilizziamo mezzi illegali o non etici per acquisire le informazioni confidenziali di un concorrente. Se depositari di informazioni confidenziali di un concorrente (ottenute sul luogo di lavoro precedente o altrimenti), siete tenuti a onorare i vostri obblighi di riservatezza e a non usare impropriamente o condividere tali informazioni, neanche con. Indicazioni Pratiche Proteggere le informazioni confidenziali su prodotti, attività, prestazioni e piani di. Non rivelare mai a terzi informazioni confidenziali di, a meno che il soggetto in questione abbia controfirmato uno specifico accordo di non divulgazione previamente approvato dall ufficio legale di. Le informazioni confidenziali possono essere rivelate solo se assolutamente necessario, anche con altri dipendenti di. Rispettare gli obblighi di riservatezza assunti con eventuali accordi scritti separati. 15 I report di Connect possono essere inoltrati online - attraverso il sito - o telefonando al numero (USA e Canada). I numeri verdi per gli altri paesi sono riportati sul sito 15

18 16 Indicazioni Pratiche Riferire apertamente qualunque situazione in cui la propria famiglia, amici o soci potrebbero trarre vantaggio dalla loro relazione con un dipendente di e non permettere che tali situazioni si verifichino senza la previa approvazione dell'ufficio legale di. Non perseguire, per guadagno personale o di qualunque soggetto diverso da, alcuna opportunità commerciale scoperta nell'ambito del proprio lavoro in. Principio di base: Agire sempre nel massimo interesse di ed evitare qualunque conflitto o rischio di conflitto. Per conflitto di interesse, si intende qualunque situazione in cui si antepone un interesse personale agli interessi di. Questo è strettamente proibito e ogni conflitto di interesse, effettivo o potenziale, deve essere sottoposto al giudizio dell'ufficio legale di. Un ovvio conflitto di interesse è la fornitura di qualunque tipo di assistenza a un concorrente di. Un altro esempio può essere il caso in cui un collaboratore - o i membri più stretti della sua famiglia - detiene degli interessi, direttamente o indirettamente, nelle attività di fornitori, appaltatori, subappaltatori, clienti o qualunque altra persona o società con cui ha rapporti commerciali. 16 Non ci sarà alcun tipo di ritorsione nei confronti dei dipendenti che, in buona fede, segnalano sospette violazioni. 16

19 17 Indicazioni Pratiche Fare riferimento alla politica Insider trading di o contattare l'ufficio legale di prima di acquistare o vendere azioni. Non tentare di eludere queste direttive o la politica Insider trading di agendo attraverso qualcun altro o fornendo ad altri importanti informazioni riservate. Principio di base: la negoziazione di azioni da parte dei collaboratori è soggetta a restrizioni. Le azioni di sono quotate in borsa sulla New York Stock Exchange e la divulgazione pubblica delle informazioni sull'attività di e dei risultati delle sue operazioni è strettamente regolamentata. Nell'ambito del vostro lavoro all'interno di, potete avere accesso a importanti informazioni riservate che potrebbero influire sulla scelta di acquistare o vendere azioni di da parte di terze persone. La legge e le politiche di, quindi, proibiscono di utilizzare importanti informazioni riservate a proprio vantaggio personale (acquistando o vendendo azioni di ) o a vantaggio di altri. segue a pagina I report di Connect possono essere inoltrati online - attraverso il sito - o telefonando al numero (USA e Canada). I numeri verdi per gli altri paesi sono riportati sul sito 17

20 18 segue da pagina 17 Come importanti informazioni riservate si intendono informazioni positive o negative (ovvero notizie buone o notizie cattive su ) che (1) non sono disponibili al pubblico e che (2) un ragionevole investitore considererebbe importanti per decidere se acquistare o vendere azioni. Esempi comuni di importanti informazioni riservate sono: proiezioni di ricavi o risultati futuri potenziali riformulazioni dei risultati aziendali acquisizioni o cessioni in corso o proposte vertenze importanti (minaccia, archiviazione o risoluzione/composizione imminente) nuovi prodotti o scoperte importanti firma o rescissione di un contratto significativo modifiche della direzione aziendale o della remunerazione degli amministratori modifiche nella politica dei dividendi acquisizione o perdita di un importante cliente o fornitore bancarotta imminente o problemi di liquidità finanziaria inchieste su potenziali illeciti Politica correlata: Insider trading 18 Non ci sarà alcun tipo di ritorsione nei confronti dei dipendenti che, in buona fede, segnalano sospette violazioni. 18

21 19 Principio di base: usiamo le risorse di - quali , telefoni e computer - in modo responsabile e onesto. Indicazioni Pratiche Utilizzare i computer e le reti di per scopi lavorativi. Non utilizzare i sistemi per accedere a materiale illegale e offensivo o memorizzarlo. Non visitare siti Internet con contenuto offensivo sul posto di lavoro o utilizzando un computer o un dispositivo mobile della società. Non utilizzare i sistemi della società per riprodurre, visualizzare, distribuire o memorizzare materiali che violano marchi commerciali, copyright, licenze o altri diritti di proprietà intellettuale di qualunque parte. Le apparecchiature informatiche e i sistemi per accedere a Internet e per comunicare via sono di proprietà di. Sono destinate a essere usate esclusivamente per l'attività di, con le eccezioni previste nella politica su Apparecchiature e comunicazioni elettroniche aziendali. Evitare di trasmettere o ricevere mail inopportune o messaggi spazzatura che espongono il nostro sistema a virus. È inoltre vietato utilizzare il nostro sistema per comunicazioni offensive, moleste, oscene, discriminatorie o minacciose. Nel rispetto dei limiti imposti dalla legge applicabile, si riserva il diritto di monitorare l'uso dei propri sistemi elettronici basati su computer e di controllare , download e tutto il materiale recuperato da Internet dai dipendenti. Il ritrovamento di informazioni o file illegali nel nostro sistema può essere oggetto di notifica alle autorità competenti. Politiche correlate: Apparecchiature e comunicazioni elettroniche aziendali 19 I report di Connect possono essere inoltrati online - attraverso il sito - o telefonando al numero (USA e Canada). I numeri verdi per gli altri paesi sono riportati sul sito 19

22 20 Principio di base: i nostri libri e registri devono essere accurati, completi e mantenuti secondo la legge e le pratiche del settore. Ogni dipendente di registra, comunica o presenta informazioni di qualche tipo. Non ci possono essere compromessi nella redazione e nell'aggiornamento dei nostri libri e registri. In quanto società per azioni statunitense, è tenuta a rispettare rigidi principi contabili e standard e a registrare le informazioni in modo accurato e completo. Registrare informazioni inaccurate, incomplete o ingannevoli è strettamente proibito e può avere serie conseguenze, per e per voi. Indicazioni Pratiche Essere precisi e completi quando si registrano transazioni, incluse le note spese. Non fare mai registrazioni false o ingannevoli e non omettere o nascondere le informazioni richieste, quali l'importo di un pagamento o la sua effettiva finalità. Rispettare leggi, regolamenti, standard del settore e politiche interne quando si producono, memorizzano o distruggono record o documenti. 20 Non ci sarà alcun tipo di ritorsione nei confronti dei dipendenti che, in buona fede, segnalano sospette violazioni. 20

23 21 Indicazioni Pratiche Non ignorare mai un problema di sicurezza o di qualità. Chiedere a se stessi Esiste un potenziale rischio commerciale, di lesioni o danni alle cose se questo problema non viene corretto? Contattare immediatamente il personale addetto alla gestione della qualità o il proprio supervisore se si ritiene che esistano carenze - nel design del prodotto, in termini di sicurezza o a livello di installazione e manutenzione - che minacciano la salute o la sicurezza di chiunque o che possano danneggiare la reputazione o gli interessi finanziari di. Principio di base: impegnarsi a fornire prodotti e servizi sicuri e di qualità. Noi siamo impegnati a fornire prodotti, servizi e soluzioni sicuri e di qualità. Non nascondere mai niente che riteniate metta a rischio la qualità e servizi da noi forniti o la nostra reputazione e i nostri interessi. 21 I report di Connect possono essere inoltrati online - attraverso il sito - o telefonando al numero (USA e Canada). I numeri verdi per gli altri paesi sono riportati sul sito 21

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25 23 Qualche esempio... Faccio parte di un team che sta selezionando un nuovo fornitore di. Un rappresentante di uno dei fornitori presi in considerazione mi ha recentemente inviato un bellissimo regalo di natale. Non sono sicuro che sia opportuno, per me, accettare quel regalo. Che cosa dovrei fare?.pag. 24 Il mio migliore amico lavora per un concorrente. Di solito, non parliamo di lavoro ma mi sono imbattuto in alcune informazioni che potrebbero far acquisire nuovi clienti a entrambe le nostre aziende in un certo territorio. Tali informazioni si riferiscono a un'altra società, concorrente di entrambe le nostre aziende, e penso che insieme potremmo battere quest'altra società. Dovrei condividere queste informazioni con il mio amico? pag Non ci sarà alcun tipo di ritorsione nei confronti dei dipendenti che, in buona fede, segnalano sospette violazioni. 23

26 24 Principio di base: non tollerare la corruzione. Il successo della nostra attività deve essere perseguito con la qualità e i prezzi competitivi dei prodotti e dei servizi che proponiamo. Tangenti, bustarelle, pagamenti sottobanco o scambi di valore rappresentano pratiche commerciali assolutamente proibite. Questa proibizione si estende anche ai partner commerciali di, alcuni delle quali possono essere soggetti alle stesse leggi anticorruzione che governano le nostre attività (ad es. la Foreign Corrupt Practices Act statunitense, ecc.). Abbiamo una specifica politica anticorruzione che fornisce ulteriori dettagli su queste leggi e sulla politica di di rigida conformità a tali leggi. Un problema che sorge spesso in relazione alla legge anticorruzione è legato alla consuetudine di intrattenere i clienti, fare e ricevere regali e così via. Anche se non le proibiamo espressamente, queste pratiche sono strettamente regolamentate dalla nostra politica Regali ed entertainment. In linea generale, questa politica proibisce pagamenti, doni, accettazione o ricevimento di regali, gratifiche o entertainment che vadano oltre il loro valore simbolico. Nelle situazioni che coinvolgono rappresentanti del governo o società possedute dal governo, le disposizioni sono ancora più rigide e ogni iniziativa deve essere previamente approvata dall'ufficio Conformità di. Indicazioni Pratiche Non offrire, pagare, dare o promettere alcun favore, servizio, entertainment, pasto, regalo o altra cosa di valore a clienti privati o governativi o ai membri della loro famiglia con la finalità di ottenere un trattamento preferenziale per. Registrare accuratamente nei libri di tutte le transazioni, compresi ogni tipo di spesa ed eventuali regali o iniziative di entertainment. Non collaborare con partner commerciali che utilizzano pratiche corruttive. Valutare regolarmente i partner commerciali e smettere di lavorare con loro in caso di ragionevole sospetto di corruzione. Politiche correlate: Anticorruzione Regali ed entertainment 24 Codice di condotta dei fornitori I report di Connect possono essere inoltrati online - attraverso il sito - o telefonando al numero (USA e Canada). I numeri verdi per gli altri paesi sono riportati sul sito 24

27 25 25 Indicazioni Pratiche Non stabilire con concorrenti, partner commerciali, clienti e fornitori, accordi o intese che limitino la concorrenza (ad es. concertazione dei prezzi, gare truccate, divisione di prodotti, territori, clienti e mercati o determinazione dei prezzi di rivendita). Non chiedere a un cliente di acquistare uno dei nostri prodotti per avere accesso a un altro dei nostri prodotti (vendita vincolata ). Essere consapevoli che anche gli accordi verbali assunti mediante semplici chiacchierate, discussioni informali o il mero scambio di informazioni tra concorrenti potrebbero incorrere in accuse di violazione delle regole antitrust. Per minimizzare i rischi, evitare il contatto con i concorrenti se non assolutamente indispensabile. Durante la necessaria interazione con i concorrenti, evitare di discutere prezzi, termini e condizioni, costi, piani di marketing e prodotti, indagini e studi di mercato, piani e capacità di mercato e qualunque informazione confidenziale di. Principio di base: noi competiamo onestamente e non utilizziamo mezzi illegali o non etici per guadagnare un vantaggio. L'obiettivo delle leggi antitrust o sulla concorrenza è quello di assicurare un sistema di mercato leale e competitivo. Una seria minaccia a questo obiettivo è rappresentata dalla collaborazione tra concorrenti, ad esempio per stabilire i prezzi o dividersi clienti, territori o mercati. Noi determiniamo i nostri prezzi indipendentemente dai nostri concorrenti e non concordiamo con nessuno di loro la divisione di clienti o territori oppure l'astensione dal vendere determinati prodotti o servizi in una certa area geografica o a una particolare categoria di clienti. Per e per i suoi dipendenti, le conseguenze del mancato rispetto di queste leggi sono estremamente serie. Mentre alcune pratiche, come quella di concordare i prezzi con un concorrente, sono assolutamente illegali, altre consuetudini - come quella di offrire uno sconto a un cliente anziché a un altro - possono essere ammissibili in certe situazioni. Si tratta di una problematica complessa per la quale, in caso di domande o dubbi, è consigliabile consultare l'ufficio legale di. Non ci sarà alcun tipo di ritorsione nei confronti dei dipendenti che, in buona fede, segnalano sospette violazioni. 25

28 26 Principio di base: fare ciò che è vantaggioso per l'ambiente. I prodotti che vendiamo sono strumentali nel rendere più puliti aria e liquidi. Allo stesso modo, diamo grande importanza alla protezione dell'ambiente, ovunque conduciamo la nostra attività. I nostri servizi e metodi di produzione riflettono una lunga tradizione di rispetto per l'ambiente. Cerchiamo di ridurre, minimizzare o eliminare i rifiuti e il rilascio di materiali potenzialmente pericolosi nell'ambiente. Se siete coinvolti in processi correlati all'ambiente (ad es. misura, registrazione o reporting di scarichi ed emissioni, trattamento di rifiuti pericolosi, ecc.), è necessario che vi conformiate ai permessi e ai regolamenti ambientali, oltre che alle politiche e alle procedure applicabili di. Indicazioni Pratiche Conformarsi sempre alle leggi e ai regolamenti ambientali. Rispondere in modo rapido ed efficace agli incidenti ambientali che coinvolgono strutture, apparecchiature o prodotti di sotto il proprio controllo. Mantenere operative procedure e apparecchiature per la protezione dell'ambiente, in linea con la tecnologia disponibile. Smaltire correttamente le materie pericolose e potenzialmente pericolose e verificare che i prodotti chimici utilizzati siano gestiti correttamente. 26 I report di Connect possono essere inoltrati online - attraverso il sito - o telefonando al numero (USA e Canada). I numeri verdi per gli altri paesi sono riportati sul sito 26

29 27 Principio di base: limitare l'uso delle risorse della società a supporto di campagne o cause politiche. La legge federale e la politica di proibiscono, se non in rare circostanze, l'uso di fondi, risorse, servizi o strutture di nostra proprietà a vantaggio di un partito politico o di un candidato. Non compensiamo o rimborsiamo in alcun modo dipendenti o privati associati a per i contributi politici devoluti o che intendono devolvere. Indicazioni Pratiche Non proporre o concedere mai fondi, risorse, servizi o strutture di a - o per conto di - un partito o candidato politico senza il previo consenso scritto dell'ufficio legale di o dell'ufficio Conformità di. Eventuali contributi approvati devono essere accuratamente registrati, conformemente alle nostre politiche finanziarie e alla legge applicabile. 27 Non ci sarà alcun tipo di ritorsione nei confronti dei dipendenti che, in buona fede, segnalano sospette violazioni. 27

30 28 Indicazioni Pratiche Riferire al CEO o al CFO di tutte le richieste di informazioni finanziarie o commerciali su provenienti dai media, dalla stampa, dalla comunità finanziaria o dal pubblico. Riferire all'ufficio legale di tutte le richieste provenienti dalla Securities and Exchange Commission (commissione titoli e scambi), dalla New York Stock Exchange (borsa di New York) o da altre autorità di regolamentazione. Riferire tutte le domande riguardanti i dipendenti, attuali o precedenti, al reparto Risorse Umane. Prestare molta attenzione a discutere di fuori dalla società in luoghi pubblici, con amici e famiglia, con i media e su Internet, nei blog e sui siti di social networking. Non criticare o denigrare pubblicamente concorrenti, clienti, fornitori o altri partner commerciali. Principio di base: rivolgersi al pubblico con una sola voce. Questo include anche le attività sui social media. Non dovete mai fare alcuna dichiarazione per conto di o rispondere a richieste esterne che non riguardino le normali attività legate al marketing, ai prodotti o alla pubblicità promozionale di. Qualunque dichiarazione, anche se veritiera, come pure il semplice diniego a fornire informazioni possono avere come risultato una pubblicità negativa e danneggiare seriamente. Per conto di, può parlare solo chi è espressamente autorizzato a farlo. Ognuno di voi è naturalmente libero di creare attività in Internet o partecipare a quelle dei social media (blog, chat room, sito web personale, rete sociale online, ecc.). L'importante è che siate consapevoli che le vostre attività sui social media e qualunque eventuale divulgazione su tali mezzi sono soggette a queste direttive, oltre che a tutte le altre politiche di corrispondenti. Politiche correlate: Social media Controlli e procedure di divulgazione Insider trading 28 I report di Connect possono essere inoltrati online - attraverso il sito - o telefonando al numero (USA e Canada). I numeri verdi per gli altri paesi sono riportati sul sito 28

31 29 Principio di base: prestare la massima attenzione durante la guida e rispettare il codice stradale. La sicurezza è la nostra priorità numero uno. Non mettete a rischio la vostra sicurezza e quella degli altri utilizzando strumenti di lavoro mentre guidate o guidando mentre siete occupati a fare altro. Per guida si intendono tutte le situazioni in cui vi trovare dietro a un veicolo con il motore acceso. Politica correlata: Apparecchiature e comunicazioni elettroniche aziendali Indicazioni Pratiche Non scrivere/leggere messaggi di testo durante la guida! Non guidare mai sotto l'influsso di alcool o droghe illegali o con chiunque si trovi in tali condizioni. 29 Non ci sarà alcun tipo di ritorsione nei confronti dei dipendenti che, in buona fede, segnalano sospette violazioni. 29

32 30 Indicazioni Pratiche Tenersi al corrente della lista aggiornata di paesi soggetti a embargo totale. Verificare le transazioni per evitare di svolgere attività commerciali con paesi o persone sanzionati. Non collaborare con alcun tipo di boicottaggio commerciale proibito o penalizzato dalle leggi statunitensi o di altri paesi. Principio di base: conformarsi a tutti i regolamenti ITC (Controllo del Commercio Internazionale). Noi rispettiamo tutte le leggi applicabili che regolano l'importazione e l'esportazione di merci, servizi e tecnologia. Per importare o esportare i nostri prodotti, servizi o dati tecnici, possono essere necessarie licenze o altre approvazioni governative mentre qualche regola governativa proibisce di esportare verso certi paesi e certe persone, senza eccezione. È indispensabile che capiate e rispettiate le regole e i regolamenti statunitensi e locali che governano importazione ed esportazione. 30 I report di Connect possono essere inoltrati online - attraverso il sito - o telefonando al numero (USA e Canada). I numeri verdi per gli altri paesi sono riportati sul sito 30

33 31 Note finali Queste Direttive di condotta aziendale sostituiscono tutte le direttive e le politiche precedenti e sono immediatamente effettive. Il rispetto di queste direttive è una delle condizioni per l'assunzione in ma queste direttive non rappresentano un contratto o un'offerta di impiego. Queste direttive non sono esaustive. Per quanto non trattato espressamente in questo documento, rivolgersi al proprio supervisore, all'ufficio legale di, all'ufficio Conformità di o al reparto Risorse Umane. 31 Non ci sarà alcun tipo di ritorsione nei confronti dei dipendenti che, in buona fede, segnalano sospette violazioni. 31