NuPoint Unified Messaging

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1 MITEL NuPoint Unified Messaging Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Versione 5.0

2 AVVISO Le informazioni contenute in questo documento sono ritenute accurate sotto tutti i punti di vista, ma non sono garantite da Mitel Networks Corporation (MITEL ). Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso e non costituiscono in alcun modo un impegno da parte di Mitel o delle sue filiali o consociate. Mitel e le sue filiali e consociate non si assumono alcuna responsabilità per eventuali omissioni o errori contenuti nel presente documento. Per apportare tali modifiche, potrebbero essere pubblicate revisioni del documento o nuove edizioni. La riproduzione di questo documento, completo o in parte, per qualunque uso, è vietata, salvo permesso scritto da parte di Mitel Network Corporation. Marchi Mitel e NuPoint Unified Messaging sono marchi di Mitel Networks Corporation. Microsoft Outlook è un marchio di Microsoft Corporation. Altri nomi di prodotti menzionati in questo documento possono essere marchi registrati dei rispettivi proprietari e sono riconosciuti come tali. Mitel NuPoint Unified Messaging (UM) Manuale dell'utente del sistema di posta vocale Versione 5.0 Gennaio 2012, Marchio registrato di Mitel Networks Corporation Copyright 2012, Mitel Networks Corporation Tutti i diritti riservati ii

3 Introduzione Introduzione Informazioni sul sistema di posta vocale Informazioni su questo documento Il telefono Operazioni preliminari per accedere alla casella postale Accesso alla casella postale Interno dell'azienda Dal proprio interno Da un altro interno Esterno all'azienda Da una linea esterna Da una linea esterna al supervisore automatico Impostazione della casella postale Panoramica dei menu Annunci Nome Codice segreto Riproduzione dei messaggi Accesso ai menu di posta vocale e di posta elettronica Riproduzione dei messaggi Durante l'ascolto di un messaggio Dopo l'ascolto di un messaggio Creazione dei messaggi Creazione di un messaggio vocale Registrazione di un messaggio vocale Invio di un messaggio al termine della registrazione Opzioni utente Accesso alle opzioni e all'esercitazione per l'utente Annunci, nome e codice segreto Elenchi di distribuzione Creazione o modifica di un elenco di distribuzione Utilizzo di un elenco di distribuzione Opzioni di pianificazione chiamate iii

4 Messaging User Guide Funzione opzionale di registrazione di una chiamata Registrazione durante una conversazione a due Registrazione mediante i tasti funzione Registrazione mediante i tasti fissi Messa in attesa di una chiamata durante una registrazione Ascolto di una registrazione Funzione opzionale Fax Opzioni di consegna fax Riproduzione e stampa di messaggi fax Da un telefono Da un telefono fax Dopo l'ascolto di un messaggio fax Composizione di un messaggio fax (senza messaggio vocale) Dal fax dell'azienda Dalla propria casella di posta Composizione di un messaggio fax (con messaggio vocale) Dal fax dell'azienda Dalla propria casella di posta Gestione di messaggi fax tramite PC Scaricamento e installazione di una Stampante fax Invio di un fax Visualizzazione e inoltro di messaggi fax Utilizzo del PC per i messaggi vocali Plugin per client di Outlook per Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, e Installazione di Plugin per client di Outlook Attivazione di utenti aggiuntivi per il plugin di Outlook all'interno di un PC Impostazione della riproduzione dei messaggi Configurazione dell'accesso a Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata) Barra degli strumenti della messaggistica unificata NuPoint Barra degli strumenti QuickPlay Riproduzione di un messaggio vocale in Outlook Risposta a un messaggio vocale in Outlook Inoltro di un messaggio vocale in Outlook Invio di un nuovo messaggio vocale in Outlook Visualizzazione dei messaggi vocali in Outlook Avvio di Web View da Outlook iv

5 Introduzione Plugin per client di Outlook per Microsoft Outlook Installazione del plugin per client di Outlookl Scheda di messaggistica unificata NuPoint Controlli multimediali Visualizzazione dei messaggi vocali in Outlook Esecuzione dei messaggi vocali in Outlook Visualizzare i messaggi fax in Outlook Funzione opzionale TTS (Text-to-Speech) Riproduzione di un messaggio TTS Funzione opzionale SAA (Supervisore automatico vocale) Suggerimenti per la pronuncia Comandi vocali universali Composizione delle chiamate Effettuare una chiamata tramite comandi vocali Effettuare una chiamata tramite composizione del numero Annullamento di una chiamata Chiamare l'operatore v

6 Messaging User Guide vi

7 Introduzione Introduzione Informazioni sul sistema di posta vocale Mitel NuPoint Unified Messaging (UM) consente di gestire messaggi di posta vocale, registrazioni delle chiamate (RAC), fax, e messaggi di posta elettronica Microsoft Outlook sia tramite telefono multifrequenza che da PC. La posta vocale, le registrazioni delle chiamate, i fax, e i messaggi di posta elettronica sono tutti messaggi consultabili dalla propria casella vocale attraverso un sistema di menu. Il menu della posta vocale permette l'accesso a numerose funzioni e opzioni della casella vocale inclusi i messaggi fax. Qualsiasi utente della posta vocale può accedere al menu. Il menu della posta elettronica permette l'accesso esclusivamente ai messaggi di posta elettronica ed è disponibile solo per gli utenti che dispongono della funzione di messaggistica unificata avanzata con opzione TTS (Text-to-Speech). Oltre ad accedere ai propri messaggi tramite telefono, è ora possibile riprodurre e gestire i propri messaggi di posta vocale dalla Posta in arrivo di Microsoft Outlook. A tale proposito è necessario installare un plugin che consenta la riproduzione dei messaggi vocali presenti nella Posta in arrivo tramite gli altoparlanti del proprio PC o tramite telefono. Per utilizzare questa funzione, è necessario disporre della funzione di messaggistica unificata avanzata. Per ulteriori informazioni, vedere Gestione di messaggi fax tramite PC a pagina 19. È disponibile anche una funzione di supervisore automatico vocale (SAA) per effettuare chiamate tramite comandi vocali. L'applicazione SAA consente di effettuare chiamate velocemente e in modo efficiente semplicemente pronunciando il nome della persona che si desidera contattare. Le chiamate possono essere effettuate pronunciando nomi di persona, nomi di reparto o numeri di telefono. Un'esercitazione guidata presenta le caratteristiche del sistema, e una guida vocale è disponibile per rispondere ad eventuali domande. Per ulteriori informazioni, vedere Funzione opzionale SAA (Supervisore automatico vocale) a pagina 38. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte le opzioni descritte in questo manuale siano disponibili. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Informazioni su questo documento Questo manuale contiene le istruzioni sulle funzionalità dell'interfaccia utente telefonica (TUI - Telephone User Interface) Mitel, di Mitel Plugin per client di Outlook, e del supervisore automatico vocale (SAA - Speech Auto Attendant). Se si utilizza un altro client di posta elettronica supportato, consultare la Guida di Web View per ulteriori informazioni. Consultare anche la Guida di riferimento rapido Mitel TUI NuPoint Unified Messaging all'indirizzo 1

8 Messaging User Guide Il telefono Prima di utilizzare le funzioni di posta vocale del sistema, è bene acquisire familiarità con il proprio telefono. Tasto messaggio: consente di chiamare il sistema NuPoint UM Voice e di accedere alla propria casella postale. Tastiera: consente di effettuare le selezioni dei menu all'interno del sistema di posta vocale. Spia messaggi: indica quando sono presenti nuovi messaggi vocali nella casella postale. Tasti funzione: consentono di selezionare molte delle opzioni dei menu della posta vocale. Per selezionare un'opzione di menu visualizzata sul display del telefono, è possibile premere il tasto funzione sensibile al contesto associato visualizzato sul display digitale oppure il numero sulla tastiera corrispondente all'opzione. Nota: i nomi dei tasti funzione utilizzati in questo manuale potrebbero essere leggermente diversi a seconda del telefono. Ad esempio, il tasto funzione Can(Elimina) in determinati telefoni corrisponde al tasto funzione Elimina. Operazioni preliminari per accedere alla casella postale Prima di accedere alla casella postale, accertarsi di aver ricevuto le seguenti informazioni dall'amministratore di sistema: Numero dell'addetto alla reception NuPoint UM (facoltativo) Interno per accedere al sistema NuPoint UM Voice Numero della casella postale Codice segreto predefinito. In caso di problemi o domande sulle procedure, consultare l'amministratore di sistema. Accesso alla casella postale Tutti i messaggi vocali risiedono nella casella postale personale che è possibile proteggere con un codice segreto. L'amministratore di sistema assegna un codice segreto temporaneo da utilizzare per accedere la prima volta alla casella postale. La modalità di accesso alla casella postale dipende dal fatto che la chiamata venga effettuata dall'interno o dall'esterno dell'azienda. Interno dell'azienda Dal proprio interno 1. Digitare l'interno per accedere a NuPoint UM Voice. 2. Quando richiesto, immettere il codice segreto. 2

9 Accesso alla casella postale Da un altro interno 1. Digitare l'interno per accedere a NuPoint UM Voice. 2. Quando viene richiesta l'immissione del codice segreto, premere il tasto. 3. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto. 4. Quando richiesto, immettere il codice segreto. Esterno all'azienda Da una linea esterna 1. Digitare il numero esterno di accesso a NuPoint UM Voice. 2. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto. 3. Quando richiesto, immettere il codice segreto. Da una linea esterna al supervisore automatico 1. Comporre il numero dell'addetto alla reception NuPoint UM. 2. Premere il tasto per accedere al sistema NuPoint UM Voice. 3. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto. 4. Quando richiesto, immettere il codice segreto. 3

10 Messaging User Guide Impostazione della casella postale Quando si accede alla casella postale per la prima volta, viene attivata automaticamente un'esercitazione per l'utente. Tale esercitazione guida l'utente nella prima sessione di accesso alla casella postale, illustra come registrare un annuncio e il proprio nome e richiede la modifica del codice segreto temporaneo. Suggerimento: dopo l'ascolto o l'invio di messaggi, il sistema potrà far ritornare l'utente a un menu precedente con opzioni diverse dal menu in uso. Panoramica dei menu Per una panoramica del menu, consultare la Guida di riferimento rapido TUI Mitel di NuPoint Unified Messaging ( Annunci Dopo aver aperto la casella postale, verrà richiesto di registrare uno o più annunci che gli utenti ascolteranno chiamando la casella postale. È possibile, ad esempio, registrare un annuncio che gli utenti chiamanti ascolteranno quando la linea è occupata (quale, Al momento sono occupato al telefono e non posso rispondere alla chiamata ) e crearne uno diverso per quando non si è al telefono (quale, Al momento non sono alla mia scrivania ). Se l'amministratore di sistema ha abilitato la funzione di annuncio di assenza prolungata per la casella di posta personale, è possibile registrare anche un annuncio di questo tipo. Tale annuncio informerà i chiamanti della vostra assenza prolungata. I chiamanti non possono saltare l'annuncio premendo un tasto. Alla fine dell'annuncio, i chiamanti possono essere trasferiti al supervisore o lasciare un messaggio. Nota: l'annuncio di assenza prolungata viene attivato una volta conclusa la sua registrazione. In tal modo sarà ascoltato da tutti i chiamanti che vengono inoltrati alla casella di posta elettronica. Una volta avuto accesso alla propria casella vocale, sarà richiesto di premere 1 per mantenere l'annuncio di assenza prolungata, o 2 per disattivarlo. Se l'amministratore di sistema ha disattivato l'inoltro di messaggi per l'annuncio di assenza prolungata, dopo l'annuncio i chiamanti saranno trasferiti automaticamente al supervisore. Vedere Annunci, nome e codice segreto a pagina 11. Nome Viene richiesta la registrazione del proprio nome in modo che il sistema possa: Rivolgersi all'utente quando si chiama il sistema (ad esempio, Salve, Jane Smith ). Informare altri utenti quando il messaggio è stato registrato dal proprietario della casella postale (ad esempio, 16:45, da parte di Jane Smith ). 4 Specificare il nome del proprietario della casella postale ad altri utenti quando indirizzano messaggi alla casella postale (ad esempio, Jane Smith ).

11 Impostazione della casella postale Codice segreto Prima di accedere alla casella postale è sempre richiesta l'immissione del codice segreto. La prima volta che si accede alla casella postale, si utilizza il codice segreto temporaneo assegnato dall'amministratore di sistema. Durante l'esercitazione, verrà richiesto di sostituire il codice segreto con un numero contenente tra 4 e 10 cifre. Definire un codice segreto facile da ricordare, ma senza selezionare un codice segreto ovvio come Nota: i codici segreti sono richiesti soltanto se si desidera proteggere la propria privacy. Durante l'esercitazione è possibile scegliere di non impostare un codice segreto premendo 0000 quando richiesto. Una volta configurata la casella postale, è possibile procedere all'utilizzo delle funzioni di NuPoint UM Voice. Nota: Per maggiore sicurezza, l'amministratore può configurare il codice segreto con scadenza a intervalli regolari. 5

12 Messaging User Guide Riproduzione dei messaggi Quando si accede alla casella postale per recuperare i messaggi, il sistema informa innanzitutto sul numero di messaggi da ascoltare ( Sono presenti 2 messaggi urgenti e 2 non riprodotti ). Per gli utenti della messaggistica unificata avanzata (UM) con opzione TTS (Text-to-Speech), il sistema informa sul numero di messaggi vocali e di posta elettronica da ascoltare ( Sono presenti 2 messaggi non riprodotti, 1 messaggio salvato, 3 messaggi di posta elettronica non riprodotti e 1 messaggio di posta elettronica salvato ). L'accesso ai messaggi vocali e ai messaggi di posta elettronica avviene tramite due diversi menu. Al termine del messaggio riassuntivo, gli utenti della messaggistica unificata avanzata con opzione TTS possono accedere al menu della posta vocale o a quello della posta elettronica. Non è possibile accedere ai due menu contemporaneamente. Nota: gli utenti della messaggistica unificata avanzata senza opzione TTS non possono accedere al menu di posta elettronica. Accesso ai menu di posta vocale e di posta elettronica Dopo aver effettuato l'accesso alla propria casella postale Gli utenti che utilizzano regolarmente la posta vocale si trovano già nel menu della posta vocale. Gli utenti che utilizzano la messaggistica unificata avanzata con opzione TTS, devono premere per accedere al menu della posta vocale oppure per accedere al menu di posta elettronica. Riproduzione dei messaggi Dopo aver effettuato l'accesso al menu della posta vocale o della posta elettronica, premere o il tasto funzione Ascolta (o Asc. mess.). I messaggi urgenti verranno riprodotti automaticamente per primi. In seguito, a seconda delle impostazioni della casella di posta, si può scegliere di ascoltare per primi i messaggi non riprodotti o quelli salvati; per impostazione predefinita, vengono riprodotti per primi i messaggi non riprodotti. Nota: se l'opzione di indicazione di data e ora è abilitata sul sistema di posta vocale, queste informazioni verranno automaticamente riprodotte all'inizio di ciascun messaggio. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. 6

13 Riproduzione dei messaggi Durante l'ascolto di un messaggio Durante la riproduzione del messaggio è possibile in qualsiasi momento Premere il tasto OPPURE Premere il tasto Altro quindi Pausa Per eseguire questa azione Sospendere la riproduzione del messaggio per 30 secondi. Riavvolgere il messaggio di cinque secondi. Salta Avanzare velocemente di cinque secondi nel messaggio. Saltare al messaggio successivo. Altro quindi Esegui Ritornare all'inizio del messaggio precedente. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte le opzioni descritte siano accessibili. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Dopo l'ascolto di un messaggio Al termine del messaggio, è possibile Premere il tasto OPPURE Premere il tasto Esegui (o Riavvia) Per eseguire questa azione Riprodurre di nuovo il messaggio. Rispondi Rispondere alla persona che ha inviato il messaggio. Dopo aver registrato il messaggio, premere o il tasto funzione Invia per inviarlo e continuare la sessione. Quindi premere per inviare la risposta ad altre caselle postali, se si desidera. 7

14 Messaging User Guide Premere il tasto OPPURE Premere il tasto Risposta (con opzione Ricomposizione attiva) Per eseguire questa azione per rispondere con casella vocale (come sopra) per richiamare il chiamante e cancellare il messaggio. per richiamare il chiamante e mantenere il messaggio. Invia Mantieni Can (o Elimina) Per inviare il messaggio a un'altra casella postale, elenco di distribuzione o numero di telefono esterno al sistema. Il sistema consente di registrare ulteriori commenti prima di inviare il messaggio ad altri utenti. Dopo l'aggiunta dei commenti, premere o il tasto funzione Invia (o Esci) e continuare la sessione. Quindi premere per inviare il messaggio ad altre caselle postali, se si desidera. Conservare il messaggio. Ai messaggi conservati è possibile accedere soltanto dopo aver saltato i messaggi non riprodotti e le code di ricezione dei messaggi. Eliminare il messaggio. Nota: se inavvertitamente si elimina un messaggio, è possibile recuperarlo premendo immediatamente o il tasto funzione Annulla. Se si preme un tasto diverso da dopo l'eliminazione del messaggio, non sarà possibile recuperare il messaggio eliminato. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte le opzioni descritte siano accessibili. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. 8

15 Creazione dei messaggi Creazione dei messaggi Per creare un messaggio, è innanzitutto necessario accedere alla casella postale chiamando il numero di accesso al sistema e immettere il codice segreto. È quindi possibile creare un messaggio vocale prima o dopo aver ascoltato i messaggi non riprodotti contenuti nella casella postale. Si noti che i messaggi possono essere inviati ad altre caselle postali, elenchi di distribuzione o numeri di telefono esterni al sistema. Creazione di un messaggio vocale Registrazione di un messaggio vocale 1. Per creare un messaggio, premere o il tasto funzione Crea messaggio. 2. Immettere il numero del destinatario oppure, per effettuare la composizione in base al nome, premere il tasto specifico assegnato a tale funzione sul sistema di posta vocale, quindi comporre il nome e cognome del destinatario finché il sistema riconosce l'utente. Nota: il sistema indicherà automaticamente il tasto specifico da premere per effettuare la composizione in base al nome. Questa funzione è configurabile, pertanto il tasto da premere varia in ciascun sistema di posta vocale. 3. Dopo la conferma del nome del destinatario da parte del sistema, immettere i nomi o i numeri degli altri eventuali destinatari desiderati (ad esempio, se si desidera inviare un unico messaggio a tutti i membri di un determinato comitato, indicando loro l'ora e il luogo del prossimo incontro). 4. Al termine dell'invio del messaggio, premere o il tasto funzione Registra. 5. Iniziare la registrazione del messaggio dopo il segnale acustico (è possibile premere per sospendere la registrazione, quindi scegliere un tasto qualsiasi per riprenderla o utilizzare i tasti funzione Pausa/Cont). 9

16 Messaging User Guide Invio di un messaggio al termine della registrazione Al termine della registrazione, è possibile scegliere se inviare, riascoltare, modificare, annullare o specificare una trasmissione speciale del messaggio vocale, scegliendo tra le seguenti opzioni: Premere il tasto OPPURE Premere il tasto Invia Per eseguire questa azione Inviare il messaggio e passare al menu principale. Allega Effettuare un'aggiunta alla registrazione. Elim Eliminare la registrazione e ricominciare dall'inizio. Rivedi Riprodurre di nuovo il messaggio. Termina registrazione Accedere alle opzioni di invio del messaggio quali trasmissione urgente, trasmissione futura, contrassegno riservato e ricevuta di ritorno. Una volta selezionata l'opzione desiderata, premere o il tasto funzione Invia (o Esci) per inviare il messaggio e passare al menu principale. Nota: se si inviano messaggi a più utenti regolarmente, è opportuno creare elenchi di distribuzione personali per inviare i messaggi ancora più facilmente (vedere la sezione Elenchi di distribuzione a pagina 12). 10

17 Opzioni utente Opzioni utente Il menu Opzioni utente consente di ascoltare l'esercitazione per l'utente, modificare gli annunci, registrare il proprio nome e definire la password, nonché creare elenchi di distribuzione di posta vocale e selezionare opzioni di pianificazione delle chiamate. Accesso alle opzioni e all'esercitazione per l'utente Per accedere alle Opzioni utente dal menu principale, premere Per sfogliare di nuovo l'esercitazione per l'utente è possibile premere o il tasto funzione Opzioni. in qualsiasi momento. Annunci, nome e codice segreto Quando si imposta la casella la prima volta (vedere la sezione Impostazione della casella postale a pagina 4), si registra un annuncio, il nome e un codice segreto prescelti. Il menu Opzioni utente consente di modificare tali dati in qualsiasi momento. È opportuno aggiornare gli annunci regolarmente, ad esempio, per comunicare agli utenti chiamanti se si è in ufficio o se si è assenti. Dal menu Opzioni utente, è possibile Premere il tasto OPPURE Premere il tasto funzione Annunci Per eseguire questa azione Modificare gli annunci. È possibile registrare un annuncio principale e uno o più annunci condizionali. Si possono registrare annunci condizionali se, ad esempio, si desidera informare gli utenti chiamanti quando la linea è occupata (es. Al momento sono occupato al telefono e non posso rispondere alla chiamata ), quando non si è alla scrivania (es. Al momento non sono alla mia scrivania ), o quando si è assenti per un certo periodo ( Sarò assente fino al 15 ottobre,... ). Premere condizionale, per registrare o modificare l'annuncio personale per registrare o modificare l'annuncio personale principale, oppure per abilitare l'annuncio di assenza prolungata. Al termine della registrazione dell'annuncio, premere Cambia nome Codice segreto o il tasto funzione Mdfc per selezionare quale annuncio, principale o condizionale, si desidera che gli utenti chiamanti ascoltino. Registrare di nuovo il proprio nome. Modificare il codice segreto. Nota: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non si disponga dell'accesso agli annunci condizionali. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. 11

18 Messaging User Guide Elenchi di distribuzione Un elenco di distribuzione consente di registrare un unico messaggio, quindi di inviarlo a un ampio gruppo di utenti senza indirizzarlo singolarmente a ciascuno di loro. È possibile utilizzare gli elenchi di distribuzione in qualsiasi momento si crea o si invia un messaggio a un altro utente. Creazione o modifica di un elenco di distribuzione 1. Premere o il tasto funzione Elenchi dist. dal menu Opzioni utente. 2. Immettere il numero dell'elenco di distribuzione, assicurarsi che la prima cifra sia sempre zero (0). 3. Per registrare un nome da inserire nell'elenco di distribuzione, (ad esempio, comitato di pianificazione del prodotto ), premere. Questo nome viene riprodotto ogni volta che vengono indirizzati dei messaggi all'elenco di distribuzione. 4. Premere per aggiungere membri all'elenco e per rimuoverli. 5. Immettere i numeri o i nomi degli utenti che si desidera aggiungere o rimuovere. 6. Se si desidera che il sistema riproduca l'elenco di membri selezionato, premere. 7. Per uscire dal menu principale, premere. Nota: è necessario che tutti gli elenchi di distribuzione personali inizino con il numero 0. Utilizzo di un elenco di distribuzione Anziché un numero di casella postale, immettere il numero dell'elenco di distribuzione che si desidera utilizzare. Il sistema legge il numero dell'elenco di distribuzione. Opzioni di pianificazione chiamate Sveglia NuPoint UM consente di programmare NuPoint UM Voice in modo da ricevere una chiamata su un numero di telefono specifico ad un'ora prestabilita. È possibile programmare le chiamate di sveglia dal lunedì al venerdì, nei fine settimana, ogni giorno o in base alle proprie esigenze. Trasmissione messaggio consente di definire una pianificazione in base alla quale, se un messaggio arriva nella casella postale, NuPoint UM Voice chiamerà l'utente a uno specifico numero di telefono ad un'ora prestabilita, in modo da poter recuperare il messaggio. Cercapersone consente di definire una pianificazione in base alla quale quando arriva un messaggio nella casella postale, NuPoint UM Voice invia una notifica al cercapersone. Controllo di trasmissione futura consente di controllare l'invio di tutti i messaggi pianificati per una trasmissione futura. È possibile pianificare la trasmissione di qualsiasi messaggio fino a 365 giorni futuri, utilizzando il menu Opzioni di invio messaggi (vedere la sezione Invio di un messaggio al termine della registrazione a pagina 10). 12

19 Funzione opzionale di registrazione di una chiamata Funzione opzionale di registrazione di una chiamata La funzione Registrazione di una chiamata consente di utilizzare il sistema NuPoint UM Voice per registrare le proprie conversazioni telefoniche. Nota: è possibile che le normative vigenti impongano di informare l'interlocutore che la conversazione verrà registrata. Per istruzioni specifiche, consultare l'amministratore di sistema. Registrazione durante una conversazione a due È possibile programmare il sistema in modo tale che la registrazione delle chiamate esterne venga avviata automaticamente quando uno dei due utenti risponde. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore di sistema. Se il sistema non registra automaticamente le conversazioni, premere un tasto Registra per avviare la registrazione di una conversazione a due. La scelta del tasto da premere dipende dalla disponibilità del tasto funzione sul telefono. I seguenti telefoni supportano i tasti funzione: Superset IP 5240 IP Registrazione mediante i tasti funzione Per avviare la registrazione di una conversazione a due, premere il tasto funzione Registra visualizzato sul display del telefono digitale. Sospensione o ripresa della registrazione durante una chiamata Per sospendere la registrazione, premere il tasto funzione Pausa. Per riprendere la registrazione dopo la sospensione, premere il tasto funzione Cont. Interruzione della registrazione Per interrompere la registrazione senza salvare la conversazione registrata, premere i tasti funzione Arresta e Canc. Per interrompere e salvare una registrazione, premere i tasti funzione Arresta e Salva. Nota: l'amministratore è in grado di configurare le impostazioni di Registrazione di una chiamata, in modo da salvare automaticamente la conversazione registrata al riaggancio del telefono. Se la funzione di salvataggio automatico è abilitata, è possibile salvare la chiamata registrata semplicemente riagganciando il telefono al termine della conversazione. 13

20 Messaging User Guide Registrazione mediante i tasti fissi Per avviare la registrazione di una chiamata mediante i tasti fissi, premere il tasto Registra che l'amministratore di sistema ha programmato sul telefono. Nota: l'utilizzo dei tasti fissi con la funzione Registrazione di una chiamata, consente soltanto di avviare una sessione di registrazione. È necessario che l'amministratore di sistema abiliti la funzione di salvataggio automatico affinché le conversazioni vengano salvate automaticamente al riaggancio del telefono. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema. Messa in attesa di una chiamata durante una registrazione La messa in attesa della chiamata salva la registrazione e la invia alla casella postale. Prendere una chiamata in attesa avvia una nuova sessione di registrazione. Nota: in base alla programmazione del sistema, è possibile salvare la registrazione anche riagganciando o premendo il tasto TRASF/CONF o un tasto della linea disponibile. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore. Ascolto di una registrazione Per ascoltare la conversazione registrata al termine della chiamata 1. Sollevare il ricevitore. 2. Accedere alla casella di posta vocale. 3. Seguire i messaggi visualizzati per recuperare la registrazione, con la stessa procedura utilizzata per recuperare un normale messaggio vocale. 14

21 Funzione opzionale Fax Funzione opzionale Fax La funzione di fax consente di gestire i messaggi fax inviati alla propria casella di posta, tramite il menu TUI. È possibile recuperare messaggi fax non riprodotti, riprodurre un messaggio vocale allegato a un fax, inviare un fax, e recapitare un fax (con o senza messaggio vocale) a un altro utente. Opzioni di consegna fax È possibile accedere alle opzioni di consegna fax dal menu Opzioni utente. Dal menu principale, premere e poi per accedere alle seguenti opzioni di consegna fax: Premere il tasto Per eseguire questa azione Per inviare tutti i messaggi fax non riprodotti presenti nella propria casella di posta al numero di fax predefinito. Per definire un numero di consegna fax predefinito. Tutti i fax vengono inviati Da un telefono fax automaticamente a questo numero quando si preme fax. dal menu di consegna Per inviare via fax nella propria casella di posta una copertina che diverrà la propria copertina personale. Questa pagina sarà inclusa automaticamente in tutti i fax inviati dalla propria casella di posta. Per attivare e disattivare la funzione di consegna automatica al proprio numero di fax predefinito. Questa funzione consegna immediatamente i fax in arrivo nella propria casella di posta al proprio numero di fax predefinito. Riproduzione e stampa di messaggi fax I messaggi fax in arrivo nella propria casella di posta sono considerati dei messaggi vocali. Quando si accede alla casella postale per recuperare i messaggi, il sistema informa innanzitutto sul numero di messaggi da ascoltare (es., Sono presenti 2 messaggi urgenti e 4 messaggi con fax non riprodotti ). Da un telefono Per riprodurre un messaggio fax: 1. Dopo aver effettuato l'accesso alla propria casella postale, premere il tasto o il tasto funzione Esegui (o Asc. Mess.). I messaggi urgenti verranno riprodotti automaticamente per primi. 2. Per i messaggi fax, il sistema richiederà di premere per accedere alle opzioni di consegna fax. Da questo menu è possibile: 15

22 Messaging User Guide Premere per comporre il numero di fax dal quale si desidera stampare il fax. Quando richiesto, comporre il numero. Il sistema richiede la conferma del numero. Premere per accettare il numero, o premere per comporre un nuovo numero. Una volta premuto per accettare il numero, premere per inviare immediatamente il fax a quel numero, o premere per programmare un orario di consegna futura. 3. Se sono presenti altri messaggi fax, è possibile inviarli allo stesso numero di fax immesso per il primo messaggio semplicemente premendo seguito da. Nota: è possibile usare anche le opzioni di consegna fax che si trovano nel menu Opzioni utente (consultare la Guida di riferimento rapido TUI Mitel). Da questo menu, è possibile impostare un numero di consegna fax predefinito. Dopo aver programmato il numero, basta premere per accedere alle opzioni di consegna fax (dopo aver riprodotto il messaggio con il fax), quindi premere per stampare il messaggio fax. Da un telefono fax Per recuperare e stampare un messaggio fax da un telefono fax: 1. Dopo aver effettuato l'accesso alla propria casella postale, premere il tasto o il tasto funzione Esegui (o Asc. Mess.), quindi premere di consegna fax. per accedere al menu delle opzioni 2. Premere per stampare un messaggio fax dal fax desiderato. 3. Quando richiesto, premere il pulsante Start del fax. 4. Una volta stampato il fax, è possibile restare in linea per riprendere la sessione alla propria casella di posta. Dopo l'ascolto di un messaggio fax Vedere Dopo l'ascolto di un messaggio a pagina 7. Composizione di un messaggio fax (senza messaggio vocale) 16 È possibile inviare un fax alla casella di posta di un destinatario, tramite telefono fax. Il messaggio può essere inviato direttamente dal fax dell'azienda o dalla propria casella di posta. Se il messaggio viene inviato dal fax della società, l'intestazione del messaggio non includerà il nome dell'utente, mentre sarà incluso se il messaggio fax viene inviato dalla casella di posta.

23 Funzione opzionale Fax Dal fax dell'azienda Nota: il nome dell'utente non sarà incluso nell'intestazione del messaggio inviato al destinatario. 1. Da un telefono fax, comporre il numero di accesso al fax dell'azienda. 2. Quando si sente il messaggio preregistrato, inserire il numero della casella del destinatario, oppure per effettuare la composizione in base al nome, premere i tasti appropriati per inserire il cognome del destinatario seguito dal nome fino a quando il sistema non lo avrà riconosciuto. 3. Viene riprodotto il messaggio di saluto del destinatario. Dopo il segnale acustico, premere il pulsante Start del fax per inviare il fax. 4. Una volta inviato il fax, è possibile premere per contrassegnare il messaggio come urgente, oppure è possibile premere casella di posta. per lasciare un messaggio per un'altra Dalla propria casella di posta Nota: il nome dell'utente è incluso nell'intestazione del messaggio inviato al destinatario. 1. Accedere alla propria casella di posta, e dopo aver sentito il messaggio di saluto, premere. 2. Immettere il codice segreto. 3. Premere per creare un messaggio. 4. Inserire il numero della casella postale del destinatario, oppure per effettuare la composizione in base al nome, premere i tasti appropriati per inserire il cognome del destinatario seguiti da quelli del nome fino a quando il sistema non lo avrà riconosciuto. 5. Una volta che il sistema ha confermato il nome del destinatario, inserire i nomi o numeri di altri eventuali destinatari. 6. Una volta terminato di indicare i destinatari del fax, premere per lasciare un fax, e poi premere il pulsante Start sul fax per inviare il fax, o premere per ulteriori opzioni. 7. Una volta inviato il fax, premere per inviare il messaggio; oppure premere per accedere alle opzioni di invio del messaggio quali trasmissione urgente, trasmissione futura, trasmissione confidenziale, e ricevuta di ritorno. Una volta selezionata l'opzione desiderata, premere per inviare il messaggio e uscire dal menu principale. 17

24 Messaging User Guide Composizione di un messaggio fax (con messaggio vocale) È possibile inviare un fax con messaggio vocale alla casella di posta di un destinatario, tramite un telefono fax. Il messaggio può essere inviato direttamente dal fax dell'azienda o dalla propria casella di posta. Se il messaggio viene inviato dal fax della società, l'intestazione del messaggio non includerà il nome dell'utente, mentre sarà incluso se il messaggio fax viene inviato dalla casella di posta. Dal fax dell'azienda Nota: il nome dell'utente non sarà incluso nell'intestazione del messaggio inviato al destinatario. 1. Da un telefono fax, comporre il numero di accesso al fax dell'azienda. 2. Quando si sente il messaggio preregistrato, inserire il numero della casella del destinatario, oppure per effettuare la composizione in base al nome, premere i tasti appropriati per inserire il cognome del destinatario seguito dal nome fino a quando il sistema non lo avrà riconosciuto. 3. Viene riprodotto il messaggio di saluto del destinatario. Dopo il segnale acustico, registrare il messaggio vocale desiderato. 4. Dopo aver registrato il messaggio vocale, premere il pulsante Start del fax per inviare il fax. 5. Una volta inviato il fax, è possibile premere per contrassegnare il messaggio come urgente, oppure è possibile premere casella di posta. per lasciare un messaggio per un'altra Dalla propria casella di posta Nota: il nome dell'utente è incluso nell'intestazione del messaggio inviato al destinatario. 1. Da un telefono fax, comporre il numero di accesso al fax dell'azienda. 2. Quando si sente il messaggio preregistrato, inserire il numero della propria casella postale. 3. Dopo aver sentito il proprio messaggio di saluto, premere. 4. Immettere il codice segreto. 5. Premere per creare un messaggio, quindi seguire le istruzioni per inviare un messaggio vocale dalla propria casella di posta (incluso l'inserimento dell'indirizzo). 6. Dopo il segnale acustico, registrare il messaggio vocale desiderato. 7. Al termine della registrazione, premere per lasciare un fax, e poi premere il pulsante Start del fax per inviare il fax, o premere per accedere ad altre opzioni. 18

25 Gestione di messaggi fax tramite PC Gestione di messaggi fax tramite PC Per gestire i messaggi fax è anche possibile utilizzare il proprio PC. La funzione Fax consente di aggiungere un driver di stampante fax alla propria cartella Stampanti. Usando una stampante fax, è possibile inviare fax da qualsiasi applicazione che abbia la funzione di Stampa. I fax possono essere inviati anche dall'interfaccia di Web View. Per le informazioni relative all'invio di fax dall'interfaccia Web View, consultare la Guida di Web View. Nota: le copertine devono essere in formato TIFF. Scaricamento e installazione di una Stampante fax Per creare fax tramite una stampante fax, è necessario per prima cosa scaricarla e installarla dall'interfaccia Web View. Scaricamento e installazione del driver della stampante fax: Nota: per installare il driver della stampante fax, bisogna disporre dei diritti di amministratore locale sul PC. 1. Accedere all'interfaccia Web View e fare clic sulla voce Downloads. 2. Fare clic su Download Fax Printer (Scaricamento stampante fax). 3. Nella finestra Avvertenza di sicurezza, fare clic su Esegui per lanciare il file FaxPrinter.exe. L'installazione si avvierà automaticamente. 4. Fare clic su Avanti in ogni finestra di dialogo. Quando richiesto, accettare i Termini di utilizzo. Il driver della stampante fax è ora installato. Invio di un fax I fax possono essere inviati tramite NuPoint Fax Printer utilizzando qualsiasi software che abbia la funzione stampa. Se si desidera, è possibile impostare una copertina personale (vedere Opzioni di consegna fax) o creare delle copertine personalizzate. Se si dispone di una copertina personale, questa verrà utilizzata come copertina predefinita dei fax che si desiderano inviare. Come copertina personalizzata si può usare qualsiasi file in formato TIFF. Si possono salvare più copertine per personalizzare i fax a seconda dei destinatari. 19

26 Messaging User Guide Invio di un fax usando la stampante fax NuPoint: Nota: quando si invia un fax per la prima volta, procurarsi il nome dominio completo o l'indirizzo IP del server NuPoint UM dall'amministratore di sistema. Aprire il documento e selezionare Stampa. Nel menu di stampa, selezionare Stampante fax NuPoint dall'elenco delle stampanti disponibili. OPPURE Se la stampante fax NuPoint è stata impostata come stampante predefinita, fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento in Windows Explorer e selezionare Stampa. Quando il documento sarà pronto per essere inviato al server, si aprirà la finestra NuPoint Fax Client. Se non si è mai inviato un fax oppure il client non è riuscito a collegarsi al server, comparirà la scheda Impostazioni del server: Figura 1: scheda Impostazioni server Nota: se si modifica la password della propria casella postale, sarà necessario aggiornare la scheda Impostazioni server con la nuova password la prossima volta che si invia un fax. 5. Inserire le proprie credenziali per collegarsi al server. a. Nel campo NuPoint Server, inserire il nome dominio completo (FQDN) del server. b. Immettere il numero della propria casella di posta NuPoint UM nel campo Mailbox (Casella di posta). c. Immettere il codice segreto della propria casella di posta NuPoint UM nel campo Passcode (Codice segreto). d. Fare clic su Connect (Connetti). Lo Stato verrà aggiornato con Connected (Connesso). 20

27 Gestione di messaggi fax tramite PC 6. Fare clic sulla scheda Opzioni di consegna. Figura 2: scheda Opzioni di consegna a. Nel campo dei destinatari (Recipients), inserire l'elenco dei destinatari (numeri di caselle di posta NuPoint UM o numeri di fax), separati da virgole. Nota: per i numeri di fax esterni, includere le cifre che il sistema deve comporre per accedere alla linea esterna. b. Se si desidera usare una copertina personalizzata, selezionare la casella Use a Custom Cover Page (Usa copertina personalizzata). c. Inserire il nome completo della copertina OPPURE fare clic sul pulsante Sfoglia... per selezionarla Nota: se non si intende usare alcuna copertina personalizzata, il server utilizzerà la copertina personale, o, se non si dispone di questa, la copertina del sistema stesso. d. Fare clic sul pulsante Send Fax (Invia fax). Quando il fax è stato ricevuto dal server, comparirà il messaggio popup The fax is successfully queued for delivery (Fax in coda per la spedizione). Se il fax non può essere inviato, viene inviato un messaggio di notifica dell'errore nella propria casella vocale. All'invio di un fax successivo, la scheda Impostazioni server non verrà visualizzata a meno che la Stampante fax non riesca a collegarsi al server, ad esempio, se la password è stata modificata. Visualizzazione e inoltro di messaggi fax Per visualizzare un messaggio fax: Aprire il messaggio dalla propria casella di posta in arrivo e visualizzare il documento allegato. Dalla scheda Messaggi nell'interfaccia Web View, fare clic sul pulsante Riproduci. Il fax si aprirà in un visualizzatore TIFF. Inviare il fax dal proprio telefono a un fax. 21

28 Messaging User Guide Per inoltrare un messaggio fax: Dalla scheda Messaggi nell'interfaccia Web View, fare clic sul pulsante Inoltra fax per inoltrare il messaggio come fax. OPPURE Dalla scheda Messaggi nell'interfaccia Web View, fare clic sul pulsante Inoltraper inoltrare il messaggio come allegato a un messaggio di posta elettronica. 22

29 Utilizzo del PC per i messaggi vocali Utilizzo del PC per i messaggi vocali È possibile usare il PC per gestire i propri messaggi vocali con le seguenti applicazioni: Plugin per client di Outlook per Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, e 2007 Questo plugin installa il riproduttore Mitel Networks QuickPlay e la barra degli strumenti della messaggistica unificata nel client di posta elettronica Microsoft Outlook. Il riproduttore QuickPlay consente di usare il telefono o gli altoparlanti del PC per ascoltare i messaggi vocali, mentre la barra degli strumenti consente di rispondere, inoltrare e gestire i messaggi vocali ricevuti e di creare e inviare nuovi messaggi vocali tramite posta vocale o posta elettronica. La barra degli strumenti consente anche di avviare Web View da Outlook. Il plugin è disponibile per la variante 32 bit di Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, e Plugin per client di Outlook per Microsoft Outlook 2010 Questo plugin installa la scheda Mitel NuPoint nel client di posta elettronica Microsoft Outlook. È possibile usare i pulsanti sulla scheda per scorrere avanti e dietro i messaggi, e per specificare quando devono essere riprodotti automaticamente. In più, l'ocp fornisce controlli multimediali che permettono di gestire messaggi in riproduzione. Le due versioni del plugin sono disponibili per Microsoft Outlook 2010: 32 bit e 64 bit. Sintesi vocale Usare questa funzione per ascoltare i messaggi di posta elettronica in Microsoft Outlook dalla casella postale NuPoint UM Voice. Il testo del messaggio di posta elettronica viene convertito in messaggio vocale e riprodotto tramite telefono. Plugin per client di Outlook per Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, e 2007 Se si è un utente della messaggistica unificata avanzata NuPoint con Outlook 2000, XP, 2003, o 2007, usare le seguenti procedure per installare il plugin per client di Outlook di Mitel e gestire i propri messaggi. 23

30 Messaging User Guide Il plugin per client di Outlook di Mitel supporta quattro tipi di messaggi NuPoint UM: messaggi vocali, messaggi vocali riservati, messaggi di registrazione chiamata (RAC: Record-A-Call), e messaggi fax. Ognuno di questi messaggi è caratterizzato da un'icona che identifica il tipo di messaggio specifico. Note: 1. È possibile rispondere ai messaggi di posta elettronica solo con messaggi di posta elettronica. 2. Microsoft Outlook dispone di una finestra Explorer e di una finestra Inspector. La finestra di Explorer è quella principale che visualizza l elenco dei messaggi per l utente, mentre la finestra di Inspector visualizza i messaggi quando vengono aperti. 3. Il plugin lavora con i sistemi operativi Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista (Business, Enterprise o Ultimate), o Windows 7 (Enterprise or Ultimate). 4. Le schede audio e gli altoparlanti del PC sono opzionali dato che per ascoltare i messaggi si può usare la funzione Call Me/Meet Me (Chiama/Rispondi). 5. Se un messaggio vocale viene spostato dalla casella di Posta in arrivo ad una cartella personale, verrà cancellato dall interfaccia telefonica utente (TUI). Se il messaggio viene spostato nuovamente nella casella di Posta in arrivo, verrà cancellato in quanto collegato al messaggio cancellato dall interfaccia telefonica utente. Se il parametro di configurazione per la cancellazione permanente è disattivato, il messaggio potrebbe essere contenuto nella cartella Posta eliminata. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore di sistema. Installazione di Plugin per client di Outlook Nota: una volta installato il plugin, l'apertura e la chiusura di Outlook richiederanno qualche istante in più. Evitare il riavvio di Outlook subito dopo averne effettuato la chiusura. Prima di iniziare Prima di procedere, ottenere le seguenti informazioni dall'amministratore di sistema: La posizione del file OutlookClientPlugin.exe; Il nome di dominio competo (FQDN - Fully qualified domain name) della piattaforma NuPoint Unified Messaging. Nota: per installare Plugin per client di Outlook, bisogna disporre dei diritti di amministratore locale sul PC. Per installare il plugin su Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, or 2007: 1. Chiudere Microsoft Outlook se è in uso al momento dell'installazione. 2. Se Plugin per client di Outlook è già installato, rimuovere l'applicazione utilizzando l'opzione Installazione applicazioni in Pannello di controllo: - Fare clic su Start > Pannello di controllo, quindi aprire Installazione applicazioni. - Selezionare Plugin per client di Outlook, e fare clic su Cambia/Rimuovi. Nota: il nome della versione precedente di Plugin per client di Outlook 12.0, era Multimedia Outlook plugin. Se sul PC è installata una versione precedente nell'elenco di Installazione applicazione compare tale nome. 24

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