PIANO DI COMUNICAZIONE 2015 (Approvato con deliberazione n. 115/GM del )

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1 PIANO DI COMUNICAZIONE 2015 (Approvato con deliberazione n. 115/GM del )

2 Premessa Il piano di comunicazione annuale PIANO DI COMUNICAZIONE 2015 I soggetti I soggetti e la rete dei referenti della comunicazione La rete della comunicazione Gli strumenti Il sistema di immagine coordinata La progettazione degli interventi di comunicazione Gli strumenti di comunicazione in uso nell'ente Le modalità L'attività di comunicazione standard La comunicazione diretta La gestione di segnalazioni e reclami La comunicazione on-line La comunicazione tramite sms La comunicazione visiva Le attività di comunicazione sponsorizzate Il sistema informativo territoriale La comunicazione degli interventi di governo del territorio Gli interventi complessi e le campagne di comunicazione La comunicazione ambientale La promozione degli eventi La comunicazione interna L'Ufficio Stampa Il Servizio Comunicazione L'attività per il 2015 L' accorpamento della comunicazione istituzionale La comunicazione ambientale La comunicazione in situazione di emergenza L'Amministrazione trasparente Le grandi opere Il sistema di immagine coordinata Il sistema di segnaletica di indirizzamento dell'utenza I prodotti sponsorizzati La promozione degli eventi L'apertura della nuova biblioteca comunale Il percorso informativo/partecipativo sul progetto di utilizzo e recupero del sito estrattivo La destinazione del 5 per mille I nuovi servizi/sistemi di comunicazione

3 PREMESSA IL PIANO DI COMUNICAZIONE ANNUALE Il Piano della Comunicazione annuale del Comune di Calenzano, confermando un sistema metodologico in funzione ormai da diversi anni: Ribadisce che il sistema della comunicazione dell'ente non può basarsi esclusivamente sull attività e sulla professionalità di alcune strutture dedicate. Affinché il sistema esista, e funzioni, è necessario che la comunicazione divenga patrimonio culturale di tutto il Comune e che ognuno partecipi alla sua costruzione ed al suo sviluppo; Individua, quindi, quali sono i soggetti chiamati ad assolvere a tali funzioni definendone le competenze; Definisce la dotazione, le modalità di gestione e di utilizzo degli strumenti di comunicazione; Individua i sistemi di comunicazione in uso nell'ente con le rispettive competenze; Specifica gli obiettivi e l'attività del sevizio Comunicazione/Urp e dell'ufficio Stampa; Evidenzia le attività/campagne di comunicazione nei settori per le quali è stata individuata una specifica strategia d'azione. Il processo attraverso cui si perviene all'elaborazione del Piano di Comunicazione annuale vede il coinvolgimento di tutte le Aree Organizzative che forniscono le informazioni relative all attività comunicativa programmata per l anno in corso con indicazione delle relative modalità operative. Il servizio Comunicazione coordina tale attività di ricognizione ed effettua l analisi delle informazioni raccolte finalizzata al miglioramento del sistema comunicativo ed alla implementazione degli strumenti e processi comunicativi.

4 I SOGGETTI I SOGGETTI E LA RETE DEI REFERENTI DELLA COMUNICAZIONE Ad ogni servizio erogato dall'ente pubblico è collegata un attività di comunicazione che ne determina la sua conoscenza e quindi di conseguenza la sua effettiva possibilità di fruizione. La comunicazione è quindi elemento essenziale dello stesso servizio cui si riferisce ed è parte integrante dell attività dell ente. Ogni struttura organizzativa gestisce la propria attività comunicativa esterna seguendo procedure e standard operativi omogenei in grado di garantire una comunicazione coerente e costante che possa far emergere un percorso ed una immagine comunicativa riconducibile all ente istituzionale nel suo complesso. Da un punto di vista organizzativo il sistema della comunicazione dell ente si esplicita attraverso le attività dei seguenti soggetti: Rete della comunicazione Unità di base del processo comunicativo Servizio Comunicazione/Urp Ufficio Stampa Aree Organizzative coordina le attività di comunicazione, principalmente per mezzo del Piano di Comunicazione; cura il sistema di immagine coordinata dell ente; cura la redazione del sito internet comunale e di tutta la comunicazione on-line gestisce gli strumenti di comunicazione di competenza; gestisce i rapporti con gli organi di informazione; prepara ed emette comunicati stampa; organizza conferenze stampa; redige il periodico di informazione comunale; predispone la rassegna stampa delle notizie che riguardano Calenzano; ogni struttura organizzativa gestisce la propria attività comunicativa seguendo procedure e standard operativi omogenei in grado di garantire una comunicazione coerente e costante che possa far emergere un percorso ed una immagine comunicativa riconducibile all ente istituzionale nel suo complesso; le Aree Organizzative gestiscono la propria comunicazione utilizzando i sistemi in uso nell'ente promuove l adozione di sistemi di comunicazione interna; cura la redazione della rete intranet; cura il flusso di informazioni tra l ente e la stampa attraverso il rapporto con la Giunta e gli assessorati. gestisce direttamente campagne di comunicazione di particolare impatto sulla cittadinanza e di interesse strategico complessivo individuate in fase di approvazione del piano della comunicazione.

5 RE TE DEI RETI La rete dei referenti La rete dei referenti è composta dai responsabili dei area e dai soggetti da loro delegati per determinate materie. Rappresenta lo strumento utile per costruire un efficace sistema di relazioni con il pubblico che non può essere attribuito ad un unico servizio, ma deve necessariamente coinvolgere l intera struttura organizzativa. Composizione: Area Responsabile area Referente Materie di competenza del referente Area Gestione del Patrimonio Dottore Salvatore Area Ambiente e Viabilità Pampaloni Renzo Niccoli Marco ambiente Area Pianificazione e Paoletti Gianna Progettazione Area Edilizia Paoletti Gianna Di Natale Sabrina sue Area Risorse Anna Tuti Nappo Carlo tributi Martinez Sara servizi finanziari Area Servizi alla Persona Croce Adele Lascialfari Silvia attività educative Morandi Elisabetta assistenza e casa Magherini Valentina cultura Meoli Francesca biblioteca comunale Area Vigilanza Pelagatti Maria Pia Area Affari generali e Istituzionali Menchi Pierluigi Melani Ilaria comunicazione Petrolini Emiliana comunicazione Lazzerini Maria segreteria organi istituzionali Baronti Valentina ufficio stampa Area Segreteria Generale Aveta Paola Palazzeschi Edy personale Area Servizi ai Cittadini e alle Landi Alessandro Vannucchi Roberta sportello del cittadino Imprese Salvanti Alessandro sviluppo economico/suap Le funzioni dei referenti della comunicazione si riassumono come segue: Ruolo organizzativo Compiti operativi Unità di progetto progettazione e realizzazione delle attività di comunicazione esterna dell'area/servizio; essere l'interlocutore di enti esterni che gestiscono pubblici servizi che fanno riferimento alla propria area/servizio per quanto riguarda l'attività di comunicazione dagli stessi attuata nell'ambito del territorio comunale; essere l interlocutore del servizio Comunicazione e degli altri Uffici dell ente nella gestione dei flussi di comunicazione interna ed esterna; essere l interlocutore dell Ufficio Stampa per la comunicazione esterna;. collaborare alla elaborazione del Piano di Comunicazione annuale in linea con i programmi di attività dell'area organizzativa; realizzare le attività di comunicazione esterna dell'area/servizio; collaborare con il servizio Comunicazione per la realizzazione delle attività di comunicazione esterna di carattere generale che coinvolgano l'area/servizio; aggiornare le banca dati delle procedure e della modulistica; aggiornare le informazioni sul sito Web e sulla rete intranet del Comune relative all'area/servizio; gestire le risposte alle segnalazioni e reclami; elaborare proposte di miglioramento della qualità della comunicazione interna ed esterna (ad es.: revisione modulistica, revisione procedure, ecc.); formulare proposte di percorsi formativi per il personale.

6 Ruolo organizzativo Compiti operativi Unità di progetto gestire le risposte alle richieste di accesso agli atti; collaborare con l'ufficio Stampa nelle attività inerenti al servizio (comunicati stampa, pubblicazione periodico comunale ecc.); Da questa elencazione di funzioni emergono quindi due tipologie di attività: Ordinarie: finalizzate cioè a garantire e pianificare la comunicazione dell'area/servizio di appartenenza. Sono queste funzioni proprie, di carattere continuativo, che vengono effettuate dal referente della comunicazione secondo le procedure in uso nell ente, con l eventuale supporto del servizio Comunicazione/Urp. Di sviluppo: ovvero riferite all attivazione di progetti specifici finalizzati al miglioramento della qualità della comunicazione interna ed esterna dell ente.

7 GLI STRUMENTI Per garantire interventi mirati ed efficaci, l'attività comunicativa deve essere supportata dall utilizzo di una serie di strumenti e procedure che permettano di raggiungere la molteplicità di pubblici a cui l'ente deve rivolgersi. Nel sistema adottato dal Comune di Calenzano, che vede il coinvolgimento diretto delle singole Aree Organizzative nella programmazione e gestione delle proprie attività comunicative, particolare importanza assume l'individuazione di modalità condivise che favoriscano la conoscenza e l'utilizzo dei vari strumenti di comunicazione. IL SISTEMA DI IMMAGINE COORDINATA A base del sistema di immagine coordinata si colloca il manuale operativo con il quale vengono evidenziati e disciplinati alcuni metodi comunicativi con lo scopo di: promuovere un'immagine unitaria, identificabile e riconducibile all ente; effettuare una semplificazione grafica in modo da ottenere una comunicazione più ordinata, coerente e quindi anche più comprensibile e fruibile; stabilire regole uniformi da condividere con tutti i soggetti, interni ed esterni, che si trovano a dover promuovere gli interventi comunicativi effettuati dall ente. Il sistema è coordinato dal servizio Comunicazione LA PROGETTAZIONE DEGLI INTERVENTI DI COMUNICAZIONE Gli interventi e le campagne di comunicazione hanno la finalità di informare e promuovere un servizio, sensibilizzare i cittadini rispetto ad un determinato argomento, dare impulso e favorire comportamenti e atteggiamenti positivi. L attività di comunicazione è una parte integrante del procedimento cui si riferisce ed è, al pari delle altre fasi procedimentali, elemento sostanziale per il suo perfezionamento. La comunicazione quindi non è un attività accessoria ma assume la valenza di "servizio" e come tale deve essere programmata, gestita e misurata. Per ogni progetto di comunicazione, piccolo o grande, è necessario quindi intraprendere preventivamente una specifica attività di programmazione articolata in fasi successive. Nel manuale degli strumenti, pubblicato sulla rete intranet comunale, sono riportate le modalità da seguire per progettare un intervento di comunicazione, per monitorarne l'andamento ed anche effettuare la rendicontazione finale. GLI STRUMENTI DI COMUNICAZIONE IN USO NELL'ENTE Gli strumenti comunicativi attivi nell'ente a inizio 2015 sono i seguenti: suddivisi per gestione di competenza Servizio Comunicazione/Urp Ufficio Stampa Aree Organizzative Sito Web Intranet Newsletter elettronica Pagina Facebook del Comune di Calenzano Supplementi al periodico comunale La pagina dell'urp sul periodico comunale Video informativi / Web TV Pannelli a messaggio variabile Sms Guide informative - inserti redazionali Chat Comunicati stampa Conferenza stampa Periodico Per quale Comune Notiziario della biblioteca comunale Il Castello di Carta Rassegna stampa a diffusione interna per organi istituzionali e servizi comunali Pagina Facebook dell'ufficio stampa del Sindaco Manifesti e altro materiale di stampa Striscioni Inserzioni pubblicitarie Lettera avviso Assemblee / Incontri

8 Servizio Comunicazione/Urp Ufficio Stampa Aree Organizzative Stand a fiere e mostre Manifesti e altro materiale di stampa per la promozione dei grandi eventi e per le altre attività concordate con le aree organizzative

9 LE MODALITA' L ATTIVITA' COMUNICATIVA STANDARD Con l'attuale sistema organizzativo, per ogni attività, iniziativa, servizio attivato dal Comune o che comunque riguardi i pubblici servizi erogati sul territorio, siamo oggi in grado di garantire la divulgazione dell'informazione verso la cittadinanza con l utilizzo di una molteplicità di strumenti secondo un percorso che può essere schematicamente così rappresentato: Aree organizzative (attraverso il responsabile o il referente della comunicazione) Servizio Comunicazione Sito internet Pagina Facebook Calenzano Eventi Newsletter settimanale Web TV Pannello a messaggio variabile Comunicazione diretta per il tramite anche dello Sportello del cittadino e degli altri sportelli che svolgono attività di front-office Ufficio Stampa Comunicato stampa Periodico comunale Pagina Facebook Calenzano Post Nel caso in cui sia necessario attivare percorsi comunicativi più articolati, i servizi potranno utilizzare gli altri strumenti in uso nell'ente raccordandosi con il servizio Comunicazione/Urp. LA COMUNICAZIONE DIRETTA Lo Sportello del Cittadino si rivolge ad una pluralità di utenza per l'erogazione di una molteplicità di servizi quali anagrafe, protocollo, accesso agli atti, reclami. Rappresentando la principale interfaccia "fisica" fra cittadino ed ente, è luogo privilegiato dove poter raggiungere un elevato numero di cittadini per poter sviluppare sistemi di comunicazione diretta. In questo ambito, infatti, offre informazioni su procedimenti e servizi dell Ente, fornisce la relativa modulistica, orienta il cittadino verso le attività del Comune, favorendo quindi l accesso ai servizi e l attivazione di pratiche. Per garantire il flusso informativo interno è attivo un reciproco scambio di comunicazioni fra il servizio Comunicazione/Urp e lo Sportello del Cittadino (con funzioni di front office). Da parte del servizio Comunicazione/Urp viene comunque gestito il rapporto con l'utenza attraverso le comunicazioni telefoniche e le nuove tecnologie informatiche quali la posta elettronica, la chat e la pagina facebook. Da evidenziare l'intervento diretto effettuato per il supporto fornito agli utenti che devono iscriversi o accedere ai servizi on-line. LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI ED I RECLAMI La procedura di gestione delle segnalazioni e dei reclami è ormai consolidata ed ha consentito nel tempo di fornire risposte alle criticità esposte dai cittadini e di generare un processo di miglioramento integrale della qualità dei servizi. Il presidio della procedura è garantito da: - Sportello del Cittadino in quanto canale privilegiato di presentazione delle segnalazioni che comunque possono essere presentate anche on-line, attraverso una specifica procedura informatica, o direttamente ai servizi comunali; - Segreteria organi istituzionali per le segnalazioni, richieste, petizioni presentate direttamente agli amministratori.

10 Per la gestione delle segnalazioni, per ciascuna area organizzativa sono stati individuati i seguenti referenti: Area Gestione del Patrimonio: Corsetti Piera Area Ambiente e Viabilità: Beligni Massimo, Niccoli Marco, Paoletti Stefano Area Pianificazione e Progettazione: Paoletti Gianna Area Edilizia: Di Natale Sabrina Area Risorse: Malpassi Martina, Martinez Sara Area Servizi alla Persona: Lascialfari Silvia, Morandi Elisabetta, Magherini Valentina, Nocentini Ilaria Area Vigilanza: Pelagatti Maria Pia Area Affari generali e Istituzionali: Melani Ilaria, Lazzerini Maria Area Segreteria Generale: Palazzeschi Edy Area Servizi ai Cittadini e alle Imprese: Salvanti Alessandro, Vannucchi Roberta LA COMUNICAZIONE ON-LINE La comunicazione istituzionale on-line, affiancandosi alle modalità più tradizionali di informazione e di erogazione dei servizi, rappresenta uno strumento strategico per il miglioramento della relazione tra amministrazione e cittadino grazie alle sue essenziali caratteristiche di velocità, connettività universale, bassi costi ed interattività. In questa direzione sono attivi: Pagina Facebook "Calenzano Eventi, gestita dal Servizio Comunicazione/Urp, per promuovere i servizi, l'attività dell'ente e gli eventi che si svolgono sul territorio; Pagina Facebook "Calenzano Post" gestita dall'ufficio Stampa del Sindaco, Profilo Youtube per la trasmissione in diretta streaming delle sedute del Consiglio Comunale e per la divulgazione di video promozionali; Pagina Instagram per la pubblicazione di immagini del territorio, di eventi e manifestazioni gestita dal servizio Comunicazione Attraverso le funzionalità del sito è possibile inoltre gestire l'invio della newsletter settimanale "Calenzano News" e l'aggiornamento delle informazioni sul canale web TV. LA COMUNICAZIONE TRAMITE SMS La comunicazione tramite SMS viene gestita attraverso uno specifico programma inserito nella medesima piattaforma che gestisce il sito internet. In particolare, il sistema viene utilizzato per: - le comunicazioni ai genitori degli alunni iscritti ai servizi scolastici; - le comunicazioni agli utenti del servizio Assistenza e sicurezza sociale; - le comunicazioni di rilascio pratiche o ritiro documenti da parte dello Sportello Unico Edilizia. Può essere utilizzato per effettuare comunicazioni massive a tutti gli iscritti al servizio (per ricordare scadenze o eventi, per le comunicazioni di emergenza ecc.) LA COMUNICAZIONE VISIVA Oltre alle consuete forme di comunicazione visiva attraverso materiale informativo cartaceo (manifesti, volantini, striscioni, guide segnaletica ecc.), il Comune ha attivato un nuovo servizio telematico che permette la pubblicazione tramite punti video posizionati in luoghi ad alta frequentazione. Attualmente tali punti video sono situati nelle sale di ricevimento al pubblico presso gli uffici del Comune, in altri esercizi pubblici e presso la galleria del centro commerciale il Parco di Calenzano. Altro strumento importante per veicolare le informazioni è il pannello a messaggio variabile posizionato nel centro cittadino, in via Roma, strada ad alta percorribilità, in grado di raggiungere un pubblico molto vasto.

11 Viene utilizzato per promuovere gli eventi, le scadenze e le informazioni di pubblica utilità e di protezione civile. Il servizio Comunicazione/Urp gestisce il flusso informativo dei due canali LE ATTIVITA' DI COMUNICAZIONE SPONSORIZZATE Da alcuni anni l'amministrazione, per favorire una migliore qualità dei servizi di comunicazione erogati consentendo, contestualmente, un contenimento della spesa, effettua interventi promozionali avvalendosi della collaborazione economica di operatori economici locali. Con gli interventi di sponsorizzazione il Comune offre ad un soggetto terzo, che si obbliga a fornire gratuitamente una predeterminata prestazione, la possibilità di raccogliere inserzioni pubblicitarie che vengono inserite in appositi e predefiniti spazi e prodotti. In particolare gli interventi realizzati riguardano a realizzazione di prodotti di promozione territoriale, quali ad esempio il Calendario annuale, la carta stradale ecc. Il servizio Comunicazione/Urp coordina la realizzazione dei prodotti sponsorizzati. IL SISTEMA INFORMATIVO TERRITORIALE Il Sistema Informativo Territoriale (SIT) è già presente da tempo all'interno del portale del Comune con un'area dedicata in cui vengono messe a disposizione dei cittadini, degli organi istituzionali, di enti esterni o di professionisti, le banche dati territoriali gestite dal SIT. Negli ultimi anni il portale SIT si è sviluppato sostanzialmente in due direzioni: fornendo alla consultazione una sempre più consistente mole di informazioni e dotandosi di nuovi strumenti di ricerca e di analisi delle informazioni rappresentate. In particolare la consultazione delle mappe e degli strati informativi è stata arricchita di nuove funzionalità che consentono l'integrazione con altre importanti banche dati quali il catasto o l'anagrafe. Gestisce il portale l'ufficio SIT. LA COMUNICAZIONE DEGLI INTERVENTI DI GOVERNO DEL TERRITORIO (estratto dal regolamento comunale per la disciplina delle funzioni del garante della comunicazione) Il garante della comunicazione, istituito con la L.R. 1/2005, assicura la partecipazione dei cittadini in ogni fase dei procedimenti di competenza comunale per la formazione dello strumento della pianificazione territoriale e sue varianti, nonché per la formazione degli atti di governo del territorio e delle loro varianti. Il Garante della comunicazione è istituito presso l Area gestione del territorio. Per i procedimenti relativi alla formazione del Piano Strutturale e del Regolamento il Garante viene istituito presso il servizio Comunicazione/Urp GLI INTERVENTI COMPLESSI E LE CAMPAGNE DI COMUNICAZIONE Si tratta di interventi comunicativi complessi che prevedono la definizione di uno specifico piano comunicativo e l utilizzo di una molteplicità di strumenti. Hanno di norma una lunga durata, possono ripetersi nel tempo e richiedono un diretto controllo del loro andamento. Riguardano temi di interesse collettivo ritenuti strategici da parte dell Amministrazione comunale. Per tali motivi l esecuzione è attribuita al servizio Comunicazione/Urp sulla base di una programmazione annuale concordata con i servizi che hanno la titolarità dell intervento.

12 LA COMUNICAZIONE AMBIENTALE La gestione della comunicazione con l'esterno, relativamente agli aspetti ambientali è di competenza delle seguenti funzioni: Responsabile Gestione Ambientale per la identificazione di argomenti e tematiche ambientali per le quali è necessario effettuare azioni specifiche di comunicazione esterna. Responsabili di Area o Responsabili di Servizio per temi ambientali specifici del servizio. Responsabile Servizio Comunicazione/Urp per l'attuazione dell'attività comunicativa esterna di particolare interesse strategico, individuata in sede di approvazione del Piano di Comunicazione annuale come ad esempio consultazioni della cittadinanza, promozione ed organizzazione di seminari e convegni, attuazione di attività comunicative su temi ambientali specifici. Annualmente, in fase di redazione del piano di comunicazione annuale, vengono individuate le azioni di promozione ambientale che saranno attivate nel corso dell'anno. E cura del Responsabile dell Area organizzativa proponente, anche tramite un proprio delegato, attuare le azioni indicate nel Piano di Comunicazione utilizzando gli strumenti in uso nell'ente secondo le procedure indicate nel manuale di gestione degli strumenti di comunicazione. Di ogni iniziativa di comunicazione organizzata dovrà essere effettuata una rendicontazione per i monitoraggi e le verifiche annuali. LA COMUNICAZIONE INTERNA Per il miglioramento dei processi di comunicazione interna è attiva la rete intranet comunale. Denominata Luogo in Comune a rappresentare uno spazio in cui tutti i dipendenti possono trovare le informazioni e gli strumenti utili per il proprio lavoro. I servizi di riferimento per la parte gestionale sono i seguenti: - Comunicazione/Urp coordinamento redazionale; - Ced sviluppi e assistenza tecnica/informatica; - Tutti i servizi comunali inserimento e aggiornamento delle informazioni e gestione delle sezioni di competenza (es. Ufficio Stampa per rassegna giornaliera). L'UFFICIO STAMPA L Ufficio Stampa mantiene i rapporti con i giornalisti di quotidiani, settimanali, radio e tv a diffusione locale. Promuove eventi, servizi, manifestazioni, interventi pubblici tramite la redazione di comunicati stampa e l organizzazione di conferenze stampa. Svolge una funzione di supporto agli Amministratori e ai servizi nei rapporti da tenere con la stampa, per la promozione di servizi o per la risposta ad articoli apparsi su quotidiani e settimanali per i quali si vogliono trasmettere precisazioni o smentite. Svolge un attività di informazione gestita in proprio dall ente, con la pubblicazione sul sito internet dei comunicati stampa e il loro invio ad una lista di cittadini iscritti alla newsletter dei comunicati stampa e con la redazione e diffusione del periodico bimestrale Per Quale Comune. Predispone la rassegna stampa degli articoli apparsi su quotidiani, settimanali o testate on-line per una diffusione interna rivolta a organi istituzionali e servizi. Gestisce una pagina Facebook dell ufficio stampa, denominata Calenzano Post, sulla quale sono pubblicate notizie, contenuti multimediali e commenti. La pagina è finalizzata ad una comunicazione più immediata e diretta, a fronte di una sensibile flessione dei mezzi di informazione tradizionali, soprattutto in ambito locale. IL SERVIZIO COMUNICAZIONE/URP Il programma di attività del servizio Comunicazione/Urp ha come finalità: Favorire lo sviluppo della comunicazione esterna ed interna dell ente attraverso la redazione del Piano di Comunicazione ed il coordinamento della rete dei referenti; Promuovere l attività e l immagine dell intera amministrazione comunale; Garantire una corretta informazione sui servizi offerti e sulle modalità per il loro utilizzo attraverso la gestione coordinata di strumenti ed attività;

13 Gestire la comunicazione on-line; Gestire le campagne di comunicazione dell ente rivolte ad una pluralità di utenza o ritenute di interesse strategico; Attuare, mediante l ascolto del cittadino e lo sviluppo della comunicazione interna, i processi di verifica della qualità dei servizi.

14 L'ATTIVITA' PER IL 2015 L'ACCORPAMENTO DEI SERVIZI DI COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE Servizi di riferimento: Comunicazione - Ufficio Stampa - Segreterria organi istituzionali A seguito della riorganizzazione della stuttura dell'ente, sono state accorpate in un'unica area le competenze relative alla comunicazione istituzionale. Pur mantenendo le proprie specificità e funzioni, i servizi preposti a tale attività (servizio Comunicazione/Urp e Ufficio stampa) potranno attivare un maggior coordinamento per migliorare il sistema di comunicazione dell'ente. LA COMUNICAZIONE AMBIENTALE Servizi di riferimento: Comunicazione - Ambiente - Polizia Municipale Per il 2015 è prevista l'attivazione/prosecuzione dei seguenti interventi: Calenzano Città sostenibile Impariamo a risparmiare l'ambiente Prosegue il progetto "Le Buone Pratiche" che si inserisce all'interno della campagna "Calenzano Città sostenibile Impariamo a risparmiare l'ambiente" attiva ormai da alcuni anni. Un concetto chiaro che mira ad evidenziare come l adozione di comportamenti consapevoli e ambientalmente corretti ha come conseguenza/beneficio un minor impatto ambientale correlato anche ad un risparmio di tipo economico sia individuale che collettivo. Le attività che verranno attivate/mantenute sono le seguenti: - pubblicazione box tematico all'interno dell'ultima pagina del periodico comunale; - adesione alle campagne nazionali: puliamo il mondo ecc., M'illumino di meno, giornata europea dei parchi ecc.; - collaborazione con Quadrifoglio per la promozione della raccolta differenziata con un particolare intervento in merito agli scarichi abusivi ed alla promozione del servizio di ritiro ingombranti a domicilio; - promozione del servizio di Piedibus. Festa dell'ambiente Per il dodicesimo anno consecutivo viene confermata l'organizzazione della manifestazione con l obiettivo di promuovere comportamenti consapevoli da parte della cittadinanza nell'utilizzo delle risorse ambientali e nel contempo far conoscere le iniziative attivate dalla stessa amministrazione nell ambito dello sviluppo sostenibile. L'intervento comunicativo riguarderà la pubblicizzazione dell'iniziativa, la redazione di cartellonistica promozionale dei progetti attivati dall'ente e l'allestimento di uno spazio informativo. Certificazioni ambientali (Iso e Emas) Pubblicizzazione dell'ottenimento della certificazione ambientale attraverso: Pubblicazione della dichiarazione ambientale e del marchio Emas sul sito internet e sui principali strumenti di comunicazione dell'ente; Realizzazione e collocazione sul territorio di pannelli informativi sull'ottenimento della certificazione ambientale. Promozione parchi e patrimonio verde Promozione eventi organizzati e interventi realizzati per migliorare la fruizione e la messa in sicurezza dei luoghi: nuovi sentieri, giardino botanico di Valibona, campi studio e stage sulla presenza del lupo in Calvana. Progetto spreco alimentare Attivazione della campagna di comunicazione da lanciare in occasione della Festa dell'ambiente. Giornata europea senz'auto Organizzazione di campagna di comunicazione sull'utilizzo di "modalità ecologiche" per andare a scuola. Promozione del servizio Piedidus, del trasporto pubblico in bus e delle piste ciclabili. Avvisi per allerte ambientali Attività di comunicazione per il superamento dei livelli di PM10, della soglia di ozono, dello smaltimento amianto e di ogni altra situazione di criticità ambientale che possa verificarsi. LA COMUNICAZIONE IN SITUAZIONE DI EMERGENZA Servizi di riferimento: Comunicazione - Protezione civile - Ufficio stampa Il servizio di Protezione Civile è dotato di uno specifico piano operativo che prevede il coinvolgimento di una serie di soggetti interni ed esterni per la gestione delle varie situazioni emergenziali. Per la parte relativa alla comunicazione vengono attivati i seguenti interventi:

15 Piano neve Particolare attenzione viene posta alle emergenze legate agli eventi meteorologici, fra cui quelle conseguenti alle precipitazioni nevose che provocano notevoli disagi soprattutto in zone, come la nostra, poco abituate a tali fenomeni. Per questo è stato approvato il Piano neve che individua le competenze che fanno carico all ente locale e le attività, talune anche obbligatorie, che invece devono essere eseguite direttamente dagli stessi cittadini. Per informare la cittadinanza di tali obblighi e sviluppare la sensibilità verso comportamenti positivi viene annualmente gestita una specifica campagna di comunicazione finalizzata appunto fornire le informazioni sugli obblighi sopra richiamati oltre ad una serie di consigli utili per affrontare l emergenza e contribuire a velocizzare le operazioni di soccorso oltre che, ovviamente, il ritorno alla normalità. La campagna si attua attraverso i vari canali informativi dell'ente ed è prolungata durante tutto il periodo invernale. Siccità e pericolo incendi Durante il periodo estivo viene gestita la comunicazione con i consueti strumenti a disposizione dell'ente intensificando gli interventi a seconda dell'andamento stagionale e delle direttive che provengono dalla Regione Toscana. Eventi calamitosi Gestione dell'attività di comunicazione in caso di calamità naturali (vento forte, neve, terremoti, ecc.) espletata con gli strumenti in uso nell'ente e con le modalità ed i sistemi previsti dalle specifiche procedure. Attivazione di specifica comunicazione educativa che fornisca alla popolazione le indicazioni su come affrontare le situazioni di potenziale pericolo e al tempo stesso evidenzi la necessità della collaborazione di tutti nella gestione della "cosa pubblica". L'AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE Servizi di riferimento: Comunicazione - Tutti i servizi - Responsabile della Trasparenza Adeguamento dei contenuti alle disposizioni di legge della sezione dedicata all'amministrazione Trasparente e gestione dell'aggiornamento delle informazioni provenienti da tutte le aree organizzative. LE GRANDI OPERE Servizi di riferimento: Gruppo di lavoro sulla terza corsia - Ufficio stampa A seguito dell'attivazione del gruppo di lavoro interno che segue l'andamento dei lavori autostrada e elettrodotto, l'attività comunicativa viene presidiata e gestita dal Servizio Comunicazione/Urp attivando precise metodologie comunicative condivise fra i diversi servizi comunali interessati dai relativi procedimenti amministrativi. Per l'anno 2015 si inserisce nel percorso comunicativo attivato per le grandi opere anche la realizzazione della nuova pista aeroportuale di Peretola. IL SISTEMA DI IMMAGINE COORDINATA Servizi di riferimento: Comunicazione E' stato rinnovato l incarico ad un soggetto esterno professionalmente competente ad accompagnare l ente nel percorso di consolidamento di un sistema unitario e coerente con cui si evidenzi l immagine del Comune verso l esterno. Così come è stato rinnovato l'incarico ad un unico soggetto per la stampa del materiale editoriale in modo da ottimizzare procedure e costi di esecuzione degli interventi. LA SEGNALETICA DI INDIRIZZAMENTO DELL'UTENZA Servizi di riferimento: Comunicazione Completamento del sistema di segnaletica interna ed esterna di indirizzamento dell'utenza. L'intervento si è reso necessario a seguito della riorganizzaazione amministrativa e del conseguente trasferimento degli uffici comunali. I PRODOTTI SPONSORIZZATI Servizi di riferimento: Comunicazione Per il 2015 è in programma la realizzazione del tradizionale calendario annuale con l'assegnazione di un incarico esterno con copertura dei costi (totale o parziale) tramite sponsorizzazioni La redazione resta nella responsabilità diretta del Comune, mentre la gestione dei rapporti con gli sponsor, la realizzazione dei prodotti e la conseguente divulgazione sono competenze assegnate al soggetto aggiudicatario del servizio.

16 LA PROMOZIONE DEGLI EVENTI Servizi di riferimento: Comunicazione - Ufficio Stampa Per il 2015 è prevista: - l'attivazione di una nuova modalità di pubblicazione sul sito internet per rendere maggiormente visibile il calendario degli eventi; - l'incarico ad una emittente locale per la promozione dei grandi eventi attraverso interviste, spot e passaggi televisivi, notiziari. - l'inserzione promozionale su riviste specializzate per la promozione degli eventi estivi. L'APERTURA DELLA NUOVA BIBLIOTECA COMUNALE Servizi di riferimento: Comunicazione - Cultura Nel corso del primo semestre 2015 la biblioteca comunale è stata trasferita nei nuovi locali di via della Conoscenza. Con l'occasione è stato realizzato un nuovo sistema di immagine coordinata con l'individuazione di un marchio ed una nuova denominazione. E' stata inoltre attivata la campagna di comunicazione relativa all'apertura del nuovo servizio che accompagnerà comunque l'attività della biblioteca per un congruo lasso di tempo ed individuati e attivati nuovi strumenti, in particolare quelli offerti dalle tecnologie del web, per facilitare e incentivare la comunicazione con l'utenza. IL PERCORSO INFORMATIVO/PARTECIPATIVO SUL PROGETTO DI UTILIZZO E RECUPERO DEL SITO ESTRATTIVO Servizi di riferimento: Comunicazione - Pianificazione - Segreteria Organi Istituzionali Nel 2015 verrà attivata la procedura di Valutazione di Impatto Ambientale relativa al progetto di utilizzo del sito estrattivo situato in località La Cassiana. Per garantire l'adeguata informazione sul progetto e raccogliere i suggerimenti e le indicazioni della cittadinanza, il Comune intende attivare uno specifico percorso di informazione e partecipazione. Il processo di partecipazione sarà gestito tramite un incarico esterno mentre tutta la parte relativa alla comunicazione con la cittadinanza sarà gestita direttamente dal Comune. LA DESTINAZIONE DEL 5 PER MILLE Servizi di riferimento: Comunicazione E' stata rinnovata anche per il 2015 la campagna per la destinazione del 5 per mille a favore del Comune per il sostegno di progetti di solidarietà a favore delle famiglie Calenzanesi. I NUOVI STRUMENTI / SISTEMI DI COMUNICAZIONE Revisione del sistema di comunicazione con i video televisivi A seguito della dismissione del servizio da parte dell'attuale gestore, sarà rivisto il sistema di gestione ed implementato il numero delle postazioni esistenti. Riorganizzazione del sistema di segnaletica turistica/promozionale A seguito di due convenzioni con soggetti esterni sono stati collocati sul territorio pannelli promozionali con informazioni turistiche e di utilità. Poichè, nel tempo, tale servizio non è stato svolto secondo le condizioni pattuite - in particolare per quanto riguarda la manutenzione degli impianti - occorrerà prevedere soluzioni per nuove modalità di gestione (sia interna che esterna). Revisione del sistema di gestione delle notizie e degli eventi sul sito Per semplificare il sistema di gestione delle notizie e degli eventi e rendere maggiormente fruibile l'accesso alle sezioni tematiche del sito, sarà rivista l'impostazione grafica e di sistema del sito internet. Revisione del sistema di gestione della newsletter settimanale Conseguentemente alla revisione di cui sopra sarà attivato un sistema automatico per l'invio settimanale della newsletter elettronica. Aggiornamento del gestionale del sito internet

17 Sarà adeguato il gestionale del sito internet alla nuova versione. Attivazione della pagina Facebook della nuova biblioteca E' stata attivata la pagina FB della biblioteca per agevolare l'accesso alle informazioni e consolidare una proficua interazione con l'utenza. Sito internet della nuova biblioteca Verifica della fattibilità Segnaletica interna ed esterna della biblioteca Completamento del sistema di indirizzamento dell'utenza e della segnaletica di sicurezza

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