GUIDA ALLA COMPILAZIONE ANNO 2014 RILEVAZIONE PERIODICA ORGANIZZAZIONI DI VOLONTARIATO RILEVAZIONE DATI 2012

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1 Sistema Informativo delle Politiche Sociali GUIDA ALLA COMPILAZIONE ANNO 2014 RILEVAZIONE PERIODICA ORGANIZZAZIONI DI VOLONTARIATO RILEVAZIONE DATI 2012 La presente rilevazione viene attuata dalla Regione Emilia-Romagna in collaborazione con le Province e con il supporto dei Centri Servizi per il Volontariato e delle strutture regionali di AVIS, AIDO e ANPAS. L obiettivo della rilevazione è la valutazione ed aggiornamento dei requisiti annuali delle Organizzazioni di Volontariato iscritte al 31 dicembre 2012 al registro Regionale, ai sensi della LR 12/2005. I dati raccolti verranno utilizzati per confermare la presenza dei requisiti che hanno permesso l iscrizione al registro e quindi il godimento dei benefici connessi con lo status di Organizzazioni di Volontariato ai sensi della Legge 266/91. La modalità di rilevazione è "on line", ovvero con la possibilità da parte di ciascuna organizzazione di Volontariato di accedere direttamente al sistema di rilevazione tramite web, con proprie credenziali di accesso e password inviate dalla Regione. Il successo della rilevazione e la correttezza delle informazioni raccolte dipenderanno in larga misura dalla Sua collaborazione. I dati di natura personale rilevati nello svolgimento delle attività saranno trattati nel rispetto del d.lgs. n. 196/2003. Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti con la presente indagine è la Regione Emilia-Romagna, mentre il responsabile del trattamento, per la Regione, è il Direttore Generale della Direzione Generale Sanità e Politiche Sociali I dati contenuti nella scheda di rilevazione (questionario) si intendono rilasciati ai sensi della L.R. 21 febbraio 2005, n. 12 e della DGR n. 139/2006 (Allegato, punti 5c e 6c). La compilazione della scheda di rilevazione è pertanto OBBLIGATORIA. Il rifiuto della compilazione darà luogo all avvio della procedura di cancellazione dal registro del volontariato. PRIMA DI INIZIARE LA COMPILAZIONE ON LINE DELLA SCHEDA DI RILEVAZIONE Per poter effettuare la compilazione on line della scheda di rilevazione è necessario aver ricevuto le credenziali di accesso (Dominio, Codice Utente e Parola Chiave). Le credenziali sono state inviate tramite mail. Se non ha ancora ricevuto le credenziali o ha avuto dei problemi di autenticazione la preghiamo di contattare la Regione tramite la seguente mail RegistroVolontariato@Regione.Emilia-Romagna.it ed inserire, nell oggetto della mail, la seguente dicitura: Richiesta credenziali Provincia di riferimento dove al posto di Provincia di riferimento va inserito il nome della provincia nella quale ha sede l Organizzazione di Volontariato; nel testo del messaggio indicare gli estremi identificativi 1

2 dell Organizzazione di Volontariato (denominazione, indirizzo) per la quale si richiedono le credenziali di accesso. INDICAZIONI PER LA COMPILAZIONE ON LINE DELLA SCHEDA DI RILEVAZIONE Per iniziare la compilazione on line della scheda di rilevazione (questionario) collegarsi al seguente indirizzo Inserendo le credenziali di accesso che vi sono state inviate si accede al menù principale. Al primo accesso sarà necessario procedere al cambio password, immettendone una di propria scelta. Una volta effettuata questa operazione, attraverso le opzioni del menù è possibile accedere a varie funzioni tra le quali COMPILAZIONE QUESTIONARIO. Selezionare la voce e cliccare su AVANTI. A questo punto è possibile iniziare la compilazione del questionario. Si consiglia di compilare le cinque sezioni seguendo l ordine del questionario (dalla 1 alla 5), selezionandole nel menu e cliccando sul tasto AVANTI. ATTENZIONE Alla fine di ogni sezione cliccare sul tasto TRASMETTI altrimenti i dati inseriti non vengono salvati. E sempre possibile fare modifiche e correzioni finché non si effettua la chiusura definitiva del questionario. ISTRUZIONI PER LA CHIUSURA DEFINITIVA DELLA SCHEDA DI RILEVAZIONE Una volta terminata la compilazione e la trasmissione delle cinque sezioni è possibile chiudere la scheda di rilevazione (questionario) selezionando dal menù la voce CHIUDI E STAMPA QUESTIONARIO. In questa fase il sistema ricorda di apportare le eventuali correzioni al questionario poiché una volta chiuso il questionario non potrà più essere modificato. Se i dati inseriti sono corretti premere il pulsante ESEGUI CHIUSURA. A questo punto è possibile stampare tutto il questionario. Il questionario stampato deve essere conservato dall Organizzazione di Volontariato, tranne l ultima pagina relativa alla Sezione 5 - DICHIARAZIONE che presenta la dicitura copia da spedire firmata. Solo la pagina relativa alla Sezione 5 - DICHIARAZIONE copia da spedire firmata (quindi non l intero questionario) deve essere debitamente firmata e trasmessa agli uffici della Provincia nel cui territorio ha sede l Organizzazione di Volontariato. NOTA: L indirizzo al quale inviare i documenti (uffici della Provincia di appartenenza dell Organizzazione di Volontariato) è reso visibile dal sistema solo una volta terminata la compilazione del questionario. ATTENZIONE Il questionario è compilato quando sono state compilate INTEGRALMENTE E SENZA ERRORI e trasmesse tutte e cinque le sezioni. Il questionario compilato può essere sempre modificato prima di essere chiuso. In caso di chiusura del questionario non è più possibile modificare i dati inseriti. 2

3 ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE DELLE SEZIONI DELLA SCHEDA DI RILEVAZIONE La scheda di rilevazione è articolata in CINQUE sezioni: SEZIONE 1 DATI ANAGRAFICI - Informazioni identificative della sede legale e/o operativa; SEZIONE 2 ATTIVITA - Informazioni sulle attività svolte dall organizzazione; SEZIONE 3 STRUTTURA E FUNZIONAMENTO - Informazioni sulla struttura ed il suo funzionamento; SEZIONE 4 RISORSE ECONOMICHE E FINANZIARIE - Informazioni in materia economicofinanziaria; SEZIONE 5 DICHIARAZIONI - Dichiarazioni di responsabilità. SEZIONE 1 - DATI ANAGRAFICI Nella Sezione 1 devono essere verificati, ed eventualmente aggiornati ALLA DATA DI COMPILAZIONE DEL PRESENTE QUESTIONARIO, i dati relativi alla sede Legale e/o Operativa riportati nel Registro delle Organizzazioni di volontariato ( Nel questionario on line tali dati appaiono riportati all inizio della sezione. Nel riquadro relativo alla SEDE LEGALE aggiornare solo le informazioni che hanno subito variazione. In particolare nei campi denominazione ed indirizzo indicare rispettivamente la denominazione esatta e completa (desumibile dallo statuto), comunicata all Agenzia delle Entrate, e l indirizzo della sede legale (desumibile dall ultimo certificato di attribuzione del Codice Fiscale). Un eventuale ACRONIMO va inserito nel campo apposito senza punti o altri segni di punteggiatura, nè simboli o caratteri speciali. NOTA: La sede legale di una persona giuridica (società o ente non commerciale) è il luogo in cui dall'atto costitutivo essa risulta avere il centro dei propri affari/attività. L indirizzo è desumibile dall ultimo certificato di attribuzione del Codice Fiscale. Nel riquadro relativo alla CASELLA DI POSTA ELETTRONICA PER COMUNICAZIONI occorre indicare obbligatoriamente un indirizzo mail valido per le eventuali comunicazioni ufficiali. Tale indirizzo non verrà reso pubblico e verrà memorizzato distintamente da quello indicato nella sede legale o nella eventuale sede operativa. Se dovesse coincidere con quello già indicato per la sede legale inserire comunque l indirizzo. Il riquadro relativo alla SEDE OPERATIVA va solo compilato se la sede operativa non coincide con la sede legale. NOTA: La sede legale non va confusa con la sede operativa. Nella sede legale si trovano gli uffici dell'organizzazione, dove vengono svolte le attività politiche e gestionali. Nel riquadro relativo al SETTORE PREVALENTE DI ATTIVITA va inserito un valore tra quelli proposti nel menù a tendina. Il settore prevalente è quello al quale è destinata la maggior parte dei 3

4 volontari o delle risorse economiche. Nel caso in cui l organizzazione svolge l attività in un solo settore riportare il codice di quel settore. Il codice inserito deve rientrare tra quelli selezionati nella domanda 4 (sez. 2 del questionario). SEZIONE 2 - ATTIVITA Nella Sezione 2 sono richieste informazioni sulle attività svolte dall Organizzazione di Volontariato. Quesito n.2 Quesito n.4 Se l organizzazione di Volontariato non è era attiva al 31/12/2012 per cessata attività, chiudere il questionario tramite il tasto CHIUDI E STAMPA QUESTIONARIO e trasmettere copia del verbale di scioglimento e richiesta di cancellazione alla Provincia o Regione nel cui registro è iscritta. E possibile inserire una o più risposte. Tra le risposte inserite ci deve essere anche il settore in cui opera prevalentemente l organizzazione (sez. 1 del questionario). SEZIONE 3 - STRUTTURA E FUNZIONAMENTO Nella Sezione 3 sono richieste informazioni riguardanti i soci iscritti, i collaboratori di cui si avvale, la copertura assicurativa, lo Statuto, il rinnovo delle cariche sociali e gli eventuali accordi scritti e convenzioni intercorse nel Quesito n.6 Quesito n.7 Quesito n.7.1 Quesito n.8 Quesito n.10 Si definiscono soci volontari coloro che prestano la loro opera nell organizzazione di volontariato, senza alcun corrispettivo. Tra i volontari possono essere inclusi i donatori di sangue o di organi solo nel caso in cui essi si occupino anche delle attività connesse al funzionamento dell organizzazione di volontariato. Si definiscono soci volontari attivi coloro che prestano la loro opera con regolarità programmata. Si definiscono soci volontari saltuari (soci non attivi) coloro che prestano la loro opera saltuariamente senza regolarità programmata (Legge 266/91). Se l organizzazione di Volontariato ha provveduto ad assicurare i soci volontari attivi presso una compagnia di assicurazioni deve indicare il nome dell attuale compagnia e la data di decorrenza (sottoscrizione o rinnovo). SI TRATTA IN QUESTO CASO DELL ULTIMA POLIZZA SOTTOSCRITTA O RINNOVATA, NON DI QUELLA VALIDA AL 31/12/2012. Per individuare esattamente i soggetti da assicurare, i decreti attuativi obbligano le organizzazioni di volontariato ad istituire e tenere il cosiddetto "registro dei Volontari", sul quale va riportato l elenco dei nominativi degli "aderenti che prestano attività di volontariato". I collaboratori retribuiti sono dipendenti, collaboratori a progetto, prestatori occasionali o con partita I.V.A, ecc Se nel periodo l organizzazione di volontariato non ha effettuato un rinnovo delle cariche sociali (es. elezione o nomina dei componenti gli organi sociali quali consiglio, presidente, vice, ecc. anche con eventuale conferma delle 4

5 Quesito n.11 Quesito n.13 Quesito n.13.2 Quesito n.9.1 Quesito n.10.2 persone in carica) allora passare al Quesito Inserire informazioni sul PRESIDENTE ATTUALMENTE IN CARICA. Se nel periodo dal 2009 al 2012 l organizzazione di volontariato non ha avuto accordi scritti (intese, patti, convenzioni, ecc.) con altre istituzioni pubbliche o private allora passare al Quesito n.14. Per convenzioni attive si intendono convenzioni stipulate con organi dello Stato, Regioni, Enti locali e altri enti pubblici, ai sensi della Legge 266/91, art 7, che prevedono rimborso spese per attività o prestazioni. Se la risposta a questi quesiti è stata negativa allora l organizzazione di Volontariato deve provvedere tempestivamente a comunicare le variazioni/modifiche alla Provincia o Regione nel cui registro è iscritta. SEZIONE 4 - RISORSE ECONOMICHE E FINANZIARIE Nella Sezione 4 sono richieste informazioni riguardanti il tipo di contabilità utilizzata, le entrate e le uscite desunte da bilancio ed infine l ammontare del risultato d esercizio Quesito n.15 Quesito n.16 Si definisce contabilità di cassa un rendiconto economico realizzato con criteri di cassa,, cioè considerando nell'anno sociale solo i costi effettivamente pagati ed i ricavi effettivamente incassati nel periodo di riferimento. Si definisce contabilità per competenza un bilancio economico redatto con criteri di competenza, cioè considerando nell anno sociale i costi e i ricavi maturati nel periodo (anno) di riferimento, indipendentemente dall effettiva liquidazione (pagamento o incasso). Se nel 2012 si è redatto il bilancio nella forma del mero rendiconto gestionale senza stato patrimoniale (caso frequente per chi adotta il criterio di cassa), si definisce residuo di gestione la somma dei residui alla chiusura dell anno precedente di banca, cassa e posta, riportati ad inizio anno nel 2012 Se nel 2012 si è redatto il bilancio nella forma dello stato patrimoniale e conto economico (caso frequente per chi adotta il criterio di competenza), va inserito in questa voce il patrimonio netto dell associazione (evidenziato nello stato patrimoniale al ), sia libero che vincolato in fondi specifici (es. fondo di riserva, fondi prudenziali, personalità giuridica, vincoli di donazione, vincoli di scopo, ecc.), non considerando invece immobili, mezzi, beni strumentali, fondo tfr, debiti, ratei e risconti. Analogo criterio si adotta per il quesito 19. ATTENZIONE Se l ammontare totale delle entrate nel 2012 è stato inferiore a euro è possibile indicare solo i i totali entrate (17.11 ) e totali uscite (18.11) senza specificare le singole voci. Se l ammontare totale delle entrate nel 2012 è stato superiore a euro è obbligatorio compilare, ove presenti, le singole voci nelle domande 17 e 18 (punti da 17.1 a e da 18.1 a 18.10); altrimenti Quesito n Sono sussidi e contributi a fondo perduto erogati da enti ed istituzioni pubbliche; 17.2 Sono contributi ricevuti in base ad un contratto con enti ed istituzioni pubbliche per la prestazione di servizi; 17.3 Sono proventi derivanti da quote sociali annuali ed, eventualmente, quote 5

6 straordinarie versate dai soci; 17.4 Sono entrate di cui al D.M derivanti da: vendite occasionali; iniziative di solidarietà; vendite di beni acquisiti da terzi a titolo gratuito a fini di sovvenzione; cessione di beni prodotti dagli assistiti e dai volontari; somministrazione di alimenti e bevande in occasione di manifestazioni e simili; prestazioni di servizi rese in conformità alle finalità istituzionali dell organizzazione; 17.5 Sono erogazioni liberali, donazioni, sussidi e contributi a fondo perduto da parte di privati; 17.6 Sono contributi liberali derivanti da iniziative di raccolta fondi; 17.7 Sono i trasferimenti del Ministero dovuti alle donazioni del 5 x mille incassate nel corso dell anno; 17.8 Sono contributi da parte di unità appartenenti allo stesso gruppo organizzativo; 17.9 Sono ricavi derivanti da interessi attivi, fitti attivi, censi, rendite patrimoniali e alienazioni patrimoniali; Sono altre entrate di fonte privata compresi prestiti e mutui (nel caso di contabilità tenuta secondo il principio di cassa) e comprese le eventuali entrate derivanti da attività commerciali diverse da quelle di cui al punto 4; ATTENZIONE Il totale delle entrate deve corrispondere a quello effettivamente risultante dal consuntivo di esercizio. Quesito n Sono retribuzioni per il personale dipendente e personale con contratto di collaborazione comprensivi degli oneri sociali a carico del datore di lavoro; 18.2 Sono spese per prestazioni di lavoro autonomo occasionale, occasionale accessorio (voucher) e per consulenze professionali; 18.3 Sono rimborsi per spese effettivamente sostenute erogati ai volontari; 18.4 Sono spese per materiale di consumo, cancelleria e stampati, energia elettrica, spese postali e telefoniche, spese di manutenzione, premi di assicurazione, spese varie di gestione, fitti passivi e simili; 18.5 Sono spese per manutenzioni straordinaria, interessi passivi, oltre che acquisto beni durevoli, titoli, azioni ecc ( nel caso di contabilità tenuta secondo il principio di cassa); 18.6 Sono contributi a favore di persone o associazioni o altri enti a scopo benefico; 18.7 Sono contributi a favore di unità appartenenti allo stesso gruppo organizzativo; 18.8 Sono tasse e altri oneri tributari; 18.9 Sono quote di costo dei beni ammortizzabili imputabili all anno o altre poste rettificative (in caso di contabilità tenuta secondo il principio di competenza); Sono altre spese non comprese nelle tipologie citate (quali ad esempio rimborso mutui e prestiti nel caso di contabilità tenuta secondo il principio di cassa) ATTENZIONE Il totale delle uscite/oneri deve corrispondere a quello effettivamente risultante dal consuntivo di esercizio. 6

7 Quesito n.19 Quesito n.20 Si adotta analogo criterio a quello usato per il quesito 16 indicando le medesime informazioni patrimoniali, rilevate al termine dell esercizio Il risultato di esercizio dell anno è sempre al netto degli avanzi/disavanzi di gestione degli anni precedenti. SEZIONE 5 - DICHIARAZIONI La Sezione 5 riguarda il legale rappresentante dell'organizzazione di Volontariato. Il legale rappresentante deve dichiarare la veridicità delle informazioni inserite nel questionario ed i requisiti richiesti per l iscrizione al Registro del Volontariato. Al termine della sezione è necessario indicare se il questionario è stato compilato autonomamente oppure con l ausilio di uno dei soggetti indicati: Uffici della Provincia, Centro di servizi per il volontariato, organizzazione di secondo o terzo livello quali AVIS, AIDO, ANPAS, ecc. (indicare l acronimo sempre senza punti). Dopo aver compilato e chiuso l intero questionario, la DICHIARAZIONE deve essere debitamente firmata e obbligatoriamente inviata in originale assieme ad una fotocopia del documento di identità di chi ha compilato. E anche possibile consegnare direttamente i documenti presso gli uffici della Provincia di appartenenza dell Organizzazione di Volontariato oppure inviarli con altre forme ammesse dalla legge (es. via fax o con posta elettronica allegando copia degli originali). La pagina DICHIARAZIONI da inviare è riconoscibile poiché presenta la dicitura copia da spedire firmata. L indirizzo al quale inviare i documenti (uffici della Provincia di appartenenza dell Organizzazione di Volontariato) è reso visibile dal sistema solo una volta terminata la compilazione del questionario. NOTA: Nel caso si disponga di una casella PEC a nome dell organizzazione stessa o del legale rappresentante è possibile trasmettere la sola dichiarazione tramite PEC, all indirizzo PEC della Provincia di appartenenza, con la seguente dicitura in oggetto: Rilevazione Odv Una volta chiuso il questionario e trasmessa la dichiarazione in Provincia, gli adempimenti della rilevazione sono completati. Se nel corso di verifiche successive gli uffici provinciali dovessero riscontrare anomalie, incongruenze o lacune, le associazioni verranno ricontattate per all indirizzo di posta elettronica indicato nel questionario nel riquadro relativo alla CASELLA DI POSTA ELETTRONICA PER COMUNICAZIONI. 7