Assoluta novità sul mercato, la piattaforma

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1 Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la collaborazione aziendale N 17 Aprile 2014 La gestione documentale non è più la stessa! Lanciata TopMedia Social NED, la nuova rivoluzionaria piattaforma enterprise per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale Assoluta novità sul mercato, la piattaforma documentale di Top Consult - disponibile per l installazione in questi giorni - è un sistema completamente nuovo, che per la prima volta applica i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica Fig. 1 - Funzionalità Social di Ricerca dei documenti. Progettata nel Laboratorio Sviluppo Software di Torino con criteri rivoluzionari, TopMedia Social NED va al di là della Navigazione Elettronica dei Documenti e presenta tre caratteristiche principali: è una piattaforma enterprise dall architettura potente e scalabile, ha un interfaccia intuitiva che consente a ogni utente di lavorare con strumenti social secondo le proprie specifiche esigenze (fig. 1), e offre nuove soluzioni per la collaborazione aziendale basate su strumenti innovativi modellati sui social network e sull alternativa all . La nuova piattaforma costituisce un decisivo salto di qualità nell evoluzione del sistema TopMedia NED, che ha fornito alle imprese italiane uno strumento efficace e flessibile per migliorare la gestione del business e la competitività. Top Consult, oltre a creare una piattaforma di classe enterprise, ha voluto proiettarsi in avanti, verso le nuove conoscenze dei social network e della social collaboration, per cambiare radicalmente il modo di fare gestione elettronica dei documenti, migliorare i metodi di lavoro e realizzare la trasformazione culturale e organizzativa del Social Business. L architettura enterprise: affidabile e scalabile TopMedia Social NED è la prima piattaforma documentale italiana di tipo enterprise, equivalente a quelle dei leader mondiali del settore, ma conforme alle leggi italiane (grazie alla focalizzazione e l esperienza di Top Consult, pioniere di quest area), meno complessa e costosa. Si basa su un architettura enterprise potente e robusta anche in condizioni di carico molto elevate, con decine di milioni di documenti e migliaia di utenti contemporanei. E scalabile e può sostenere più piattaforme documentali su più server, più archivi documentali collegati ad una piattaforma, archivi centralizzati e distribuiti. La sua alta affidabilità è assicurata da funzionalità native di load balancing e fault tolerance. L architettura di TopMedia Social NED è stata progettata per realizzare soluzioni utilizzabili sia in house che su cloud e come strumento per centri servizi e system integrator che necessitano di caratteristiche enterprise. Interfaccia social per l utente: funzioni ad hoc per ogni figura aziendale TopMedia Social NED propone un nuovo modo di lavorare per l utente, che interagisce con il sistema documentale tramite un interfaccia Surfer semplice e intuitiva per utilizzare le funzionalità social più adatte alla sua attività e al ruolo ricoperto in azienda. (segue a pag. 8) IN QUESTO NUMERO Carta canta? Non più! Obbligo di Gestione Documentale Pacchetti Applicativi per PMI. Disponibili su cloud Pacchetti in azione: Gruppo Martini e Masi Agricola A Gruppo RINA e Top Consult il Premio Smau Innovazione ICT La nuova piattaforma Top Consult, social e collaborativa, cambia radicalmente il modo di fare gestione elettronica dei documenti

2 I processi aziendali diventano digitali Carta canta? Non più! Obbligo di Gestione Documentale 2 Dietro l obbligo di fatturazione elettronica verso la PA il vero obbligo per le aziende è quello di gestione elettronica dei documenti La Fatturazione Elettronica (F.E.) obbligatoria verso la PA centrale diventa realtà a giugno 2014, un anno dopo scatta anche quella verso la PA locale. Driver di una grande innovazione digitale, è il primo progetto strategico per l attuazione dell Agenda Digitale Italiana. Oggi l enfasi su giornali e riviste è soprattutto sulla creazione della F.E., ma non basta creare la fattura elettronica, bisogna spedirla, archiviarla, conservarla a norma assieme ai documenti correlati che l hanno preceduta e seguita, dall ordine fino al pagamento. Ovviamente è il software gestionale che deve creare la F.E. ma subito dopo la deve passare al sistema di gestione elettronica dei documenti che provvederà ad archiviarla, spedirla via PEC al Sistema di Interscambio (SDI), archiviare la ricevuta di consegna e quella di ricezione, mettendo in conservazione digitale a norma il tutto. La F.E. quindi non è tanto il completamento del sistema gestionale che crea la fattura, ma soprattutto la fase iniziale della gestione documentale. Inoltre non bisogna dimenticare che le aziende, oltre alle F.E. verso la PA, grazie al recepimento avvenuto nel 2013 della specifica Direttiva UE possono anche creare fatture elettroniche in formato PDF e inviarle sempre via PEC alle altre aziende private, archiviandole e conservandole a norma assieme a quelle verso la PA. La F.E. verso la PA o verso le aziende private obbliga in realtà le aziende a digitalizzare tutti i processi aziendali legati alla fatturazione elettronica, processi nei quali si muovono dei documenti informatici, che devono cioè essere trattati e conservati in modo digitale secondo obblighi e norme ben precisi. Dietro l obbligo di F.E. verso la PA il vero obbligo è quindi quello della gestione documentale. Un partner esperto, un software social e collaborativo Nel nuovo scenario in cui la carta diventa fuorilegge in azienda, le imprese sono obbligate a lavorare in modo nuovo, digitalizzando tutti i processi aziendali, in cui però si muovono documenti informatici che devono essere trattati, spediti e conservati in forma digitale secondo precisi obblighi di legge. Per lavorare senza la carta, in digitale, le aziende possono farsi affiancare da un partner esperto e affidabile come Top Consult e usare un software documentale semplice e potente, con funzioni social e collaborative, come TopMedia Social NED. Con oltre 25 anni di esperienza focalizzata sulla gestione documentale, Top Consult è stata pioniere della conservazione sostitutiva a norma di legge realizzando nel 1999 il primo archivio sostitutivo in Italia, conosce già la strada attraverso centinaia di progetti realizzati e integrati con Sistemi Informativi diversi, a fianco di aziende italiane ed europee di ogni tipo e dimensione. TopMedia Social NED è la nuova piattaforma documentale sviluppata da Top Consult per realizzare soluzioni enterprise per le grandi aziende ed enti ma anche per fornire sotto forma di Pacchetti Applicativi, su cloud o in house, soluzioni pronte all uso per le PMI. Semplice da usare anche da parte di utenti non professionali come manager e mobile worker, introduce funzionalità social e groupware per gruppi di lavoro, creando dei social network interni che rimuovono la rigidità dei workflow aziendali ed eliminano le inutili. Fattura Elettronica, PEC e Firma Grafometrica: la carta è fuorilegge Assieme alla F.E. obbligatoria, sul tappeto oggi ci sono altre due novità, altri due temi caldi : la firma grafometrica e la comunicazione via PEC. La prima richiede nuova attenzione, perché il dato biometrico è un dato sensibile da trattare secondo le leggi relative, deve essere crittografato, il firmatario deve essere informato e deve avere accettato le modalità di gestione della riservatezza dei suoi dati biometrici, dell archiviazione e della conservazione a norma del documento informatico da lui sottoscritto graficamente. La diffusione dell uso della Firma Elettronica Avanzata (FEA), di cui la firma grafometrica è un esempio, sarà certamente importante vista la semplicità di utilizzo, ma grande attenzione deve essere posta dalle aziende per mantenere l efficacia probatoria dei processi digitalizzati e ancora una volta si impone la gestione elettronica dei documenti. E obbligatorio inoltre per le aziende e gli enti pubblici avere una casella PEC che è diventata la sede elettronica legale alla quale inviare le comunicazioni ufficiali. La casella PEC ufficiale deve essere quindi obbligatoriamente gestita e ovviamente in modalità informatica. La spedizione dei documenti informatici via PEC consente di fornire loro data certa ed efficacia probatoria in caso di contenzioso, ma bisogna rispettare tutti gli obblighi di legge previsti per un documento informatico qual è la PEC, cioè archiviazione e conservazione digitale obbligatoria a norma. Le aziende devono lavorare in modo nuovo, in digitale In questo scenario il vecchio detto carta canta non ha più senso. E una vera rivoluzione, la carta non canta più, scomparirà perché perde efficacia probatoria, i processi diventano digitali e devono seguire obbligatoriamente le varie norme di legge, le imprese devono imparare a lavorare in modo completamente nuovo, senza carta perché la carta diventa ormai fuorilegge in azienda. Nel nuovo scenario efficienza dei processi da un lato ed efficacia probatoria dall altro devono andare di pari passo e lavorare insieme. Tutto questo è tutt altro che banale, per riuscirci le aziende devono puntare al fatto che tutti usino la gestione elettronica dei documenti, sia gli utenti professionali che quelli occasionali. Per raggiungere questo non facile obiettivo le aziende devono fare una duplice scelta: farsi affiancare da un partner affidabile ed esperto della materia e dotarsi di un software di gestione elettronica dei documenti che sia potente, affidabile e soprattutto semplice, intuitivo nell uso e con funzionalità collaborative per coinvolgere tutta l azienda. Top Consult con la sua esperienza e con il suo nuovo e rivoluzionario TopMedia Social NED è la scelta giusta.

3 Condensati oltre 25 anni di progetti e soluzioni Pacchetti Applicativi per PMI. Disponibili su cloud Sono stati rilasciati i nuovi Pacchetti Applicativi TopMedia Social NED, rivolti alle piccole e medie imprese, che adottano tutte le novità architetturali e funzionali della nuova piattaforma enterprise di Top Consult su cui sono basati. Economici e pronti all uso, fruibili in house o su cloud, i pacchetti sono progettati per consentire alle PMI di realizzare velocemente e a costi contenuti soluzioni di gestione dei documenti in ingresso e in uscita e di conservazione sostitutiva a norma di legge, relativamente a specifici settori aziendali come ad esempio la Contabilità, il Personale, la Fatturazione Elettronica o la Corrispondenza e con un numero illimitato di utenti contemporaneamente connessi. I nuovi pacchetti applicativi sono basati sulla piattaforma documentale TopMedia Social NED, presentata da Top Consult in ottobre e accolta con grande favore dal mercato per le sue rivoluzionarie caratteristiche (vedi articolo pag. 1). Gli utenti dei Pacchetti Applicativi TopMedia Social NED possono così sfruttare le funzionalità social più adatte al proprio lavoro, che sono fruibili su PC, notebook, smartphone o tablet e allargano l uso della gestione documentale anche a manager e mobile worker. Inoltre sono disponibili tutte le funzionalità di Groupware progettate per gruppi di lavoro anche eterogenei, che condividono idee e contenuti in un area di lavoro comune, dove si comunica non tramite ma tramite notifiche. Essendo realizzati con una piattaforma enterprise come TopMedia Social NED, i nuovi pacchetti sono fruibili sia in house che su cloud dagli utenti finali, ma anche da centri servizi e system integrator per offrire a loro volta soluzioni cloud. Tutti i vantaggi del Cloud: risparmi e flessibilità La realizzazione dei Pacchetti Applicativi per PMI ha costituito per Top Consult un rilevante impegno e investimento per condensarvi oltre 25 anni di esperienza tecnologica e applicativa a fianco delle aziende clienti. Adesso Top Consult ha aggiunto ai pacchetti tutte le funzionalità social e collaborative della nuova piattaforma TopMedia Social NED e soprattutto la possibilità di usare i pacchetti anche su Cloud, con tutti i vantaggi di risparmio e flessibilità che questa modalità garantisce alle piccole imprese: nessun costo di gestione per infrastrutture IT, nessun investimento per hardware, software di base o database, avviamento e assistenza applicativa via Web. A questo scopo Top Consult sta costituendo a livello nazionale una nuova rete di Partner Cloud, specializzati e certificati, per la commercializzazione e il supporto dei Pacchetti Applicativi TopMedia Social NED. A chi diventa suo partner Top Consult offre con il Cloud Partner Program un ampio pacchetto di risorse e servizi, fra cui formazione tecnica, commerciale e applicativa, supporto diretto alle vendite, strumenti di marketing. Personalizzazioni ed evoluzioni: dal settore all azienda I Pacchetti Applicativi TopMedia Social NED sono pronti all uso, sono cioè già predisposti la struttura dell archivio elettronico (i tipi di documenti gestiti), i legami fra i documenti (le correlazioni che consentono di navigare fra i documenti associati), le modalità di utilizzo, cioè gli scenari applicativi di lavoro. I metadati di archiviazione e di ricerca previsti sono quelli che normalmente vengono utilizzati per una gestione ottimale, ma anche quelli obbligatori per la conservazione sostitutiva e per il documento digitale a norma di legge. I pacchetti sono inoltre personalizzabili sulle esigenze specifiche dell azienda, con l aggiunta di metadati di ricerca, di correlazioni, di tipi di documento, fino all integrazione con i sistemi gestionali o alla realizzazione di flussi di lavoro. Una volta a regime, come naturale evoluzione della soluzione realizzata, l impresa potrà estendere la gestione dei documenti ad altri settori aziendali con gli altri Pacchetti Applicativi TopMedia Social NED. Oppure potrà utilizzare il software enterprise TopMedia Social NED, realizzando in autonomia soluzioni personalizzate a livello aziendale o affidandone la realizzazione a Top Consult o ai suoi Partner certificati: in questo caso dai costi del software verrà detratto l intero costo dei pacchetti già utilizzati, salvaguardando così il concetto di pay per use. I nuovi Pacchetti Applicativi TopMedia Social NED si rivolgono soprattutto al mondo PMI che non ha ancora esperienza nella gestione elettronica dei documenti e può così iniziare subito ad usarla in modo semplice, sfruttando quanto di meglio è stato realizzato in quel settore aziendale con l esperienza Top Consult, e a lavorare in modo più efficiente, senza sprechi; compreso così il valore concreto della gestione documentale, l impresa è pronta ad estenderla ad altri settori o a tutta l organizzazione. Nei Pacchetti Applicativi TopMedia Social NED sono condensati oltre 25 anni di esperienza tecnologica e applicativa consolidata da Top Consult a fianco dei propri clienti. Idee, know-how e soluzioni reali costruite sulle esigenze delle grandi aziende sono così disponibili anche per le PMI, con avvio in tempi brevi e costi limitati. 3

4 Pacchetti Applicativi TopM Due società agroalimentari ottimizzano con i Pa Rispettano gli obblighi di legge e possono ch 4 Nelle foto di questa pagina, Stabilimento Martini di Budrio di Longiano (Forlì-Cesena): reparto cotti Spinta iniziale all introduzione del sistema documentale è stata la necessità di gestire la PEC Abbiamo scelto Top Consult per la validità del suo software e per la completezza dell offerta, ricca anche di informazioni normative Gruppo Martini Molta la carne al fuoco nel documentale Azienda romagnola con quasi cent anni di storia produttiva e imprenditoriale, il Gruppo Martini è leader in Italia nella filiera agroalimentare integrata. Oltre 500 milioni di fatturato consolidato assieme alle proprie consociate, circa dipendenti, nove unità produttive in tutto il Paese, casa madre e ponte di comando a Longiano, in provincia di Forlì-Cesena, il Gruppo si articola su due divisioni principali: quella alimentare (macellazione, trasformazione, vendita carni) e quella zootecnica (mangimi e allevamenti). Da un anno è stato avviato un progetto documentale che tocca 4 società del gruppo ed è basato sui Pacchetti Applicativi TopMedia NED di Top Consult: Contabilità, Gestione Corrispondenza e Conservazione Sostitutiva. Spinta iniziale all introduzione del sistema documentale dice Pio Sacchetti, responsabile del progetto nei Sistemi Informativi del Gruppo Martini - è stata la necessità di gestire la PEC, un documento informatico la cui conservazione a norma è obbligo di legge. Abbiamo scelto Top Consult per la validità del suo software e per la completezza dell offerta, ricca anche di informazioni normative. In azienda ci sono una ventina di caselle PEC multiutente, cui accedono una settantina di persone in diversi uffici; le PEC in entrata sono certificati malattia dell INPS, comunicazioni ufficiali, fatture fornitori, quelle in uscita sono soprattutto fatture clienti inviate alla grande distribuzione e ai negozi di ogni dimensione. Oggi il piatto forte del progetto documentale in Martini è la gestione e spedizione delle fatture attive per le 4 società coinvolte: circa documenti all anno, ciascuno in media di due pagine. Prodotte dal gestionale SAP, le fatture vengono trasformate in Pdf e archiviate in TopMedia NED; il sistema le preleva e le spedisce automaticamente ai clienti secondo le regole prestabilite per ciascuno: via posta elettronica o PEC, fattura unica centralizzata o per ogni punto di vendita, file unico per fattura o file cumulativo delle fatture di un giorno, tipo di periodicità, e così via. Ci sono caselle di posta che possono inoltrare anche mille fatture al giorno. In una società come il Gruppo Martini centrale è inoltre la gestione della PEC nel processo di fatturazione attiva e passiva per ottemperare all Art. 62 del DL N.1 del 18/10/12 per il settore agro-alimentare. Il prossimo step del progetto documentale prevede la conservazione sostitutiva a norma di legge delle fatture attive e della PEC (messaggi più ricevute di consegna e spedizione) e poi anche di tutti i registri, libro giornale, partitari, giornali di magazzino, ecc., per un totale di quasi documenti all anno. La conservazione sostitutiva verrà fatta in outsourcing da Top Consult, che riceverà in duplicato nella propria Server Farm tutti i vari documenti in questione e assumerà anche il ruolo di Responsabile aziendale della conservazione. L impiego della gestione documentale si sta consolidando in azienda conclude Pio Sacchetti. Il lavoro si svolge in modo più fluido e veloce, tutte le operazioni di spedizione fatture sono adesso automatizzate con grande risparmio di tempo e scomparsa di errori. Se un cliente telefona perché non ha ricevuto una fattura o l ha persa, non occorre andare in archivio, cercare e fotocopiare, la ricerca è tutta elettronica, la risposta immediata. Le persone coinvolte si rendono conto dei vantaggi ottenuti ed aumenta la nostra propensione ad estendere appena possibile l impiego della gestione documentale ad altri settori, come ad esempio la gestione dei documenti del Personale.

5 edia: in azione sul campo cchetti spedizione fatture e gestione della PEC. iedere gli interessi sui pagamenti ritardati Masi Agricola Software di qualità per vini d alta gamma Dodici milioni di bottiglie prodotte di vini di pregio delle Venezie, 68 milioni di fatturato consolidato di cui 92% legato all export (dal Nord America alla Russia, dalla Scandinavia al Giappone), campione di redditività con un utile al netto delle imposte di circa il 13% del fatturato, Masi Agricola è leader dei vini di alta gamma. Numero uno nella produzione di Amarone, ha sede a Sant Ambrogio di Valpolicella (Verona) ed è una delle aziende storiche di questa zona da sempre votata alla produzione vitivinicola. La gestione elettronica dei documenti è entrata in azienda all inizio del 2013, quando Masi Agricola ha deciso di effettuare la spedizione delle fatture clienti via PEC per ottemperare al DL N.1 del 18/10/12 Art. 62 per il settore agroalimentare, che obbliga al pagamento di interessi in caso di pagamenti ritardati. Il nostro sistema gestionale è un As/400 con le ACG di Ibm dice Stefano Ferrarini, Responsabile Sistemi Informativi di Masi Agricola. Si è cercato di spedire le fatture direttamente dal gestionale, ma questo non è in grado di gestire e conservare le PEC. Ci siamo rivolti allora, dopo una software selection, ai Pacchetti Applicativi TopMedia di Top Consult, Fatturazione Elettronica e Gestione Corrispondenza, che ci hanno permesso di risolvere positivamente il problema nella sua interezza. Nel ciclo attivo oggi le fatture prodotte dal gestionale vengono archiviate in Pdf in modo omogeneo, importate nel sistema documentale e spedite ai clienti tramite PEC; alla fine vengono archiviate le fatture e le PEC (messaggi e ricevute di ritorno), conservate a norma. La PEC garantisce la data certa di ricevimento della fattura, permettendo di emettere, in caso di mancato pagamento, una fattura aggiuntiva con i costi del ritardo. Fatture, ordini e bolle (per un totale di documenti all anno), fra loro correlati, consentono inoltre una visuale completa di tutto il ciclo che va dalla emissione dell ordine cliente alla spedizione della merce, fino alla emissione e spedizione della fattura. Le fatture attive sono prevalentemente rivolte ai clienti italiani, soprattutto enoteche, ristoranti, wine bar, mentre per l estero che pure totalizza la parte predominante del fatturato si hanno poche fatture indirizzate agli importatori, di solito uno per Paese. Un altra applicazione documentale riguarda l invio automatico per da TopMedia agli agenti italiani degli estratti conto provvigionali relativi alle fatture del mese, prima spediti per posta assieme alla copia cartacea delle fatture. Gli sviluppi futuri? Si pensa fra l altro alla conservazione sostitutiva e alla gestione del ciclo passivo. Intanto, entro la fine dell anno, si intende realizzare la cartella elettronica di ogni spedizione all estero: cioè una cartella contenente tutti i documenti dall A alla Z che riguardano una spedizione estera, dall ordine originale del cliente al DDT, dalla fattura alle lettere doganali, procedimento attualmente tutto manuale. Siamo soddisfatti della scelta fatta con il software Top Consult aggiunge Stefano Ferrarini. Ci ha permesso di ottimizzare i processi interni per la spedizione delle fatture e quello per la verifica e il pagamento delle provvigioni agli agenti; ha ridotto di molto il tempo necessario agli amministrativi per ricercare e visualizzare documenti e correlazioni, rendendo più facile e immediata la consultazione che avviene ora direttamente da TopMedia. Ma, al di là dei singoli vantaggi operativi, la gestione elettronica dei documenti si è dimostrata una leva che ci apre nuovi orizzonti, verso nuovi mondi applicativi e nuove modalità di gestione. Siamo soddisfatti della scelta fatta con il software Top Consult... Al di là dei singoli vantaggi operativi, la gestione elettronica dei documenti si è dimostrata una leva che ci apre nuovi orizzonti, verso nuovi mondi applicativi e nuove modalità di gestione In alto nella pagina, Vigneto Masi di San Ciriaco in Valpolicella Classico; in basso, Cantine Masi di Gargagnago di Valpolicella; al centro, Amarone Classico Riserva di Costasera 2008 (Immagini da Archivio Masi Agricola) 5

6 Per il progetto documentale integrato con il sistema informativo A Gruppo RINA e Top Consult il Premio Smau Innovazione ICT 6 Andrea Favati, CIO Gruppo RINA La digitalizzazione dell archivio storico navale ha fatto scomparire metri lineari di archivio fisico conclusione della 50^ edizione milanese A di Smau, il principale appuntamento italiano dell Information & Communication Technology, tenutosi a fine ottobre 2013, il Premio Innovazione ICT per la categoria Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione è stato assegnato a Gruppo RINA e Top Consult per il progetto di gestione documentale integrata con il sistema informativo aziendale. Il Premio Innovazione ICT, volto a valorizzare i migliori casi concreti di aziende italiane che hanno innovato con successo il proprio business attraverso le tecnologie digitali, è un iniziativa di Osservatorio Smau School of Management del Politecnico di Milano per sostenere la cultura dell innovazione nel mondo delle imprese. Con oltre 150 anni di storia, nato a Genova come Registro Italiano Navale, il Gruppo RINA è oggi un operatore globale capace di fornire attraverso le proprie società servizi di classificazione, certificazione, collaudo, ispezione, formazione e consulenza in ambito marine, energia, trasporti e infrastrutture, certificazione, ambiente e innovazione. Tramite le diverse società, il Gruppo RINA è presente con oltre 150 uffici in 53 Paesi e impiega più di 2200 dipendenti, totalizzando ricavi per 280 milioni di euro; da molti anni ha reso la gestione documentale un punto di forza del suo processo di sviluppo. Un azienda che vive di documenti emessi e ricevuti Siamo giunti alla gestione documentale attraverso un processo naturale, dal momento che il Gruppo RINA vive di documenti emessi e ricevuti dichiara Andrea Favati, Chief Information Officer del Gruppo RINA. Per archiviare e gestire questo ingente traffico di informazioni abbiamo scelto la piattaforma TopMedia NED di Top Consult che, integrata in tutto il contesto della vita aziendale con il sistema informativo e con le informazioni strutturate, è diventata una funzione vitale. Tutti i documenti relativi ai vari processi aziendali sono ad oggi prodotti, archiviati e gestiti in forma elettronica: dalle fatture (conservate anche in modo sostitutivo a norma di legge) ai certificati, dai rapporti ai disegni navali, dalla corrispondenza ai contratti, fino ai documenti del Personale come il Libro Unico del Lavoro e i cedolini stipendio. Un portale aziendale, integrato con il sistema documentale, consente inoltre a dipendenti e clienti, fornitori e collaboratori esterni autorizzati, di accedere a tutte le informazioni in entrata ed in uscita. I benefici concreti del progetto documentale I benefici delle applicazioni documentali, che riguardano 4,5 milioni di documenti, sono molteplici e misurabili. Il risparmio di carta è di risme pari a 135 metri cubi di spazio e la digitalizzazione dell archivio storico navale, composto da disegni di grande formato, ha fatto scomparire metri lineari di archivio fisico nell headquarter di Genova. L infrastruttura integrata portale più documentale più ambiente di posta, che rende più veloci la ricerca e lo scambio delle informazioni all interno e verso i clienti, ha portato a un risparmio stimato di quasi tre ore al mese per ogni utente coinvolto. Il vantaggio principale della gestione documentale aggiunge Favati è la disponibilità immediata e tracciata delle informazioni condivise tra tutti i soggetti che ne hanno necessità. Questo è l unico modo per un azienda come il RINA, decentrata in tutto il mondo, di gestire in modo più efficiente, veloce e senza errori i processi di lavoro. Il fattore abilitante per la competitività sul mercato Le problematiche e le esigenze del RINA sono quelle di una grande azienda multinazionale, con un organizzazione a rete dispersa e normative complesse: per questo la società ha deciso di investire nell Information Technology, mettendo in primo piano la gestione elettronica dei documenti come fattore abilitante per porsi sul mercato e confrontarsi con i grandi competitor. Siamo lieti che la nostra piattaforma TopMedia NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti e le nostre soluzioni applicative dice Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult abbiano consentito al RINA di innovare i propri processi di lavoro e guadagnare più competitività sul mercato. Da oltre 25 anni continuiamo a innovare la nostra piattaforma documentale, nata per integrarsi con qualsiasi sistema gestionale ed Erp, seguendo le evoluzioni tecnologiche e le esigenze dei clienti. RINA è stato anche coinvolto nello sviluppo della nuova piattaforma di classe enterprise TopMedia Social NED, presentata in anteprima a Smau Milano 2013, che rivoluziona il modo di fare gestione elettronica dei documenti con l introduzione di strumenti social mutuati dal mondo dei social network e della social collaboration.

7 Notizie in breve Annuncio rivoluzionario, pioggia di ordini L annuncio della nuova piattaforma TopMedia Social NED, con tutto il suo bagaglio di novità dirompenti legate all architettura enterprise, alle funzionalità social e alle soluzioni Groupware, non ha certo lasciato indifferente il mercato. Una pioggia di ordini, provenienti da aziende grandi e piccole, appartenenti ad ogni settore di industria, ha confermato l accettazione di un prodotto altamente innovativo che cambia radicalmente il modo di fare gestione elettronica dei documenti e ne allarga l uso anche agli utenti occasionali come manager e mobile worker. Fra le prime società che hanno ordinato TopMedia Social NED nomi di grande notorietà come Acque San Benedetto, Swatch Italia, ASL di Ivrea, ASL di Torino e Paglieri. 7 Apple Store certifica Surfer Mobile Surfer Mobile, il client di TopMedia Social NED progettato per rendere disponibile su smartphone e tablet ios e Android in modo semplice e intuitivo tutte le funzionalità interattive della nuova piattaforma documentale, è presente nello Store di Apple. L App nativa ha superato infatti la certificazione ufficiale Apple e viene raccomandata per l utilizzo con ipad e iphone (ottimizzazione con iphone 5). Può essere scaricata gratuitamente ma richiede naturalmente per il funzionamento la connessione ad un Server TopMedia abilitato. Le priorità 2014 per i CIO italiani La School of Management del Politecnico di Milano ha svolto un indagine sulle priorità di investimento e di trasformazione organizzativa delle Direzioni ICT di 200 imprese italiane medio-grandi. Quest anno i budget sono stabili e si concentrano soprattutto su Business Intelligence-Analytics (40% delle risposte), Sistemi Gestionali e CRM. Al quarto posto la Dematerializzazione di processi e documenti (con il 29% delle risposte), seguita da sviluppo Mobile App per il Business, introduzione device Mobili e Sistemi di Collaboration e Social Software, tutte tematiche indirizzate in modo integrato dalla piattaforma documentale TopMedia Social NED. Gli autori della ricerca sottolineano come la priorità in Digitalizzazione e Dematerializzazione sia particolarmente sentita nelle Utility&Energy e nel Finance; si tratta di investimenti che, come ampiamente documentato da anni dall Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management, offrono ritorni concreti ed interessanti con tempi di ripagamento spesso inferiori all anno. Feinar, servizio PEC alle imprese bellunesi Feinar, la società che opera al servizio delle imprese industriali e artigiane aderenti a Confindustria Belluno Dolomiti e Confartigianato Imprese Belluno, offre ora un nuovo servizio di gestione e controllo della posta elettronica certificata (PEC), diventata obbligatoria per imprese, società e ditte individuali. Come è noto, la PEC può essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi di documenti e informazioni in formato elettronico e ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento. Il servizio PEC, che utilizza il sistema TopMedia NED da tempo installato in Feinar a supporto dei vari servizi paghe e contabilità, controllerà la ricezione dei messaggi nella casella PEC, verificherà il loro contenuto, avviserà gli interessati e fornirà le informazioni in chiaro, garantirà soprattutto la conservazione sostitutiva della corrispondenza, obbligatoria a norma di legge.

8 La gestione documentale non è più la stessa! Lanciata TopMedia Social NED, la nuova rivoluzionaria piattaforma enterprise per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale 8 (segue da pag. 1) Il Client Surfer di TopMedia Social NED. Sotto: funzionalità interattive fruibili con Surfer Mobile su tablet. Gli utenti professionali che utilizzano quotidianamente il software hanno a disposizione funzionalità di ricerca documenti sofisticate e potenti; quelli occasionali, come ad esempio manager o mobile worker, possono utilizzare funzionalità social (derivate dall uso dei dispositivi mobili e dai social network) più adatte al loro lavoro: Preferiti, Recenti, Tag, Notifiche, Ricerca Libera (come accade con motore di ricerca Internet). Finora i criteri di archiviazione dei documenti erano rigidi e prestabiliti dall azienda in funzione dei processi: con l uso dei tag gli utenti possono usare una classificazione aggiuntiva, personale e informale, che fornisce maggiore flessibilità e semplicità al loro lavoro. Rilevante è anche la portata delle notifiche, che non sono effettuate tramite ma mediante un sistema di messaggistica interna che opera come strumento di comunicazione istantaneo. Il nuovo modo di operare è utilizzabile su tutti i client, a seconda di dove si trova l utente e di cosa sta facendo: il PC, il notebook, lo smartphone o il tablet. Per i dispositivi mobili c è il client Surfer Mobile, che mediante App native rende disponibili tutte le funzionalità interattive della piattaforma documentale. I processi collaborativi aziendali: scompare l , nascono il Groupware e il Social Business Le soluzioni TopMedia Social NED per i gruppi di lavoro (Groupware) creano un social network aziendale, sicuro e protetto, facilmente accessibile da tutti i client, Architettura: due piattaforme integrate L architettura enterprise di TopMedia Social NED è basata sulla piattaforma di sviluppo Microsoft.NET. Al suo interno operano due piattaforme fondamentali: la piattaforma documentale interoperabile e la piattaforma di orchestrazione dei processi automatici (che ha il compito di progettare, eseguire e monitorare in modalità non presidiata i processi di elaborazione massiva dei documenti: archiviazione, spedizione, stampa documenti e la conservazione sostitutiva). La piattaforma documentale contiene ed eroga tutti i servizi documentali via Web Service, semplificando enormemente la realizzazione di client e portali che dovranno contenere solo le logiche di presentazione agli utenti. Top Consult ha realizzato inoltre una famiglia di client applicativi pronti all uso e fortemente orientati all utente finale e alle soluzioni applicative. In particolare i Client Windows, rivolti sia agli amministratori di sistema sia agli utenti, sono stati realizzati con la tecnologia Windows RIA (Rich Internet Application), che abbina la potenza di Windows con la semplicità del Web, consentendo un modello di distribuzione simile al Web pur adottando un interfaccia grafica ricca. Le applicazioni si installano una volta sola dal lato server, poi si aggiornano in automatico su tutti i client; aggiornamenti di versione successivi non richiedono alcun aggiornamento manuale del client. Altri client sono quelli Mobile Android e ios (App native), quelli Web e quelli di altro tipo come ad esempio SAPGUI o Portali Web. TopMedia Social NED è inoltre nativamente integrato con Office, Posta Elettronica, sistemi gestionali (SAP, NAV, ACG, ecc.). centrato sulla collaborazione e la condivisione fra persone eterogenee di settori diversi, interni e anche esterni all azienda. Gli utenti operano all interno di un ambiente comune, condividendo contenuti e messaggi. Le nuove funzionalità di Groupware consentono di eliminare dalle caselle tutti i messaggi con file allegati e quelli contenenti link inviati agli utenti per farli interagire con i workflow aziendali. Svincolano inoltre l operatività degli utenti dalle rigide regole imposte dalla gestione documentale e trasformano l attuale comunicazione via legata ai processi aziendali e ai documenti in un insieme di notifiche semplici e meno invasive. Oggi la collaborazione è la sfida principale di tutte le aziende. Bisogna integrare l organizzazione tradizionale, che rimane necessaria per definire responsabilità, obiettivi e piani, con le nuove forme organizzative della rete collaborativa emergente, indispensabili quando si richiedono azioni non previste dai processi, dai ruoli o dalle mansioni definite. C è un crescente interesse ad usare le tecnologie social al proprio interno, per connettere le persone più efficacemente, ottenere il loro coinvolgimento, mettere meglio a frutto l intelligenza e l energia collettive, favorire le nuove idee e i cambiamenti organizzativi. La soluzione TopMedia Social NED per la collaborazione aziendale permette di organizzare il lavoro su basi nuove e diventa il perno su cui costruire proprio la trasformazione culturale-organizzativa e il nuovo modo di lavorare del Social Business. AVANTI VELOCE Periodico Trimestrale Autorizzazione del Tribunale di Torino N del 21/7/2006 Direttore responsabile: Pier Luigi Zaffagnini Aprile 2014 Realizzazione editoriale: I/C Immagine Comunicazione Milano Progetto grafico: Why P Communication Torino Stampa: Stilgraf Srl Vicoforte (CN) TOP CONSULT Via Valeggio 22/E Torino Tel

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